Download handleiding collecte

INHOUDSOPGAVE
1.De Bartiméus Sonneheerdt collecte
1
2.Werving collectanten
2
3.Verdeling collectegebied
3.1 Omvang van de collecte 3.2 Stratenplan
3.3 Collecteren in het stadscentrum
4
4
4
4
4.Perscontacten
5
5.De collectematerialen
5.1 Materialen voor de organisator
5.2 Materialen voor de collectant
6
6
6
6.Instructie aan collectanten
8
7.De afronding van de collecte
7.1 Bussen inleveren en tellen
7.2 De financiële afwikkeling
7.3 Publicatie collecteopbrengst
7.4 Opslag collectebussen
9
9
9
10
10
8.De Vereniging Bartiméus Sonneheerdt
11
Bijlagen:
1.Stappenplan voor de collecteorganisatie
2.Aanmeldingsformulier collectant
12
13
1. De Bartiméus Sonneheerdt collecte voor mensen met een visuele beperking
Hartelijk dank voor uw bereidheid om mee te werken als organisator van de collecte van
Bartiméus Sonneheerdt (voorheen Nationale Oogcollecte). Fijn dat u blinde en slechtziende
mensen, jong en oud, een warm hart toedraagt en zich daarvoor wilt inzetten! Via een
landelijke huis-aan-huis-collecte willen we geld inzamelen voor projecten voor blinden en
slechtzienden.
De collecte van Bartiméus Sonneheerdt wordt georganiseerd door de Vereniging
Bartiméus Sonneheerdt. Doel is om jaarlijks tijdens de collecteweek een groot aantal
collectanten op pad te laten gaan met een collectebus. De collecteorganisatoren spelen
daarbij een belangrijke rol. Zij organiseren de collecte in hun woonplaats of wijk. Ze
werven en begeleiden collectanten, bereiden de collecte voor en zorgen voor een goede
afhandeling. Daarbij worden ze ondersteund door een promotor, die de collecte van Bartiméus Sonneheerdt in zijn / haar regio ondersteunt.
De promotor is altijd telefonisch of per e-mail bereikbaar voor vragen of overleg.
Informatie over de collecte en de contactgegevens van de zes promotoren kunt u vinden
op www.steunbartimeus.nl.
Uw bijdrage in de organisatie van de collecte betekent veel voor mensen met een visuele
beperking. Met de opbrengst van de collecte worden vernieuwende projecten mogelijk
gemaakt voor mensen met een visuele beperking. Mede namens al deze mensen:
nogmaals hartelijk dank!
Besteding
De opbrengsten van de collecte zijn niet voor individuele blinden en slechtzienden
bestemd maar voor projecten op het gebied van toegankelijkheid, wetenschappelijk
onderzoek en voorlichting.
Ethisch
Vanuit de doelgroep blinden en slechtzienden komt een enkele keer de reactie dat er
helemaal geen geld hoeft te worden opgehaald, want blinden en slechtzienden zijn niet
zielig. Vanuit de zogenaamde ‘gedragscode’ vanuit het verleden reageert een enkeling
emotioneel op het collecteren. Hoewel dit begrijpelijk is, is het goed om vast te stellen dat
het collecteren niks te maken heeft met waardeoordelen over de visueel beperkte mens.
Collecteren is ervoor bedoeld om meer middelen te verwerven.
Wat is het CBF-keurmerk?
Bartiméus Sonneheerdt is in het bezit van het CBF-keurmerk. Dit garandeert
dat we op een verantwoorde manier omgaan met de giften die wij ontvangen.
Om dit keurmerk te krijgen, moeten organisaties voldoen aan strenge criteria
op financieel, bestuurlijk en organisatorisch gebied. Dit wordt regelmatig
gecontroleerd door het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Dus met het
CBF-keurmerk weet u zeker dat giften aan de collecte van Bartiméus Sonneheerdt goed
worden besteed. Meer informatie vindt u op www.cbf.nl.
