ATV Ruiten Drie verslag extra algemene ledenvergadering maandag 12 mei 2014 Aanwezig: ongeveer 60 leden (geen presentielijsten) Afwezig m.k.g.: Jan Assink, Johan Schipper Verslag: Simone Schrijver Locatie: wijkcentrum De Schöppe 1. Opening Ere-voorzitter Bert-Hondebrink opent de vergadering voor een lege bestuurstafel. Hij heet de aanwezigen van harte welkom en meldt dat twee leden zich hebben afgemeld. Vervolgens neemt hij de agenda door. 2. Verkiezing bestuursleden Na de Algemene Ledenvergadering van 3 maart 2014, is een bestuurvormingscommissie samengesteld. De commissie bestond uit de volgende leden: Anouk Dorgelo, Lisa Assink, Enrico Grobben, Philip Schrijver, Ruben van Loon, Gerard Hondebrink, Hans Ravers, Raymond Leijsen en Bert Hondebrink. De commissie is na een eerste bijeenkomst uitgebreid met de leden: Ernest Nuyten, Maarten Schoon, Simone Schrijver, Jurgen Holslag, Arnoud van Heumen en Marco Ensing. Uit deze commissie zijn mensen opgestaan die het nieuwe bestuur willen vormen. Bert noemt één voor één de namen: - Arnoud van Heumen à MTB trainingscoördinator - Maarten Schoon à Communicatiecoördinator - Jurgen Holslag à Race trainingscoördinator - Simone Schrijver à secretaris - Marco Ensing à penningmeester - Ruben van Loon à voorzitter De kandidaten nemen achter de bestuurstafel plaats en stellen zich kort voor. Bert Hondebrink vraagt de vergadering om in te stemmen met het benoemen van de kandidaten tot bestuurslid. De vergadering stemt in en bevestigt dit met een applaus. Bert Hondebrink overhandigt Ruben van Loon de voorzittershamer. Ruben stelt zich voor en motiveert zijn keuze. Hij complimenteert de leden die de organisatie van Verslag extra Algemene Ledenvergadering ATV Ruiten Drie de Hel van Twente op zich hebben genomen. Ruben wil de komende tijd benutten om kennis te maken met de vereniging (de bestuursleden, de commissies, de wegkapiteins etc). 3. Toelichting beleidsplan Marco legt uit hoe het plan tot stand is gekomen en benoemt de belangrijkste onderdelen van het plan: missie, visie, doelen en plannen. In het plan zijn doelgroepen gedefinieerd. De doelgroepen zijn het uitgangspunt bij het organiseren van trainingen, evenementen, activiteiten en clinics. Vervolgens licht Marco de zes beleidsterreinen toe: communicatie, leden, sponsors, vrijwilligers, financiën en organisatie. Er ontbreekt momenteel nog een coördinator voor de evenementencommissie en voor de activiteitencommissie. De evenementencoördinator begeleidt bijvoorbeeld leden bij het organiseren van een toertocht. Het is de bedoeling dat activiteiten worden georganiseerd door de commissies en niet meer door het bestuur. Dit heeft tot gevolg dat er voor drie activiteiten nog een trekker wordt gezocht: - Nieuwjaarsreceptie - Stamppottocht - Liedenbaumdriedaagse. Staat er geen trekker op, dan wordt de activiteit niet meer georganiseerd. Het bestuur zal niet meer het voortouw nemen maar zal uiteraard wel signaleren en commissies inlichten. Uit de zaal komt de opmerking dat een aantal activiteiten niet in de presentatie zijn genoemd, zoals de watermolentocht, de tocht naar de Schöppingerberg, tocht naar Heraclestraining. Het is belangrijk voor een goede deelname dat er tijdig over deze tochten wordt gecommuniceerd. Heb je hulp nodig bij de communicatie rond een activiteit, neem dan contact op met Maarten Schoon. 