uitgave drie 2014

uitgave drie 2014
______
KENNIS VAN ZAKENREIZEN
JE BAAS
SLAAPT BETER
ALS JIJ DE
HOTELS
BOEKT
______
BIG,
BIGGER,
BIGGEST
reizen met grote
groepen
DOE JE
ZO!
______
F
L
E
Z
K
BOE
S
L
E
T
HO
ZO
KLEIN
NDER
www.bcdtravel.nl
E
E LETT
RTJES
BCD TRAVEL | INHOUD
IN DEZE MOVE
ACHTERGROND
6 TEN THINGS – Vind de sleutel tot succesvol boeken
28 INSPIRATIE – Geen groep te groot
UP-TO-DATE
4 BUSINESS LOUNGE – Facts & gadgets
15 TOOL – Hotel boeken, de keuze is reuze!
12 INTERVIEW – Advito over een slim hotelprogramma
24 INSIGHT – Tel je rijk en vlieg naar Madrid
23 ADDING UP – Hoe Hitachi afrekende met wildboekers
26 HET CIJFER – Veilig betalen met een virtuele creditcard
3 X ON THE SPOT
14 HONGKONG
21 LONDEN
27 SAN FRANCISCO
DE BOEKER
16 MONIQUE RUITER – boekt voor Enza Zaden
MOVE OP DE MAT
Wil je graag vier keer per jaar de Move in de bus?
Ga naar www.bcdtravel.nl/nieuwsbrieven en
vul je gegevens in. Wil je altijd en overal op de
hoogte zijn van het laatste nieuws in de zakenreiswereld, abonneer je dan gelijk op Move update,
een e-mailnieuwsbrief vol actualiteiten
en aanbiedingen.
2
–
3
E
G
N
U
O
L
BUSINES»FSACTS & GADGETS«
4X
HANDIG VOOR
ZAKENHOTELS:
**** VIER STERREN
ZAKENREIZIGERS WERELDWIJD VERKIEZEN
ZOWEL IN NEDERLAND ALS INTERNATIONAAL
VIERSTERRENHOTELS BOVEN ANDERE HOTELS.
HET STEIGENBERGER AIRPORT HOTEL AMSTERDAM
IS HET MEEST GEBOEKTE ZAKENHOTEL IN
NEDERLAND EN NEEMT OP DE INTERNATIONALE
RANGLIJST DE VIJFDE PLAATS IN.
ONDERZOEK: HOTEL.INFO
1) highspeed internet (kabel en
wifi) op de hotelkamer;
2) een mp3-docking station en wekker;
3) stopcontacten op handige plekken;
4) RFID (identificatie via
radiofrequentie) om de hotelkamer
zonder sleutel te kunnen betreden.
Dit kan tegenwoordig ook
via de smartphone.
VIA TNOOZ.COM
optimisme!
Het optimisme op de
Nederlandse hotelmarkt neemt toe.
De bezettingsgraad van de Nederlandse
drie-, vier- en vijfsterrenhotels steeg het
afgelopen jaar licht, van 66,7% in 2012 tot
67,8% in 2013. Door deze goede resultaten is
de verwachting dat de gemiddelde
bezettingsgraad in 2014 hoger zal uitvallen.
ONDERZOEK: HORWATH HTL
HOTEL
HOLLYWOOD
‘It started with an
idea and $ 500.’
Toen Robert Redford in 1969 een eenvoudig
skiresort genaamd Timphave kocht, betekende
dat de geboorte van het inmiddels vermaarde
Sundance Resort. Andere Hollywood-hoteleigenaren:
Francis Ford Coppola (Coppola Resorts, Belize),
John Malkovich (The Big Sleep Hotel, Verenigd Koninkrijk),
Clint Eastwood (Mission Ranch Hotel, Californië),
Robert DeNiro (The Greenwich Hotel, New York).
GOEDKOPER
In de Asia Pacific-regio gaat
een toenemende hotelcapaciteit
gepaard met gematigd positieve
economische vooruitzichten.
Het effect hiervan is met name
in India merkbaar, waar
Advito opnieuw een daling
van de hoteltarieven voorziet.
Een sterkere markt zorgt voor verhoogde
hoteltarieven in Mexico. Dit resulteert in
een stijging van Advito’s prognose
voor Noord-Amerika van 2-4 tot 3-5%.
70
BCD TRAVEL | BUSINESSLOUNGE
duurder
PROCENT
van de zakelijke gasten boekt eerder
een hotel wanneer er video’s over dit
hotel op internet te vinden zijn.
Video’s bieden hotels de mogelijkheid
om optimaal aan storytelling te doen
en om in contact te komen met potentiële
gasten. Tipje voor hotelmarketeers!
Quote
ONDERZOEK: EHOTELIER.COM
» ANY BIG HOTELS HAVE GOT SCANDALS,
JUST LIKE EVERY BIG HOTEL HAS GOT A GHOST «
Stephen King, The Shining
A TOTZ
Lastig om alle termen in de hotelindustrie
te onthouden? Je vindt ze nu online.
Van ADR – de average daily rate, een
maatstaf om het gemiddelde kamertarief
te bepalen – tot en met de indeling van
hotels in de VS op basis van prijs: luxury,
upscale, mid-price, economy en budget.
WWW.HOTELNEWSNOW.COM
RECOGNISE
your guests
Hotelpersoneel kan in de toekomst met één
druk op de knop zijn gasten herkennen. Dit door
gebruik te maken van de Google Glass Assisted
Hotel Check-in Functionality van iTesso. Een
hele mondvol, maar het is redelijk simpel:
Google Glass vergelijkt de foto van de bril met
een profielfoto van bijvoorbeeld LinkedIn en de
hotelmedewerker krijgt te horen wie de gast is.
Zodra de identiteit is vastgesteld, kan de checkin bevestigd worden met een spraakcommando.
VIA ITESSO.COM
4
–
5
ZO BESPAAR
JE TIJD, GELD EN
VOORKOM JE
ONGEMAK
»DE SLEUTEL TOT SUCCESVOL
HOTELS BOEKEN«
VOOR EEN ZAKENREIS IS HET VERVOER MEESTAL ZO GEREGELD. MAAR HOE
ZIT DAT MET OVERNACHTINGEN? VAAK SCHIPPER JE BIJ HET BOEKEN TUSSEN
PERSOONLIJKE VOORKEUREN EN HET REISBELEID. EN DAN HEB JE NOG DE
REIZIGER DIE GRAAG ZIJN EIGEN HOTEL REGELT. SLIM AANPAKKEN DUS. ONLINE
OF VIA DE TELEFOON: VLUCHTEN EN HOTELS GECOMBINEERD BOEKEN
LEVERT VOORDEEL OP VOOR IEDEREEN.
tekst: Ingrid Lathouwers beeld: Shutterstock
BCD TRAVEL | 10 THINGS
MEER TIPS OVER
ZAKENREIZEN OP
http://blog.bcdtravel.nl
2.
Doe het zelf
1.
Veiligheid voorop
Als bedrijf ben je verantwoordelijk
voor de veiligheid van je zakenreizigers. Je wilt dus precies weten
waar ter wereld zij zich bevinden.
