ASM-User manual

ASM-User manual
After Sales Management
ASM: dé online tool voor uw after-sales zaken
• Online After Sales retouren en leveringsproblemen melden en volgen
• Uitgebreide functionaliteiten samengevat in één website
• Gebruiksvriendelijk, efficiënt en 24/7 online bereikbaar
TD-ASM-usermanual_alg_012014_NL
Aftersales @ Tech Data:
Tech Data heeft in InTouch een elektronische aftersales-tool
ontwikkeld om uw retouren 24 uur per dag aan te vragen en de
status hiervan te volgen. De ASM-tool (After Sales Management);
dé alles-in-één after-sales tool binnen InTouch.
1. Commerciële retouren
Status van uw commerciële retour?
Een foutieve bestelling of levering (verkeerd
aantal of verkeerd product) of een verkeerde
levering die u niet kon controleren bij
ontvangst, wordt behandeld als een
commerciële retour. Indien u in dat geval
aan een aantal voorwaarden voldoet, kunt
u ons vragen de zending terug te nemen.
De status van uw retour kunt u bovendien
online opvolgen via de ASM-tool, wanneer
de aanvraag is goedgekeurd en Tech Data
de goederen ontvangen heeft, tot tijdstip
wanneer een creditnota wordt opgemaakt.
Zo bent u altijd op de hoogte van de status
van uw Retouren.
Hoe?
Ga naar de ASM tool op de Tech Data InTouch website en druk op de knop
‘Your Queries and their status’.
Ga naar de ASM tool op de Tech Data
website en selecteer de reden van aanvraag.
Volg de verschillende stappen van het online
systeem. De tool begeleidt u stap voor stap.
Houd uw aankoopfactuur bij de hand, maar
geen nood als u die niet hebt, u kunt ook
zoeken op andere criteria zoals leveringsbonnummer of eigen leveringsreferentie
of serienummer.
Als het gaat om een retour-aanvraag die
ontvankelijk is, dan krijgt u direct online een
bevestiging. Na verwerking van het dossier
(binnen 24uur) ontvangt u per mail een
retournummer.
Indien het gaat om een retouraanvraag die
niet meteen ontvankelijk is, dan wordt uw
aanvraag op ‘pending’ geplaatst tot alle
informatie volledig is om het dossier verder
te kunnen verwerken.
Als het een retour betreft waarbij Tech Data
een fout maakte dan wordt u gecontacteerd
door onze transporteur die een afspraak
met u maakt voor het ophalen van de
goederen. Wanneer het een retour betreft
waarbij het geen Tech Data fout is dan dient
u de goederen zelf retour te sturen.
Na ontvangst van de goederen maakt
Tech Data een creditnota op. De waarde van
deze nota wordt bepaald aan de hand van
een aantal regels. Tech Data behoudt zich
in alle gevallen het recht om aanvragen te
weigeren. Bij afkeuring wordt u in de
meeste gevallen binnen 2 werkdagen
geïnformeerd. De reden wordt toegelicht
in een retourweigering.
Opgelet:
U dient altijd zelf een nieuwe bestelling te
plaatsen voor de juiste goederen!
Als u vragen hierover hebt, dan kunt u
mailen naar [email protected] en vermeld
duidelijk al uw retourgegevens.
Voorwaarden bij
commerciële retour
Verkeerde inboeking/levering
door Tech Data
• Geen verwerkingskosten
• Aanmelden binnen 90 dagen na
factuurdatum
• Enkel goederen in perfecte staat (geen artikelschade) worden teruggenomen
• Goederen met enkel doosschade of waarvan de doos werd geopend, maar niet beschadigd is (open/broken seal), worden teruggenomen mits 40% kosten op de gefactureerde waarde (met een min. van 55,- euro)
Verkeerde bestelling door de klant
• 55 euro verwerkingskosten per dossier
• Enkel goederen in perfecte staat (geen artikelschade) worden teruggenomen
• Goederen met enkel doosschade of waarvan de doos werd geopend, maar niet beschadigd is (open/broken seal), worden teruggenomen mits 40% kosten op de gefactureerde waarde (met een min. van 55 euro)
• Wanneer uw aanvraag binnen de
10 dagen na factuurdatum gemeld wordt, worden er geen extra kosten aangerekend.
