Gemeentelijk vastgoed: eenmaal, andermaal, laatste keer!

Gemeente Haarlem, Concernstaf
Concemcontrol
Haarlem
Retouradres Postbus 511, 2003 PB Haarlem
Aan de Gemeenteraad
Datum
Ons kenmerk
Contactpersoon
Doorkiesnummer
E-mail
Onderwerp
30 oktober 2014
CS/2014/
NB Kluwen
0235113049
[email protected]
Motie: Gemeentelijk vastgoed: eenmaal, andermaal, laatste keer!
Geachte Raad,
Tijdens de behandeling van de Kademota 2014 zijn vragen gesteld over het op orde
zijn van de vastgoedadministratie. Dit heeft geleid tot een motie (Gemeentelijk
vastgoed: eenmaal, andermaal onder controle, laatste keer!) waarin u het college
verzoekt om 'uiterlijk voor de begrotingsbehandeling de commissie Ontwikkeling
overtuigend te informeren dat de administratie van het gemeentelijk vastgoed naar
de mening van de accountant in orde is.'
Het college heeft de opdracht uitgevoerd en wel zodanig dat aangesloten wordt bij
het constaterende van de motie, namelijk dat de accountant bij de jaarrekening
geen opmerking meer heeft over het vaststellen van de volledigheid van de
huuropbrengsten.
/. Werkzaamheden afdeling Vastgoed
In de afgelopen periode heeft de afdeling Vastgoed de volgende specifieke
werkzaamheden verricht om aan te tonen dat de gemeente het bezit aan panden
volledig in beeld heeft en er geen onzekerheid meer bestaat over de in de
administratie verantwoorde huuropbrengsten:
1.
Vaststellen dat al het gemeentelijk bezit aan panden is opgenomen in de
vastgoedregistratie / verhuuradministratie Wish door aansluiting op de
Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) vast te stellen.
2.
Vaststellen dat al het gemeentelijk bezit aan panden is opgenomen in de
vastgoedregistratie / verhuuradministratie Wish door aansluiting op de
activa-administratie van de gemeente vast te stellen.
3.
Vaststellen dat voor al het gemeentelijk bezit huur gefactureerd wordt en
dat er sprak is van een toereikende verklaring indien dit niet het geval is.
4.
Vaststellen dat het volledige bedrag aan huur gefactureerd wordt door het
berekenen van een soll-positie van huuropbrengsten. Dit wordt gedaan aan
de hand van de aanvangshuur uit het achterliggende getekende
Gaarne bij beantwoording ons kenmerk vermelden.
Bezoekadres: Grote Markt 2, Haarlem
www.haarlem.nl
I
I
5.
huurcontract, rekening houdend met een gemiddeld indexeringspercentage
per jaar. Vervolgens dient deze soll-positie op contractniveau vergeleken te
worden met het werkelijk gefactureerde bedrag aan huur. Afwijkingen >
15% van het gefactureerde huurbedrag dienen door de afdeling Vastgoed
verklaard te worden.
Vaststellen dat de totale huuropbrengsten volgens Wish als opbrengsten zijn
verantwoord in de financiële administratie in GFS.
2. Werkzaamheden afdeling Kwaliteit en Controle
Aan afdeling Kwaliteit en Controle (K&C) is vervolgens gevraagd de door afdeling
Vastgoed uitgevoerde werkzaamheden te beoordelen ter voorbereiding op de
controle door de externe accountant. Op basis van hun werkzaamheden (en hierbij
opgenomen afbakening) concludeert K&C het volgende:
• Om inzicht te krijgen in de volledigheid van de in de huuradministratie
opgenomen panden is gekozen om het BAG-register en de activa-administratie
van de Gemeente Haarlem als basis te nemen. De afdeling Vastgoed heeft
werkzaamheden verricht om aan te tonen dat alle (relevante) objecten uit het
BAG-register en de activa-administratie ook zijn opgenomen in de
verhuuradministratie (in Wish). Wij hebben geen afwijkingen geconstateerd in
de werkzaamheden van Vastgoed en hebben dan ook geen constateringen
gedaan ten aanzien van de volledigheid van de in de verhuuradministratie
opgenomen panden.
• Om een inzicht te krijgen in de volledigheid van de huuropbrengsten van de
panden is gekozen de aanvangshuur uit de huurcontracten als basis te nemen en
deze te indexeren, rekening houdend met de looptijd en een gemiddeld
indexeringspercentage. De soll-positie die middels deze "berekening' ontstaat is
vervolgens vergeleken met de feitelijke facturatie op het huurcontract volgens
Wish. Afwijkingen groter dan 15% (zowel negatief als positief) zijn door
afdeling Vastgoed verklaard. Hierbij hebben wij een aantal bevindingen
gedaan, deze zijn terug te lezen in de rapportage. Wij zijn van mening dat deze
bevindingen, gezien de omvang, niet van materiële invloed zijn op de
volledigheid van de huuropbrengsten in de jaarrekening. Hiermee is de
onzekerheid omtrent de volledigheid van de opbrengsten in de jaarrekening
weggenomen.
