Buitengewone Algemene Vergadering Dinsdag 18 november 2014 – 20:00 uur Locatie: UTwente Campus – Bastille zaal 5 Beste Arribanen, Dinsdag 18 november zal de Buitengewone Algemene Vergadering van D.B.V. Arriba gehouden worden. Hier zal de huidige penningmeester, Moniek Scholten, het stokje overdragen aan algemeen lid en kandidaat penningmeester, Jeroen Mol. Bij deze bent u uitgenodigd om deze BAV bij te wonen. De vergadering begint om 20.00 uur in Bastille zaal 5. Aanwezigheid is voor Nederlands Sprekenden verplicht. Mocht u verhinderd zijn, dan kunt u zich tot twee uur voor aanvang van de vergadering afmelden bij de secretaris. ([email protected]) Bij afwezigheid zonder afmelding zal er een boete van 2,50 euro opgelegd worden, zoals vastgesteld op de vorige JAV. De agenda en stukken zijn te vinden in het BAV boekje (zie bijlage). Namens het bestuur, Met vriendelijke groet, Dimitry Brons Voorzitter D.B.V. Arriba **English Version** Dear Arribans, Tuesday November 18th, the Extraordinary General Meeting of Arriba will take place. During this meeting, the current treasurer, Moniek Scholten, will be replaced by a new treasurer, Jeroen Mol. For Dutch speaking members, the meeting is obligatory. The meeting will take place in Bastille zaal 5 and starts at 20.00. The meeting and documents will be in Dutch. This means, if you don’t speak Dutch, you don’t have to attend the meeting. I hope to have informed you sufficient. If you have any questions, feel free to send an email. On behalf of the board, Kind regards, Dimitry Brons Chairman D.B.V. Arriba Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Opening Mededelingen van het bestuur Ingekomen stukken Vaststellen agenda Verslag van de JAV van woensdag 22 Oktober 2014 Jaarverslag Penningmeester Brief van de Kascommissie Decharge algemeen lid en Kandidaat Penningmeester Decharge Penningmeester WVTTK Rondvraag Sluiting 1. 2. 3. 4. 5. Opening Mededelingen Ingekomen stukken Vaststellen Agenda Verslag van de JAV van 22 oktober 2014 Aanwezig bestuur: Gerben Hopman, Redmer de Haan, Veronique Weesie. Aanwezig kandidaat-bestuur: Aniek Poort, Jeroen Mol, Glenn Reijnders, Dimitry Brons Aanwezig leden: Svenja Gerdes, Bob Hengeveld, Hans Geerligs, Wouter Versluijs (Kasco), Sam Benou, Sjoerd Geevers, Geert Pingen, Charlie Gorter, Chris Olk. Aanwezig Overig: Bas Reuvekamp (hoofdtrainer), Hans Wennemers (RvA, Kasco), Nick van ’t Veen (trainer) 1. Opening Redmer opent de vergadering om 19:05 2. Mededelingen van het bestuur Redmer verzoekt de aanwezigen om de telefoon op stil te zeten. Spelfouten en andere stijlfouten mogen tot twee weken na de vergadering worden doorgestuurd naar de secretaris. Als iemand iets wil zeggen tijdens de vergadering, moet die persoon zijn hand op steken. Redmer zal hem dan de beurt geven om te mogen spreken. Redmer vraagt of iedereen zich heeft ingeschreven op de presentielijst. Dit is het geval. Er zijn een aantal aanwezigen die geen lid van D.B.V. Arriba. Volgens de statuten moeten deze toestemming krijgen van de JAV om deel te nemen aan de vergadering. Redmer vraagt of er bezwaar is dat deze personen hier aanwezig zijn. Er wordt geen bezwaar gemaakt. 3. Ingekomen stukken Redmer vraagt aan Gerben of er stukken zijn binnengekomen. Volgens Gerben is dit niet het geval. 4. Vaststellen agenda Redmer stelt de agenda vast. Deze staat op pagina 3 van het JAV-boekje. Redmer gaat de agenda punt voor punt langs. Bob mist de sluiting op de agenda. Redmer stelt voor om de sluiting te doen na rondvraag, als punt 27. Redmer wil nog een ander punt wijzigen op de agenda. Hij stelt voor om eerst het kandidaat bestuur voor te stellen om vervolgens het huidige bestuur te dechargeren en het kandidaat-bestuur te chargeren. Wouter zegt dat hij het puntje chargeren bestuur sowieso mist op de agenda. Volgens Redmer werd dit vorig jaar gedaan tijdens het agendapunt kandidaat bestuur. Er wordt besloten om agendapunt 18 en 19 om te draaien. Bij decharge bestuur wordt nu ook het kandidaat bestuur gechargeerd. 5. Verslag van de JAV van woensdag 16 Oktober 2013 Redmer stelt voor om pagina voor pagina door de notulen te gaan. Pagina 5 Wouter zegt dat hij de achternamen van de mensen mist. Op deze manier is het moeilijk om erachter te komen wie wie is, als het verslag over een paar jaar wordt bekeken. Ook Bob vindt dit logischer om erbij te zetten. Gerben geeft aan dat hij dit erbij zal zetten. Pagina 11 Regel 295. Volgens Nick werd er gesproken over het oprichten van een doegroep. Hij vraagt zich af waarom dit niet is gebeurd. Volgens Redmer waren er niet genoeg mensen die hoofddoegroepouder wilden worden. Nick vraagt wie er allemaal zijn benaderd. Redmer weet niet precies meer er allemaal zijn gevraagd. Aniek wilde bijvoorbeeld wel hoofddoegroepouder zijn. Veronique geeft aan dat ze ook gevraagd heeft binnen de Feescie en ook andere actieve mensen heeft gevraagd. Pagina 12 Regel 335. Nick zegt dat het daar gaat over trainingscursussen. Hij vraagt of daar iets mee is gebeurd? Volgens Remder is dit niet het geval. Redmer weet zelf ook niet waarom dat niet gedaan is. Wouter vraagt of het desbetreffende bestand op de website van Rayon Oost wel is bekeken. Dit is volgens Redmer niet het geval. Wouter geeft dit mee als advies aan het nieuwe bestuur. Regel 342. Hier wordt gesproken over het magnesiumpoeder dat vaak nog op de grond ligt aan het begin van de training. Nick vraagt of er hier al een mail over is verstuurd naar de turnvereniging. Redmer zegt dat er maandag ook nog een mail over is verstuurd, omdat er toen weer hetzelfde probleem was. Linea Recta heeft hierop geantwoord en zou er beter naar kijken. Bas heeft hier ook nog wat over te zeggen. Hij is benaderd door Vincent Steggink (Sportcentrum) over dit probleem. Het wordt opgepakt met Linea Recta en de trainerscoach van Linea Recta. Pagina 13 Regel 405. Hans W vraagt of het bestuur hier nog iets mee gedaan heeft (uitdelen van rondjes tijdens thuisweekenden). Redmer zegt dat dit alleen de laatste thuisweekenden is gebeurd. Dit had door het seizoen heen vaker kunnen gebeuren. Hans W zegt dat het ook iets is waar het nieuwe bestuur naar kan kijken. Pagina 14 Regel 430, meerjarenbegroting. Nick vraagt of dit gedaan is. Volgens Redmer is dit niet gedaan. Het plan lag er wel, maar het komt erop neer dat het moeilijk is om te doen. Op dit moment zitten we nog met bezuinigingen en ook een ledenaantal wat fluctueert. Nick geeft aan dat de meerjarenbegroting al meerdere jaren een onderwerp is op de JAV. Misschien moet het dit seizoen toch maar eens gebeuren. Een eventueel plan of vooruitzicht voor de komende jaren zou bijvoorbeeld ook al goed zijn. Pagina 16. Regel 524 en verder, werkacties. Volgens Hans W staat dit nu onder kopje boetes en zou dit verplaatst worden naar contributies. Verderop in het boekje staat het weer als boete. Gerben zal dit aanpassen. Ook op de website zelf staat het nog als een boete. Gerben zegt dat bij de de pagina met daarin informatie over lid worden de goede info staat. Volgens Hans W gaat het om de pagina contributie die bij de algemene informatie staat. Ook stelt Hans W voor om ‘entreegeld’ in ‘entreegeld nieuw leden’ te veranderen. Gerben zal dit aanpassen. Regel 558. Wouter wil het graag aanpast hebben dat dit gaat over oninbare vorderingen en niet over ‘niet begrote lasten vorig boekjaar’. Gerben geeft toe dat dit waarschijnlijk niet goed genotuleerd is. Ook het stuk wat volgt gaat over oninbare vorderingen. Pagina 17 Regel 573. Volgens Hans W moet bij ontvangen boetes eigenlijk €200 staan. Gerben is het hiermee eens, er was toen afgesproken dat het bedrag hoger zou moeten worden. Er wordt gevraagd of we dit nog moeten aanpassen? Er wordt besloten om dit niet te doen aangezien er genotuleerd dat het om €150 gaat. Pagina 18 Regel 627, webcie. Nick vraagt of er nog een mail is gestuurd naar webcie? Gerben geeft aan dat hij een mail heeft gestuurd naar Sjoerd, maar hij zat toen in Japan. Sjoerd geeft aan dat het nooit echt gelukt is omdat hij 0 ervaring heeft met het bouwen van websites. Alles wat hij probeerde was niet een vooruitgang van de huidige site. Daarom is de website nog steeds zoals hij is. Voor een nieuwe site is dus echt ervaring nodig. Chris zegt dat hij al eerder een website heeft ontwerpen en biedt aan om te helpen bij deze site. Nick heeft nog een vraag gekregen van Davey de Bruin die hij aan het bestuur moest stellen. Bij regel 640 vondt Davey het goed dat er een buitenlander in het bestuur was, aangezien hij dan een aanspreekpunt kon zijn voor bestuur voor de buitenlandse studenten. Nick vraagt of hij dat geweest is? Redmer geeft aan dat dat niet echt het geval was, hij heeft het ook niet echt geprobeerd. Redmer vraagt of hij de notulen kan goedkeuren, waarbij de aanpassingen in acht worden genomen. Er wordt geen bezwaar gemaakt. 