1
2. Werving collectanten
Voor een succesvolle collecte is het van belang om zo veel mogelijk collectanten te werven
in uw gebied. Dat kan op veel verschillende manieren. Hier een aantal tips:
1. Verspreid een kort briefje met uw naam en telefoonnummer in de straat waar u een
nieuwe collectant zoekt.
2. Ga uw familie-, vrienden- of kennissenkring nog eens na. Een aantal van hen collecteert
waarschijnlijk al, maar misschien willen anderen u ook nog helpen.
3. Nieuwe buurtbewoners willen graag de buurt leren kennen. Collecteren is een
uitgelezen mogelijkheid daarvoor. Heet daarom nieuwe bewoners welkom en vraag
hen of ze willen collecteren.
4. Als een collectant niet kan collecteren, vraag hem/haar dan om zelf voor een vervanger
te zorgen en zijn/haar naam door te geven, zodat u de nieuwe collectant kunt benaderen.
5. Vraag aan de collectanten die zich al hebben aangemeld of zij mensen kennen die u
kunt benaderen om te collecteren.
6. Denk bij het werven van collectanten eens aan de buurtvereniging en de clubs of
(kerkelijke) verenigingen waar u en/of uw familieleden lid van zijn.
7. Haalt u uw kinderen op van school? Vraag andere ouders eens of ze ook willen
collecteren.
8. Is er in uw wijk of woonplaats een leuke markt of braderie? Dan is dat dé gelegenheid
om veel mensen te vragen of ze willen collecteren. Wij hebben posters en folders om
een kraampje in te richten en vergoeden uiteraard de kosten voor een kraam.
9. Vaak willen wijkkranten, dorps-, parochie-, club- en huis-aan-huis-bladen of andere
lokale uitgaven gratis oproepen plaatsen voor een goed doel.
10.Ook via de lokale radio of tv kunt u misschien een oproep doen. Wellicht kunt u
een leuke actie bedenken, bijvoorbeeld met een kleine attentie voor de mensen die zich als collectant aanmelden.
11.Plaats een oproep op het mededelingenbord van veelbezochte plaatsen zoals
supermarkt, bibliotheek, wijk- of verenigingsgebouw.
12.U kunt een collectantenformulier bijvoorbeeld neerleggen in de wachtkamer van
de huisarts, tandarts, dierenarts of in het ziekenhuis.
Mensen zijn eerder bereid om mee te werken als ze tijdig gevraagd worden. Het is daarom
raadzaam om op tijd met de werving te beginnen. Het helpt ook als u aangeeft dat men
maar een paar uurtjes hoeft te collecteren.
2
Door landelijke promotie en bekendheid melden zich ook spontaan collectanten aan bij
Bartiméus Sonneheerdt. Als deze aanmeldingen binnen uw regio vallen dan krijgt u via de
promotor de contactgegevens zodat u deze collectanten aan uw bestand kunt toevoegen
en ze kunt begeleiden.
Voor de registratie van de gegevens van collectanten ontvangt u een collectantenlijst.
Let op: jongeren beneden de zestien jaar mogen van de gemeente in de regel alleen
collecteren onder begeleiding van een volwassene. Zie hiervoor de kopie van de
collectevergunning van uw gemeente.
3
3. Verdeling collectegebied
3.1 Omvang van de collecte
De omvang van uw collectegebied hangt af van wat u zelf haalbaar vindt: de hele stad,
een stadswijk, de hele gemeente, het hele dorp of een deel daarvan? Hoe groter het
gebied is hoe meer er natuurlijk kan worden gecollecteerd. Maar ook geldt: het is beter
om een klein gebied goed te doen dan een groot gebied half. Uw promotor bekijkt graag
samen met u wat mogelijk is.
Vanuit het kantoor wordt door de collecte-coördinator een vergunning voor uw gemeente
aangevraagd.