Als bijlage 1 is het volledige rapport van K&C bijgevoegd,
i. Werkzaamheden accountant
De accountant heeft gedurende de interim controle 2014 kennis genomen van de
uitkomsten van het intern verricht onderzoek naar de verhuuropbrengsten. Hier
hebben zij controlewerkzaamheden op verricht en separaat over gerapporteerd (zie
bijlage 2 en 3).
De accountant heeft door middel van eigen werkzaamheden vastgesteld dat zij de
door K&C verrichte werkzaamheden en daaruit voorvloeiende bevindingen
onderschrijven.
Haarlem
De accountant heeft hierbij de volgende observaties:
• Het is van belang om ook voor de 51 panden waarbij nog geen getekende
huurcontracten zijn de contractadministratie zodanig op orde te brengen dat er
voldoende duidelijkheid of een voldoende betrouwbare schatting bestaat, om
zekerheid te krijgen over de juistheid en volledigheid van het bijbehorende
bedrag;
• De nog in rekening te brengen of te weinig in rekening gebrachte huur in 2014
daadwerkelijk in rekening brengen;
• De belangrijkste leerpunten uit dit onderzoek dienen door de organisatie in het
proces te worden verwerkt zodat de volledigheid van de verhuuropbrengsten
ook in de toekomst gewaarborgd blijft.
Als de bovenstaande observaties adequaat worden opgevolgd verwacht de
accountant geen onzekerheid meer bij de controle van de jaarrekening 2014.
4. Reactie college
De afgelopen maanden is een grote inspanning verricht om zichtbaar te maken en
aan te tonen dat de vastgoedadministratie op orde is. Wij constateren dat zowel uit
de interne controle als de controle van de accountant blijkt dat de
verhuuradmistratie en de verhuuropbrengsten volledig zijn. De accountant geeft, op
basis van de interne controle, wel een aantal belangrijke observaties mee. Wij
onderschrijven deze observaties en zullen toezien op de opvolging hiervan.
In de jaarrekening 2014 zullen de observaties ten aanzien van de nog te innen huur
opgelost, dan wel verklaard zijn.
Ten aanzien van de observaties over de niet getekende huurcontracten merken wij
op, dat hier sprake is van "onderhanden werk" waardoor er altijd sprake zal zijn van
verklaarbare verschillen. Het diepgravende onderzoek heeft intern al het inzicht
opgeleverd dat het van belang is ook de voortgang en knelpunten rondom een
contract goed vast te leggen in het dossier. Hierdoor kunnen vragen over het
ontbreken van een contract in de toekomst snel en adequaat beantwoord worden.
De observatie over het verwerken van de leerpunten in het proces onderschrijven
wij. De basis die er nu ligt, is wat ons betreft een solide startpunt om op orde te
blijven.
Het college beschouwt hiermee de motie "Gemeentelijk vastgoed: eenmaal,
andermaal, laatste keer!" als afgedaan. Wij vertrouwen u hiermee voldoende te
hebben geïnformeerd.
Hoogachtend,
Het college van burgemeester en wethouders.
de secretaris,
J. Scholten
de burgemeester,
mr. B.B. Schneiders
I
I
Bijlage:
1. Rapportage onderzoek Vastgoed, volledigheid huuropbrengsten (K&C, 30
oktober 2014)