6. Jaarverslag Voorzitter Pagina 20 Regel 705, kosten D-fout. Volgens Hans W staat er dat de spelers niet bereidt waren om de kosten te dragen omdat er geen regels waren. Hans W vraagt of ze daarom niet moesten betalen? Volgens Redmer is dat niet het geval. In eerste instantie was gezegd dat ze moesten betalen, maar omdat er geen regel was, wilden de spelers niet betalen. Hans W zegt dat dit wel iets is voor het nieuwe bestuur. Ze moeten strenger zijn op dit soort punten. Waarschijnlijk komt het ook doordat er onderscheidt is gemaakt dat het veel gezeur opleverde. Nick vraagt aan Redmer wat hij nou het leukste vond om te doen? Redmer vond het leidden van vergaderingen leuk. Nick vraagt wat hij het minst leukst vond? Redmer vond de speech van afgelopen zaterdag niet zo leuk. Voornamelijk over hoe hij ging. 7. Jaarverslag Secretaris Pagina 22 Regel 767. Wouter vraagt of dit sarcastisch bedoelt is? Volgens Gerben is dat het geval. Wouter vindt dat je dat niet moeten doen in een jaarverslag. Gerben zal het aanpassen. Regel 796, Claudiu. Nick vraagt wat de situatie rondom Claudiu precies was. Volgens Gerben het feit dat hij niet meer in Nederland was, dat hij was verhuisd naar Eindhoven. Hij kwam eigenlijk niet meer op trainingen en vergaderingen. Nick vraagt zich af hoeveel leden er zijn? Gerben bekijkt snel de ledenlijst, op dit moment zijn het er 79. Nick vraagt of iedereen al een unioncard heeft. Volgens Gerben is dat helaas niet het geval. 8. Jaarverslag Penningmeester Het jaarverslag van de penningmeester staat in het addendum. Hans W vraagt of we nog even tijd mogen krijgen om hem door te lezen. Redmer geeft aan dat hij al is rondgestuurd, maar dat dit wel erg laat was. Redmer geeft iedereen de tijd om het verslag door te lezen. Nick wil er graag aan toevoegen dat er ook een succesvolle E-cursus was, waar hijzelf succesvol aan heeft deelgenomen. Verder zijn er geen opmerkingen over het verslag. Er wordt verder gegaan met de balans en resultatenrekening. Deze staan in de Errata. Balans Bij leden staat nog €153,21 open. Er wordt gevraagd of het bekend is wie het zijn en om hoeveel geld het gaat bij deze personen? Redmer zegt dat het geval is. Het gaat om Marco Frolingieri en Rui Pinto. Redmer heeft nog geprobeerd contact met Marco te zoeken. Hij reageerde eerst wel en zou zijn rekeningnummer doorsturen. Na twee herinneringen werd het toen stil en op gegeven moment is hij van mobiel nummer veranderd. Er wordt gevraagd hoe dit verder wordt aangepakt. Er moet een plan van aanpak komen. Leden die nog geld moeten betalen zul je samen met het oude bestuur moeten opsporen. Hans G vraagt hoe Remder gaat helpen. Volgens Redmer is dat lastig. Je kunt wel een lijst geven met namen, maar dan weet je soms helemaal niet wie het is. Het is goed als het oude bestuur een overzicht maakt zodat de nieuwe penningmeester hier iets mee kan. Hans G is het hier mee eens. Wouter vraagt hoe het staat met de lustrumreserve, hoeveel is daarvan gebruikt? Volgens Gerben is dat nu nog niet bekend. Er is zo’n €2100 binnengekomen. Naar die uitgaven moet verder gekeken worden. Op dit moment heeft Gerben het idee dat er geld overblijft. Als dit het geval is, dan zal de rest van het geld gebruikt worden voor een andere activiteit. Sjoerd heeft een vraag over het resultaat van 2013/2014. Er staat op de balans een resultaat van -€1 in dit jaar. Maar op de resultatenrekening staat €169. Verschil komt door de subsidie studentrainers. Dit is aangevraagd, maar nog niet binnen. Op de resultantenrekening is dit aangepast, maar op de balans nog niet. Dit zal moeten worden aangepast. Hans G geeft aan dat dit bedrag gewoon in ons boekjaar zou moeten vallen, omdat de baten daar vandaan komen. Wouter wil hier als Kasco op reageren. Er is vanuit het sportcentrum wel een bevestiging binnengekomen dat het in de pijpleiding zit. Er is echter nog geen officiele bevestiging in de vorm van een factuur. Daarom wil de Kasco het in het volgend boekjaar stoppen. Verder zijn er geen opmerkingen over de balans. Hans W heeft een vraagje over de toelichting van het resultaat. Hier staat dat we onverwacht naar een externe locatie moesten uitwijken. Wij kregen daar echter subsidie voor. Volgens Jeroen is deze nog niet binnen, maar is er wel een officiele bevestiging. Redmer geeft aan dit stukje tekst zal eruit gehaald worden. Resultatenrekening Hans W heeft een vraag over het verschil tussen het resultaat en begrote bedrag voor bestuurskosten, toernooien en activiteiten. In alle gevallen is er meer begroot dan er is uitgegevan. Hans W is van mening dat je altijd naar het begrote bedrag moet streven. Hans W vraagt of er dit jaar expres minder is uitgegeven. Volgens Redmer waren er tijdens het jaar enkele tegenslagen. We wilden deze tegenslagen daarom opvangen daarom opvangen door iets minder uit te geven. Hans W zegt dat de Feescie geen feest mocht geven omdat er geen geld meer was. Hoe vraagt hoe dat zit. Volgens Jeroen is dat niet waar, er was namelijk geen tijd meer. Redmer geeft aan dat in overleg met de Feescie inderdaad een activiteit is geschrapt, omdat het eind van de Summerleague en het Slottoernooi al gepland waren. Anders zouden er teveel activiteiten tekort op elkaar zitten. Hans W geeft aan het nieuwe bestuur het advies om wel naar de begrote bedragen te streven. Hans G vraagt wat precies het verschil is tussen het addendum en de errate. De posten worden kort nagelopen: Ontvangen boetes. Deze post moest uiteindelijk €15 lager zijn. Dit bedrag is naar te verekenen lasten gegaan omdat het om een xtra-card boete ging. Ontvangen boetes. Deze post is naar aanleiding van de notulen van de vorige JAV van €200 naar €150 gegaan. 1e ronde bardienst baruitkering. Van €1600 naar €1400, zoals genotuleerd is. Gerben geeft nog een toelichting op over de situatie rondom ‘niet begrote lasten vorig boekjaar’ en ‘oninbare vorderingen’. Er is genotuleerd dat oude openstaande contributie van de leden afgeschreven moest worden. Echter is hier foutief genotuleerd dat dit onder ‘niet begrote lasten vorig boekjaar’ moest komen, terwijl dit eigenlijk om ‘oninbare vorderingen’ gaat. Daarom staat bij ‘oninbare vorderingen’ €200 en geen €500 en bij ‘niet begrote lasten vorig boekjaar’ wel €500. Iedereen is het ermee eens om toch de notulen aan te houden. Buitengewone baten: Hans G vraagt waar deze uit bestaat. Volgens Redmer gaat dit om teruggevorderde zaalhuur (een team uit de competitie van Heren 3 en 4 had zich teruggetrokken), reiskosten voor de AV van Rayon Oost en om de teveel ontvangen vrijwilligersbijdrage Age. Hans G denkt dat de teveel ontvangen vrijwilligersbijdrage al in zijn boekhouding staat. Het hoort hier niet te staan, want het valt onder het boekjaar van het vorig bestuur (bestuur van Hans), maar hij is nu wel meegenomen. Er wordt gevraagd wat we nu moeten doen. Redmer last een korte pauze in zodat Hans G kan kijken of hij het bedrag nou wel of niet heeft meegenomen in zijn boekhouding. Pauze, 19:51 – 19:59 Redmer heropent de vergadering om 19:59. Volgens Hans G staat de post wel in zijn boekhouding. Hij zou er hier dus uitmoeten. Dit betekent dat de post ‘buitengewone baten’ met €573,75 verlaagd moet worden. Het resultaat zal dus ook moeten afnemen met €573,75. Ook de debiteurenpost op de balans zal dan ook met hetzelfde bedrag omlaag moeten gaan. Hans W geeft aan dat hij niet bij debiteuren kan staan omdat het om een buitengewone baat gaat. Sjoerd zegt dat het dit bedrag (de €573,75) weg moet uit de buitengewone baten, het is dus ook een mindering op het resultaat. Er zal dus inderdaad ook een debiteur moeten zijn met datzelfde bedrag. Hans G zegt dat debiteurenpost ook niet met €500 omlaag gaat. Sjoerd en Hans G kijken naar de debiteurensheet van Moniek. Op het moment dat het resultaat verlaagd wordt, moet het ook ergens vanaf. Volgens Sjoerd klopt het wel, het is een buitengewone baat. Sjoerd vroegt wanneer dit geld betaald is door Age? Volgens Gerben is het verekend met wat hij dit jaar aan training heeft gegeven, het verschil heeft hij overgemaakt. Er wordt gevraagd waarom de tweede ronde baruitkeringen hoger zijn? Volgens Redmer is dit op advies van Davey laag inbegroot omdat hij verwachte dat dit lager zou zijn. Kennelijk zijn de inkomsten bij de sportkantine toch hoger uitgevallen waardoor Davey het mis had. Tweede ronde baruitkering. Waarom hoger? We hadden een open dag. Daarnaast ouden we volgens davey minder krijgen. Toch hoger uitgevallen. Verder is het dus inderdaad tijdens de vorige vergadering niet helemaal goed genotuleerd wat betreft oninbare vordering en niet begrote lasten vorig boekjaar. Iedereen is het er mee eens dat dit €500 moet zijn. Er is nu maar €218,14 afgeschreven omdat er maar €200 op de begroting stond. Uit eindelijk wordt besloten om dit goed te keuren en volgend jaar meer af te schrijven. Redmer stelt voor om door te gaan met het verslag van de wedstrijdsecretaris, om daarna terug te gaan naar het verslag van penningmeester als Moniek Scholten online is op Skype. 9. Jaarverslag Wedstrijdsecretaris Redmer vertelt dat er helaas geen jaarverslag is van de wedstrijdsecretaris. Hij heeft Claudiu gevraagd of hij een verslag wilde schrijven. Claudiu vroeg toen om een voorbeeld en dat heeft Redmer ook gestuurd. Vervolgens heeft Redmer er weer naar gevraagd, maar toen bleek Claudiu in Roemenie te zitten en kon hij er niet aan werken. Vervolgens nog meerdere dagen naar gevraagd maar hij negeerde Redmer vervolgens. Er is dus geen jaarverslag van de wedstrijdsecretaris. Wouter wil graag zeggen dat het kwalijke zaak is dat hij niet de moeite neemt om een verslag te typen. Zeker omdat hij sowieso niet zoveel gedaan heeft dit seizoen. Nick vraagt of het goed ging tussen RvA en claudiu en tussen Claudiu en het bestuur? Claudiu heeft de RvA nooit ontmoet. Tussen Claudiu en het bestuur ging het in het begin goed. Na een tijdje het Remder het idee dat hij zich niet meer verantwoordelijk voelde en heeft hij ook niets meer gedaan. Claudiu heeft het scheidsrechtersschema gemaakt. Contact met andere clubs deed Redmer Nick vraagt of Redmer en Gerben misschien iets kunnen zeggen, aangezien zij de taken hebben overgenomen. Redmer geeft aan dat Gerben de teaminschrijvingen heeft gedaan. De planning van het nieuwe seizoen, maken trainingsschema’s etc. hebben Gerben en Redmer samen gedaan. Gerben geeft nog een korte toelichting over de E-cursus. Hij heeft clubs in de omgeving gevraagd of ze E-scheidsrechters konden leveren of anders een E-cursus wilden opstarten. Bijna alle clubs wilden wel een cursus opstarten. Het bleek toen dat Risne Stars en Valley Bucketeers bezig waren met een cursus. Hier hebben we ons bij aangesloten. Veel kandidaten mochten echter niet deelnemen aan de cursus omdat ze nog niet genoeg fluitervaring hadden (minimaal één jaar nodig). We kregen echter deze week een e-mail van Amical, zij wilden een E-cursus opstarten met ons en Jugglers. Bas vraagt of er nog boetes zijn ontstaan door het handelen van Claudiu. Volgens Redmer is dit niet specifiek gebeurd. Redmer wil het punt verder afsluiten, aangezien er niets valt goed te keuren. 10. Jaarverslag Algemeen Lid Pagina 26 Nick van dat de laatste regel op deze pagina weg mag. Ook heeft hij een vraag over de website, waarom verzuimde Veronique dit? Volgens Veronique kwam dit omdat Gerben vaak sneller was. Pagina 27. Regel 899. Bob vindt dat je als Arriba moet kijken naar het TOM. Je hebt nu iemand met ervaring, gebruik die ervaring ook zodat mensen nog steeds actief kunnen zijn. Er zijn verder geen opmerkingen, het verslag wordt goedgekeurd. 11. Jaarverslagen van de Commissies 11.1 Toernooicommissie Bob wil graag dat de namen van de schrijvers van de stukken onderaan de stukken zelf komen te staan. Nick vraagt wie verder nog benaderd zijn voor deze commissie. Redmer zegt dat verschillende mensen bij H1 zijn gevraagd, voornamelijk de jongere mensen. Niemand was echter bereid om de commissie volldig te doen. Toen zijn uiteindelijk Dimitry Brons en Dominique Kosters benaderd of ze het Flaba wilden doen. Regel 918. Hans W vraagt hoe het komt dat de toernooicommissie niet weet dat ze een budget hebben? Heeft verschillende redenen. Het was niet echt duidelijk doorgegeven vanuit het bestuur, maar het was ook niet gevraagd vanuit de commissie. Dimitry zegt dat ze twee keer hebben gezeten met het bestuur. Moniek had tegen de commissie gezegd dat het nog niet helemaal duidelijk was hoeveel budget er was. Daarom was er besloten om het Flaba op quitte te begroten. Als het niet quitte zou draaien, dan was er nog geld vanuit het bestuur. Volgens Hans W is er gewoon geld voor toernooien, en anders kan het Flaba ook onder promotie vallen. Hans W vraagt waarom er geen andere toernooien door de commissie zijn georganiseerd? Dimitry en Dominique zijn pas in het nieuwe jaar benaderd. Andere toernooien zijn door het bestuur georganiseerd. 11.2 Batavierenracecommissie Er zijn geen opmerkingen over dit verslag. 11.3 Feestcommissie Nick mist in het verslag de opkomst bij de feesten. Zou hij graag meer over willen weten. Daarnaast vraagt Nick wie het verslag heeft geschreven. Dit heeft Chris gedaan, met hulp van Jeroen. Svenja vraagt waarom er geen uitleg is over introfeest, terwijl deze wel op de resultatenrekening van de Feescie staat. Hans W haakt hierbij aan door te vragen waarom er een verschil is tussen het resultaat van activiteiten op de resultatenrekening van het bestuur en de resultatenrekening van de Feestcommissie. Volgens Redmer komt dit doordat er nog extra dingen zijn gedaan door het bestuur, zoals het actieve ledenuitje en het slottoernooi. Er wordt gevraagd waarom het introfeest hier dan wel bij staat en de andere activitieten niet. Er wordt besloten om alleen de kosten die de commissie zelf heeft gemaakt hier neer te zetten. Het introfeest wordt er dus afgehaald. Nick wil verder zeggen dat de feestcommissie erg goed bezig is gweest. Meerdere aanwezigen zijn het hier mee eens. 11.4 Barcommissie Regel 1075. Bob vraagt wat er bedoeld wordt met praktisch iedereen? Volgens Redmer dat bijna iedereen het gehaald heeft. Hij stelt voor om dat ook op deze manier aan te passen (door bijna iedereen gehaald). 11.5 Arribladcommissie Bob vraagt wie het verslag geschreven heeft? Gerben heeft het geschreven. Bob vraagt wie er nu in de commissie zitten. Volgens Gerben is dit bijna hetzelfde als vorig jaar. Alleen Beer is er nu uit, en Bob en Hans G zijn er bij gekomen. 