Handleiding voor opdrachtgevers

Gebruikershandleiding
Asbestvolgsysteem 2.0.1
Opdrachtgever
24-2-2014
1
INHOUDSOPGAVE
Gebruikershandleiding Asbestvolgsysteem 2.0.1 Opdrachtgever ..................... 1
Inhoudsopgave ....................................................................................... 2
Inleiding ................................................................................................ 3
Aanmaken nieuw project........................................................................... 4
Locatiegegevens...................................................................................... 6
Locatiebijzonderheden.............................................................................. 7
De gegevenseigenaar ............................................................................... 8
Locatiegegevens...................................................................................... 9
Project aanmaken...................................................................................10
Compleet maken project..........................................................................11
Opdrachten ...........................................................................................13
Nieuwe opdracht aanmaken .....................................................................15
Opdracht accorderen ...............................................................................18
24-2-2014
2
INLEIDING
Deze gebruikershandleiding Asbestvolgsysteem versie 2.0.1 is bedoeld voor
organisaties in de rol van de opdrachtgever.
In deze handleiding worden de stappen besproken die een opdrachtgever in de
keten doorloopt.
Leest u voordat u aan de slag gaat ook eerst de Gebruikershandleiding
Asbestvolgsysteem Algemeen.
Voor de rol van gemandateerd opdrachtgever zijn de stappen gelijk. Daar waar
opdrachtgever staat kan ook gelezen worden gemandateerd opdrachtgever.
Voor de inventariseerders en verwijderaars zijn aparte gebruikshandleidingen
beschikbaar.
24-2-2014
3
AANMAKEN NIEUW PROJECT
Na het inloggen met uw eigen eHerkenningsaccount komt u in uw
projectenoverzicht. In dit overzicht ziet u alle projecten waar uw bedrijf
betrokken bij is.
Afbeelding 1 Projectenoverzicht
De groene balk toont uw lopende projecten. Deze kan ook gebruikt worden om te
zoeken in het projectenoverzicht.
24-2-2014
4
opent het volgende scherm
Door te klikken op de knop
(afbeelding 2). Hier kunt u een nieuw project aanmaken.
Afbeelding 2 aanmaken nieuw project
Velden die gemarkeerd zijn met een sterretje (*) zijn verplichte velden om in te
vullen.
U kunt een eigen kenmerk aan het nieuwe project geven om dit later
gemakkelijk terug te kunnen vinden.
24-2-2014
5
LOCATIEGEGEVENS
Voer in het scherm de postcode (formaat 1234AB) en huisnummer in van de
locatie waar u een inventarisatie wil laten uitvoeren. Het systeem voegt
automatisch de straatnaam en plaats aan de hand van de postcode toe. Dit
gebeurt via een koppeling met de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
en kan enkele tellen duren. U dient daarvoor “Voer BAG-validatie uit” aan te
vinken.
Indien de locatie niet door de combinatie van postcode en huisnummer kan
worden opgegeven, kunt u in het tabblad PERCEEL de kadastrale gegevens
invoeren om de locatie te identificeren.
24-2-2014
6
LOCATIEBIJZONDERHEDEN
Bij de locatiebijzonderheden geeft u aan of een locatie al dan niet in gebruik is.
Daaronder ziet u in het scherm de projecteigenaar en de gegevenseigenaar
(afbeelding 3). Hier kunt u ook door middel van het uitklapscherm de
contactpersoon selecteren
Afbeelding 3 project- en gegevenseigenaar
In het scherm geeft u aan wie de gegevenseigenaar is. In principe bent u dit zelf
als opdrachtgever. Standaard is de projecteigenaar ook de projectcoördinator. U
kunt ervoor kiezen om een andere projectcoördinator aan te wijzen van buiten
uw eigen organisatie die namens de projecteigenaar de regie voert over het
project. De projectcoördinator is dan degene die opdrachten verstrekt aan de
inventariseerders en verwijderaars. De projectcoördinator is hiermee dan
gemandateerd opdrachtgever.
24-2-2014
7
DE GEGEVENSEIGENAAR
Vervolgens vult u in het veld gegevenseigenaar in of u zelf de gegevenseigenaar
bent of dat u handelt in opdracht van een bedrijf of een particulier. Dit handelen
in opdracht is in feite alleen relevant als de opdrachtgever niet in het
Asbestvolgsysteem kan. Deze blijft dan wel eigenaar van de gegevens in het
systeem en zaken als het inventarisatierapport.
