Download File - ktacovyy1415

2
DE ZAKELIJKE BRIEF
Zakelijke brieven zijn meestal gericht aan of komen van de overheid, bedrijven, verenigingen of
aan personen die je niet zo goed kent.
Deze brieven volgen strikte regels, daarom houd je bij het schrijven rekening met deze aandachtspunten:
• gebruik een tekstverwerker en wit, ongelinieerd papier op A4-formaat;
• gebruik de enkele regelafstand;
• schrijf in een formele, maar eenvoudige taal, bv. ‘u’ en ‘uw’ in plaats van ‘je’ en ‘jouw’;
• zorg ervoor dat je brief beknopt, maar toch volledig is: plannen, ordenen en desnoods opnieuw
beginnen;
• zorg voor een keurige bladspiegel en lay-out;
• vermijd uitroeptekens, beletseltekens, haakjes en aanhalingstekens, afkortingen en onderstrepingen.
Zakelijke brieven zijn aan BIN-normen gebonden.
De Belgische norm voor brieven is
uitgewerkt door het BIN, het Belgisch Instituut voor Normalisatie.
Het vaardigt ook richtlijnen uit voor
onder andere verslagen, faxen en
rekenbladen. De doelstellingen van
dergelijke normen zijn een grotere
leesbaarheid, eenvoud en vooral
uniformiteit. Die uniformiteit moet
het makkelijker en eenvoudiger maken om geschreven documenten administratief te verwerken.
Overheidsdiensten worden aangespoord om hun brieven op die manier op te stellen, maar die norm
wordt in België zeker niet algemeen
gevolgd. Op school doen wij dit wel.
Hieronder vind je de bladspiegel
van een zakelijke brief. Noteer de onderdelen op de juiste plaats.
Slotformule - gegevens van de afzender - plaats en datum - onderwerp van de brief – handtekening - gegevens van de geadresseerde – aanspreking - voornaam, naam (en functie) van de afzender – briefgesprek
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
12
2.1
KENMERKEN EN TIPS
2.1.1
Gegevens van de afzender
1. Het adres bestaat uit vier of vijf regels in deze volgorde:
a.
b.
c.
d.
e.
Voornaam en naam
Straat en huisnummer (bus)
Postcode en plaatsnaam
Telefoonnummer
E-mailadres
2. De plaatsnaam staat in HOOFDLETTERS.
3. Adresregels bevatten geen komma’s of andere leestekens.
4. Tussen de adresregels komt geen witruimte.
5. Na de gegevens van de afzender volgen vier witregels (48 punt).
2.1.2
Gegevens van de geadresseerde
1. Voor dit adres zijn vier tot zeven regels beschikbaar in deze volgorde:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Specifieke vermelding
Geadresseerde
Functie en/of afdeling
Firma of organisatie
Straat en nummer (bus)
Postcode en gemeente
Land
2. Bij dit adres gelden dezelfde regels als voor het adres van de afzender.
3. Je gebruikt zo veel mogelijk de officiële taal van de geadresseerde.
4. Na het adres volgen vier witregels (48 punt)
2.1.3
Plaats en datum
1. Je schrijft de datum tegen de rechterkantlijn ter hoogte van de eerste regel van de gegevens
van de afzender. Hoe je dat op een ‘professionele’ manier doet kun je lezen in een bestand
op de website en op smartschool.
2. Je schrijft alleen een plaatsnaam als er een verschil is met de plaats in het adres van de afzender.
3. De BIN-norm stelt een speciale schrijfwijze vast voor de datum. Je vermeldt eerst het jaar,
dan de maand en dan de dag. Ook de Belgische schrijfwijze is toegelaten, maar dan schrijf je
de datum voluit.
4. In dit onderdeel komen geen leestekens.
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
13
2.1.4
Onderwerp van de brief
1. Het onderwerp is een korte beschrijving van de briefinhoud.
2. Je mag het onderwerp benadrukken: cursief, vet of onderstreept.
3. Je gebruikt geen ander lettertype of andere lettergrootte en de woorden ‘onderwerp’ of ‘betreft’ gebruik je ook niet.
4. Na het onderwerp volgen twee witregels (24 punt).
2.1.5
Aanspreking
1. De aanspreking schrijf je voluit.
2. Ze begint met een hoofdletter. De andere woorden, uitgezonderd de eigennamen, beginnen
met een kleine letter.
3. Na de aanspreking schrijf je geen leesteken.
4. Enkele voorbeelden: Geachte heer / Geachte mevrouw / Geachte heer Desmedt…
