INHOUDSTAFEL Voorwoord .................................................................................................................................. 2 Onze missie ................................................................................................................................ 5 Onze waarden............................................................................................................................. 5 Onze basisdoelstellingen .......................................................................................................... 6 Strategische nota 2014-2019 ..................................................................................................... 7 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2014-2019........................................................................... 12 Beleidsnota 2015...................................................................................................................... 15 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2015 .................................................................................... 15 OCMW globaal.......................................................................................................................... 17 Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek ...................................................................................... 20 Kwaliteit .................................................................................................................................... 20 Veiligheid .................................................................................................................................. 21 Milieu ......................................................................................................................................... 23 Ethiek ........................................................................................................................................ 24 Groep Administratie ................................................................................................................ 24 Externe communicatie ............................................................................................................. 24 Interne communicatie .............................................................................................................. 25 Secretariaat .............................................................................................................................. 25 Algemeen onthaal ................................................................................................................... 26 Aankoopdienst ......................................................................................................................... 28 Juridische dienst ..................................................................................................................... 30 Financiële dienst ...................................................................................................................... 30 Informatica................................................................................................................................ 31 Technische dienst .................................................................................................................... 32 Personeelsdienst ..................................................................................................................... 34 Sociale dienst ........................................................................................................................... 36 Individuele & projectwerking gezamenlijke doelstellingen .................................................. 36 Projectwerking ......................................................................................................................... 38 Individuele hulpverlening ........................................................................................................ 40 Extramurale dienst ................................................................................................................... 41 Thuiszorg .................................................................................................................................. 41 Dienstencentrum Het Gaverke ................................................................................................ 42 Intramurale dienst .................................................................................................................... 43 Rob-rvt - intake - dvc - kortverblijf .......................................................................................... 43 Serviceflats/groep van assistentiewoningen......................................................................... 47 Logistiek ................................................................................................................................... 48 Keuken ...................................................................................................................................... 49 Lijst met afkortingen ................................................................................................................ 50 OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 1 VOORWOORD Het prioriteitenplan voor 2015 toont aan dat het OCMW, over zijn verschillende werkingen heen, de ambitie heeft om binnen de contouren van het BBC-verhaal verder te groeien naar een nog performantere organisatie. De maatschappij verandert snel, brengt nieuwe noden aan de oppervlakte en als Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn willen we een open huis zijn met een deur zonder drempel. Het realiseren van een infobrochure en het verder bespelen van diverse communicatiekanalen moet de naambekendheid van ons bedrijf nog vergroten. We beschikken immers over een heel divers dienstenaanbod dat op ieders noden inspeelt. Bij de geplande externe doorlichting van Audit Vlaanderen kunnen we het bewijs leveren dat onze organisatie vertrekt vanuit een goede structuur. Het OCMW is zeker geen verstarde, met het verleden vergroeide organisatie, maar een eigentijds gerund centrum. De inspanning die geleverd wordt om kinderarmoede te bestrijden, is met de oprichting van Het Waregems Overlegplatform Kinderarmoede (WOK) structureel onderbouwd om, in samenwerking met heel wat partners, uit te groeien tot een toonbeeld voor heel wat openbare besturen. Met de bouw van sociale huurwoningen te Beveren-Leie, de geplande renovatiewerken aan de Coorenblomme te Desselgem en de ingebruikname van de nieuwe sociale werkplaats op de site Transvaal, zijn de uitdagingen groot om van 2015 terug een Grand Cru-jaar te maken. Binnen het groeiproces naar meer samenwerking, efficiëntiewinst en synergie is de betrokkenheid van alle stakeholders groot. Bij het resultaatgericht werken, merken we een grote inzet en medewerking die zorgt voor een positieve uitstraling. Als voorzitter maak ik dan ook graag van de gelegenheid gebruik om alle medewerkers te bedanken voor hun dagdagelijkse inzet. Samen zijn ze immers de schakels die zorgen voor een sterke ketting waaraan veel mensen zich kunnen optrekken. Joost Kerkhove Schepen sociale zaken, senioren en sociale economie OCMW-voorzitter OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 2 Het meerjarenplan 2014-2019 en de beleidsnota 2015 werden opgesteld vanuit 4 perspectieven: financieel perspectief, groei- en leervermogen, interne processen en klantenperspectief. Voor elk perspectief werden een aantal strategische doelstellingen gedefinieerd: - Financieel perspectief: financiële zekerheid, kostenbeheersing, maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen, correcte verhouding tussen individuele bijdrage van de cliënten en de bijdrage van de gemeenschap. - Groeien leervermogen: personeelstevredenheid, deskundigheid, betrokkenheid, integriteitsmanagement, veilige werkomgeving, ICT en technologie. - Interne processen: afstemming dienstverlening, nieuwe dienstverlening, nieuwe praktijken/werkmethoden, efficiëntie verhogen, milieuvriendelijke en veilige infrastructuur. - Klantenperspectief: klantentevredenheid, naambekendheid, ruim kwalitatief hoogstaand aanbod, prijszetting en marktaandeel. De totale organisatie en organogram van het OCMW werd vertaald in een overkoepelende procesmap met: - sturende processen: KVME, leiderschap, strategie, financiën, personeel waardetoevoegende processen: sociale dienst, intra- en extramurale dienst ondersteunende processen: informatica, aankoopdienst, technische dienst, logistiek, keuken en secretariaat OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 3 S tr a te g ie m a p O C M W W a r e g e m K L A N T E N P E R S P E C T IE F K la n te n te v r e d e n h e id M a r k ta a n d ee l verh ogen P r ijs z e ttin g R u im k w a lita tie f h o o g s ta a n d a a n b o d N a a m b e k e n d h e id IN T E R N E P R O C E S S E N A fs te m m e n b e s ta a n d e d ie n s tv e r le n in g e n N ie u w e d ie n s tv e r le n in g e n O p tim a lis e r e n o r g a n is a tie p r o c e s s e n N ie u w e p r a k tijk e n / w e r k m e th o d e n V e ilig e e n m ilie u v r ie n d e lijk e in fr a s tr u c tu u r G R O E I- E N L E E R V E R M O G E N P e r so n e e lste v r e d e n h e id D e s k u n d ig h e id I C T & te c h n o lo g ie I n te g r ite itm a n a g e m e n t B e tr o k k e n h e id V e ilig h e id F IN A N C IE E L P E R S P E C T IE F F in a n c ië le z e k e r h e id : m ee r ja r e n g e m e e n te lijk e b ijd r a g e K o s te n b e h e e r s in g M a x im a a l b e n u tte n o v e r h e id s m id d e le n / gen ereren van o v e r h e id s s u b s id ie s C o r r e c te v e r h o u d in g tu s s e n in d iv id u e le b ijd r a g e n c lië n te n e n d e gem een sch a p OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 4 ONZE MISSIE Iedereen heeft het recht om in alle vrijheid en op een menswaardige wijze deel te nemen aan het maatschappelijk gebeuren. Daartoe willen wij zorg, hulp, opvang en begeleiding bieden waar nodig en dit in de eerste plaats voor de inwoners van onze eigen stad. Dit willen we realiseren d.m.v. een toegankelijk dienstenpakket, een doorgedreven gepersonaliseerd gebouwencomplex en een hoge kwaliteit van ouderenzorg en kansenbeleid op maat van de noden van onze cliënten. ONZE WAARDEN In onze dienstverlening richten wij ons op het totale mens-zijn van de cliënt, met bijzondere aandacht en respect voor zijn eigenheid en zelfredzaamheid. Samenwerking van beleid, medewerkers, cliënten en hun omgeving ervaren wij als een positieve kracht. Daartoe willen wij de nodige middelen inzetten, rekening houdend met een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap. Wij willen vanuit een open kijk en in samenspraak met onze omgeving blijven zoeken naar een kwaliteitsvol, vooruitstrevend en creatief welzijnsbeleid, met bijzondere aandacht voor kansarmen en senioren. OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 5 ONZE BASISDOELSTELLINGEN Aanbod Aanbieden van een brede waaier van dienstverlening in Waregem voor alle bevolkingsgroepen met voortdurende aandacht voor maatschappelijke ontwikkelingen en veranderingen. Cliënten Het verder ontwikkelen van een totaalbenadering van de cliënt met respect voor zijn eigenheid en gericht op het maximaal behoud van zijn fysiek, psychisch en sociaal welzijn. Accommodatie Realiseren van een eigentijdse en milieuvriendelijke infrastructuur gericht op huiselijkheid en veiligheid. Personeel Uitbouwen van een voldoende kwantitatieve en kwalitatieve personeelsomkadering met aandacht voor deskundigheid, betrokkenheid en samenwerking. Prijs Realiseren van financiële haalbaarheid voor cliënten en organisatie met als basis een evenwichtige verhouding prijs-kwaliteit en een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap. Plaats in omgeving Lokaal en regionaal profileren van het OCMW als een onmisbare partner in het welzijnsgebeuren. Promotie Voeren van een doeltreffend en doelmatig informatiebeleid, zowel intern als extern. Organisatie Streven naar een duidelijke organisatiestructuur, naar inhoud en vorm voortdurend gevoed door de specifieke inbreng van beleids- en beroepskrachten. OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 