Als u aangeeft dat u handelt namens een ander bedrijf moet u onder andere het
KVK nummer van dat andere bedrijf vermelden.
Indien u handelt voor een particulier moet u het BSN nummer vermelden
24-2-2014
8
LOCATIEGEGEVENS
Afbeelding 4 locatiegegevens
In het scherm(afbeelding 4) kunt u een locatietype kiezen. Dit kan zijn:
Agrarische bedrijfsgebouwen
Fabriek
Flat(s)
Kantoor
Woning
U kunt nog aanvullende opmerkingen over de locatie plaatsen in het veld
opmerkingen.
24-2-2014
9
PROJECT AANMAKEN
Door te klikken op de knop
worden de ingevulde gegevens
opgeslagen en wordt uw project daadwerkelijk aangemaakt. Het project krijgt nu
in het systeem een uniek nummer, het project-ID. Deze heeft de vorm LAVSASBEST-0000000. Waarbij de laatste zeven tekens een uniek volgnummer zijn.
De locatie en het project zijn nu aangemaakt. U ziet dan onderstaand
scherm (Afbeelding 5).
Afbeelding 5 locatie aangemeld
Door te klikken op
projectenoverzicht.
gaat u terug naar
Het projectenoverzicht ziet er nu uit als in onderstaand scherm (afbeelding 6)
Afbeelding 6 projectenoverzicht
24-2-2014
10
COMPLEET MAKEN PROJECT
Door te klikken op de Project-ID opent het project en komt u in het volgende
scherm (afbeelding 7). Hier staan de adresgegevens van het project zoals deze
zijn ingevuld.
Afbeelding 7 Project details
De verdere projectgegevens staan onder de tab “Project” (afbeelding 8)
Afbeelding 8 Project details vervolg
Aan het project kunt u bijlagen toevoegen. Denk hier aan plattegronden, eerdere
inventarisaties, historie enzovoort. Hoe u deze bij kunt voegen staat in de
algemene gebruikershandleiding. Verder kunt u bij “bouwkundige eenheden”
aangeven welke bouwkundige eenheden onderzocht moeten worden.
24-2-2014
11
Het begrip bouwkundige eenheid is een functionele eenheid van een bouwwerk,
constructie of object (vleugel, verdieping, technische ruimte, enzovoort). Deze
definitie is conform SC 540. Van deze definitie kan dan ook niet afgeweken
worden bij de opdrachtverstrekking.
Als opdrachtgever heeft u de keuze, u kunt de bouwkundige eenheden zelf
invullen of dit door de inventariseerder laten doen.
24-2-2014
12
OPDRACHTEN
Als opdrachtgever of coördinator kunt u opdrachten verstrekken aan
verwijderaars, inventariseerders en laboratoria. Opdrachten worden verstrekt
vanuit een project. Hiervoor moet een project geopend te zijn.
Selecteer om een project te openen het opdrachtenpaneel en klik op het project
waarin u een opdracht wilt verstrekken.
Indien u een project geopend hebt ziet u onderaan het scherm (afbeelding 9) het
opdrachtenscherm.
Afbeelding 9 opdrachtenpaneel
Standaard staat hier al een opdracht. Namelijk de coördinatieopdracht. Meestal is
de projecteigenaar ook de projectcoördinator. Het is ook goed mogelijk dat een
andere organisatie namens de eigenaar de regie heeft over een project, dit is
dan de projectcoördinator.
24-2-2014
13
Als opdrachtgever kunt u de volgende opdrachten verstrekken:
Coördinatieopdracht
Inventarisatieopdracht
Nen 2991-opdracht
Verwijderopdracht
Eindmetingopdracht
De systematiek van opdrachten verstrekken, aannemen, opleveren en
accorderen geldt in het hele systeem voor alle type opdrachten (inventarisatie,
verwijdering, eindmeting). De enige uitzondering hierop is als de projecteigenaar
ook de coördinatie voert. Dan wordt de coördinatie-opdracht automatisch
aangenomen.
