»een hutje op de heide« Het allerbeste stekkie? Tekst: Paula Vos h Martijn Van Buren et begint altijd met het doel’, vertelt Peter Sijbers, bij Philips verantwoordelijk voor het wereldwijde meetingmanagement. ‘Dat is de belangrijkste factor bij de keuze van je locatie.’ Dus als je een strategische sessie belegt over besparingen, ga je niet in een vijfsterrenhotel vergaderen. Een creatieve sessie vraagt om een stimulerende omgeving. En dan komt die andere dominante factor: budget. Samen bepalen ze je eerste selectie. Check en dubbelcheck Bij een meeting met veel gasten uit het buitenland is de verbinding met Schiphol cruciaal. Dan een factor die vaak wordt onderschat: techniek. Voor een evenement dat je live streamt of waarbij je een liveverbinding binnenhaalt moet je locatie genoeg bandbreedte hebben. Niets zo erg als haperende verbindingen. Wil je dat mensen fanatiek gaan twitteren tijdens je bijeenkomst? Check de wifikwaliteit. Sluit je af met een feest? Een band heeft krachtstroom nodig zodat ze de stoppen er niet uitblazen. O ja, en in Wereldmuseum Rotterdam is harde muziek niet toegestaan, dan alle grote trillen de museumstukken hotelketens kapot. Locaties stellen hebben goed vaak beperkingen aan uitgeruste zalen het geluid.’ Je kunt het en je hoeft je maar tijdig weten. » Je tweede selectie komt al snel aan de beurt, want met alleen een leuke locatie ben je er niet. Ten tegenwoordig eerste de capaciteit: is niet meer te de zaal groot genoeg Geen brood voor de schamen voor voor je gezelschap? Heb Fransman een Van der je subzaaltjes nodig? Zijn In het geval van buitenValk de vereiste faciliteiten belandse gasten is de Hollandse schikbaar? Ten tweede moet je catering een precair onderwerp. rekening houden met de ligging en Een groot Europees congres koos bereikbaarheid van de locatie. Organiseer je eens voor een Nederlandse locatie, maar een meerdaags congres waarin veel genetwerkt heeft lang moeten praten om duidelijk te maken moet worden? Ga dan niet naar hartje Amster- dat een lunch met belegde broodjes niet voldeed dam, daar zal het gezelschap algauw uiteenval- voor de Franse fijnproevers. Check de mogelijklen. Komt je gezelschap per auto of ook met het heden van de locatiecateraar en of je eventueel openbaar vervoer? En hoe zit het met parkeren? lees verder op pagina 30 « Fotografie SHUTTERSTOCK BCD TRAVEL | Inspiratie Daar zit je dan met een groep enthousiaste collega’s te brainstormen over de komende personeelsmeeting, een congres of strategische heisessie. Waar moet je op letten bij het kiezen van een locatie? Over voor Pampus liggen, energietekorten en het beste uitzicht van Amsterdam. » EIGENAAR SWINGING.NL ‘Als je gaat zoeken naar locaties, merk je al snel dat “bijzonder” en “goedkoop” zelden vrienden zijn. De meest bijzondere locaties zijn meestal minder praktisch en dat voert de kosten op. Forteiland Pampus is spectaculair, maar je moet er wel met de boot naartoe. Ook catering, techniek en aanverwante zaken worden zo aangevoerd. Wist je dat je ook een trein kunt afhuren voor je feest? Fantastisch, maar erg duur omdat je een deel van het spoor afhuurt. Gelukkig zijn er ook voordeliger opties. Dierentuinen of musea bieden vaak evenementruimtes aan, alle grote hotelketens hebben goed uitgeruste zalen en je hoeft je tegenwoordig niet meer te schamen voor een Van der Valk.’ 28 – 29 voordeliger opties. Dierentuinen of musea bieden vaak evenementruimtes aan« Een paar bijzondere ideeën: • SkyLounge DoubleTree by Hilton, Amsterdam Het beste uitzicht over de hoofdstad, met buitenterras. Kasteel-conferentiecentrum op een prachtig