11.6 Websitecommissie Hans W vindt dat de website goed is bijgehouden. Hij vindt wel dat er veel linkjes aan de zijkant staan. Hij stelt voor om er hier niet teveel neer te zetten. Ook wil hij als advies geven dat wanneer er een nieuwe website komt, er voor gezorgd moet worden dat alle informatie over gaat. Dit is erg belangrijk. Bob vraagt of Gerben in commissie blijft? Gerben zegt dat hij niet in de commissie gaat, maar hij wil wel helpen als het nodig is. Wouter doet een voorstel voor de website. Je kan Google Agenda embedden en op deze manier kan je evenementen makkelijk beheren. Nick stelt ondertussen voor om Moniek op Skype te bellen? Gerben geeft aan dat ze nog niet online is. Nick vraagt of dat eigenlijk wel nodig is. Misschien dat overleg tussen Hans G en Sjoerd geneog is. Volgens Veronique komt Moniek eraan. Redmer stelt een korte pauze voor om de problemen met de boekhouding te bekijken. Pauze, 20:39 – 21:08 Bob is om 21:07 weggegaan. Redmer heropent de vergadering. De huidige status is dat er een fout is in de balans. De boekhouding van de penningmeester kan dus niet worden goedgekeurd. Het voorstel is om dat later te doen tijdens een BAV. Verder kan de rest van het bestuur gedechargeerd worden, maar Moniek blijft nog aan als penningmeester. Gerben vraagt of twee mensen tegelijkertijd als penningmeester kunnen fungeren. Dit is niet het geval. Chris vraagt of Jeroen ook rekeningen kan betalen? Nee, dat kan alleen als hij als penningmeester gechargeerd wordt. 12. Voorstel wijziging huishoudelijk reglement Redmer geeft aan dat er een aantal zaken in het huishoudelijke reglement staan die verouderd zijn en dat het bestuur ook nog een aantal dingen wilde toevoegen. Er zijn voorstellen gedaan, deze staan in het boekje. Redmer loopt het artikel voor artikel langs. Artikel 7. Sportraad wordt nu Sportkoepel genoemd. Dit komt omdat de Sportraad is opgeheven en de Sportkoepel is benoemd. Er is hier geen bezwaar tegen. Artikel 20. Dit artikel bestaat uit een lijst met commissies die benoemd worden. Veranderingen zijn dat de PPC weg is, net als de wedstrijdcommissie. In het nieuwe artikel is het Arriblad erbij gekomen. Er wordt gevraagd waarom de batavierencommissie er niet bij staat. Redmer geeft aan dat deze zal worden toegevoegd. Gaan we toevoegen. Chris heeft een opmerking over punt c, de Feescie. Het wordt verderop Activiteiten commissie genoemd. Dit moet worden gelijkgetrokken. Het wordt veranderd in Activiteitencommissie. Er wordt gevraagd waarom de RvA er tussen staat. De RvA benoemt zichzelf namelijk. Wouter heeft een opmerking over de Arriblad commissie. Het is niet echt een grote commissie aangezien er vorig jaar maar twee zijn uitgekomen. Kan beter vallen onder overige commissies. Daarnaast staat er dat de leden van de commissies nu benoemt worden. We moeten niet zeggen dat we de mensen nu benoemen, maar dat je het in de loop van het seizoen de commissies kan aanvullen. Er wordt gezegd dat het artikel misschien overbodig is. Andere aanwezigen zijn het hier mee oneens, een aantal commissies moet er gewoon instaan. De Kasco en een aantal andere commissies moet blijven staan. Hans W vindt het wel vrijblijvend. Eigenlijk zou je moeten proberen om op de ALV al een overzicht te maken van mensen in commissies. Volgens Wouter zou je dan eigenlijk al ingaan tegen je eigen reglement. Nick stelt voor om te zeggen dat de Kasco gekozen worden tijdens JAV en dat tijdens het seizoen andere commisies gevuld worden in onderling overleg met bestuur. Glenn vraagt waar de Kasco gekozen wordt. Volgens Redmer gebeurt dit bij punt 24. Artikel 21 Het oorspronkelijke artikel is erg lang. De veranderingen zijn voornamelijk het aantal personen dat verplicht in een commissie moet zitten. Zo is het voorstel om het minimum aantal mensen in de KasCo te veranderen van vier naar twee. Punt c. Verander Feestcommissie in activiteitencommissie en feesten in activiteiten. Punt d. Dit is volgens Wouter geen goed Nederlands. Maak ervan, het officiele clubblad. Als dit punt blijft staan, dan moeten we het nog wel benoemen bij artikel 20. Iedereen is het er mee eens om dit punt verder te schrappen. Bas wil het nog hebben over punt b. Hier staat: ‘De toernooicommissie heeft als taak het organiseren van de door de jaarlijkse algemene vergadering gewenste toernooien’. Bas zegt dat als hij een eredivisie toernooi wil, mensen dat kunnen aandragen. Volgens Gerben gaat het echter over gewenste toernooien. Redmer vraagt of we dit moeten herformuleren. Glenn vraagt of je dit uberhaupt moet bespreken bij de JAV. Dat zal wel moeten als het in het huishoudelijk reglement staat. Volgens Gerben zijn gewenste toernooien: het nieuwjaarstoernooi, het Flaba en het breedtetoernooi. Volgens Wouter moeten we bij dit punt uitgaan van realisme van alle aanwezigen. De vraag is of we een vast rijtje toernooien willen hebben of moeten mensen het voordragen. Moeten we wel deze druk gaan opleggen aan de toernooicommissie. Volgens Glenn en Aniek gaat het er meer om dat ze een idee krijgen wat ze moeten organiseren. Er wordt besloten om het zo te laten staan. Het kiezen van de gewenste toernooien doen we nu bij de WVTTK, volgend jaar zal hier een apart agendapunt voor zijn. De wedstrijdcommissie komt te vervallen. Er zijn geen bezwaren. Het minimum aantal leden is nu weg bij de introducitecommissie. Hans W heeft nog een vraag over artikel 21a. Volgens artikel 14 lid 4 van de statuten moet de KasCo bestaan uit minimaal 3 leden. Er wordt besloten om het gelijk te trekken aan de statuten. Nick vraagt over punt d. of het voorafgaand moet zijn en niet voorafgaand aan. Voorafgaand aan is goed, Nick heeft het fout. Verder wordt de PR commissie geschrapt. Het barteam blijft hetzelfde. De RvA blijft hetzelfde. Artikel 25 De verandering is dat er nu bijkomt dat leden ook veroorzaakte kosten verhaald kunnen worden en niet alleen boets of schades. Bas stelt voor om er van te maken: ‘aan de vereniging opgelegde boetes en of andere kosten’ aangezien hiervoor al over schades wordt gesproken. Men is het hier mee eens. Artikel 27. De nummering klopt niet helemaal. Punt d moet punt c zijn. Verder zegt Hans W dat je geen korting mag geven. Je moet het afkopen noemen (maar het is geen boete). Sjoerd vraagt of er niet in moet staan wat de werkactice inhoudt? Nee, omdat dit moet worden vastgesteld worden op de JAV. Hans W vraagt of er nog onderscheidt moet zijn voor recreanten? Redmer vindt van niet. Het bedrag is lager en ze zijn ook gewoon een jaar lid. Artikel 28. Wouter vraagt waar punt 28a op slaat? Dit gaat meer om bardiensten. Redmer stelt anders voor om punt a weg te laten. Volgena Charlie wordt in artikel 28 niet gemeldt dat het over de werkactie gaat. Redmer stelt voor om alleen punt c te gebruiken en de andere punten weg te laten Wouter heeft een vraag over punt c. Zoals het er nu staat, zou je al na een half jaar of minder meteen moeten voldoen aan de helft van de eisen van de werkactie. Eigenlijk wil je hebben staan dat mensen die hebben aangegeven dat ze een half jaar lid willen zijn van Arriba, aan de helft van de eisen van de werkactie moeten voldoen. Verder wordt voorgesteld om van mensen leden te maken. Bij de contributie staat iets soortgelijk, neem het van daaruit over. Het voorstel is dus om het nieuwe artikel 28a en b schrappen. Artikel 28c komt bij artikel 27. Er komt te staan: Leden die aangegeven hebben dat ze een half jaar of minder lid zijn, moeten aan de helft van de eisen voldoen van de werkactie of de helft van de werkactie afkopen. Chris wil toevoegen wat er gebeurd als iemand langer blijft. Er komt bij te staan: ‘Mocht een lid toch langer dan een half jaar blijven, dan gelden de algemene eisen’. Artikel 44 Sportraad wordt veranderd in Sportkoepel. Wordt verder goedgekeurd Volgens Hans W staan er ook in de statuten veel dingen die verouderd zijn (bijvoorbeeld bedragen in guldens). Volgens Wouter kost het echter veel geld om de statuten te veranderen. We zullen hier wel eens naar moeten kijken en overwegen om hier geld in te steken. 13. Brief Raad van Advies Hans W leest de brief van de RvA voor. Er zijn verder geen opmerkingen over. 14. Brief Kascommissie Redmer vertelt dat de brief van de kascommissie geen zin heeft omdat we er al over uit zijn dat de boekhouding niet klopt. Nick wil graag dat de lustrumcommissie nog een kort verslag geeft. Gerben licht kort wat toe over het 10e lustrum van 18 oktober en dat als er nog geld over is dat hij dit geld wil gebruiken voor nog een activiteit. Hans W geeft aan dat de Kasco eigenlijk ook niet gedecharcheerd worden. Hetzelfde geldt voor de lustrumcommissie. 