6 MEERJARENPLAN 2014-2019 STRATEGISCHE NOTA 2014-2019 OCMW GLOBAAL Doelstelling Samenwerking faciliteren met stad Actie de kwaliteit en de efficiëntie van de organisatie borgen en waar mogelijk verhogen door synergieën te creëren FINANCIËLE EN SOCIALE HULP We voeren de missie van het OCMW uit binnen een snel veranderende en steeds complexer wordende maatschappij. Qua organisatie en structuur gaan we mee in de tendens van informatiseren en optimaliseren van de hulpverlening. Ook onze visie volgt deze evolutie: diversifiëren van dienstverlening, hulpverlening bieden binnen verschillende levensdomeinen, met respect voor verschillende sociaal-culturele achtergronden. We vertrekken vanuit de sterktes van onze cliënten en hun leefwereld. We geloven in hun capaciteiten en creëren een draagvlak waarin ze leren voortbouwen op hun kwaliteiten en leren omgaan met hun beperkingen. Sociale dienst Doelstelling Het verzekeren van het recht voor de persoon om een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid. Het verzekeren van preventieve en curatieve hulp informatie bieden en bemiddelen bij allerlei maatschappelijke problemen Actie aanbieden van begeleiding op maat binnen de mogelijkheden van de organisatie (schuldhulpverlening/CSR, financiële ondersteuning, opvoedingsondersteuning, juridische bijstand, materiële bijstand,…) wegwijsfunctie binnen en/of buiten het OCMW zodat de mensen correct geïnformeerd worden m.b.t. hun hulpvraag preventieve en curatieve hulpverlening aanbieden (energie, wonen,…) Doelstelling De zorg voor wonen verder uitwerken onderzoek naar het organiseren van een woonloket (centraal informatiepunt kenniscentrum Actie m.b.t. wonen) verdere uitwerking en opvolging van het proefproject preventieve woonbegeleiding in samenwerking met het CAW, RSVK en Helpt Elkander verdere uitwerking en opvolging regisseursrol lokale toewijzingscommissie Lokaal Toewijzingsreglement Waregem uitwerking van het begeleid zelfstandig wonen voor jongvolwassenen lokale en regionale afstemming aanbod sociale dienst met andere welzijnsorganisaties (deelname aan stuurgroep thuisloosheid, project warmer wonen Leiedal,…) realiseren van een performant aanbod COC/doorgangswoningen Doelstelling Zorgen dat de burger met zijn vraag op de juiste plaats terecht kan en zo snel mogelijk het juiste antwoord krijgt verruimen van het digitaal sociaal huis (informatie-, loket- en doorverwijsfunctie - netwerk) Actie onderzoek naar invulling van de zitdagen in deelgemeenten OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 7 Doelstelling Hulpverlening preventief en pro-actief inzetten met het oog op het terugdringen van kinderarmoede Actie gerichter inzetten van de enveloppe kinderarmoedebestrijding binnen de middelen socio- culturele participatie met het oog op het verhogen van de ontwikkelingskansen van kinderen in armoede overleg rond kinderarmoede structureel inbedden in het al bestaande lokaal overleg kinderopvang met het oog op een multidisciplinaire en integrale aanpak en het ontwikkelen van een beleid dat kinderarmoede bestrijdt onderzoek naar de realisatie van/samenwerking met een laagdrempelig lokaal initiatief met het oog op het verhogen van het bereik van gezinnen in armoede Doelstelling Verhogen van de samenwerking en afstemming van de lokale welzijnsactoren Actie verder stimuleren van de informatieuitwisseling, samenwerking en afstemming van de verschillende welzijnsorganisaties door het jaarlijks organiseren van een sociaal rendez-vous uitbouw en opvolging van het lokaal sociaal beleid en bepalen regierol bij de uitvoering en monitoring van beleidsdomeinoverschrijdende doelstellingen via de stuurgroep LSB organiseren van externe jobwissels met het oog op het verhogen van de kwaliteit van de hulpverlening door te leren van elkaar invulling en verdere uitbouw buurtwerk kritisch bekijken (positie verduidelijken) Doelstelling Verhogen preventieve aanpak armoedebestrijding Actie promoten gebruik van mobiele budgetbeurs in de scholen verder promoten opvoedingsondersteuning - gezinsondersteuning onderzoek naar noodzaak aan studieondersteuning in Waregem vormingen organiseren voor de doelgroep kansarmen (via socio-culturele integratie) energiearmoede: betere bekendmaking en stimuleren groepsaankoop groene energie, sociale dakisolatie, premies, rationeel energiegebruik,… LOI Doelstelling Verhogen inburgering en integratie van nieuwkomers Actie uitwerken project ‘samen inburgeren’ i.s.m. de integratiedienst stad Waregem verder uitbouwen van het netwerk op vlak van inburgering via de integratiedienst stad Waregem Activering van tewerkstelling Doelstelling Een actief en doelgericht opleidings- en tewerkstellingsbeleid voeren Actie actieve samenwerking met lokale sociale economiebedrijven (Werkplus,…) meewerken aan het actieplan regionale activeringsstrategie voor Zuid-West-Vlaanderen blijvende participatie in de werkwinkel gerichter inzetten op activering van kwetsbare jongvolwassenen (18- tot 25-jarigen) OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 8 THUISZORG We willen de thuiszorgdiensten gericht uitbouwen om zo de Waregemse thuiswonende senioren, langdurig zieken en personen met een beperking in staat te stellen zo lang mogelijk kwaliteitsvol thuis te wonen. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de groep van de meest kwetsbare ouderen. Thuiszorgdiensten Doelstelling Verder uitbouwen van de loketfunctie voor informatie, advies en ondersteuning op vlak van thuiszorg Actie informeren en adviseren rond het aanbod aan thuiszorgondersteuning binnen de Waregemse regio organiseren en deelnemen aan zorgoverleggen bij complexe zorgsituaties realiseren van één aanspreekpunt voor senioren verdere uitbouw van de werking Lokaal Steunpunt Thuiszorg, creëren van zorgnetwerken Doelstelling Gericht aanbieden van dienstverlening met bijzondere aandacht voor de groep van de meest kwetsbare ouderen Actie gericht ondersteunen van mantelzorgers onder andere door het organiseren van infomomenten focus op de doelgroep van meest zorgbehoevenden door regelmatige opvolging actief meewerken in de verdere uitrol van de wijkwerking Doelstelling Onderzoeken inbedding thuiszorgloket en versterken van de samenwerking met sociale dienst en wzc De Meers Actie verstevigen van de samenwerking met wzc De Meers en sociale dienst o.a. door het realiseren van structureel overleg tussen de intake en de zorgcoördinatie onderzoeken van de mogelijkheden op vlak van locatie van het thuiszorgloket Dienstencentrum Doelstelling Realiseren van 1 centraal sterk uitgebouwd lokaal dienstencentrum, met antennepunten Actie realisatie 1 centraal sterk uitgebouwd dienstencentrum dat voldoet aan de infrastructuurnormen uitbouwen van minstens 1 wijkhuis mogelijkheden van een mobiel dienstencentrum onderzoeken wijkwerking verder uitrollen: organiseren van toegankelijke ontmoetingsnamiddagen en individuele bezoeken aan 80+ die niet (meer) actief zijn in het verenigingsleven Doelstelling Afstemmen van het aanbod op de veranderende behoeften en samenstelling van de doelgroep Actie afstemmen van de programmatie op het bestaande aanbod vanuit de verenigingen verkennen van hiaten binnen het bestaand aanbod zoeken naar manieren om diverse nieuwe doelgroepen (o.a. allochtonen, langdurig zieken, langdurig werklozen, psychiatrische patiënten,…) in te passen binnen de werking Doelstelling Verhogen van de mobiliteit van senioren Actie Minder Mobielen Centrale verder uitbouwen gebruik van minibus om mobiliteit van senioren en personen in een rolwagen te verhogen aandacht voor mobiliteit bij de organisatie van activiteiten Doelstelling Voeren van een actief stimulerend vrijwilligersbeleid Actie afstemming van het vrijwilligersbeleid binnen de verschillende diensten van het OCMW aantrekken van voldoende vrijwilligers ondersteunen van vrijwilligers onder andere door het organiseren van gerichte vormingsactiviteiten OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 9 WONEN VOOR OUDEREN De Meers Het woonzorgcentrum is een voorziening van het OCMW van Waregem die aangepaste woongelegenheid wil bieden aan bejaarden en dit ongeacht hun filosofische, ethische, culturele en politieke overtuiging of hun financiële situatie. De Meers wil een thuis zijn waar zowel gezonde als zorgbehoevende ouderen wonen, leven, verzorgd worden en mogen sterven. Bewoners mogen bij elk van deze processen begeleiding verwachten vanwege de directie en de medewerkers. De Meers wil ook een plaats zijn waar jonge zorgbehoevende mensen een thuis kunnen vinden. Zij kunnen opvang en begeleiding verwachten binnen de grenzen van de medische, verpleegkundige en psychosociale opdracht van een rust- en verzorgingstehuis. De Varent/Coorenblomme De Varent en Coorenblomme zijn voorzieningen van het OCMW van Waregem die aangepaste woongelegenheid bieden aan valide en laag zorgbehoevende senioren en dit ongeacht hun filosofische, ethische, culturele of politieke overtuiging. De Varent en Coorenblomme willen de autonomie van de bewoners maximaal garanderen. Indien zij dit wensen kunnen bewoners beroep doen op diverse vormen van dienstverlening. Sociale huurwoningen Doelstelling Het aanbod van sociale huurwoningen voor senioren vergroten in functie van de stijgende noden Actie uitbouwen seniorenwoningen éénpersoonswoongelegenheden binnen PPS Ware Heem De Varent/Coorenblomme Doelstelling Actie Doelstelling Actie Structureel samenwerken met het dienstencentrum sociaal culturele activiteiten worden georganiseerd in samenwerking met het dienstencentrum Onderzoeken renovatie infrastructuur Coorenblomme onderzoek naar renovatiemogelijkheden energie keuze prioriteiten renovatie en praktische planning vernieuwing Doelstelling Profilering verblijfscondities in functie van doorstroming naar De Meers Actie uitwerken van duidelijke doorstroomcriteria van De Varent en de Coorenblomme naar wzc De Meers oplijsten van meetbare condities om doorverwijzing te verantwoorden vertalen condities naar opnameovereenkomst en huishoudelijk reglement De Meers/Kortverblijf Doelstelling Expertise dementie uitbouwen Actie opnamemogelijkheden ouderen met dementie uitbreiden mogelijkheden voor opname jongdementerenden onderzoeken kleinschaligheid organiseren in grootschalige omgeving OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 10 Doelstelling Deskundigheid en betrokkenheid verhogen van personeelsbeleid van De Meers Actie uitbouwen van een doordachte functiedifferentiatie werkdruk in kaart brengen – gerichte maatregelen treffen acties ondernemen om teamgeest hoog te houden doordacht opleidingsbeleid capaciteiten van medewerkers onderkennen en benutten Doelstelling Aanbieden van comfortabele infrastructuur aan bewoners Actie nagaan welke impact ‘kleine’ kamers hebben op opnamebeleid confer nieuwe wzc plannen van eventuele aanpassingen Doelstelling Uitwerken van een beleid rond vroegtijdige zorgplanning Actie palliatief referent opmaken van infobrochures religieuze en filosofische ondersteuning aanbieden Doelstelling Aanbieden van psychologische ondersteuning aan bewoners Actie onderzoeken psychologische ondersteuning overleg met huisartsenkorps beperken van psychofarmaca Doelstelling Fixatievrij werken Actie benchmarking aanpassing van infrastructuur en accommodatie duidelijke richtlijnen opmaken geregeld overleg met huisartsen en familieleden Doelstelling Structureel samenwerken met thuiszorgdiensten OCMW Waregem Actie uitwisselen van gegevens bij opname van bewoners die gekend zijn door de extramurale dienst samenwerking in het kader van opvang van ouderen die niet aan de criteria voldoen voor opname in het wzc samenwerking bij opname en ontslag gebruikers kortverblijf zorgcoördinatie hier expliciet benoemen Dagverzorgingscentra De Meers/De Manège Doelstelling Uitbouwen van ondersteuning van familieleden van gebruikers met dementie Actie opstarten van praatgroepen kennisoverdracht over het ziektebeeld dementie individuele begeleiding waar nodig samenwerking met thuiszorgdiensten Doelstelling Uitwerken van een programma voor jongere mensen met dementie Actie onderzoeken welke nood er is voor opvang van mensen met jongdementie aangepaste accommodatie en programma uitwerken OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 11 Strategische nota Prioritaire beleidsdoelstellingen 2014-2019 KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Visie ontwikkelen voor de toekomstige locatie en werking dienstencentrum en thuiszorg Beleidsdomein 04 - Thuiszorg Beleidsitem 09511 – Dienstencentrum Het Gaverke visie ontwikkelen voor toekomstige locatie en werking dienstencentrum en thuiszorg Actieplan Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 uitvoeren van een benchmarkbezoek aan een mobiel dienstencentrum evalueren van het project wijkwerking oplijsten van alternatieven voor de locatie dienstencentrum en thuiszorg evalueren van de verschillende alternatieven formuleren van een gefundeerd voorstel en beleidsbeslissing documentatie benchmarkbezoek en oplijsting mogelijke alternatieven gefundeerd voorstel Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 OCMW Waregem Impact op de LOI-werking naar aanleiding van afbouw LOI-plaatsen 03 – Financiële en sociale hulp 09030 - Lokaal opvanginitiatief heroriëntering lokale opvang in het kader van de LOI-afbouw opmaak analyse van mogelijke alternatieven in functie van de werking herorganiseren personeelsinzet op basis van gemaakte beleidskeuzes dossierbarometer LOI-COC-doorgangswoningen Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 12 Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Optimaliseren van de instroom van budgethulpverlening 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst diverse instroomsystemen in kaart brengen volgens het principe van maximale zelfredzaamheid gedifferentieerde aanpak budgethulpverlening aantal instroom en hulpverleningsaanbod binnen budgethulpverlening Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Verkorten gemiddelde duur doorlooptijd budgethulpverlening - uitstroom 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst nagaan aantal en reden uitstroom budgethulpverlening verder implementeren van de uitstroommethodiek ontwikkelen gefaseerd model voor afbouw budgetbeheer verfijnen afsprakennota en evolutieopvolging opleiding rond sterkte van de cliënten en zelfredzaamheid bevorderen evaluatie evolutie doorlooptijd, aantal budgetdossiers Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Op punt stellen van de samenwerking tussen Werkplus en thuiszorgloket 04 - Thuiszorg 09470 – Klusjes en groendienst & 09481 - Poetsdienst op elkaar afstemmen van beide werkingen overleg tussen beide diensten vastleggen van de interne procesflows verzekeren van de link met het thuiszorgloket positieve evaluatie van de nieuwe werking Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan OCMW Waregem Brandveiligheid De Meers – A-attest behalen 05 - Wonen voor ouderen 09531 - De Meers maatregelen treffen om aan de brandweernormen te voldoen inventaris opmaken van zitmeubilair met en zonder brandvertragend attest aankoop van brandvertragend zitmeubilair Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 13 Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 open livings inrichten conform regelgeving wegwerken van technische mankementen volgens inspectieverslag brandweer behalen brandweerverslag met A-score Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 40 000 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo - 40 000 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Nieuwe praktijken en werkmethoden Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Verkorten gemiddelde doorlooptijd budgethulpverlening 03 - Financiële en sociale hulp 09000 - Sociale dienst nagaan uitstroom budgethulpverlening aan cliënten bevorderen maximale zelfredzaamheid in budgetbeheer en ontwikkelen uitstroommethodiek invoering van de intensievere begeleidingsmethodiek evaluatie evolutie doorlooptijd, daling aantal budgetdossiers doorlooptijd dossiers Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Uitgave 0 0 0 0 0 0 OCMW Waregem Uitwerken nieuwe structuur sociale dienst 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst benchmarkbezoek/overleg met OCMW’s uit de Belfiuscluster opstart interne werkgroep in kaart brengen aanbod hulpverlening/expertise – linken met SD stad/thuiszorg duidelijk personeelskader uittekenen opmaak nieuw organogram organogram personeelskader Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 Uitgave 0 0 0 0 0 0 Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0 Saldo 0 0 0 0 0 0 14 Beleidsnota 2015 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2015 GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2015 Uitgave 0 Uitwerken nieuwe structuur sociale dienst 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst benchmarkbezoek/overleg met OCMW’s uit de Belfiuscluster opstart interne werkgroep in kaart brengen aanbod hulpverlening/expertise – linken met SD stad/thuiszorg duidelijk personeelskader uittekenen opmaak nieuw organogram organogram personeelskader Exploitatie Ontvangst 0 Saldo 0 Uitgave 0 Investering Ontvangst 0 Saldo 0 Uitgave 0 Andere Ontvangst 0 Saldo 0 INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2015 Uitgave 0 Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting 2015 Uitgave 0 Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan OCMW Waregem Optimaliseren van de instroom van budgethulpverlening 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst diverse instroomsystemen in kaart brengen volgens het principe van maximale zelfredzaamheid gedifferentieerde aanpak budgethulpverlening aantal instroom en hulpverleningsaanbod binnen budgethulpverlening Exploitatie Ontvangst 0 Saldo 0 Uitgave 0 Investering Ontvangst 0 Saldo 0 Uitgave 0 Andere Ontvangst 0 Saldo 0 Verkorten gemiddelde duur doorlooptijd budgethulpverlening - uitstroom 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst nagaan aantal en reden uitstroom budgethulpverlening verder implementeren van de uitstroommethodiek ontwikkelen gefaseerd model voor afbouw budgetbeheer verfijnen afsprakennota en evolutieopvolging opleiding rond sterkte van de cliënten en zelfredzaamheid bevorderen evaluatie evolutie doorlooptijd, aantal budgetdossiers Exploitatie Ontvangst 0 Saldo 0 Uitgave 0 Investering Ontvangst 0 Saldo 0 Uitgave 0 Andere Ontvangst 0 Saldo 0 Op punt stellen van de samenwerking tussen Werkplus en thuiszorgloket 04 - thuiszorg 09470 – Klusjes en groendienst & 09481 - Poetsdienst op elkaar afstemmen van beide werkingen Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 15 Meting 2014 Uitgave 0 OCMW Waregem overleg tussen beide diensten vastleggen van de interne procesflows verzekeren van de link met het thuiszorgloket positieve evaluatie van de nieuwe werking Exploitatie Ontvangst 0 Saldo 0 Uitgave 0 Investering Ontvangst 0 Saldo 0 Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 Uitgave 0 Andere Ontvangst 0 Saldo 0 16 Overige beleidsdoelstellingen 2015 OCMW globaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Dienstverlening van het OCMW bekendmaken Actie actualiseren en inhoudelijk verdiepen van de website druk en verdeling infobrochure regelmatige publicatie in De Sprong Meting verdeling vernieuwde infobrochure Streefcijfer: Realisatie: verdeling vernieuwde infobrochure Prijszetting Doelstelling Evalueren en actualiseren van de tarieven a.d.h.v. het principe “de juiste prijs voor de juiste dienstverlening” Actie goedgekeurde prijsaanpassing door de OCMW-raad goedgekeurde tarievenlijst Meting Realisatie: Streefcijfer: goedgekeurde tarievenlijst INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Afstemmen vrijwilligersbeleid Actie erkenning als 1 vrijwilligersdienst effectieve erkenning Meting Streefcijfer: Realisatie: erkenning en subsidiëring in 2015 Doelstelling Krachtenbundeling technische sociale tewerkstelling Actie afstemming werking LDE klusjes- en groendienst, technische dienst en Werkplus uitbouwen en versterken samenwerking binnen nieuwbouw Werkplus afgestemde gezamenlijke processen Meting Realisatie: Streefcijfer: 5 afgestemde gezamenlijke processen Nieuwe dienstverlening Doelstelling Opvolgen bouw sociale huurwoningen Beveren-Leie Actie opvolging bouwproject i.s.m. de WVI werfverslagen – aanwezigheid op werfvergaderingen Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % aanwezigheid OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 17 Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Opmaken van toewijzingsreglement voor de sociale huurwoningen in Beveren-Leie Actie opmaak en goedkeuring van het toewijzingsreglement reglement Meting Realisatie: Streefcijfer: goedgekeurd toewijzingsreglement door de OCMW-raad Doelstelling Onderzoeken van de samenwerkingsmogelijkheden met stad Waregem Actie bespreking met het stadsbestuur/managementteams afstemming Meting Realisatie: Streefcijfer: 1 uitgeschreven procesverloop tot samenwerking Doelstelling Opnemen regierol cfr. het Vlaams Regeerakkoord Actie opvolgen concretisering elementen regeerakkoord uitgeschreven visie op regie i.k.v. het lokaal sociaal beleid en armoedebeleid Meting Realisatie: Streefcijfer: uitgeschreven visie Doelstelling Voorbereiden inbedding thuiszorgloket binnen administratief centrum, Werkplus Actie opmaak globaal plan locatie thuiszorgloket plan Meting Realisatie: Streefcijfer: goedgekeurd plan Efficiëntie verhogen Doelstelling Opvolgen auditrapport van de externe organisatie audit door Audit Vlaanderen Actie opvolgen aanbevelingen auditrapport aantal opgevolgde aanbevelingen Meting Realisatie: Streefcijfer: 50 % Doelstelling Externe jobwissel Actie organiseren externe jobwissel aantal jobwissels Meting Streefcijfer: Realisatie: 10 Doelstelling Uittekenen werking aantal stafdiensten en sociale dienst n.a.v. pensioneringen Actie uittekenen werking i.s.m. de stad uitgetekende werking Meting Realisatie: Streefcijfer: goedgekeurde werking GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Uitvoeren en opvolgen van de algemene personeelstevredenheidsenquête Actie opvolgen acties n.a.v. verwerking enquête aantal opgevolgde acties Meting Realisatie: Streefcijfer: 50 % OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 18 Betrokkenheid Doelstelling Uitvoeren van interne kwaliteitsaudits in alle processen Actie de interne auditpool staat in voor de uitvoering van de audits aantal interne audits Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting Kwartaalvergaderingen met de financiële dienst en alle budgethouders kwartaalvergaderingen aantal vergaderingen Realisatie: Streefcijfer: 4 x/jaar Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting Financiële opvolging van alle belangrijke financiële stromen opvolging via de kwartaalvergaderingen met de budgethouders doorlichting door audit Vlaanderen aantal opvolgingen Realisatie: Streefcijfer: 4 x/jaar OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 19 Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek Kwaliteit KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Voldoen aan de ISO 9001 norm Actie opvolgingsaudit door bureau Veritas certification Meting eindverslag Streefcijfer: Realisatie: gunstig eindverslag INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Systematisch zoeken naar afstemming en coördineren van de werking en dienstverlening bij de uitvoering van de interne audits Actie opdracht aan interne auditpool aantal audits Meting Realisatie: Streefcijfer: 20 % Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling In kaart brengen van alle procesrisico’s i.f.v. het intern controlesysteem en de nieuwe ISO 9001 norm Actie risicomatrixen per proces zijn opgemaakt aantal risicomatrixen Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % Efficiëntie verhogen Doelstelling Opvolgen van de nieuwe elementen uit de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen in het kader van de externe audit Actie opvolgen self-assessment van leidraad organisatiebeheersing tegen de datum van de externe Meting audit actueel self-assessment Realisatie: Streefcijfer: 50 % van de nieuwe elementen zijn geïmplementeerd Doelstelling Systematisch zoeken naar vereenvoudigingen door de interne auditpool Actie bespreking en uitwerking met de interne auditoren aantal aanbevelingen in de verslagen van de interne audits Meting Realisatie: Streefcijfer: 1 aanbeveling per auditverslag OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 20 Veiligheid INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Ergonomiebeleid uitbouwen Actie draagvlak creëren bij stakeholders stuur- en werkgroepen samenstellen