Business Essentials Guide - Welkom bij Tech Data Benelux

Business
Essentials
Guide
www.techdata.be
Onze gegevens
Adres hoofdkantoor: Assesteenweg 117/1 – B-1740 Ternat
Tel: +32(0)2/583.83.11
Logistiek centrum: Tragel 47 – B-9300 Aalst
Tel: +32(0)53/73.78.11
Kantoor TD Datech en Tech Data Mobile: Atlantic House Noorderlaan 147
– B-2030 Antwerpen
Telefonisch op werkdagen tussen 8u30 en 17u30 te bereiken
Algemeen: Tel: +32(0)2/583.83.11
TD Maverick: +32(0)2/583.89.59
TD Azlan: Tel: +32(0)2/583.83.11
TD Datech: Tel: +32(0)3/641.90.77
Tech Data Mobile: Tel: +32(0)3/610.32.00 (bereikbaar tussen 8u30 en
16u45)
License Desk: Tel: +32(0)2/583.89.70
ASD (After Sales Department): Tel: +32(0)53/73.77.69
www.techdata.be
[email protected]
btw-nummer: BE 0438.282.424
Bankgegevens:
Citibank
IBAN: BE52570128345509
BIC: CITIBEBX
Colofon: Technische specificaties en omschrijvingen in deze publicatie vallen onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke producenten. Specificaties kunnen gewijzigd worden zonder voorafgaand bericht. Alle in deze
publicatie genoemde merknamen of productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke bedrijven. Afbeeldingen en specificaties zijn niet bindend en louter illustrerend.
Verantw. uitg.: D. Rubens, Assesteenweg 117/1 te 1740 Ternat. Realisatie: Tech Data - www.techdata.be. Tech Data and the Tech Data logo are registered trademarks of Tech Data Corporation in the United States and other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. ©2014 Tech Data Corporation. All rights reserved.
Welkom bij Tech Data
The Difference in Distribution
Tech Data Corporation is één van de grootste distributeurs
ter wereld van technologische producten van vooraanstaande
producenten van IT-hardware- en software. Tech Data dient
dagelijks meer dan 125.000 resellers in meer dan 100 landen.
Elke dag vertrouwen onze value added resellers op de diensten
en producten van Tech Data, om op een kostenefficiënte
manier de technologische behoeften van eindgebruikers te
ondersteunen. Gerangschikt als 111ste in de FORTUNE 500®,
genereerde Tech Data $26,8 miljard bij de nettoverkopen voor
het einde van het boekjaar op 31 januari 2014.
Tech Data bedrijfsprofiel
5
Hoe klant worden
x
Bestellen bij Tech Data
x
Leveringen bij Tech Data
x
Betalingen bij Tech Data
x
Aftersales bij Tech Data
x
ICT Leverancier overzicht
x
Klant worden bij Tech Data
Welkom bij Tech Data
Collection of specialists
Even nader voorstellen
Of u zich als ICT-reseller focust op particulier, SMB of corporate
bedrijven, op specifieke technologieën of markten, u kunt bij Tech
Data terecht en gebruik maken van onze expertise en logistieke
ondersteuning.
In de afgelopen jaren zijn we overgestapt van IT-distributeur
naar technologiedistributeur. Tech Data is daarom te kenmerken
als een gediversifieerd bedrijf. Deze strategie heeft ons daarom
een voorsprong in markttrends gegeven. Onze verzameling
specialisten versterkt hiermee onze positie als marktleidend
technologiedistributeur in Europa. Graag stellen we onze
merkenfamilie aan u voor.
Vanwege onze diversificatie-strategie kennen wij onze “Collection
of Specialists”. Otewel, gespecialiseerde business units, waaronder
Azlan (Enterprise Computing - www.azlan.be), TD Maverick
(Audio/Video - www.tdmaverick.be), Tech Data Mobile (Mobility/
Telecom - www.techdatamobile.be) en TD Datech (Design
Software - www.tddatech.be).
Dankzij deze gespecialiseerde business units bieden we u een
unieke combinatie van expertise in deze belangrijke nichemarkten
én kunt u gebruik maken van een ongeëvenaard aanbod van
voorraadbeheer, logistieke en financiële diensten van Tech Data.
Go-to-market strategie
Nichespecialisten met de kracht van een broadline-distributeur.
Samen sterk om voor u het onderscheid te maken. Oftewel, The
Difference in Distribution!
Marktleidend distributeur van technologieproducten- en diensten
voor het dealerkanaal. Onze traditionele IT-business omvat de
grote merken pc- systemen, randapparatuur, verbruiksartikelen,
pc-onderdelen en software.
Enkele van onze voorname leverancier-relaties: Apple, HP, Intel,
Lenovo, Microsoft, Samsung, Symantec, Toshiba, Xerox.
TD Azlan
Europa’s grootste waardetoevoegend distributeur van
infrastructuur- en netwerkproducten – waarmee we groei- en
winstmogelijkheden creëren voor systeemintegrators, dealers en
value added resellers (VAR’s) dankzij lokale focus in combinatie
met Europees bereik.
Enkele van onze voorname leverancier-relaties; Avaya, Cisco, HP,
IBM, Oracle, VMWare.
Tech Data Mobile
De snelstgroeiende distributeur van mobiele producten van
Europa en wereldwijd marktleider in distributie en geïntegreerde
Tech Data verdeelt haar producten uitsluitend via een netwerk
van geautoriseerde wederverkopers.
Wij hanteren de volgende criteria om wederverkopers als klant te
aanvaarden:
•
De statuten of het handelsregister van uw firma vermelden
duidelijk dat de hoofdactiviteit van uw bedrijf de
doorverkoop en ondersteuning is van ICT- of telecom- of
consumer electronics producten aan meer dan één eindklant
betreft.
•
Voor de overige criteria verwijzen wij u naar de website
www.techdata.be (zie de rubriek: ‘Klant worden’).
Tech Data en de kern van alle toegevoegde
waarde.
“The Difference in Distribution”; onze pay-off. Een
boodschap die we dag na dag letterlijk nemen; services op
maat, bloeiende partnerships en een hoogstpersoonlijke
aanpak. Al jarenlang de gekende ingrediënten van de
distributiefilosofie die Tech Data een streepje voor geeft op
de anderen. Meer informatie over Tech Data Belux vindt u
terug op www.techdata.be.
