Verslag van de controle van de jaarrekening 2013 van Stadsdeel Nieuw-West 8 april 2014 435.000.13 Auditdienst ACAM – Jodenbreestraat 25, etage 3A, 1011 NH Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email [email protected] Inhoud 1 Aanbieding en samenvatting ................................................................................................................................................................................. 3 2 De verklaring is goedkeurend ................................................................................................................................................................................ 4 2.1 Er zijn geen fouten en onzekerheden te melden die aan het door de stadsdeelraad gestelde rapportagecriterium voldoen .......................... 4 2.2 In de SiSa bijlage komen geen fouten en/of onzekerheden voor .................................................................................................................... 4 2.3 De jaarrekening wijkt op enkele punten af van de verslaggevingvoorschriften ............................................................................................... 4 2.4 De toelichting op de begrotingsoverschrijdingen is voldoende....................................................................................................................... 5 3 De weerstandscapaciteit voldoet net aan de eigen norm ...................................................................................................................................... 6 4 De interne beheersing verdient op een aantal onderwerpen extra aandacht ......................................................................................................... 7 4.1 De bewaking van openstaande debiteuren en BTW vorderingen is tekort geschoten .................................................................................... 7 4.2 De begroting voor de verhuuropbrengsten is niet op orde .............................................................................................................................. 7 4.3 De verantwoording grondexploitatie voldeed niet aan de verslagleggingregels voor de jaarrekening . .......................................................... 8 4.4 Interne beheersmaatregelen legesopbrengsten omgevingsvergunningen schieten tekort ............................................................................. 8 5 De informatie over vaste activa objecten is niet altijd volledig .............................................................................................................................. 9 6 Voorzieningen en onderhoudsplannen kapitaalgoederen zijn niet allemaal up to date ....................................................................................... 10 7 Gewenste afstemming BCF suppletie 2013 is niet gebeurd...................................................................................................................................11 Bijlage I Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................................................................................................... 12 Bijlage II Opdracht en reikwijdte ................................................................................................................................................................................. 15 Bijlage III Rapportagepunten bestuurlijk adviesteam……………………………………. …………………………………….………………………………………………….16 2 1 Aanbieding en samenvatting Geachte stadsdeelraad, Hierbij ontvangt u het verslag van de controle van de jaarrekening en het daarin weergegeven administratieve en financiële beheer over het jaar 2013 van Stadsdeel Nieuw-West. Het dagelijks bestuur heeft op 18 maart besloten over de jaarrekening 2013 die bij de stadsdeelraad zal worden ingediend. Bij deze jaarrekening hebben wij een goedkeurende controleverklaring afgegeven. De verklaring is opgenomen in bijlage I. In bijlage II vindt u informatie opgenomen over onze opdracht en de reikwijdte hiervan. Na de aankomende gemeenteraadsverkiezingen wordt het stadsdeel een bestuurscommissie. Daarnaast organiseert de gemeente Amsterdam een deel van de huidige activiteiten anders en/of in een ander organisatorisch verband. Deze