2. Aanbiedingsbrief Management Letter verhuuropbrengsten (PwC).
3. Bijlage bij ML
RAPPORTAGE
ONDERZOEK VASTGOED
VOLLEDIGHEID HUUROPBRENGSTEN
Middelen en Services / Kwaliteit en Controle
Versie 3
Haarlem, 30 oktober 2014
1
INHOUDSOPGAVE
Pagina
INLEIDING ............................................................................................................................................................ 3
OPDRACHT ........................................................................................................................................................... 3
BESCHRIJVING UITGEVOERDE WERKZAAMHEDEN VASTGOED ........................................................... 4
BESCHRIJVING UITKOMSTEN ONDERZOEK ................................................................................................ 4
AFBAKENING ONDERZOEK KenC ................................................................................................................... 7
CONCLUSIE .......................................................................................................................................................... 8
2
INLEIDING
Door middel van het accountantsverslag rapporteert de externe accountant de belangrijkste
bevindingen uit de controle aan de gemeenteraad. In het verslag over het controlejaar 2013
‘Accountantsverslag 2013: samen stappen gezet’ heeft de externe accountant PWC een onzekerheid
opgenomen ten aanzien van de volledigheid van de verhuuropbrengsten. In hoofdstuk 2.4 van het
accountantsverslag wordt deze onzekerheid nader toegelicht. De externe accountant constateert dat
het inzicht in de vastgoedportefeuille is vergroot en de verhuuradministratie verder op orde is
gebracht. Desondanks kan in het boekjaar 2013 de volledigheid van de verhuuropbrengsten nog niet
worden gegarandeerd. PWC adviseert om hier in het jaar 2014 prioriteit aan te geven en de
aansluiting vast te stellen tussen de verhuuradministratie en de vastgoedportefeuille. De onzekerheid
is door PWC als niet materieel ingeschat, zij geven aan dat de risico’s voor de jaarrekening binnen de
tolerantiegrenzen blijven. Deze bevinding heeft dan ook geen gevolgen gehad voor het oordeel van
PWC bij de jaarrekening 2013.
Naar aanleiding van dit accountantsverslag heeft de VVD de motie: “Gemeentelijk vastgoed: eenmaal,
andermaal, onder controle” LAATSTE KEER! ingediend. Hierin wordt het college opgedragen om
uiterlijk voor de behandeling van de begroting de Commissie Ontwikkeling overtuigend te informeren
dat de administratie van het gemeentelijk vastgoed in al zijn verschillende facetten op orde is en dat
de inkomsten en lasten nauwkeurig bekend zijn en correct worden geadministreerd, zodanig dat het
naar de mening van de accountant in orde is. De motie is door alle partijen aangenomen.
Het college heeft de opdracht overgenomen waarbij voor het begrip ‘gemeentelijk vastgoed in al zijn
facetten’ aansluiting is gezocht bij de onzekerheid in het accountantsverslag 2013. De onzekerheid die
PWC hierin benoemt ziet toe op de verhuuropbrengsten. Om het onderzoek controleerbaar te maken
is hieraan nadere invulling gegeven door het onderzoek af te bakenen op volledigheid van de
verhuuropbrengsten uit panden. Onderstaande tabel geeft het perspectief aan waarbinnen dit
onderzoek is uitgevoerd.
Omschrijving beleidsveld 5.3
Vastgoedbeheer
Dekking vastgoed (doorbelasting)
Verhuur uit panden
Verkopen
Erfpachten
Overige
Totaal
Begrote baten
e
volgens 2 berap
2014
€ 12.600 K
€ 11.599 K
€ 1.432 K
€
843 K
€ 1.161 K
€ 27.635 K
De afdeling Vastgoed heeft van het college opdracht gekregen deze werkzaamheden uit te voeren.
Aan afdeling Kwaliteit en Controle (KenC) is gevraagd om de door afdeling Vastgoed uitgevoerde
werkzaamheden te beoordelen ter voorbereiding op de controle door de externe accountant.
OPDRACHT
Sinds de reorganisatie in 2013 is afdeling Vastgoed bezig om een professionaliseringsslag te maken.
Het aantonen van de volledigheid van het vastgoedbezit en daarmee de volledigheid van de
huuropbrengsten is hier een belangrijk onderdeel van. Gezien de in het accountantsverslag
gerapporteerde onzekerheid en de eigen bevindingen zou de volledigheid van de huuropbrengsten
eveneens een aandachtspunt voor de controle 2014 voor afdeling KenC zijn. Door de ingediende
motie heeft dit onderzoek prioriteit gekregen en is de samenwerking met afdeling Vastgoed gezocht
om hier nader vorm aan te geven.
Afdeling KenC heeft, in samenwerking met de bedrijfsvoeringsmanager van hoofdafdeling
Stadszaken, als leidraad voor afdeling Vastgoed een memo opgesteld met de opzet van de controle.
In dit memo staan de door afdeling Vastgoed uit te voeren acties en werkzaamheden beschreven
gericht op het aantonen van de volledigheid van het vastgoedbezit (panden) en de bijbehorende
huuropbrengsten.
3
Dit memo is door KenC afgestemd met de externe accountant PWC om zorg te dragen dat
voorafgaand aan het onderzoek overeenstemming bestaat over de noodzakelijk uit te voeren
werkzaamheden. PWC heeft de opzet van het onderzoek goedgekeurd en afgesproken is dat zij
gebruik maken van de door afdeling KenC uitgevoerde controles op de werkzaamheden van afdeling
Vastgoed. Afdeling KenC maakt hiertoe een uitgebreid dossier met o.a. de vastleggingen van
uitgevoerde controles, bevindingen en conclusies voorzien van achterliggende bewijsdocumentatie,
ter controle voor PWC. Afdeling KenC houdt de externe accountant tussentijds op de hoogte van de
voortgang en stemt indien noodzakelijk specifieke bevindingen in een vroegtijdig stadium af.