Hoe wordt u klant bij
Tech Data?
U kunt het klantenformulier invullen op onze website www.techdata.be (rubriek: ‘Klant worden’).
Wanneer u dit Reseller Application Formulier, inclusief de Tech Data kaderovereenkomst, volledig invult en u aan de voorwaarden voldoet,
kunnen we snel van start gaan.
Even nader voorstellen
Tech Data
In enkele stappen toegang tot het
businesssucces van morgen
toeleveringskanaaldiensten met toegevoegde waarde. Wij
leveren ongeëvenaarde service aan de mobiele telecommunicatieindustrie.
Enkele van onze voorname leverancier-relaties; Samsung, HTC,
Nokia, Apple, Sony, BlackBerry.
TD Datech
De distributeur van Autodesk®-design-software-oplossingen
met toegevoegde waarde – we verkopen aan meer dan 600
zeer gespecialiseerde valueadded resellers (VAR’s) in 17 Europese
landen.
TD Maverick
Een gespecialiseerd, technisch distributeur van audiovisuele
producten - van standaard displayhardware tot complete
audiovisuele oplossingen. Onze volledige reeks diensten omvatten
demonstraties, training en expertadvies.
Enkele van onze voorname leverancier-relaties; BenQ, Epson,
Infocus, NEC, Samsung, Sony, Vision.
Dagelijks worden alle reselleraanvragen onderzocht. Een medewerker van de Business Development afdeling neemt telefonisch met u
contact op voor een eerste kennismaking. Indien uw bedrijf niet voldoet aan de bovenvermelde criteria, behoudt Tech Data toch het recht
om uw aanvraag niet te aanvaarden.
Indien aan de voorwaarden om klant te worden bij Tech Data wordt voldaan, worden uw gegevens aan onze databank toegevoegd en
wordt u een klantennummer toegekend. Zolang Tech Data geen kredietlimiet heeft toegestaan, zijn de betalingscondities ‘betaling vooraf’.
(meer info in het hoofdstuk ‘betalen’). Op alle overeenkomsten zijn onze algemene verkoop-, leverings- en betalingsvoorwaarden van
toepassing.
Tech Data biedt u na de ondertekening van het volledige Reseller Application Form ook de mogelijkheid om toegang te krijgen tot haar
website.
U hebt immers als zaakvoerder of bedrijfsleider in de kaderovereenkomst een administrator aangesteld die verantwoordelijk is voor het
aanmaken en verwijderen van de gebruikers binnen uw firma en voor het beheer van hun rechten (kijk- en/of bestelrechten voor de
Tech Data e-business applicaties). De administrator krijgt automatisch een login en paswoord en kan users gaan aanmaken in het Useradminsysteem op de website. Deze gebruikers zullen dan een unieke inlogcode en paswoord ontvangen voor de Tech Data website www.
techdata.be.
Met uw klantennummer en een login om de website te consulteren, kunt u als reseller bij Tech Data aan de slag!
Tot slot geven we u ook nog mee dat
we regelmatig uw omzetcijfers zullen evalueren als onderdeel van een continue optimalisatie van onze samenwerking met onze klanten.
We wensen u veel succes en veel (ver)koopplezier!
5
Bestellen bij Tech Data
Bestellen bij Tech Data
Modern bestelgemak zoals u het wenst
Vervolg
Graag geven wij antwoord op al uw vragen over onze Business tools
en procedures. Om u snel en optimaal van dienst te zijn met betrekking
tot de omvangrijke bestelmogelijkheden treft u alle mogelijkheden
onderstaand aan. Van standaard bestelmethode tot elektronische
bestelkoppelingen tot telefonische bestellingen tot het
traditionele faxen van orders. Precies zoals u het wenst.
Bestellen via EDI/XML
3. Sales desk
Koppel dankzij de XML-oplossingen
van Tech Data uw eigen interne ERPsysteem met ons centrale SAP-systeem
om real-time voorraadpositie en prijzen
van Tech Data op te vragen. Het geeft
u tevens de mogelijkheid om vanuit uw
systeem elektronisch orders bij ons te
plaatsen. Uiteraard ontvangt u naast de
tijdige levering ook berichten over de
orderafhandelingen en administratieve
gegevens zoals facturen.
Onze salesmedewerkers zijn u graag
telefonisch van dienst op werkdagen
van 8.30 tot 17.30 uur.
Onze betrokken salesmedewerkers
met kennis van zaken nemen graag
uw bestellingen op, geven u presales
advies, maken prijsoffertes en volgen
uw back-orders en bestellingen op.
Standaard bestellingen
Tech Data biedt u als wereldwijd leider
in e-commerce tal van toepassingen om
op elektronische wijze zaken te doen
met ons. Oplossingen die stuk voor
stuk uitblinken in datgene waar het
bij e-commerce om draait: snelheid en
betrouwbaarheid. Steeds meer klanten
zijn overtuigd van de vele voordelen en
wijzen ons in surveys consequent op het
belang dat zij hechten aan e-commerce
tools. Ons e-Business team waakt er
dan ook over dat regelmatig nieuwe
e-tools of nieuwe gebruiksvriendelijke
features ontwikkeld worden.
Want e-commerce is één van de belangrijkste pijlers van onze strategie.
1. Elektronisch bestellen
Real time uw prijzen, orders en leveringen via het web raadplegen, dat
is gebruiksvriendelijkheid op maat en
dat is precies waar wij voor staan. We
stellen u onze InTouch ter beschikking
24 uur per dag, 7 dagen per week, 365
dagen per jaar. Zo kunt u efficiënter en
dus ook rendabeler werken.
Winkelen via InTouch
InTouch is de elektronische catalogus
en het interactief ordersysteem van
Tech Data. 24 uur per dag, 7 dagen per
week kan u via internet bestellingen
doorsturen op uw maat.
InTouch biedt als e-commerce
tool de volgende voordelen:
van die dag en u vindt de leveringstermijnen van uw openstaande orders, ook
al werden ze niet via InTouch geplaatst.