veranderingen hebben een grote impact op de staande organisatie. Mede vanwege het verzoek van het bestuurlijk adviesteam dat de transitie begeleidt is aan dit accountantsverslag een bijlage toegevoegd. In deze bijlage wordt over een aantal onderwerpen nader gerapporteerd. Deze onderwerpen hebben een directe relatie met de jaarrekeningcontrole en met risico’s en beheersmaatregelen die relevant zijn in de huidige transitiefase. Samenvattend is ons beeld dat voor een aantal onderwerpen binnen Stadsdeel Nieuw-West extra aandacht nodig is. Deze onderwerpen worden hierna in dit verslag door ons verder toegelicht. Zoals toegelicht in de jaarrekening worden de risico’s geïnventariseerd en gekwantificeerd en wordt voldaan aan de eigen weerstandsnormen. Wij verwachten verder dat ook de transitie zelf in 2014 op diverse onderwerpen om nadere financiële en organisatorische aandacht zal vragen. Wij vertrouwen er op dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd en zijn graag bereid tot een nadere toelichting. Amsterdam, 8 april 2014 Auditdienst ACAM Origineel getekend door: drs. D.A. van Hooff RA 3 2 De verklaring is goedkeurend De door ons geconstateerde fouten en onzekerheden zijn beide kleiner dan de goedkeuringstolerantie. Daarom is de verklaring bij de jaarrekening van Stadsdeel Nieuw-West goedkeurend. De goedkeuringstolerantie is door de stadsdeelraad vastgelegd in het Programma van Eisen voor de accountantscontrole 2013 en bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. 2.1 Er zijn geen fouten en onzekerheden te melden die aan het door de stadsdeelraad gestelde rapportagecriterium voldoen Het rapportagecriterium voor fouten en onzekerheden bedraagt 0,3% van de goedkeuringstolerantie. Er zijn geen fouten en onzekerheden te melden die aan het door de stadsdeelraad gestelde criterium voldoen. 2.2 In de SiSa bijlage komen geen fouten en/of onzekerheden voor De SiSa-bijlage (inclusief de binnengemeentelijke uitkeringen) is in de jaarrekening van Stadsdeel Nieuw-West opgenomen in bijlage 5.5. Er zijn geen fouten en/of onzekerheden te rapporteren, daarom is in dit accountantsverslag geen zogenaamde tabel fouten of onzekerheden opgenomen. 2.3 De jaarrekening wijkt op enkele punten af van de verslaggevingvoorschriften Omwille van het realiseren van de noodzakelijke versnelling in het jaarrekeningtraject heeft het stadsdeel gekozen voor een uitgeklede versie van de jaarrekening met de hoogst noodzakelijke informatie en toelichting. Dit betekent onder meer een minimale toelichting op de gerealiseerde activiteiten en resultaten. Hoewel wij gezien de situatie begrip hebben voor dit standpunt merken wij op dat hierdoor op onderdelen niet geheel voldaan is aan de verslaggevingvoorschriften die zijn opgenomen in het BBV. Met name ontbreken in de jaarrekening de toelichtingen op: de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Hierover is geen informatie in de jaarrekening opgenomen (zie ook Bijlage III.5); het verloopoverzicht inclusief de toevoegingen en vrijval van overlopende activa en overlopende passiva. Slechts de begin- en eindstand zijn vermeld; het oorspronkelijk bedrag van garantstellingen en het percentage van de lening waarvoor de borgstelling is verleend evenals het restantbedrag van de lening bij het begin van het jaar; 4 welke investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden geactiveerd en welk afschrijvingspercentage daarbij wordt gehanteerd. Dit is wel vastgelegd in het door de stadsdeelraad vastgestelde beleid. Tot slot is de toelichting met betrekking tot de aard en reden van alle bestemmingsreserves en voorzieningen beperkt. In de jaarrekening worden alleen die bestemmingsreserves en voorzieningen toegelicht voor zover de gerealiseerde mutaties afwijken van de begroting. Het stadsdeel heeft er, evenals in voorgaande jaren, voor gekozen de bestemmingsreserves en voorzieningen in een zogenaamde paspoortrapportage toe te lichten. 