Notulen AB 10 juli 2014

Notulen Algemeen Bestuur Avalex 10 juli 2014
Aanwezig
J. Hoekema (voorzitter)
S. Bruines (plv. voorzitter)
N. Dierdorp (secretaris)
P. van Haagen (penningmeester)
L. Harpe
A. Hekker
H. Horlings
F. van Kuppeveld
L. Maat
F. Rozenberg
J. Kuin (directeur Avalex)
Æ. Ruiter (Avalex)
G. Lafeber (Avalex)
Afwezig
R. van der Meij
A. Scholten-van Doorn
H. Laarman (Avalex)
Datum
10 juli 2014
Opsteller
G.C.J. Lafeber (directiesecretaris)
1.
Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de vergadering en verwelkomt mevrouw Hekker
en de heer Maat in Algemeen Bestuur van Avalex. Ter vergadering
zijn uitgereikt een brief van de accountant met de controleverklaring
en een presentatie van de accountant bij de jaarrekening 2013. Deze
stukken worden betrokken bij de bespreking van agendapunt 4.
Verder heeft de directie een memo uitgedeeld over de
areaaluitbreiding Pijnacker-Nootdorp. Dit memo wordt toegevoegd
aan de stukken van agendapunt 5, begrotingswijziging 2014,
ontwerpbegroting 2015 en meerjarenraming 2016-2018.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2. Mededelingen
Er worden geen mededelingen gedaan.
3. Notulen Algemeen Bestuur 19 juni 2014
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
4. Jaarstukken 2013
De voorzitter vat het resultaat over het jaar 2013 kort samen.
1
De heer Dubbelman licht aan de hand van de uitgereikte presentatie
de jaarrekening controle toe. Deloitte heeft een goedkeurende
verklaring afgegeven over 2013 en neemt het Algemeen Bestuur aan
de hand van de gerealiseerde verbeteringen in 2013, te realiseren
verbeteringen in 2014 en tips voor 2014 en verder mee in wat Avalex
heeft bereikt en welke verbeteringen er zijn voor 2014 en verder.
Avalex heeft in 2013 de interne beheersing verstevigd. Deloitte merkt
dat de jaarrekeningcontrole dit jaar soepeler verliep dan voorheen.
Dat geldt ook voor de interim-controle. De verbeteringen zijn:
•
Avalex heeft in 2013 eigen controleplannen opgesteld voor de interne
toets op de goede werking van de belangrijkste financiële processen.
•
De interne controleplannen zijn in 2013 en na afloop van het jaar
uitgevoerd, vooruitlopend op onze accountantscontrole. Dit vergroot
het zelf signalerend en –corrigerend vermogen van Avalex.
•
Onze accountantscontrole over 2013 geeft aanleiding tot veel minder
financiële correcties dan in eerdere jaren.
•
De jaarrekening is een compacter stuk geworden, waardoor de
leesbaarheid van de jaarrekening is verbeterd.
•
De managementrapportages hebben aan informatiewaarde
gewonnen.
Ten opzichte van het begrote resultaat en ten opzichte van
voorgaande jaren is een beter resultaat behaald
De heer Dubbelman geeft aan dat de financiële positie van Avalex
zwak is. Het vermogen is € 2 miljoen negatief, maar het herstelplan
wordt uitgevoerd en na 2016 zal het vermogen naar verwachting
weer positief zijn. Vanzelfsprekend bestaan naast de gerealiseerde
verbeteringen in ook aandachtspunten voor 2014. Dat zijn:
•
een operationele risicoanalyse te maken voor de belangrijkste
financiële processen, zoals het inkoopproces, personele kosten,
weegadministratie en afvalstoffenbalans, opbrengsten uit
monostromen en uit bedrijfsafval en frauderisico’s specifiek te
benoemen.
•
Vervolgens wordt per risico bepaald welke maatregelen van interne
beheersing (functiescheiding, geautomatiseerde controle, handmatige
controles, etc.) Avalex heeft om het risico af te dekken.
