Concerncontrol Velsen Concerncontrol in de gemeente Velsen: de praktijk Jörg Schlunke [email protected] 06-506 908 92 12 juni 2014 Inhoud • • • • • • • Opdracht concerncontroller Velsen Visie op control Rol, taken en positie concerncontrol Plan van aanpak Resultaten in Velsen Veranderende competenties Toekomst concerncontrol Velsen 2 Opdracht Velsen • • • • Start februari 2013 voor 2 – 3 dagen per week Start opdracht: beheersmatige insteek, lopende zaken afronden, reguliere aansturing concerncontrol Maart / april: aanpassing opdracht: ontwikkeling, positionering, plan van aanpak voor vernieuwing Einde opdracht in april 2014 door benoeming vaste concerncontroller 3 Visie op control 4 Visie op control Control is het beheersbaar maken en houden van een organisatie. Wanneer zijn we in control: • Voldoende beheersing van de risico’s • Voldoende benutting van kansen Concerncontrol Velsen: • Betrokken adviseur en sparringpartner van bestuur, directie en management • Kritische bewaker, onderzoeker en toetser bij inrichting beheerssysteem en bij het feitelijk functioneren 5 Rol, taken, positie Belangrijk: feitelijke invulling van de positie. • Onafhankelijk in advies en toetsing en daardoor in staat om een objectief oordeel te geven • Gericht op organisatiebelang • Betrokken controllers, die taken uitvoeren in concernbelang • In staat om kritisch naar de eigen rol te kijken • Maakt deel uit van gemeentelijke organisatie en draagt dit uit • Proactief deelnemer van het bondgenootschap tussen DT en MT 6 • Signaleren van ontwikkelingen, trends, vernieuwingen, verbeterpunten, … • Onderzoek, zowel op eigen initiatief als naar aanleiding van vragen van bestuur of directie • Toetsing van de reguliere P&C documenten, directie –en MT voorstellen • Advies, zowel naar aanleiding van gerichte vragen als ook op eigen initiatief. 7 Reguliere werkzaamheden • Toets begroting, jaarrekening, voorjaarsnota; • Uitvoeren 2 doelmatigheidsonderzoeken per jaar; • Coördinatie alle werkzaamheden rechtmatigheid • Risicomanagement via afdelingsplannen en reviewgesprekken; • Maandelijks verstrekken managementinformatie; • Vooronderzoek integriteit indien gevraagd door GS; • Decentralisaties • Interne procesgerichte onderzoeken indien gevraagd door GS of op eigen initiatief; 8 Plan van aanpak Kernpunten concerncontrol • betrokken controllers, • kijken naar buiten, • proactief invullen eigen rol, • aanwezig en zichtbaar, • toegevoegde waarde voor Velsen (zichtbaar), • continue in verbinding met de organisatie • vertrouwen in de organisatie en van de organisatie 9 Plan van aanpak • Speerpunten concreet benoemen in afdelingsplan • Concerncontrol richt zich op totale bedrijfsvoering • Control op financiën, juridisch, inkoop, HR, ICT, …, daarbij gebruik maken van de kennis die we in de gemeente hebben! • Genereren en analyseren periodieke managementinformatie • Toetsing P&C instrumenten volledig • Review verbeteren • Rechtmatigheid, Interne controle, risicomanagement, onderzoek 10 Resultaat: Interne Beheersing Situatie oud: Rechtmatigheid: regie belegd bij CC Getrouwheid belegd bij afdelingen: geen regie op proces Rechtstreeks contact tussen uitvoerende afdelingen en externe accountant Financiën en control: (deels) buiten het proces Gevolg: rechtmatigheid over het algemeen goed (wisseling accountant) Getrouwheid: veel vragen externe accountant, veel onduidelijkheden, kennisachterstand, problemen bij controle jaarrekening 11 Inrichting IB Velsen Situatie nieuw Concerncontrol heeft regie op proces (weet wat speelt, onderhoud externe contacten, zorgt voor afstemming) Uitvoering vindt plaats bij vakafdeling, toetsing door control Afstemming wordt periodiek georganiseerd door cc Leren van elkaar en met elkaar Borging in Velsen: heldere kaders opgesteld door control, IB wordt regulier werk, inhoudelijke advisering door Cc en Fin Afstemming tussen Fin en Cc Opstellen werkplan / implementatieplan: IB gereed voor interim controle 2014 12 Resultaat managementinformatie Situatie oud: Was voor 2013 versnipperd belegd, informatie werd vooraf zeer globaal getoetst, verscheen onregelmatig, weinig respons. Waarde als sturingsinstrument was beperkt Behoefte aan meer sturing en regie op proces (en inhoud) 13 Resultaat managementinformatie In 2013 opgepakt door concerncontrol Opstellen maandelijks dashboard op vastgestelde sturingsinstrumenten (5e werkdag v.d. maand) • Budgetten (afdeling, product) • Personeel (Ziekteverzuim, opleiding,..) • Salarissen en inhuur • DIV • Verplichtingen • Inkoop • Belastingen 14 Managementinformatie Knelpunten: • Feitelijk worden maar 2 aspecten gebruikt: • Salarissen / inhuur en verplichtingen • Weinig respons managers, weinig vragen • Weinig zichtbare bijsturing Acties: • onderwerp nadrukkelijk op agenda directie • gesprekken directeur en afdelingsmanager • Onderwerp bij reviewgesprekken en afdelingsplannen • Maar ook: oog voor sturing door managers, waar sturen ze wel 15 op en worden ze op afgerekend Competenties controllers Competentie controller was sterk gericht op inhoud: • Deskundig op financiën, AO, IC, • Analytisch • Resultaatgericht • Vooral competenties gericht op “hard control” 16 Competenties controllers Veranderende competenties in Velsen • • • • • • Aanvulling competenties gericht op “soft controls” Verbinding maken met organisatie Vertrouwen geven en nemen ( tot….??) Zichtbaar toegevoegde waarde leveren Initiatiefrijk Betrokken en toegankelijk 17 Toekomst concerncontrol Velsen Uitdagingen: • Veranderende competenties in de praktijk Dit proces kost tijd, vraagt iets van de controller en de organisatie, gaat met vallen en opstaan • Nieuwe controltaken (HR, juridisch, inkoop, ICT,..) Toepassen hard en soft control, kennis verbreden, gebruik maken van bestaande kennis in de organisatie, naar buiten kijken 18