In deze rapportage beschrijven wij de specifieke werkzaamheden die afdeling Vastgoed heeft verricht
met betrekking tot het onderzoek naar de volledigheid van de huuropbrengsten uit panden. De
feitelijke bevindingen naar aanleiding van de beoordeling van deze werkzaamheden komen eveneens
in dit rapport aan de orde.
BESCHRIJVING UITGEVOERDE WERKZAAMHEDEN VASTGOED
Afdeling Vastgoed heeft de volgende specifieke werkzaamheden verricht om aan te tonen dat de
gemeente het bezit aan panden volledig in beeld heeft en er geen onzekerheid meer bestaat over de
in de administratie verantwoorde huuropbrengsten:
1. Vaststellen dat al het gemeentelijk bezit aan panden is opgenomen in de vastgoedregistratie /
verhuuradministratie Wish door aansluiting op de Basisregistraties Adressen en Gebouwen
(BAG) vast te stellen.
2. Vaststellen dat al het gemeentelijk bezit aan panden is opgenomen in de vastgoedregistratie /
verhuuradministratie Wish door aansluiting op de activa-administratie van de gemeente vast
te stellen.
3. Vaststellen dat voor al het gemeentelijk bezit huur gefactureerd wordt en dat er sprake is van
een toereikende verklaring indien dit niet het geval is.
4. Vaststellen dat het volledige bedrag aan huur gefactureerd wordt door het berekenen van een
soll-positie van huuropbrengsten. Dit wordt gedaan aan de hand van de aanvangshuur uit het
achterliggende getekende huurcontract, rekening houdend met een gemiddeld
indexeringspercentage per jaar. Vervolgens dient deze soll-positie op contractniveau
vergeleken te worden met het werkelijk gefactureerde bedrag aan huur. Afwijkingen > 15%
van het gefactureerde huurbedrag dienen door de afdeling Vastgoed verklaard te worden.
5. Vaststellen dat de totale huuropbrengsten volgens Wish als opbrengsten zijn verantwoord in
de financiële administratie in GFS.
BESCHRIJVING UITKOMSTEN ONDERZOEK
In dit hoofdstuk brengen wij verslag uit over de uitkomsten van de door ons uitgevoerde controles op
de door afdeling Vastgoed uitgevoerde, in voorgaand hoofdstuk beschreven, werkzaamheden. De
feitelijke bevindingen zijn hieronder per werkzaamheid opgenomen.
1. Volledigheid bezit door aansluiting op BAG (1)
Wij hebben vastgesteld dat de door afdeling Vastgoed gemaakte aansluiting tussen BAG
(Basisbestand Vastgoed Objecten) en Wish op juiste wijze tot stand is gekomen en dat verschillen
toereikend zijn verklaard. Dit hebben wij gedaan door:
 Het beoordelen van de totstandkoming van het door afdeling GEO-informatie opgeleverde
Basisbestand Vastgoed Objecten uit de lijst met alle gehele en niet afgebakende deelpercelen
van Haarlem en daarop liggende panden (Query gebouw) uit BAG.
 Het uitvoeren van een deelwaarneming van 60 op de door afdeling GEO-informatie
(handmatig) uit de Query verwijderde regels om vast te stellen dat deze regels terecht niet zijn
opgenomen in het Basisbestand Vastgoed Objecten. Aan de hand van achterliggende
4




bewijsdocumentatie uit BAG / Kadaster vastgesteld dat deze terecht niet in het Basisbestand
zijn opgenomen.
Vast te stellen dat afdeling Vastgoed inzake de vergelijking met Wish is uitgegaan van het
juiste, hierboven genoemde, Basisbestand Vastgoed Objecten.
Het meekijken met afdeling Vastgoed bij het genereren van de export uit Wish, gebruikt voor
de vergelijking met BAG, aan de hand van de rapportgenerator Dynamic.
Het beoordelen van de door afdeling Vastgoed in kaart gebrachte verschillen tussen het
Basisbestand Vastgoed Objecten en Wish door middel van bestandsvergelijking. In totaal is
sprake van een verschil van 219 objecten die wel in het basisbestand uit BAG staan en niet in
Wish. Alle verschillen zijn door afdeling Vastgoed verklaard, indien noodzakelijk is de
vastlegging in Wish geoptimaliseerd. Uit deze vergelijking komen geen verschillen met
financiële consequenties naar voren.
