Discussiestuk-vergaderstructuur-BC-Zuid (PDF, 90

Vergaderstructuur Bestuurscommissie Zuid
Versie 20-08-2014
Inleiding
Door de instelling van bestuurscommissies als verlengd bestuur is de wijze waarop ons stadsdeel
wordt bestuurd fundamenteel veranderd. Het ligt voor de hand om goed te onderzoeken hoe de
wijze van vergaderen daar het beste op aansluit. Hiermee willen we met de gezamenlijke fracties aan
de slag om zo tot een gezamenlijk voorstel te komen.
Hiertoe is op woensdag 27 augustus een bijeenkomst gepland. Tijdens deze vergadering willen we
ideeën, mogelijkheden en ervaringen inventariseren en vervolgens een discussie voeren met als doel
een richting te bepalen. Dit document, opgesteld naar aanleiding van diverse besprekingen met
Reinout de Vries, Erik van Geijn en Rocco Piers en met input van Frank Dexel, is bedoeld om een
richting te geven aan de discussie.
Vergaderstructuur
In de huidige structuur vergadert de Bestuurscommissie in Zuid maandelijks en zijn er drie
voorbereidende commissies ingesteld die ook maandelijks bij elkaar komen. Dit is vergelijkbaar met
de oude situatie. In andere stadsdelen wordt met andere structuren gewerkt, waarbij met name het
BOB-model of een afgeleide of mengvorm wordt toegepast.
De ogen en oren functie van de Bestuurscommissie zou in de vergadercultuur een duidelijkere plaats
kunnen krijgen door bijvoorbeeld burgers niet alleen in te laten spreken maar ook mee te laten
spreken.
De discussie over het vergaderstelsel speelt momenteel in alle stadsdelen, informatie daarover wordt
ook onderling afgestemd. Op dit moment ligt het initiatief echter nog bij het stadsdeel zelf om de
vergaderstructuur te bepalen. Ervaringen van stadsdelen die al verder zijn in dit proces kunnen we
natuurlijk wel in ons voordeel benutten.
Voor Zuid zou toepassing van een structuur volgens het BOB-model serieus bekeken kunnen worden.
In het beeldvormende deel kunnen burgers dan kunnen meepraten in plaats van inspreken. In de
oordeelvormende en besluitvormende delen zouden burgers kunnen inspreken.
Uitgangspunten
- De vergaderstructuur reflecteert de filosofie die aan de geboorte van de bestuurscommissies ten
grondslag ligt: die van het verlengd bestuur, en die van het opereren als “ogen en oren”.
- De vergaderstructuur is doelmatig: er wordt een minimaal beroep gedaan op mensen en middelen.
- Een belangrijke vraag is hoe de inspraak van bewoners en ondernemers wordt geregeld.
___________________
1
Het BOB-model
Het BOB model bestaat uit drie fases, indicatief ingericht als volgt:
1 – Beeldvorming: bepalen welke informatie bekend is, welke informatie nodig is en welke
informatie verzameld moet worden.
2 – Oordeelsvorming: bepalen wat het doel is, wat oplossingen zijn, aan welke voorwaarden
een besluit moet voldoen.
3 – Besluitvorming: consensus, compromis bereiken, stemmen.
Hierbij is het niet zo dat onderwerpen altijd in alle fases aan de orde komen.
Hierna wordt per onderdeel aangegeven welke keuzes hierbij gemaakt kunnen worden.
1 - Beeldvormende vergaderingen
Van een beeldvormende vergadering is sprake als de bestuurscommissie als zodanig contact heeft
met de bewoners en ondernemers ten behoeve van het inwinnen van informatie en het vormen van
een beeld van een bepaald vraagstuk of thema. Beeldvormende vergaderingen zouden bijv. meer
gekoppeld kunnen worden aan opgaven in kader van gebiedsgericht werken. Deze beeldvormende
bijeenkomsten van de bestuurscommissie met bewoners en/of ondernemers staan los van de
contacten die leden van de bestuurscommissie – individueel, als fractie dan wel met
vertegenwoordigers van meerdere fracties- hebben met “het veld” in de vorm van werkbezoeken,
spreekuren, rechtstreekse contacten in alle vormen.
Keuzes
- Initiatiefnemers: Beeldvormende vergaderingen kunnen plaats vinden op initiatief van de
bewoners en ondernemers dan wel op initiatief van de bestuurscommissie.