• Van 10 dagen na factuurdatum tot
30 dagen: 10% extra kosten
• Van 31 dagen na factuurdatum tot
60 dagen: 20 % extra kosten
• Van 61 dagen na factuurdatum tot
90 dagen: 30% extra kosten
• Na 90 dagen zal uw aanvraag
worden geweigerd.
•Alleen aanvragen met een waarde boven 55,- euro worden behandeld.
2. Technische retouren
Dit is een retour wegens een defect product
of DOA (Dead On Arrival).
Afhankelijk van de garantieprocedure die
de fabrikant hanteert en dus ook aan Tech
Data oplegt, wordt uw DOA gerepareerd,
gecrediteerd, omgeruild met een evenwaardig product of vervangen door een nieuw
product en wordt uw retour afgehandeld
door Tech Data of rechtstreeks door de
fabrikant.
Tip: Een overzicht van alle procedures
vindt u terug via het hoofdmenu van de
ASM tool (garantieprocedures’ of
‘Warranty checker’). U kunt hier de
procedures raadplegen op bijvoorbeeld
vendor- of artikelniveau.
Hoe? Wanneer de garantieprocedure
via Tech Data verloopt, kunt u uw DOA
of technische retour aanvragen via de
ASM-tool. Ga naar de ASM tool op de
InTouch website en klik op ‘Do you need
to return a defective product?’
Volg de verschillende stappen van het
gebruiksvriendelijke systeem, de tool
begeleidt u immers stap voor stap.
Houd uw aankoopfactuur bij de hand,
maar geen nood als u die niet hebt, u
kunt ook zoeken op andere zoekcriteria
zoals leveringsbonnummer of eigen
leveringsreferentie of serienummer.
Wanneer het gaat om een technische
retouraanvraag die binnen de garantievoorwaarden van de fabrikant valt, dan
krijgt u meteen online een bevestiging.
Na verwerking van het dossier ontvangt
u per mail een retournummer.
Een voorbeeld uit de praktijk:
Hoe u een commerciële retourzending aanvraagt?
STAP 1
Selecteer de knop “Wilt u een verkeerd besteld
product retourneren?”.
STAP 2
Vul de referentie van uw aankoopfactuur in
en klik op “Zoek factuur”.
TIP! Of zoek op basis van deze zoekcriteria:
Leveringsbonnummer, uw eigen leveringsnummer of
referentie, serienummer.
STAP 3
STAP 4
Voeg uw eigen referentie of bijlagen toe aan de retour
zending en selecteer de specifieke reden hiervan.
Geef de staat van de goederen en het juiste aantal door.
• Perfect condition = doos in perfecte staat & ongeopend
• Box damage = de doos is beschadigd
• Open/Broken seal = doos is geopend, maar product
is niet beschadigd of de seal is verbroken maar doos is
niet beschadigd en de inhoud is compleet en ongebruikt
• Product damaged = het product is beschadigd
(inhoud is intact)
STAP 6
Vul indien gewenst, extra commentaar of ondersteunende
documenten of bijlagen toe en klik op “Doorgaan”.
STAP 7
Vul uw contactgegevens volledig in.
Bevestig dat u met deze gegevens en met de “Algemene
voorwaarden” akkoord gaat en klik op “Indienen” om
uw aanvraag door te sturen naar onze aftersales
department.
STAP 9
Ziezo, klaar: u ontvangt via de mail een
detailoverzicht van uw aanvraag.
Selecteer de goederen die u wil terugzenden en klik
op “Doorgaan”.
TIP! Als u a.d.h.v. deze factuur vroeger al aanvragen voor
retouren gedaan heeft, dan kunt u dit ook terug vinden in
dit scherm.
STAP 5
STAP 8
TIP! Als u deze aanvraag op een later moment wilt
afwerken, dan klikt u op: “Opslaan voor later”.
