572
ZITTING VAN 3 JULI 2014
Aanwezig : De heer Patrick De Smedt,
Voorzitter
De heer Peter Beerens, mevrouw Agnes Lievens,
mevrouw Joke Longin,de heer Roland Mortier,
mevrouw Els Van Gucht, mevrouw Martine Moijson en
mevrouw Natalie De Coninck,
Leden
en de heer François Vunckx, Secretaris
Verontschuldigd : mevrouw Gwendolijn Meksens, Raadslid
OPENBARE ZITTING
***
De heer Patrick De Smedt, Voorzitter OCMW, opent de vergadering om 20.00 uur.
In uitvoering van artikel 31 van het Nieuwe OCMW Decreet vraagt de Voorzitter om volgend punt
bij hoogdringendheid aan de agenda toe te voegen :
a) Interne Zaken - Personeel – Aanstelling van een gebrevetteerde verpleegkundige –
ouderenzorg / entiteit Woonzorgcentrum –in halftijds (0,50 VTE) en contractueel
dienstverband met een contract van onbepaalde duur – Mevrouw Nancy Tirry.
Gelet op volgende overwegingen :
1. Mevrouw Emily Lefebvre verlaat als verpleegkundige het Woonzorgcentrum ‘De Oase’met
ingang van 29 augustus 2014. Haar ontslag werd aanvaard door het Vast Bureau in zitting van
maandag 23 juni 2014.
2. Om de continuïteit van de dienst verzorging/ verpleging te kunnen garanderen dient er zo
vlug mogelijk in de vervanging te worden voorzien.
3. De heer Geert Geeroms, directeur ouderenzorg, nam contact op met mevrouw Nancy Tirry,
de enige overblijvende kandidaat van de wervingsreserve, voor de functie van
verpleegkundige.
4. Mevrouw Nancy Tirry is bereid om de functie van verpleegkundige vanaf 16 augustus 2014
op te nemen in halftijds dienstverband.
5. Zij vraagt wel om zo vlug mogelijk bevestiging te ontvangen over haar aanstelling om de
nodige schikkingen te treffen bij haar huidige werkgever.
Rekening houdende met deze argumenten volgt het voorstel van de Voorzitter om volgende punt :
a) Interne Zaken - Personeel – Aanstelling van een gebrevetteerde verpleegkundige –
ouderenzorg / entiteit Woonzorgcentrum –in halftijds (0,50 VTE) en contractueel
dienstverband met een contract van onbepaalde duur – Mevrouw Nancy Tirry.
573
bij hoogdringendheid op de agenda (besloten gedeelte) van deze vergadering van de Raad voor
Maatschappelijk Welzijn te plaatsen.
Op vraag van de Voorzitter wordt overgegaan tot de stemming om over het aangebrachte punt bij
hoogdringendheid te beraadslagen.
Volgende raadsleden nemen deel aan de stemming :
De heer Patrick De Smedt, Voorzitter.
De heer Peter Beerens, mevrouw Agnes Lievens, mevrouw Joke Longin, de heer Roland Mortier,
mevrouw Els Van Gucht, mevrouw Martine Moijson en mevrouw Natalie De Coninck.- Raadsleden.
Na stemming waarvan de uitslag 8 ja – stemmen, 0 neen-stemmen, 0 onthoudingen wordt dit punt
toegevoegd onder het nummer 11bis van het besloten gedeelte van de zitting.
*
Na kennisname en akkoord van vermelde aanpassingen wordt de agenda van de vergadering aangevat.
*
1.
BESTUUR / PERSONEEL – :
- GOEDKEURING VAN DE WIJZIGING AAN DE RECHTSPOSITIEREGELING
VOOR ALLE DRIE DE RECHTSPOSITIEREGELINGEN VAN TOEPASSING VOOR
DE MEDEWERKERS DIE DEEL UITMAKEN VAN HET OCMW BESTUURBESLUIT
DE RAAD,
Gelet op de volgende overwegingen :
 WETTELIJK :
1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
2. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor
Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
3. Het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden
voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het
gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de
rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk
welzijn.
4. Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale
voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de
openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor
sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de
openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
5. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van diverse
bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 en van
diverse bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010.
574
6. De wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de
vakbonden van haar personeel en het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van
de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden
van haar personeel.
7. Het gecoördineerd Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 270.
 ADMINISTRATIEF – JURIDISCH :
1. Het besluit van de Raad in zitting van 23 mei 2013 betreffende de aanpassing van het
arbeidsreglement voor de personeelsleden van het OCMW Opwijk en de goedkeuring van de
nieuwe gecoördineerde versie van het arbeidsreglement.
2. Het besluit van de Raad in zitting van 23 mei 2013 betreffende de aanpassing van de
rechtspositieregeling van het OCMW personeel conform het besluit van de Vlaamse regering de
dato 23 november 2012 (B.S. 24 december 2012) en de goedkeuring van de nieuwe
gecoördineerde versie van de rechtspositieregeling van het personeel van het OCMW Opwijk.
3. Het besluit van de aanpassing van de RPR van de gemeente werd goedgekeurd in de
gemeenteraad van 1 juli 2014.
 FEITELIJK :
1. De vermelde besluiten van de Raad inzake de aanpassing van het arbeidsreglement en de
rechtspositieregeling van de Raad in zitting van 23 mei 2013 die werden genomen naar analogie
van de aanpassingen doorgevoerd in de rechtspositieregeling van de gemeente Opwijk.
2. In het kader van de samenwerking van de ondersteunende diensten van gemeente en OCMW
wordt artikel 164bis en 164ter toegevoegd aan de RPR OCMW voor algemeen en specifiek
personeel en de decretale graden. Omgekeerd zullen deze artikels ook worden toegevoegd aan
de RPR voor het gemeentepersoneel.
a) Nieuw toe te voegen na artikel 164:
Titel 5. bis De overdracht of terbeschikkingstelling van personeel aan de Gemeente
Art.164 bis
§1.Overeenkomstig artikel 104§ 4 OCMW decreet kan het OCMW bij gemotiveerd
raadsbesluit statutair en contractueel personeel overdragen of ter beschikking stellen aan de
gemeente Opwijk.
De gemeenteraad dient akkoord te gaan met de overdracht of terbeschikkingstelling en
desgevallend de functies te voorzien in de personeelsformatie.
§2. De overdracht van het contractueel personeelslid is enkel mogelijk mits akkoord van het
betrokken personeelslid.
§3. Het vast bureau licht het personeelslid in over de op handen zijnde
beslissing en
voorziet in de begeleiding naar de nieuwe betrekking.
§4. Het personeelslid kan vragen om vooraf gehoord te worden.
Art. 164 ter
§1. Bij de overdracht overeenkomstig artikel 164 bis blijven alle rechten van het overgedragen
personeel behouden, voor zolang de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel niet
gunstiger is.
575
§2. Het behoud van rechten
samenwerkingsovereenkomst.
wordt
gegarandeerd
in
de
beheers-
of
§3 Deze overdracht maakt steeds een einde aan de tewerkstelling bij de gemeente.
b) Schrappen van 1 alinea in artikel 57 mbt functioneringsgesprekken:
Artikel 57
Het personeelslid krijgt tussentijds feedback over zijn manier van functioneren.
De feedback neemt de vorm aan van een functioneringsgesprek met het personeelslid. Onder
functioneringsgesprek wordt verstaan: een tweegesprek tussen de rechtstreekse leidinggevende
en het personeelslid met het oog op het optimaal functioneren van het personeelslid en de
optimale kwaliteit van de dienstverlening. Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende
brengen te bespreken punten aan.
Het functioneringsgesprek vindt plaats op vraag van het personeelslid of van zijn
leidinggevende. Als feiten of gedragingen van het personeelslid die een negatieve weerslag
kunnen hebben op de evaluatie daar aanleiding toe geven, is een functioneringsgesprek met de
leidinggevende noodzakelijk.
Zonder afbreuk te doen aan de mogelijkheid zoals vermeld in voorgaand lid, vindt een
functioneringsgesprek plaats als de evaluatieperiode voor de helft is verstreken.
Het functioneringsgesprek resulteert in een afsprakennota over bepaalde aandachtspunten.
Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen de afsprakennota en krijgen er
een exemplaar van.
3. Een voorafgaand advies van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn voor het vaststellen of
wijzigen van de gemeentelijke rechtspositieregeling is noodzakelijk in uitvoering van artikel
270 van het gecoördineerde Gemeentedecreet de dato 15 juli 2005.
4. Deze aanpassing van de RPR OCMW voor algemeen en specifiek personeel en decretale graden
werd voor advies voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5
juni 2014.
5. De aanpassing van de RPR van het OCMW maakte het voorwerp uit van een protocol met de
erkende vakorganisaties in de vergadering van het Bijzonder Onderhandelingscomité in
vergadering van dinsdag 10 juni 2014.
6. De aanpassingen van de RPR van de gemeente werden positief geadviseerd door de OCMW
raad van 26 juni 2014.
7. De aanpassingen van de RPR van de gemeente werden goedgekeurd in de gemeenteraad van 1
juli 2014
BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8
STEMMERS
1. Om de aanpassingen aan de RPR voor het OCMW voor het algemeen en specifiek personeel en de
decretale graden goed te keuren zoals vermeld in punt 2 van de feitelijke overwegingen en als
bijlage van onderhavig besluit.
2. Deze beslissing zal eveneens worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de
beslissingen die verstuur worden naar:
 De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant
 Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk
576
BESTUUR EN ORGANISATIE
2.
PERSONEEL – GOEDKEURING VAN DE WIJZIGING AAN HET
ARBEIDSREGLEMENT VOOR HET ALGEMEEN EN SPECIFIEK PERSONEEL EN
DE DECRETALE GRADEN. - BESLUIT
DE RAAD,
Gelet op de volgende overwegingen :
 WETTELIJK:
1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
2. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor
Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
3. Het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale
voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van
het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende
de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn.
4. Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale
voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de
openbare centra voor
maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van
de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn.
5. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van diverse
bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 en van
diverse bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010.
6. De wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de
vakbonden van haar personeel en het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van
de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de
vakbonden van haar personeel.
 ADMINISTRATIEF – JURIDISCH :
1. Het besluit van de Raad van Maatschappelijk Welzijn in zitting van 18 oktober 2011 houdende
de goedkeuring van respectievelijk het :
Arbeidsreglement voor het algemeen en specifiek personeel, decretale graden;
2. Het besluit van de Raad van Maatschappelijk Welzijn in zitting van 23 mei 2013 houdende de
goedkeuring van de aanpassingen aan het bovenvermelde arbeidsreglement :
3. Het positief advies van het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5 juni 2014
houdende het voorstel van wijzigingen van het Arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel
en het algemeen en specifiek personeel en de decretale graden van het OCMW.
577
4. Het protocol van akkoord van het Bijzonder Onderhandelingscomité van de Gemeente Opwijk
in zitting van 10 juni 2014.
 FEITELIJK:
1. Artikel 4 schrappen:
Ieder personeelslid wordt aangeworven op proef. Voor het contractueel personeel gebeurt dit
overeenkomstig de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de
arbeidsovereenkomsten.
2. Artikel 9 - Deeltijdse uurroosters toevoegen:
Het personeelslid dat deeltijdse prestaties levert, werkt volgens een vast uurrooster of met een
variabel uurrooster met een vaste arbeidsduur.
3. Artikel 13 - Dienstomruiling toevoegen:
Enkel van toepassing op de personeelsleden van het woonzorgcentrum.
Twee personeelsleden kunnen in onderling akkoord elkaars dienst overnemen of verwisselen
van ploeg mits zij hun leidinggevende hiervan op voorhand op de hoogte brengen en mits zijn of
haar akkoord.
De wijze en voorwaarden tot dienstomruiling voor het personeel kunnen worden toegestaan als
volgt:
- binnen de eigen discipline;
- in principe een gelijk aantal uren bevatten (in uitzonderlijke gevallen wordt het verschil in
uren verrekend in de nog vrije uren);
- schriftelijke wederzijdse toestemming bevatten ;
- een aanvraag dient steeds te vermelden wanneer de aanvrager de omgeruilde uren terugwerkt
voor de persoon waarmee hij ruilt;
- de aanvragen dienen afgegeven te worden aan het diensthoofd ten laatste twee volle dagen
voor de omruiling (zaterdag, zondag of een feestdag worden niet meegerekend).
4. Artikel 18 - Jaarlijkse vakantie aanpassen:
Jaarlijks vakantie wordt per uur opgenomen.