•
Daarna wordt vastgesteld of de huidige interne controleplannen ook
controles bevatten die nagaan of processenafspraken worden
nageleefd en of de financiële informatie betrouwbaar en rechtmatig
is.
•
Deloitte adviseert dat de interne controleplannen nog uitgebreid
moeten worden met IT-controls, rechtmatigheidcontroles, controle op
de naleving van Europese aanbestedingsregels en de naleving van
verslaggevingsregels (het BBV).
2
•
Op andere onderdelen is efficiëntiewinst mogelijk, omdat soms meer
controles worden uitgevoerd dan nodig is. Als de controles meer
verspreid over het jaar worden uitgevoerd, vermindert dit pieken in
de werkdruk en beschikt Avalex sneller en gedurende het jaar over
de uitkomsten.
•
De interne beheersing van het proces Bedrijfsafval en Opbrengst
Monostromen kent enkele (niet materiële) tekortkomingen.
•
De jaarrekening 2013 bevat € 270.000 aan lasten die ten onrechte
niet Europees zijn aanbesteed. Avalex zal de interne controle
voorafgaand aan (EU) aanbestedingen aanscherpen.
•
Het Normenkader rechtmatigheid moet nog worden uitgebreid met
(onder andere) Aanbestedingswet, Wet Markt en Overheid en Wet
Normering Topinkomens (WNT).
De heer Dubbelman benadrukt dat in 2014 en verder een aantal
onderwerpen speelt die voor Avalex belangrijk zijn.
•
SAP (financiële administratie) en Pfister (weegadministratie) worden
vervangen. Om de nieuwe systemen zo te kunnen inrichten dat deze
betrouwbare informatie genereren, is het belangrijk dat Avalex goed
inzicht heeft in de risico’s en de maatregelen die de risico’s afdekken.
Diverse controlemaatregelen worden straks geautomatiseerd en de
automatisering dient de resterende handmatige controles goed te
faciliteren. De adviezen van Deloitte in paragraaf 2 hebben tot doel
om bij te dragen aan het inzicht dat nodig is om de eisen te
formuleren die Avalex moet stellen aan de inrichting van de nieuwe
automatisering. Deloitte raadt aan om de IT-auditors vroeg in het
inrichtingsproces te betrekken en niet te wachten met een IT-audit
totdat de automatisering is ingericht.
•
De verslaggevingsregels van het BBV wijzigen in 2014. De begroting
2014 en ook de jaarstukken 2014 dienen hierop te worden
aangepast. Het BBV vraagt nadrukkelijker aandacht voor
risicobeheersing. Tevens worden de verplichte toelichtingen
uitgebreid.
•
De Wet Markt en Overheid geldt met ingang van 2014. Deze wet stelt
(onder meer) eisen aan de kwaliteit van de kostprijsberekeningen,
zodat tenminste de integrale kostprijzen kunnen worden
doorberekend.
•
Vanaf 2015 is de Werkkostenregeling van kracht. Dit biedt kansen en
risico’s voor Avalex. Avalex is in gesprek met een fiscalist. Deloitte
adviseert om tijdig (administratief) voor te bereiden op de invoering
van deze regeling.
Vanaf 2016 geldt vennootschapsbelastingplicht voor overheden.
Avalex is in gesprek met een fiscalist. Deloitte adviseert om tijdig
voor te sorteren op de op (eventuele) belastingplicht en uw positie te
optimaliseren
3
De heer Van Kuppeveld vraagt of de afschrijving van SAP nu met
zekerheid correct plaatsvindt.
De heer Rozenberg vraagt naar aanleiding van de opmerking van de
accountant over de rechtmatigheid van EU aanbestedingen welk
percentage niet of niet juist is aanbesteed. De heer Rozenberg vraagt
verder of in 2014 de risicoanalyse kan worden uitgevoerd. Tot slot
merkt de heer Rozenberg op dat de ondertekening van de
aanbiedingsbrief wat hem betreft niet juist is.