15. Decharge Commissies Redmer dechargeerd alle commissies behalve de Kasco en de lustrumcommissie 16. WVTTK De gewenste toernooien moeten gekozen worden. Dit zal behandeld worden bij punt 25. 17. Rondvraag Er zijn geen vragen. 18. Kandidaat Bestuur Het kandidaat bestuurt stelt zich voor. Dimitry Dimitry geeft aan dat sport zijn passie is. Hij speelt al lang basketbal. Ook wilde hij graag actief worden is daarom eerst de toernooicommissie gaan doen en is vervolgens gevraagd voor het bestuur. Aniek Aniek geeft aan dat ze ook al lang basketbal speelt, waarvan twee jaar bij Arriba. Ze wilde graag ervaring op doen als bestuurder. Hiervoor was er de mogelijkheid om dit bij Arriba te doen. Ze geeft aan dat ze de taken van Gerben gaat overnemen. Jeroen Jeroen geeft aan dat hij als hardcore recreant speelt. Hij is nu kandidaat penningmeester en dat hij dat helaas nog even zal blijven. Jeroen geeft aan dat hij gevraagd werd voor het bestuur en dat leek hem leuk. Glenn Glenn verteld dat hij kandidaat is voor de functie van wedstrijdsecretaris. Hij speelt al een tijdje basketball, waarvan 4 jaar bij Arriba. Hij werd in het eerste jaar al gevraagd en het is er nu uiteindelijk van gekomen. Glenn zegt dat hij de taken van Claudiu officieel gaat overnemen. Gerben vraagt aan Glenn of Hans G al kan dunken. Volgens Glenn heeft Hans G dit inderdaad beloofd als hij bestuur zou doen. Redmer vraagt wat nu handig is. Moet Jeroen als algemeen lid worden gechargeerd om vervolgens bij de BAV als penningmeester gechargeerd te worden. Volgens Sjoerd geeft dat wel meer gedoe bij de KvK. Een algemeen lid kan je wel gewoon inschrijven. Het is handig om hem wel gewoon te chargeren. Er wordt besloten om Jeroen als algemeen lid te chargeren. Stelt voor om Moniek in functie te laten. Rest te dechargeren. Kandidaat bestuur chargeren. 19. Decharge Bestuur chargeren kandidaat bestuur. Redmer dechargeert Gerben, Claudiu, Veronique en zichzelf uit hun functies en tegelijkertijd chargeert hij Dimitry als voorzitter, Jeroen als algemeen lid, Glenn als wedstrijdsecretaris en Aniek als secretaris. Pauze Dimitry stelt een pauze voor van 5 minuten. Vanaf dit punt neemt Aniek het notuleren over van Gerben Mededelingen Dimitry vraagt aan de aanwezigen om de telefoons op stil te zetten, spelfouten later te mailen naar de secretaris en om de hand op te steken als iemand iets wil zeggen. Daarna bedankt hij het oude bestuur voor afgelopen jaar en het cadeau, bestaande uit een pakket met bier en wijn, wordt overhandigd aan het oude bestuur. Verenigingsbeleid Pagina 46 Speerpunt 1: Nick vraagt naar hoe we van plan zijn om de hechtheid binnen het damesteam te vergroten. Dimitry noemt externe toernooien voor dames, het damesteam meer bieden dan alleen wedstrijden en trainingen om te laten zien dat Arriba een leuke club voor (nieuwe) dames is. Veronique vraagt of de damesrecreanten ook bij het damesteam betrokken gaan worden, om ze bij het team te betrekken. Dimitry zegt dat ze nu samen met het damesteam trainen op donderdag. Nick wil ook nog weten of de hechtheid binnen heren 2 en 3 ook niet vergroot zou moeten worden, omdat er nu steeds weinig spelers zijn. Dimitry reageert dat er eerst wel genoeg spelers waren, maar dat er op het moment veel blessures zijn. Als het probleem blijft bestaan zal ernaar gekeken worden. Wouter heeft nog een algemene vraag over de speerpunten, hij wil weten of de punten op volgorde van belangrijkheid staan. Dit is het geval volgens Dimitry Pagina 47 Speerpunt 4: regel 1487, Hans W wil weten om welke toernooien het hier gaat. Dimitry vertelt dat er veel flattoernooien en andere campustoernooien zijn geweest, wij als nieuw bestuur willen het aanmoedigen om Arriba op die manier zichtbaar te maken. Gerben merkt op dat er soms bij activiteiten van Arriba zelf al weinig mensen komen en dat misschien moeilijk wordt om voor die toernooien genoeg mensen te vinden. Daarnaast vindt Chris dat zichtbaarheid ook te maken heeft met online zaken, zoals social media en de website. Het nieuwe bestuur is van plan om een openbare facebookpagina op te zetten en die te gebruiken voor algemene mededelingen. Chris is bang dat er niet genoeg interesse zal zijn voor deze pagina, en vraagt of samenwerking met andere verenigingen hier mogelijk zou zijn. Svenja vertelt dat er zoiets is voor kleine verenigingen, dit heeft zij via hercules. Hier zal naar gekeken worden. Ten slotte vraagt Hans W nog welke open activiteiten bedoeld worden, dit gaat met name om flaba. Speerpunt 5: Nick vraagt zich af waarom het bestuur het niet zo snel ziet gebeuren dat er tegen externe tegenstanders gespeeld gaat worden. Dit is omdat het voor teams van andere verenigingen waarschijnlijk niet interessant is om tegen recreanten te spelen, maar het zou wel een goede ervaring voor de recreanten zijn. Door interne wedstrijden kunnen we proberen om spelritme aan te brengen, zodat ze in de toekomst eventueel tegen een externe tegenstander zouden kunnen spelen. Gerben voegt toe dat er bij andere verenigingen ook recreanten zijn, maar die hebben misschien geen behoefte om wedstrijden te spelen. Daarnaast zou het problemen om kunnen leveren met subsidie voor instructie als het te vaak is, omdat je bij een wedstrijd geen instructie zou hebben. Dit zal waarschijnlijk geen probleem worden, omdat de wedstrijden niet iedere week zullen zijn. Pagina 48 Bij punt 1.2 zou volgens Nick toegevoegd moeten worden dat de formulieren ook verzameld worden. Redmer heeft een opmerking tussendoor dat dit deel van het beleid het staand beleid is, dit blijft gelijk voor meerdere jaren, de speerpunten horen bij het bestuur van dat jaar. Punt 1.3: Nick zou graag willen dat het woord “streven” wordt vervangen door “er is”. Punt 3: Chris vraagt of ieder team niet aangevuld zou moeten worden met recreanten, volgens Nick hoeft dit niet, omdat recreanten ook gezien worden als een team. Pagina 49 Punt 5: Hans W zegt dat er een zaalhandleiding op de site staat. Dit toegevoegd kunnen worden aan dit punt en de handleiding kan verspreid worden onder de leden. Veronique zegt dat mensen op cursus moeten voor coachlicentie, is komend seizoen nodig volgens de eisen van de bond. Gerben zegt dat we hierover zouden kunnen overleggen met rayon, omdat het als studentenvereniging lastig is om te blijven voldoen aan de eisen. Een andere optie die Dimitry noemt is van dit punt een apart doel te maken. Het doel zou dan zijn: Ieder team heeft een coach die voldoet aan alle eisen die de bond stelt, met de strategie het bestuur zorgt door mensen naar trainingscursus te sturen en bijscholen als dat nodig is of overleg met de bond zodat aan de eisen wordt voldaan. Bas merkt op dat cursussen worden georganiseerd door rayon oost en Bas vraagt om welke niveaus van trainers dit gaat en zegt dat er ook gelet moet worden op eventueel bijscholen. Dit brengt wel extra kosten per persoon, dit zou dan meegenomen moet worden in de begroten, het gaat om minimaal 25 euro per persoon. Volgens Hans W hoort dit doel dan bij punt 5, aangezien het om competitieteams gaat. Punt 6.2: Nick zegt dat dit ingaat tegen de regels van de NBB, als scheidsrechter zou je eerder aanwezig moeten zijn, dit moeten we nog nazoeken. Een half uur van te voren zou eigenlijk moeten, maar gebeurt niet. De vraag is of deze tijden ook gelden als je als E-scheidsrechter ergens anders moet fluiten. Gerben is het wel eens met dit punt, er komen namelijk mensen pas heel kort voor de wedstrijd binnen. Nick vraagt wat je doet als iemand minder dan 20 min aanwezig is. Die persoon zal worden aangesproken, dit punt wordt gezien als een soort sociale code. Als bestuur kunnen we zeggen dat er consequenties kunnen zijn. Glenn voegt toe dat als het echt vaak voorkomt dat iemand laat is, zou je boete voor afwezigheid bij fluiten kunnen geven. Wouter wil wat er nu staat laten staan als richtlijn voor Fscheidsrechters. Veronique of er niet nog een punt scheidsrechters extern moet komen, dit valt wel onder fluiten. Wouter is het hier niet