Jaarlijks verlof moet minstens per halve dag worden opgenomen (ook op dinsdagavond). Ook
voor een afwezigheid op dinsdagavond (tussen 18u en 20u) dient men een halve dag verlof
of compensatieverlof te nemen.
Aanvragen van verlof – tijdstip
Voor de nog niet opgenomen verlofdagen vóór 2009 geldt een overgangsperiode: tot eind 2012
dienen deze verlofdagen systematisch opgenomen te worden. De verlofdagen welke tegen eind
2012 niet werden opgenomen, vervallen automatisch.
Wat recuperatie-uren betreft is er ook een overgangsregel. Hiervoor verwijzen we naar het
tijdsregistratiereglement.
5. Artikel 19 - omstandigheidsverlof: integraal schrappen
Zie RPR voor algemeen en specifiek personeel, artikel 253.
6. Artikel 19 – Opzeggingstermijnen
Op het statutair personeel gelden de bepalingen van de rechtspositieregeling.
Op het contractueel personeel zijn de opzeggingstermijnen vermeld in de wet op de
arbeidsovereenkomsten (wet 3 juli 1978) op het eenheidsstatuut van 26 december 2013 van
toepassing.
578
7. Artikel 19- 57: aanpassing nummering
Omwille van de integrale schrapping van enkele artikels is het volgnummer gewijzigd voor deze
artikel.
8. Artikel 21- Sancties, orde- en tuchtmaatregelen contractuele personeelsleden
Dit bezwaar moet binnen 48 uur drie werkdagen die volgen op het betekenen van de sanctie
geformuleerd worden, zoniet wordt het beschouwd als vervallen.
9. Artikel 23 – Einde van de benoeming van statutaire personeelsleden: integraal schrappen
Zie RPR voor algemeen en specifiek personeel, artikel 158-164
10. Artikel 25 – Einde van de arbeidsovereenkomst contractuele personeelsleden: integraal
schrappen
Zie nationale wetgeving
11. Artikel 26 – Arbeidsongevallen:
De bevoegde dienst binnen het bestuur Ethias geeft het ongeval, hoe gering ook, aan, aan de
FOD Volksgezondheid, Veiligheid, Medex
12. Artikel 26 – Tijdstip: schrappen
Maaltijdcheques worden toegekend voor de perioden (dagen of uren) waarin de werknemer
effectieve arbeidsprestaties levert. De maaltijdcheques worden in de loop van de maand,
volgend op de referteperiode, overhandigd. In de individuele arbeidsovereenkomst kan de
mogelijkheid voorzien worden tot het geven van een volmacht aan een collega.
13. Artikel 29 - Toelagen en vergoedingen- toevoegen:
Maaltijdcheques:
Na goedkeuring door het vakbondscomité en na goedkeuring door de OCMW raad van
28/11/2013 heeft het bestuur gekozen voor maaltijdcheques in elektronische vorm.
De modaliteiten van omkeerbaarheid van keuze van betalingswijze van de maaltijdcheques
eveneens vermeld in het reglement van de maaltijdcheques luiden als volgt:
De omkeerbaarheid kan enkel na onderhandelingen binnen het BOC en op collectieve wijze.
Na afloop van een periode van 12 maanden die begint te lopen op de datum van goedkeuring
van dit reglement door de gemeenteraad, kan de keuze voor maaltijdcheques in elektronische
vorm gewijzigd worden op het initiatief van de werkgever, mits inachtname van een
opzeggingstermijn van 3 maanden.
De wijziging van de keuze moet ter kennis gebracht worden aan alle partijen door elke
geschikte communicatie (affiches, e-mail,…). De opzeggingstermijn begint te lopen op de
eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de kennisgeving gebeurde.
De wijziging van de vorm van maaltijdcheques is van kracht op de eerste dag volgend op het
einde van de opzeggingstermijn.
Een nieuwe wijziging van de keuze van de vorm van maaltijdcheques kan slechts
plaatsvinden, volgens dezelfde modaliteiten, na afloop van een periode van 12 maanden, die
begint te lopen op de dag van de laatste wijziging van de vorm van de maaltijdcheques.
Dezelfde regels en termijnen zijn van toepassing op eventuele latere wijzigingen van de keuze
van de vorm van maaltijdcheques.
Voor de berekening van het aantal maaltijdcheques wordt gebruik gemaakt van de prorata
regeling, beschreven in het reglement van de maaltijdcheques.
Het volledige reglement vindt u als bijlage 13 op het einde van dit arbeidsreglement.
579
Richtlijnen toekenning fietsvergoeding:
De rechtspositieregeling bepaalt de hoogte van de vergoeding
Het personeelslid krijgt een maandelijkse fietsvergoeding. Voor de heen en terugreis van de
woonplaats naar het werk kan slechts 1 maal per dag een vergoeding worden ontvangen.
Een uitzondering wordt gemaakt voor die personeelsleden met een onderbreking van meer dan
3u binnen het daguurrooster, zoals dit voornamelijk voorkomt bij de begeleiders en toezichters
van de buitenschoolse kinderopvang.
Het personeelslid dat de kosten van een bus- of treinabonnement terug betaald krijgt, kan voor
datzelfde traject en voor de periode waarin het abonnement geldig is, geen fietsvergoeding
ontvangen.
Indien het personeelslid slechts een deel van zijn verplaatsing met de trein of bus doet en het
overige gedeelte met de fiets, dan heeft men voor dat gedeelte wel recht op een
fietsvergoeding.
14. Artikel 36 - Werkkledij en PBM’s: toevoegen:
Behoudens in voorziene gevallen (werklieden) of aan daartoe gemachtigde personeelsleden, is
het niet toegelaten zich in deze kledij buiten de diensten en instellingen te begeven. Met
uitzondering van woonwerkverkeer
15. Bijlage 1 - Uurroosters
1. Personeelsleden onderworpen aan het prikkloksysteem.
Regel : 38 uren werkweek
De hiernavolgende modaliteiten zijn van toepassing :
1. Iedereen dient wekelijks te werken gedurende 27 VASTE UREN namelijk :
- elke voormiddag van 8.45 uur 9.00 uur tot 12.00 uur ;
- elke namiddag van 13.45 13.30 uur tot 15.30 16.00 uur met uitzondering van
(personeel sociale dienst) woensdagnamiddag ;
- elke dinsdagavond van 19 18.00 uur tot 21 20.00 uur ;
2. De overige VARIABELE 13 WERKUREN kunnen vrij gepresteerd worden :
- elke morgen tussen 7.00 7.30 uur en 8.45 9.00 uur ;
- elke middag tussen 12 uur en 13.45 13.30 uur met een verplichte minimale
middagpauze van 30 minuten in deze periode ;
- elke namiddag tussen 15.30 16.00 uur en 18.00 uur ; met uitzondering van
(personeel sociale dienst)
- elke woensdagmiddag tot 14 uur
- elke dinsdagavond van 18u30 16.00 tot 19 18.00 uur met een verplichte pauze van
30 minuten in deze periode en van 21 20.00 uur tot 22 21.00 uur;
2. UURROOSTER WERKNEMERS (Deeltijds met glijtijd)
Werknemers (bedienden & arbeiders) onderworpen aan het prikkloksysteem.
Onderling af te spreken met het diensthoofd volgens het principe van het glijdend
uurrooster.
Stamtijd van 9.00u tot 12.00u
Halve werkdag ’s ochtends glijtijd tot max. 13.00u, ’s namiddags tot max. 18.00u.
UURROOSTER ZOMERDIENSTREGELING
( wordt al dan niet jaarlijks goedgekeurd door het Vast Bureau
De werknemers welke de prikklok gebruiken kunnen tijdens de maanden juli & augustus
gebruik maken van de zomerdienstregeling mits toepassing van volgende regeling :
 Verplichte aanwezigheid tijdens de volgende stamtijden :08.45u - 14.00u
 Er is geen pauze voorzien. (wel zal er automatisch 30 minuten worden afgetrokken indien
er gewerkt wordt tot later dan 14u in de namiddag)
 Wanneer het gebouw wordt verlaten voor het nemen van een rustpauze dient er STEEDS
geprikt te worden.
580
 Het is toegestaan aan het personeel om 1 uur per dag recuperatie of verlof af te staan
zodat er slechts 33 uur per week dient gewerkt te worden.
 Elk personeelslid dat wenst gebruik te maken van de “33-uur-week” dient dit vooraf
schriftelijk mee te delen. Men kan per week opteren om al dan niet 5 uur minder te werken.
3. UURROOSTER ZOMERDIENSTREGELING
(wordt al dan niet jaarlijks goedgekeurd door het college van burgemeester en
schepenen en het vast bureau)
Indien dit wordt goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast
bureau geldt deze regeling voor alle personeelsleden die minimum halftijds prestaties
verrichten. Maar met uitzondering van de werklieden van het containerpark, personeel van
het IBO, BIB, Sportdienst en poetsdames van de scholen, omwille van het dienstbelang.
Men mag dagelijks 1u verlof/recup vragen om zo tot een 33u week te komen. De
aanvraag doet het personeelslid zelf via Timeweb.
Dit uur doet niets af van de stamtijden, deze dienen gerespecteerd te blijven.
 Prestaties van 38 uur per week tussen de volgende tijdstippen :
maandag
:
07.00u - 15.00 16.00u
dinsdag
:
07.00u - 20.30u
woensdag
:
07.00u - 15.00 16.00u
donderdag
:
07.00u - 15.00 16.00u
vrijdag
:
07.00u - 15.00 16.00u
 Verplichte aanwezigheid tijdens de volgende stamtijden (voor deeltijdse medewerkers
wordt individueel een afspraak gemaakt rekening houden met het arbeidsregime) :
maandag, woensdag, donderdag en vrijdag:
08.00u - 13.00u
dinsdag:
08.00u - 13.00u
18.00u - 20.00u
 Er is geen verplichte pauze voorzien op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag.
Indien u pauze neemt, bent u wel verplicht te prikken.
Op dinsdag is men wel verplicht minimum 30 minuten pauze te nemen tussen 15u en
18u.
 Wanneer het gebouw wordt verlaten voor het nemen van een rustpauze dient er ook
STEEDS geprikt te worden.
 Elk personeelslid dat wenst gebruik te maken van de “33-uur-week” dient dit vooraf
schriftelijk mee te delen. Men kan per week opteren om al dan niet 5 uur minder te
werken.
 Volgende personeelsleden kunnen omwille van dienstbelang geen gebruik maken van
de zomerdienstregeling: werklieden van het containerpark, IBO, BIB, Sportdienst,
woonzorgcentrum en poetsdames van de scholen, poetsdames extern uitbesteed en
medewerkers van de tewerkstellingscel.
De werklieden (uitgezonderd de tewerkstellingscel) hebben een vast uurrooster van 7u – 12u
en van 12u30 – 15u06.
16. Bijlage 2 - Reglement tijdsregistratie: aanpassen
Artikel 1: Doel
Het gebruik van de tikklok beoogt een correcte registratie van de geleverde prestaties met als
doel:
 de aanwezigheid te registreren
 de salaristoelagen intern te kunnen berekenen
 het aantal maaltijdcheques te kunnen berekenen
 de aanwezigheid te registreren
581




de soorten afwezigheid bij te houden (ziekte, verlof, recup, LBO,…)
de salaristoelagen intern te kunnen berekenen (vb: verstoringstoelage)
het aantal maaltijdcheques en de fietsvergoeding te kunnen berekenen
het bijhouden van het saldo van meeruren
Artikel 2: Definities
Onder normtijd wordt verstaan: (verplichte uren per dag om aan 38-urenweek te komen)
 de tijd die het personeelslid moet presteren op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid
moet verricht worden - zoals vermeld in de betreffende uurroosters
Onder glijtijd wordt verstaan:
 de vrij te kiezen tijd die het personeelslid moet presteren op de dienst of de plaats(en)
waar de arbeid moet verricht worden buiten de stamtijd om zo tot de normtijd te komen.
- elke morgen tussen 7.30 uur en 9 uur;
- elke middag tussen 12 uur en 13.30 uur met een verplichte minimale middagpauze van
30 minuten in deze periode; (Indien er niet wordt getikt, zal er automatisch 90 minuten
afgetrokken worden)zie artikel 22.
- op maandag, donderdag en vrijdag tussen 16 uur en 18 uur;
- op dinsdag tussen 16 uur en 18 uur met een verplichte pauze van minimaal 30 minuten
in deze periode en tussen 20 uur en 20.30 21.00 uur.