De heer Dubbelman geeft aan dat op dit moment de afschrijving
correct is doorgevoerd en middels een begrotingswijziging bij het
Algemeen Bestuur voorligt. Het percentage van activiteiten dat niet
of niet juist is aanbesteed is lastig aan te geven. Het bedrag dat over
2013 niet juist is aanbesteed is €270.000, de goedkeuringstolerantie
ligt voor Avalex op €380.000. Op het moment dat de jaarrekening
meer dan 1% afwijkt, kan dit van invloed zijn op de
controleverklaring. De analyse van de accountant geeft alleen exacte
cijfers en geen verhoudingsgetallen.
De heer Rozenberg vraagt om inzicht in de verhouding tussen de
onrechtmatigheid en het totaal van alle aanbestedingen in 013.
De heer Ruiter schets een beeld van hoeveel aanbestedingen Avalex
per jaar doet en welke bedragen daarmee gemoeid zijn. De omvang
van de geconstateerde onrechtmatigheid is zeer klein. De heer
Rozenberg geeft aan nu voldoende inzicht te hebben.
De voorzitter concludeert dat de ondertekening van de raadsbrief
wordt aangepast totdat is uitgezocht waar de drievoudige
ondertekening is vastgelegd. De heer Kuin geeft aan dat hij bevoegd
is om mede te ondertekenen van brieven van het Algemeen en
Dagelijks Bestuur.
Mevrouw Hekker stelt voor om ‘namens het Algemeen Bestuur en
directie’ te ondertekenen. De heer Van Haagen verzoekt om uit te
zoeken waar de voorgestelde ondertekening vandaan komt en geeft
aan dat het niet gebruikelijk is dat de directie met de raden
communiceert.
De voorzitter vraagt de directiesecretaris uit te zoeken hoe de
ondertekening van brieven van het Algemeen Bestuur en het
Dagelijks Bestuur is vastgelegd.
4
De voorzitter vast het besluit als volgt samen:
Het Algemeen Bestuur:
-
Stelt de jaarstukken 2013 vast
-
Onttrekt het nadelig bedrijfsresultaat (€253.567) aan de
Algemene Reserve
-
Aanbiedingsbrief vaststellen met mandaat voor voorzitter voor
tekstuele wijzigingen
-
Verzoekt de directiesecretaris te onderzoeken hoe de
ondertekening van brieven van het bestuur moet plaats vinden
5. Begrotingswijziging 2014, ontwerpbegroting 2015 en
meerjarenraming 2016-2018
De voorzitter deelt mee dat er een goed overleg is gestart tussen
Avalex en de gemeente Pijnacker-Nootdorp om tot een voorstel te
komen voor de areaaluitbreiding van Pijnacker-Nootdorp. Een
voorstel wordt verwacht na de zomer. Het verzoek van Rijswijk over
de ondergrondse containers is ook in een proces vervat waarin
Avalex en Rijswijk komen tot een voorstel.
De heer Harpe geeft aan dat geen opmerkingen te hebben over de
begrotingswijziging. Het verzoek voor de meerjarenraming is om in
het vervolg geen indexatie op te nemen.
Mevrouw Dierdorp geeft aan dat de weging zienswijze helderder is
dan de aanbiedingsbrief. Mogelijk kan de weging zienswijze met
kleine aanpassingen als brief aan de raden dienen.
De heer Horlings vindt het bedrag voor het splitsen van de
afschrijving SAP opmerkelijk. De heer Van Kuppeveld is Avalex
erkentelijk voor het gestarte proces om tot een voorstel te komen
over de areaaluitbreiding. De heer Van Kuppeveld vraagt in hoeverre
rekening is gehouden met de kaderbrief van de gezamenlijke
wethouders Financiën.