• Snel en efficiënt zoeken & vinden
• Gepersonaliseerde prijzen:
InTouch toont steeds uw beste prijs,
rekening houdend met promoties/
aanbiedingen en de persoonlijke
kortingen die Tech Data u aanbiedt.
Check online en u bent altijd verzekerd
van actuele prijzen en levertijden.
• Online voorraad en prijzen:
De prijzen en voorraadgegevens worden steeds bijgewerkt en zijn op ieder
moment van de dag op te vragen.
• Online elektronisch bestellen:
Creëer een virtuele winkelwagen en
doe eenvoudig uw ‘boodschappen’.
Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen elektronisch bestellen. De InTouch
administrator van uw bedrijf kan u
hiervoor rechten toekennen.
• Opvolging van uw bestellingen:
Om just-in-time te kunnen leveren bij
uw klanten, is een goede planning
noodzakelijk.
Met InTouch kunt u de leveringstermijn
van de door u bestelde, maar nog niet
geleverde producten controleren.
Klik op ‘Order Management’ om een
overzicht te zien van de InTouch orders
• Purchase administration:
Gebruikers die geen bestelrechten
hebben, kunnen in InTouch toch reeds
de bestelling voorbereiden en die naar
de administrator doorsturen.
Als de administrator inlogt op InTouch
wordt hij daarvan op de hoogte gebracht en kan hij de bestelling goedkeuren en verzenden.
• Memo/reminder:
Het product is niet meer in stock en u
wilt op de hoogte gebracht worden als
het terug in voorraad is? Geen probleem! Ga naar product details en klik
op Notify Me; zodra het product terug
in stock is, brengt InTouch u op de
hoogte via mail.
• Add to favorites:
Voeg producten toe aan uw favoriete
lijst. Zo kunt u dagelijks gemakkelijk
nagaan of de producten nog in stock
zijn en wat uw persoonlijke prijs is.
Verdwijnt een product na verloop van
tijd uit de catalogus, dan wordt dat
aangegeven in de lijst.
• 24/7 bereikbaar en functioneel.
Download van productcatalogus en overheidskosten
Tech Data stelt u heel wat interessante
bestanden ter beschikking die u kunt
gebruiken om uw eigen ERP-pakket
up-to-date te houden of om uw webshop te onderhouden. (Voorwaarde:
jaaromzet van >100K)
Het exacte adres kunt u verkrijgen door
een verzoek per mail te sturen naar
[email protected] met vermelding
van uw klantennummer.
2. E-mail & fax bestellingen
U kunt ook u uw eigen bestelformulieren mailen naar onze commerciële
dienst. De rechtstreekse contactgegevens van uw contactpersoon op onze
commerciële dienst kunt u consulteren
op de www.techdata.be onder ‘my
sales contacts’.
Zij kunnen u alternatieve producten
voorstellen indien een bepaald product
dat u besteld heeft door de fabrikant
niet meer geleverd of tijdig geleverd
kan worden. U kunt er uiteraard ook
terecht met al uw Tech Data vragen.
Telefonisch op werkdagen tussen
8u30 en 17u30 te bereiken
Algemeen: Tel: +32(0)2/583.83.11
TD Maverick: +32(0)2/583.89.59
TD Azlan: Tel: +32(0)2/583.83.11
TD Datech: Tel: +32(0)3/641.90.77
Tech Data Mobile: Tel: +32(0)3/610.32.00
(bereikbaar tussen 8u30 en 16u45)
License Desk: Tel: +32(0)2/583.89.70
Om bestellingen snel en correct te
verwerken, hebben wij de volgende
informatie van u nodig:
• uw bestelreferentie
• artikelnummer van Tech Data
• origineel partnummer van de
fabrikant
• productomschrijving
• taal
• aantal & prijs
• leveringsadres
• gewenste leveringsdatum
Kunt u uw bestelling
annuleren?
Bestellingen kunnen in geen geval
geannuleerd worden zonder expliciete
schriftelijke goedkeuring van Tech Data.
Elke bestelling wordt aanzien als bindend. Neem contact op met uw commerciële contactpersoon voor verdere
informatie.
ASD (After Sales Department): Tel:
+32(0)53/73.77.69
Bestellen bij Tech Data
td.Activate Here
Extra service/tools - E-business services
Electronic Software Distribution (ESD)
1. Licensing made easy
Onze License On Line tool is de snelste
manier om alle up-to-date informatie
over licenties terug te vinden.
Een succesvolle verkoop van licenties
staat of valt met de kennis van de
achterliggende licentieprogramma’s
met al hun specifieke kenmerken. Onze
Licentiespecialisten van de License Desk
kunnen u helpen bij uw licentievragen
en kunnen u begeleiden bij de specifieke aanpak van licenties. Bovendien kan
u uw licentieorders elektronisch bestellen via de License On Line tool. Als het
ware onze InTouch voor licenties.
Wist u dat de License-on-Line-tool:
• U een uitgebreide lijst van vendor programma’s en vendors ter
beschikking stelt waaruit u
licenties kunt aankopen?
• Ook tweede en derdejaars
bestellingen van Microsoft Open Value ondersteunt?
• Ook speciale prijszetting (special bids) en promoties ondersteunt?
• Ook automatisch alle verlengings
mogelijkheden toont, inclusief die van Microsoft Open Value?
U kunt immers meer omzet genereren met
de verlenging van softwarelicenties dankzij
de automatische berichtgeving van verlengingsmogelijkheden, offertes met gegevens
van eindklanten en een overzicht van de
contractnummers.
Voor meer info over de unieke licentiediensten van Tech Data (bijvoorbeeld hulp bij
opmaak offertes, nakijken orders) kunt u
terecht bij onze licentiespecialisten van de
License Desk.
Onze collega’s van de License Desk zijn
immers gecertificeerd voor alle vendorprogramma’s, dus zijn u graag van dienst.
Meer informatie?
Sales: [email protected]
LOL Guide is te downloaden via td.blog
www.techdata.be/tdblog
2. Klaar voor de toekomst
met td.Activate-Here
Tech Data stelt u een toekomst gerichte
business approach voor rond de nieuwe
technologie van ESD (Electronic Software Distribution). Deze innovatieve
service van Tech Data heet td.ActivateHere en maakt het u eenvoudiger om
de best verkopende softwareproducten
aan te bieden aan uw klanten.