Onder stamtijd wordt verstaan:
 de tijd die het personeelslid met glijdende werktijden verplicht moet presteren op de dienst
of de plaats(en) waar de arbeid moet verricht worden - zoals vermeld in de betreffende
uurroosters
- elke voormiddag van 9 uur tot 12 uur;
- elke namiddag van 13.30 uur tot 16 uur met uitzondering van de woensdagnamiddag;
- elke dinsdagavond van 18 uur tot 20 uur;
NORMTIJD (38 uur) = STAMTIJD (27 uur) + vrij te kiezen GLIJTIJD (11uur). Onder
normtijd wordt verstaan:
 de tijd die het personeelslid moet presteren op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid
moet verricht worden - zoals vermeld in de betreffende uurroosters
Onder arbeidstijd wordt verstaan:
 de tijd die het personeelslid effectief presteert op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid
moet verricht worden – van het vastgestelde beginuur tot het vastgestelde einduur.
Onder geregistreerde tijd wordt verstaan :
 de tijd die het personeelslid registreert vanaf de aankomst op het werk tot het vertrekken
van het werk, eventueel onderbroken door een pauze.
Artikel 6: Registratie
In normale omstandigheden moet er aldus 4 maal per dag geprikt worden. (behalve ’s
woensdags 2 maal en op dinsdag 6 maal voor het administratief personeel)
Het is niet toegelaten te stationeren bij de badgelezer.
Tegenover misbruik zal streng worden opgetreden, zeker in geval van herhaling. (Zie ook
Artikel 26)
Artikel 11: Vakantie
Om vakantie te nemen moet het aantal uren dat overeenkomt met de (individuele) normtijd van
het normale dienstrooster in mindering worden gebracht.
Terzake gelden de hiernavolgende regels:
- Elk personeelslid dient jaarlijks twee aansluitende weken verlof te nemen.
- Het verlof moet in principe in dagen of in halve dagen worden opgenomen.
582
- Een volledige werkdag wordt gelijkgesteld met 7 uur 36 minuten. Een halve werkdag
wordt gelijkgesteld met 3 uur 48 minuten.
Voor specifieke uurroosters moet het aantal uren dat overeenkomt met de (individuele)
normtijd van het normale dienstrooster in mindering worden gebracht.
- Recuperatie kan in volle uren worden opgenomen.
- Aanvragen om jaarlijks verlof of compensatieverlof moeten worden aangevraagd minstens
één week op voorhand aan het verantwoordelijk diensthoofd. Voor het hoofdverlof is dit
minstens drie maanden op voorhand. Het diensthoofd kan in uitzonderlijke gevallen een
gemotiveerde goedkeuring op kortere termijn toestaan.
- Wanneer verlof wordt genomen voor een volledige dinsdag dan wordt hiervoor 1,5 dag in
rekening gebracht.
- Overdracht verlof naar het volgende kalenderjaar:
Er kunnen maximaal 5 verlofdagen overgedragen worden naar het volgende
kalenderjaar.
Artikel 15: Zomerdienstregeling
De zomerdienstuurregeling wordt ieder jaar vastgesteld door het College/vast bureau en wordt
meegedeeld via een aparte nota.
Artikel 20: Definities
Onder stamtijd wordt verstaan:
 de tijd die personeelsleden met glijdende werktijden verplicht aanwezig zijn op de dienst.
Het in- en uitgaan tijdens de stamtijd is niet toegestaan, tenzij in uitzonderlijke
omstandigheden en met goedkeuring van het diensthoofd en/of de secretaris.
Onder glijtijd wordt verstaan:
 de periode waarin de personeelsleden het werk en hun rustpauzes vrij kunnen beginnen en
beëindigen, d.w.z. de werkperiode buiten de stamtijden.
Artikel 20: Vaststelling stam- en glijtijden
Zie artikel 2
De vaste uren of stamtijden binnen de dienst secretariaat en het woon- en zorgcentrum,
worden bepaald als volgt:
Maandag 8u45 – 12u (blok 1) en 13u45 – 15u30 (blok 6)
Dinsdag
8u45 – 12u (blok 2) en 13u45– 15u30 (blok 7)
Woensdag 8u45 – 12u (blok 3) en 13u45 – 15u30 (blok 8)
Donderdag 8u45 – 12u (blok 4) en 13u45– 15u30 (blok 9)
Vrijdag
8u45 – 12u (blok 5) en 13u45 – 15u30 (blok 10)
De glijtijden binnen de dienst secretariaat en het woonzorgcentrum, worden vastgelegd als
volgt:
Maandag van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
Dinsdag
van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
Woensdag van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
Donderdag van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
Vrijdag
van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
583
De vaste uren of stamtijden binnen de dienst sociale zaken, worden bepaald als volgt:
Maandag 8u45 – 12u en 13u45 – 15u30
Dinsdag
8u45 – 12u en 13u45– 15u30 en 19u00-21u00
Woensdag 8u45 – 12u
Donderdag 8u45 – 12u en 13u45– 15u30
Vrijdag
8u45 – 12u
De glijtijden binnen de dienst sociale zaken, worden vastgelegd als volgt:
Maandag van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
Dinsdag
van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
van 18u30 tot 19u
van 21u tot 22u
Woensdag van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 17u00
Donderdag van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 13u45
van 15u30 tot 18u00
Vrijdag
van 7u00 tot 8u45
van 12u tot 17u00
Artikel 22: Pauze
Tijdens de glijtijd tussen 12u00 en 13u45 wordt minimum een half uur middagpauze genomen.
Het systeem registreert automatisch een middagpauze van 30 minuten die niet als dagprestatie
aangerekend wordt, ook als de geregistreerde middagpauze minder dan 30 minuten bedraagt.
Tijdens de glijtijd tussen 12u00 en 13u30 wordt minimum een half uur middagpauze
genomen. Het systeem registreert automatisch een middagpauze van 90 minuten die niet als
dagprestatie aangerekend wordt, indien er niet wordt getikt. Wanneer systematisch niet wordt
getikt voor de middagpauze zal na een schriftelijke verwittiging een standaardtijd van 90 min.
pauze worden afgehouden. Enkel mits uitdrukkelijke toestemming van het diensthoofd kan er
een manuele tikking toegevoegd worden die minder bedraagt dan 90 minuten maar minstens
30 minuten bedraagt.
Artikel 23: Recuperatieuren
De aanwezigheden vóór 7u00 en na 18u00 worden niet als prestatie aangerekend, tenzij er
een uitdrukkelijke opdracht vanwege de directeur, het diensthoofd of de secretaris bestaat tot
het presteren van recuperatieuren. De recuperatie van deze uren gebeurt volgens de
beschreven regels.
De aanwezigheden vóór 7u30 en na 18u00 (op maandag, donderdag en vrijdag), de
aanwezigheden vóór 7u30 en na 13u op woensdag, en de aanwezigheden vóór 7u30 en na
20u30 21u00 op dinsdag worden niet als prestatie aangerekend, tenzij er een uitdrukkelijke
opdracht is vanwege het diensthoofd of de secretaris via een digitale aanvraag (mogelijk aan
via het daartoe bestemd formulier) . De compensatie van deze uren gebeurt volgens de hierna
beschreven regels.
Artikel 24: Balans
Op het einde van de maand mogen:
 de uren in credit niet meer bedragen dan 20 50 uren;
 de uren in debet niet meer bedragen dan 5 uren.
Voor de deeltijdse personeelsleden worden de credituren aangepast à rato van de prestaties.
De uren in credit en in debet worden overgedragen naar de volgende maand.
De credituren worden binnen de mate van het mogelijke gerecupereerd tijdens de glijtijden.
584
Door het personeelslid met een arbeidsvolume dat groter is of gelijk aan 0,75 VTE, kan het
aantal uren in credit twee keer per maand worden opgenomen binnen de stamtijden, maximum
per halve dag.
Door het personeelslid met een arbeidsvolume dat kleiner is dan 0,75 VTE, kan het aantal
uren in credit één keer per maand worden opgenomen binnen de stamtijden, maximum één
halve dag.
De recuperatie van de overuren gebeurt steeds in overleg tussen personeelslid en diensthoofd.
Enkel na goedkeuring van de directeur, het diensthoofd of de secretaris kan het personeelslid
de gemaakte uren recupereren.
Het aantal uren in credit dat op het einde van de maand meer bedraagt dan 20 50 uren, wordt
bij de 1ste van de volgende maand teruggebracht op een saldo van 20 50 uren.
Het aantal uren in debet dat op het einde van maand de 5 uren overtreft, wordt onmiddellijk
aangezuiverd met vakantiedagen-uren
Artikel 26: Sancties
De secretaris kan om dienstredenen , bij herhaald niet respecteren van de stamtijden zonder
geldige redenen of bij misbruik van het systeem een vast werkschema aan elk personeelslid
opleggen.
Indien zonder verantwoording niet wordt in- of uitgetikt, wordt het begin of einduur
gelijkgesteld met het begin of einde van de stamtijd, tenzij het personeelslid het bewijs kan
leveren dat hij/zij eerder is beginnen werken of langer heeft gewerkt.
Indien zonder verantwoording niet wordt in- of uitgetikt, wordt het begin of einduur
gelijkgesteld met het begin of einde van de stamtijd, tenzij het personeelslid het bewijs kan
leveren dat hij/zij eerder is beginnen werken of langer heeft gewerkt. Het prikken voor andere
personeelsleden en het klaarblijkelijk bewust niet prikken tijdens de middagpauze wordt als
een zware fout beschouwd die zwaar kan bestraft worden.
De secretaris kan om dienstredenen, bij herhaald niet respecteren van de stamtijden zonder
geldige redenen of bij misbruik van het systeem behalve een vermelding in
het individueel evaluatiedossier door middel van persoonlijke nota ‘s en het toepassen van
tuchtstraffen, een vaste werktijdregeling opleggen, zonder enige vorm van recuperatie.
Artikel 29: Tikkingen
Tikkingen na het einduur die minder dan 15 minuten bedragen, komen niet in aanmerking
voor bovenvermelde regeling.
17. Bijlage3 - Samenstelling basis overlegcomité:
BIJLAGE 3: SAMENSTELLING BASISOVERLEGCOMITE
Namens de overheid:
Albert
Beerens
Ravensveld 4
1745
Patrick
De Smedt
Hulst 171
1745
Jan
Couck
Dorp 42
1745
José
Van Damme Nieuwstraat 14
1745
Katleen
Biesemans
Millenniumstraat 3
1745
François
Vunckx
Dries 32
1745
André
Merckx
Nieuwstraat 43
9280
Pieter
Segers
Hoogweg 5
9255
Marleen
Herreman
Nieuwstraat 16
1745
Bart
Verdoodt
Korruit 22
1745
Christel
Ringoot
Nijverseelstraat 6
1745
Opwijk
Opwijk
Opwijk
Opwijk
Opwijk
Opwijk
Wieze
Buggenhout
Opwijk
Opwijk
Opwijk
585
Namens de vakbonden:
- ACOD:
Johan
Plas
Maria-Theresiastraat 121
3000
Willy
Van Den Berghe Maria Theresiastraat 121
3000
Daniël
Duyck
Groenstraat 8a
1501
Danny
Sibiel
Europalaan 117
1500
- ACV Openbare Diensten:
Buys
Femke
Martelarenlaan 8
3010 Kessel-Lo
Nele
Massaer
Martelarenlaan 8
3010 Kessel-Lo
Yo
Heyvaert
Sint Pietersweg 2
1745 Opwijk
Marina Meersman Heiveld 42/2
1745 Opwijk
Bart
Van Aken Bovendonkstraat 86
9255 Buggenhout
- VSOA:
Serge Erwin Meeuws Thomas Res. ALOHA, Vina Bovypark 3
Leuven
Leuven
Buizingen
Halle
9000 Gent
18. In uitvoering van artikel 104§1 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 volgt het
OCMW personeel dezelfde rechtspositie als het gemeentepersoneel voor wat betreft alle
gelijkaardige graden en functies.
BESLIST MET 8 ja-STEMMEN en 0 onthoudingen OP 8
STEMMERS :
1. Het Arbeidsreglement van het OCMW voor het algemeen en specifiek personeel en de decretale
graden aan te passen teneinde de samenwerking van de ondersteunde diensten van gemeente en
OCMW te onderbouwen.