Het uitvoeren van een risicogerichte deelwaarneming van 20 op de door afdeling Vastgoed
verklaarde verschillen. Van het totale verschil van 219 hebben 35 objecten geen VBE-id code
waardoor deze niet separaat verhuurbaar zijn, dit betreffen bijv. bijgebouwen zonder openbare
toegang. Van de overige 184 verschillen hebben wij voor 20 objecten vastgesteld dat de
verklaring van afdeling Vastgoed toereikend is en deze terecht niet zijn opgenomen in Wish.
Uit deze controle komen geen bijzonderheden naar voren.
Uit het door afdeling Vastgoed uitgevoerde onderzoek blijkt dat de verschillen tussen Wish en BAG
verklaarbaar zijn en er geen sprake is van ontbrekende objecten in Wish met een gemiste
huuropbrengst tot gevolg.
2. Volledigheid bezit door aansluiting op de activa-administratie (2)
Wij hebben zelfstandig de aansluiting tussen de activa-administratie en Wish vastgesteld en
verschillen verklaard. Dit hebben wij gedaan door:
 Een export te maken uit de activa-administratie van woonruimten en bedrijfspanden welke
aansluit op de financiële administratie GFS voor wat betreft het aantal objecten / regels.
 De export uit de activa-administratie geschikt te maken voor vergelijking met Wish door het
uitfilteren van ‘dubbele’ activeringsregels die betrekking hebben op hetzelfde object.
 Het door middel van bestandsvergelijking in kaart brengen van verschillen tussen de activaadministratie en Wish.
 Het integraal beoordelen van de verschillen en aan de hand van nader onderzoek en
achterliggende bewijsdocumentatie vaststellen dat er geen objecten ontbreken in Wish.
Uit het door afdeling KenC uitgevoerde onderzoek blijkt dat de verschillen tussen Wish en de activaadministratie verklaarbaar zijn en er geen sprake is van ontbrekende objecten in Wish met een
gemiste huuropbrengst als gevolg.
3. Facturatie voor al het gemeentelijk bezit
Wij hebben vastgesteld dat afdeling Vastgoed aangetoond heeft dat voor alle in Wish opgenomen
objecten huur in rekening wordt gebracht en dat sprake is van een toereikende verklaring indien dit
niet het geval is. Wanneer geen huur in rekening is gebracht heeft afdeling Vastgoed dit integraal
verklaard. Wij hebben deze verklaringen gecontroleerd door:
 Het meekijken met afdeling Vastgoed bij het genereren van de download uit Wish gebruikt
voor het in kaart brengen van de objecten met een ‘nul-huur’ waarbij de gehanteerde
parameters zijn beoordeeld.
 Het beoordelen van de door afdeling Vastgoed gehanteerde filters om uit de totale download
uit Wish de objecten met een ‘nul-huur’ in kaart te brengen. Uitgegaan is van objecten met
een actieve status, waarbij de contractsoorten: gronduitgifte, zakelijk recht grond en zakelijk
recht erfpacht buiten beschouwing zijn gelaten. Aangezien het onderzoek gericht is op de
huuropbrengsten uit panden zijn dit naar mening van afdeling KenC logische filters.
 Het selecteren van alle objecten in bovengenoemd bestand waarbij in de kolom ‘netto huur’
een bedrag van 0 is ingevuld of de regel leeg is als zijnde de zogenaamde ‘nul-huren’. Het
betreffen 287 objecten.
 Afdeling Vastgoed heeft alle 287 objecten verklaard. Wij hebben een deelwaarneming van 25
op de door afdeling Vastgoed verklaarde objecten met een ‘nul-huur’ uitgevoerd. Aan de
hand van o.a. achterliggende bewijsdocumentatie hebben wij voor 16 objecten vastgesteld
dat afdeling Vastgoed een juiste verklaring bij de ‘nul-huur’ heeft gegeven. Bewijs verkregen
5

uit de BAG-administratie en andere externe bronnen. Voor de overige 9 objecten hebben wij
de verklaringen van afdeling Vastgoed niet goedgekeurd:
o Voor 1 object (Zuid Schalkwijkerweg 36A) constateren wij dat er vanaf 01-08-2010
geen huur in rekening is gebracht. Er is in deze periode wel gebruik gemaakt van het
object. Mogelijk is er terecht niet gefactureerd als gevolg van gemaakte afspraken
i.v.m. toenmalige ontwikkelplannen, dit is niet zichtbaar te controleren. Recent is er
een nieuw concept grondhuurcontract opgesteld waarin er vanaf 1 juli 2014 een
jaarlijks bedrag aan grondhuur bepaald is van € 8.400,-. Dit contract is nog niet
getekend, er is nog discussie en daarom is nog geen huur in rekening gebracht.