Zijn ze on the move of verblijven
ze een paar dagen in een hotel?
Medewerkers zijn het snelst te traceren als vervoer en verblijf centraal zijn geregeld. Handig én veilig:
in noodsituaties weet je meteen
wat je moet regelen en voor wie.
Via tools als DecisionSource
blijf je steeds in contact, ontvang je
automatische reisupdates en houd
je continu overzicht. Zo slaapt
iedereen een stuk rustiger.
3.
Snel schakelen
Wat is er nou leuker dan zelf online
zoeken en boeken op internet? Aan
jou de taak om de reis naar ieders
tevredenheid in te vullen. Voor
een korte trip naar Berlijn zien de
wensen er anders uit dan voor tien
dagen Azië. Zoek je een hotel met
ﬁtnessruimte of vergaderzaal? Je
regelt het met een vinkje. Maar
als je telkens ergens anders boekt,
heb je geen overzicht. Boek je je
tickets en hotels, telefonisch of
online, via je zakenreisagent, dan
worden alle reserveringen centraal
in één systeem vastgelegd. Handig
voor je rapportages!
Een meeting die op het laatste
moment naar een andere locatie
verhuist of een afgelaste vlucht.
Tijdens een zakenreis is niets
zeker, het schema kan zomaar
veranderen. Flexibiliteit is dan
belangrijk. Je schakelt het snelst
als je alles in één beweging kunt
omboeken: van vliegtickets tot
hotels. Heb je alles via één kanaal
geregeld, dan scheelt dat je in elk
geval een heleboel stress.
» JE SCHAKELT HET
SNELST ALS JE ALLES
IN ÉÉN BEWEGING
KUNT OMBOEKEN:
VAN VLIEGTICKETS
TOT HOTELS«
6
–
7
meer
weten?
Een reis is zo geboekt, maar
hoe zit het met dat hotel? Dat
komt later wel? Zonde! De combinatie van reis én hotel levert
vaker voordeel op dan je denkt!
HULP NODIG?
Het boeken van het perfecte hotel
kan een tijdrovende klus zijn. Sta
je weer eens voor een uitdaging?
Neem dan eens contact op met
je boekingskantoor voor
persoonlijk advies door onze
travelconsultants.
ALLES OP EEN RIJTJE
Een database met
250.000 hotels, handig!
pagina 15
ELKE DAG
COLLEGA’S OP REIS
Wat een organisatie! Of valt dat
wel mee? Lees het vanaf
pagina 16
WAUW!
$ 1,79 miljoen besparing
voor Hitachi dankzij
nieuw reisbeleid.
pagina 23
BOEKEN VOOR
GROTE GROEPEN
Appeltje-eitje!
pagina 28
4.
Advies
Zelf boeken geeft vrijheid. Maar
soms is advies van een specialist
ook prettig. Bij een trip naar een
onbekende bestemming bijvoorbeeld. Welke wijk is het meest
praktisch voor de reiziger? Waar
vind je nog acht comfortabele
hotelkamers in een drukke beursperiode? Eén telefoontje geeft
vaak al inzicht in bijzondere of
lokale omstandigheden. En is er
tijdens de reis iets aan de hand dan
wordt het meteen opgelost, 24/7.
6.
Neem de regie
5.
Boek je voordeel
Met een uitgekiend hotelprogramma
ben je verzekerd van scherpe tarieven. Dankzij tussentijdse metingen
profiteer je altijd van de voordeligste aanbiedingen. Bovendien
blijven je exclusieve afspraken
met hotels overeind. Of je nu zelf
je kamers reserveert of dit uitbesteedt aan je reisagent, het boekingssysteem hanteert altijd de
tarieven die met de klant zijn overeengekomen.
Reizigers die hun eigen hotels
willen kiezen, collega’s die rechtstreeks boeken. Soms is het lastig
grip te houden op je reisbeleid en
budget. Toch kun je daarin sturen.
Wil je dat het hotel in een bepaalde
prijsrange valt? Bied de reiziger dan
ook een duurder én goedkoper
alternatief aan. Grote kans dat ze
het middelste hotel selecteren. Zo
zijn er meer manieren om je reizigers economischer of bewuster
te laten kiezen. En moet je echt
streng zijn? Met een ingebouwde
limiet in je online boekingstool
houd je de touwtjes nóg steviger
in handen.
BCD TRAVEL | 10 THINGS
7.
Totaalplaatje
Boek je de reis en accommodatie
tegelijk, dan heb je meteen je kostenplaatje compleet. Je ziet precies wat je
kwijt bent aan vervoer en overnachtingen, inclusief verborgen kosten
voor ontbijt, parkeren of wifi.
Want die extra’s willen reizigers
nogal eens over het hoofd zien; die
scherpe dagaanbieding blijkt dan
ineens helemaal niet zo voordelig!
Wildgroei in je begroting voorkom
je door zoveel mogelijk vooruit te
boeken. En die reizigers die liever
zelf boeken? Die help je een handje
met een paar suggesties. Uit jouw
slimme voorselectie natuurlijk.
8.
10.
Veilig en
vlot
Plan vooruit
Je kunt natuurlijk wachten op een
goedkope lastminutedeal. Maar
wat als dat betekent dat de reiziger
uiteindelijk in een uithoek van de
stad belandt? Dan gaat je voordeel
zomaar op aan taxi’s en verlies
je kostbare tijd. En wat als de
nachtrust in dat voordelige hotel
verstoord wordt door feestende
toeristen? Oriënteer je vooraf op
de locatie en reserveer tijdig een
geschikt hotel: dat levert je aan
alle kanten meer winst op dan een
kortetermijnaanpak.
9.
Onafhankelijke
blik
Heb je nu nog enig houvast aan
het sterrensysteem voor hotels,
vanaf 1 januari 2015 gaat de Nederlandse hotelclassificatie op de
schop. De kwaliteit van het hotel
is niet meer blind te checken door
simpel naar het aantal sterren te
kijken. Er komt enige expertise bij
kijken. Jouw rol wordt dus vanaf
dan nog belangrijker. Je kunt je reizigers adviseren door de actuele
informatie op de voet te volgen
en verder te kijken dan het fraaie
voorportaal.
En dan: nog even uitchecken. Wat
eigenlijk een routinehandeling
is, levert de reiziger soms veel
ergernis op. Gedoe met de rekening, een creditcard die weigert of
erger nog: geskimd worden. Met
Virtual Payment Automation is
het betalen van de hotelrekening
in een paar seconden gepiept.
Alle kosten worden automatisch
op een virtuele kaart in rekening
gebracht, voorschieten is niet
langer nodig. Een snelle en vooral
veilige transactie die tijd en rompslomp bespaart, voor iedereen.
» DE KWALITEIT VAN
EEN HOTEL IS NIET MEER
BLIND TE CHECKEN
DOOR SIMPEL NAAR
HET AANTAL STERREN
TE KIJKEN «
8
–
9
Kies het beste
uit diverse
wereldkeukens
Bij KLM doen we ons uiterste best om aan ieders
smaak te voldoen. Wilt u iets anders dan de
smakelijke Economy Class maaltijden die wij
normaal serveren, dan heeft u keuze uit
vijf heerlijke à la carte maaltijden. Elk uit
een verfijnde, internationale keuken.