en organiseren verzamelen indicatoren communicatie naar stuurgroep en werkgroep opleidingsplan voor werkgroepleden (referenten) bestaand opleidingsplan verder uitvoeren Meting agenda’s vergaderingen rapportindicatoren opleidingsplan Realisatie: Streefcijfer: 2 x stuurgroep 2 x werkgroep Efficiëntie verhogen Doelstelling Brandinterventieplan verfijnen Actie faalkansen i.k.v. risicoanalyse van de actiekaarten onderzoeken Meting alle niet beheerste faalkansen van 1 specifieke doelstelling zijn opgelijst Streefcijfer: Realisatie: 1 specifieke doelstelling binnen het interventieplan (verwittigen) Doelstelling Overstap naar meer functionele software Actie nieuwe software IDPBW + overzetten gegevens huidige accesdatabank afspraken met personeelsdienst betreffende hun HR-software i.f.v. lijst met basiscompetenties Meting veiligheid per functie en flexibiliteitsmatrix veiligheid op niveau medewerker + eventueel dynamische koppeling personeelsgegevens rapportages Streefcijfer: Realisatie: 1 module operationeel en uitgetest flexibiliteitsmatrix veiligheid is voorzien in HR software Doelstelling Ondersteunen veiligheids- en welzijnsbeleid Werkplus Actie onderzoek naar mogelijkheden op vlak van een gemeenschappelijke preventiedienst en/of Meting samenwerking uitwerken visie en beleid advies basisoverlegcomité verslagen, projectfiches, raadsbeslissingen Streefcijfer: Realisatie: raadsbeslissing OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 21 Veilige werkomgeving Doelstelling Het psychosociaal welzijn van alle medewerkers bewaken Actie procedure OGGW uitbreiden naar bredere context van de nieuwe wetgeving risicoanalyse psychosociaal herinventariseren, -evalueren en de beheersmaatregelen herbekijken samen met de directies en personeelsdienst op basis van relevante subthema’s brainstorm met de vertrouwenspersonen over de prioritaire thema’s terugkoppeling naar beleid en directieteam input van eventueel volgend tevredenheidsonderzoek mee opnemen risicoanalyses sharepoint verslag werkgroep vertrouwenspersonen gerealiseerde beheersmaatregelen Meting Realisatie: Streefcijfer: procedure herschreven 2 x overleg met vertrouwenspersonen risicoanalyse psychosociaal voor ieder team beschikbaar beheersmaatregelen aan beleid voorgesteld (+ BOC) GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Veiligheidscultuur verder uitwerken en bestendigen Actie zelfsturend aspect van teams bevorderen in onderstaande items aanduiden van veiligheidsreferenten op werkvloer (VTO) veilig gedrag verder promoten via sensibilisatie en opleiding (alle diensten) veiligheidscultuurmeting (alle diensten) veiligheidsobservaties TD bestendigen en opstart promoten voor andere diensten cruciale veiligheidsdocumenten (bv. VIK AM,VIK TAKEN, PBM’s, GVP dichter bij werkvloer brengen voor TD (farde werkplaats + wagens of evenwaardig alternatief) lijst met basiscompetenties veiligheid i.f.v. VTO project (alle diensten) Ohsas 18001 verder maximaal uitbouwen en bestendigen binnen het kwaliteitsbeleid teamverslagen diensten, werkgroep VTO vastgelegde opleidingen via VTO aantal toolboxen, affiches of andere sensibilisatiedocumenten of -momenten rapportages veiligheidscultuurmeting performantie-indicatoren fardes, documenten of draagbare media op werkvloer interne audit (bij voorkeur i.s.m. stad Waregem) Meting Realisatie: Streefcijfer: veiligheidsreferenten zijn aangeduid opleidingen zijn zichtbaar voor HL minstens 6 sensibilisatieaffiches minstens 5 toolboxmomenten veiligheidscultuur meting voor alle diensten minstens 5 toolboxmomenten vastgelegd op grafieken door HL steekproef bij medewerkers: kennis van documenten + documenten onmiddellijk beschikbaar 1 interne audit OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 22 Milieu INTERNE PROCESSEN Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Papierverbruik binnen het OCMW blijft op hetzelfde peil als in 2014 Actie bijhouden papierverbruik tijdens de kwaliteitsvergaderingen de resultaten toetsen aan de verbruikscijfers 2014 regelmatig sensibiliseren van medewerkers om papierverbruik te verminderen (nieuwsflits, teamvergaderingen e.d.) communiceren van resultaten Performantie-indicator papierverbruik Meting Realisatie: Streefcijfer: idem als in 2014 Doelstelling Duurzamer aankopen Actie oplijsten van investeringsdossiers of dossiers courante aankopen die in aanmerking komen om specifieke eisen te stellen op vlak van milieuvriendelijkheid of duurzaamheid bestekken opmaken waaruit deze duurzaamheid blijkt en/of die overeenstemmen met de principes van het nieuwe materialendecreet van 23/12/2011 (vervanger van het afvalstoffendecreet VLAREA) en VLAREMA van 23/05/2012 toepassen van het LCC-principe op deze aankopen (Life Cycle Costing) 3 opdrachten in 2015 Meting Realisatie: Streefcijfer: 3 opdrachten Doelstelling Implementeren nieuwe decreet betreffende duurzaam gebruik van pesticiden in het Vlaamse Gewest Actie vanaf 01/01/2015 wordt het nieuwe decreet van kracht en geldt een ‘verbod’ op het gebruik van pesticiden samen met groendienst bepalen welke terreinen onder de bepalingen vallen van het nieuwe decreet uitstippelen van nieuwe werkmethodes en bepalen welke eventuele investeringen er zullen moeten gebeuren i.f.v. de uitvoering deze mogelijke investeringen in overleg met stad Waregem proberen te combineren voor beide groendiensten + ook de werkmethodes op elkaar afstemmen werkmethodes klaar tegen half 2015 mogelijke investeringen in budgetwijziging 2015 of budget 2016 opnemen Meting Streefcijfer: Realisatie: werkmethode: 01/07/15 investeringen: 15/10/15 GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Volgen van vormingsinitiatieven en/of studiedagen rond het thema ‘Milieu’ binnen de zorgsector Actie opvolgen opleidingsaanbod keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en kostprijs inplannen in agenda registratie aantal uren vorming Meting Streefcijfer: Realisatie: 6 uren OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 23 Betrokkenheid Doelstelling Deelname aan minstens 1 nationale actie op vlak van milieu, ecologie of Fair Trade Actie opvolgen van landelijke acties die worden geprogrammeerd keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en eventuele kosten inplannen in agenda publicatie en bekendmaking van actie in nieuwsflits Meting Streefcijfer: Realisatie: 1 actie Ethiek GROEI- EN LEERVERMOGEN Integriteitsmanagment Doelstelling Implementatie nieuwe wetgeving psychosociale risico’s Actie uitbreiding toepassingsgebied + wijzigingen aan systeem met vertrouwenspersonen verwerken in procedures/werkinstructies aantal aangepaste procedures/werkinstructies Meting Realisatie: Streefcijfer: alle procedures/werkinstructies geactualiseerd Groep Administratie Externe communicatie KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Alle informatie- en communicatiebronnen worden gebruikt, onderhouden en opgevolgd Actie opvolgen van alle communicatiebronnen o.a. via het redactiecomité Meting via performantie-indicatoren in sharepoint Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse controle INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Ontwikkelen huisstijl Actie afstemmen en ontwikkelen van een minimale huisstijl afstemming via de redactievergaderingen Meting Streefcijfer: Realisatie: vastgelegde afspraken m.b.t. een huisstijl OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 24 Interne communicatie KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Opvolging van de informatiebronnen Actie controle van de foldertoren, website, lijst contactpersonen, draaiboek onthaal en de onthaalMeting brochure voor medewerkers performantie-indicatoren Streefcijfer: Realisatie: 12 opvolgingen/jaar Secretariaat KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actieve deelname aan de ontwikkeling van een nieuwe huisstijl Actie professionaliteiten op vlak van interne en externe communicatie groeien volgen van de opleiding Indesign Meting nieuwe folders en brochures zijn aangepast en ter beschikking Streefcijfer: Realisatie: december 2015 Doelstelling Opfrissen van de BIN-normen Actie opleiding BIN-norm gebruik van intranet als communicatiekanaal om deze kennis door te geven aanbod aan alle OCMW-medewerkers van de mogelijkheid om de begrippen van de norm Meting toegelicht te krijgen opvolging en ondersteuning waar nodig actueel overzicht van de BIN-norm op SP en op intranet PI: gerichte controle op de naleving van de norm Streefcijfer: Realisatie: maandelijks Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Uitwerken van een doublure wat betreft het takenpakket “kwaliteit” Actie uitwerken doublurefunctie correspondent en opvolging klachten en meldingen doublure m.b.t. controle performantie-indicatoren doublure werkt actief mee in het kwaliteitsgebeuren Meting Streefcijfer: Realisatie: december 2015 Doelstelling In kaart brengen procesrisico’s secretariaat/onthaal Actie opsommen van de risico’s en beheersmaatregelen vast punt in het teamoverleg bespreking knelpunten in de kwaliteitsvergaderingen procesrisico’s en beheersmaatregelen staan op SP Meting Realisatie: Streefcijfer: 3-wekelijks op teamoverleg OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 25 INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Herwerken en saneren van het elektronisch OCMW-fotoarchief Actie selecteren van het te archiveren fotomateriaal uit de elektronische galerij herbenoemen van elke foto opladen van fotomateriaal naar beeldbank stad Waregem indelen per proces uittekenen lijnen naar interne fotografen fotomateriaal is beschikbaar via beeldbank en kan door iedereen gebruikt worden Meting eigen servers zijn vrij van fotomateriaal Realisatie: Streefcijfer: 50 % van het huidig bestand op de Q-schijf Algemeen onthaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Aandacht voor de cliënt door in samenwerking met de SD bepaalde thema’s te accentueren Actie inpikken op de vragen over energie, sensibiliseren tot rationeel energieverbruik uitwerken en ondersteunen van het taalbeleid in de hulpverlening door o.a. taalacties en – initiatieven op touw te zetten opmaak folders culturele participatie 14-daags overleg tussen de diensthoofden SD-onthaal onderzoek relevantie, haalbaarheid en mogelijkheden nieuwe initiatieven verslagen SDO en teamoverleg onthaal Meting Streefcijfer: Realisatie: 2 projecten per jaar Naambekendheid Doelstelling Verruimen van het digitaal sociaal huis Actie verder uitbouwen van het sociaal informatienetwerk met o.a. aanbod van informatie over producten van andere overheden en lokale derden zie performantie-indicator Meting Streefcijfer: Realisatie: 6 nieuwe producten/jaar GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Blijvende opvolging van het onthaal en van de clusterwerking administratieve taken Actie werken aan gerichter probleemoplossend werken verder stimuleren van de informatieuitwisseling tussen de verschillende processen informeren en adviseren van de bezoekers rond het aanbod van het OCMW OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 26 uitbouwen van een doordachte functiedifferentiatie vastleggen van verantwoordelijkheden per medewerker capaciteiten van de medewerkers onderkennen en benutten verslagen teamoverleg, SDO, koepel, kwaliteitsvergadering Meting Realisatie: Streefcijfer: wekelijkse opvolging Doelstelling Met het team onthaal een actief en doelgericht opleidingsbehoeftenplan uitwerken Actie meewerken aan het VTO-beleid als piloot verschuiving individuele aanvragen naar nood vanuit de organisatie uitwerken van behoeftenanalyse in kaart brengen van en afspraken maken rond vorming opleidingsbehoeftenplan onthaal/secretariaat staat op SP Meting Realisatie: Streefcijfer: uitgewerkt plan tegen eind 2015 Betrokkenheid Doelstelling Bereikbaarheidsbeleid opvolgen en optimaliseren Actie 14-daags bespreken en aanpakken van de knelpunten permanent bijsturen via verslaggeving overleg onthaal/hoofden SD uitwerken van de verbeteracties uit de tevredenheidsenquête sensibiliseren medewerkers tot een correct gebruik van de telefoonflow verslaggeving Meting Realisatie: Streefcijfer: 14-daagse bespreking SDO INTERNE PROCESSEN Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Uitwerken van algemene preventiemaatregelen voor onthaalmedewerkers ter voorkoming van infecties Actie ter beschikking stellen van informatiefiches