Volgens afdeling Vastgoed is de gemeente eigenaar van de grond en niet van het
pand, dit is door ons niet te controleren, omdat het recht van opstal voor dit pand niet
formeel geregeld is.
o Voor 1 object (Muiderslotweg 222A) constateren wij dat er geen huur in rekening is
gebracht terwijl het object door een stichting (speeltuin) in gebruik is. Volgens
afdeling Vastgoed had sprake moeten zijn van een recht van opstal omdat de
gemeente geen eigenaar is van het pand waardoor geen sprake kan zijn van
huuropbrengsten. Het opstalrecht is echter nooit geformaliseerd en daarom niet te
controleren. Indien het pand in eigendom van de gemeente zou zijn bedraagt de
jaarhuur voor een vergelijkbaar object € 3.400. Dit is het mogelijke financiële gevolg
van deze onzekerheid.
o Voor 4 objecten constateren wij dat er geen huuropbrengsten verantwoord zijn bij
afdeling Vastgoed omdat sprake is van zogenaamde ‘interne verhuur’. Eventuele
opbrengsten komen terug bij een andere (hoofd)afdeling en worden niet via Wish
gefactureerd. Het betreffen o.a. fietsenstallingen en ruimtes voor maatschappelijke
doeleinden. Deze objecten zijn niet nader gecontroleerd.
o 3 objecten betreffen zogenaamde ‘Trafohuisjes’. De grond hieronder is in eigendom
van de gemeente en via ‘natrekking’ het trafohuisje ook. De gebruiker (Liander)
betaald hiervoor nog geen vergoeding aan de gemeente. Er had sprake moeten zijn
van erfpacht. Afdeling Vastgoed inventariseert op dit moment de trafohuisjes en is
voornemens financiële afspraken te maken met de beheerder hiervan.
Als gevolg van bovenstaande bevindingen hebben wij integraal de verklaringen voor alle 287
objecten beoordeeld. Indien de verklaring niet logisch of begrijpelijk was is (risico-gericht)
aanvullende onderbouwende documentatie opgevraagd. Uit deze aanvullende controle
komen 4 onderstaande bevindingen / noemenswaardigheden voren.
o Voor 1 object (Leonardo Da Vinciplein 73) constateren wij dat er ondanks de ‘nulhuur’ toch gebruik gemaakt wordt van het object. Afdeling Vastgoed stelt op dit
moment een concept huurovereenkomst op voor dit object. Dit contract is nog
onderwerp van gesprek, er is nog discussie met de huurder (woningbouwvereniging)
en daarom is er tot op heden nog geen huur in rekening gebracht. Dit is een bekend
openstaand dossier bij de afdeling Vastgoed, de huursom die in
de
concepthuurovereenkomst is opgenomen bedraagt € 135.767 per jaar met ingang
van 1 augustus 2013. Het financieel risico dat hiermee samenhangt is ongeveer
€ 193.000 voor de periode augustus 2013 tot eind 2014.
o Het object Beneluxplein 2 komt onterecht als ‘nul-huur’ naar voren omdat afdeling
Vastgoed in Wish vergeten was om een ‘betaalregel’ aan te maken. Aangezien de
huur achteraf, voor het eerst op 1 januari 2015, in rekening wordt gebracht heeft dit
geen financieel effect. Wish is op dit punt aangevuld door afdeling Vastgoed.
o Bij 1 object (Conradkade 4) is sprake van een juridisch conflict. Er zou volgens
afdeling Vastgoed erfpacht in rekening gebracht moeten worden. Gezien conflict met
de huurder is dit tot op heden nog niet gedaan. Wij kunnen niet zichtbaar vaststellen
dat het alleen om erfpacht gaat aangezien de gemeente ook als economisch
eigenaar van het pand in de BAG-administratie is opgenomen. Volgens afdeling
Vastgoed is ook hier sprake van nog niet geformaliseerd opstalrecht. Het mogelijk
financieel risico bedraagt ongeveer € 8.400, dit is gebaseerd op de erfpachtsom van
een vergelijkbaar perceel.
o Voor 1 object (Kleine Houtstraat 126 ZW) zou volgens afdeling Vastgoed de huur via
een ander object (Gasthuisvest 47 / Egelantier) gefactureerd en geïnd worden. Dit
hebben wij niet aan de hand van een contract kunnen vaststellen. De financiële
6

onzekerheid die hiermee samenhangt is onbekend. Het object heeft een oppervlakte
van 92 m2.
Aanvullend is door ons voor een viertal objecten een waarneming ter plaatse uitgevoerd om
de aannemelijkheid van verklaarde leegstand vast te stellen. Hier komen geen nadere
bevindingen uit naar voren.