mee eens. Volgens Redmer gaat het alleen om onze eigen wedstrijden, Dimitry vult aan dat het duidelijk is dat wedstrijdzaken alleen om Arriba gaat. Punt 6.5 Bas wil toevoegen, mits de coach anders beslist. Volgens Redmer heeft de coach dat recht altijd, die beslist ook over gevolgen als speler niet op tijd is niet zozeer het bestuur. Pagina 50 Punt 7: Redmer merkt op dat afdeling eerste klasse of hoger spelend team i.p.v. rayon eerste klasse moet worden. Punt 9: Veronique stelt voor dat bij externe toernooien er toegevoegd kan worden voor wie de kosten van het toernooizijn. In eerste instantie zijn de kosten voor de leden en het bestuur kan daar later anders over beslissen. Volgens Gerben is het wel duidelijk dat het team in principe zelf betaalt. Er kan altijd een aanvraag ingediend worden bij het bestuur, dan bepaalt het bestuur of de kosten vergoed worden, afhankelijk van hoe belangrijk het toernooi is. Hans W. ziet hier toernooicommissie staan, verderop in de agenda staat er geen toernooicommissie meer. Volgens Chris is dit omdat er eerst nog geen toernooicommissie was. Dimitry zeg dat dit blijft staan, omdat het hier gaat om toernooien. Mocht er dit jaar geen toernooicommissie zijn, neemt de activiteitencommissie die taken over. Pagina 51 Punt 10: Nick zegt dat Arriba al een facebookpagina en twitterpagina heeft. Het is nu de bedoeling dat er een open pagina bij komt. De gesloten groep blijft voor communicatie met de leden, de open pagina zal zijn voor openheid naar buiten toe. Met twitter is er nog verder niks gedaan, volgens Nick was de laatste tweet bij de teampresentaties van vorig jaar. Volgens Chris heeft een twitterpagina niet zoveel zin, hier is Dimitry het mee eens. Wouter wil voor het onderhouden i.p.v. het maken van social media benadrukken. Punt 13.1: Hans W punt zegt wedstrijden ook via de site aangekondigd kunnen worden. Punt 11.6: Nick vindt dat de recreanten hier niet apart genoemd moeten worden. Pagina 52 Punt 14.1 Bas vraagt of dit een feit is. Dimitry bevestigt dit, medewerkers en PhD vallen niet onder studenten, Saxion studenten wel. Punt 13.4: Chris vindt basketbal gerelateerde activiteiten een raar woord, maak daar activiteiten van de activiteitencommissie van. Pagina 53 Punt 18: Redmer vindt het een idee om de ledenlijsten van afgelopen jaar te vergelijken met die van dit jaar. Mensen die niet meer lid zijn krijgen dan een mail over dat ze lid kunnen worden van Amartano. De mogelijkheid om lid te worden komt ook terug in punt 18.2. Gerben zegt vertrekkende leden meer gevraagd kunnen worden of ze lid willen worden van Amartano. Pagina 54 Punt 21.1: Hans W zegt boetes bij werkacties vervangen moeten worden door afkopen en er zou beter duidelijk gemaakt kunnen worden wat werkacties zijn. Dimitry zeg dat er al een mail is gestuurd over de commissies en het staat op het inschrijfformulier. Punt 21 zou het uitleggen van de werkactie aan de leden kunnen worden en 21.2 wordt dan 21.3. Hans W merkt op dat het stukje onder het kopje contributies, alleen gaat over werkacties. Redmer vraagt nog of er wel staat dat contributie op JAV bepaald wordt, volgens Gerben staat dit in het huishoudelijk reglement. Wat net besproken is, was het beleid, dit was met name staand het beleid. Dit blijft dus voor meerdere jaren staan en is opgesteld met het oud bestuur, het nieuwe bestuur en de RvA vertelt Redmer. Hans G stelt voor om eerst begroting te bekijken, dat is punt 23 op de agenda i.v.m. het eventueel verhogen van de contributie. Een verhoogde contributie doe je volgens hem op basis van de begroting. De begroting wordt eerst besproken, daarna contributie, ze worden samen afgesloten 23. Begroting Baten Hans G zegt dat grootste verschil waarschijnlijk de bardiensten zijn, daar is veel geld bijgekomen. Er wordt dit jaar minder verwacht voor de bardiensten, hij vraagt of dit een reële schatting is. Een hogere opbrengst van de bardiensten zou je contributieverhoging kunnen dekken. Jeroen legt uit dat de verwachting voor volgend jaar lager is, omdat er een open dag minder is waarop Arriba bardienst heeft. Volgens Gerben is dat niet zo, voor het tweede half jaar zijn de bardiensten nog niet bekend er kan dan nog een open dag bij komen. Jeroen stelt voor om eerste ronde bardienst 1250 en voor de twee ronde 1000 te begroten. Hans G zegt dat de eerste ronde bardienst bestaat uit de kale opbrengsten en tweede ronde is wat er overblijft aan winst, dat wordt verdeeld over de verenigingen. Door lustrum zou tweede ronde hoger uit kunnen vallen, Gerben vindt het moeilijk om hier echt iets over te zeggen en het aantal bardiensten is ongeveer gelijk met vorig jaar. Wouter vraagt zich af of het beter is dat we geen winst begroten i.v.m. met subsidies. Volgens Redmer heeft dat wel geholpen met noodfonds vorig jaar, maar de subsidie gaat alleen op basis van ledenaantal. Hans G vraagt naar het bedrag bij registratie ISS. Jeroen zegt dat dit bedrag hoger is door overschrijvingskosten leden. Hans W vraagt: kan identificatiekaart niet bij registratie ISS? Dat wordt nu verhaald op de leden, dit gaan om de 80 euro op de begroting bij baten registratie ISS. Hans W vraagt zich af of entreegeld, overschrijving en idkaart bij ISS niet allemaal onder dezelfde post zouden kunnen vallen. Er wordt besloten om alle drie de dingen onder registratie ISS en eraf halen bij rayons-en bondsoverdrachten. Hans G wil weten of bij de post subsidie studenttrainers het geld van vorig jaar daar al bij zit. Het voorstel is om dat bij deze begroting erbij zetten. Dit heeft betrekking op boekjaar van Moniek, daarom stelt Jeroen voor om het op 910 te laten. Jeroen doet een voorstel om de post ontvangen boetes te veranderen in 50 euro, de boete voor niet aanwezig zijn bij fluiten of tafelen is vijftien euro. Dit wordt aangepast op de begroting. De post werkacties is begroot op 1180, dat is gebaseerd op de schatting dat de helft werkactie afkoopt. Nick vraagt hoe we aan die schatting zijn gekomen, dit is gebaseerd op afgelopen jaren en hoeveel mensen er nu lid willen worden van een commissie, dat is nu nog iets minder dan de helft. We gaan er van uit dat daar nog mensen bijkomen. Lasten De reiskosten staan momenteel op 50 euro. Volgens Redmer wordt dit meer als mensen naar e-cursussen gaan, maar dit is volgens Gerben niet van toepassing omdat dit samen met jugglers en amical gedaan wordt en dan zijn er geen reiskosten. Het zou misschien wel kunnen gelden voor trainerscursussen. Het bedrag blijft staan. De post invallers tafelen moet minder zijn dan ontvangen boetes volgens Hans W. Redmer voegt toe dat een deel van de ontvangen boetes aan de invallers van tafelen gegeven wordt, deze post komt nu op 30 euro. Hans W vraagt hoe het bedrag van vergoeding studenttrainers tot stand is gekomen. Studenttrainers krijgen 7,50 per uur, dit wordt dan 7.5x7.5x35, dit bedrag is afgerond. Er wordt vanuit gegaan dat alles wordt gedeclareerd. Hans G stelt voor om dit bedrag te laten staan. Chris wil weten waarom het bedrag bij de batavierenrace lager is, Jeroen heeft uitgerekend wat de kosten zijn met de betalingen van dit jaar. Met dit bedrag moet alles gedaan kunnen worden, er is alleen minder geld voor gadgets. Hans W wil het bedrag bij de post toernooien iets verhogen. Vorig jaar was meer begroot, voor bijvoorbeeld het breedtetoernooi. Gerben vindt dat er meer geld uitgegeven had kunnen worden aan flaba, volgens hans w zou flaba ook onder promotie kunnen vallen. De administratiekosten zijn lager, omdat de rekening van de toernooicommissie er niet meer is, daar komt 44 euro verschil vandaan. Hans W vraagt hoe het zit met de kosten voor de website. Jeroen weet zo niet hoeveel minder dat nu kost. Volgens Gerben is wat er nu staat een redelijke schatting. Het bedrag wordt aangepast naar 250 euro. Hans W denkt dat er misschien meer begroot kan worden voor activiteiten, omdat leden nog veel zelf moeten betalen. Gerben stelt een verhoging van 150 euro voor. Het totaalbedrag bij deze post