Hoe werkt het?
De meest verkochte softwareproducten
zullen via InTouch ook verkrijgbaar zijn
in de vorm van een activatiesleutel.
Zodra uw bestelling verwerkt is,
ontvangt uw klant onmiddellijk zijn
of haar activatiecode per e-mail. De
gebruiker hoeft dan enkel nog naar
www.activate-here.com te surfen om
aan de hand van de verstrekte code de
software te downloaden. Of om die
later opnieuw te installeren, de licentiesleutel wordt immers opgeslagen via de
Activate-Here website.
Met td.Activate-Here kunt u:
• Uw kosten aanzienlijk drukken:
U hoeft geen verpakte producten
(dozen) meer te bestellen, te laten
leveren of op voorraad te nemen.
U betaalt dus geen transportkosten
meer en hoeft geen opslagruimte te
voorzien.
3. Bad Box
Producten in perfecte staat voor een
speciale prijs. Producten waarvan de
verpakkingen licht beschadigd zijn
worden gecontroleerd in ons logistiek
centrumt. Deze nieuwe producten met
enkel een beschadigde verpakking, bieden we u tegen een verlaagde prijs!
• Uw attach rate en winstmarges verhogen: Verkoop elektronische activatiecodes makkelijk samen
met PC’s, laptops en tablets. U kunt
bovendien softwareproducten voorstellen die 100% beschikbaar zijn!
• Een concurrentievoordeel krijgen: U
biedt uw klanten immers een snellere,
veilige, milieuvriendelijke en handige
oplossing die 24 uur per dag beschikbaar is.
Reken maar uit hoeveel voordeel u dit
kan opleveren.
Hoe Software Activation Keys (ESD) bestellen? Heel eenvoudig via InTouch. Te
herkennen aan het onderstaande logo
in InTouch.
Uw voordelen:
• Producten zijn nagekeken en
in perfecte staat bevonden
• Producten genieten nog de volledige leveranciersgarantie
• Elke ochtend kunt u de nieuwe lijst met Bad Box-producten en prijzen raadplegen op de Tech Data website
• Dagelijks wordt deze lijst aangepast met de actuele Bad-Box stocksituatie.
• Kopen tegen een lage prijs.
Prijzen blijven een week geldig
Vragen? Neem contact op met onze salesdesk of stuur een E-mail naar:
[email protected].
TIP: Kijk regelmatig in onze Bad- Boxwinkel en check dagelijks onze actuele stocksituatie. Reageer snel, want op is op!
BELANGRIJK: Voor de Bad Box-
orders gelden specifieke verkoop-
voorwaarden. Deze vindt u terug
op de Bad Box-website.
Leveringen @ Tech Data:
Leveringen @ Tech Data:
Goed om te weten
Vervolg
1. Leveringsvoorwaarden
Standaardleveringen (excl dropshipments) worden aan het door de reseller opgegeven leveringsadres binnen
Benelux geleverd. Tech Data rekent voor
elk standaardorder een forfaitair bedrag
aan voor transportkosten, ongeacht de
omvang van uw bestelling. U vindt een
overzicht van de actuele tarieven op de
website bij de info over leveringen.
• Alle producten in voorraad worden in
principe binnen 24 uren na de aan-
vaarding van de bestelling geleverd tussen 8.00 en 18.00 uur.
Aanvaarde bestellingen ontvangen door Tech Data vóór 18.00 worden
in principe de volgende dag in
Belux geleverd.
• Alle door Tech Data geleverde
producten blijven haar eigendom, totdat de volledige verkoopprijs met eventueel bijkomende lasten is
voldaan.
• In geval van leveringen naar het
buitenland dienen deze te gebeuren
door erkende transporteurs van
Tech Data. We verwijzen ook naar
de algemene Tech Data verkoops-
voorwaarden voor bijvoorbeeld de specifieke voorwaarden rond export controle
2.Documenten die de
zending begeleiden
Het document dat de transporteur u zal
voorleggen om te tekenen, kan verschillen afhankelijk van de transportfirma:
• CMR of vervoersdocument
• Op aanvraag van de klant kan er ook • Rittenformulier
• Handterminal
gebruik gemaakt worden van een
• Vrachtbrief
extra logistieke dienst (bijv voor• De leveringsnota van Tech Data
middaglevering, express-dienst,...)
bestemd voor de inhoudelijke
De extra kosten worden in dit geval controle bevat de lijst van producten door gefactureerd aan de reseller.
die van een gegeven bestelling
• Tech Data verbindt zich ertoe alles in worden geleverd. Voor ieder
het werk te stellen om de producten, order dat wordt uitgeleverd, wordt die op het ogenblik van de bestelling een leveringsnota geprint.
De leveringsnota wordt in één van niet voorradig zijn, zo snel mogelijk de colli van het order bevestigd en te leveren.
kan gebruikt worden om de levering Tech Data is evenwel in geen enkel te controleren op inhoud (zie onze geval aansprakelijk indien de voor-
richtlijnen rond goederen-ontvangst.
opgestelde leveringstermijn niet wordt gehaald. Alle leveringsterVolgende informatie is terug te
mijnen zijn slechts indicatief en vinden op de leveringsnota:
geenszins bindend voor Tech Data.
• Leveringsadres.
• Naam en adres van de klant die
het order heeft geplaatst. Dit kan verschillen van het afleveradres.
• Uw klantnummer bij Tech Data.
• De orderreferentie bij Tech Data.
• Uw orderreferentie.
• Naam transporteur en leverings-
voorwaarden.
• E.v.t. de eindgebruikersreferentie.
• Er is ook een vrij tekstveld waar u extra info kan laten meesturen met de documenten.
• Leveringsnotanummer en datum.
• Totaal gewicht van de zending.
• Het artikelnummer, partnummer, hoeveelheid en gewicht van de producten die worden geleverd
met de leveringsbon.
• EAN code en eventuele serienummers (ook in barcode).
• Intrastatcode (Commodity Code)
en land van oorsprong.
• Onder bepaalde voorwaarden kan u ook uw eigen productcodes mee laten sturen.
