No 1 Ledenadministratie

No 1
Ledenadministratie
Woord vooraf
Dit gedeelte van de admibundel verduidelijkt de werking van de ledenadministratie
van FOS Open Scouting vzw.
De ledenadministratie wordt gevoerd via een voortdurende wisselwerking tussen de
eenheidssecretarissen en het Landelijk Secretariaat. Door deze wisselwerking wordt
nauwgezet toegezien op de lidgelden van de leden. De verzekering is een onderdeel
van het lidgeld en bijgevolg is het van groot belang dat iedereen zijn lidgeld betaalt.
VERGEET NIET
Het Landelijk Secretariaat is er om jou te helpen via:
• mail: [email protected]
• telefoon: 09/245.45.86 (vraag naar Simon)
• fax: 09/245.45.88 (vraag naar Simon)
Ons ‘digitaal platform ledenadministratie’ ofte Keeo
Diverse jaren werd gewerkt aan de ontwikkeling van het ‘digitaal platform
ledenadministratie’ van FOS Open Scouting vzw. Het resultaat, Keeo, vierde onlangs
zijn eerste verjaardag.
Voor zij die niet thuis zijn in de Beverwerking: Keeo is de bever in het beververhaal die
voor de communicatie zorgt tussen mensen en bevers. Keeo is in de digitale wereld van
FOS Open Scouting daarom de tool waarmee de eenheden met de nationale koepel
communiceren in het kader van de ledenadministratie.
Keeo werkt volledig online (keeo.fos.be). Je kan in dit platform zelf jouw leden
toevoegen en verwijderen, er verzekeringen voor aanvragen, hun functies bijwerken en
ze inschrijven voor je kampen en andere (nationale) activiteiten.
Werkwijze
De Stafmedewerker Ledenadministratie
In Keeo houden de eenheidssecretarissen zelf het ledenbestand van hun eenheid upto-date door dit online aan te passen. Ter ondersteuning kunnen ze communiceren
met één persoon op het Landelijk Secretariaat: de Stafmedewerker Ledenadministratie
([email protected]).
Op dit moment is Simon diegene die deze taak op zich neemt. Hij ontvangt online de
betalingsenveloppes om leden te kunnen verzekeren, geeft uitleg over de werking en
helpt waar nodig.
Log in via keeo.fos.be en ga naar het tabje ‘Personen’. Wil je een nieuw lid toevoegen
kies je voor de optie ‘Nieuwe persoon toevoegen’.
Via het rechter tabje ‘Filters’ of de zoekmogelijkheid op het dashboard kan je een
persoon zoeken. Eens hij/zij in de overzichtslijst staat aangeduid, kan je op het
potloodje rechts onder ‘Acties’ klikken om zijn/haar profiel te bewerken. Wil je een lid
archiveren klik je op het rode bolletje met de witte ‘X’.
Je kan volgende gegevens ingeven via de persoonlijke fiche van een lid:
• Naam en voornaam
• Adres
• Gsm-nummer
• Telefoonnummer of tweede gsm-nummer
• Fax-nummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• …
— Eenheid - Admibundel - Administratie - 3 —
Leden toevoegen / bewerken / archiveren
De belangrijkste gegevens voor het Landelijk Secretariaat zijn: naam, voornaam,
volledig adres, geboortedatum en functie (tak). Het opgeven van de nationale functie
is vereist om een verzekering toe te kunnen kennen aan een lid!
Alle andere gegevens zijn optioneel. Met het oog op een vlottere communicatie
hebben we graag ook een gsm-nummer en e-mailadres. Aan de rechterzijde bevinden
zich de adresgegevens; je kunt er tevens adressen en contactinformatie van ouders of
voogd toevoegen.
Functies toekennen
Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie
je rechts de mogelijkheid om een functie:
• toe te voegen,
• de historiek ervan te bekijken,
• of te archiveren.
Je kan dit ook voor een groep mensen in 1 keer te doen door onder het tabje ‘Personen’
de gewenste leden links aan te vinken en bij opties op ‘Functie toevoegen’ te klikken.
De oude functie kan je bij x-aantal personen tegelijk archiveren door in dezelfde lijst
voor ‘Functie verwijderen’ te kiezen. Zolang je de oude functie niet hebt gearchiveerd is
deze van tel bij bvb. het ophalen van een ledenlijst van een specifieke tak.
Keeo-login & -profiel
Om toegang te krijgen tot Keeo heb je een login en profiel nodig. In 2013 werden deze
toegekend aan iedere EL & ES van de eenheid die gekend was op het Landelijk
Secretariaat. Vanaf 2014 kunnen deze echter door ieder lid met ‘eenheid-schrijfrechten’
aan andere leden van de eenheid worden toegekend.