betreffende een aantal infectieziekten zodat besmettingsgevaar en preventieve maatregelen beter gekend zijn medisch toezicht uitbreiden tot risico tuberculose 3643 mét intradermotest voorzien van een aantal bijkomende middelen ter voorkoming van infectie deelname aan de opleiding door IDEWE met betrekking tot algemene hygiëne en infectiegevaar instructiekaarten zijn aanwezig verslagen teamoverleg Meting Realisatie: Streefcijfer: infofiches zijn beschikbaar aan het onthaal eind december 2015 Doelstelling 100 % inzet en aandacht voor de groeiende trend van agressie in en buiten de campus door gebruikers tijdens de dienstverlening Actie budgetteren, aanpassen en beveiligen van infrastructuur en accommodatie o.a. van de centrale inkomhal aanpassen van + aandacht voor de opvolging en naleving van het agressieprotocol creëren van opvang en nazorg voor het slachtoffer (hier de medewerker) door voorzien van professionele hulpverlening preventief aanbieden van specifieke opleiding en training door een ervaringsdeskundige voor het personeel dat in contact komt met dit publiek en aan agressie kan blootgesteld worden bespreking agressiegevallen tijdens teamoverleg thema "agressie" regelmatig bespreken in werkoverleg op verschillende niveaus aantal registraties agressie Meting OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 27 aangepast protocol Realisatie: Streefcijfer: geactualiseerd protocol half 2015 vorming eind 2015 Aankoopdienst INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Optimaliseren en opvolgen Ultimo magazijnwerking in het magazijn van de aankoopdienst Actie inwerken nieuwe medewerker(s) (via cluster AD – FD) in de magazijnwerking korte gebruiksaanwijzing opmaken en bekendmaken aan alle medewerkers die bestellingen Meting mogen plaatsen van kantoorbenodigdheden en papier alles klaar en volledig operationeel tegen eind februari 2015 Streefcijfer: Realisatie: februari 2015 Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Stimuleren samenwerking met de AD van Stad Waregem, na bepalen van een gezamenlijk aankoopbeleid en opzetten van een gestructureerd overleg tussen beide AD Actie overleg Stad-OCMW betreffende aankoopbeleid voorstellen van enkele concrete dossiers gestructureerd overleg stad/OCMW op vlak van aankopen samenaankoop stimuleren met andere OCMW’s (en/of steden) binnen de regio eventuele aansluiting bij ‘aankoopcentrale’ of ‘opdrachtencentrale’ voor bepaalde gangbare Meting producten (vb. massaproductieartikelen zoals papier, brandstoffen…) minstens 3 overlegmomenten per jaar + het aantal gezamenlijk gerealiseerde aankoopdossiers Streefcijfer: minstens 3 overlegmomenten AD Stad/OCMW Realisatie: Waregem minstens 2 dossiers in 2015 Doelstelling Overheidsopdrachten – bij groepsaankopen of raamovereenkomsten meer gebruik maken van de onderhandelingsprocedure én het effectief onderhandelen. Actie inventariseren mogelijke groepsaankopen of raamovereenkomsten 2015 waardebepaling van opdrachten, waar onderhandelingen nuttig kunnen zijn afspraken met deelnemende besturen rond procedure stappenplan voor de te voeren onderhandelingen na plaatsing van de opdracht: meting van geboekte resultaten als gevolg van de Meting onderhandelingen aantal onderhandelde opdrachten + gerealiseerde ‘winst’ Streefcijfer: 4 dossiers met behaalde winst (hetzij in € of in Realisatie: service) Doelstelling Groeperen en structureren van ‘kleine aankopen’ + opmaak interne bestelprocedure Actie inventariseren van courante kleine aankopen die in aanmerking komen voor het groeperen. vinden van geschikte leveranciers en procedure voor aankoop opmaak overeenkomsten OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 28 Meting onderbrengen van deze nieuwe producten of productgroepen in één of meer magazijnen van Ultimo. opmaak interne bestelprocedure communicatie nieuwe werkwijze aan alle betrokken diensten Klaar tegen juli 2015 Realisatie: Streefcijfer: Klaar tegen 30/06/15 Doelstelling Actieve deelname aan het project rond het verwerken van elektronische facturen Actie overleg met ICT rond implementatie van de nieuwe softwaremodule BBC met Cevi nv overleg met financiële dienst over mogelijke aanpassing van procedures systematisch invoeren van de nieuwe applicatie volgen van opleiding door de aangestelde medewerkers van AD en FD evaluatie van systeem na 1 maand gebruik realisatie tegen eind juni 2015 Meting Realisatie: Streefcijfer: eind juni 2015 Efficiëntie verhogen Doelstelling Realisatie van de vooropgestelde investeringen - minimaal 90 % uitgevoerd, waarvan 90 % binnen het voorziene tijdschema Actie opmaken investeringsplan na de voorbereidende gesprekken met de betrokken diensten en de financiële dienst verkennende gesprekken voeren met de betrokken staf- en lijndiensten over het inhoudelijke en de opportuniteit op het ogenblik van de opstart van het dossier opmaken dossier per item en aanvraag visum ontvanger opstart gunningprocedure bespreken offerte met betrokken partijen opmaken gunningvoorstel voor de raad uitvoering raadsbeslissing en verdere opvolging bijhouden evolutie investeringstotaal en budgetcontrole bijsturen van tijdschema en/of investeringsopdrachten minimum 90 % van het investeringsplan moet uitgevoerd zijn op het einde van het jaar (= minstens beslissing van de raad) 90 % van de gerealiseerde investeringsdossiers wordt gerealiseerd binnen de voorziene planning zie performantie-indicatoren Meting Streefcijfer: Realisatie: 90 % Doelstelling Briefwisseling i.v.m. gunningen of nieuwe offerteaanvragen wordt verstuurd binnen de 5 werkdagen na de raad waarin de beslissing werd genomen Actie bijhouden van de tijdslimieten in de performantie-indicatoren afwijking mag maximum 5 % bedragen performantie-indicatoren Meting Streefcijfer: Realisatie: max. 5 % briefwisseling > 5 wd GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Nieuw decreet ‘Lokaal bestuur’ – opvolgen evolutie en toepassen op werking aankoopdienst Actie opvolgen van de totstandkoming van het nieuwe decreet bij het invoegetreden van het nieuwe decreet de belangrijke items definiëren i.f.v. de werking OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 29 van de aankoopdienst en financiële dienst aanpassen van procedures en andere documenten aanpassingen klaar tegen het einde van het kwartaal na de invoegetreding Meting Streefcijfer: Realisatie: eind 2015 Juridische dienst KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Verbreden kennis hulp aan zelfstandigen Actie organisatie in-house opleiding aantal georganiseerde opleidingsdagen Meting Streefcijfer: Realisatie: minimum 2 halve dagen INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Evaluatie dienstverlening juridische dienst bij 125 CSR-dossiers Actie evaluatie taakverdeling herbekijken prioriteiten aantal collectieve schuldenregelingen Meting uitwerking synthese activiteiten JD + eventuele verbeteracties Realisatie: Streefcijfer: 125 CSR-dossiers afgewerkte synthese Nieuwe dienstverlening Doelstelling Behalen erkenning bemiddelaar in familiale geschillen Actie opleiding erkend bemiddelaar aantal bijgewoonde lessen Meting succesvol afgelegde testen Realisatie: Streefcijfer: geslaagd voor opleiding Financiële dienst INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Wijziging van de invorderingsprocedure Actie onderzoeken van de mogelijkheden om te werken met het dwangbevel (voorzien in het OCMW OCMW Waregem decreet) benchmarking bij OCMW’s die al met het dwangbevel werken Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 30 verslag van de benchmarking voorstel aan en beslissing door de OCMW-raad bepaling welke vorderingsdossiers hiervoor momenteel in aanmerking komen Meting Realisatie: Streefcijfer: systeem dwangbevel ingevoerd tegen najaar 2015 Doelstelling Elektronische verwerking van de inkomende facturen Actie onderzoek naar leveranciers en aantal facturen bevraging van de beschikbare software bij het informaticacentrum benchmarking bij een OCMW dat werkt met het systeem van elektronische verwerking bepalen van de gradatie van elektronische verwerking test van de software Meting eerste vorderingsdossiers Realisatie: Streefcijfer: elektronische verwerking inkomende facturen ingevoerd tegen najaar 2015 FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Het jaarbudget wordt bewaakt door intense opvolging van de budgetevolutie Actie de evolutie van het budget, de kostprijsanalyses en diverse gegevens worden weergegeven in de kwartaalrapportering de evolutie van de doelstellingen (boordtabel) wordt meegegeven in de kwartaalrapportering de kwartaalrapporteringen worden ter beschikking gesteld van de OCMW-raad, de budgethouders en de directies Meting Realisatie: Streefcijfer: 4 kwartaalrapporteringen in 2015 Doelstelling De procedures van de financiële dienst die verband houden met de inkomende geldstromen worden verfijnd in het kader van het interne controlesysteem Actie de procedures worden aangevuld met eventuele bijkomende controlepunten de lijst met inkomende geldstromen (sharepoint) wordt actueel gehouden de bijkomende controlepunten worden geconcretiseerd door periodieke uitvoering ervan Meting Realisatie: Streefcijfer: up-to-date lijst inkomende geldstromen Informatica KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Vervangen oudste laptops in De Meers Actie aankoop laptops via raamcontract oudste laptops zijn vervangen Meting Streefcijfer: Realisatie: 15 laptops zijn vervangen OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 31 INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Gebruik sociale media Actie onderzoek en uitwerking gebruik sociale media in dc Het Gaverke als proef er wordt gebruik gemaakt van sociale media als communicatiekanaal in dc Het Gaverke Meting Realisatie: Streefcijfer: minstens 1 medium is actief Doelstelling Integratie wachtlijsten De Meers in New Horizon Actie wachtlijsten opmaken in COT-module of nieuwe module (in opmaak bij Cevi) wachtlijsten zijn geïntegreerd in New Horizon Meting Realisatie: Streefcijfer: tegen half 2015 Efficiëntie verhogen Doelstelling Efficiëntie nagaan informaticagebruik Actie voeren van de I-scan (U-Gent) oplijsting van verbeteracties Meting Streefcijfer: Realisatie: alle verbeteracties aanpakken (indien financieel mogelijk) Doelstelling Upgrade sharepointomgeving Actie upgrade naar sharepoint 2013 upgrade is gerealiseerd Meting Streefcijfer: Realisatie: update tegen half 2015 Technische dienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Regelmatig overleg met belangrijkste klanten van TD Actie maandelijks overleg met betrokken budgethouder Meting aantal verslagen of effectieve bijeenkomsten Streefcijfer: Realisatie: 8/jaar/budgethouder Naambekendheid Doelstelling TD OCMW bekend maken bij studenten in een technische opleiding door samenwerking met VTI Waregem Actie stagiairs uit beroepsrichting lopen stage studenten 6 IW maken eindwerk in verband met energiehuishouding in De Meers deelname in jury bij beoordeling eindwerken 6e IW stagerapport/afgewerkt eindwerk Meting Streefcijfer: Realisatie: 4 studenten werken aan eindwerk/2 stud. lopen stage OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 32 Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Woningen LOI, COC en doorgangswoningen voldoen aan de gestelde eisen Actie verbeteringswerken uitvoeren aan zowel eigen woningen als aan huurwoningen voor zover eigenaar minstens tussenkomt voor het bekostigen van de gebruikte materialen aantal jobs van jobsoort “structurele verbetering” en afdelingscode “41.02”: sociale dienst LOI, COC, DGW Meting Streefcijfer: Realisatie: 5/jaar Doelstelling Opvolgen renovatie infrastructuur Coorenblomme Actie renovatie praktische planning vernieuwing technieken Meting Streefcijfer: Realisatie: 100 % renovatie alle technieken INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Krachtenbundeling technische sociale tewerkstelling Actie afstemmen werking LDE klusjes- en groendienst, technische dienst en Werkplus aantal afgestemde gezamenlijke processen Meting Realisatie: Streefcijfer: 5 Doelstelling Volledige integratie Ultimo 10 binnen TD Actie opleiding intern iedereen werkt met Ultimo 10 Meting Streefcijfer: Realisatie: 100 % Nieuwe dienstverlening Doelstelling opvolging bouw sociale huurwoningen te Beveren-Leie Actie opvolging bouwproject in samenwerking met WVI