2.4 De toelichting op de begrotingsoverschrijdingen is voldoende Bij de rechtmatigheidcontrole is controle op het begrotingscriterium een belangrijk aspect. Daarmee beoordelen wij in hoeverre het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Informatie over de begrotingsoverschrijdingen en -onderschrijdingen is op programmaniveau in de jaarrekening te vinden. Deze toelichting is voldoende. Vermeldenswaardig is de aanzienlijke begrotingsafwijking op programma 11 ten bedrage van circa € 50 miljoen. Zoals toegelicht in de jaarrekening zijn dit de baten en lasten van de grondexploitaties die op grond van de stellige uitspraak in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) op deze wijze verantwoord moeten worden. De begroting was hierop nog niet aangepast. 5 3 De weerstandscapaciteit voldoet net aan de eigen norm Het beleid omtrent risicomanagement is vastgelegd in de paragraaf “weerstandsvermogen” van de jaarrekening. Hierin wordt toegelicht op welke wijze het stadsdeel in de praktijk invulling geeft aan het risicomanagement en het inventariseren van de risico’s. Wij merken op dat de inventarisatie van de risico’s ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening is gebaseerd op een vragenronde binnen de organisatie, grotendeels voortbouwend op eerder geïdentificeerde risico’s. Voor de jaarrekening is een inventarisatieronde uitgevoerd bij de verschillende directies en zijn de risico’s gekwantificeerd. Als de weerstandscapaciteit tegen de gekwantificeerde risico’s wordt afgezet blijkt dat het stadsdeel nagenoeg geen marge heeft om financiële effecten van eventuele niet geïdentificeerde risico’s op te vangen. Het beleid van het stadsdeel is om voor dit soort risico’s de bestemmingsreserves en stille reserves in te zetten als dat nodig is. De berekende weerstandscapaciteit (de algemene reserve en de begrotingspost onvoorzien) bedraagt € 4,1 miljoen, terwijl het gekwantificeerde risico ook ongeveer € 4,1 miljoen bedraagt. Rekening houdend met het rekeningresultaat over 2013 voldoet de weerstandscapaciteit daarmee precies aan de eigen norm van het stadsdeel. 6 4 De interne beheersing verdient op een aantal onderwerpen extra aandacht 4.1 De bewaking van openstaande debiteuren en BTW vorderingen is tekort geschoten In de loop van 2013 is door het stadsdeel zelf geconstateerd dat er achterstanden waren opgelopen in de afwikkeling van lang openstaande debiteuren en dat het inzicht in de stand van zaken niet altijd aanwezig was. Dit heeft geresulteerd in een groot aantal debiteuren die aan het gemeentelijk incassobureau zijn overgedragen. Ook tijdens het opstellen van de jaarrekening is gebleken dat het inzicht in de stand van zaken voor de openstaande debiteuren nog steeds moeizaam te verkrijgen was en wederom een aantal oude debiteuren alsnog aan het incassobureau moest worden overgedragen. In totaal is daarmee voor ruim € 2 miljoen inmiddels aan het gemeentelijk incassobureau overgedragen. Van de debiteuren die nog niet zijn overgedragen is voor een totaal bedrag van € 0,3 miljoen vooralsnog geen duidelijke informatie over de stand van zaken verkregen. Deze situatie met achterstanden en inhaalslagen in de overdracht richting het incassobureau roept de vraag op in hoeverre deze debiteuren nog inbaar zijn en of de hiervoor gevormde voorziening wel toereikend is. Voor het risico op oninbaarheid heeft het stadsdeel een voorziening gevormd die ultimo 2013 bijna 0,5 miljoen bedraagt. Overeenkomstig het vastgestelde beleid is de hoogte van deze voorziening niet gebaseerd op de risicoinschatting van de individuele debiteuren, maar op historische afschrijvingspercentages in de afgelopen jaren. Het gevaar bestaat dat deze historische afschrijvingspercentages beïnvloed zijn door het niet afboeken van oninbare vorderingen door het achterblijven van de overdracht van oude debiteuren. Wij adviseren de systematiek voor de bepaling van de voorziening te heroverwegen. Ook treedt bij lang openstaande debiteuren rentederving voor het stadsdeel op. Dat zelfde geldt ook voor de binnengemeentelijke vorderingen uit hoofde van de BTW compensatiefonds (BCF) aangifte. Onder meer de vordering uit hoofde van de BCF aangifte 2012 ten bedrage van ruim € 10 miljoen heeft circa 9 maanden lang opengestaan. Om de optredende rentederving alsmede het risico op oninbaarheid te beperken adviseren wij dringend de bewaking van de tijdige ontvangst van debiteuren en andere vorderingen aan te scherpen en in overleg/afstemming met het gemeentelijk incassobureau spoedig meer inzicht te krijgen in de mogelijke risico’s van oninbaarheid. 