2. Deze beslissing zal worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de
beslissingen die verstuurd wordt naar :
- het College van Burgemeester en Schepenen
- de heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant
3.
INTERNE ZAKEN / PERSONEEL / ALGEMENE ORGANISATIE – AANPASSING
VAN:
 DE PERSONEELSFORMATIE
 HET ORGANOGRAM VAN HET OCMW – OPWIJK- ALGEMENE
ADMINISTRATIE- FINANCIEN
DE RAAD,
Gelet op de volgende overwegingen :
 WETTELIJK :
1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
2. De sectorale akkoorden voor het personeel van de lokale sector.
3. De wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, inclusief latere wijzigingen.
4. Het Decreet van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het
provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris
en de ontvanger van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn.
586
5. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor
Maatschappelijk Welzijn, inzonderheid artikel 102.
6. Het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende uitvoering en inwerkingtreding
van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en
de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
 ADMINISTRATIEF – JURIDISCH :
1. Artikel 271 van het gemeentedecreet en artikel 271 van het OCMW decreet waarin wordt
voorzien dat tussen gemeente en OCMW beheersovereenkomsten kunnen worden gesloten over
het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In deze beheersovereenkomst kan tevens
worden opgenomen dat gemeente en OCMW voor bepaalde functies beroep kunnen doen op
elkaars personeelsleden
2. Het protocol m.b.t. samenwerkingsafspraken en concrete samenwerking tussen gemeente en
OCMW dat in het kader van het budget 2009 en de meerjarenplanning over de periode 20092010-2011 werd opgemaakt.
3. Het gemeentebestuur en het OCMW bestuur hebben op de gemeenteraad van 28 mei 2013 en
de OCMW-Raad van 23 mei 2013 een visietekst ondertekend. Hierin wensen ze de
ondersteunende diensten van beide organisaties samen te brengen.
4. Het gemeenschappelijke organogram en toelichtende beheersovereenkomst die werden
opgemaakt in het project GOGOO. Deze samenwerking wordt verder uitgevoerd met de
doelstelling een efficiënte, effectieve en economisch functionerende werking tot stand te
brengen, waardoor de gemeente en het OCMW Opwijk naar alle belanghebbenden een zo
klantvriendelijk mogelijke dienstverlening aanbieden en garanderen. De samenwerking beoogt
eveneens het creëren van objectieve schaalvoordelen en het verhogen van het kwaliteitsniveau
van beide organisaties.
 FEITELIJK :
1. Het gezamenlijk organogram van beide besturen heeft volgende gevolgen voor de
personeelsformatie van het OCMW:
1.1 Algemene administratie- secretariaat:
 De functie van bestuurssecretaris werd bij de goedkeuring van de personeelsformatie in de
OCMW raad van 22 mei geschrapt. De functie zal worden opgenomen vanuit de gezamenlijk
dienst “interne zaken” door de bestuurssecretaris. Vanuit deze gemeenschappelijke dienst
zullen voor het OCMW de taken worden opgevolgd van: organisatiebeheersing, secretariaat,
IT beleid en ondersteuning, communicatie
 Binnen de afdeling secretariaat waar momenteel 2 administratieve medewerkers worden
voorzien, zal één medewerker worden verschoven naar de afdeling personeel.
 Binnen de administratie zal een medewerker van de afdeling secretariaat (C1-C3) worden
toegevoegd bij de administratieve medewerkers van de gezamelijke afdeling interne zaken.
In de personeelsformatie zal 0,5 VTE uitdovend worden geplaatst.
1.2 Algemene administratie- personeel
 Voor de afdeling personeel worden vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers ingeschakeld
in de gezamelijke dienst Personeel. Het gaat hier om de administratief hoofdmedewerker
personeel C4-C5 en de administratief medewerker C1-C3. Op termijn zal de functie op C4C5 niveau uitdovend worden geplaatst.
587
1.3 Financiën
 Voor de afdeling financiën zal de functie van Financieel beheerder voor het OCMW bestuur
worden geschrapt vanaf 1 maart 2015. Deze functie zal worden uitgevoerd door de
gemeenschappelijke financieel beheerder voor gemeente en OCMW.
 Voor de afdeling financiën wordt vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers ingeschakeld in
de gezamelijke afdeling Financiën. Het gaat hier over de hoofdboekhouder B4-B5 en de
administratief medewerker C1-C3. Van het totaal VTE administratief medewerker van 1,75
wordt er vanaf 1 december 2015 0,75 VTE geschrapt.
1.4 Contracten
 Er wordt een nieuwe gezamelijke afdeling “Contracten” opgericht die onder de dagelijkse
verantwoordelijkheid van de OCMW secretaris functioneert. Binnen het kader van het
OCMW worden momenteel geen extra VTE voorzien. Momenteel worden deze extra VTE in
het kader van de gemeente voorzien. De OCMW secretaris neemt voor deze afdeling wel de
dagelijkse leiding op.
1.5 Facilitaire diensten
 De afdeling van het schoonmaakpersoneel van de gemeentelijke gebouwen wordt onder de
dagdagelijkse leiding geplaatst van de verantwoordelijke facilities. De persoon neemt de
dagelijkse leiding, coaching, coördinatie en planning op.
2. Een aanpassing van de organisatiestructuur van OCMW-Opwijk, afdeling algemene
administratie en financiën is noodzakelijk op basis van volgende argumenten :
 Interne, ondersteunende diensten gestructureerd en geïntegreerd laten samenwerken. Deze
samenwerking beoogt alle diensten en producten die onder de interne beleidsdomeinen
vallen: secretariaat, personeel, communicatie, ICT, databeheer en archief, financiën,
economaat, overheidsopdrachten, beheer en onderhoud van de infrastructuur, preventie en
bescherming.
 Kennis en kunde gezamenlijk opbouwen en benutten voor beide besturen.
 Economisch voordeel realiseren door de krachten van beide besturen te bundelen.
 Voldoende personeel kunnen voorzien voor zowel de afdeling Interne zaken als Financiën
als Personeel.
 Belangrijke ondersteunde taken voor het bestuur correct en efficiënt kunnen laten uitvoeren
door de gemeenschappelijke, ondersteunende diensten.
3. Volgende aanpassingen worden aldus voorgesteld in het :
 Deelorganogram Algemene administratie en Financiën
- De schrapping van de functie bestuurssecretaris vanaf 22 mei 2014
- De schrapping van de functie financieel beheerder vanaf 1 maart 2015
- Verschuiven van 1 VTE administratief medewerker secretariaat naar personeelszaken
- Aanpassen van administratief bediende interne zaken van 1 VTE naar 0,5 VTE
- Aanpassen van administratief bediende financiën van 1VTE van 1,75 VTE naar 1 VTE
vanaf 1 december 2015
4. Deze aanpassing van het personeelskader van het OCMW Opwijk werd voor advies voorgelegd
aan het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5 juni 2014.
5. De aanpassing van de personeelsformatie en van het organogram van het OCMW maakten het
voorwerp uit van een protocol met der erkende vakorganisaties in de vergadering van het
Bijzonder Onderhandelingscomité in vergadering van dinsdag 10 juni 2014.
BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8
STEMMERS :
1. De vooropgestelde aanpassingen van het personeelskader van het OCMW Opwijk zoals vermeld in
het punt 1 van de feitelijke overwegingen goed te keuren.
588
2. Het voorgelegde organogram van het OCMW Opwijk goed te keuren.
3. Deze beslissing zal voor kennisgeving overgemaakt worden aan :
 Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Administratie Binnenlandse Aangelegenheden.
 Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk.
4. Deze beslissing voor kennisgeving overgemaakt worden aan :
 Het personeel van het OCMW – Opwijk
 De erkende vakorganisaties.
Personeelsformatie juni 2014
1. Statutair en contactueel personeel
Functies
OCMW- financieel beheerder1
Aantal
19/38
Niveau
Statuut
(statutair,
Contractueel
gesco,
sociale maribel)
Decretale
graad
Decretale
graad
Categorie
(Algemeen,
specifiek
personeel,
Decretale
Graden,
Specifieke
Diensten
DG
OCMW-secretaris
1 VT
DG
Diensthoofd Algemene
Administratie / Stafmedewerker
1 VT
A1a-A3a
Statutair
AP
Diensthoofd Sociale Zaken
1 VT
A1a-A3a
Statutair
SP
Directeur Ouderenzorg
1 VT
A4a-A4b
Statutair
SD
Administratief hoofdmedewerker
sociaal huis
1 VT
B1-B3
Statutair
AP
Contractueel/
0,50 VT sociale maribel
0 ,50 VT fiscale maribel
Deskundige lokaal sociaal beleid
1VT
B1-B3
Deskundige trajectwerking
1VT
B1-B3
Contractueel
SP
Maatschappelijk Werker
Ouderenzorg
1 VT
B1-B3
Contractueel
SD
Maatschappelijk Werkers SH
4 VT
B1-B3
Statutair/
SP
1
Uitdovend op 1 maart 2015
SP
589
Contractueel/
1 VT socialemaribel
Verantwoordelijke animatie
1 VT
B1-B3
Contractueel
SD
Boekhouder/systeembeheerder
1 VT
B4-B5
Statutair
AP
Paramedici OZ (ergotherapeut,
kinesitherapeut, logopedist)
2 VT
BV1-BV3
Contractueel
SD
0, 75 VT
BV1-BV3
Contractueel
SD
0,5
BV1-BV3
Contractueel
SD
0,75 VT
BV1-BV3
Contractueel
SD
Woonassistent(e)
0,25
BV1-BV3
Contractueel
SD
Verpleegkundigen
11 VT
BV1-BV3
C3-C4
Contractueel/
Statutair
SD
Hoofdverpleegkundige OZ
2 VT
BV5
Statutair
SD
Zorgkundigen DVC
1,75
C1-C2
Contractueel/
Statutair
SD
Zorgkundigen OZ
14,80
VT
C1-C2
5,05 VT
C1C2/D1D3 / E1E3
Administratief medewerker SH
1 VT
C1-C3
Administratieve medewerker
Algemene Administratie
1 VT
C1-C3
Contractueel/
1 VT gesco
AP
1 VT
C1-C3
Contractueel/
1 VT gesco
AP
1,75 VT
C1-C3
Contractueel/
1,75VT gesco
SD
1 VT
C1-C3
Contractueel
SD
Paramedicus DVC
Referentiepersoon dementie
Verantwoordelijke DVC
Logistiek medewerkers OZ
Administratieve medewerker
Personeel
Administratieve medewerkers OZ
Kok
Statutair/
Contractueel/
1,50VT gesco
1,50 VT Contractueel/
1,2 VT sociale
maribel /
1,75VT gesco
Contractueel/
1 VT gesco
SD
SD
AP
590
Medewerker animatie OZ
0,50 VT
C1-C3
Contractueel
SD
Verantwoordelijke
leerwerkplaats
0,50 VT
C1-C3
Contractueel/
0,50 VT
sociale maribel
SP
Administratieve medewerkers
financiële zaken
1,75 VT2
C1-C3/
D1-D3
Contractueel/
1,75 VT gesco
AP
Administratief
Hoofdmedewerker personeel
1VT
C4-C5
Statutair
AP
Afdelingsverantwoordelijke
2 VT
C4-C5
Contractueel
SD
Verantwoordelijke facilities
1 VT
C4-C5
Contractueel
SD
Chauffeur / logistiek medewerker
1 VT
D1-D3
Hulpkok
3 VT
D1-D3
Logistiek verantwoordelijke
onderhoud OZ
1 VT
D1-D3
Contractueel/
1 VT sociale maribel
Statutair/
Contractueel/
1,25VT gesco
Contractueel
Contractueel/
0,75 VT gesco/
1 VT sociale
maribel
Contractueel/
0,75VT gesco
SD
SD
SD
Medewerker technisch
onderhoud OZ
1,75 VT
D1-D3
Medewerker TWC
0,75 VT
D1-D3
Technisch instructeur OZ
0,60 VT
D1-D3
Contractueel
SD
SD
SD
SP
Technisch instructeur TWC/OZ
ploegbaas
1 VTE
D4-D5
Contractueel/
1 VT sociale
maribel
Logistiek medewerker sociaal
restaurant/onderhoud OZ
1 VT
E1-E3
Contractueel/
1 VT gesco
SD
0,25 VT
E1-E3
Contractueel/
0,25VT gesco
AP
Medewerker schoonmaak
secretariaat /
2
0,75 VTE uitdovend vanaf 01.12.2015
591
Medewerkers keuken
3,5 VT
E1-E3
Contractueel/
1,25 VT sociale
maribel /
1 VT gesco
Medewerkers schoonmaak
AD/SZ
0,25 VT
E1-E3
Contractueel/
0,25VT gesco
AP
5,75 VT
E1-E3
Statutair/
Contractueel/
1,25 VT sociale
maribel/
3 VT gesco
SD
10 VT
E1-E3
Contractueel
SD
Medewerkers schoonmaak OZ
Poetshulpen – buitendienst
SD
592
4.