3.2 Stratenplan
Als de omvang en indeling van het gebied duidelijk zijn, kan een verdeling van de straten
voor de collectanten worden gemaakt: het stratenplan.
Het aantal te bezoeken adressen kan het beste worden bepaald in overleg met de
collectant. Gangbaar is ongeveer 70 voordeuren per collectant, wat overeenkomt met
twee uurtjes collecteren. Dat aantal kan variëren.
3.3 Collecteren in het stadscentrum
Als u wilt gaan collecteren in het stadscentrum of bij een supermarkt dan graag even
contact opnemen met uw promotor of collecte-coördinator.
4
4. Perscontacten
De collectecoördinator zal vanuit kantoor voor zowel de werving van collectanten als de aankondiging van de collecteweek verschillende acties ondernemen om de media in te lichten.
Er worden onder andere advertenties in de landelijke en in de lokale dagbladen geplaatst.
Er komt een radiospot voor de lokale zenders. Er zijn posters die opgehangen kunnen
worden en we zullen via de Nieuwsbrieven naar donateurs een oproep doen om mee te
doen als collectant. Als organisator kunt u ook zelf via de lokale media een oproep doen
voor collectevrijwilligers. Via persberichten in plaatselijke kranten, huis aan huisbladen,
verenigingsbladen of de kabelkrant kunt u geïnteresseerden in uw regio oproepen om zich
bij u aan te melden als collectant. Het is goed om dit even af te stemmen met uw
promotor.
Via de website www.steunbartimeus.nl kunt u een standaard persbericht downloaden.
Wij verzoeken u om altijd dit standaard bericht te gebruiken.
5
5. De collectematerialen
U ontvangt als organisator twee soorten materialen voor de collecte: materialen voor uzelf
en materialen voor de collectanten.
5.1 Materialen voor de organisator
Via het bestelformulier kunt u collectematerialen voor uw collectanten bestellen.
Deze materialen zijn nodig voor het organiseren van de collecte:
•
•
•
•
•
Bestelformulier collectematerialen: met dit formulier bestelt u voor uw collectanten de
collectematerialen.
Verantwoordingsformulier collecte: het formulier dat u na de collecte invult voor de
financiële verantwoording.
Collectantenlijsten om de gegevens van collectanten te noteren en de opbrengst per
collectant vast te leggen.
Portvrije enveloppen voor communicatie met de collectecoördinator.
Kopie van de collectevergunning die door de collectecoördinator is aangevraagd.
Enkele gemeenten stellen voorwaarden aan het verlenen van de vergunning. Het kan
bijvoorbeeld zijn dat de legitimatiebewijzen gestempeld moeten worden op het
gemeentehuis. Daarom is het van belang de vergunning goed te lezen.
5.2 Materialen voor de collectant
De materialen voor de collectanten bestelt u met bovengenoemd bestelformulier
collectematerialen. Hierop geeft u aan voor hoeveel collectanten u materialen nodig
heeft. Dit formulier verstuurt u 6 weken voor de collecte in de portvrije envelop naar het
antwoordnummer van Bartiméus Sonneheerdt (Liever niet eerder, want er kunnen zich
nog nieuwe collectanten aanmelden). Na ontvangst van uw formulier wordt uw bestelling binnen drie weken aan u verzonden. De pakketten met collectematerialen worden
gemaakt in standaardformaten: ze worden ingepakt in een veelvoud van één, drie of vijf
stuks. Dat geeft ons de mogelijkheid al van te voren de pakketten verzendklaar te maken.
De volgende materialen worden aan de hand van uw bestelformulier aan u toegezonden
•
•
•
Collectebussen: deze worden open toegezonden; het in elkaar zetten van de bussen
gaat als volgt:
1) De twee helften van de collectebus op elkaar klikken.
2) Het handvat eerst boven in het gaatje steken, daarna aan de onderkant klikken.
3) De verzegeling door de bij elkaar gekomen gaten van handvat en collectebus steken.
