Uiterste waakzaamhe NATIONALE LOTERIJ

W&L063_p06-13_presta_nl_flash_prestation 24/06/14 14:00 Page6
REPORT
NATIONALE LOTERIJ
Uiterste waakzaamhe
De supply chain van de
Nationale Loterij is
gekenmerkt door een zeer
verregaande controle op
de bewegingen van de
producten. Het vreemde
is dat de loterijbiljetten
en de krasloten volledig
waardeloos zijn tijdens
het grootste deel van hun
traject doorheen de
keten.
“We doen dat natuurlijk omdat de biljetten en loten potentieel wél heel veel
waard zijn. Maar die potentiële waarde
ontstaat pas, wanneer de consument het
lot koopt,” zegt senior logistics manager
Ann Houben van de Nationale Loterij.
Technisch gezien worden de krasloten
pas geactiveerd wanneer er in de winkel
een nieuw pakje wordt aangebroken. De
winkelier scant op dat moment de barcode op dat pakje met het scanapparaat
van de lottomachine. Het is de laatste
keer dat in de logistieke keten de producten worden gescand. “Bij elke stap in
onze supply chain volgen we op waar elk
individueel pakje loten zich bevindt. Er
zijn wel 20 verschillende statussen die we
hanteren in ons computersysteem. Elke
overgang wordt geregistreerd,” zegt Ann
Houben.
“We verkopen vertrouwen”
Tijdens een bedrijfsbezoek georganiseerd door Abcal, de Franstalige vereniging van inkopers licht Roger Malevé, director operations, procurement & ICT van
de Nationale Loterij, toe hoe zijn organisatie volledig gericht is op kwaliteit en
zekerheid. “Uiteindelijk verkopen we
vertrouwen. Mensen met een winnend
biljet of kraslot, moeten er zeker van zijn
dat ze hun winst kunnen innen. Om al die
redenen volgen we nauwgezet de regels
en afspraken die gelden in de World
Lottery Association.”
Een gevolg daarvan is dat de krasloten in
Canada worden aangekocht bij een
6 Warehouse & Logistics 63
De pickers kunnen
heel accuraat toch
zeer veel producten
behandelen: tot
1300 lijnen per uur.
drukkerij die door de WLA erkend is.
Koen Huyck, procurement manager:
“Wereldwijd zijn er slechts drie drukkerijen die zo’n erkenning hebben. Een belangrijke voorwaarde om die te krijgen is
dat de drukkerij moet kunnen garanderen dat er precies voldoende winnende
loten in een pakket zit en dat de winst of
verlies binnen één batch (van 1 miljoen
loten) correct is.”
Vanuit diezelfde bekommernis wil de
Nationale Loterij tot elke prijs vermijden
dat onterecht winsten worden uitgekeerd. Dat zou kunnen wanneer krasloten
ergens in de keten worden gestolen. Door
een rigoureuze tracking & tracing van alle
goederen in de supply chain wil de
Nationale Loterij volledige zekerheid krijgen over de situatie van elk lot in de hele
keten. Op die manier kan het elke onterechte claim pareren met correcte informatie. Daarvoor moet het dan wel een
waterdichte afloop van het hele proces
kunnen garanderen.
Leveren aan 5500 verkooppunten
Die logistiek is opgezet rond 1 centraal
distributiecentrum in Jette, 8 regionale
bureaus van waaruit de 5500 verkooppunten worden beleverd. Het gaat dan
vaak om kranten- en tabakswinkels, maar
ook supermarkten en tankstations. De
Nationale Loterij heeft een systeem met
220 vaste rondes (zogenaamde milkruns) uitgewerkt waarbij elk verkooppunt
om de twee weken een levering van nieuwe producten ontvangt. Dat gebeurt met
eigen bestelwagentjes die in één dag tot
W&L063_p06-13_presta_nl_flash_prestation 24/06/14 14:00 Page7
e id
Ann Houben, senior
logistics manager:
“Een krasbiljet is
een impulsaankoop
en daarom moet er
altijd product in de
winkel liggen.”
Elke levering wordt
in het magazijn
nog eens
gecontroleerd.
Alles moet 100%
correct zijn.
35 verschillende winkels aandoen. Dat
loutere feit geeft al aan dat men zeer kleine volumes vervoert: pakjes krasloten,
lottoformulieren, kassarollen, publiciteitsmateriaal, enzovoort. Het gaat om
dozen met een A4-formaat en 10 cm
hoog. Ann Houben: “Dat
levermodel heeft een aantal beperkingen. Ten eerste kunnen we grote spullen niet met dezelfde wagens transporteren: soms
hebben we marketingacties waarbij grote displays
in de winkel staan. Die
laten we dan leveren door Bpost.
Daarnaast maken we ook affiches met de
informatie over de speelpotten: die moeten veel sneller in de winkels geraken dan
wat we kunnen garanderen met onze rondes en daarom laten we die laten we leveren door AMP, de specialist van krantenleveringen.”
De doelstelling van de Nationale Loterij
is een perfecte service verlenen aan de
biljet is bij uitstek een impulsaankoop en
daarom moeten we vermijden dat er dan
geen product in de winkel zou liggen.”