INTERNE ZAKEN / PERSONEEL / ALGEMENE ORGANISATIE :
 GEINTEGREERD ORGANOGRAM VOOR DE ONDERSTEUNENDE
DIENSTEN VAN GEMEENTE EN OCMW OPWIJK
 DE BEHEERSOVEREENKOMST VOOR DE ONDERSTEUNENDE
DIENSTEN VAN GEMEENTE EN OCMW OPWIJK
DE RAAD,
Gelet op de volgende overwegingen :
 WETTELIJK :
1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
2. De sectorale akkoorden voor het personeel van de lokale sector.
3. De wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, inclusief latere wijzigingen.
4. Het Decreet van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het
provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de
secretaris en de ontvanger van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn.
5. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor
Maatschappelijk Welzijn, inzonderheid artikel 102.
6. Het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende uitvoering en inwerkingtreding
van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën
en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
 ADMINISTRATIEF – JURIDISCH :
1. Artikel 271 van het gemeentedecreet en artikel 271 van het OCMW decreet waarin wordt
voorzien dat tussen gemeente en OCMW beheersovereenkomsten kunnen worden gesloten
over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In deze beheersovereenkomst kan
tevens worden opgenomen dat gemeente en OCMW voor bepaalde functies beroep kunnen
doen op elkaars personeelsleden
2. Het protocol m.b.t. samenwerkingsafspraken en concrete samenwerking tussen gemeente en
OCMW dat in het kader van het budget 2009 en de meerjarenplanning over de periode 20092010-2011 werd opgemaakt.
3. Het gemeentebestuur en het OCMW bestuur hebben op de gemeenteraad van 28 mei 2013 en
de OCMW raad van 23 mei 2013 een visietekst ondertekend. Hierin wensen ze de
ondersteunende diensten van beide organisaties samen te brengen.
4. De voorgelegde ontwerpen van organogrammen en beheersovereenkomst in bijlage.
593
 FEITELIJK :
1. Het gemeenschappelijke organogram en toelichtende beheersovereenkomst die werden
opgemaakt in het project GOGOO. Deze samenwerking wordt verder uitgevoerd met de
doelstelling een efficiënte, effectieve en economisch functionerende werking tot stand te
brengen, waardoor de gemeente en het OCMW Opwijk naar alle belanghebbenden een zo
klantvriendelijk mogelijke dienstverlening aanbieden en garanderen. De samenwerking beoogt
eveneens het creëren van objectieve schaalvoordelen en het verhogen van het kwaliteitsniveau
van beide organisaties.
2. Een aanpassing van de organisatiestructuur naar samengevoegde ondersteunende diensten voor
gemeente en OCMW is noodzakelijk omwille van :
 Interne, ondersteunende diensten gestructureerd en geïntegreerd laten samenwerken. Deze
samenwerking beoogt alle diensten en producten die onder de interne beleidsdomeinen
vallen: secretariaat, personeel, communicatie, ICT, databeheer en archief, financiën,
economaat, overheidsopdrachten, beheer en onderhoud van de infrastructuur, preventie en
bescherming.
 Kennis en kunde gezamenlijk opbouwen en benutten voor beide besturen.
 Economisch voordeel realiseren door de krachten van beide besturen te bundelen.
 Voldoende personeel kunnen voorzien voor zowel de afdeling Interne zaken als Financiën
als Personeel.
 Belangrijke ondersteunde taken voor het bestuur correct en efficiënt kunnen laten
uitvoeren door de gemeenschappelijke, ondersteunende diensten.
3. Het gezamenlijk organogram van de ondersteunende diensten wordt vanuit het OCMW bestuur
ingevuld door volgende functies:
 Secretaris (1 VTE), decretale graad
 Algemene administratie- secretariaat:
 Binnen de administratie zal een medewerker (1VTE) van de afdeling secretariaat (C1-C3)
worden toegevoegd bij de administratieve medewerkers van de gezamelijke afdeling
interne zaken. In de personeelsformatie zal 0,5 VTE uitdovend worden geplaatst.
 Eén bodefunctie van 0,75 VTE
 Algemene administratie- personeel
 Voor de afdeling personeel worden vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers
ingeschakeld in de gezamelijke dienst Personeel. Het gaat hier om de administratief
hoofdmedewerker personeel C4-C5 en de administratief medewerker C1-C3.
 Financiën
 Voor de afdeling financiën wordt vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers
ingeschakeld in de gezamelijke afdeling Financiën. Het gaat hier over de
hoofdboekhouder B4-B5 en de administratief medewerker C1-C3.
 Contracten
 Er wordt een nieuwe gezamelijke afdeling “Contracten” opgericht die onder de dagelijkse
verantwoordelijkheid van de OCMW secretaris functioneert. Binnen het kader van het
OCMW worden momenteel geen extra VTE voorzien. Momenteel worden deze extra
VTE in het kader van de gemeente voorzien. De OCMW secretaris neemt voor deze
afdeling wel de dagelijkse leiding op.
 Facilitaire diensten
 De afdeling van het schoonmaakpersoneel van de gemeentelijke gebouwen wordt onder
de dagdagelijkse leiding geplaatst van de verantwoordelijke facilities. De persoon neemt
de dagelijkse leiding, coaching, coördinatie en planning op.
4. In de beheersovereenkomst (als bijlage) wordt het juridisch kader vastgelegd waarbinnen de
samenwerking van de ondersteunende diensten voor beide besturen mogelijk wordt gemaakt.
594
5. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst werd voor advies voorgelegd aan het
College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5 juni 2014.
6. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst maakten het voorwerp uit van een
protocol met de erkende vakorganisaties in de vergadering van het Bijzonder
Onderhandelingscomité in vergadering van dinsdag 10 juni 2014.
7. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst werden positief geadviseerd in de
OCMW raad van 26 juni 2014
8. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst werden goedgekeurd in de
gemeenteraad van 1 juli 2014
BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8 STEMMERS :
1. De goedkeuring van het vooropgestelde geïntegreerde organogram van de ondersteunde diensten
voor gemeente en OCMW en de beheersovereenkomst zoals in bijlage toegevoegd.
2. Deze beslissing zal eveneens worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de
beslissingen die verstuur worden naar:
 De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant
 Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk
3. Deze beslissing voor kennisgeving overgemaakt worden aan :
 De erkende vakorganisaties.
 De gemeenteraad
 Gemeentesecretaris
595
GEMEENTE & OCMW
OPWIJK
BEHEERSOVEREENKOMST
Samenwerking gemeente & OCMW m.b.t.
de gemeenschappelijke ondersteunende
diensten
596
Inhoud
1 ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 Betrokken partijen
597
597
1.2 Uitgangspunten 597
1.3 Aard en omvang van de overeenkomst
1.4 Omkadering
598
598
1.5 Begripsbepalingen
598
2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
599
2.1 Verantwoordelijkheden 599
2.2 Opdrachten per dienst – georganiseerd door de gemeente
600
2.2.1 Afdeling interne zaken........................................................................................................ 600
2.2.2 Dienst personeel................................................................................................................. 604
2.2.3 Dienst financiën .................................................................................................................. 604
2.3 Opdrachten per dienst – georganiseerd door het OCMW 605
2.3.1 Centrale aankoopdienst en contractbeheer ...................................................................... 605
2.3.2 Dienst onderhoud (binnen facilitaire dienst, afdeling ouderenzorg) ................................. 607
3 CONCRETE BEPALINGEN
3.1 Personeel
608
608
3.1.1 Terbeschikkingstelling van personeel................................................................................. 608
3.1.2 Nieuwe personeelsleden .................................................................................................... 608
3.1.3 Leiding van het ter beschikking gestelde personeel .......................................................... 608
3.2 Financieel
609
3.2.1 Personeelskosten ............................................................................................................... 609
3.2.2 Materiaal- en werkingskosten en investeringen ................................................................ 609
3.2.3 Jaarlijkse evaluatie.............................................................................................................. 609
3.3 Managementteam
609
4 OPVOLGING, RAPPORTERING, EVALUATIE EN CONTROLE
4.1 Rapportering en evaluatie
610
4.2 Controle 610
5 OVERIGE BEPALINGEN 611
5.1 Wijziging overeenkomst 611
5.2 Stopzetting overeenkomst
611
5.3 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 611
610
597
1 ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 Betrokken partijen
Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de ondergetekenden:
− de gemeente Opwijk, met zetel te Ringlaan 20, 1745 Opwijk, vertegenwoordigd door de heer
Albert Beerens, burgemeester, en mevrouw Katleen Biesemans, gemeentesecretaris, die
optreden namens de gemeenteraad, hierna “de gemeente” genoemd
en
− het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn Opwijk, met zetel te Kloosterstraat 71, 1745
Opwijk, vertegenwoordigd door de heer Patrick De Smedt, OCMW-voorzitter, en de heer François
Vunckx, OCMW-secretaris, die optreden namens de raad voor maatschappelijk welzijn, hierna
“het OCMW” genoemd.
Deze beheersovereenkomst zorgt voor de uitvoering van de beslissing van de raad voor
maatschappelijk welzijn van 23 mei 2015 en het gemeenteraadsbesluit van 28 mei 2013 houdende
“Goedkeuren visietekst - samenwerking gemeente en OCMW met betrekking tot de
gemeenschappelijke ondersteunende diensten” .
1.2 Uitgangspunten
Het doel van de samenwerking tussen gemeente en OCMW, is een efficiënte, effectieve en
economisch3 functionerende werking tot stand te brengen, waardoor de gemeente en het OCMW
Opwijk naar alle belanghebbenden een zo klantvriendelijk mogelijke dienstverlening aanbieden en
garanderen. De samenwerking beoogt eveneens het creëren van objectieve schaalvoordelen en het
verhogen van het kwaliteitsniveau van beide organisaties.
Het gemeentebestuur en het OCMW-bestuur van de gemeente Opwijk hebben op de gemeenteraad
van 28 mei 2013 en op de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 mei 2013 een visietekst
getekend. Hierin wensen ze de ondersteunende diensten die voor beide organisaties gelijklopen
samen te brengen.
Het gemeente- en het OCMW-bestuur willen met deze beheersovereenkomst op niveau van de
interne, ondersteunende diensten gestructureerd en geïntegreerd samenwerken. Deze samenwerking
beoogt alle diensten en producten die onder de interne beleidsdomeinen vallen: secretariaat,
personeel, communicatie, ICT, databeheer en archief, financiën, economaat, overheidsopdrachten,
schoonmaak van de infrastructuur, organisatiebeheersing, preventie en bescherming.
3
De samenwerking heeft – naast de andere vermeldde doeleinden - tot doel om, waar mogelijk, te komen tot
financiële besparing bij gemeente en OCMW.
598
1.3 Aard en omvang van de overeenkomst
Tussen de gemeente en het OCMW wordt overeengekomen dat
− de gemeente de ondersteunende diensten financiën, personeel, ICT, organisatiebeheersing,
communicatie, centraal secretariaat en managementondersteuning voor de twee organisaties zoals hieronder beschreven - zal beheren, coördineren en uitvoeren;
− het OCMW de ondersteunende diensten aankopen en contractbeheer en de schoonmaak voor de
twee organisaties - zoals hieronder beschreven - zal beheren, coördineren en uitvoeren.
De bezetting en invulling van de diensten wordt weergegeven op de organogrammen van de
gemeente en het OCMW en op het organogram dat de samenwerking visualiseert.
1.4 Omkadering
Deze overeenkomst is gebaseerd op een artikel 271 van het gemeentedecreet en OCMW-decreet
voor wat betreft de mogelijkheid om samen te werken
“Tussen de gemeente en het OCMW kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het
gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen
worden dat de gemeente en het OCMW voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars
personeelsleden.”