Kijk op klm.nl voor meer informatie.
HOTELPROGRAMMA
IN BEWEGING
zo kan het ook!
KIJKEN, VERGELIJKEN, ONDERHANDELEN – HET OPZETTEN VAN EEN HOTELPROGRAMMA KOST IEDER JAAR WEER MAANDEN TIJD. IS DAT WEL DE MEEST
EFFICIËNTE MANIER OM HET AAN TE PAKKEN? MARWAN BATROUNI EN
CLAIRE OLLIVIER VAN ADVITO LEGGEN UIT HOE HET ANDERS KAN
tekst: Karen Jochems beeld: Shutterstock
i
ÉCHT NUTTIGE INFORMATIE
Om een hotelprogramma efficiënt in te richten
hebben travelmanagers goede gegevens nodig.
De eerste stap is dan ook om gegevens op een
andere manier te verzamelen. ‘Veel travelmanagers
beschikken over gegevens per hotel of per keten,
maar eigenlijk is dat nog te algemeen’, stelt
Claire Ollivier, senior managing consultant Hotel.
‘Om echt goed te kunnen sturen, heb je gegevens nodig op transactieniveau: wat gaf reiziger
X uit bij hotel Y aan overnachting en andere
zaken, zoals wifi, eten en drinken of vergaderfaciliteiten?’
Soms heb je een heel scherpe kamerprijs onderhandeld, maar blijkt tijdens het boeken dat er
voor die prijs geen beschikbare kamers zijn op de
BCD TRAVEL | INTERVIEW
KENNIS IS MACHT
Hotels maken gebruik van geavanceerde informatiesystemen. Zij zijn daardoor steeds beter
in staat om consumentengedrag te voorspellen, beschikbaarheid te optimaliseren en zo hun
omzet te verhogen. Wie goed wil onderhandelen,
moet zich dus wapenen met informatie van hetzelfde kaliber. ‘Je moet weten hoe je bedrijf reist
– is dat bijvoorbeeld vaak midden in de week of
juist in en rondom de weekenden?’ legt Marwan
uit. ‘Hoe was de beschikbaarheid van het hotel
– kreeg de reiziger de gewenste kamer tegen de
afgesproken prijs? Maar ook: wat besteden reizigers verder in het hotel? Hotels zijn namelijk
gevoelig voor de totale uitgaven.’
Dat betekent dat je niet alleen over de juiste
data moet beschikken, maar die ook goed moet
analyseren. Dat vraagt veel tijd en vooral kennis.
Dit is een van de aspecten waarmee Advito haar
klanten helpt. Marwan: ‘We beschikken over data
uit de hele wereld, waarmee we in staat zijn om
goede benchmarks te ontwikkelen. Dat is prettig
want de hotelmarkt is behoorlijk onoverzichtelijk:
er zijn wereldwijd meer dan 300.000 aanbieders!
Ook hebben we net als de hotels geavanceerde
informatiesystemen waarmee we klantendata
kunnen analyseren. Die analyse zetten we om
in een advies waarmee onze klanten tijd en geld
kunnen besparen.’
MARWAN
Batrouni
is Practice Area leader Hotel bij Advito.
Hij is nauw betrokken bij innovatieprojecten en houdt de vinger aan de pols bij
de consultants om goed op de hoogte te
blijven van wat er leeft in de markt. Hij
streeft ernaar het productaanbod van
Advito steeds verder te verbeteren.
CLAIRE
Ollivier
is senior managing consultant Hotel
bij Advito. Zij houdt zich bezig met
hotelinkoop en contract- en performan-
MEER WETEN, BETER STUREN
cemanagement voor een gevarieerd
Het klinkt geweldig – maar is zoiets niet alleen
voor grote organisaties weggelegd? ‘Juist niet’,
benadrukt Claire. ‘Iedere organisatie heeft baat
bij meer gedetailleerde gegevens die goed geanalyseerd zijn. Bij Advito hanteren we een aanpak
op maat, waarmee we ook kleinere organisaties
van dienst kunnen zijn.’
‘Het beheren van je hotelprogramma kan zo
gemakkelijk of zo ingewikkeld zijn als je zelf wilt’,
zegt Marwan tot besluit. ‘Je hoeft niet alles in een
keer te veranderen. Maar hoe meer je weet, hoe
beter je kunt onderhandelen én sturen. In deze
dynamische wereld is dat altijd een pre!’
klantenbestand. Zij werkt nauw samen
met Marwan aan innovatieprojecten voor
hotelprogramma’s.
meer weten?
v
eel travelmanagers zijn
een aantal maanden
per jaar bezig met het
opzetten van het hotelprogramma voor het volgende jaar, waarin afspraken over kamerprijzen
en minimale afname worden vastgelegd’, vertelt
Marwan Batrouni, Practice Area leader Hotel. ‘Ik
ken mensen die het vergelijken met het nemen
van een stormloopbaan: er ligt steeds weer een
obstakel op je pad!’ Is het programma rond, dan
wordt het intern gecommuniceerd aan alle zakelijke reizigers, zodat ze weten bij welke hotels ze
mogen boeken. Vervolgens gebeurt er een tijdje
niets, totdat het hele onderhandelingsproces
opnieuw begint.
Een helder proces, dat zich ieder jaar herhaalt
– wat is daar mis mee? ‘Op zich niets’, reageert
Marwan. ‘Behalve dat de wereld en je bedrijf
constant veranderen en dat gemaakte afspraken
daardoor soms snel achterhaald zijn.’ Hij is dan
ook een groot voorstander van een andere aanpak,
waarbij het inrichten van het hotelprogramma een
doorlopend proces is in plaats van een jaarlijkse
‘uitdaging’.
dagen dat jouw reizigers daar willen verblijven.
Dan moet je alsnog een duurdere kamer boeken.
Claire: ‘Dat soort informatie zie je alleen terug
als je op transactieniveau kijkt – op hotelniveau
is dat heel lastig te traceren. Het is erg nuttige
informatie als basis voor een gesprek met een
hotel, om tussentijds bij te sturen.’
Luister naar deze
Engelstalige webinar
van Advito waarin alles
in detail wordt uitgelegd: cc.readytalk.com/
cc/playback/Playback.
do?id=6lbr52
12
–
13
tips
TRAVELERS
MARITA
Rouhof (47)
TWEE handen
‘Visitekaartjes reik en neem je met
twee handen aan. Vergeet niet het kaartje
heel aandachtig te bestuderen voor
je verder praat.’
hongkong
TO DO
‘Wandel over Bowen Road,
een autoloos wandelpad
halverwege de heuvel op
Hongkong Island. Het is er
groen, en onder je zie je de
wolkenkrabbers en de stad.
Ga voor after work drankjes
naar Central, waar je tussen
de (mantel)pakken de zakelijke
WOONT ACHT JAAR IN
energie van de stad voelt.
HONGKONG, WAAR ZE
Maak een stevige wandeling
WERKT ALS HOOFD
in Sai Kung Country Park,
COMMUNICATIE VOOR
bijvoorbeeld naar Tai Long
DE FRANSE VERZEKERAAR
Wan – een van de mooiste
AXA IN AZIË.
stranden ter wereld, waar je
‘Het is heerlijk wonen
alleen te voet kunt komen.’
in een megastad aan het
water. Er zijn prachtige
stranden en schitterende
heuvelgebieden en
tegelijkertijd heb je de
buzz en energie van
de stad.’