4.2 De begroting voor de verhuuropbrengsten is niet op orde Het stadsdeel heeft in 2012, in het kader van het opstellen van de nota vastgoed al haar vastgoed en de status daarvan in kaart gebracht en vastgelegd in een vastgoedbeheersysteem. In ons accountantsverslag 2012 hebben wij geadviseerd de begroting aan te passen op basis van de resultaten van de inventarisatie en analyse van het vastgoed, zodat deze (meer) in lijn kan worden gebracht met de realisatie. Dit heeft niet plaatsgevonden, zodat de begroting 2013 voor de verhuuropbrengsten niet op orde was. Hierdoor was er onvoldoende zicht in de resultaten. Zoals 7 toegelicht in de jaarrekening is pas bij het opstellen van de jaarrekening een tekort ter grootte van € 0,8 miljoen gebleken. Opvallend is dat dit tekort niet eerder, bijvoorbeeld bij de bestuurrapportage, aan het licht is gekomen. Gezien de grootte van dit tekort en de consequenties voor de begroting van volgende jaren is het belangrijk dit soort afwijkingen zo snel mogelijk inzichtelijk te krijgen, zodat tijdige bijsturing mogelijk is. Wij adviseren de begroting voor 2014 nu zo snel mogelijk op orde te brengen en de het resultaat op de huuropbrengsten tussentijds te monitoren. 4.3 De verantwoording grondexploitatie voldeed niet aan de verslagleggingregels voor de jaarrekening . In een laat stadium van het jaarrekeningtraject bleken diverse aanzienlijke correcties noodzakelijk in de financiële verantwoording van de grondexploitaties. Dit naar aanleiding van het niet tijdig verantwoorden van grondwaarden/opbrengsten en het niet volgens de BBV regels voorzien van plantekorten en risico’s. Wij constateren dat de aandacht op deze onderwerpen voor een belangrijk deel gericht is op het meerjarige perspectief van de grondexploitaties en nog te weinig op de verslaggevingregels die gelden voor het opstellen van de jaarrekening. Wij adviseren de interne beheersing op dit punt te verbeteren/aan te scherpen. 4.4 Interne beheersmaatregelen legesopbrengsten omgevingsvergunningen schieten tekort Bij het opstellen van de jaarrekening is door het stadsdeel zelf een aansluiting gemaakt tussen de legesopbrengsten zoals verantwoord in de financiële administratie en volgens de subadministratie. Daarbij bleek dat in eerste instantie geen aansluiting bestond en diverse legesbedragen nog gefactureerd moesten worden. Deze correctie is alsnog in de jaarrekening verwerkt. Bij onze controle zijn fouten geconstateerd in de berekening van de verschuldigde legesbedragen. Onder andere werd in één geval een verkeerde grondslag/bouwsom voor de berekening gebruikt. Deze fouten zijn niet tijdig intern opgemerkt. Volgens mededeling van het stadsdeel worden de grondslagen en berekeningen altijd door een tweede persoon gecheckt, maar wordt deze interne toets niet expliciet vastgelegd. Of in dit geval de controle heeft plaatsgevonden kon daarom achteraf niet worden vastgesteld. Gezien voornoemde bevindingen adviseren wij de interne beheersmaatregelen voor de legesopbrengsten op deze onderdelen aan te scherpen en deze ook zo duidelijk mogelijk vast te leggen. 8 5 De informatie over vaste activa objecten is niet altijd volledig De activa van het stadsdeel bestaan uit een groot aantal objecten die voor een groot gedeelte stammen uit de periode van voor de fusie. In 2012 heeft het stadsdeel een screening van de vaste activa uitgevoerd met bijzondere aandacht voor de onderwijsactiva. Dit heeft in 2012 geleid tot diverse correcties en afboekingen van niet meer bestaande activa. Wij hebben daarom in het accountantsverslag geadviseerd een verdere integrale screening uit te voeren en waarnodig de activa en de bijbehorende boekwaarden op te schonen. Het stadsdeel heeft, ten behoeve van de overgang naar en invoering in het nieuwe financiële systeem, alsmede voor het actualiseren van het meerjaren onderhoudsprogramma en integraal huisvestingsplan in de loop van 2013 veel aandacht besteed aan het screenen en opschonen van de vaste activa objecten en administratie. Daarbij zijn door het stadsdeel een aantal onduidelijkheden geconstateerd die bij het opstellen van de jaarrekening hebben geleid tot een aantal correcties. Daarnaast is gebleken dat voor een aantal objecten de informatie over de precieze inhoud van de objecten slechts gedeeltelijk aanwezig was. Het stadsdeel doet nader onderzoek om deze informatie alsnog volledig te krijgen. In het licht van de voorgenomen overdracht van de vaste activa objecten naar de verschillende RVE’s adviseren wij de ontbrekende informatie voor deze objecten zo snel mogelijk op orde te brengen. 