• Het facturatieadres
TIP: Als u dus goederen wil laten
leveren binnen Europa, dan kunt
u voor een offerte van de transportkosten terecht bij uw sales contact
voor een offerte op maat.
3.Richtlijnen
goederenoverdracht
Wanneer een chauffeur van een
transportfirma zich aanmeldt met een
levering van Tech Data, wat zijn dan
eigenlijk uw rechten én plichten? Want
hoe zit het nu weer met de handtekening? Waar moet die precies geplaatst
worden? Hoe kunt u op een correcte
manier controleren of een levering volledig is? Wat moet u doen bij zichtbare
schade?
Hieronder vindt u alle richtlijnen omtrent goederenoverdracht.
Het document dat de transporteur u zal
voorleggen om te tekenen, kan verschillen afhankelijk van de transportfirma.
Maar of het nu een vervoersdocument
(of CMR-document), een rittenformulier, een vrachtbrief voor een expresslevering of een handterminal (PDA)
is, één ding hebben ze gemeen: de
handtekening die u plaatst, is op legaal
vlak bindend. Dit betekent dat zodra
het document getekend is, ù, of beter
ùw firma, zich onbetwistbaar akkoord
verklaart met de ontvangst van de goederen, in de staat dat ze zich bevinden.
Voor u dus een ‘handtekening’ plaatst
op welk vervoerdocument ook, is het
belangrijk dat u de levering eerst op een
aantal basiszaken controleert:
1 Check op het vervoersdocument of
de terminal of het aantal geleverde pakketten klopt. De eenheden hiervan zijn
dozen (colli) of palletten in zwarte folie,
of een combinatie van beide.
Opmerking: Er kunnen ook palletten
geleverd worden in doorzichtige folie.
Deze zijn samengesteld door de vervoerder en hiervan moeten de indivi-
duele colli worden geteld en gecontroleerd op schade. De palletten in zwarte
folie zijn zo vertrokken uit het logistieke
centrum van Tech Data en moeten dus
aanzien worden als 1 pallet.
Vragen?
Vragen kunt u via e-mailen richten aan:
[email protected]. Ook kunt u bellen
naar het ASD nummer:
+32 (0)53/73.77.69
2 Kijk ook na of de unieke ‘parcel numbers’ (pakket referentienummers) van
de vervoersdocumenten, indien vermeld, overeenstemmen met de referenties op de Tech Data labels die op elke
afzonderlijke collo of pallet bevestigd
zijn.
Indien u het vervoersdocument tekent,
eventueel met opmerkingen over mogelijke afwijkingen, dan verzoeken wij de
volgende gegevens correct en volledig
in te vullen:
•handtekening
• naam
• firmanaam (e.v.t. ook firmastempel)
• datum
• tijdstip van ontvangst
3 Controleer tot slot ook alle parcels op
‘zichtbare schade’. Wanneer de dozen
of palletten beschadigd zouden zijn
door vervoer, vermeld dit zeker ook
duidelijk op het vervoersdocument.
Zo kunnen wij, als Tech Data, ervoor
zorgen dat dit met de transportfirma
correct afgehandeld wordt en dat de
schade vergoed wordt door de transporteur.
Zodra er afwijkingen vastgesteld worden m.b.t. punt 1 t/m 3 moet dit steeds
zo specifiek mogelijk vermeld worden
op het betreffende vervoersdocument.
Op deze manier worden nodeloze discussies vermeden.
Vb. van opmerking:
• “collo 123123 is beschadigd”
• “collo 123123 is niet aanwezig”
De afwijkingen dient u steeds binnen
24 uur te melden aan ons ‘After Sales
Department’. Deze meldingen kunnen
ook gebeuren via de ASM-tool. Meer
info over de procedure van leveringsproblemen in ASM vindt u terug op
pag. 24
Opmerking: De transporteur is niet
verplicht om te wachten wanneer u de
inhoud van de colli checkt. Eventuele
afwijkingen van de inhoud van de colli
kunt u aan Tech Data aantonen aan de
hand van de Tech Data leveringsnota.
Net als wanneer u bij het uitladen van
de goederen zou merken dat niet de
verpakking, maar de inhoud van de
colli beschadigd is.
Wat doet u in dit geval? Afwijkingen
van de inhoud van de colli als bijvoorbeeld ‘verborgen schade’ kunt u tot
7 kalenderdagen na de goederenontvangst melden aan ons After Sales
Department’. Deze meldingen kunnen
ook gebeuren via de ASM-Tool.
Meer info over de procedure van leveringsproblemen in ASM vindt u terug
op pag 24.
Tip: Neem duidelijke foto’s van de
schade. Zo kan uw dossier sneller
en zonder betwisting afgehandeld
worden.
Leveringen @ Tech Data:
Vervolg
4.Richtlijnen voor
weigeren van zendingen
• Aangeboden leveringen kunnen
alleen geweigerd worden indien parcels zware schade hebben
opgelopen tijdens het transport
of indien de zending niet voor u bestemd is. In dergelijke gevallen wordt de factuur gecrediteerd.
• Indien u de in ontvangst name van
de levering door de transporteur
weigert, komen de producten onder voorbehoud van alle rechten van partijen, terug naar het magazijn
van Tech Data. Daar zal nagegaan worden waarom een bepaalde zending geweigerd werd op basis
van wat u vermeld heeft op het afleveringsbewijs of op de hand-
terminal van de vervoerder.
• Indien na onderzoek van uw
melding op het afleveringsbewijs
of op de handterminal of van uw schriftelijke melding, blijkt dat u ten onrechte de goederen weigert,
verwittigt Tech Data u hiervan.
De factuur wordt dan gedeeltelijk
gecrediteerd, rekening houdend met dubbele transportkosten en
een restocking fee.
5. Opvolging van uw
bestelling via order
management in Intouch
Wordt uw bestelling op dit moment
verwerkt, is het onderweg of al geleverd? U kunt de status van uw orders
nauwgezet opvolgen via Order Management-tool op de InTouch webtool.
Een uitgebreide handleiding bij de tool
vindt u in de rubriek Frequently Asked
Questions in de linkerkolom van de
website.