CITY facts
AFSTAND: 9283 kilometer vanaf Schiphol
MUNT: Hongkongse dollar TAAL: Kantonees, Mandarijn, Engels
TIJDSVERSCHIL: 6 of 7 uur later INWONERS: 7 miljoen
eet-iquette
----------------
‘Hongkongers houden
van eten. De lunch is
de belangrijkste maaltijd van de dag. Neem
er de tijd voor, minstens een uur. Probeer
te eten wat de Hongkongers nemen, ook al
weet je niet altijd wat
dat is. Vrouwen nemen
altijd een sjaal mee,
voor als ze onder de
airco komen te zitten.’
eten & drinken
‘In mijn vrije tijd ga ik graag naar:
Din Tai Fung (68 Yee Wo Street):
wat mij betreft de beste dimsum in
Hongkong. Bestel zeker de xiao
long bao.
Ko Thai (Ship Street): een Thais
restaurant mét terras – dat is nog
steeds een uitzondering. Hongkongers
zitten het liefst binnen. Het is er niet
te spicy en niet duur.
Ba Sushi (14 Burrows Street, Wan
Chai): ga hier naartoe voor de zalm
sashimi. De tl-verlichting en de rest
van het sobere interieur is er op een
huiskamerachtige manier charmant.
Ook leuk: bij vertrek krijg je een ice
cream mochi.’ BEKEND OM: opkomende metropool
perfect
OV
‘Taxi’s heb je overal
en ze zijn erg goedkoop. Metro’s rijden om de
drie minuten, en in de spits zelfs om de minuut.’
v
THE
PERFECT
HOTEL
BCD TRAVEL | TOOL
quick
&safe
feiten
on
n
eel zakenreizigers besteden het boeken van hun
vlucht uit aan een reisagent,
maar boeken hun hotel vaak zelf.
Waarom? Omdat ze denken dat ze
online meer keuze hebben. Goed nieuws!
De hoteldatabase van BCD Travel is flink uitgebreid. Dit betekent dat je nu nog meer hotels
via BCD Travel kunt boeken.
WAT IS HET VERSCHIL MET ANDERE
BOEKINGSTOOLS? In Amadeus heb je dus niet
k WAAR GAAT HET PRECIES OM?
o WAT IS HET VOORDEEL VOOR MIJ?
BCD Travel heeft een contract afgesloten met HRS,
Europa’s grootste hotelportal met GDS- en nonGDS-hotels wereldwijd. Hierdoor is de database
van BCD Travel gegroeid van 144.000 naar 250.000
hotels. Onze travelconsultants gebruiken HRS voor
ofﬂine boekingen per telefoon of email. Online is
HRS geïntegreerd in Amadeus E-Travel Management, de online boekingstool die in Europa het
meest door onze klanten wordt gebruikt.
Normaal gesproken moet je een contract met
HRS afsluiten, maar dit heeft BCD Travel al voor je
gedaan. Je boekt dus hotels tegen dezelfde kamerprijzen als bij HRS, maar met extra voordelen zoals
al gemaakte prijsafspraken en betere annuleringsvoorwaarden. Op deze manier regel je bij BCD
Travel het totaalpakket – van het zoeken tot
boeken van vluchten, auto’s en hotels. Als reizigers
niet meer ergens anders op internet boeken, heb je
bovendien minder leakage (hotelboekingen buiten
het reisbeleid), komen de data terug in rapportages
en weet je in geval van nood precies waar je reizigers zich bevinden.
l WELKE HOTELBOEKINGEN ZIJN GESCHIKT?
Alle hotelboekingen zijn geschikt. De database
bevat hotels in alle prijzen en categorieën van low
budget tot superdeluxe in 190 landen over de hele
wereld.
m IS ER MAKKELIJK MEE TE WERKEN?
alleen toegang tot alle GDS- en non-GDS-hotels,
maar staan ook alle contractafspraken die jouw
bedrijf met hotelketens heeft gemaakt. Zo proﬁteer
je altijd van het grootste aanbod en de beste prijs.
Alle tarieven zijn zichtbaar: zowel contractafspraken
van jouw bedrijf met hotelketens als aanbiedingen
via HRS.
o
i INTERESSE?
Interesse? Neem contact op via tel. (020) 562 18 00
of mail naar [email protected].
De hoteldatabase
van BCD Travel
bestaat nu uit 250.000
hotels wereldwijd.
BCD Travel streeft
ernaar om het hotelaanbod steeds verder
uit te breiden. Daarom
vinden we het zo
belangrijk om samen
te werken met HRS
en andere hotelportals.
HRS is een hotelportal
voor privé- en zakenreizigers met
een database van ruim 250.000
hotels.
AMADEUS is een toonaangevende leverancier van
technologische oplossingen
voor de wereldwijde
reisindustrie.
Jazeker. Of je nu zelf via de onlineboekingstool op
zoek gaat naar het meest geschikte hotel of een
zoekopdracht geeft aan je travelconsultant, er zijn
geen veranderingen in het boekingsproces.
14
–
15
DE BOEKER VAN...
OF HET NU GAAT OM EEN RETOURTJE
NAAR DE LABORATORIA IN AUSTRALIË,
EEN DOCHTERONDERNEMING IN ITALIË
OF DE DISTRIBUTEURS IN SYRIË: VOOR
MONIQUE RUITER EN HAAR TEAM IS
NIETS TE VEEL GEVRAAGD. WANT BIJ
EEN GROOT, INTERNATIONAAL BEDRIJF
ALS ENZA ZADEN IS ER DAGELIJKS
WEL EEN COLLEGA OP REIS.
FOTOGRAFIE SHUTTERSTOCK
tekst: Daniëlle Ponjé
»ENZA
BCD TRAVEL | DE BOEKER
ZADEN«
MONIQUE
Ruiter (45)
‘In oktober 2013 is Enza Zaden
binnen de diverse secretariaten
met een reizenproject gestart,
waardoor reizen boeken een
onderdeel is geworden van mijn
takenpakket. Mijn collega’s en
ik boeken via een online tool.’
FUNCTIE
Secretaresse
TEAM
20 secretaresses
WORDT BLIJ…
‘Van het boeken van
reizen überhaupt, omdat
het mijn takenpakket
heel afwisselend maakt’
GROOTSTE ‘BOEK’-UITDAGING
‘Het uitpluizen van
de juiste reis in zo kort
mogelijke tijd tegen een
scherp tarief ’
16
–
17
Mijn vak
‘Enza Zaden is een groenteveredelingsbedrijf.
Dat houdt in dat we groenterassen over de
hele wereld ontwikkelen en het zaad ervan
wereldwijd produceren en verkopen. Daarvoor
moeten onze collega’s veel reizen. In Nederland werken bijna 600 mensen bij Enza Zaden.