- Frequentie: Voor een beeldvormende vergadering wordt in elke vergadercyclus een datum
worden gereserveerd waarop structureel een beeldvormende vergadering plaatsvind, al dan
niet naar aanleiding van actuele onderwerpen.
- Vorm: De beeldvormende vergaderingen kunnen informeel en vormvrij zijn: de deelnemers
nemen op gelijke voet aan de vergadering deel, er wordt geen officieel verslag gemaakt, de
bijeenkomst wordt niet op internet uitgezonden.
- Deelnemers: Hoe wordt de aanwezigheid van leden van het AB geregeld, wat is de rol van
het DB bij deze vergaderingen en wie zit deze vergaderingen voor?
- Locatie: Afhankelijk van het gesprekonderwerp kan worden gekozen voor een bijeenkomst
op locatie of op de vaste vergaderlocatie van de Bestuurscommissie.
- Verslaglegging: Er kan gekozen worden om geen notulen van dergelijke vergaderingen te
maken. De aanwezigen dienen dan zelf zorg te dragen voor hun eigen aantekeningen.
___________________
2
2 - Oordeelvormende vergadering
In de huidige constellatie dienen de vergaderingen van de voorbereidende commissies als platform
voor oordeelvorming. Er zijn drie commissies, gekoppeld aan de portefeuilles van de leden van het
dagelijks bestuur. Veel leden van het AB zijn lid van twee of alle drie commissies.
Keuzes
- Vorm: handhaven we de huidige indeling in drie voorbereidende commissies en de huidige
commissievergaderingen als oordeelvormende vergaderingen?
- Bestuurscommissie: Wat is de rol van het DB bij deze vergaderingen en wie zit deze
vergaderingen voor?
- Inspraak: In welke vorm wordt de inspraak van bewoners en ondernemers in deze
vergaderingen geregeld?
- Frequentie en planning: In enkele stadsdelen in Amsterdam is gekozen voor een model van
het simultaan vergaderen van voorbereidende commissies. Dit levert met name bij kleine
fracties praktische problemen op. Dit is te voorkomen door de vergaderingen van de
bijzondere commissies niet tegelijk plaats te laten vinden.
- Locatie: de oordeelsvormende vergaderingen kunnen op een vaste, centrale locatie, voorzien
van de vereiste faciliteiten worden georganiseerd. Ook kan de mogelijkheid open gehouden
worden om incidenteel oordeelsvormende vergaderingen op locatie te organiseren.
Opmerkingen
De afgelopen maanden werden de oordeelsvormende vergaderingen in de huidige vorm
voornamelijk gevuld met presentaties. Presentaties zijn echter niet het doel van deze vergaderingen
en dienen met mate toegepast te worden.
3- Besluitvormende vergaderingen
In de huidige constellatie dient de vergadering van het algemeen bestuur als platform voor
besluitvorming.
Keuzes
- Frequentie: De huidige maandelijkse frequentie dient minimaal gehandhaafd te blijven om
geen vertragingen door trage besluitvorming te veroorzaken.
- Burgers: In welke vorm wordt de inspraak van burgers in deze vergaderingen geregeld?
- Locatie: besluitvormende vergaderingen dienen op een vaste, centrale locatie plaats te
vinden, met de vereiste faciliteiten waaronder een geluidsinstallatie, opnameapparatuur en
ruimte voor publiek.
- Vorm: De huidige vorm, met de stadsdeelvoorzitter als voorzitter kan voortgezet worden.
___________________
3
Toelichtingen per onderwerp
Inspraak bewoners en ondernemers
Belangrijk onderdeel is het regelen van inspraak van burgers, organisaties en ondernemers. Bij het
toepassen van (een variant op) het BOB-model zouden burgers In het beeldvormende deel kunnen
meepraten (in plaats van inspreken). In het oordeelvormende deel zouden bewoners en
ondernemers kunnen inspreken. Dit dient helder en zorgvuldig ingevuld te worden.
Combineren van vergaderingen
Diverse combinaties van vergaderingen zijn denkbaar. Dit kan praktische voordelen hebben, met
name indien afzonderlijke bijeenkomsten een korte agenda hebben. Zo kan een korte
besluitvormende vergaderingen gevolgd worden door een oordeelsvormende vergadering en/of een
beeldvormende vergadering. In enkele stadsdelen in Amsterdam is gekozen voor een model van
koppelen van oordeelvormende en besluitvormende vergadering. Er kan ook gekozen worden geen
vergaderingen te combineren.