werfverslagen - aanwezigheid op werfvergaderingen Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Toepassen van OHSAS 18001: 2007 principes binnen TD Actie interne audit OHSAS 18001:2007 intern auditrapport Meting Realisatie: Streefcijfer: Minstens 5 afgewerkt Efficiëntie verhogen Doelstelling Nuttige tijdsbesteding techniekers verhogen Actie systeem opzetten voor betere opvolging urenregistratie urenregistratie in Ultimo Meting OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 33 Realisatie: Streefcijfer: nulmeting GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Voldoende kennis hebben van nieuwe technieken Actie diverse opleidingen volgen en oplijsten + verslag uitbrengen in team TD tabel met aantal, aantal uren, thema, persoon Meting Realisatie: Streefcijfer: minimum 30 u voor gehele TD en minimum 4 verschillende medewerkers volgen een opleiding Betrokkenheid Doelstelling Betrokkenheid medewerkers TD verhogen Actie maandelijks teamoverleg waarin medewerkers meedenken en meebeslissen verslag teamoverleg Meting Realisatie: Streefcijfer: 8/jaar FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting Afval waar mogelijk valideren metaalafval via metaalopkoper valideren bedragen op factuur Realisatie: Streefcijfer: € 500,00 Doelstelling Actie Meting Aandeel van transportkosten beperken beeld hebben van transportkosten bij bestellingen TD bijhouden van transportkosten op alle bestellingen van TD Realisatie: Streefcijfer: nulmeting Personeelsdienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Natraject project Zorg voor Zorg Actie meewerken m.b.t. taakdifferentiatie competenties per afdeling in kaart brengen – afstemmen op selecties koppelen van proefdagen aan de aanvragen tot dienstwijziging Meting aangepaste competentieprofielen Streefcijfer: Realisatie: de drie acties zijn 100 % voltooid OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 34 INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Vervolledigen databank CAPELO – elektronische loopbaangegevens statutaire medewerkers i.f.v. pensioendossiers Actie input historische prestaties en afwezigheden input historische wedden en weddenbijslagen individuele controle van de loopbaangegevens samen met betrokken medewerker Meting loonprogramma Cevips Realisatie: Streefcijfer: tegen 31/12/2015: 100 % input + controle Doelstelling Aanpassen van de personeelsformatie Actie opmaak van een meer contractueel kader Meting nieuwe personeelsformatie Streefcijfer: Realisatie: personeelsformatie is aangepast Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Opmaak interne vormingsnota Actie opmaak van reglement en verduidelijking m.b.t. - effectieve vormingsuren ; dienstvrijstelling ; kosten ; attest en registratie ; opvolging na vorming kenbaar maken interne nota Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % sluitende nota Doelstelling Integreren HRM-software Actie koppeling bestaande personeelsinformatica (tijdsregistratiesysteem, personeelsbestand, loonprogramma) opleiding voorzien voor kerngebruikers (personeelsdienst) opleiding voorzien voor leidinggevenden het HRM-softwarepakket is operationeel Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % operationeel Doelstelling Verdere uitbouw strategisch VTO-beleid Actie centraliseren en digitaliseren vormingsaanbod aanpassen evaluatiesysteem vormingen onderzoek naar registratiesysteem interne lesgevers Meting opvolging strategische nota 2012-2018 Streefcijfer: Realisatie: registratietool voor talenten/referenten opmaak ontwikkelagenda per competentie Efficiëntie verhogen Doelstelling Beheersmaatregelen betreffende organisatiebeheersing personeelsdienst Actie integreren 360° feedback MAT voorbereiding aangepast inscholingstraject leidinggevenden uitgewerkte visietekst personeelsbeleid de personeelsdienst beschikt over een geactualiseerd arbeidsreglement standaard inscholingstraject voorzien bij mutatie OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 35 verfijnen ziekteverzuim per afdeling leidraad organisatiebeheersing Meting Realisatie: Streefcijfer: model 360° feedback ; uitgewerkte inscholingskaart leidinggevenden ; visietekst PD ; geactualiseerde arbeidsreglementen ; ziektecijfers per afdeling Doelstelling Verbeteren van de competenties als basis voor een optimaal personeelsbeleid Actie evalueren aanwezige competenties per functieprofiel concretiseren gedragsindicatoren in de functieprofielen (duidelijke taal) Meting aangepaste functieprofielen Realisatie: Streefcijfer: alle functieprofielen zijn aangepast indien vereist FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Optimaal inzetten personeelssubsidies actualiseren oplijsting personeelssubsidies onderzoek naar duur contract conform subsidie onder voorwaarde “juiste mens op juiste plaats” personeelsbestand overzichtslijst Meting Realisatie: Streefcijfer: volledig actueel overzicht personeelssubsidies afstemming invulling Sociale dienst Individuele en Projectwerking gezamenlijke doelstellingen INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Opmaak samenwerkingsovereenkomst met CAW Zuid-West-Vlaanderen Actie afspraken maken rond privacy en beroepsgeheim afspraken maken in functie van afstemming dienstverlening en doorverwijzing 1 samenwerkingsovereenkomst Meting Realisatie: Streefcijfer: 1 samenwerkingsovereenkomst Nieuwe dienstverlening Doelstelling Bereiken van een integrale aanpak en afstemming met externe partners in de strijd tegen kinderarmoede via het WOK (Waregems Overleg Kinderarmoede) Actie opmaak van een samenwerkingsovereenkomst met alle participerende actoren optimaal gebruik van de werkingsmiddelen in de strijd tegen kinderarmoede nagaan hoe de samenwerking kan bestendigd worden afstemming in functie van Huizen van het Kind aantal gezinnen met kinderen tussen 0-12 jaar die we bereikt hebben via dit hulpverleningsaanbod Meting Realisatie: Streefcijfer: 10 % meer gezinnen met kinderen bereikt t.o.v. OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 36 01/05/2014 1 samenwerkingsovereenkomst 1 werkinstructie in functie van financiële tussenkomsten Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Uitwerken mogelijkheden van e-mailhulpverlening/online hulpverlening in functie van toegankelijkheid van de dienstverlening Actie uitwerken visie + kader richtlijnen rond e-mail hulpverlening uitschrijven nagaan in hoeverre online hulpverlening kan geïntegreerd worden in de werking screening en optimalisatie bestaande vormen: doc. SP, website, e-mail implementatie indien aangewezen vorming rond e-mail hulpverlening organiseren aanbod aan online hulpverlening Meting Realisatie: Streefcijfer: 1 nieuwe mogelijkheid implementeren 1 werkinstructie rond e-mail hulpverlening Doelstelling Verhogen participatie van mensen in armoede Actie organiseren vormingen voor de doelgroep (via CP) creëren van inspraakmomenten mee uitwerken van de regionale Uit-pas voor kansengroepen aantal inspraakmomenten Meting Realisatie: Streefcijfer: 2 vormingen 2 inspraakmomenten Efficiëntie verhogen Doelstelling Optimaliseren van de mogelijkheden binnen New Horizon Actie periodieke controle juiste toepassing NH (registratie bureel- en huisbezoeken, contacten, gebruik templates en gebruik RTF) verdere uitwerking van attesten en brieven vanuit NH laten lopen digitaal dossier steekproef gebruik NH Meting Realisatie: Streefcijfer: 90 % correct gebruik New Horizon Doelstelling Procedures sociale dienst bekijken in functie van het leanproces Actie systeem witte fiches en lijst na zitting leanen in kaart brengen administratieve taken maatschappelijk werkers (klasseerwerk, wat bijhouden in dossiers, (on)nodige registraties,…) en leanen waar mogelijk aantal procedures en/of werkinstructies Meting Realisatie: Streefcijfer: 2 procedures/werkinstructies u OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 37 GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Preventief en pro-actief agressiebeleid verder uitwerken Actie opfrissen goede methodieken om agressie te vermijden Meting opmaak pragmatisch agressiemodel in functie van analyse van de agressiesituatie regels agressiebeleid in woningen COC/DGW/LOI verfijnen neerslag goede methodieken/tips om agressie te voorkomen registratie agressievoorvallen registratie ondernomen acties naar cliënt en maatschappelijk werker/onthaalmedewerker Realisatie: Streefcijfer: 100 % registratie van de voorvallen en ondernomen acties Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting Intensieve controle van de aangevraagde en uitbetaalde toelagen van de POD Mi aantal correcties aantal correcties Realisatie: Streefcijfer: 0 % correcties Projectwerking KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Verhogen aantal tewerkstellingen art. 60 privé Actie regionale afstemming in functie van tewerkstellingen art. 60 privé bedrijfsbezoeken plannen bij mogelijke potentiële nieuwe werkgevers Meting aantal nieuwe bedrijven Streefcijfer: Realisatie: 2 nieuwe bedrijven INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Bekomen van meer afstemming tussen buurtwerking en vindplaatsgericht werken jeugddienst stad Waregem Actie structureel overleg inbedden in werking samenwerking verhogen door uitwerken gezamenlijke aanpak (projecten) 1 gezamenlijk project Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 38 Doelstelling Afstemming rond rol van de buurtwerker bij uitrol wijkwerking in Torenhof Actie overleg met dienst thuiszorg visie wijkwerking stroomlijnen met visie buurtwerking nagaan impact op huidig takenpakket buurtwerker implementatie indien aangewezen aangepaste functieomschrijving Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % Doelstelling Afstemming met VDAB (en andere relevante lokale actoren) in het kader van het werk-zorgdecreet Actie overleg in functie van het Vlaams activeringsbeleid (jeugdwerkloosheid) begeleiding mensen met een welzijnsproblematiek, toeleiding tot activeringstrajecten,… opmaak structureel samenwerkingsverband samenwerkingsovereenkomst Meting Realisatie: Streefcijfer: 100 % Doelstelling Meewerken aan het actieplan regionale activeringsstrategie voor Zuid-WestVlaanderen Actie deelname aan het lerend netwerk voor trajectbegeleiders toeleiden van potentiële kandidaten tot gezamenlijke projecten registratie van het aantal toegeleide kandidaten Meting registratie en evaluatie van de resultaten per deelnemer Streefcijfer: aantal toegeleide kandidaten afhankelijk van project 100 % registratie resultaten per deelnemer Realisatie: Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Verhogen van de participatie van de allochtone bevolking aan het wijkgebeuren in wijk Torenhof Actie uitwerken project rond diversiteit in wijk Torenhof in samenwerking met dienst integratie stad Meting Waregem 1 gezamenlijk project Realisatie: Streefcijfer: 100 % Doelstelling Verhogen doorstroom na sociale tewerkstelling Actie toepassen ICF-screening in functie van maatwerkdecreet in samenwerking met Werkplus Meting in kaart brengen doorstroommogelijkheden per leerwerknemer via aftoetsing competenties en de participatieladder opvolging na art. 60: toeleiding en overbrugging tot opmaak VDAB-dossier toepassen stages zowel intern als in de privé-sector tijdens een tewerkstelling art. 60 in functie van doorstroom nagaan opties snellere doorstroom bij tewerkstellingen in de eigen diensten of Werkplus: afspraken maken op de werkvloer evolutie via leerkaart leerwerknemer tewerkstelling van de uitgestroomde leerwerknemers in de 6 maanden na beëindigen art. 60 (tewerkstellingsplaats, soort contract) Realisatie: Streefcijfer: 100 % evolutie leerkaart minimum 10 % uitgestroomde LWN’s hebben tewerkstelling binnen de 6 maanden na art. 60 OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 39 Doelstelling Versterken van de activering van kwetsbare jongvolwassenen (18-25 jaar) Actie screening doelgroepwerknemers via persoonlijk ontwikkelingsplan mogelijkheid uitwerken van korte proefstages op de verschillende werkvloeren bij Werkplus alvorens over te gaan tot effectieve tewerkstelling (= voortraject voor jongeren) afspraken maken rond afstemming en wisselwerking in functie van opvolging trajecten in samenwerking met Werkplus aantal gerealiseerde proefstages screening via leerkaart LWN’s Meting Realisatie: Streefcijfer: 2 proefstages gerealiseerd 100 % screening Veilige werkomgeving