6. U kan uw bestellingen ook afhalen in het Tech Data warehouse
Na ondertekening van het Customer
Pick-up service contract dat u op de
website vindt, kan u afhaalorders via InTouch of via de salesdesk bestellen. Uw
order wordt verwerkt en de administrator of contactpersoon binnen uw firma
voor deze service ontvangt automatisch
via mail of sms een unieke afhaalcode,
gelinkt aan uw bestelling. U kunt dan
uw order komen ophalen aan de Tech
Data ophaalbalie in Aalst tijdens de
openingsuren.
Wat zijn de voordelen voor u?
-Handig en snel: Plaats uw afhaalorder
via InTouch of via de salesdesk en de
contactpersoon voor de Pick-up Service wordt verwittigd via sms of mail
dat alles klaar staat. De perfecte oplossing voor een dringend order, voor
eenmanszaken die geen permanentie
kunnen voorzien, bedrijven uit Aalst of
omgeving enz.
-Veiligheid boven alles: Het enige dat
moet worden meegebracht naar ons
magazijn is de unieke afhaalcode uit
de sms of bevestigingsmail en een
identiteitskaart ter registratie. Dus
geen cash geld, of betaalkaart meebrengen: de betaling van afhaalorders
verloopt net zoals uw andere orders.
Hoe werkt het ?
U kan pas goederen komen ophalen in
Aalst wanneer uw firma geactiveerd is
voor de ‘customer pick-up service’. Hierbij kan uw administrator helpen, want
hij heeft als spilfiguur voor deze service
toegang tot de Pick-up service webpage
waar hij het addendum aan het InTouch
contract kan downloaden en de contactgegevens kan bevestigen.
Zodra we het contract ondertekend
hebben ontvangen (beide pagina’s) en
de contactgegevens bevestigd werden
door de admin op de webpagina, kan
alles opgeladen worden in ons systeem
en kunnen we de afhaaldienst voor uw
firma activeren. Dan kan u zelf verder
aan de slag en afhaalorders doorgeven!
Hoe?
-Bestel uw afhaalorder via InTouch of
via de salesdesk (vermeld het duidelijk
op uw fax of mail)
-Uw order wordt verwerkt en de contactpersoon binnen uw firma voor de
pick-up service ontvangt via sms en/
of per mail een unieke afhaalcode,
gelinkt aan uw bestelling.
BELANGRIJK: Omdat uw order
natuurlijk met de nodige zorg door
ons logistieke team moet kunnen verwerkt worden, plaatst u de
orders die u nog dezelfde dag wil
komen ophalen het best voor 11u ‘s
ochtends. Alle orders die na 11.30u
in ons systeem ingeboekt zijn, kunnen pas de volgende dag tussen
8u30 en 10u afgehaald worden.
-Hij/zij moet deze code meebrengen,
want deze code moet voorgelegd worden aan de security- en afhaalbalie.
-De ophaalorders moeten binnen de
3 werkdagen opgehaald worden aan
de Tech Data ophaalbalie tijdens de
openingsuren (8u30 tot 10u en van
15u tot 17u).
-U hoeft geen cash geld, of betaalkaart
mee te brengen. De betaling van uw
afhaalorders loopt net zoals uw andere orders.
• Er is aan de afhaalservice een adminkost verbonden. U vindt een overzicht
van het actuele tarief op de website bij
de info over leveringen.
•Deze service is enkel van toepassing
voor orders met facturatie-adres in
België.
Bij vragen hierover, check met uw sales
contact, of stuur een mailtje naar
[email protected]
7. Tech data logistieke
service
Tech Data biedt iedere klant een aantal standaard logistieke services aan, nl.:
• Next Day Delivery
• 48u Delivery
• Express Delivery
• Configuratie-orders
• Vip-Shipments
• Dropshipment naar eindklanten
• Private Labeling (Customized Delivery Documents)
Voor de laatste up-to-date beschrijving van
onze standaard services en de bijhorende tarieven, verwijzen we graag naar onze website
www.techdata.be.
Naast deze standaard services is er nog een
brede waaier aan gepersonaliseerde services
mogelijk met telkens specifieke condities en
voorwaarden. Hiervoor kan u contact opnemen met uw sales contact.
Belangrijk: Al onze leveringen zijn onderhevig aan de algemene Tech Data verkoopsvoorwaarden. Elke afwijking moet schriftelijk
gemeld en door
Tech Data uitdrukkelijk aangenomen
worden.
Voor de algemene verkoopsvoorwaarden
verwijzen we naar de website (www.techdata.
be), naar de Tech Data kaderovereenkomst en
naar de achterzijde van de Tech Data facturen.
Betalingen @ Tech Data:
Betalingen @ Tech Data:
Heldere mogelijkheden en voorwaarden
Vervolg
Tech Data biedt ook op het gebied van financiële relatie meer mogelijkheden en heldere voorwaarden.
Of het nu gaat om kredietfaciliteiten, iDeal mogelijkheden of onze handige financiële tool; er zijn altijd
passende mogelijkheden beschikbaar.
1. Betalingsvoorwaarden
De eerste 2 bestellingen worden steeds
geleverd tegen voorafbetaling. Na deze
3 bestellingen kan er eventueel overgeschakeld worden naar leveringen op
krediet. Dit laatste is afhankelijk van de
kredietlimiet die onze afdeling Credit
Control u kan toekennen (zonder daartoe verplicht te zijn), op basis van de
beschikbare financiële informatie.
Indien u op krediet wil bestellen
-uiteraard pas na de 2 eerste bestellingen- dient u contact op te nemen met
de afdeling Credit Control via email:
[email protected]
Standaard is ons betalingstermijn
15 dagen binnen de kredietlimiet. Dit
geldt uiteraard enkel voor klanten die
een kredietlimiet toegewezen krijgen.
2. Kredietlimiet
De kredietlimiet wordt continu geëvalueerd door de credit control afdeling, samen met onze kredietverzekeringsmaatschappij. Daarbij wordt zowel rekening
gehouden met de financiële rating van
uw firma, uw gerealiseerde omzet van
de laatste 12 maanden alsook met uw
betalingsgedrag. Hierbij is het dan ook
aangewezen ons uw laatste officiële
balansgegevens tijdig door te geven.