landgoed. »vervolg van pagina 29 Nhow, Rotterdam In het nieuwe architectonische hoogstandje ‘De Rotterdam’. Terras op 30 meter hoogte. • Waldorf Astoria, Amsterdam Upperclass aan de gracht; borrelen in de kluisbar. • Igluu, Eindhoven Gevestigd in de Lichttoren, een prachtig monumentaal pand met een rijke Philipshistorie. een eigen cateraar mag meenemen. Wil je een meeting net iets extra’s geven zonder dat het duizenden euro’s kost? Denk dan eens aan een workshop; er is van alles mogelijk, van lachworkshops tot rappen of bodypercussie. Vaak bieden locaties ook toepasselijke activiteiten aan, zoals vliegen bij het Aviodrome of je eigen vis vangen bij het natuurlijk gelegen Inn Style in Maarssen. • Forteiland Pampus, Eiland in het IJsselmeer voor de kust van muiden. Unesco Werelderfgoed. • Louwman Museum, Den Haag Museum voor historische auto’s, koetsen en motorfietsen. • Corpus, Leiden De zittende man langs de A44 biedt ook meetingfaciliteiten. • Aviodrome, Lelystad Vergaderen, brainstormen en… vliegen! • Inn Style, Maarssen Natuurlijke locatie met veel mogelijkheden voor buitenactiviteiten. Tijd en geld besparen De organisatie van de meeting en de onderhandelingen met de locatie hebben je veel tijd gekost. Elders in het bedrijf is een andere afdeling misschien wel bezig met de organisatie van een nieuwe meeting op precies dezelfde locatie en beginnen de onderhandelingen opnieuw. Zonde! Stephan Oost is accountdirector bij BCD Travel en helpt bedrijven met hun meetingmanagement: ‘Bedrijven hebben vaak geen idee hoeveel meetings ze eigenlijk organiseren en wat dat kost aan tijd en geld. Als je daar inzicht in hebt, kun je flink besparen. Voor twintig events per jaar kun je met een hotelketen prima afspraken maken. Denk ook eens aan de tijd die het je eigen mensen kost. En dan heb ik het nog niet over de juridische kant van de organisatie: de contracten, de kleine lettertjes. Weet jij bijvoorbeeld wat je betaalt als je bijeenkomst toch niet doorgaat?’ Peter Sijbers: ‘Daarom heeft Philips een wereldwijd meetingmanagementprogramma. Onze eigen meetingplanners weten precies wat ze inhoudelijk willen. De praktische kant laten we graag aan de specialisten van BCD Travel over. BCD Travel heeft een enorme database met geschikte locaties en verzorgt de onderhandelingen en contracten – binnen onze randvoorwaarden. Via het centrale systeem hebben we inzicht in alle kerncijfers. Daardoor kunnen onze meetingplanners zich concentreren op de inhoud en het doel van de meeting. Hoeveel technische vergadermogelijkheden er ook zijn, voor echte interactie is echt contact het beste.’ colofon • Groenendael, Hilvarenbeek Move | Uitgever BCD Travel, Utrecht | Realisatie Scripta Communicatie | Redactie Diederik Banken, Dorine Boon, Alex Koopman, Janneke Kraanen, Mieke van Poll, Inge Stok, Rennie Vernooij Artdirection Tein Traniello, tein.nl | Medewerkers Bob Eshuis, De Beeldredaktie, Maud Gerards, Lonneke Gillissen, Karen Jochems, Evelyn Jongman, Daniëlle Ponjé, Paula Vos. Redactieadres BCD Travel, afdeling Marketing & Communicatie, Europalaan 400, 3526 KS Utrecht | E-mail [email protected] | Adreswijzigingen 020 562 18 80 of [email protected] Advertentieverkoop 020 562 17 08 | Informatie en boekingen Bel uw Business Travel Centre of 020 562 18 00 | Voor het eerst boeken bij BCD Travel: 020 603 43 43 Copyright | Niets uit deze uitgave mag op welke wijze dan ook worden verveelvoudigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever of andere auteursrechthebbenden ISSN | 2214-3904 BCD TRAVEL | Inspiratie »Gelukkig zijn er ook advertentie
© Copyright 2024 ExpyDoc