Om een login toe te kennen zoek je de persoon op en gaat naar de personenfiche. Vul
er tweemaal een wachtwoord in en vink de optie aan om een mail te sturen met de
logingegevens. Zorg er eerst voor dat het e-mailadres is ingevuld! Een gebruiker kan op
dezelfde manier ook zijn eigen paswoord wijzigen.
Vervolgens dien je nog een Keeo-profiel toe te kennen. Hiertoe klik je aan de
rechterzijde van de personenfiche op ‘profiel toevoegen’. Kies voor ‘eenheidschrijfrechten’ als je wil dat de persoon aanpassingen aan je ledenbestand kan
doorvoeren. Kies voor ‘eenheid-leesrechten’ als de persoon enkel mag lezen.
‘Gebruikers’ kunnen enkel het eigen profiel zien. Om een profiel te verwijderen klik je
op het rode bolletje met de witte ‘X’.
Nieuwe leidingploeg? Contacteer de vorige leiding en vraag deze je een Keeo-login en profiel toe te kennen. Vervolgens kan de nieuwe eenheidsleiding de oude profielen
verwijderen.
Heb je nog vragen over Keeo, mail gerust naar [email protected]
Ledenlijsten
Indien je lees- of schrijfrechten hebt kan je via Keeo steeds lijsten opvragen door
gebruik te maken van filters en deze dan te exporteren.
Bij het starten van een nieuw scoutsjaar op 1 september worden alle leden automatisch
door Keeo als ‘lopend lid’ aangeduid (oranje vlaggetje). Dit betekent dat ze vorig jaar
lid waren en dat we een betaling voor het komende jaar verwachten. In afwachting
blijven deze leden uiteraard verzekerd tot 31 december van het huidige jaar. Is tegen 15
december de betaling van het lidgeld voor het komende jaar niet doorgegeven krijgen
ze vanaf 1 januari een rood vlaggetje. Ontvangen we het lidgeld wel tijdig dan krijgen
ze na verwerking een groen vlaggetje.
— Eenheid - Admibundel - Administratie - 5 —
Je archiveert de huidige functie door op het rode bolletje met de witte ‘X’ te klikken.
Waarna je op ‘Functie toevoegen’ klikt en de nieuwe functie hierop aanduid.
Verzekeringen toekennen
Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie
je rechts de mogelijkheid om een verzekering toe te voegen (basisverzekering, SOMverzekering of proefverzekering). Door leden te koppelen aan een verzekering komen
ze in een betalingsenveloppe terecht. Deze komt pas op het Landelijk Secretariaat
wanneer je ze onder het blad ‘betalingen’ via het icoon
sluit.
Eens de betaling werd ontvangen wordt deze op het Landelijk Secretariaat
goedgekeurd en zijn deze leden verzekerd. Wat moet je bij de betaling onthouden:
Rekeningnummer: BE35 0011 5752 4137 - GEBABEBB
Bedrag: € 27
Mededeling: Nummer van betalingsenveloppe (zie mail/Keeo-betalingsenveloppe)
Handleiding?
Keeo werd zodanig opgebouwd dat het eenvoudig te gebruiken is. Hierdoor vereist het
onlineledenplatform geen handleiding. We hebben er wel voor gezorgd dat je
gemakkelijk kan starten door gebruik van filmpjes over de belangrijkste functies in
Keeo. Deze kan je terugvinden via keeo.fos.be (na inloggen -> ‘Help’).
Heb je het gevoel dat tussen die filmpjes de nodige uitleg ontbreekt, stuur gerust een
mail naar [email protected] of neem een kijkje op facebook.com/keeo.fos. Hou ook steeds
de tips op het Keeo-dashboard in het oog!
De lidkaart
Elk lid van FOS Open Scouting heeft recht op een lidkaart. Met deze lidkaart kan je
aantonen dat je lid bent van FOS Open Scouting, maar kan je ook korting krijgen in
winkels als De Banier, Hopper etc.
Op de Infovoormiddag eenheidsondersteuning (13/09/2014) ontvangt elke eenheid een
pakket lidkaarten. Het aantal is gebaseerd op het aantal leden van het scouts- en
gidsenjaar 2013-2014. Eenheden die niet vertegenwoordigd zijn op de infovoormiddag
krijgen later een pakket in de bus.
In september moet de hele lidgeldmolen in elke eenheid nog beginnen. Toch kiezen we
ervoor om meteen de lidkaarten uit te delen. Elke eenheid kan zo zelf beslissen
wanneer de lidkaart wordt uitgereikt en hoeft niet te wachten tot de ledenlijsten bij het
secretariaat zijn verwerkt.

Download Report