4) Uiteinde van verzegeling door het gaatje aan het andere eind van de verzegeling
trekken en het uiteinde afknippen. Het zegel kan daarna niet meer open.
Busverzegelingen: u ontvangt per collectebus één sluiting met een uniek nummer.
Op de legitimatiebewijzen en de collectantenlijst vult u per collectant het nummer in van de sluiting van de bus. Dit is wegens fiscaal-juridische regelingen verplicht. In het
uitzonderlijke geval dat u extra sluitingen nodig heeft, kunt u contact opnemen met uw promotor of collectecoördinator.
Legitimatiebewijzen: iedere collectant ontvangt een legitimatiebewijs waarmee hij of zij zich kan legitimeren aan de deur. Als organisator vult u de legitimatiebewijzen in voor de collectanten, inclusief het sluitingsnummer van de bus. Wilt u de collectant 6
•
•
•
•
•
•
•
vragen om na afloop het legitimatiebewijs in de bus te doen? Dan weet u altijd welke bus bij welke collectant hoort.
Tips voor de collectant: een overzicht met handige collectetips.
Een presentje dat u aan de collectant kunt geven.
Bedankkaarten: om na afloop aan iedere collectant te geven met daarop vermeld zijn of haar opbrengst van de collecte.
A4 posters om in uw woonplaats bekendheid te geven aan de collecte.
Dat kan o.a. door deze affiches op te hangen voor uw raam of in openbare gebouwen zoals bibliotheken, sporthallen, buurtcentra en winkelcentra.
Informatiefolders over de collecte van Bartiméus Sonneheerdt: om te geven aan de deur of om in de brievenbus te doen als mensen niet thuis zijn.
Telbriefjes: om de busopbrengst mee te tellen.
Plastic draagtassen: om per collectant de materialen klaar te maken.
7
6. Instructie aan collectanten
Als organisator zorgt u ervoor dat de collectanten goed toegerust op pad kunnen gaan.
Voor aanvang van de collecteweek is het goed om uw collectanten te informeren over:
•
•
•
•
•
•
•
De start- en einddatum van de collecteweek.
De wijk/straat waar de collectant kan collecteren (graag in overleg vaststellen).
Wanneer en hoe de collectant in het bezit van het collectemateriaal komt.
Toelichting op het gebruik van het aangeleverde collectemateriaal.
Tijd en plaats voor het inleveren van de bussen en tellen van het geld, aan het eind van de collecteweek of in de week erna.
Wat er moet gebeuren met het overgebleven collectemateriaal.
Eventuele voorwaarden in de collectevergunning van uw gemeente, bijvoorbeeld als er niet gecollecteerd mag worden na een bepaald tijdstip of in een bepaalde wijk.
Daarnaast kunt u de collectanten de volgende informatie geven:
•
•
•
•
•
De beste tijd om te collecteren is tussen 17.00 uur en 20.00 uur en op zaterdag.
Er mag niet gecollecteerd worden buiten de afgesproken plaats of buiten de collecte-
week.
Het legitimatiebewijs dient tijdens de collecte zichtbaar gedragen te worden.
Er zijn informatiefolders om tijdens het collecteren uit te delen.
Wanneer mensen niet thuis zijn, is het goed om dit adres later nog eens te bezoeken of anders een informatiefolder in de bus te doen.
8
7. De afronding van de collecte
Na afloop van de collecteweek is het van belang dat de collecte goed wordt afgerond. De
volgende punten zijn daarbij van belang.
7.1 Bussen inleveren en tellen
Na de collecte leveren de collectanten hun collectebus met geld en de overgebleven
materialen bij u in. De inhoud van de bus moet door twee personen worden geteld.
•
•
•
•
Voor het inleveren van de bussen en het tellen van het geld kunt u zelf een datum, tijd en plaats vaststellen aan het eind van de collecteweek of in de week erna. Deze kunt u invullen op de achterzijde van het legitimatiebewijs. Het is van belang dat de collectan-
ten hierover tijdig worden geïnformeerd.