5. Bij een informelere brief gebruik je ‘Beste’. Op ‘Beste’ volgt de voornaam – niet de achternaam – en de ‘jij’-vorm in brieven. Die informelere stijl gebruik je echter het best enkel voor brieven aan vrienden!
6. Na de aanspreking volgt één witregel (6 punt).
14
2.1.6
Briefgesprek
1. Het briefgesprek is je eigenlijke mededeling.
2. Denk bij het opstellen aan de OVUR-strategie.
3. Iedere alinea begint aan de linkerkantlijn.
4. Tussen de alinea’s komt een witregel (6/10 punt).
5. De juiste werkwoordsvormen bij enkele ‘u’-aansprekingen:
u bent, u hebt, u kunt (u kan = spreektaal), u zult (u zal = spreektaal), u wilt (u wil = spreektaal)
2.1.7
Slotformule
1. De slotformule volgt na één witregel.
2. Ze krijgt altijd een hoofdletter, maar geen leestekens.
3. Enkele voorbeelden: Met vriendelijke groeten / Hoogachtend / Met de meeste hoogachting…
4. Na de afsluiting volgen zes witregels.
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
2.1.8
Handtekening
1. De handtekening van de belangrijkste persoon staat rechts.
2. Onder de handtekening herhaal je voornaam en naam.
3. Functiebenamingen beginnen met een hoofdletter.
4. Na de ondertekening volgt zo nodig één witregel.
2.2
INHOUDELIJKE RICHTLIJNEN
Niet alleen de manier waarop je informatie in een brief structureert, is van belang, ook de manier
waarop je de boodschap formuleert. Wanneer ze een zakelijke brief moeten schrijven, slagen veel
mensen er niet onmiddellijk in de juiste toon te treffen, en vervallen ze in een overdreven
plechtstatig, oubollig en formalistisch taalgebruik. Omdat die schrijfwijze hen niet volledig eigen is, gebeurt het dan bovendien vaak dat die hoogdravende stijl soms plotseling doorbroken
wordt door een veel minder formele uitdrukking uit een lager stijlregister en dat geeft een alles
behalve professionele indruk van de schrijver. Meer nog, stijlbreuken zijn vaak lachwekkend, en
moeten dus ten allen koste vermeden worden.
1. Doe gewoon
Gebruik in een brief zakelijke, maar gewone taal. Laat overdreven formele taal, ‘stadhuistaal’
achterwege. Je kunt ook formeel en beleefd zijn zonder die pompeuze, vaak clichématige, formules te gebruiken.
2. Wees to the point
Geef in een brief voldoende informatie, maar ook niet te veel. Kom niet met veel omwegen tot
het uiteindelijke doel van je brief. Een lezer wil meestal meteen weten waarover de brief gaat en
heeft vaak ook weinig tijd. Geef in het begin al aan waarover de brief gaat.
In bepaalde gevallen, vooral bij antwoorden op eerdere brieven, kan het wel nuttig zijn kort de
achtergrond van de brief te schetsen. Je hoeft echter niet de hele voorgaande correspondentie
nog eens samen te vatten.
Eén belangrijke uitzondering: val bij een slechtnieuwsbrief niet met de deur in huis. Bij dergelijke
brieven is het strategisch een beter idee om eerst met een positieve opmerking te beginnen,
daarna het slechte nieuws mee te delen en dan proberen af te sluiten met een positieve opmerking. Zo jaag je de lezer het minst tegen je in het harnas of verzacht je het slechte nieuws.
Laat irrelevante details achterwege, maar zorg ervoor dat de lezer niet met onbeantwoorde vragen blijft zitten. Geef in een brief daarom ook altijd aan waar de lezer bijkomende informatie
kan krijgen. Dat kan een persoon, een telefoonnummer, een internetsite of een naslagwerk zijn.
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
15
3. Schrijf persoonlijk
Zorg dat er een schrijver in de tekst van je brief zit. Gebruik dus zo veel mogelijk persoonlijke
constructies en schrijf in de ik- of de wij-vorm: ‘ik’ als je in persoonlijke naam schrijft, ‘wij’ als
je in de naam van een bedrijf of instelling schrijft.
4. Schrijf lezergericht
Zorg dat je de lezer aanspreekt in je brief. Gebruik zo veel mogelijk de u-vorm. Schrijf zo als
het ware de brief vanuit het standpunt van de lezer. Die voelt zich zo aangesproken, zal zo de