Beeldvormende bijeenkomsten zouden op locatie georganiseerd kunnen worden. Een combinatie
van oordeelsvormende en besluitvormende vergaderingen zouden dan op een vaste locatie (PKL of
alternatief) kunnen plaatsvinden. Hierbij kan gedacht worden aan vergaderingen met een
besluitvormend deel (betreffende onderwerpen waarover de beeld- en oordeelsvorming al afgerond
is of niet nodig is) en een oordeelsvormend deel. Voor bewoners en ondernemers dient het
duidelijk te zijn wanneer het oordeelvormende deel, met inspraakmogelijkheid, plaats zal vinden.
Een optie is om gecombineerde oordeelvormende en besluitvormende vergaderingen tweemaal per
maand te laten plaatsvinden, de beeldvormende vergaderingen op locatie zouden één of meerdere
keren per maand kunnen plaatsvinden, er zijn echter meerdere varianten denkbaar.
Vergadercyclus
In Zuid is de vergadercyclus een maand. De nieuwe bestuursconstellatie versterkt het belang van
contact tussen bestuurscommissie en gemeenteraad, waaronder de mogelijkheid van inspraak. De
wenselijk- en mogelijkheid van het inplannen in de agenda van Zuid van de inspraak in de
gemeenteraad kan nader worden bezien, in overleg met de gemeente.
Op dit moment vergadert de Bestuurscommissie op woensdag, de commissies komen op dinsdagen
en woensdagen, in de weken daaraan voorafgaand, bij elkaar. Veel AB-leden maken deel uit van alle,
of minimaal twee commissies.
De gemeenteraad vergadert in een drieweekse cyclus op woensdagen en donderdagen.
Donderdagen of vrijdagen liggen niet voor de hand liggen als vergaderavonden. Voor veel politieke
partijen wordt de donderdag benut voor vergaderingen, discussieavonden etc.
De vergaderdruk mag niet zo hoog zijn dat de leden van de bestuurscommissie te weinig tijd
overhouden om de wijk in te gaan.
Keuzes
- Cyclus: Er kan om reden van overzichtelijkheid van planning gekozen om de maandcyclus van
vergaderen te handhaven. Een andere optie is een schema dat aansluit op de cyclus van de
gemeenteraad. Hierbij is de frequentie echter lastig: een cyclus van drie weken is kort, een
cyclus van zes weken is zeker te lang. Bij de huidige cyclus van een maand vallen
vergaderingen van de bestuurscommissie overigens relatief weinig samen met veragderingen
van de gemeenteraad.
- Als vergaderavonden ligt het voor de hand de dinsdag en woensdagavonden te reserveren.
___________________
4
Vergaderlocaties
Alle vergaderingen vinden momenteel plaats op het stadsdeelkantoor aan de President Kennedylaan
(PKL). De vergaderzaal beschikt over alle faciliteiten, zoals geluid en de mogelijkheid vergaderingen
via internet uit te zenden. De verwachting is dat de vergaderzaal in de huidige vorm niet beschikbaar
blijft, waarschijnlijk wordt elders een vergaderlocatie ingericht. Vergaderingen op wisselende locaties
in Zuid zou voor beeldvormende vergaderingen een optie zijn. De lokale actualiteit is dan leidend
voor de keuze van de locatie in plaats van een vooraf vastgelegd locatierooster. Voor bewoners en
ondernemers dient het duidelijk te zijn wanneer het oordeelvormende deel, met
inspraakmogelijkheid, plaats zal vinden.
Argumenten
De eisen voor een goede vergaderlocatie zijn een goede bereikbaarheid en toegankelijkheid (ook
voor mensen met een beperking) , genoeg ruimte voor publiek, een goede geluidsvoorziening. De
kosten voor vergaderlocaties moeten hanteerbaar zijn, hoge meerkosten zijn niet goed verdedigbaar
of moeten goed beargumenteerd kunnen worden.
Beelvormende vergaderingen zouden heel goed op locatie kunnen plaatsvinden, deze hoeven niet te
worden uitgezonden. Besluitvormende vergaderingen dienen uitgezonden te worden, hiervoor is het
het het meest praktisch om een vaste locatie met de vereiste faciliteiten te kiezen.
Voordelen bij vergaderen op locatie:
• Bewoners en ondernemers zijn in de gelegenheid BC-vergaderingen in hun eigen wijk te
bezoeken.
• Mits goed georganiseerd kan vergaderen op locatie de zichtbaarheid en bereikbaarheid van
de bestuurscommissie vergroten.
• Naar buiten laten we duidelijk zien serieus werk te maken van mogelijkheden om
vernieuwend te vergaderen.