After Sales voorwaarden
Wanneer het gaat om een retouraanvraag
die niet meteen binnen de garantieprocedure van de fabrikant valt, dan wordt uw
aanvraag op ‘pending’ geplaatst en nemen
we voor u contact op met de fabrikant en
houdt een collega van het ASM-team u op
de hoogte van de verdere stappen.
Nadat u via mail uw retournummer hebt
ontvangen per mail, dient u de goederen
zelf binnen 7 werkdagen terug te sturen
naar:
Tech Data bv Logistiek centrum
tav RMA-afdeling
Nijverheidsweg 148
4879 AZ Etten-Leur
Na 7 werkdagen vervalt uw retournummer
onvoorwaardelijk. Indien de goederen toch
na deze termijn aankomen bij Tech Data,
worden ze geweigerd en naar u teruggezonden. Dit geldt natuurlijk ook wanneer
de goederen niet conform de aanvraag zijn,
zowel wat betreft de staat als de compleetheid
Tech Data behoudt zich in alle gevallen het
recht om aanvragen te weigeren.
Bij afkeuring wordt u zo spoedig mogelijk
op de hoogte gebracht.
De reden wordt toegelicht in een retourweigering. Als u hierover vragen hebt,
dan kunt u een e-mail sturen naar:
[email protected] met duidelijke
vermelding van al uw retourgegevens.
Status van uw technische retour?
4. levering van RMA
De status van uw retour kunt u bovendien
online opvolgen via de ASM-tool. Ga naar
de ASM tool op de InTouch website en druk
op de knop ‘Your Queries and their status’.
Een RMA die vervangen wordt door een
gerepareerd product of een gelijkwaardig
omgeruild product wordt vergezeld van een
leveringsbon per RMA. Op de leveringsnota zijn klant- en productgegevens terug
te vinden en is er een plaats voorzien voor
aftekening bij ontvangst van het product.
Voor de controle en aftekening van RMAleveringen gelden dezelfde richtlijnen als
bij een standaard levering
Voorwaarden
Hiervoor verwijzen we u graag door naar
de ‘Terms & conditions’ van ASM op onze
website.
3. Leveringsproblemen
Opmerking: Goederen die niet via
Leveringsproblemen zoals ontbrekende of
beschadigde goederen kunnen ook via de
ASM tool worden gemeld.
Ga naar de ASM tool op de Tech Data
InTouch website en selecteer: ‘Are you
missing a product from your delivery?’
of via ‘In your delivery, do you have
damaged, mis-picked, overship?’
Tech Data aangekocht werden, kunnen niet
via Tech Data omgeruild, gecrediteerd of
gerepareerd worden. Indien er goederen
toegestuurd worden die niet conform zijn,
zal Tech Data deze aan u terugzenden.
Belangrijk: Zorg er wel voor dat u bij
ontvangst van de goederen melding maakt
van beschadigde of ontbrekende goederen.
Vermeld dit direct op het vervoerdocument
dat u (elektronisch) tekent. Zo kan uw
aanvraag verwerkt worden. Wanneer het
zichtbare schade betreft en deze niet is
gemeld op het leverbewijs wordt de
aanvraag per direct geweigerd.
Heeft u nog vragen of opmerkingen?
U kunt ons bereiken via e-mail: [email protected]
of telefonisch via: 088 133 40 07
Tech Data Nederland bv Distributie van IT-producten support & training
Tolnasingel 2
NL - 2411 PV Bodegraven
Tel. +31 (0)88 133 40 00
Fax. +31 (0)88 133 40 50
Postbus 14
NL - 2410 AA Bodegraven
www.techdata.nl
[email protected]
B.T.W. nr. NL005363184B01
Algemene verkoopvoorwaarden
gedeponeerd bij K.v.K. Utrecht
onder nummer: 30128649.
Citybank Amsterdam
Betalingen in EUR:
Rekeningnummer: 26.60.46.711
IBAN: NL32CITI0266046711
BIC-CODE: CITINL2X
Betalingen in USD:
Rekeningnummer: 10.45.89.804
IBAN: NL60CITI0104589804
BIC-CODE: CITINL2X

Download Report