Uit het door afdeling Vastgoed uitgevoerde onderzoek en onze controle blijkt dat er voor alle objecten
waarbij geen huur in rekening wordt gebracht een reden / verklaring is. Bovengenoemde specifieke
gevallen dienen op korte termijn door afdeling Vastgoed afgehandeld te worden, om onzekerheden
ten tijde van de jaarrekeningcontrole te voorkomen.
4. Volledige facturatie
Wij hebben vastgesteld dat afdeling Vastgoed aangetoond heeft dat het volledige bedrag aan huur in
rekening wordt gebracht met uitzondering van de hieronder gerapporteerde fouten / onzekerheden. Dit
hebben wij gedaan door:
 Afdeling Vastgoed heeft voor alle objecten waarvoor in het jaar 2014 huur in rekening is
gebracht een soll-positie bepaald. Dit is gedaan aan de hand van aanvangshuur en
ingangsdatum uit het huurcontract, rekening houdend met een gemiddelde indexering van
2% per jaar. Wij hebben integraal de rekenkundige juistheid van de soll-positie per object
vastgesteld.
 Wij hebben aan de hand van achterliggende huurcontracten een gegevensgerichte controle
uitgevoerd om de juistheid van de voor bovengenoemde berekening gebruikte aanvangshuur
en begindatum vast te stellen. Dit hebben wij voor 95% van de totale massa aan
huuropbrengsten 2014 uitgevoerd voor zover een contract aanwezig was. Indien noodzakelijk
zijn gegevens door KenC aangepast ten behoeve van de berekening van de soll-positie.
 Er is in in totaal voor 51 van de 396 objecten geen, of een niet door beide partijen getekend,
contract aanwezig. Hierdoor bestaat er voor een bedrag van € 1.625 K een onzekerheid over
de aanvangshuur, waardoor wij de juistheid van de berekende soll-positie voor deze objecten
niet hebben kunnen vaststellen. Daarom hebben wij aanvullend voor € 1.419 K (11 grote
objecten) van deze € 1.625 K vastgesteld dat er huur wordt gefactureerd en ontvangen
ondanks dat er geen (getekend) huurcontract aanwezig is. Van de overige 40 objecten is de
status van het contract bekend en onder handen bij de afdeling Vastgoed.
 Afdeling Vastgoed heeft alle afwijkingen > 15% (zowel positief als negatief) tussen berekende
soll-positie en werkelijk gefactureerde huur verklaard. Wij hebben deze verklaringen integraal
beoordeeld aan de hand van achterliggende documentatie. Hierbij hebben wij de volgende
bevindingen:
o Voor 3 objecten vastgesteld dat er voor een totaal bedrag van € 25 K voor het jaar
2014 te weinig aan huur gefactureerd is door afdeling Vastgoed als gevolg van het
niet verwerken van nieuwe afspraken in Wish. Vastgoed gaat deze fouten herstellen
door dit bedrag alsnog in rekening te brengen bij de betreffende huurders.
o Voor 2 objecten hebben wij vastgesteld dat er waarschijnlijk vanaf het jaar 1993 te
weinig is geïndexeerd. Uitgaande van een gemiddelde indexering van 2% per jaar
geeft dit een onzekerheid over mogelijk gemiste opbrengst van € 1.100 voor het jaar
2014. Gezien de omvang van beide huurcontracten, circa € 113,- per maand, niet
nader uitgezocht.
o Voor de overige afwijkingen hebben wij de verklaringen akkoord bevonden.
5. Aansluiting financiële administratie
Wij hebben vastgesteld dat de totale huuropbrengsten 2014 (tot november) uit Wish aansluit op de
financiële administratie GFS. Aansluiting kan alleen op totaalniveau vastgesteld worden, dus grond,
erfpacht en huur uit panden gezamenlijk.
AFBAKENING ONDERZOEK KenC
De uitkomsten van ons onderzoek zijn gebaseerd op de door afdeling Geo-informatie en Vastgoed
aangeleverde informatie en de door deze afdelingen uitgevoerde werkzaamheden. Ter afbakening
van ons onderzoek lichten wij de door ons gehanteerde veronderstellingen hierbij nader toe.
7









Het BAG-register is als uitgangspunt genomen om de volledigheid van het aantal objecten in
Wish vast te stellen. De controle op de volledigheid van het BAG-register is geen onderdeel
van het onderzoek door KenC.
Zoals in de inleiding reeds opgemerkt heeft dit onderzoek zich beperkt tot de
huuropbrengsten uit panden. Grondhuur, erfpacht etc. zijn buiten beschouwing gelaten.
Mogelijke bevindingen zijn wel gerapporteerd.