Internationaal zijn dit er ruim 1500. Er is altijd
wel een collega op reis. Soms is het een ICT’er
die de computersystemen bij andere vestigingen controleert, dan een manager die een
congres wil bezoeken, maar ook productiespecialisten die productievelden in het buitenland gaan bekijken. Het bedrijf groeit. En
hoewel we zoveel mogelijk communiceren via
telefoon en videoconferencing, ontkomen we
er niet aan om collega’s in te vliegen voor vergaderingen in Nederland, maar andersom ook
naar onze vestigingen wereldwijd. Voorheen
waren er ruim vijftig boekers, bestaande uit
secretaresses en collega’s die hun eigen reizen
boekten. Bijna een jaar geleden zijn we een
reizenproject gestart. In het aangepaste reisbeleid staat dat alleen wij – het team van twintig
secretaresses – nog reizen mogen boeken. Zo
zijn onze collega’s minder tijd kwijt én verloopt
het proces effectiever. Bovendien krijgen we
door deze manier van werken inzicht in wie
waar naartoe reist, hoeveel er gereisd wordt
en wat de kosten daarvan zijn. De zaden reizen
nooit met collega’s mee. Vroeger gebeurde
dat wel eens, maar tegenwoordig zijn de eisen
strenger. De zaden gaan zonder begeleiding de
grens over via professioneel transport, voorzien
van de nodige documenten.
Onze voorbereidingen
Collega’s van de ene afdeling vliegen frequent,
die van de andere maar zelden. Daar speel ik
op in bij het geven van reisinformatie. De ene
collega weet namelijk dat hij vaccinaties moet
regelen, een ander moet ik erop attent maken.
Dat geldt ook voor bijvoorbeeld de geldigheid
van het paspoort. Ik streef naar persoonlijk
contact; ik geef de reizigers vaak even een belletje. Dat vind ik efﬁciënter, want zo kunnen
ze direct vragen stellen als iets onduidelijk is.
Door ons reisbeleid kiezen we vaak wijzigbare
tickets. En als het gaat om de keuze tussen
kosten of efﬁciëntie, dan gaat efﬁciëntie voor.
Het kost namelijk ook geld om een collega een
halve dag op een vliegveld te laten wachten.
Tips & trucs
Op ons intranet hebben we sinds kort een
speciale portal voor de boekers, een centrale
plek met alle verzamelde tips. Hierin staan
interessante nieuwsbrieven van de vliegmaatschappijen, maar bijvoorbeeld ook contactgegevens van internationale collega’s – bij
sommige bestemmingen kunnen hotels namelijk beter lokaal geboekt worden omdat er
prijsafspraken gelden. Ook ben ik lid van een
werkgroep waarin we regelmatig zaken over
reizen bespreken. Zo ontdekken we punten die
stroef verlopen en komen we samen tot een
oplossing. Een goed voorbeeld van zo’n case
is de visumaanvraag voor Tanzania. In Nederland betaal je voor een visum 50 euro, plus
de consulaire kosten van 47,80 euro. Daarbij
moet je de aanvraag ook voorzien van een
garantiebrief en een werkvergunning. Het is
voordeliger om het visum bij aankomst op de
luchthaven van Tanzania te regelen. Dan zijn
de kosten 50 dollar en heb je geen garantiebrief en werkvergunning nodig. Ook wezen
Tanzaniaanse collega’s ons erop dat bezoekers
bij de vliegvelddouane ook nog een Carrying
BCD TRAVEL | DE BOEKER
DE BOEKER VAN
ENZA ZADEN
IN 5
Quotes
__
‘Hoewel we zoveel
mogelijk communiceren
via telefoon en videoconferencing, ontkomen we er niet
aan om collega’s in te vliegen
voor vergaderingen’
__
‘COLLEGA’S VAN DE
ENE AFDELING VLIEGEN
HEEL FREQUENT, DIE
VAN DE ANDERE MAAR
ZELDEN. DAAR SPEEL
IK OP IN BIJ HET GEVEN
VAN REISINFORMATIE’
__
‘Op het intranet
hebben we een
speciale portal voor
de boekers’
__
‘ONS TEAM REGELT
OOK HET VISUM
VOOR DE REIZIGERS,
DAT IS SOMS EEN
TIJDROVENDE KLUS’
__
‘Iedere afdeling heeft
een eigen reisbudget’
__
Temporary Assignment à 200 dollar moeten
kopen. Die informatie verstrekt de visumdienst hier niet.
Obstakels
Ons team regelt ook het visum voor de reizigers, en dat is soms een tijdrovende klus. Voor
China bijvoorbeeld moet je ook een uitnodigingsbrief van het bedrijf, bewijs van verblijf en
een reisschema bij de autoriteiten indienen. En
in India is net een nieuwe procedure ingegaan
waarbij ze onder meer biometrische gegevens
– een gezichtsscan en vingerafdruk – nodig
hebben. De voorwaarden worden steeds ingewikkelder en vergen meer werk. Daar moeten
we rekening mee houden.
De uitdaging
Ik heb – tot nu toe – weinig uitdagingen voor
mijn kiezen gekregen. Al geef ik toe dat boekingen met verschillende bestemmingen wel meer
tijd en concentratie vragen. Zeker als de reiziger
hier een auto, en daar een hotel wil. Ons boekingsproces verloopt nu als volgt: de reiziger
doet een reisaanvraag bij de secretaresses en
geeft daarbij zijn vluchtvoorkeuren voor tijd en
locatie door. Vervolgens stellen wij per mail een
aantal opties voor. De reiziger overlegt daarna
met zijn leidinggevende. Iedere afdeling heeft
namelijk een eigen reisbudget. Het proces verloopt al snel, maar natuurlijk is er altijd de uitdaging om het nóg sneller te laten verlopen. Er
wil namelijk wel eens wat oponthoud ontstaan
door intern overleg op de afdelingen over de
reisopties. Maar daarom hebben wij deze boekerstaak er ook bij gekregen.’
18
–
19
ADVERTORIAL
A
I
D
E
M
L
SOCIA ENREIZIGERS
VOOR ZAK
en?
enamer te mak
g
n
a
a
g
o
n
M
L
izen met K
t ons weten
e
re
h
t
t
e
a
h
a
L
m
o
t?
e
h
e
c
id
lu
ljant
ende v
Heeft u een bri
s voor uw volg
ord.
n
e
w
f
o
g
a
ra
v
le
rsoonlijk antwo
ia
e
c
p
e
n
e
sp
e
n
l
e
e
e
sn
u
t
ft
jg
ri
Of hee
f Twitter en u k
via Facebook o
@KLMZAKELIJK
@KLMFLIGHTS
MEET & SEAT
Laat u inspireren en informeren door @KLMzakelijk,
Via dit twitterkanaal kunt u vluchten van gisteren,
Nieuwe zakelijke contacten opdoen? Via de
het twitterkanaal voor ondernemers. Internationale
vandaag en morgen opvragen. Stuur een tweet met
KLM-service Meet & Seat kunt u de LinkedIn- of
zakenreizigers delen er hun ervaringen én u blijft
vluchtnummer en -datum en ontvang direct een
Facebookprofielen van uw medereizigers bekijken,
op de hoogte van het laatste KLM-nieuws. Vragen?
tweet terug met de actuele vertrek- en aankomsttijd.
mits deze hier akkoord voor hebben gegeven. Kies
een stoel naast een interessante medepassagier en
Stuur ons een tweet en u ontvangt binnen een uur
een antwoord – 24 uur per dag, 7 dagen per week.