9 6 Voorzieningen en onderhoudsplannen kapitaalgoederen zijn niet allemaal up to date Zoals toegelicht in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in de jaarrekening beschikt het stadsdeel voor dit onderhoud naast de budgetten uit de lopende begrotingen, bestemmingsreserves en soms externe middelen tevens over een aantal onderhoudsvoorzieningen. Voor het onderhoud aan verhardingen/wegen en de onderwijshuisvesting zijn naar aanleiding van de vaststelling van het meerjarige meerjaren onderhoudsprogramma en het integrale huisvestingsplan in 2013 ook de voorzieningen geactualiseerd. Ook voor het onderhoud aan de kapitaalgoederen waterwerken en vastgoed zijn onderhoudsvoorzieningen aanwezig. De stand ultimo 2013 van deze voorzieningen is gebaseerd op eerdere onderhoudsplannen. Voor de waterwerken is de voorziening in ieder geval nodig om in 2014 noodzakelijk onderhoud aan kademuren uit te voeren. Voor het onderhoud groen, waaronder het onderhoud sportparken, is de aanwezige voorziening (nu nog) gebaseerd op een doorrekening van het benodigde onderhoud voor een korte periode namelijk 2013 en 2014. De aanwezige onderhoudsvoorzieningen zijn dus bedoeld voor uit te voeren onderhoud. De onderhoudsplannen worden in 2014 geactualiseerd, zodat ook de benodigde stand van de voorziening (kan) wordt geactualiseerd. 10 7 Gewenste afstemming BCF suppletie 2013 is niet gebeurd Het stadsdeel heeft eind 2013 de BTW-labeling van de grondexploitatieactiviteiten herzien. Dit is gebeurd in afstemming met het gemeentelijk bureau FAC. Gevolg van deze herziening is een suppletie aangifte BCF met terug werkende kracht over de jaren 2010 tot en met 2013 van in totaal ruim € 1 miljoen die in april 2014 zal worden ingediend. Gezien het bedrag dat nu met terugwerkende kracht op de belastingdienst moet worden verhaald zijn waarschijnlijk zware eisen te verwachten aan de onderbouwing van deze suppletie aangifte. Onduidelijk is in hoeverre dit en de haalbaarheid daarvan ook met bureau FAC is afgestemd en wat de consequenties hiervan zijn. Wij hebben het stadsdeel geadviseerd hierover spoedig met bureau FAC in overleg te treden. 11 Bijlage I Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Nr. 435.000.13 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan de stadsdeelraad van Stadsdeel Nieuw-West Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2013 van Stadsdeel Nieuw-West gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 met de toelichting (pagina 87 tot en met 101), de programmarekening met de toelichting (onderdeel E bij elk programma), de SiSa bijlage en verantwoordingsinformatie over topinkomens, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van Stadsdeel Nieuw-West is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en de lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. De stadsdeelraad van Stadsdeel Nieuw-West heeft voor de jaarrekening 2013 bij besluitnummer B2013/3 van 30 januari 2013 de invulling van het begrip ‘rechtmatige totstandkoming’ bevestigd. Het dagelijks bestuur van Stadsdeel Nieuw-West is voorts verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als die het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. 12 Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Programma van Eisen voor de accountantscontrole 2013, zoals vastgesteld door de stadsdeelraad bij besluitnummer B2013/3 van 30 januari 2013. De regelgeving vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, voor het getrouwe beeld daarvan en voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van Stadsdeel Nieuw-West. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidcriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van Stadsdeel Nieuw-West gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Deze goedkeuringstolerantie is door de stadsdeelraad vastgelegd in het Programma van Eisen voor de accountantscontrole 2013. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van Stadsdeel Nieuw-West een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2013 als van de activa en passiva per 31 december 2013 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. 13 Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2013 voldoen in alle van materieel belang zijnde aspecten aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat de bedragen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, tot stand zijn gekomen. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213 lid 3 onder d, Gemeentewet, vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, 8 april 2014 Auditdienst ACAM Origineel getekend door: drs. D.A. van Hooff RA 14 Bijlage II Opdracht en reikwijdte Opdracht De opdracht tot controle van de jaarrekening is vastgelegd in de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet van de gemeente Amsterdam. In aanvulling hierop heeft de stadsdeelraad bij besluitnummer B2013/3 van 30 januari 2013 het “Programma van Eisen voor de accountantscontrole 2013” vastgesteld, waarin onder meer het begrip rechtmatigheid is geoperationaliseerd. Reikwijdte van de accountantscontrole Het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” geeft kaders voor zowel rechtmatigheidcontrole als getrouwheidcontrole. Van belang zijn de voorgeschreven goedkeuringstoleranties van 1% voor fouten, 3% voor onzekerheden en de rapporteringstolerantie van 0,3% voor fouten en onzekerheden gezamenlijk. Deze toleranties zijn overgenomen in het “Programma van Eisen voor de accountantscontrole 2013”. Conform het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” geldt voor bevindingen met betrekking tot Single Information Single Audit (SiSa) de volgende minimale rapporteringtolerantie: 1 2 3 € 10.000, indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 100.000 zijn; 10% indien de lasten groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; € 100.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. Onderdeel van het Programma van Eisen is de rechtmatigheidmatrix. De rechtmatigheidcontrole is beperkt tot de in deze matrix benoemde weten regelgeving. Naast landelijke wet- en regelgeving is hierin ook regelgeving van de gemeente benoemd. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole wordt een onderscheid gemaakt tussen financiële en niet-financiële beheershandelingen. Financiële beheershandelingen zijn handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening zijn of hadden moeten worden verantwoord. Als bij financiële beheershandelingen fouten of onzekerheden worden geconstateerd dan leiden die tot consequenties voor het oordeel. Niet-financiële beheershandelingen zijn handelingen die op zichzelf beschouwd van niet-financiële aard zijn, maar in een later stadium wegens onjuiste uitvoering van de wet- of regelgeving tot claims en dergelijke kunnen leiden. De controle ten aanzien van niet-financiële beheershandelingen wordt uitgevoerd door beoordeling van de interne organisatie. Daarbij vindt geen inhoudelijke toetsing plaats. De beoordeling ziet toe op de mate waarin het interne beheersingsproces voorziet in het onderkennen en beheersen van risico’s. Fouten en onzekerheden die optreden bij niet-financiële beheershandelingen leiden daarom niet tot consequenties voor het oordeel. 15 Bijlage III Rapportagepunten bestuurlijk adviesteam In het kader van de transitie van stadsdeel naar bestuurscommissie heeft het bestuurlijk adviesteam ons verzocht over een aantal onderwerpen nader te rapporteren. Om het onderscheid tussen de rapportagepunten naar aanleiding van het programma van eisen van de stadsdeelraad en de rapportagepunten van het bestuurlijk adviesteam inzichtelijk te houden is ervoor gekozen deze laatste in een afzonderlijke bijlage te presenteren. Desalniettemin is overlap tussen het reguliere accountantsverslag en de bijlage niet te vermijden. Voor de onderwerpen die reeds in het verslag zijn behandeld wordt hiernaar verwezen. Onderwerp 1 Risicoprofiel Het bestuurlijk adviesteam heeft gevraagd te rapporteren over de kwaliteit van de totstandkoming van de risicoparagraaf. Wij verwijzen naar paragraaf 3 van dit accountantsverslag en paragraaf weerstandsvermogen in hoofdstuk 4 van de