De heer Rozenberg geeft aan dat er op meerdere plaatsen wordt
gerefereerd aan de kaderbrief van de wethouder Financiën. Onhelder
is nog in de aanbiedingsbrief of deze in 2016 daadwerkelijk wordt
toegepast. Op regel 106 van de aanbiedingsbrief wordt gerefereerd
aan de missie en visie van Avalex. De missie en visie moet worden
afgestemd met alle betrokkenen en is het resultaat van de discussie
over de governance structuur. De ondertekening van de conceptbrief
is volgens de heer Rozenberg niet juist.
De voorzitter geeft aan dat de kaderbrief bekend is maar deze pas is
ontvangen nadat het DB de begroting had vrijgegeven voor
zienswijzen. De kaderbrief wordt genuanceerd gehanteerd, in
5
verschillende gemeenschappelijke regelingen wordt de brief
verschillend gehanteerd.
De heer Van Haagen benadrukt dat de kaderbrief te laat binnen is
gekomen. Aanpassing van de indexatie is niet in het belang van
Avalex omdat dit niet bijdraagt aan het zo spoedig mogelijk op
gezond maken van Avalex. Feitelijk is het niet toekennen van
indexatie een bezuinigingsmaatregel. De afschrijving van SAP is
geregeld met de voorliggende begrotingswijziging.
De heer Kuin geeft aan dat SAP voor €600 k afschrijving betreft en
voor €400 k licenties.
De heer Van Haagen stelt voor de kaderbrief van de wethouders
Financiën te volgen vanaf het moment dat het vermogen van Avalex
weer positief is. Dit is vanaf 2016.
Het Algemeen Bestuur stemt unaniem in met het voorstel.
De voorzitter geeft aan dat de missie en visie niet digitaal
samenhangt met de uitkomst van de discussie over de governance
van Avalex. Ook het gezamenlijk beleid kan van invloed zijn op de
discussie over missie en visie. Het Dagelijks Bestuur spreekt eerst
over het proces van de totstandkoming van een nieuwe missie en
visie van Avalex.
Mevrouw Bruines benadrukt dat het DB in de breedte over
missie/visie, afvalvisie en governance structuur. Dit moet leiden tot
een informerende brief aan de raden om helderheid te vergroten.
De heer Van Haagen vraagt de directeur om een voorstel te doen om
deze drie trajecten in kaart te brengen. De heer Harpe vraagt naar
wat het resultaat is dat de directie op 15 juli oplevert.
De heer Kuin geeft aan dat het stuk op een oor na gevild is. De heer
Kuin geeft het bestuur mee dat de kaders die zijn meegegeven aan
PwC leiden tot de bedragen zoals opgenomen in de rapportage. Door
andere kaderstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van
garantstellingen en gewenste organisatievormen, komen ook andere
scenario’s in beeld welke nu niet in kaart zijn gebracht.
De heer Van Haagen geeft aan dat de besluiten van het Dagelijks en
Algemeen Bestuur klip en klaar zijn. Totdat er discussie in het DB
heeft plaats gevonden kunnen geen alternatieven in het AB worden
gesondeerd.
De voorzitter concludeert dat na besluitvorming in het DB het
Algemeen Bestuur wordt geïnformeerd.
6
Besluit:
Het Algemeen Bestuur besluit tot het;
-
Ongewijzigd vaststellen van de begrotingswijziging 2014;
-
Ongewijzigd vaststellen van de ontwerpbegroting 2015,
meerjarenraming 2016-2018;
-
Vaststellen van de raadsbrief in mandaat van de voorzitter;
-
Vaststellen van de weging zienswijze in mandaat van de
voorzitter voor de aanpassing van de areaaluitbreiding
Pijnacker-Nootdorp;
-
Indien de financiële situatie van Avalex het toelaat, de
kaderbrief van de wethouders Financiën per 2016 te volgen.
6. Rapportage Q1
Het Algemeen Bestuur stelt de rapportage conform voorstel vast.