Doelstelling Verhogen brandveiligheid in woning LOI NBBM Actie in kaart brengen risico’s voorzien van aanpassingen waar nodig duidelijke instructies voor medewerkers en bewoners opmaken opvragen conformiteitsattesten indien nieuwe woningen worden ingehuurd werkinstructie voor medewerkers Meting instructies voor bewoners aantal conformiteitsattesten bij inhuur nieuwe woningen Realisatie: Streefcijfer: 100 % Individuele hulpverlening Klantentevredenheid Doelstelling Optimaliseren invulling zitdagen in deelgemeenten Actie analyse van gebruikers en noden visiebepaling koppeling maken met nieuwe structuur SD Meting voorstel invulling zitdagen in nieuwe structuur Streefcijfer: Realisatie: 100 % INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Doelstelling Cliënten toeleiden tot energiebesparende maatregelen Actie toeleiding van de doelgroep tot groepsaankopen voor elektriciteit en gas, FRGE en andere energiebesparende acties begeleiden en uitvoeren van de V-test voor de cliënten meting V-testen Meting Realisatie: Streefcijfer: 10 OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 40 Extramurale dienst Thuiszorg KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Pro-actief werken naar 65-plussers toe door het versterken van de informatiefunctie overleg met stad, wzc De Meers en LST Actie organiseren en afstemmen van informatiemomenten voor senioren en mantelzorgers aantal informatiemomenten Meting Streefcijfer: Realisatie: 2 INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Versterken van de zorgcoördinatie Actie systematisch uitvoeren van een huisbezoek bij nieuwe aanvragen thuiszorg verder uitwerken van het klantendossier in New Horizon (COT-module) procent nieuwe aanvragen gevolgd door een huisbezoek Meting Realisatie: Streefcijfer: 75 % Doelstelling Verder bouwen aan de samenwerking tussen intramurale en extramurale diensten Actie maken van duidelijke afspraken rond opvolging van personen op de wachtlijst aantal overlegmomenten tussen zorgcoördinator en intake wzc De Meers Meting Realisatie: Streefcijfer: 20 Doelstelling Voorbereiden afstemming met sociale dienst Actie werkgroep Aantal overlegmomenten Meting Streefcijfer: Realisatie: 5 Nieuwe dienstverlening Doelstelling Realiseren uitbreiding LDE klusjes- en groendienst Actie aanwerven 2 bijkomende doelgroepwerknemers aanpassen werking aantal aangeworven doelgroepwerknemers Meting Realisatie: Streefcijfer: 2 Efficiëntie verhogen Doelstelling Volledige omschakeling naar elektronische dienstencheques Actie informeren en betrekken van de medewerkers huishoudelijke hulp aankoop module New Horizon voor verwerking elektronische cheques OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 41 aantal klanten van de huishoudelijke hulp die elektronisch werken Meting Realisatie: Streefcijfer: 70 % FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Opstart van de autonome dienst voor vrijwilligerswerk Actie voldoen aan de erkenningsvoorwaarden verder afstemmen vrijwilligersbeleid binnen de verschillende OCMW-diensten benchmarkbezoek in kader van het werken met zorgcirkels onderzoek naar de mogelijkheden van een vrijwilligersdatabank aantal overlegmomenten rond vrijwilligerswerk Meting Realisatie: Streefcijfer: 3 Dienstencentrum Het Gaverke KLANTENPERSPECTIEF Nieuwe dienstverlening Doelstelling Afst dienst : voorbereiden omschakeling naar mobiel dienstencentrum Actie werkgroep Meting aantal overlegmomenten Streefcijfer: Realisatie: 5 Klantentevredenheid Doelstelling Algemene tevredenheidsmeting over de verschillende werkingsdomeinen Actie opstellen bevraging steekproefgewijs verdelen verwerking besluitvorming Meting verwerking tevredenheidsmeding Streefcijfer: Realisatie: 150 enquêtes teruggekregen Naambekendheid Doelstelling Mogelijkheden gebruik Sociale Media inventariseren en implementeren Actie opstarten overleg IT-dienst en geïnteresseerde partners implementeren in werking eventueel i.s.m. vrijwilligers opmaak procedure aantal hits Meting Streefcijfer: Realisatie: minstens 75 ingeschrevenen via sociale media OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 42 Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Verder uitbouwen van de wijkwerking Actie overleg met seniorenverenigingen en buurtwerk opstart van minstens 1 nieuwe wijkwerking aantal ontmoetingsnamiddagen op een nieuwe locatie Meting Streefcijfer: Realisatie: 3 FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Beheersbaar houden van de sterke bevraging van de Minder Mobielen Centrale Actie herbekijken van de doelgroep rekruteren van nieuwe vrijwillige chauffeurs aantal aangevraagde ritten die niet kunnen uitgevoerd worden Meting Realisatie: Streefcijfer: <5% Intramurale dienst Rob - rvt - intake - dvc - kortverblijf KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Tevredenheidsmeting dvc De Meers – wzc De Meers Actie schriftelijke bevraging via bestaande meting bewoners of familieleden worden aangespoord de enquête in te vullen Meting zie document tevredenheidsbevraging Streefcijfer: Realisatie: 50 % ingevulde documenten Naambekendheid Doelstelling Naambekendheid dvc’s De Meers en De Manège verhogen Actie informereren van ziekenhuizen Waregem en Kortrijk via brochure informeren van huisartsen en thuiszorgdiensten via een brochure informeren van scholen door bezoeken te organiseren of voordrachten te houden aantal bezoeken van externen Meting aantal acties ondernomen om bevolking beter in te lichten Streefcijfer: Realisatie: brochure bij de huisartsen Waregem en ziekenhuizen Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Medicatieverbruik bij bewoners opvolgen met speciale aandacht voor het gebruik van psychofarmaca – wzc De Meers OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 43 Actie Meting in overleg met de CRA gerichte acties ondernemen naar de huisartsen aantal bewoners die psychofarmaca voorgeschreven krijgen – maandelijks nazicht Streefcijfer: Realisatie: daling gebruik psychofarmaca met 5 % Doelstelling Psychologische ondersteuning aanbieden aan bewoners – wzc De Meers Actie onderzoeken van mogelijkheden overleg met CRA en huisartsenkorps afspraken CRA en huisartsenkorps Meting Streefcijfer: Realisatie: overeenkomst gesloten met een psycholoog Doelstelling Uitwerken van een beleid rond vroegtijdige zorgplanning – wzc De Meers Actie wensen van bewoners en/of familieleden vroegtijdig registreren palliatief overleg met referenten en CRA procedure pijncontrole in overleg met CRA informeren van bewoners en families via een folder of brochure huidig formulier “besluitvorming” evalueren aantal vroegtijdige zorgplanningen Meting aanwezigheid van een folder of brochure en het gebruik ervan Realisatie: Streefcijfer: 35 % van de bewoners beschikt over plan levenseinde tegen 31/12/2015 Doelstelling Medewerkers zijn zich bewust van het belang van fixatiearm werken Actie vorming voor alle medewerkers rond verantwoord omgaan met vrijheidsbeperking bezoek aan voorziening waar fixatievrij gewerkt wordt nagaan welke maatregelen bijkomend nodig zijn om fixatiearm te kunnen werken verplichte meting Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid m.b.t. fixatie maandelijkse valregistratie Meting Realisatie: Streefcijfer: het gebruik van fixatiemaatregelen daalt met 10 % INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Uitbreiding opname ouderen met dementie – wzc De Meers Actie uitbreiding van opnamemogelijkheden voor ouderen met dementie op 4e verdieping blok B aantal opnames van ouderen met dementie op deze afdeling Meting Realisatie: Streefcijfer: toename van aantal bewoners met desoriëntatie in tijd en plaats op Sulkyroute met 50 % Nieuwe dienstverlening Doelstelling Opstarten van een praatgroep ter ondersteuning van mantelzorgers van ouderen met dementie – dvc De Manège Actie in samenwerking met de thuiszorgdiensten van OCMW Waregem zicht krijgen op het aantal mantelzorgers die ondersteuning nodig hebben het organiseren van gerichte informatiemomenten voor mantelzorgers het kader bieden waarbij mantelzorgers elkaar kunnen ondersteunen het aantal praatgroepen op jaarbasis het aantal deelnemers Meting Realisatie: Streefcijfer: 2 praatgroepen per jaar OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 44 Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Iedere medewerker van de werkgroep verplaatsen is in staat om op een rugvriendelijke manier een verplaatsing uit te voeren opstart werkgroep verplaatsen Actie Meting uitwerken strategie met werkgroep t.a.v. ‘hoe op een rugvriendelijke manier bewoners verplaatsen’ vastleggen van basisverplaatsingstechnieken die elementaire kennis moeten worden bij alle medewerkers bekijken van mogelijkheden tot uitbreiding gebruik hulpmiddelen intensieve opleiding voor medewerkers werkgroep vormingslijsten verslagen werkgroep Realisatie: Streefcijfer: elke afdeling heeft minstens 1 referent verplaatsen alle referenten kregen een basisopleiding Doelstelling Iedere medewerker leert enkele eenvoudige verplaatsingstechnieken aan Actie opleiding najaar 2015 controle door de referenten verplaatsen vormingslijsten Meting Realisatie: Streefcijfer: 50 % van de medewerkers heeft eerste bijscholing gevolgd Efficiëntie verhogen Doelstelling Dagschema’s op de afdelingen van wzc De Meers evalueren Actie uittekenen wie welke handelingen uitvoert over een periode van 24 uren doordachte functiedifferentiatie doorvoeren talenten medewerkers onderkennen en benutten afstemmen van selecties op functieinhouden takentabel per personeelsgroep per afdeling Meting uitwerking functiedifferentiatie Realisatie: Streefcijfer: alle afdelingen hebben een dagschema opgemaakt per beroepsgroep voor elke afdeling is er een voorstel van gewijzigd dagschema Doelstelling Handhygiëne wordt correct toegepast Actie gerichte controle op de toepassing van handhygiëne via nazicht en staalname toezicht op het dragen van juwelen verbruik ontsmettingsschuim Meting uitslagen staalname handen Realisatie: Streefcijfer: verbruik ontsmettingsschuim stijgt met 10 % Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Beheersen afval – wzc De Meers, dvc De Meers, De Manège Actie aandacht voor het aanvragen van correcte porties voeding correct sorteren van afval aantal kg afval Meting Realisatie: Streefcijfer: daling afval voeding met 10 % OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 45 GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Aantal overuren beperkt houden – wzc De Meers, dvc De Meers, De Manège Actie doordacht inzetten van mobiele equipe opvolging van stand overuren per kwartaal Meting Realisatie: Streefcijfer: aantal overuren daalt met 10 % Deskundigheid Doelstelling Deskundigheid van medewerkers in welbepaalde zorgdomeinen verhogen – wzc De Meers, dvc De Meers, De Manège Actie mw opleiden tot referentiepersoon in zorgdomein verplaatsen, wondzorg en mondzorg meewerken aan het project mondzorg van de provincie West-Vlaanderen inschrijving opleiding Meting goedkeuring tot deelname project vanwege de provincie Realisatie: Streefcijfer: alle afdelingen hebben een referentiepersoon wondzorg interne opleiding per afdeling rond verplaatsen FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting Opvolging personeelsbudget – wzc De Meers, dvc De Meers, De Manège personeelsvereisten volgens RIZIV-normering en regelgeving Vlaamse Overheid trimestriële opvolging via vergadering personeelsbudget RIZIV-lijst aantal animatoren Realisatie: Streefcijfer: personeelsnormen zijn allen volzet Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting RIZIV-forfait maximaliseren optimalisatievoorstellen PartnerPlan invoeren 100 % rvt- bezetting bij vervanging van A2-verpleegkundigen – A1-verpleegkundigen aanwerven zorgkundigen aanwerven i.p.v. logistiek medewerker volledige invulling van het quotum statistieken Geracc Realisatie: Streefcijfer: rvt – 100 % volzet quotum OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 46 Serviceflats/groep van assistentiewoningen KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling uitbouw sociale integratie bewoners naar aanbod dienstencentrum Het Gaverke en animatie De Meers Actie samenwerking met dienstencentrum en animatie De Meers organiseren/deelnemen aan gemeenschappelijke activiteiten systematische bekendmaking van aanbod dienstencentrum en activiteiten animatie De Meers Meting die voor ruimer