1.5 Begripsbepalingen
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
−
−
−
−
−
−
−
OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn
CBS: college van burgemeester en schepenen
GR: gemeenteraad
VB: vast bureau
RMW: raad voor maatschappelijk welzijn
MAT: managementteam
GMAT: gemeenschappelijk managementteam
599
2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
2.1 Verantwoordelijkheden
De gemeente coördineert, structureert en stuurt volgende taken aan via de gemeenschappelijke
ondersteunende diensten voor zowel de gemeentelijke als de OCMW-organisatie:
Afdeling
Dienst
Interne zaken
Centraal secretariaat
Interne zaken
Organisatiebeheersing
Interne zaken
Communicatie
Interne zaken
ICT
Personeel
Personeel
Financiën
Financiën
Het OCMW coördineert, structureert en stuurt volgende taken aan via de gemeenschappelijke
ondersteunende diensten voor zowel de gemeentelijke als de OCMW-organisatie:
Afdeling
Dienst
Centrale aankoopdienst en contractbeheer
Aankopen en overheidsopdrachten
Centrale aankoopdienst en contractbeheer
Contractbeheer en preventie
Facilitaire diensten (binnen afdeling
ouderenzorg)
Onderhoud
De decretaal bepaalde verantwoordelijkheden van de secretaris blijven onder de
verantwoordelijkheid van de secretaris van het desbetreffend bestuur.
600
2.2 Opdrachten per dienst – georganiseerd door de gemeente
2.2.1 Afdeling interne zaken
Deze afdeling staat in voor het aanleveren van juridische expertise voor gemeente en OCMW en het
aansturen van de hierna genoemde ondersteunende diensten. Daarnaast is voorzien dat deze dienst
ook de nodige ondersteuning zou bieden op het vlak van kwaliteitsbeleid (organisatiebeheersing en
kwaliteitszorg) en projecten in die richting zal verder uitbouwen.
Opdrachten m.b.t. centraal secretariaat
Inhoud
De taken m.b.t. het secretariaat (post, briefwisseling, onthaal, documentatie, archief) van het OCMW
en de gemeente worden geïntegreerd in één gemeenschappelijk centraal secretariaat, dat deel
uitmaakt van de gemeentelijke organisatie. Alle taken worden geïntegreerd, ook de taken m.b.t. de
organisatie van de bestuursorganen van de gemeente en het OCMW (agenda, notulen).
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
Het centraal secretariaat engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren:
1.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het centraal secretariaat
o Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. het centraal secretariaat van de gemeente en het
OCMW
o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. het centraal
secretariaat
2. Structuur brengen in de organisatie van het centraal secretariaat
o Inventarisatie van alle taken van de beide organisaties
o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen
Verhoging efficiëntie en effectiviteit van het centraal secretariaat
o Analyse processen en takenpakketten
o Inventarisatie van de archieftaken van de beide organisaties
4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid
o Wetgeving openbaarheid bestuur
o Privacywetgeving
o Gemeente- en OCMW-decreet
o Archiefwetgeving op archiefbeheer en archiefzorg
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moet het centraal secretariaat rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen,
procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moet het centraal secretariaat naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende
communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moet het centraal secretariaat rekening houden met de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd;
− Moet het centraal secretariaat de afspraken, de binnen het bestuur geldende waarden en de
deontologische code die beschreven zijn in de afsprakennota’s van beide organisaties,
respecteren.
601
Opdrachten m.b.t. communicatie
Inhoud
De dienst communicatie staat in voor het communicatie beleid en -beheer van de beide organisaties.
Deze dienst is voorzien binnen de gemeentelijke afdeling interne zaken, maar neemt taken op en is
verantwoordelijk voor de gemeente én het OCMW.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
De dienst communicatie engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren:
1.
2.
3.
4.
5.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het communicatiebeleid
o Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. externe en interne communicatie
o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. communicatie
Structuur brengen in de organisatie van de communicatiedienst
o één centrale aansturing m.b.t. alle communicatietaken voor beide organisaties: gedrukte
media (gemeentegids, OCMW infobrochure, …), digitale media (internet, intranet, sociale
media), communicatie naar de pers, algemeen onthaal en informatievoorziening, …), interne
communicatie naar de personeelsleden en de beleidsorganen (CBS, VB, GR, RMW …)
o Strategische communicatie en rapportering van beslissingen uit de verschillende raden,
commissies, adviesraden…
o Inventarisatie van alle taken m.b.t. externe en interne communicatie van de beide organisaties
o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen
o Uitwerken van een gezamenlijke huisstijl
Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de communicatiedienst
o Analyse processen en takenpakketten
o Gelijkvormig afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan m.b.t.
communicatie
Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de verschillende actoren m.b.t. communicatie in de
organisaties
o Opmaak verantwoordelijkheidsmatrix
o Rol van de communicatieambtenaar in de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -opvolging
o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw)
Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid
o Openbaarheid van bestuur
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moet de dienst communicatie rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen,
procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moet de dienst communicatie naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende
communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moet de dienst communicatie rekening houden met de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
602
Opdrachten m.b.t. ICT
Inhoud
De gemeente staat in voor het ICT beleid en -beheer van de beide organisaties. Dit gebeurt door de
dienst ICT.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
De dienst ICT engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren:
1.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het informaticabeleid
van beide organisatie
o Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. het informaticabeleid
o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. informatica
2. Structuur brengen in de organisatie van de ICT-dienst
o één centrale aansturing m.b.t. alle informaticataken voor beide organisaties: infrastructuur
(servers, netwerk, security, e-mail, back-up, updates), werkplek (hardware en software),
randapparatuur en vorming
o Aankoop en beheer van hardware en software op technisch vlak ondersteunen (incl.
telefooninstallaties, websites, printers, kopieerapparaten, …)
o Inventarisatie van alle taken m.b.t. ICT van de beide organisaties
3. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de ICT-dienst
o Analyse processen en takenpakketten
o Gelijkvormig afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan m.b.t. ICT
o Aankoopbeleid m.b.t. ICT-aankopen ondersteunen
o Gemeenschappelijk ICT-budget opstellen, beheren en rapporteren
4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid
o Informatieveiligheid (wachtwoordbeleid, veiligheidsconsulent, …)
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moet de dienst ICT rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures
en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moet de dienst ICT naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende
communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moet de dienst ICT rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze
door beide organisaties werden gedefinieerd.
Opdrachten m.b.t. organisatiebeheersing
Inhoud
De dienst organisatiebeheersing staat in voor het kwaliteits beleid en -beheer van de beide
organisaties.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
603
De dienst organisatiebeheersing engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het kwaliteitsbeleid van
beide organisaties
a. Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. het kwaliteitsbeleid
b. Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. kwaliteit
Structuur brengen in de organisatie van de dienst organisatiebeheersing
o Uitbouwen van één systeem van organisatiebeheersing (interne controle) voor beide
organisaties
o Uitwerken van één gemeenschappelijke procesmethodiek
Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de beide organisaties
o Analyse processen en takenpakketten
o Methodieken voor performantiemanagement ontwikkelen
o Periodieke zelfevaluatie doorvoeren
o Actueel houden van de processen en kwaliteitshandboeken
o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw)
Coördineren, uitvoeren en evalueren van projecten i.k.v. organisatiebeheersing
o Opmaken van projectplannen
o Leiden van projectgroepen
o Evalueren van de projecten en de effecten voor beide organisaties
Jaarlijks rapporteren aan de raden (zoals decretaal bepaald onder verantwoordelijkheid van
secretaris en managementteam)
Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid
o Organisatiebeheersing (Interne controlesysteem)(gemeente- en OCMW-decreet)
o Kwaliteitsbewaking (kwaliteits- en woonzorgdecreet)
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moet de dienst organisatiebeheersing rekening houden met de verschillende regelgevingen,
processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moet de dienst organisatiebeheersing naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen
geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moet de dienst organisatiebeheersing rekening houden met de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
604
2.2.2 Dienst personeel
Inhoud
De personeelstaken van het OCMW en de gemeente worden geïntegreerd in één
gemeenschappelijke personeelsdienst, die deel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
De personeelsdienst engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren:
1. Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot HR-management
voor beide organisaties
o Gemeenschappelijke visie m.b.t. personeelsbeleid, personeelszorg en personeelsbeheer bij:
 instroom: werving & selectie
 doorstroom: persoonlijke ontwikkeling, functioneren en evaluatie, waardering,
aanwezigheid en verzuim, retentie, vorming, …
 uitstroom: ontslag, pensioen, …
o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. human resources
o Uniformiteit nastreven in de reglementen en statuten: rechtspositieregeling,
arbeidsreglement, deontologische code, vormingsreglement…
2. Structuur brengen in de organisatie van de personeelsdienst
o één dagelijkse centrale aansturing en leiding voor beide organisaties
o Inventarisatie van alle personeelstaken van de beide organisaties
o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen
3. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de gemeenschappelijke personeelsdienst
o Analyse processen en takenpakketten (weddes en lonen, aangiften RSZ, maaltijdcheques,
presentiegelden, fietsvergoedingen, registratie aan- en afwezigheden, bijhouden
verlofregeling, …)
o Gelijkvormig afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan m.b.t. HRM
o Gemeenschappelijke software voor gelijkaardige processen beide organisaties
o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw)
4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid
o Dagelijks personeelsbeheer
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moet de personeeldienst rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen,
procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moet de personeeldienst naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende
communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moet de personeeldienst rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden,
zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
2.2.3 Dienst financiën
Inhoud
De financiële taken van het OCMW en de gemeente worden geïntegreerd in één gemeenschappelijke
financiële dienst, die deel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie.
605
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
De financiële dienst engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren:
1. Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot financieel management
voor beide organisaties
2.
3.
4.
5.
o Gemeenschappelijke visie m.b.t. financiële dienst, financiële functie, beheers- en beleidscyclus
o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. de financiën
Structuur brengen in de organisatie van de financiële dienst
o één dagelijkse centrale aansturing en leiding voor beide organisaties
o Inventarisatie van de financiële taken van de beide organisaties
o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen
o Aanpassing van de functieprofielen van de medewerkers van de dienst
Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de gemeenschappelijke financiële dienst
o Analyse processen en takenpakketten
o Gemeenschappelijk thesauriebeheer en actief schuldbeheer
o Gemeenschappelijk voeren van de boekhouding
o Gelijkvormig debiteuren- en crediteurenbeheer
o Afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan
o Gemeenschappelijke software voor gelijkaardige processen van beide organisaties
Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de financiële functie in de organisatie
o Opzetten methodiek beheerscontrole
o Besluitvormingsproces ondersteunen d.m.v. financiële analyses (kostprijsanalyse,
investeringsanalyse, benchmarking,…)
o Rol van de financieel beheerder in beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -opvolging
o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw)
Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid
o Afstemmen visum van de financieel beheerder
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moet de financiële dienst rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen,
procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moet de financieel beheerder - die deel uitmaakt van beide managementteams - de afspraken, de
binnen het bestuur geldende waarden en de deontologische code die beschreven zijn in de
afsprakennota’s van beide organisaties, respecteren;
− Moet de financieel beheerder naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende
communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moet de financieel beheerder rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden,
zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
2.3 Opdrachten per dienst – georganiseerd door het OCMW
2.3.1 Centrale aankoopdienst en contractbeheer
Inhoud
Het OCMW en de gemeente engageren zich de organisatie en opvolging van alle aankopen en
investeringen (incl. overheidsopdrachten), contracten en verzekeringen en preventie en bescherming
op het werk gezamenlijk te organiseren in één centrale aankoopdienst en contractbeheer. De dienst
bestaat uit twee entiteiten, nl. contractbeheer & preventie en aankopen & overheidsopdrachten.