Let op: Opdrachtgevers kunnen via het Asbestvolgsysteem
opdrachten verstrekken aan opdrachtnemers. Verdere afspraken
tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over contracten,
facturatie, enzovoort dienen buiten het systeem om gemaakt te
worden.
24-2-2014
14
NIEUWE OPDRACHT AANMAKEN
Door te klikken op
komt u het volgende scherm
Afbeelding 10 nieuwe opdracht
In dit scherm (afbeelding 10) kunt u een opdracht verstrekken aan een
inventariseerder, verwijderaar of laboratorium. Aan een inventariseerder kunt u
opdrachten verstrekken van het type inventarisatie, inventarisatie type B en Nen
2991 onderzoek. Bij de start van een project heeft u alleen de mogelijkheid om
een inventarisatieopdracht te verstrekken.
Het kenmerk kunt u zelf invullen. De opdrachtnemer kunt u kiezen uit een
keuzelijst. Let op: staat de door uw gewenste opdrachtnemer niet in de lijst dan
heeft deze nog niet de juiste rol gekregen in het systeem. De opdrachtnemer
dient zelf te zorgen voor een juiste rol in het systeem. U kunt dit niet voor hem
doen.
De contactpersoon kunt u kiezen uit een keuzelijst.
U kunt de opdracht nog toelichten in het veld “toelichting”, ook heeft u de
mogelijkheid om bijlages toe te voegen met behulp van de knop
24-2-2014
.
15
Afbeelding 11 Opdracht gegevens
Hier ziet u een ingevulde opdracht.
Door te klikken op
niet verstrekt.
worden de opdracht opgeslagen. Hij is hiermee nog
De knop
zorgt ervoor dat de opdracht verstrekt wordt aan de
opdrachtnemer. De opdracht is dan zichtbaar voor de opdrachtnemer in het
Asbestvolgsysteem. De opdrachtnemer krijgt per email bericht dat er een
opdracht klaar staat. Een eenmaal verstrekte opdracht kan niet meer gewijzigd
worden. Hij kan wel bekeken of ingetrokken worden.
24-2-2014
16
In het “Opdrachten” paneel ziet u vervolgens dat de status van de
inventarisatieopdracht op “Verstrekt” staat.
Afbeelding 12 verstrekte opdracht in opdrachten paneel
Als een inventariseerder zijn opdracht heeft uitgevoerd moet de opdracht
opgeleverd worden aan de opdrachtgever. Als een opdracht opgeleverd wordt
dan ontvangt u als opdrachtgever een mailbericht dat er een opdracht is
opgeleverd en ziet u in het opdrachtenpaneel dat de inventarisatie is opgeleverd
Afbeelding 13: opgeleverde opdracht in opdrachten paneel
24-2-2014
17
OPDRACHT ACCORDEREN
Indien u akkoord bent met de opgeleverde inventarisatie moet u de
inventarisatieopdracht accorderen, Wanneer u deze opdracht selecteert komt u in
het opdrachten scherm waar u de opdracht kunt accorderen. (afbeelding 14)
Afbeelding 14 accorderen opdracht
Door te klikken op
wordt de opdracht geaccordeerd. Het is ook
mogelijk om een opdracht “voorwaardelijk te accorderen”. Dit betekent dat de
opdracht terug gegeven wordt aan de opdrachtnemer ter aanvulling. Elke
opdracht die gegeven wordt moet geaccordeerd zijn voordat de volgende fase in
het proces doorlopen kan worden. Zo moet, om een verwijderopdracht te kunnen
verstrekken, eerst de inventarisatieopdracht geaccordeerd zijn.
Wanneer een opdrachtgever een opdracht geaccordeerd heeft wordt dit zichtbaar
in het opdrachtenscherm (afbeelding 15) en krijgt de opdrachtnemer een mail
dat de opdracht is geaccordeerd.
24-2-2014
18
Afbeelding 15: geaccordeerde opdracht in opdrachten paneel
Hierboven is de inventarisatieopdracht uitgewerkt. Voor een verwijderopdracht
werkt het systeem hetzelfde. Voor deze verwijderopdracht selecteert u dan
uiteraard een verwijderingsbedrijf.
Let op:
Om een verwijder opdracht te kunnen verstrekken moet eerst de
inventarisatie opdracht geaccordeerd zijn.
24-2-2014
19

Download Report