De planning van die voorraden in de
5500 verkooppunten gebeurt dan ook
door Nationale Loterij zelf. Ann Houben:
“We hanteren een eigen
algoritme om te berekenen hoeveel product we
leveren aan de winkelpunten. De belangrijkste parameters daarin zijn de minimumvoorraad van de winkel en de verkoopcijfers
van de laatste weken. Dat
cijfer wordt nog aangepast met een aantal wegingsfactoren zoals het seizoen
(meer verkoop in december), sluitingsperiodes van de winkel, de aard van de
De Nationale Loterij weet de
“ hele
tijd waar welke producten
zich bevinden.”
verkooppunten. Ann Houben: “In de eerste plaats moeten we ernaar streven dat
er steeds voldoende voorraad aanwezig
is in de winkels. De aankoop van een kras-
Warehouse & Logistics 63 7
W&L063_p06-13_presta_nl_flash_prestation 24/06/14 14:00 Page8
REPORT
De bestellingen worden verzameld per ronde. Elk verkooppunt
ontvangt om de twee weken één of enkele dozen.
producten zelf en de contributie ervan.
Voor een nieuw product worden de historische verkoopgegevens van een gelijkaardig product gebruikt. Daarnaast
kan de winkeleigenaar ook altijd bijkomende producten aanvragen. Dat kan via
de lottomachine in elk verkooppunt (manual order) of via de telefoon (rush order).”
100% controle in het magazijn
Het resultaat van die berekening is een
order en een pickinglijst waarmee men in
het magazijn een bestelling kan klaarmaken via het WMS-gedeelte van het OES.
De krasloten worden in enkele stations,
uitgerust met een pick-to-light systeem,
verzameld. Dat laat de pickers toe om heel accuraat
toch zeer veel producten
te behandelen: tot 1300 lijnen per uur. Ook hier weer
staat de zekerheid op de
eerste plaats. Elke levering
wordt volledig gecontroleerd door een andere persoon die elk
product in de doos opnieuw scant.
Wanneer er dingen ontbreken, gaat hij
het zelf halen uit het magazijn. Daarna
wordt de doos gesloten en voorzien van
een etiket met barcode.
Andere producten (zoals reclamemateriaal en gadgets) worden gepickt op basis
van de gedrukte etiketten. Ze worden
verzameld per ronde en gepickt in functie van de volgorde van het verkooppunt
op die ronde. Het magazijn in Jette is vrij
klein (1700 m ) en er werken 12 mensen.
Er zijn altijd tussen de 250 en 350 verschillende SKU’s aanwezig.
De lottomachine in de winkel registreert de laatste transfers in de
keten van de Nationale Loterij. Daardoor kunnen de loten worden
geactiveerd.
Rondes
Voor het transport en de regionale verdeelkantoren heeft men 28 mensen in
dienst. Elke chauffeur heeft een aantal
vaste rondes. Qua transport en levering
is dit een heel klassieke operatie, alleen
is de overhandiging van de goederen wel
heel strikt geregeld. De winkelier moet de
doos openen en de inhoud ervan zorgvuldig controleren. Hijzelf moet de levering aanvaarden en dat gebeurt door het
scannen van de barcode op de doos. Op
dat ogenblik zijn de loten in de doos nog
steeds waardeloos, maar de aanvaarding
is wel een noodzakelijke stap om achteraf de loten te kunnen activeren. Centraal
wordt dan weer gecontroleerd of alle do-
een nieuwe pakje krasloten wordt aangebroken. De winkelier moet dan het individueel pakje loten scannen en op dat
moment worden de loten in dat pak geactiveerd. Pas dan kan iemand de eventuele winst op een lot innen. Een winnend
kraslot dat niet is geactiveerd en dat
wordt aangeboden, zal niet worden uitbetaald. De Nationale Loterij heeft daarvoor een waterdicht systeem van informatiegaring opgezet waarmee ze kan
aantonen of een lot al dan niet legaal is
aangekocht en geactiveerd.
Die lottomachines zijn nu een aantal jaar
oud en zijn aan vervanging toe. De organisatie overweegt om bijkomende functionaliteit toe te voegen waarbij vooral
gemikt wordt op een betere communicatie tussen de
winkelier en de Nationale
Loterij. Ann Houben: “Voor
de logistiek zou het goed
zijn als de winkelier bijvoorbeeld zijn vakantieperiode zelf zou invullen, of
wijzigingen aan zijn masterdata (telefoonnummer, openingsuren, enzovoort)
zelf kon opgeven.”
De verantwoordelijken van de Nationale
Loterij voorzien dat er een communicatiemodule in de machine komt om praktische informatie te kunnen uitwisselen.
“Dat kan gaan om logistieke informatie
maar ook sales en marketing zien weer
nieuwe mogelijkheden om de verkoop te
bevorderen dankzij gerichte boodschappen naar de verkooppunten.”
Binnen de supply chain is de
“ lottomachine
in elk verkooppunt
een cruciaal hulpmiddel.”
8 Warehouse & Logistics 63
zen van elke ronde ook zijn toegekomen
en aanvaard. Op die manier weet de
Nationale Loterij voortdurend waar welke producten zich bevinden en in welke
status.
Nieuwe lottomachines
Binnen die supply chain is de lottomachine in elk verkooppunt een cruciaal hulpmiddel. Ze dienen niet alleen voor het registreren van de lottoformulieren van de
spelers, maar hebben ook een uiterst belangrijke rol in het track & trace systeem
van de Loterij. De cruciale stap in de
waardeketen wordt pas gezet wanneer
Peter Ooms

Download Report