4. Toelichting jaarplan race Jurgen vertelt wat de doelstellingen voor 2014 zijn: - Uitbreiden aantal wegkapiteins (is nu 23, was 7) - Meer aandacht voor veiligheid - Start ‘Toerfietsen voor vrouwen’ - Opleiden NTFU Race 3 Instructeurs. Ten aanzien van veiligheid zijn er bijvoorbeeld EHBO en reanimatiecursussen Verslag extra Algemene Ledenvergadering ATV Ruiten Drie georganiseerd en is er ongevallenregistratie ingevoerd. Aan de Fiets Fit clinic voor vrouwen hebben 12 vrouwen meegedaan. Er is een trainingsgroep voor vrouwen. Daarnaast zijn er met subsidie 6 fietsen aangeschaft (4 race, 2 ATB). Deze fietsen kunnen via Koopman worden geleend. De race-instructeurs in opleiding zullen een bijdrage leveren op de masters 45+ fittestdag, georganiseerd door Sportbedrijf Almelo. Als afsluiting van het raceseizoen organiseren de race-instructeurs een tijdrit. Meer info zal volgen. 5. Toelichting jaarplan MTB Arnoud vertelt wat de doelstellingen voor 2014 zijn: - Opleiden NTFU MTB 2 Instructeurs - Opzetten Trainingen leden R3 - Organiseren MTB Clinics - Workshops MTB - 1 of 2 daags Ardennen MTB Event. Op dit moment volgen 4 leden de opleiding MTB 2 instructeur. Zij doen 25 mei examen. Het is de bedoeling dat straks het hele jaar door MTB trainingen worden georganiseerd. Op dit moment is de MTB-sport vooral een wintersport binnen de vereniging. Trainingsdag en –locatie moeten nog worden bepaald. Gerard Freriks attendeert Arnoud op de rol van Ruiten Drie bij het onderhoud van de Twickelroute. 6. Toelichting jaarplan Communicatie De algemene doelstelling van de commissie Communicatie is Ruiten Drie zichtbaar zowel intern als extern. Laat zien wat je doet. Deel bijvoorbeeld je enthousiasme met de leden via Facebook en Twitter. Om de externe zichtbaarheid van de vereniging te vergroten hebben onlangs diverse artikelen in de pers gestaan. De website is flink onder handen genomen. De commissie bestaat uit: - Raymond Leijsen (twitter en e-mail) - Leo Nieuwpoort (website) - Arnoud van Heumen (facebook) - Maarten Schoon (communicatie, pers en youtube) - Jij. - Verslag extra Algemene Ledenvergadering ATV Ruiten Drie 7. Rondvraag Ruben vraagt de aanwezige leden wat hun indruk is. Men is postitief en er volgt applaus. Er is veel materiaal verouderd (pijlen, marktwagen, GPS etc etc.). Omdat er nauwelijks beheer is gevoerd over de materialen, is het een kostbare zaak om ineens alles te vervangen of op te lappen. Jan Haselbekke biedt aan om het materiaal te beheren. De materiaalbeheerder kan onderdeel zijn van de evenementencommissie. Verder is er nog een opmerking dat niet iedereen gebruik maakt van sociale media. Belangrijke informatie zal nog steeds via e-mail en de nieuwsvbrief worden verspreid. Hans Ravers biedt aan de organisatie van de Stamppottocht te coördineren. Wim de Boer vraagt aandacht voor de Roparun. De doorkomst in Almelo is op Tweede Pinksterdag. Gerard Freriksen doet een oproep aan de onderhoudsploeg van de Twickelroute om aanstaande zaterdag te helpen bij noodzakelijk onderhoud. Gerard Honderbrink vraagt vrijwilligers voor de Hel van Twente om woensdag om 7.30 uur aanwezig te zijn. 8. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en nodigt de aanwezigen uit een drankje te nuttingen bij de bar. Verslag extra Algemene Ledenvergadering ATV Ruiten Drie