brief het snelst begrijpen en zal ook sneller geneigd zijn erop te reageren.
5. Blijf beleefd
Zorg dat je in je brief geen aanstoot geeft door een ongelukkig gekozen formulering. Verwijten
aan de lezer zullen die alleen tegen je in het harnas jagen. Ga dus niet schelden of dreigen, maar
gebruik indien nodig een kordate, zakelijke taal.
6. Blijf oprecht
Zorg ervoor dat je brief geloofwaardig blijft klinken. Als je moet reageren op klachten of slecht
nieuws moet melden, is het niet nodig je eindeloos uit te putten in excuses of jammerklachten.
De lezer is er veel beter mee gediend als je kort excuses aanbiedt en dan vooral het probleem oplost of de lezer tracht te helpen.
7. Formuleer positief
Formuleer je brief zo positief mogelijk. Zeg dus liever niet wat niet mogelijk is, maar wat wel
mogelijk is. Dreig dus niet dat iets alleen maar kan als de lezer reageert, maar dat het kan zodra
die reageert. Zo zal de lezer sneller geneigd zijn op uw verzoek in te gaan.
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
16
2.3
1
HIERONDER VIND JE EEN MODEL VAN EEN ZAKELIJKE BRIEF.
Sofie Matten
Vredelaan 21
2018 ANTWERPEN
03 12 34 56 78
[email protected]  adres afzender
2014-09-07
2
3
Dewilde Computers
Mariakerkelaan 175
8400 OOSTENDE  adres geadresseerde
4
5
6
Informatie over computerconfiguratie  onderwerp
7
Geachte mevrouw  aanspreking
Geachte heer
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Ik ben van plan om me binnenkort een nieuwe computer aan te schaffen.  briefgesprek
Mijn pc, een Pentium IV, werkt nog perfect, maar is wat traag en ik ben dus op zoek naar
een krachtiger toestel.
Op jullie website merkte ik dat er deze maand verschillende types in de aanbieding staan.
Aangezien ik van plan ben om naast een nieuwe pc ook een nieuwe printer, een nieuw
scherm en een scanner te kopen, ben ik op zoek naar uitgebreide informatie over de diverse
toestellen. Wat mij vooral interesseert zijn de grafische mogelijkheden die standaard in de
toestellen zitten, omdat ik vaak spelletjes speel op mijn computer. Kunt u mij hierover informatie sturen?
Ik hoop de documentatie spoedig te ontvangen en dank u bij voorbaat.
Met vriendelijke groet  slotformule
17
Sofie Matten
2-4
6
48 punt
24 punt
8-10-12-14
16
6 (10) punt
72 punt (handtekening)
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
17
2.4
OEFENING 1
Bekijk de volgende zakelijke brief. Er is heel wat misgelopen. (computeroefening)
1. Zijn alle onderdelen van de zakelijke brief aanwezig? Vul waar nodig de ontbrekende delen
aan.
2. Verbeter de lay-out van de brief. Staat alles op de juiste plaats? Staan er niet te veel of te
weinig witregels tussen de delen? Is alles juist uitgelijnd? Is er een juist lettertype en juiste
lettergrootte gebruikt? Zijn de regelafstanden juist? Zijn de marges juist?
3. Controleer of de brief de BIN-normen volgt. Verbeter fouten tegen de BIN-normen waar nodig.
4. Kijk ten slotte de taal na. Is er overal formele taal gebruikt? Zijn de leestekens juist gebruikt?
Staan er nog spelfouten in de brief?
Breng de nodige aanpassingen aan en bewaar je verbeterde brief in je map.
Verbeemen Dana
Kapersweg, 45
3001 - Heverlee
Tel. 019 32 85 53
GSM. 0491/61.25.58
15 febr. 2005
De heer Luyten Toon
Directeur Sint-Jozefsinstituut
Daemenstraat, 89
3000 - LEUVEN
18
2. Betreft: EEN GEZONDE DRANKAUTOMAAT OP ScHOOL
De gezondheid van de leerlingen is iets waarover wij zeer bezorgt zijn. Daarom willen wij u
vragen de aankoop van een gezonde drankautomaat te overwegen .
In de lessen biologie leerden we over het belang van evenwichtige voeding. Ook gezonde drankjes (jogurt en vruchtensappen) dragen bij tot een evenwichtige voeding!
In plaats van de drankautomaten met frisdranken die nu in de refter staan, zouden we dus liever een automaat zien met jogurtdranken, platte kaas, melk en karnemelk. In die automaten
zitten ook gezonde koekskes met granen en gedroogt fruit.