606
De dienst zal rekening houden met de geldende processen van beide organisaties.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
De centrale aankoopdienst en contractbeheer engageert zich om volgende doelstellingen te
realiseren:
1.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het aankoop- en
preventiebeleid voor beide organisaties
o Gemeenschappelijke visie m.b.t. het aankoop- en preventiebeleid van de gemeente en het
OCMW
o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. het aankoop- en
preventiebeleid
2. Structuur brengen in de organisatie van alle centrale aankopen en overheidsopdrachten
o Eén gemeenschappelijke werking en beheer voor beide organisaties voor aankopen en
overheidsopdrachten (marktonderzoeken, opmaken bestelbon, opmaken administratief
dossier, aanvragen visum, vergelijken van offertes, klassement en beheer van contracten)
o Eén gemeenschappelijke werking en beheer voor beide organisaties (arbeidsveiligheid,
bescherming van de gezondheid van de werknemer, psychosociale belasting, ergonomie,
arbeidshygiëne, verfraaiing van de werkplekken…)
o Inventarisatie van de centrale aankopen van de beide organisaties
o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen
o Instaan voor het correct inventariseren, optimaliseren en dagelijks opvolgen van de lopende
contracten (zoals huurcontracten, onderhoudscontracten…)
3. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van het aankoop- en preventiebeleid
o Analyse processen en takenpakketten
o Gemeenschappelijke software voor gelijkaardige processen van de beide organisaties
o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw)
4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid
o Wetgeving op overheidsopdrachten
o Regelgeving omtrent preventie en bescherming op het werk en personeelswelzijn
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer rekening houden met de verschillende
regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer de afspraken, de binnen het bestuur
geldende waarden en de deontologische code die beschreven zijn in de afsprakennota’s van beide
organisaties, respecteren;
− Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer naast de specifieke rapporteringslijnen ook
de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer rekening houden met de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
607
2.3.2 Dienst onderhoud (binnen facilitaire dienst, afdeling ouderenzorg)
Opdrachten m.b.t. schoonmaak van de infrastructuur
Inhoud
Het OCMW beschikt over een afdeling ouderenzorg waaronder een facilitaire dienst wordt
gepositioneerd. Binnen de facilitaire dienst wordt de cafetaria, de keuken en de dienst onderhoud
vorm gegeven. De dienst onderhoud bestaat uit een pool die instaat voor het hygiënisch onderhoud
van het woonzorgcentrum en de wasserij, een technische pool die de herstellingswerken aan het
woonzorgcentrum en de serviceflats voor zijn rekening neemt en een pool die instaat voor het
hygiënisch onderhoud van de gemeentelijke en alle andere OCMW infrastructuur.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
De pool voor het hygiënisch onderhoud van de infrastructuur van gemeente en OCMW (excl.
woonzorgcentrum en serviceflats)4 engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren:
1.
Structuur brengen in de organisatie van de dienst onderhoud en de specifieke pool
o Inventarisatie van alle schoonmaak- en neven-schoonmaaktaken) van de beide organisaties
o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen
2. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de dienst onderhoud en de specifieke pool
o Analyse en optimalisatie processen en takenpakketten
o Inventarisatie van de schoonmaakplaatsen
Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen:
− Moeten de dienst onderhoud en de specifieke pool rekening houden met de verschillende
regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties;
− Moeten de dienst onderhoud en de specifieke pool naast de specifieke rapporteringslijnen ook de
algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren;
− Moeten de dienst onderhoud en de specifieke pool rekening houden met de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
4
Hierna genoemd specifieke pool
608
3 CONCRETE BEPALINGEN
3.1 Personeel
3.1.1 Terbeschikkingstelling van personeel
Voor de uitvoering van de taken binnen de hogeromschreven diensten, zal de gemeente een beroep
kunnen doen op de personeelsleden van het OCMW en vice versa. Het werkgeversgezag wijzigt
hierdoor niet: het OCMW zal optreden in de hoedanigheid van verantwoordelijke werkgever en
hiërarchisch overste van het OCMW-personeel dat terbeschikking wordt gesteld en vice versa. Voor
contractuele personeelsleden wordt een addendum aan de arbeidsovereenkomst voorzien waarin de
terbeschikkingstelling aan het ander bestuur wordt geduid.
De betrokken ter beschikking gestelde personeelsleden behouden de rechten en plichten van het
moederbestuur voor de zover de regeling van het nieuwe bestuur niet gunstiger is.
Zij zijn evenwel verplicht het geldende arbeidsreglement dat van toepassing is binnen de dienst
waaraan men ter beschikking wordt gesteld te volgen. Gemeente en OCMW streven in dezer naar
een zo maximaal uniforme regeling.
3.1.2 Nieuwe personeelsleden
Indien het bestuur nieuwe personeelsleden voor de gemeenschappelijke diensten aanwerft, dan zal
de aanwerving geschieden binnen het bestuur waarin de dienst wordt gesitueerd, zoals hierboven
omschreven. De aanwerving en de personeelskosten zullen gebeuren met de financiële middelen van
het desbetreffende bestuur.
3.1.3 Leiding van het ter beschikking gestelde personeel
De secretaris is zoals decretaal bepaald hoofd van alle personeelsleden. Dit betekent dat hij ook aan
het hoofd staat van alle personeelsleden die door het bestuur statutair aangesteld of onder contract
vastgelegd en die ter beschikking gesteld zijn aan het andere bestuur.
De functionele leiding van de personeelsleden wordt waargenomen door het diensthoofd van de
dienst waarin het personeelslid dagelijks werkzaam is.
Bij evaluatiegesprekken moet de functionele leidinggevende steeds een advies uitbrengen aan de
eerste evaluator van het personeelslid. De functionele leidinggevende zal ook tussentijdse
gesprekken voeren die op eenzelfde wijze verlopen als de functioneringsgesprekken. Indien
noodzakelijk zal de functioneel leidinggevende tijdig de beide secretarissen op de hoogte brengen
van mogelijke problemen met het personeelslid.
609
3.2 Financieel
3.2.1 Personeelskosten
De personeelskosten zullen verdeeld worden op basis van een verdeelsleutel die gebaseerd is op de
totale loonmassa van de ondersteunende diensten en in verhouding staat tot de geleverde prestaties
aan beide besturen met als basis de verhoudingen op 1/1/2014. Deze verdeelsleutel zal uitgewerkt
en gevalideerd worden tegen 1/1/2015.
3.2.2 Materiaal- en werkingskosten en investeringen
De verdeling van de werkingskosten en de gezamenlijke investeringen die dadelijk betrekking hebben
op één van de betrokken organisaties zullen aan deze organisatie direct aangerekend worden.
De gemeenschappelijke werkingskosten zullen verdeeld worden op basis van een verdeelsleutel die
gebaseerd is op de totale werkingskosten van de ondersteunende diensten in verhouding staat tot de
noodzakelijke werkingskosten voor beide besturen met als basis de verhoudingen op 1/1/2014. Deze
verdeelsleutel zal uitgewerkt en gevalideerd worden tegen 1/1/2015.
3.2.3 Jaarlijkse evaluatie
Vanaf 1/1/2015 zal de verdeelsleutel jaarlijks worden geëvalueerd in verhouding tot de geleverde
dienstverlening en uitgegeven kosten en kunnen passende maatregelen worden getroffen.
Gemeente en OCMW engageren zich om de kosten zo pragmatisch mogelijk te verdelen over beide
besturen.
3.3 Managementteam
De beide organisaties hebben een eigen managementteam dat analoog is samengesteld.
Naast de eigen managementteam, wordt een gezamenlijk managementteam opgericht, dat de
materies m.b.t. de ondersteunende diensten behandelt. Het gezamenlijk managementteam wordt
als volgt samengesteld:
−
−
−
−
−
−
OCMW-secretaris
gemeentesecretaris
financieel Beheerder van de gemeente en het OCMW
bestuurssecretaris van de gemeente en het OCMW
voorzitter van het OCMW, met raadgevende stem
burgemeester, met raadgevende stem
Het gemeenschappelijk managementteam komt om de twee maanden bijeen. De werking en
afspraken van dit orgaan worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van het
gemeenschappelijk managementteam.
610
4 OPVOLGING, RAPPORTERING, EVALUATIE en CONTROLE
4.1 Rapportering en evaluatie
De beheersovereenkomst wordt jaarlijks gemonitord en geëvalueerd. De evaluatie gebeurt door het
gemeenschappelijk MAT-overleg en wordt gerapporteerd aan het CBS en de OCMW-voorzitter.
Klachten en incidenten worden zoveel mogelijk in relatie tussen gemeente en OCMW behandeld en
opgelost door de respectievelijke diensten. Indien het oplossen van klachten grote proceswijzigingen
met zich meebrengen, zal de verandering aan het gemeenschappelijk MAT-overleg worden
voorgelegd, dat de wijzigingen al dan niet valideert.
4.2 Controle
Indien de GR of RMW correctieve maatregelen en/of noodzakelijke bijsturingen formuleert, dienen
deze steeds ook goedgekeurd te worden door de andere betrokken partij. Slechts indien er in beide
besturen overeenstemming is met betrekking tot de correctieve maatregelen en bijsturingen, zal er
uitvoering aan gegeven worden.
611
5 OVERIGE BEPALINGEN
5.1 Wijziging overeenkomst
Elke partij kan de andere partij schriftelijk verzoeken de overeenkomst te wijzigen. De wijziging
behoeft de schriftelijke instemming van beide raden.
5.2 Stopzetting overeenkomst
Beide raden kunnen in onderling akkoord deze overeenkomst schriftelijk opzeggen, met
inachtneming van een opzegtermijn van 26 weken.
Het schrijven dient de gemeenteraadsbeslissing of OCMW-raadsbelissing te bevatten waaruit blijkt
dat de samenwerking dient stopgezet te worden.
5.3 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en wordt aangegaan voor een periode van
onbepaalde duur.
Aldus overeengekomen tussen de hierboven genoemde partijen, op 3 juli 2014.
Opgemaakt in zoveel originele exemplaren als er onderscheiden partijen zijn, waarbij elke partij
verklaart een origineel getekend exemplaar te hebben ontvangen.
Gemeente Opwijk
OCMW Opwijk
ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
De secretaris
De burgemeester
De secretaris
K. Biesemans
A. Beerens
F. Vunckx
De OCMW-voorzitter
P. De Smedt
612
613
614
615
5.
OUDERENZORG – OVERHEIDSOPDRACHTEN – HET GUNNEN VAN EEN
OPDRACHT HOUDENDE DE LEVERING VAN MEDICATIE EN BIJZONDERE
VOEDING TEN BEHOEVE VAN DE RESIDENTEN VAN HET
WOONZORGCENTRUM “DE OASE” VOOR DE PERIODE VAN 1 OKTOBER 2014
TOT EN MET 30 SEPTEMBER 2015 – GUNNING VAN DE OPDRACHT
DE RAAD,
Gelet op de volgende overwegingen:
 WETTELIJK :
1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid.
2. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare Centra voor
Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
3. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten, inclusief latere wijzigingen.
4. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, inclusief latere wijzigingen.
5. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inclusief latere wijzigingen.
6. Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerktreding van de wet
op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15
juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan.
616
7. De wet van 21 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten.
8. De wet van 10 april 2014 houdende diverse bepalingen inzake gezondheid, inzonderheid
Afdeling 17 – Geneesmiddelen, meer bepaald de artikelen 37 en 40.
9. Het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 7 mei
1991 tot vaststelling van het persoonlijk aandeelvan de rechthebbenden in de kosten van de in
het raam van de verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen vergoedbare
farmaceutische verstrekkingen.
 ADMINISTRATIEF – JURIDISCH :
1. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van het OCMW Opwijk in zitting
van 22 mei 2014 van het lastenboek en de wijze van gunning van een overheidsopdracht
houdende de levering van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve van de residenten van
het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 oktober 2014 tot en met 30 september
2015.
2. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in zitting van 23 december 2013
van het meerjarenplan over de periode 2014-2019 en het budget over het boekjaar 2014.
 FEITELIJK :
1. Door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd in zitting van 28 maart 2013 een opdracht
met als voorwerp de levering van medicatie ten behoeve van de residenten aan het
woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 april 2013 tot en met 31 maart 2014
toegewezen aan Apotheek Sven Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk.
2. Door het Vast Bureau in zitting van 16 januari 2014 werd beslist om deze overheidsopdracht te
verlengen met een periode van 6 maanden (tot en met 30 september 2014) in afwachting van de
toewijzing van een nieuwe overheidsopdracht voor de levering van medicatie vanaf 1 oktober
2014 via een systeem van indivuele medicatievoorbereiding (IMV).
3. Gelet op het feit dat deze opdracht afloopt op 30 september 2013 is het noodzakelijk om een
nieuwe opdracht uit te schrijven voor de levering van medicatie ten behoeve van de residenten.
4. Voor de gunning van de opdracht “de levering van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve
van de residenten van het woonzorgcentrum De Oase” werd er gekozen voor de
onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
5. De totale jaarlijkse kostprijs van de medicatie van de bewoners wordt geraamd op
€ 64.000.