FACEBOOK.COM/KLM
Via onze officiële Facebookpagina kunt u uw erva-
@KLMFARES
ringen delen en vragen stellen. Wij waarderen uw
Volg dit twitterkanaal voor de meest recente (KLM-)
feedback en gebruiken uw input om onze diensten
tarieven. Stuur een tweet met de plaats van vertrek
te blijven verbeteren. Stel uw vraag in een bericht
en aankomst en u ontvangt binnen een minuut het
en wij geven u zo snel mogelijk een uitgebreid ant-
goedkoopste beschikbare retourtarief.
woord – 24 uur per dag, 7 dagen per week.
vergroot al reizende uw netwerk.
VRIJMIBO
TRAVELERS
CITY facts
AFSTAND: 372 kilometer vanaf Schiphol
MUNT: Engelse pond TAAL: Engels
TIJDSVERSCHIL: 1 uur vroeger
INWONERS: 8,3 miljoen
CHANTAL
Adama (31)
IS FINANCIAL
ACCOUNTANT BIJ WEIGHT
WATCHERS UK EN
WOONT IN KENSINGTON,
LONDEN.
‘Het is een wereldstad,
maar er gaat ook zoveel
rust vanuit als je de
juiste plekjes kent.’
BEKEND OM: Big Ben, Tower
of Londen, London Eye &
Buckingham Palace
‘Ga je voor sfeer
en een borrel na het
werk? Ga dan naar
Embankment naar
Gordon’s winebar, de
oudste van de stad.
Op donderdag en vrijdag
omgeven door zakenmensen,
in het weekend kom je er
werkelijk iedereen tegen.’
londen
TRAINING DAY
ETEN EN DRINKEN
‘Ik picknick graag
in Greenwich park.
Dan kijk je uit over
het business district,
maar zit je zelf in
een rustige cocon.’
BCD TRAVEL | ON THE SPOT
tips
‘De bussen en de metro’s zijn
de beste vervoermiddelen, ook
al hebben ze geen goede naam.
De Central line wil er inderdaad
wel eens mee stoppen, maar
over het algemeen zijn er weinig
problemen. Zorg ook dat je
het nummer van een minicabmaatschappij hebt. De black
cabs zijn twee keer zo duur!’
HIGH
coffee
‘Open coffees zijn
de ideale gelegenheid
om te netwerken.
Meld je aan bij
matchende
LinkedIn-groepen
die zulke evenementen
organiseren, en je
wordt vanzelf
itgenodigd. Het is
de snelste manier
om de zakenwereld
goed te leren
kennen.’
CANARY
UNDERGROUND
‘Zakendoen in Londen, daar is goed over
‘Zakenpartners worden
hier vaak meegenomen naar
een gastropub, een pub met
een uitgebreidere keuken.
En al is er niets mis met het
redelijk simpele eten daar,
toch neig ik meer naar een
goede Franse keuken.’
nagedacht. Het metrostation van Canary
Wharf, waar de grote banken zich bevinden, is tegelijkertijd een winkelcentrum.
Handig als je een vlek op je pak hebt of
in de buurt wilt lunchen. Er is een Jamie
Olivers’, en verderop bij de jachthaven
zijn talloze terrasjes.’ 20
–
21
Beheers uw kosten met gratis Wifi overal in onze
hotels in Europa.
holidayinnexpress.com
ADDING
strategically safe
h
BCD TRAVEL | ADDING UP
on
up
EEN VOORBEELD UIT DE
PRAKTIJK: HOE HITACHI WEER
BINNEN BUDGET BLEEF
ET PROBLEEM
Medewerkers van het Japanse elektronicabedrijf Hitachi boekten met
regelmaat non-preferred hotels, met
torenhoge hotelkosten als gevolg.
Bovendien gebeurde 90% van de boekingen offline per
fax en duurde het vijf tot tien dagen per maand om ook
nog eens handmatig alle hotelbetalingen te controleren.
Tijd voor verandering!
Voor een blijvende controle zijn er een aantal motivatiecodes in het boekingssysteem ingebouwd. Codes
waarmee reizigers moeten aangeven waarom ze hun
hotel en vlucht niet tegelijkertijd boeken of waarom ze
niet voor een preferred hotel kiezen.
De travelmanagers van Hitachi werken nu met wekelijkse
rapporten om te kijken bij welke overnight-vlucht er geen
hotel is geboekt. Tenzij de reden meteen duidelijk is, zoals
het overnachten bij vrienden of familie, gaat de travelmanager met die informatie naar de reiziger om uitleg.
DE AANPAK
BCD Travel en Hitachi werkten nauw samen aan een
DE TOEVOEGDE WAARDE
strategie om zogenaamde ‘wildboekers’ te stiHet doel was vooral een beter beheer van de
muleren voortaan preferred hotels via de
preferred hotels en meer gecombineerde
online boekingstool te boeken. De
boekingen van vlucht en hotel
focus lag hierbij vooral op commusamen. Maar door betere nalenicatie: aan alle medewerkers
ving van het reisbeleid gingen
werd uitgelegd waarom het
ook de kosten naar beneden,
» IN MINDER DAN TWEE
belangrijk is dat alle boekingen
werd er minder via andere
JAAR STEEG HET AANTAL
via één kanaal lopen, hoe het
kanalen geboekt én kon de
GECOMBINEERDE
BOEKINGEN VAN VLUCHT
reisbeleid er precies uitziet,
veiligheid van de reizigers
EN HOTEL VAN 53 NAAR 95%.
wat er van de reizigers wordt
beter gewaarborgd worden.
DIT LEVERDE $ ,79 MILJOEN De travelafdeling kan reizigers
verwacht en wat de voordelen
AANBESPARINGEN OP «
zijn voor het bedrijf en henzelf.
nu veel makkelijker traceren en
Om te zorgen dat de medewerbereiken omdat zij weten waar ze
kers vertrouwen kregen in het reisovernachten.
programma, kregen ze een tijd lang de
mogelijkheid om andere goedkopere hotels die
DE RESULTATEN
nog niet in het programma stonden, aan te geven bij In minder dan twee jaar zag Hitachi een stijging van
hun travelmanager. Als zo’n hotel ook echt goedkoper 28% van het aantal boekingen via BCD Travel en steeg
bleek, gaf de travelmanager dat door aan BCD Travel het aantal gecombineerde boekingen van vlucht en
om vervolgens namens Hitachi de boeking bij dat hotel hotel van 53 naar 95%. Dit leverde $ 1,79 miljoen aan
te regelen.
besparingen op.
1
22
–
23
«
!
L
E
T
»HOTEL DE BO
Walter is 37 en gaat
voor zijn werk
regelmatig op reis.
De ambitieuze account
manager is gek op
hotels. Maar het boeken
ervan laat hij graag
over aan de travelmanagers binnen zijn
organisatie.