7. Beheerplannen
De heer Harpe vraagt naar aanleiding van p. 12 of tegenvallers te
verwachten zijn en naar aanleiding van paragraaf 6.2 waar het
dagelijks onderhoud uit wordt bekostigd.
De heer Van Kuppeveld vraagt waarom beheer van gebouwen en
installaties op onderdelen wordt uitbesteed. Mevrouw Dierdorp geeft
aan dat dit plan geen inzicht geeft in eventueel achterstallig
onderhoud en de daarbij behorende kosten. De relatie tussen
planning en meerjarenbegroting is nu niet geheel helder.
De heer Kuin geeft aan dat binnen afzienbare tijd een beheerplan
inzamelmiddelen aan het bestuur wordt aangeboden. Een
beheerplan wordt eens per vier jaar vastgesteld, binnen dat kader
gaan Dagelijks Bestuur en Avalex over tot uitvoering.
De heer Ruiter benadrukt dat het voorliggende beheerplan een kader
betreft. Er volgen nog plannen voor ICT en inzamelmiddelen. Het
bestuur stelt middels dit plan bijvoorbeeld afschrijvingstermijnen en
kwaliteitsniveaus vast. Uitbesteden van een aantal werkzaamheden
gaat om heel specifieke analyses op bouwkundig vlak. De heer Ruiter
licht toe dat vanuit het kaderstellende beheerplan onderhoudsplannen
worden opgesteld.
Besluit:
Het Algemeen Bestuur stelt het beheerplan ongewijzigd vast.
8. Wijziging samenstelling Adviescommissie
Mevrouw Dierdorp vraagt of de Adviescommissie een reglement van
orde kent of een geformuleerde opdracht heeft. De heer Hoekema
geeft aan dat de Adviescommissie nuttig is maar dat de structuur en
7
opdracht niet helder zijn. De heer Hoekema wil in het bestuur op een
later moment spreken over de opdracht van de Adviescommissie.
De heer Kuin geeft aan dat de Adviescommissie is ingesteld op advies
van professor Bossert. De directie zal het initiatief nemen in het
opstellen van een reglement van orde.
9. Wijziging samenstelling Auditcommissie
De voorzitter licht het proces van benoeming kort toe.
Besluit:
Namens het AB wordt de heer Van der Meij benoemd tot lid van de
Auditcommissie, namens het DB wordt mevrouw Hekker benoemd tot
lid van de Auditcommissie.
De heren Van Haagen, Talsma en Van Vliet worden herbenoemd.
10. Rondvraag
De heer Harpe geeft aan dat Avalex in opdracht van de gemeente
Delft ca. 19.000 minicontainers wil verstrekken voor de inzameling
van oud papier. Delft is bereid deze Avalex-investering te dekken via
de structureel hogere bijdrage voor het beheer van inzamelmiddelen,
conform de besluitvorming in het AB van maart 2013. Gelet op
bovenstaande motivering en toezegging vraagt Delft aan het AB een
principebesluit te nemen over deze begrotingswijziging, waarbij Delft
wel nog wenst aan te tekenen dat als er vanuit VANG2020
soortgelijke transities en daarmee samenhangende kosten gemoeid
zijn bij andere deelnemers, verrekening plaatsvindt met deze reeds
geïmplementeerde maatregel.
De heer Kuin geeft aan dat deze investering € 750.000 bedraagt en
ontstijgt diens mandaat en het mandaat van het DB. Mede daarom is
er een begrotingswijziging nodig, vast te stellen door het AB. De
verrekensystematiek wordt aan gewerkt. Avalex steunt het voorstel
van de heer Harpe.
Besluit:
Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel gedaan door de heer
Harpe.
8
11. Sluiting
De voorzitter sluit de openbare vergadering om 17.00 uur.
Den Haag, 30 oktober 2014
J. Th. Hoekema
Voorzitter
N. Dierdorp
secretaris
9

Download Report