Indien uw kredietlimiet echter ontoereikend blijkt, heeft u nog steeds
mogelijke alternatieven qua betalingsvoorwaarden, namelijk:
• Vooruitbetaling, ideal, automatische incasso
• Eventueel betaling binnen 8 dagen (met eventueel cash discount)
• Betaling op termijn mits aanleveren van bankgarantie.
• Garantie van de holding
• Projectlimiet (in geval van groot project en kredietwaardige enduser kan een projectlimiet aangevraagd worden bij onze kredietverzekeraar)
Het respecteren van de betalingstermijn
is van essentieel belang om u de continuïteit van uw goederenstroom blijvend
te garanderen. Indien u de betalingstermijn onvoldoende respecteert, wordt
uw rekening tijdelijk op hold geplaatst,
waarbij we dan ook de allocatie van
de door u bestelde goederen niet meer
kunnen garanderen. Tech Data behoudt
eveneens te allen tijde het recht uw
kredietlijn en betalingstermijn deels of
volledig in te trekken wanneer blijkt dat
u de betalingstermijn niet altijd respecteert.
3.Account Information Online-tool
Account Information Online is een
financiële tool die Tech Data voor zijn
klanten ter beschikking stelt binnen
InTouch en die u de mogelijkheid biedt
om:
• Uw huidig kredietlimiet niveau te checken
• Een overzicht te bekijken van alle openstaande facturen én de
afdrukken van duplicaten van
facturen in PDF formaat te maken
(u kunt zoeken op factuur en
leveringsnummer - historiek van
3 maanden)
Belangrijk!
Het is van belang dat deze informatie
enkel zichtbaar is voor de administrator
van uw bedrijf én dit via In-Touch en
dat enkel hij/zij bijkomende ‘view’
rechten aan collega’s kan toekennen.
Vragen?
Heeft u praktische vragen in verband met de werking van deze tool, stel ze dan via onze Credit Control
afdeling. Voor alle andere vragen, kunt u onze InTouch-medewerkers, bereiken via [email protected].
4. E-Invoicing
We bieden u sinds 2005 de mogelijkheid om uw facturen elektronisch te
ontvangen via het e-Invoicing platform
van onze partner Basware.
Dit biedt u volgende voordelen:
• Tijdswinst: een papieren factuur ontvangen, neemt gemiddeld
26 min. in beslag, een elektronische
slechts 3 min. Heel wat handelingen vallen immers weg, zoals kopiëren, alfabetisch klasseren, ...
• Plaatswinst: dankzij elektronische archivering
• Gerichtheid: Facturen komen bij de juiste persoon terecht. U kunt deze ook gemakkelijk inschakelen in een intern workflowsysteem (vb om een akkoord te krijgen)
• Snelheid: Factuur wordt sneller
afgeleverd (waardoor u bvb kan genieten van een betalingskorting
bij sneller betalen)
• Eenvormigheid: Factuur wordt
aangeleverd in een standaard
formaat, handig voor alle leveranciers die werken met hetzelfde Baseware platform
• Veiligheid: U kunt veilig archiveren
• Gratis
• Archivering:
• Kan door uzelf gedaan worden
• Kan online gedaan worden
Dankzij de tijdswinst, kostenefficiëntie
en snelheid van deze financiële dienst
op maat kunt u comfortabel business
doen.
Mogelijkheden:
- CertiONE Bizmail: via mail verwittiging van factuur. Deze kan in pdf of
XML opgehaald worden op mailserver.
- Bizzconnect: integratie van facturen
in uw boekhoudsysteem en dit in uw
eigen formaat (vb EDI )
Geinteresseerd?
Bent u al geregistreerd bij Baseware,
doe dan enkel een Opt-in voor Tech
Data als nieuwe e-invoice provider.
Bent u nog niet geregistreerd, dan kunt
u inschrijven via www.baseware.be
Voor praktische vragen ivm e-invoicing
bij Tech Data kan u steeds terecht via
[email protected].
Als u de overstap naar het volledige
e-invoicingspakket via Basware (voorlopig nog) niet wenst te maken, geen
probleem, dan hebben we 2 nieuwe
financiële oplossingen voor u!
NIEUW
Het Tech Data credit control-team gaat
een stapje verder in zijn financiële
dienstverlening en biedt u deze 2 extra
services:
U kan voortaan uw Tech Data facturen
via pdf ontvangen op het mailadres van
uw keuze
En we bieden u ook de mogelijkheid
om betalingsherinneringen via mail te
ontvangen
Ziet u hier de voordelen voor uw firma
van in? Lijkt het iets voor u?
Het enige dat u hoeft te doen, is ons
uw mailadres te bezorgen zodat de
herinneringen en/of facturen naar het
juiste mailadres kunnen verstuurd worden. Dat is alles.
Bespaar met Tech Data tijd en geld en
krijg meer inzicht en controle in uw
facturatiebusiness!
Het Tech Data credit control-team gaat
een stapje verder in zijn financiële
dienstverlening.
Vragen?
Stel ze aan uw account manager en/
of aan uw credit control verantwoordelijke. [email protected]
5. Bankwaarborg
Een bankwaarborg is een document
waarbij de bank zich garant stelt en dat
door de bank zelf wordt opgemaakt.
Het bedrag van de bankwaarborg
(tijdelijk of onbeperkt in tijd) wordt dan
integraal bij de kredietlimiet geteld.
Concreet betekent dit dat Tech Data extra kredietlimiet toestaat als een reseller
van zijn bank een tijdelijke of onbeperkte bankwaarborg kan voorleggen. Dit is
dus interessant voor resellers die geen
of ontoereikende kredietlimiet hebben
op het moment van een commerciële
transactie.
Meer info.
Voor meer informatie kunt u contact
opnemen met uw contactpersoon
binnen Credit Control of stuur een
E-mail naar [email protected]
Aftersales @ Tech Data:
Wat u moet weten
Tech Data heeft in InTouch een elektronische aftersales-tool ontwikkeld om uw retouren 24 uur per dag
aan te vragen en de status hiervan te volgen. De ASM-tool (After Sales Management); dé alles-in-één
after-sales tool binnen InTouch.
Commerciële terugzending
dagen: 30% extra kosten
- Na 90 dagen wordt uw aanvraag
geweigerd.