Zij weten precies
waar een hotel voor
Walter aan moet
voldoen. In combinatie
met een vlucht is het zo
geregeld. Het online
boekingsprogramma
weet immers precies
welke hotels passen
binnen het reisbeleid en
matchen dit eenvoudig
met de wensen van Walter. En helemaal mooi,
ze weten altijd waar
Walter zich bevindt!
Hoe vaak zie je
Walter terug bij het
hiernaast gelegen
hotel?
win!
Heb je ontdekt hoe
vaak Walter bij dit
hotel opduikt?
Mooi! Stuur je antwoord
voor 29 oktober naar
[email protected]
onder vermelding van
prijsvraag Move 3 en maak
kans op 2 retourtickets
Amsterdam - Madrid van
Air Europa.
illustratie: Evalien Lang
De winnaar wordt
in de volgende Move
bekendgemaakt.
MET DANK AAN: AIR EUROPA PRIJSWINNAAR MOVE 2 2014: TILLY SUERINK VAN BALLAST NEDAM TE SOEST
BCD TRAVEL | INSIGHT
»
Deze Walter telt niet mee
24
–
25
BCD TRAVEL | STATISTICS
Een markant
cijfer binnen
de reisbranche
uitgelegd
Anders
zaken doen
Een naadloze fusie van kunst en leven.
Het onlangs geopende vijfsterren,
art’otel amsterdam, bevindt zich in het
hart van Amsterdam, tegenover het
Centraal Station. Alle 107 hotelkamers
zijn optimaal ingericht voor de zakelijke
reiziger inclusief high-speed internet
toegang en een ontbijt uit de keuken
van onze art en lifestyle venue 5&33.
61%
VAN ALLE ORGANISATIES HEEFT
TE MAKEN MET BETALINGSFRAUDE
OF EEN POGING DAARTOE BIJ HET
AFREKENEN VAN HOTELS
BRON: BCD TRAVEL
Bijna de helft van alle bedrijven met zakenreizigers was
afgelopen jaar slachtoffer van fraude of een poging tot
fraude bij de betaling van reiskosten met een creditcard.
Veel hotels accepteren geen reservering zonder creditcard. En
juist die creditcards kunnen nogal fraudegevoelig zijn. Vervelend als jouw organisatie geen corporate creditcard afgeeft. Als
je er zeker van wilt zijn dat je hotelreservering gegarandeerd én
betaald is, kun je het Virtual Payment Automation-systeem van
BCD Travel gebruiken. Wanneer je een hotel reserveert, maakt
het automatische systeem een eenmalige virtuele creditcard
aan. Die dient als garantie voor de boeking. Wanneer de reiziger
uitcheckt, vergelijkt het systeem de betaling met de reservering,
die in 99,95 % van de transacties gegarandeerd overeenkomt.
Vervolgens worden de kosten op de virtuele creditcard in rekening gebracht.
artotelamsterdam.com
%
ROGER
Heijsters (27)
BCD TRAVEL | ON THE SPOT
tips
TRAVELERS
BUSINESS!
‘In San Francisco barst
het van de ondernemers en
start-ups. Die ondernemersmentaliteit is heel inspirerend.
Op straat gaat het eerder
over ophalen van groeikapitaal dan roddels over
collega’s.’
SERIEONDERNEMER EN
CITY facts
MANAGING PARTNER BIJ
SMARTCHECK. WON VIA
HET MINISTERIE VAN ECO-
AFSTAND: 8782 kilometer vanaf Schiphol
NOMISCHE ZAKEN IN 2012 EEN
MUNT: Amerikaanse dollar TAAL: Engels
KAUFFMAN-SCHOLARSHIP,
TIJDSVERSCHIL: 9 of 8 uur vroeger
(San Francisco kent geen wintertijd)
INWONERS: 805.000
BEKEND OM: Golden Gate Bridge
en Alcatraz
DAT JONGE TOPONDERNEMERS ONDERDOMPELT IN
DE ONDERNEMERSCULTUUR
VAN DE VERENIGDE STATEN.
ROGER WOONDE DAAROM
VIJF MAANDEN IN DE VS,
WAARVAN DRIE IN
SAN FRANCISCO.
10 – 19 UUR
‘De werksfeer onder ondernemers is erg gerelateerd aan de
start-up-scene: men start rond
10 uur en eindigt de werkdag
tegen 19 uur. Afspraken maken
met ondernemers voor die tijd
is daarom geen aanrader.’
san francisco
netwerk
SPOT
MOVING
‘De typische cablecar móét je een keer meemaken, maar
maak vooral gebruik van de bussen, metro’s en goedkope taxi’s.
En met de Caltrain ben je snel in het hart van Silicon Valley,
waar de hoofdkantoren van grote techbedrijven als Apple, Google
en LinkedIn zijn gevestigd. Tip: koop bij aankomst op het vliegveld
de ‘Clipper Card’, de VS-versie van de ov-chipkaart.’
‘Een goede plek om
ondernemers te ontmoeten
is 25 Lusk bar. De bar
ligt vlakbij het
Caltrain-station,
naast het SoMa-district;
dé plek waar
veel grote start-ups
als Twitter, Square,
Twilio en Foursquare
zitten.’
EAT AND
DRINK
‘Mijn favoriete locatie is de
Samovar Tealounge. Perfect om
’s middags in het zonnetje te genieten van het fantastische
uitzicht onder het genot van
een lemon icetea of jasmijnthee.
Bestel er een kaas- en fruitplankje
bij, en je beseft dat je op de beste
plek in een van de opwindendste
steden van de wereld bent!’
‘Ontbijten doe je bij
Boudin Bakery, een bakkerij
die alleen zuurdesembrood
bakt. De breadbowl-soup,
waar San Francisco ook deels
om bekendstaat, is een
echte topper!’
26
–
27
»GEZOCHT:
«
ONDERDAK VOOR 1000 MAN
BEELD SHUTTERSTOCK
GROTE
GROEPEN,
GROTE
BELANGEN!
k
BCD TRAVEL | INSPIRATIE
GROEPSREIZEN ZIJN NIET TE VERGELIJKEN MET INDIVIDUELE
ZAKENTRIPS. DE BELANGEN ZIJN GROOT EN ER STAAT VEEL OP
HET SPEL. HET PROGRAMMA, DE EISEN, DE PRIJZEN: ALLES IS
MAATWERK. WAAR MOET JE OP LETTEN? WAT ZIJN NORMALE
PRIJZEN, WELKE CONTRACTVOORWAARDEN ZIJN BELANGRIJK?
WAT DOE JE ZELF EN WAT BESTEED JE UIT?
k
tekst: Paula Vos beeld: Shutterstock
lantseminars, een buitenlands congres of een
studietrip voor high potentials: de redenen om een
groepsreis te organiseren
variëren. Het gaat altijd om
grote aantallen en flinke
budgetten. Aan jou de taak
om de reis tot in de puntjes te organiseren: vervoer, programma en overnachtingen. Vooral dat
laatste onderschat men soms, maar het
is ontzettend belangrijk.
LOCATIESELECTIE: WEET
WAT JE WILT
Wat ik zelf kan organiseren doe ik zelf, bijvoorbeeld de sociale activiteiten.’