wordt aangepast naar 700 euro. Voor de post Scheidsrechters cursus is er dit jaar meer begroot in verband met Escheidsrechters. Voor de post Oninbare vorderingen stelt de kasco voor om 500 te begroten. op een gegeven moment wil je wel gaan afschrijven, met het huidige bedrag ben je te lang bezig met afschrijven. Wouter stelt voor om 50 in lustrumreserve te stoppen. Dit wordt gedaan Het verschil op de begroting is nu 870, dat is tien euro per lid. 24. Contributies, boetes en vergoedingen Jeroen zal nog kijken of verhoging van de contributie nog nodig is in verband met de besproken inkomsten van de bardiensten Hans W. stelt voor om een apart kopje onder contributies te zetten voor afkopen werkacties Wouter merkt op dat het verstandig is om eerst met spelers te communiceren of zij nog een spelerskaart hebben, voordat er een nieuwe kaart besteld wordt. Bij het puntje “dragen officiële kleding buiten officiële wedstrijden” moet aangevuld aangepast worden naar: “dragen officiële kleding buiten officiële wedstrijden zonder toestemming van het bestuur.” Hans W zegt dat de 21 cent bij reiskostenvergoeding 19 cent moet zijn. Gerben stelt voor om recreantencontributie gelijk te houden en voor competitiespelers verhogen met vijf euro. Sjoerd is voor het gelijk houden van alle contributies, omdat de studenttrainerskosten waarschijnlijk lager uit zullen vallen dan begroot. De competitiespelende leden betalen minder aan dan dat Arriba aan de bond betaalt. Jeroen wil het voorstel van Gerben aanhouden, dan om je uit op een positief resultaat. Chris stelt voor om dit geld te gebruiken voor verenigingskleding, hier heeft het bestuur het al over gehad. Andere voorstellen zijn coachborden of shirts voor scheidsrechters, dit zou volgens Jeroen onder de post materialen kunnen vallen. 24. Verkiezing commissies De casco kan nog niet aangesteld worden, omdat het jaarverslag van de penningmeester nog niet goedgekeurd kon worden, 25. WVTTK Bij dit punt is er besproken welke toernooien gewenst zijn voor dit jaar, dit zijn: Flaba, breedtetoernooi, nieuwjaarstoernooi, slottoernooi en eventueel pleintjesbasketbal. 26. Rondvraag Nick komt nog even terug op de vraag uit de quiz van het introfeest hoeveel bier er in een basketbal past. Na het nog een keer berekend te hebben komt Jeroen uit op 44.6 liter. Hans W vraagt nog of het aantal bardiensten voor werkactie gelijk blijft. De reactie van Gerben is dat er nu iets meer mensen zijn, het aantal bardiensten blijft op vijf staan. Sjoerd vraagt of het bestuur nog een logo op de kleding gaat laten zetten, dit wordt nog gedaan. 27. Sluiting: De vergadering wordt gesloten door Dimitry om 23:52 6. Jaarverslag Penningmeester Ik begon dit bestuursjaar met het stellen van 3 doelen voor mezelf. De Functie Ten eerste wilde ik eens uit de wereld van psychologie, theorieën en lappen tekst en aan de slag met financiën. Ik wilde leren wat er allemaal bij kijken als penningmeester van een vereniging. Ik had al enige ervaring met balansen en resultatenrekeningen, maar nooit op zo’n grote schaal. Het was een mooie kans om iets nieuws te leren en ervaring op de doen in een ander gebied dan ik gewend ben. Rekeningen betalen en het overzicht bijhouden was één kant van de functie, dan andere kant was moeilijke beslissingen maken. Zoals Redmer ook al noemt in zijn verslag kregen we dit jaar twee D-fouten vlak achter elkaar. Hierdoor moesten wij twee keer administratieve kosten van 135 euro betalen. Aangezien er in de statuten niets over administratieve kosten stond, konden we de kosten niet zomaar verhalen op de betreffende spelers. Na heel veel discussiëren en overleggen zijn we tot de beslissing gekomen om de kosten op ons te nemen. Deze beslissing kwam nadat we met de betreffende spelers hadden gesproken. Ik besefte toen dat dit onze eerste stap had moeten zijn, praten met de spelers. Communicatie ging een beetje via via en we hadden vanaf het eerste moment duidelijk moeten zijn. Een andere moeilijke beslissing vond ik het beboeten van onze scheidsrechters. Normaal gesproken krijgt een scheidsrechter een boete als hij niet op komt dagen of geen vervanging regelt. Dit jaar hadden we echter erg weinig F-scheidsrechters tot onze beschikking en was het elk weekend goed opletten of er daadwerkelijk scheidsrechters aanwezig waren en we hebben vaak op korte termijn nog moeten rondbellen. Ik vond het moeilijk om ze een boete te geven als ze een keer geen vervanging hadden geregeld, omdat alle scheidsrechters in het algemeen vaak floten en allemaal wel een keer voor iemand anders hebben ingevallen. Ik heb ze dan ook geen boetes gegeven, achteraf had ik hier strenger in moeten zijn zodat scheidsrechters niet te laks werden in het vinden van vervanging. Gelukkig hebben we dit jaar een succesvolle Fscheidsrechterscursus gehad, waardoor we voor komend jaar weer meer scheidsrechters zullen hebben. De vereniging Ten tweede wilde ik graag iets betekenen voor de vereniging. Mijn eerste jaar bij Arriba was erg goed bevallen en ik wilde graag meer doen. Vergaderen met het bestuur en zaken regelen in belang van de vereniging was erg leerzaam. Ik was bestuursverantwoordelijke van de batacommissie dit jaar. Dit wilde ik zelf ook graag, omdat de batavierenrace echt een geweldig evenement is. We waren in totaal met z’n 4en en de organisatie ging prima. Ik had er alleen niet bij stil gestaan om van te voren een begroting te maken voor dit evenement. Uiteindelijk bleken de gadgets duurder te zijn dan verwacht en lagen de uitgaven aan de batavierenrace dan ook erg hoog. Dit hadden we kunnen voorkomen voor een betere inschatting te maken aan het begin. Damesteam Als laatste , en misschien wel de belangrijkste, wilde ik weer een damesteam opzetten. Het eerste jaar speelde ik geen competitie, omdat ik vaak in het weekend nog naar huis ging of moest werken. Uiteindelijk heb ik toch een aantal wedstrijden meegespeeld en wilde ik het komende jaar weer competitie gaan spelen. Helaas waren hier niet genoeg speelsters voor en dat vond ik echt heel jammer. Ik vond het een mooie uitdaging en was erg gemotiveerd toen we ineens met 20 dames waren. Niet iedereen wilde competitie spelen, maar het begin was er! Ik probeerde zoveel mogelijk aanwezig te zijn en dames aan te spreken en te vertellen over Arriba als ze op de trainingen kwamen. Tevens probeerde ik de activiteiten ook zoveel mogelijk te promoten bij de dames, zodat de VB niet alleen vol stond met heren en ze werden betrokken bij de vereniging. Ook heb ik ons damesteam ingeschreven voor een damestoernooi, wat een erg geslaagde dag werd. Helaas was de opkomst na een half jaar een stuk minder, maar nog steeds bleven er genoeg dames over om te trainen. Aan het eind van het seizoen hadden we weinig dames die definitief competitie wilden spelen, waardoor ook wij weer voor een moeilijke keuze stonden. Ik ben heel blij dat we besloten hebben om het damesteam in te schrijven in de competitie aangezien we nu een vol en enthousiast damesteam hebben. Hoewel ik mijn bestuursjaar helaas niet met jullie kan afsluiten omdat ik Zweden zit, wil ik jullie (en mijn bestuursgenoten) bedanken voor een erg leuk en leerzaam jaar! Moniek Scholten Penningmeester D.B.V. Arriba Balans Vlottende activa Debiteuren Leden Nog te ontvangen bedragen Materialen Subtotaal vlottende activa Beginbalans per 31-08-2013 Mutatie Eindbalans per 31-08-2014 € 3.085,65 € 0,00 € 1.468,91€ 158,71 € 1.616,74 € 158,71 € 0,00 € 560,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 560,00 € 3.645,65 € 1.310,20- € 2.335,45 € 116,88 € 1.650,73 € 148,65 € 3.665,24 € 265,53 € 5.315,97 € 2.749,68 € 2.749,68- € 0,00 Liquide middelen Kas ING rc ING Toernooi commissie Zakelijke spaarrekening Subtotaal Liquide middelen € 9.794,34 € 206,71- € 9.587,63 € 14.311,63 € 857,50 € 15.169,13 Totaal actief € 17.957,28 € 17.504,58 € 13.968,56 € 3.000,00 € 500,00 € 500,00 € 0,00 € 13.968,56 € 3.500,00 € 500,00 € 0,00 € 1.015,75- € 1.015,75- € 17.468,56 € 515,75- € 16.952,81 € 