In het BAG-register wordt gebruik gemaakt van een tweetal identificatiecodes. Alle
vastgoedobjecten hebben een BAG-id code. Alleen separaat verhuurbare eenheden krijgen
in het BAG-register ook een VBE-id code. Dit betekent dat inzake de aansluiting BAG op
Wish rekening is gehouden met alleen die objecten die zowel een BAG-id als BAG VBE-id
code hebben.
Ons onderzoek dekt niet de volledigheid van de huuropbrengsten van panden met één VBEid code die in de praktijk opgesplitst zijn in meerdere verhuurbare locaties met meerdere
huurders.
Wanneer in de activa-administratie geen volledig adres geregistreerd is en het onduidelijk is
waar het actief betrekking op heeft, is het niet mogelijk om dit te koppelen aan een object in
Wish. Deze onvolledige adressen zijn bij de aansluiting buiten beschouwing gelaten.
Voor ons onderzoek zijn wij, inzake de controle op de soll-positie van de huuropbrengsten,
uitgegaan van een door de externe leverancier van Wish verkregen export uit Wish. De wijze
waarop deze export tot stand is gekomen is niet controleerbaar en daarom geen onderdeel
geweest van ons onderzoek.
Wij hebben alleen de volledigheid van de huuropbrengsten zoals gefactureerd door de
afdeling Vastgoed (Wish) in ons onderzoek betrokken. Dit betekent dat wij de
huuropbrengsten die via andere afdelingen worden geïnd buiten de scope van dit onderzoek
hebben gehouden. Dit betreffen de ‘interne verhuringen’.
Het vaststellen van feitelijke leegstand door middel van een leegstandscontrole ter plaatse is
geen onderdeel geweest van ons onderzoek. Wij veronderstellen de juistheid van de in Wish
opgenomen ‘leegstandstatus’.
De controle van de autorisatie en bevoegdheid tot autorisatie van de huurcontracten is geen
onderdeel geweest van dit onderzoek.
CONCLUSIE
In voorgaande paragrafen zijn de feitelijke bevindingen integraal gerapporteerd onder de uitkomsten
van de werkzaamheden. Zoals ook uit de beschrijving van de werkzaamheden in deze rapportage
blijkt zijn de werkzaamheden er op gericht geweest om enerzijds een inzicht te krijgen in de
volledigheid van de in de verhuuradministratie opgenomen panden en anderzijds de volledigheid van
de huuropbrengsten die deze panden genereren.
Om inzicht te krijgen in de volledigheid van de in de huuradministratie opgenomen panden is gekozen
om het BAG-register en de activa-administratie van de Gemeente Haarlem als basis te nemen. De
afdeling Vastgoed heeft werkzaamheden verricht om aan te tonen dat alle (relevante) objecten uit het
BAG-register en de activa-administratie ook zijn opgenomen in de verhuuradministratie (in Wish). Wij
hebben geen afwijkingen geconstateerd in de werkzaamheden van Vastgoed en hebben dan ook
geen constateringen gedaan ten aanzien van de volledigheid van de in de verhuuradministratie
opgenomen panden.
Om een inzicht te krijgen in de volledigheid van de huuropbrengsten van de panden is gekozen de
aanvangshuur uit de huurcontracten als basis te nemen en deze te indexeren, rekening houdend met
de looptijd en een gemiddeld indexeringspercentage. De soll-positie die middels deze ‘berekening’
ontstaat is vervolgens vergeleken met de feitelijke facturatie op het huurcontract volgens Wish.
Afwijkingen groter dan 15% (zowel negatief als positief) zijn door afdeling Vastgoed verklaard. Hierbij
hebben wij een aantal bevindingen gedaan, deze zijn terug te lezen in deze rapportage. Wij zijn van
mening dat deze bevindingen, gezien de omvang, niet van materiële invloed zijn op de volledigheid
van de huuropbrengsten in de jaarrekening. Hiermee is de onzekerheid omtrent de volledigheid van
de opbrengsten in de jaarrekening weggenomen.
8
Ten aanzien van het doorlopen proces constateren wij het volgende. Het onderzoek naar de door
afdeling Vastgoed uitgevoerde werkzaamheden inzake de volledigheid van de huuropbrengsten uit
panden was lastig en tijdrovend. Dit kent een aantal oorzaken:
1. Het projectteam stond onder grote tijdsdruk.
2. Wish is niet altijd even gebruiksvriendelijk (gebleken) waardoor het soms lastig is het
juiste overzicht / rapport te genereren.
3. De kennis en gebruik van Wish in het verleden bij afdeling Vastgoed was niet optimaal
waardoor invoerfouten zijn ontstaan, die bij deze controle aan het licht zijn gekomen en
hersteld moesten worden.
Dit heeft tot extra werkzaamheden van afdeling KenC en Vastgoed geleid.
9

Download Report