Met behulp van een telbriefje wordt het geld door de organisator en de collectant
samen geteld. Het bedrag wordt vervolgens op de collectantenlijst achter de naam,
adresgegeven en het nummer van de sluiting van de collectant vermeld, waarna de
collectant de lijst aftekent.
Als de collectant niet in de gelegenheid is om samen met u te tellen, laat hij/zij het
legitimatiebewijs na het collecteren in zijn/haar eigen bus achter. Samen met iemand
anders kunt u dan deze businhoud tellen.
Per collectant vermeldt u de opbrengst op een bedankkaartje dat direct na de telling kan worden overhandigd.
7.2 De financiële afwikkeling
Wij zijn verplicht om na afloop van de collecte verantwoording af te leggen aan alle
gemeenten waar gecollecteerd is. Daarom is het van belang dat binnen twee weken na de
collecte het geld is geteld en gestort, en het verantwoordingsformulier is ingezonden. Dat
gaat als volgt:
Alle opbrengsten komen per collectant op de collectantenlijst te staan. Na optelling
ontstaat er een totaalbedrag. Vervolgens kunt u het beste vooraf uw bank bellen om te
overleggen wat het beste tijdstip is voor de storting.
Met de geldtelmachine bij uw bank stort u de opbrengst op uw eigen rekening en maakt
het bedrag vervolgens over op het RABO bankrekeningnummer 37.83.43.386 van de
Vereniging Bartméus Sonneheerdt te Zeist o.v.v. opbrengst collecte. Na storting
ontvangt u van de telmachine een stortingsbewijs. Het is van belang dat u hierop de
volgende gegevens noteert: uw naam, uw woonplaats en de gemeente waarin u
georganiseerd heeft. Zonder deze gegevens kunnen wij achteraf niet nagaan van welke
organisator de gestorte opbrengst afkomstig is.
Als u rechtstreeks stort op de Rabobankrekening dan zullen er stortingskosten in rekening
worden gebracht.
Direct na de storting stuurt u de volgende materialen in een portvrije envelop :
• Het ingevulde verantwoordingsformulier (het witte en gele exemplaar)
• Het stortingsbewijs van de geldtelmachine met daarop uw gegevens genoteerd.
• De collectantenlijst (het witte exemplaar).
• Uw niet gebruikte collectebussluitingen.
Bovendien geeft u de opbrengst aansluitend telefonisch of per e-mail door aan uw promotor.
9
7.3 Publicatie collecteopbrengst
Na afloop van de collecte kunt u de lokale media vragen om een bericht te plaatsen over
de opbrengst van de collecte. De gevers in uw gebied weten dan hoeveel zij samen
hebben opgehaald voor de Bartiméus Sonneheerdt collecte. Een standaardbericht kunt u
downloaden via www.steunbartimeus.nl.
7.4 Opslag collectebussen
De collectebussen - eigendom van de Bartiméus Sonneheerdtcollecte - bewaart u in
principe thuis tot aan de volgende collecte. Mocht opslag thuis niet mogelijk zijn, wilt u
dan contact opnemen met uw promotor? Deze zoekt dan samen met u naar een oplossing.
Wanneer u onverhoopt stopt met de organisatie van de collecte, dan worden uw archief
en collectebussen overgedragen aan uw opvolger. De promotor begeleidt u hierbij.
Het retour sturen van materialen en bussen kan alleen na overleg met de promotor.
Van de promotor ontvangt u dan een retourzendingsformulier. Met dit formulier verzendt
u de materialen kosteloos aan het antwoordnummer dat op het formulier staat vermeld.
Bij verzending ontvangt u van het postkantoor een verzendbewijs, dat u naar uw promotor stuurt. Het is van belang dat u de materialen niet retour stuurt zonder overleg met uw
promotor, en alleen met het retourzendingsformulier naar het daarop vermelde antwoordnummer.