De voordelen van zo’n automaat zijn dus:
een gezond alternatief voor de bestaande automaten
 geen meerkost en een fleksibel contract
Een kleine enquete bij de leerlingen leert wij dat we niet alleen staan met de vraag naar een
gezonde automaat. Het plaatsen van zulke automaat word dus vast en zeker een succes.
Daar moet dus echt zonen automaat komen, hé maat!
Verbeemen, Dana
Klas 4 STW
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
2.5
OEFENING 2. ZELF EEN ZAKELIJKE BRIEF SCHRIJVEN
Heb je de zakelijke brief verbeterd? Dan kun je nu zelf een zakelijke brief schrijven.
Je moet voor de GIP een sportactiviteit organiseren. Je moet dus mensen aanspreken die je willen
sponsoren, je materiaal kunnen bezorgen, deelnemers kunnen ronselen, enz. Je contacteert die
persoon of vereniging of club via een zakelijke brief.
Schrijf de brief en maak gebruik van de OVUR-strategie

Oriënteren - Waarover ga je de brief schrijven? Weet je hoe je een goede zakelijke brief
moet schrijven?

Verkennen - Waar vind je informatie over de opgave?

Uitvoeren - Schrijf de zakelijke brief volgens de regels die je net geleerd hebt. Nadien laat je
je brief door een klasgenoot controleren. Zijn opmerkingen vind je terug op de checklist, die
je mee afgeeft. Controleer je eerste versie met de checklist. Kruis aan wat (nog niet) in orde
is. Noteer wat en hoe je eventueel herwerkt. Bewaar zowel je eerste als je verbeterde brief
in je map.

Reflecteren - Ging alles vlot? Wat was moeilijker? Wat is er fout gegaan?
19
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
BIJLAGE. CHECKLIST
Deze checklist gebruik je telkens je een nieuwe brief schrijft. Je kunt dit document naar believen
kopiëren.
Evaluatiecriteria
Mogelijk
Commentaar
1
Heb ik het bestand gedigitaliseerd?
1
Heb ik het bestand op de voorgeschreven manier
benoemd?
1
Heb ik het bestand via smartschool verstuurd?
0
Heb ik een goede voorbereiding gemaakt (brainstorm,
schema) en ingediend?
0
Heb ik een kladversie gemaakt en ingediend?
0
Heb ik mijn werk door een collega laten verbeteren?
Beantwoordt het lettertype aan het schrijfdoel?
Heb ik de enkele regelafstand gebruikt?
Gegevens afzender
Gegevens geadresseerde
Plaats en datum (schrijfwijze, uitlijning)
12
Beantwoordt mijn tekst aan de BIN-normen en lay-out
van een zakelijke brief?
Onderwerp
0,0
Aanspreking
Slotformule
Handtekening/Bijlage
Is je taal formeel en eenvoudig?
Bladspiegel. Gebruik je de juiste marges?
Bladspiegel. Gebruik je de juiste afstanden?
1
Begon ik voor elk onderdeel van het briefgesprek een
nieuwe alinea?
Waarom schrijf je die brief? Wat is de aanleiding?
Geef je huidige situatie of achtergrond.
8
Heb ik alle onderdelen van de sollicitatiebrief (in de
juiste volgorde) aangekaart?
20
Vermeld je verwachtingen, de functie waarvoor je
solliciteert. Vermeld je mogelijkheden, je vaardigheden
en de bekwaamheden die van jou de geschikte
kandidaat maken.
0
Je verwijst naar je cv en vraagt om een gesprek.
5
Algemene indruk, stijl
aaneenschrijven, spaties
afkortingen
alg schrijfwijze
BIN-normen
congruentie PV+O
congruentie zn+betr vnw/bez vnw
gebruik bez vnw, betr vnw, pers vnw …
gebruik wwstijden
hoofdletters
10
klinkers
Heb ik mijn werk herlezen, de spellingsfouten verbeterd,
zinsconstructies gecontroleerd? (2 fouten kosten een
leestekens
punt)
spreektaal/dialect
10,0
tautologie, pleonasme, contaminatie
verbuiging bn
vervoeging werkwoorden
woordkeuze
woordovertolligheid, herhaling, te weinig wrdn
zinsbouw (plaats zinsdelen, onleesbaarheid)
zn >< bn
te veel fouten voor punten!
te weinig tekst voor punten
39
0
10,0
2,6
Heb ik de taak op tijd ingediend?
Deadline +1 (zelfde dag nog)
Heb ik de taak op tijd ingediend?
Deadline +2 (volgende les of later)
Naam van de verbeteraar: ………………………………………………………………..
COVYY - Nederlands derde graad – Taalvaardigheid – Schrijven
-1
1,6
helft
1,3

Download Report