6. Volgende apothekers werden gecontacteerd voor het indienen van een offerte:
- Apotheek De Buyscher, Steenweg op Brussel 138 te 1745 Opwijk
- Apotheek D’Haese, Heiveld 76 te 1745 Opwijk
- Apotheek Vander Linden-Moens, Marktstraat 38 te 1745 Opwijk
- Apotheek Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk
- Apotheek Verdesa, Nijverseelstraat 2 te 1745 Opwijk
7. Volgende apothekers hebben daadwerkelijk een inschrijving voor de opdracht “de levering
van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum
“De Oase” ingediend:
- NV Apotheek Opwijk Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk
- Apotheek Verdesa NV, Nijverseelstraat 2 te 1745 Opwijk
617
8. De daartoe bestemde kredieten werden voorzien in de meerjarenplanning 2014-2019 via het
exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01.
De kost wordt verrekend op het grootboeknummer 60401000 ‘Verzorging en verpleging –
Farmaceutische producten en geneesmiddelen - van het exploitatiebudget van beleidsitem
0953-01 over het boekjaar 2014 en de meerjarenplanning over de periode 2014-2019.
9. Het proces-verbaal van opening van de offertes vastgesteld op 20 juni 2014.
10. Het proces-verbaal van nazicht van de inschrijvingen vastgesteld op 30 juni 2014.
11. Uit het proces verbaal van nazicht der biedingen blijkt dat de voorkeur gaat naar NV Apotheek
Opwijk Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk. Deze apotheker behaalt immers de beste
eindscore op de gunningscriteria.
12. Het dossier van de gunning van deze opdracht werd door de gemeentelijke Ambtelijke
Commissie voor Overheidsopdrachten in zitting van 2 juli 2014 onderzocht en, rekening
houdend met de in voorgaand punt vermelde voorwaarden, gunstig geadviseerd.
13. Gelet op het visum van mevrouw Christel Ringoot, financieel beheerder van het OCMW
Opwijk.
14. Tijdens de beraadslaging wordt aangebracht dat op basis van het KB van 19 april 2014 tot
wijziging van het KB van 7 mei 1991 tot vaststelling van het persoonlijk aandeel van de
rechthebbenden in de kosten van de in het raam van de verzekering voor geneeskundige
verzorging en uitkeringen vergoedbare farmaceutische verstrekkingen, gepubliceerd in het
Belgisch Staatsblad op 12 mei 2014, en de Wet van 10 april 2014 houdende diverse
bepalingen inzake gezondheid, meer bepaald artikel 37 en artikel 40, vanaf 1 januari 2015
grondige wijzigingen worden aangebracht aan de terugbetaling van vaste orale vormen die
geleverd worden aan rusthuispatiënten. Het RIZIV wil immers dat vanaf 1 januari 2015 de
aflevering van terugbetaalbare geneesmiddelen (‘oraal-vaste’ vormen) aan de bewoners van
een rusthuis of RVT per eenheid worden getarifeerd. De apotheker zal hiervoor een specifiek
honorarium ontvangen, per week en per patiënt.
15. De OCMW-Raad stelt tevens vast dat beide inschrijvers een vaste kost per week per bewoner
zullen aanrekenen voor de aflevering van medicatie via het systeem van individuele
medicatievoorbereiding, hetgeen niet positief onthaald wordt door de vergadering.
16. Aangezien tegen 1 januari 2015 grondige wijzigingen worden verwacht voor de
terugbetalingsmodaliteiten van vaste orale vormen geleverd aan rusthuisbewoners en dat deze
bijkomende uitvoeringsbesluiten nieuwe voorwaarden hieromtrent zullen vastleggen, komt de
vergadering tot de consensus om een besluit in verband met de levering van medicatie via de
IMV regeling aan de bewoners van het Woonzorgcentrum ‘De Oase’ uit te stellen tot op het
ogenblik dat de nieuwe voorwaarden gekend zijn. Een besluit in verband met de onmiddellijke
toepassing van deze leveringen zou enkel verwarring en wrevel veroorzaken bij de bewoners
en hun families.
17. Een ander argument om de gunning van deze overheidsopdracht uit te stellen, resulteert uit de
vaststelling dat beide inschrijvers een forfaitaire kost aanrekenen per bewoner voor de
toelevering van medicatie via de IMV-regeling..
18. Uit deze bovenstaande feitelijke overwegingen volgt het voorstel om de huidige levering van
medicatie ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum te verlengen op basis van
de bestaande overeenkomst met NV apotheek Lenaerts – Heiveld 27 te 1745 Opwijk – voor de
periode tot en met 31 december 2014.
618
19. Op basis van de voorwaarden die bedongen zijn naar aanleiding van het uitschrijven van de
overheidsopdracht houdende de levering van medicatie ten behoeve van de residenten van het
woonzorgcentrum door de OCMW-Raad in zitting van 22 mei 2014, zal het OCMW Opwijk
de onderhandelingsprocedure verder zetten met het oog op de gunning van deze
overheidsopdracht voor de periode van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015.
BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8 STEMMERS:
1. De huidige opdracht houdende de levering van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve van
de residenten van het woonzorgcentrum “De Oase”, gegund aan NV Apotheek Opwijk Lenaerts
- Heiveld 27 te 1745 Opwijk – te verlengen voor de periode tot en met 31 december 2014 gelet op
de argumenten zoals geschetst in de feitelijke overwegingen (punt 14 tot en met punt 18).
2. Op basis van de voorwaarden die bedongen zijn naar aanleiding van het uitschrijven van de
overheidsopdracht houdende de levering van medicatie ten behoeve van de residenten van het
woonzorgcentrum door de OCMW-Raad in zitting van 22 mei 2014, zal het OCMW Opwijk de
onderhandelingsprocedure met de twee inschrijvers verder zetten met het oog op de gunning van
deze overheidsopdracht voor de periode van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015.
3. Deze beslissing zal worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de
beslissingen verstuurd naar:
 De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
 Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk.
4. Deze beslissing voor verdere opvolging over te maken aan:
 NV Apotheek Opwijk Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk
 Apotheek Verdesa NV, Nijverseelstraat 2 te 1745 Opwijk
 De heer Geert Geeroms, directeur woonzorgcentrum “De Oase”.
6.
OUDERENZORG – OVERHEIDSOPDRACHTEN – HET GUNNEN VAN EEN
OPDRACHT HOUDENDE DE LEVERING VAN DRANKEN EN VERSNAPERINGEN
VOOR DE CAFETARIA VAN HET WOONZORGCENTRUM “DE OASE” VOOR DE
PERIODE VAN 1 JULI 2014 TOT EN MET 30 JUNI 2016 – GUNNING VAN DE
OPDRACHT
DE RAAD,
Gelet op de volgende overwegingen:
 WETTELIJK :
1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid.
2. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare Centra voor
Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen.
3. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten, inclusief latere wijzigingen.
4. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, inclusief latere wijzigingen.
5. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inclusief latere wijzigingen.
619
6. Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerktreding van de
wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
van 15 juni 20006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan.
7. Wet van 21 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten.
 ADMINISTRATIEF – JURIDISCH :
1. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van het OCMW Opwijk in
zitting van 22 mei 2014 van het lastenboek en de wijze van gunning van een
overheidsopdracht houdende de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van
het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 juli 2014 tot en met 30 juni 2016.
2. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in zitting van 23 december 2013
van het meerjarenplan over de periode 2014-2019 en het budget over het boekjaar 2014.
 FEITELIJK :
1. In het woonzorgcentrum “De Oase” – zaal Aurelia – bevindt er zich een cafetaria die dagelijks
geopend is voor bewoners, familieleden en bezoekers van de ouderenvoorzieningen.
2. In deze cafetaria worden alcoholische en niet-alcoholische dranken verkocht en enkele kleine
versnaperingen zoals chips en chocoloade.
3. Momenteel staat Spar-Elite – Fabriekstraat 7 te 1745 Opwijk – in voor de leveringen aan de
cafetaria. Voor deze levering werd er in het verleden geen overheidsopdracht uitgeschreven.
4. Door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd in zitting van 22 mei 2014 beslist om een
opdracht met als voorwerp de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van
het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 juli 2014 tot en met 30 juni 2016 uit te
schrijven.
5. Voor de gunning van de opdracht “de levering van dranken en versnaperingen voor de
cafetaria van het woonzorgcentrum De Oase” werd er gekozen voor de
onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
6. De totale jaarlijkse kostprijs van de dranken en versnaperingen wordt geraamd op € 19.000
inclusief BTW.
7. Volgende leveranciers werden gecontacteerd voor het indienen van een offerte:
- Spar-Elite, Fabriekstraat 7, 1745 Opwijk
- NV Solucious, Rijksweg 6, 2880 Bornem
- Drankencentrale Nuelant BVBA, Baardegem Dorp 99, 9310 Baardegem
- Drinks De Rop, Dorp 5, 1745 Mazenzele
- De Bierschuur, Processiebaan 3, 1785 Merchtem
8. Volgende leveranciers hebben daadwerkelijk een inschrijving voor de opdracht “de levering
van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase”
ingediend:
- BVBA Supermarkt Elite, Fabriekstraat 7, 1745 Opwijk en maatschappelijke zetel
Groenstraat 13 te 1745 Opwijk
- Drankencentrale Nuelant BVBA, Baardegem Dorp 99, 9310 Baardegem en maatschappelijke
zetel Hollestraat 15 te 9310 Moorsel
620
9. De daartoe bestemde kredieten zullen voorzien worden in de meerjarenplanning 2014-2019
via het exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01.
De kost wordt verrekend op het grootboeknummer 2014/AP-91/095301/60102000/OCMW/GG/IE-GEEN ‘Voedingswaren-dranken’van het exploitatiebudget van
beleidsitem 0953-01 over het boekjaar 2014 en de meerjarenplanning over de periode 20142019.
10. Het proces-verbaal van opening van de offertes vastgesteld op 16 juni 2014.
11. Het proces-verbaal van nazicht van de inschrijvingen vastgesteld op 30 juni 2014.
12. Uit het proces verbaal van nazicht der biedingen blijkt dat de voorkeur gaat naar
Drankencentrale Nuelant BVBA – Baardegem-Dorp 99 te 9310 Baardegem. Deze leverancier
behaalt immers de beste eindscore op de gunningscriteria.
13. Het dossier van de gunning van deze opdracht werd door de gemeentelijke Ambtelijke
Commissie voor Overheidsopdrachten in zitting van 2 juli 2014 onderzocht en, rekening
houdend met de in voorgaand punt vermelde voorwaarden, gunstig geadviseerd.
14. Gelet op het visum van mevrouw Christel Ringoot, financieel beheerder van het OCMW
Opwijk.
15. Alle argumenten zijn dus aanwezig om een opdracht te gunnen met als voorwerp : “de
levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De
Oase” rechtmatig toe te wijzen.
BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8 STEMMERS:
1. Een opdracht met als voorwerp de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van
het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 augustus 2014 tot en met 31 juli 2016
toe te wijzen aan Drankencentrale Nuelant BVBA – Baardegem-Dorp 99 te 9310 Baardegem.
2. De opdracht toe te wijzen:
 Op basis van de door de Raad vastgestelde voorwaarden.
 Op basis van de voorwaarden zoals vermeld in de inschrijving van 13 juni 2014.
3. De kosten verbonden aan deze opdracht “de levering van dranken en versnaperingen voor de
cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase” te verrekenen op algemene rekening 60102000
“Voedingswaren - Dranken” van het exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01 (AP-91) over het
boekjaar 2014 en de meerjarenplanning 2014-2019.
4. Deze beslissing zal worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de
beslissingen verstuurd naar:
 De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
 Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk.
5. Deze beslissing voor uitvoering en verdere opvolging over te maken aan:
 Drankencentrale Nuelant BVBA – Baardegem-Dorp 99 te 9310 Baardegem.
 De heer Geert Geeroms, directeur woonzorgcentrum “De Oase”.
***
De heer Patrick De Smedt, Voorzitter OCMW , sluit na de afhandeling van het agendapunt 6 de
openbare vergadering.
De deur van het vergaderlokaal wordt gesloten.
De Voorzitter nodigt de Raadsleden uit om de dagorde van de geheime zitting aan te vatten.
***

De helden van Droeshout tijdens WO I

Voici les gagnants du concours Lotus Dinosaurus

verslag raad mei 2014

ZO KAAL ALS EEN LUIS

X-Stra!, op tijd aan de bel trekken - OCMW Antwerpen

Baarle-Hertog Pa rallelweg 1, 2387 Baarle-Hertog tel

1e Stadrun Opwijk

SENIOR-focus 2014 nr. 139

nt van udeert - Ziekenhuis Oost

Chirojaar 2014 – 2015