10
8. De Vereniging Bartiméus Sonneheerdt
Blinde en slechtziende mensen moeten volop mee kunnen doen in de samenleving. De
Vereniging Bartiméus Sonneheerdt werft fondsen om projecten in binnen- en buitenland
mogelijk te maken die de overheid niet financiert. Wij zoeken daarom particulieren en
bedrijven die projecten zoals aangepaste fietsen, bijzondere computertoepassingen en
wetenschappelijk onderzoek mogelijk helpen maken. Bartiméus Sonneheerdt doet dit
werk vanuit een christelijke levensovertuiging.
Meer informatie: www.steunbartimeus.nl
Bartiméus Sonneheerdt ontvangt geen overheidssubsidie.
Kijk voor meer
informatie op
www.steunbartimeu
s.nl
Vereniging Bartiméus Sonneheerdt
Utrechtseweg 82a
Postbus 999
3700 AZ Zeist
Telefoon (030) 693 50 50
[email protected]
Coördinator collecte:
Linda van der Weijden
Telefoon (030) 693 50 45
[email protected]
11
Bijlage 1: Stappenplan voor de collecteorganisatie
Als organisator onderneemt u de volgende stappen om de collecte in uw woonplaats goed
te laten verlopen:
Tot aan de zomerperiode:
• Zoeken van zoveel mogelijk collectanten; de gegevens vermeldt u op de Collectantenlijst.
• Indelen van het collectegebied
De maand september:
• Vervolg activiteiten om nieuwe collectanten te werven.
• Maken van een stratenplan. Dit stratenplan dient opgestuurd te worden naar de promo tor van uw gebied.
• Informeren van lokale pers met het standaard persbericht.
• Ontvangst van de formulieren die u nodig heeft voor het organiseren van de collecte en het bestellen van collectematerialen.
• Invullen van het bestelformulier voor de collectematerialen en opsturen in de portvrije antwoordenvelop.
• Doorgeven aan de promotor van uw gebied wanneer er in de stadscentra of bij de
supermarkten gecollecteerd wordt.
Na ontvangst van het collectemateriaal:
• Invullen van de gegevens op de legitimatiebewijzen.
• Samenstellen van de pakketjes materialen voor de collectant in de meegeleverde plastic draagtassen.
• Overhandigen van het collectemateriaal aan de collectant voor aanvang van de collecte week.
• Instrueren van de collectanten over de collecte en het inleveren van de bussen.
Direct na de collecteweek:
• In ontvangst nemen van de bussen van de collectanten. U telt samen met de collectant de inhoud; de collectant tekent voor zijn opbrengst op de Collectantenlijst.
• Ingevulde bedankkaarten uitreiken aan de collectanten.
Uiterlijk 14 dagen na afloop van de collecte:
• Storten van het geld via uw eigen rekening op de bankrekening van de Vereniging
Bartiméus Sonneheerdt.
• Opsturen naar de collectecoördinator: exemplaar van het verantwoordingsformulier, het
stortingsbewijs, het witte en gele exemplaar van de Collectantenlijst en de niet gebruik te bussluitingen.
• Telefonisch doorgeven van de opbrengst aan de promotor.
• Informeren van de lokale pers over de opbrengst middels het standaard persberichtje.
12
Aanmeldingsformulier collectant
Voornaam
Achternaam
Man / Vrouw
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoon overdag
Telefoon ‘s avonds
Ik wil ook wel een organisator zijn
Geboortedatum Ja / Neen*
(Collectanten moeten van de wet ouder zijn dan 16 jaar of begeleid worden door een volwassene.)
E-mail
*s.v.p. doorhalen wat niet van toepassing is.
U kunt dit formulier invullen en per post versturen naar:
Vereniging Bartiméus Sonneheerdt
Postbus 999
3700 AZ ZEIST
13

Download Report