jaarrekening van Stadsdeel Nieuw-West waarin uitgebreid wordt ingegaan op de totstandkoming van de risicoparagraaf en de relatie tot het weerstandsvermogen. Onderwerp 2 Verbonden partijen Het bestuurlijk adviesteam heeft gevraag te rapporteren over een aantal onderwerpen gerelateerd aan verbonden partijen. Stadsdeel Nieuw-West heeft in haar jaarrekening een aantal organisaties als verbonden partij aangemerkt. Voor de stichtingen Openbaar Basisonderwijs Westelijke Tuinsteden, Orion, Calandlyceum, sporthal Caland en sportcentrum Ookmeer heeft het stadsdeel een toezichthoudende rol en geen bestuurlijke rol, zodat het de vraag is of het, in de strikte zin van het BBV, verbonden partijen zijn. Voor het inzicht in de partijen waaraan de gemeente gelieerd is en ook risico loopt is het misschien beter om deze ruimere definitie te hanteren. Onderwerp 3 Leningen en garanties Het bestuurlijk adviesteam heeft gevraagd te rapporteren over het proces rondom leningen en garanties en aanwezige risico’s. Het stadsdeel heeft geen eigen vastgesteld beleid ten aanzien van het verstrekken van nieuwe en het monitoren van bestaande leningen en garanties. Zoals toegelicht in de jaarrekening wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het beleid van de gemeente. Uit ons onderzoek, te weten raadpleging van de stadsdeelbesluitvorming vanaf 2010 en navraag bij de afdeling Concerncontrol en de afdeling Juridische zaken, zijn geen andere leningen en garanties gebleken dan die door het stadsdeel in de paragraaf leningen en garanties bij de jaarrekening zijn vermeld en toegelicht. 16 Onderwerp 4 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het bestuurlijk adviesteam heeft gevraagd te rapporteren over de volledigheid en de wijze waarop de verplichtingen tot stand zijn gekomen. Voor zover de verplichtingen betrekking hebben op in 2013 geleverde prestaties zijn zij ten laste van 2013 gebracht en als overlopende passiva op de balans opgenomen. Het stadsdeel heeft geen volledig inzicht in de verplichtingen die betrekking hebben op 2014 en verder. Voldoende borging in de processen van een volledige registratie van aangegane verplichtingen ontbreekt. Een centraal contractenregister is in opbouw, maar nog niet volledig. Het stadsdeel heeft in de jaarrekening geen informatie opgenomen over eventuele belangrijke niet uit de balans blijkende verplichtingen. Vanuit onze controle constateren wij dat het stadsdeel geen melding maakt van de verplichten voor 2014 en verder inzake investeringsprojecten. Daarnaast merken wij op dat naast de in ieder geval te verwachten langlopende lease- en huurverplichtingen voor voertuigen en huisvesting wellicht hier in breder verband ook de verplichtingen te benoemen en toe toelichten zijn die voortvloeien uit bestaande afspraken met ontwikkelpartners voor de Vernieuwing Nieuw-West. Onderwerp 5 a Verleende subsidies Het bestuurlijk adviesteam heeft gevraagd te rapporteren over de mate van achterstand, de oorzaak daarvan en de kwaliteit van de subsidiedossiers. Het stadsdeel kent geen grote achterstanden in het vaststellingsproces. De achterstand beperkt zich nagenoeg tot de vaststelling subsidie 2012 voor één van de grote welzijnsinstellingen. Volgens mededeling heeft dit te maken met een meningsverschil over een klein gedeelte van de ontvangen verantwoording/informatie. Vaststelling wordt binnenkort verwacht. Hieruit zijn geen grote financiële afwijkingen te verwachten. Verder zijn nagenoeg alle subsidies voor 2012 en eerder inmiddels afgewikkeld. Wij hebben vastgesteld dat de individuele subsidiedossiers van goede kwaliteit zijn. Onderwerp 5b Ontvangen subsidies Het bestuurlijk adviesteam heeft gevraagd te rapporteren over inzicht in ontvangsten, afrekenmomenten, achterstanden en dossiervorming. Het stadsdeel heeft geen gestructureerde registratie/bewaking/dossiervorming van de ontvangen subsidies. De relevante documentatie is veelal versnipperd aanwezig. Van gestructureerde borging van volledig zicht op de (te) ontvangen subsidies en de verantwoording/afrekenmomenten is dan ook geen sprake. Ondanks deze situatie leert de praktijk tot nu toe dat, zij het met de nodige extra inspanningen, de financiële consequenties veelal beperkt blijven. 17
© Copyright 2024 ExpyDoc