ZELF OP BEZOEK
Bij zulke grote belangen wil je natuurlijk de touwtjes strak in handen houden. Wanneer je de hotelselectie uitbesteedt, krijg je enkele alternatieven
waar je uit kiest. Het is verstandig om die eerst
zelf te bezoeken. Deloitte zet daarvoor vaak lokale collega’s in. Margo Langeweg van Sogeti
organiseert grote klantevenementen,
waaronder een jaarlijks congres
in Europa voor zo’n honderd
klanten uit de hele wereld.
Zij bezoekt de voorgeBIJ HOTELstelde locaties altijd zelf:
BOEKINGEN VOOR
‘De eisen zijn hoog en ik
GROEPEN KUN JE
weet precies wat ik wil.
ALLES VERGETEN
Tijdens het evenement
WAT JE WEET OVER
regel ik ter plekke de
INDIVIDUELE
meeste details zelf.’
»
Jeroen Huizer is recruitmentcoördinator bij
Deloitte en organiseert
meerdere keren per jaar
een studiereis voor zo’n
twintig high potentials in
REIZEN
hun laatste studiefase. ‘Dit
zijn toptalenten die we graag
in dienst nemen. Er hangt veel
van zo’n studiereis af. De locatie
moet helemaal kloppen: goed verzorgd maar
ook hip en met lokale charme. Ik weet precies wat
ik wil, maar ik ken natuurlijk niet alle hotels in
Barcelona, Hongkong of Milaan. Daarom besteed
ik de locatieselectie in veel gevallen uit aan een
professionele partner die dat netwerk wel heeft.
«
KLEINE LETTERTJES…
Als je de locatie hebt gekozen,
beginnen de contractonderhandelingen. Dat gaat om meer dan de prijs.
Margo: ‘Juist omdat ik ter plekke nog veel gedaan
wil krijgen van de locatie, wil ik de relatie zo prettig mogelijk houden. Ik laat de onderhandelingen
daarom graag aan een externe partij over. Vanuit
»lees verder op pagina 30
PETER
Bregman
SENIOR DIRECTOR
GROUPS EMEA SOUTHWEST
DIVISION BCD TRAVEL
‘Bij hotelboekingen voor groepen kun je alles vergeten wat
je weet over individuele reizen.
Hier gelden andere spelregels.
Om te beginnen de prijs. Veel
mensen denken: meer kamers
boeken is vast goedkoper. Dat
is niet zo. Stuntprijzen uit advertenties gelden maar voor
enkele kamers. Ook de tarieven in je hotelprogramma gaan
bij groepsboekingen meestal
niet op. Natuurlijk kun je korting bedingen, maar dat is een
langdurig onderhandelingsproces. Iemand die een paar
keer per jaar voor een groep
boekt, heeft daar meestal niet
de juiste positie voor of niet
genoeg ervaring. We zijn trots
dat we tot 20% korting kunnen
bedingen op de “ﬁrst quote”.
Dat kan omdat we een grote
28
–
29
»MINDER BEKEND VOORDEEL VAN
HET CENTRAAL VASTLEGGEN IS DE
MANAGEMENTINFORMATIE DIE HET
OPLEVERT«
hun positie kunnen ze feller onderhandelen en meer korting bedingen
dan ik. Een extra voordeel is dat ze het
contract scherp opstellen, vooral de
annuleringsvoorwaarden. Het belang
daarvan ondervond ik een paar jaar
geleden in Venetië. Ik had vergaderruimtes in het hotel geboekt maar besloot later ergens anders te vergaderen
– toen bleven de annuleringskosten
gelukkig beperkt.’ Juist bij groepsreizen kunnen het aantal kamers en de
faciliteiten die je nodig hebt tot op het
laatste moment veranderen. Flexibele
annuleringsvoorwaarden zijn daarom
belangrijk.
VEILIG EN MEETBAAR
Als alles in één systeem vastligt is altijd bekend wie zich wanneer waar
bevindt: heel belangrijk in geval van calamiteiten. Dat pleit ervoor om bij een
groepsreis zoveel mogelijk met één
externe partner samen te werken. De
boeker krijgt een calamiteitennummer
dat 24/7 bereikbaar is en kan in geval
van nood snel actie ondernemen. Een
minder bekend voordeel van het centraal vastleggen is de managementinformatie die het oplevert: achteraf kun
je gemakkelijk een analyse maken van
de gemaakte kosten.
GEMAK
Juist bij het organiseren van groepsevenementen moet er veel tegelijk gebeuren. Het is ﬁjn als je dan bepaalde
specialistische en tijdrovende taken
kunt delegeren aan een partner, concludeert Margo. ‘Toen ons Europese
klantevenement in Nederland plaatsvond besloot ik het allemaal zelf te
doen. Dat viel tegen en ik realiseerde
me des te meer wat de voordelen
zijn van uitbesteden. Maar met wie
ik ook samenwerk: ik bepaal de eisen
en ik houd de regie, tot in het kleinste
detail.’
colofon
partij zijn maar ook omdat we
de reële prijzen kennen. Dan de
contractvoorwaarden. Vooral
annuleringsvoorwaarden kunnen erg streng zijn. Wij zorgen
dat er nog redelijk lang wijzigingen mogelijk zijn. Dat kan je
een enorme strop schelen. Tot
slot de beschikbaarheid: als je
met een groep van tien of zelfs
honderd personen reist, wil je
dat ze allemaal op dezelfde locatie verblijven, toch? In piektijden, bijvoorbeeld bij beurzen
en grote congressen, lopen de
goede hotels al een jaar van
tevoren vol. BCD weet dat en
reserveert lang van tevoren
grote blokken kamers. Dit heeft
als extra voordeel dat de prijzen
dan nog redelijk zijn. In het hele
proces houdt de klant altijd de
regie. Wij doen suggesties, de
klant kiest. Wij onderhandelen
en bereiden het contract voor,
de klant tekent. Eigenlijk doen
wij al het tijdrovende voorwerk,
zodat de boeker zich kan concentreren op de leuke kanten
van de reis.’
Move | Uitgever BCD Travel, Utrecht | Realisatie Scripta Communicatie | Redactie Diederik Banken, Dorine Boon, Alex Koopman, Janneke Kraanen, Mieke van Poll, Inge Stok, Rennie Vernooij
Artdirection Tein Traniello, tein.nl | Medewerkers Lonneke Gillissen, Evelyn Jongman, Evalien Lang, Ingrid Lathouwers, Daniëlle Ponjé, Paula Vos.
Redactieadres BCD Travel, afdeling Marketing & Communicatie, Europalaan 400, 3526 KS Utrecht | E-mail [email protected] | Adreswijzigingen 020 562 18 80 of [email protected]
Advertentieverkoop 020 562 17 08 | Informatie en boekingen Bel uw Business Travel Centre of 020 562 18 00 | Voor het eerst boeken bij BCD Travel: 020 603 43 43
Copyright | Niets uit deze uitgave mag op welke wijze dan ook worden verveelvoudigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever of andere auteursrechthebbenden
ISSN | 2214-3904
BCD TRAVEL | INSPIRATIE
»vervolg van pagina 29
© 2014 United Airlines, Inc. All rights reserved. Flight schedule and equipment subject to change.
SM
shut-eye
friendly
Flat-bed seats on all flights to the U.S.
united.com/flatbed

Download Report