publiek toegankelijk zijn verslagen overleg dienstencentrum animatie De Meers activiteitenkalender beide residenties met verwijzingen naar gezamenlijke activiteiten Streefcijfer: Realisatie: geplande acties zijn gerealiseerd gezamenlijke activiteiten met dienstencentrum en animatie De Meers zijn gerealiseerd Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actueel houden documentaire basis Actie toetsen procedures, documenten, werkinstructies naar dagelijkse werking actualiseren van procedures, documenten en werkinstructies versiedatum procedures, documenten en werkinstructies Meting Streefcijfer: Realisatie: december 2015 100 % aanpassing INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actualiseren van wachtlijsten Actie briefwisseling aan eerste 15 kandidaten op wachtlijsten met concrete info plaats wachtlijst flats met het oog op een eventuele verhuis in nabije toekomst contact met eerste 3 kandidaten wachtlijst met concrete peiling interesse en voorbereiding naar eventuele verhuis in nabije toekomst meten wachtduur (sedert 2011) om structurele evolutie wachttijden te verwerven organiseren van gezamenlijke voorstelling serviceflat aan concrete kandidaat-bewoners (met instapmogelijkheden binnen het jaar) verslagen BCOZ meting duur wachttijd (performantie-indicatoren) Meting Realisatie: Streefcijfer: wachtduur is gekend voor beide SF en evolutie van voorbije jaren 100 % van de nieuwe opnames zijn gerealiseerd uit de eerste 15 personen op de wachtlijsten Doelstelling Opvragen en verwerking score zelfstandigheid Actie aftoetsen degelijk meetinstrument naar zelfstandigheid, naast traditionele Katz-scores van alle bewoners wordt een recente score opgevraagd verwerking van de scores klasseren gegevens in persoonlijke dossiers aanpassen bewonerslijsten OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 47 Meting heroriënteren bewoners analoog graad zelfstandigheid aantal opgevraagde scores zelfstandigheid Realisatie: Streefcijfer: 100 % van de scores zijn verwerkt Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Verder opvolgen evolutie uitvoeringsbesluiten betreffende Groepen van Assistentiewoningen Actie verzamelen info en mogelijkheden toepassing uitvoeringsbesluiten Groepen van Meting Assistentiewoningen via overleg deelnemen aan regionaal overleg woonzorg VVSG filteren bruikbare documenten i.f.v. werking verslagen overleg samenwerkende organisaties en regionaal overleg woonzorg VVSG Realisatie: Streefcijfer: verslagen Efficiëntie verhogen Doelstelling Structureel overzicht ontvangen naar aanwezige thuiszorgdiensten en distilleren tot een bruikbaar werkinstrument dienst Actie ontwerp document overzicht aanwezige thuiszorgdiensten medewerking bewoners om dit document ingevuld terug te bezorgen samenvoegen in map ter info en gebruik medewerkers in functie van efficiënte werking documenten thuiszorgdiensten bewoners in map bureel Meting Realisatie: Streefcijfer: alle documenten thuiszorgdiensten bewoners zijn verzameld in map bureel documenten worden in functie van werking gebruikt door medewerkers GROEI- EN LEERVERMOGEN Kostenbeheersing Doelstelling Optimale bezetting serviceflats - SF Actie leegstand binnen vooropgestelde marge korte opvolging opknapwerken Coorenblomme bezettingscijfers Coorenblomme /De Varent Meting Streefcijfer: Realisatie: einde december 2015: gemiddelde bezetting De Varent: 100 % gemiddelde bezetting Coorenblomme: > 98 % Logistiek INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling Voorraadbeheer via Ultimo Actie alle bestellingen worden via Ultimo ingevoerd OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 48 Meting er worden maandelijkse rapporten getrokken omtrent de verbruiken op de afdelingen maandelijkse rapporten Realisatie: Streefcijfer: alle bestellingen via Ultimo vanaf juli 2015 Doelstelling Systematisch opvolgen van verbruiken op de afdelingen Actie verbruiken van medisch verpleegkundige materialen worden systematisch opgevolgd controle van vol/leegsystemen rapporten in Ultimo Meting Realisatie: Streefcijfer: maandelijkse verbruiken per afdeling kennen GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Medewerkers logistiek krijgen basisopleiding rond omgaan met dementerende ouderen Actie vorming organiseren gevolgde vorming Meting Realisatie: Streefcijfer: 5 medewerkers hebben opleiding gevolgd Keuken KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Screening ondervoeding bij bewoners Actie screening van bewoners porties voeding bepalen overleg met werkgroep voeden elektronisch bestellen van bewonersmaaltijden aantal gescreende bewoners Meting aantal bewoners dat ongewenst vermagert Streefcijfer: Realisatie: alle bewoners zijn gescreend op ondervoeding in 2015 Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Afvalbeheer Actie afspraken rond portionering op de afdelingen afspraken rond portionering in de cafetaria weinig gevraagde producten in de cafetaria elimineren aantal kg voedingsafval Meting Streefcijfer: Realisatie: daling met 10 % OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 49 A DE MEEST GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: administratief centrum AD: aankoopdienst ADL: activiteiten van het dagelijks leven AVAP: actueel verbeteractieplan B B: budget BA: burgerlijke aansprakelijkheid BBC: beleids- en beheerscyclus BBH: budget beheer BCOZ: bijzonder comité ouderenzorg BCSD: bijzonder comité sociale dienst BEO: boortgat energie opslag BIB: bibliotheek BIN: Belgisch Instituut voor Normalisatie BIRB: Belgisch interventie- en restitutiebureau BIZ: Budget Inzicht Zuid West-Vlaanderen BMI: body mass index BOC: basis overleg comité BOH: breed overleg huisvesting BS: Belgisch staatsblad BSC: balanced scorecard BW: budgetwijziging BZW: begeleid zelfstandig wonen C CAW: centrum voor algemeen welzijnwerk CBM= collectief beschermingsmiddel CEVI: centrum voor informatica (softwarehuis) CGG: centrum geestelijke gezondheidszorg CGVS: commissariaat generaal voor vluchtelingen en staatslozen CLB: centra voor leerlingenbegeleiding CLO: cliëntoverleg COC: crisisopvangcentrum COT: cliëntonthaal en trajectopvolging CP: culturele participatie CRA: coördinerend arts CSR: collectieve schuldenregeling D DAF: digitaal aanvraagformulier voor school – en studietoelage DAVO: dienst alimentatievorderingen DC: dienstencentrum DGW: doorgangswoning DRK: digitale regio Kortrijk DT: directieteam DVC: dagverzorgingscentrum E EHBO: eerste hulp bij ongevallen EPB: energie prestatie en binnenklimaat ESF: Europees sociaal fonds EVF: Europees vluchtelingenfonds EX. D.: extramurale dienst F FD: financiële dienst FOD: federale overheidsdienst FPC: financiële plannings controle FRGE: Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost FRM: formulieren OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 50 G GECO: gesubsidieerd contractueel GEDIS: gemeentelijk samenwerkingsverband voor distributienetbeheer GESCO WEP PL: gesubsidieerd contractueel in het kader van het werkervaringsplan plus GIP: geïntegreerde proef GPMI: geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie GSM: Global System for Mobile Communications GTB: dienst voor gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding GVP: gevaarlijk product H HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Points HB: huisbezoek HL: hierarchische lijn HOC: hoog overleg- en onderhandelings comité HR of HRM: human resource management HVK: hoofdverpleegkundige I IBF: interdepartementaal begrotingsfonds ICF: International Classification of Functioning, disability and health. ICS: intern controlesysteem ICT: informatie- en communicatietechnologie ID: intramurale dienst IDEWE: externe dienst voor preventie en bescherming op het werk IDPBW-IDP-IDPB: interne dienst voor preventie, bescherming en welzijn op het werk IHV: individuele hulpverlening IKV: in het kader van IKZ: integrale kwaliteitszorg IM: intramuraal IT: informatietechnologie IW: industriële wetenschappen J JAC: jongeren adviescentrum JD: juridische dienst JV: jaarverslag K KA: Koninklijk Atheneum K-CO: kwaliteitscoördinator K-decreet: kwaliteitsdecreet KG: kwaliteitsgroep KMO: kleine en middelgrote onderneming KSF: kritische succes factoren KSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid KV: kortverblijf KVME: Kwaliteit, Veiligheid, Milieu, Ethiek KW: kwartaal KZ: katzschaal L LAC: lokale adviescommissie energie LCC: life cycle costing LED: licht-emitterende diodes LDE: lokale diensteneconomie LN: lean LMRA: last minute risk analysis LOI: lokaal opvang initiatief LSB: lokaal sociaal beleid LSBP: lokaal sociaal beleidsplan LSI: lokaal samenwerkingsinitiatief LST: lokaal steunpunt thuiszorg OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 51 LWN: leerwerknemer M MAT: managementteam MDO: multidisciplinair overleg MJP: meerjarenplan MMC: mindermobielencentrale MMPP: medische, mentale, psychische en of psychiatrische problematiek MMSE Mini Mental State Examination MRSA: Meticilline-resistente Staphylococcus aureus MW: maatschappelijk werker - medewerker N NAH: niet aangeboren hersenletsels NBBM: niet begeleide buitenlandse minderjarige asielzoeker NH: New Horizon NOB: nieuwe OCMW-boekhouding NOO: nieuwe OCMW-organisatie O OC: overleg comité of ontmoetingscentrum OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn OGGW: ontewenst gedrag op het werk OSGW: ongewenst sexueel gedrag op het werk OXO: ouders en opvoeden P PAPS: preventieadviseur psychosociale contacten (externe dienst) PBM: persoonlijke beschermingsmiddelen PC: personal computer PD: personeelsdienst PDL: passiviteiten van het dagelijks leven PI: performantie indicatoren PIC: provinciaal integratiecentrum nu de SOM genoemd PO: preventief onderhoud POD MI: programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie POD: programmatorische overheidsdienst POP: persoonlijk ontwikkelingsplan PR: procesrisico PPS: publiek private samenwerking PRC: procedure PSY: psychosociaal PSR: psychosociale risico’s PWA: plaatselijk werkgelegenheidsagentschap R RCK: regionaal crisisnetwerk REG: rationeel energie gebruik RIZIV: Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering RMI: recht op maatschappelijke integratie ROB: rustoordbewoners ROG: recht om gehoord te worden RPR: rechtspositieregeling RTF: rich text format RSVK: regionaal sociaal verhuur kantoor RSZPPO: rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale overheidsdiensten RUP: ruimtelijk uitvoeringsplan RVS: raad van state RVT: rust- en verzorgingstehuis S SAR: seniorenadviesraad SBR-rekening: sociale bijstandsrekening OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 52 SD: sociale dienst SDO: sociale dienst – onthaal overleg SEL: samenwerkingsinitiatieven éérste lijn SERR: sociaal-economische raad van de regio SF: serviceflat SIF: sociaal impulsfonds SINE: sociale inschakelingseconomie SIT: samenwerkingsinitiatief thuiszorg SMK: sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen SOM(de): sociaal onthaalbureau voor maatschappelijk integratie SP: sharepoint SVK: sociaal verhuur kantoor SVZ: stand van zaken T U V W TD: technische dienst afkortingen gebruikt binnen de technische dienst: A: iets bijplaatsen, iets wegdoen en niet hoort tot de andere categorieën H: herstellen O: opleiding PO: preventief, periodiek onderhoud TOK: tewerkstelling en opleiding voor kansarmen V: verbeteren zodat de onderhoudskosten dalen VB: vast bureau VDAB: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding VIK AM= veiligheidsinstructie arbeidsmiddelen VIK TAKEN = veiligheidsinstructies taken VIPA: Vlaams infrastructuurfonds voor persoonsgebonden aangelegenheden VIPS: Verantwoordelijke incontinentie personeel VMSW: Vlaamse maatschappij voor sociaal wonen VOT: vereniging ons tehuis Ieper VP: vertrouwenspersoon VTI: vrij technisch instituut VTO-beleid: vorming, training en opleidingsbeleid VVBAD: Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie VVSG: vereniging van Vlaamse steden en gemeenten WD: werkdag WEP PL: werkervaringsplan plus WG: werkgroep WI: werkinstructies WIVO: West-Vlaams instituut voor de vorming van overheidspersoneel WOK: Waregems overlegplatform kinderarmoede WM: warme maaltijden WOB: werkgroep overleg buurtwerking WVI: West-Vlaamse Intercommunale XYZ OCMW Waregem Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2015 53
© Copyright 2024 ExpyDoc