294,68 € 80,79- € 213,89 € 194,04 € 143,84 € 337,88 € 488,72 € 63,05 € 551,77 Eigen Vermogen Reserve Algemeen Reserve Kleding Reserve Lustrum Resultaat 20132014 Subtotaal Eigen Vermogen Kort Lopende schulden Crediteuren Nog te betalen bedragen Subtotaal kortlopende schulden Totaal passief Controle € 17.957,28 € 17.504,58 € 0,00 € 0,00 Toelichting balans Debiteuren Bedragen die mensen/instanties nog verschuldigd zijn aan Arriba, afgezien van de contributies van afgelopen jaar. Een aantal bedragen van vorig boekjaar zijn inmiddels betaald. ING Toernooi commissie Door de afwezigheid van een breedtetoernooi werd deze rekening nauwelijks gebruikt dit jaar. Door de hoge rekeningkosten is er besloten deze rekening op te heffen. Crediteuren Geld dat de vereniging nog moet overmaken aan personen/instanties. Er moet nog een bedrag van de bond worden ontvangen, dit wordt verrekend in een toekomstige factuur. Resultaat We hebben erg veel boetes ontvangen van de NBB. Daartegenover hebben we veel inkomsten gemaakt van de bardiensten in het sportcentrum dit jaar. Resultatenrekening BATEN Resultaat 2013-2014 2013-2014 Verenigingscontributie € 1.890,00 Bonds en Rayon contributies € 2.640,00 Registratie ISS € 45,00 1e ronde bardienst uitkering € 1.289,50 2e ronde bardienst uitkering € 1.680,74 Nog te ontvangen omzet € 0,00 Rente € 93,29 Sponsoring € 0,00 Subsidie studenttrainers € 0,00 Ontvangen boetes € 63,00 Verkoop gadgets € 0,00 Werkacties € 850,00 Niet begrote baten vorig boekjaar € 0,00 € 0,00 Vrijvallen kledingreserve € 162,88 Buitengewone baten € -0,00 Baten te verekenen Totaal € 8.714,41 Begroting € 1.975,00 € 3.015,00 € 45,00 € 1.400,00 € 450,00 € 100,00 € 0,00 € 1.200,00 € 150,00 € 50,00 € 900,00 € 9.285,00 LASTEN Reiskosten Vergoeding studenttrainers Vergoeding invallers tafelen Vergoeding barteam Batavieren-race Toernooien GNSK Bonds en Rayonafdrachten Consumpties scheidsrechters IMA Administratie Bestuurskosten Bestuurskleding Caravanstalling Promotie Activiteiten Scheidsrechterscursus Coachcursus Betaalde boetes Oninbare vorderingen Kleding reserve Barteamshirts Lustrum reserve € 0,00 € 630,00 € 0,00 € 197,20 € 957,39 € 151,60 € 0,00 € 3.531,70 € 33,80 € 277,38 € 324,00 € 179,40 € 139,10 € 0,00 € 275,04 € 531,78 € 208,10 € 0,00 € 699,00 € 496,14 € 500,00 € 339,05 € 0,00 € 50,00 € 1.200,00 € 40,00 € 200,00 € 750,00 € 400,00 € 3.200,00 € 40,00 € 650,00 € 200,00 € 300,00 € 150,00 € 450,00 € 750,00 € 400,00 € 250,00 € 200,00 € 500,00 € 300,00 € 0,00 Materialen Opknappen caravan Niet begrote lasten vorig boekjaar Buitengewone lasten Lasten te verrekenen Kruispost Totaal lasten Resultaat naar balans Totaal € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 259,48 € 0,00 € 0,00 € 9.730,16 € 1.015,75€ 8.714,41 € 30,00 € 20,00 € 500,00 € 10.580,00 € 1.295,00€ 9.285,00 Toelichting baten Verenigingscontributie De totale bijdrage van alle leden aan de vereniging. Dit jaar is de verenigingscontributie verlaagd met 10 euro voor recreanten en 20 euro voor competitie-spelende leden. Dit door de invoering van de werkactie. Bonds en Rayon contributies De totale bijdrage van alle leden aan de NBB en NBB Rayon oost. Registratie ISS De entreekosten voor de nieuwe leden die competitie gaan spelen. Rente De rente verkregen met de spaarrekening. Subsidie studenttrainers Dit bedrag is verschil tussen de subsidie die we toegewezen hebben gekregen en de hoeveelheid geld aan instructie van de hoofdtrainer (Bas). We kwamen er pas laat achter dat we dit bedrag moesten aanvragen bij het sportcentrum Ontvangen boetes Boetes ontvangen van leden. Door het gebrek aan scheidsrechters dit jaar zijn we minder streng opgetreden dan we in het begin van het jaar van plan waren. Verkoop gadgets Er zijn dit jaar geen gadgets verkocht. Werkactie Wanneer een lid niet actief was binnen de vereniging werd er een bedrag bij de contributie opgeteld. Dit was 20 euro voor recreanten en 40 euro voor competitie-spelende leden. Buitengewone baten Dit bedrag bestaat voornamelijk uit teruggevorderde zaalhuur en een bedrag dat nog open stond van vorig boekjaar. Toelichting lasten Reiskosten Vergoeding voor reiskosten naar bijvoorbeeld vergaderingen. Er zijn dit jaar geen reiskosten gedeclareerd. Vergoeding studenttrainers Studenttrainers krijgen een vergoeding van €7,50 per uur voor de gemaakt trainingsuren. Vergoeding invallers tafelen Bij het niet op komen dagen voor het tafelen moet er iemand onverwacht in komen vallen, hiervoor wordt een vergoeding uitgekeerd. Vergoeding barteam Leden krijgen één consumptie bij elke bardienst die ze draaien. Batavieren-race De kosten gemaakt voor de Batavierenrace. Dit is hoger uitgevallen dan begroot, omdat de gadgets duurder waren dan verwacht. Er was van te voren geen goede begroting gemaakt voor dit evenement. Toernooien Kosten voor het nieuwjaarstoernooi en het damestoernooi in Amersfoort. Door de tegenslagen dit jaar is er besloten iets minder uit te geven aan toernooien. Er zijn geen kosten overgehouden aan het flaba, er is quitte gedraaid. Bonds en Rayonafdrachten De ledenbijdrages en teambijdrages aan Rayon oost en de NBB. Ook de scheidsrechterskosten vallen onder deze post. Consumpties scheidsrechters E-scheidsrechters ontvangen een consumptiebon om een consumptie te nuttigen in de kantine na het fluiten van een wedstrijd in het sportcentrum. IMA Verenigingsbijdrage aan instructie, materiaal en accommodatie geleverd door het sportcentrum. Door een onjuiste berekening aan het begin van het jaar komt het resultaat niet overeen met de begroting. Administratie Kosten voor het beheren van de zakelijke rekeningen, boekhoudmateriaal en de hosting van de website. Deze kosten vielen hoger uit door een misverstand over het hosten van de website. Dit is nu opgelost voor de komende jaren, dus dan zal deze post weer lager uitvallen. Bestuurskosten Kosten zoals bedankjes aan leden/trainers, kosten ledenvergadering en rondjes geven door het bestuur Bestuurskleding Kosten van bestuurskleding Promotie Promotiekosten voor de vereniging bijvoorbeeld het printen van posters, flyers, stickers of kick-in shirts. Dit is laag uitgevallen omdat er nog heel veel promotiemateriaal over was van voorgaande jaren. Er is nog geen factuur binnengekomen over de huur van het kraampje. Activiteiten Kosten van allerlei activiteiten voor de vereniging. Veel activiteiten zijn door de leden zelf betaald. Scheidsrechterscursus De scheidsrechterscursus viel positief uit omdat er geen extra kosten zijn gemaakt aan zaalhuur. Betaalde boetes Deze post is erg hoog uitgevallen door het tekort aan spelers bij H3. We hebben een aantal wedstrijden moeten afzeggen zowel van H3 als van H4. Ook zijn er veel fouten gemaakt met betrekking op het noteren van spelers en spelersnummers. Oninbare vorderingen Het begrote bedrag is onjuist genotuleerd tijdens de ALV. Dit bedrag behoort 500 euro te zijn, daarom is er een bedrag van 496,14 euro afgeschreven. Dit zijn debiteuren die naar verwachting niet meer ontvangen zullen worden. Kleding reserve Geld dat opzij gezet wordt voor de aankoop van nieuwe wedstrijdkleding. Barteamshirts Dit jaar zijn er nieuwe barteamshirts aangeschaft en een tas om deze shirts netjes te vervoeren. Materialen Er zijn dit jaar geen nieuwe materialen aangeschaft. Opknappen caravan Er zijn dit jaar geen kosten gemaakt aan het onderhoud van de caravan. Niet begrote lasten vorig boekjaar Het bedrag van 500 euro op de begroting is onjuist genotuleerd tijdens de JAV van 16 Oktober 2013. Deze 500 euro hoort te staan bij ‘’oninbare vorderingen’’. Het begrote bedrag voor ‘’niet begrote lasten vorig boekjaar’’ hoort 0 euro te zijn. Buitengewone lasten Door het missen van een zaal in de winterperiode hebben we gebruik moeten maken van een externe locatie om te trainen. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Brief Kascommissie Decharge Algemeen lid en Kandidaat Penningmeester Decharge en chargeren penningmeester WVTTK Rondvraag Sluiting
© Copyright 2024 ExpyDoc