Nadelen bij vergaderen op locatie:
• Bewoners en ondernemers moeten meer moeite doen om de locatie van BC-vergaderingen
te vinden, een goed verzorgde publiciteit is hierbij zeer belangrijk.
• Goed geluid is essentieel, bij vergaderingen op locatie zal dat betekenen dat meer
voorbereidingen getroffen moeten worden met de daarbij samenhangende kosten.
• De organisatie van vergaderen op locatie zal een hogere belasting voor de ambtelijke
organisatie betekenen.
• Het veiligheidsaspect: op PKL weten bodes wat er gedaan moet worden als er zeer boze
burgers zijn, zijn er vluchtwegen en kan de politie snel ter plaatse zijn.
Vergaderorde
Over de vergaderorde dienen goede afspraken gemaakt te worden, over onderwerpen als
mogelijkheden voor AB-leden om met insprekers in discussie te gaan, spreektijdbewaking, staat er
aan het begin van de vergadering ook een rondje ‘actualiteiten’ op de agenda en kan er een Motie
Vreemd aan de orde van de Dag worden ingediend?
Verslaglegging
Bij beeldvormende vergaderingen kan er voor gekozen worden geen notulen te laten vervaardigen,
maar de aanwezigen hun eigen aantekeningen te laten maken.
Bij oordeelvormende en besluitvormende vergaderingen kan er voor gekozen worden om de digitale
opnames van vergaderingen in combinatie met een schriftelijke besluitenlijst als verslaglegging vast
te stellen. Er kan zo bespaard worden op het vervaardigen van notulen, bovendien kan er dan geen
discussie zijn over de formulering van uitspraken. De opnames dienen in dat geval via internet
bereikbaar voor burgers te blijven. Er loopt ook een stedelijk project voor ‘één
raadsinformatiesysteem’, wellicht dat daar ook relevante afspraken uit voortvloeien.
___________________
5
Planning
Onderstaande planning kan op onderdelen nog wijzigen.
1.Start
28 april. Startdocument besproken in Agendacommissie, met formulering van aandachtspunten
(vergaderstructuur, frequentie, dagen, tijden, locatie, bereikbaarheid, toegankelijkheid, veiligheid,
faciliteiten, techniek, logistiek, capaciteit, communicatie, kosten) en afspraak om de
agendacommissie te gebruiken als begeleidingsgroep.
2. Werkbezoeken en verzamelen informatie en ervaringen uit andere Stadsdelen
Mei en eerste helft juni.
- Werkbezoeken aan vergaderingen andere stadsdelen samen door AB-leden, buitengewone
commissieleden en Bestuursondersteuning. Op 3 juni gezamenlijk werkbezoek aan vergadering
stadsdeel West.
- Verzamelen informatie en ervaringen over werkwijze andere stadsdelen en gemeentes. Fracties
kunnen hierover de eigen fracties in andere stadsdelen bevragen.
- Actief contact leggen met burgers en organisaties in Zuid, optie bieden suggesties te leveren. Dit
kan door publicatie op internet en/of krant, een mailing en via bestaande contacten van fracties.
Coördinatie: Rocco Piers, Reinout de Vries en Erik van Geijn
3. Bespreking AB, uitwisselen standpunten en ervaringen
In de vorm van een AB bijeenkomst op 27 augustus. Deze bijeenkomst wordt georganiseerd voor ABleden, buitengewone commissieleden en ambtenaren en zal worden voorgezeten door een externe
voorzitter.
Doel van de bijeenkomst is het inventariseren van de verschillende opties en standpunten.
4. Voorstel
Op basis van de uitkomsten van de bijeenkomst van 27 augustus worden voorstellen uitgewerkt door
Reinout, Erik en Rocco . Bij voorkeur beperken we ons tot één voorstel, echter indien dit nodig lijkt
kunnen meerdere voorstellen uitgewerkt worden. Haalbaarheid en uitvoerbaarheid worden met
bestuursondersteuning en DB besproken.
5. Bespreking voorstel in agendacommissie
Bespreking voorstel in agendacommissie met als doel richtinggevende uitspraak.
6. Vervolgacties
Uitwerking voorstel waar relevant in aanpassing van reglementen, rooster, locaties, communicatie.
Trekker: Bestuursondersteuning.
7. Besluitvorming
Besluitvorming in AB o.b.v. hierboven genoemde voorbereide stukken.
8. Implementatie
Datum nog te bepalen.
___________________
6
___________________
7

Download Report