Wat?
Dit is een terugzending wegens een
foutieve bestelling: u hebt bijvoorbeeld
een verkeerd aantal of een verkeerd
product ontvangen.
Procedure
Vraag uw commerciële terugzending
aan via de ASM-tool zoals u in deze
gids kan terugvinden. Nadat u via mail
uw terugzendingsnummer hebt ontvangen, wordt u gecontacteerd door onze
After Sales afdeling die een afspraak
met u maakt voor de ophaling van de
goederen.
Voorwaarden
• verkeerde inboeking/levering door
Tech Data
- geen verwerkingskosten
- aanmelden binnen de 90 dagen na
factuurdatum
- Enkel goederen in perfecte staat (geen
artikelschade) worden teruggenomen
- Goederen met enkel doosschade of
waarvan de doos werd geopend, maar
niet beschadigd is (open/broken seal),
worden teruggenomen mits 40% kosten op de gefactureerde waarde (met
een min. van 55 euro)
Technische terugzending
Wat?
Dit is een terugzending wegens een defect product of DOA (Dead On Arrival).
- Wanneer uw aanvraag binnen de 10
dagen na factuurdatum gemeld wordt,
worden er geen extra kosten aangerekend.
- Van 11 dagen na factuurdatum tot 30
dagen : 10% extra kosten
- Van 31 dagen na factuurdatum tot 60
dagen:
20 % extra kosten
- Van 61 dagen na factuurdatum tot 90
Uw voordelen:
• Online tool is 24 uur per dag oproepbaar en van dienst
• Gebruiksvriendelijk en snelle verwerking en opvolging
• verkeerde bestelling door de klant
- 55 euro verwerkingskosten per dossier
- Enkel goederen in perfecte staat (geen
artikelschade) worden teruggenomen
- Goederen met enkel doosschade of
waarvan de doos werd geopend, maar
niet beschadigd is (open/broken seal),
worden teruggenomen mits 40% kosten op de gefactureerde waarde (met
een min. van 55 euro)
• Tool binnen uw vertrouwde InTouch website
• Verschillende zoekcriteria mogelijk
• U kunt de verwerkingstatus online volgen
Procedure
Afhankelijk van de garantieprocedure
die de fabrikant hanteert en dus ook
aan Tech Data oplegt, wordt uw terugzending afgehandeld door Tech Data of
rechtstreeks door de fabrikant.
Tip: Een overzicht van alle procedures vindt u terug in onze ‘controlelijst
met garantieprocedures’ of ‘Warranty
checker’ in het hoofdmenu van de ASM
tool. U kan hier de procedures raadplegen op bijvoorbeeld vendorniveau of
artikelniveau.
Wanneer de garantieprocedure via
Tech Data verloopt, kan u uw DOA of
technische terugzending aanvragen via
de ASM-tool (via de knop ‘Do you need
to return a defective product?’)
Nadat u via mail uw terugzendingsnummer hebt ontvangen, dient u de goederen zelf binnen de 14 werkdagen terug
te sturen naar Tech Data bvba (Logistiek
centrum tav RMA afdeling – Tragel 47B-9300 Aalst).
Na 14 werkdagen vervalt uw retournummer onvoorwaardelijk. Indien
de goederen toch na deze termijn
aankomen bij Tech Data, worden ze
geweigerd en naar u teruggezonden.
Dit geldt natuurlijk ook wanneer de
goederen niet conform de aanvraag
zijn, zowel wat betreft de staat als de
compleetheid.
Voorwaarde
Enkel aanvragen met een waarde boven
55 euro worden aanvaard.
Leveringsproblemen
Leveringsproblemen als bijvoorbeeld
ontbrekende of beschadigde goederen
kunnen ook via de ASM tool worden
gemeld. (via de knop ‘Are you missing
a product from your delivery?’ of via ‘In
your delivery, do you have damaged,
mis-picked, overship?’)
Belangrijk: Zorg er wel voor dat u bij
ontvangst van de goederen al melding
van maakt van beschadigde of ontbre-
kende producten. Vermeld dit dus zeker
al meteen op het vervoerdocument
dat u (elektronisch) tekent. Zo kan uw
aanvraag sneller verwerkt worden.
Opgelet:
U dient altijd zelf een nieuwe bestelling
te plaatsen voor de juiste goederen!
Als u vragen hierover hebt, dan kan u
mailen naar [email protected] en vermeld duidelijk al uw retourgegevens.
Status van uw commerciële retour?
De status van uw retour kunt u bovendien online opvolgen via de ASM-tool,
wanneer de aanvraag is goedgekeurd
en Tech Data de goederen ontvangen
heeft, tot tijdstip wanneer een creditnota wordt opgemaakt.
Zo bent u altijd op de hoogte van de
status van uw Retouren.
Ga naar de ASM tool op de Tech Data
InTouch website en druk op de knop
‘Your Queries and their status’.
We lichten er een voorbeeld uit:
Hoe kan u een commerciële terugzending
aanvragen?
STAP 1
Selecteer de knop “Do you wish to return a product you ordered incorrectly?”.
STAP 3
Selecteer de goederen die u wil terugzenden
en klik op ‘continue’.
TIP: Als u adhv deze factuur vroeger al aanvragen voor terugzendingen gedaan hebt,
dan kan u dit ook terugvinden in dit scherm.
STAP 2
Vul de referentie van uw aankoopfactuur
in en klik op “find invoice”.
STAP 4
Voeg uw eigen referentie of bijlagen toe aan
de terugzending en selecteer de specifieke
reden van terugzending.
TIP: Of zoek ze op op basis van deze
zoekcriteria: leveringsbonnummer, uw
eigen leveringsnummer of referentie,
serienummer.
STAP 5
Geef de staat van de goederen en het
juiste aantal door.
Een woordje uitleg:
•Perfect Condition = doos en product in
perfecte, ongeopende staat
•Box damage = de doos is beschadigd,
maar product niet
•Open/Broken seal = de doos is geopend,
maar niet beschadigd (inhoud is intact)
•Product damaged = het product is beschadigd
STAP 6
Vul, indien gewenst, extra commentaar
of ondersteunende documenten of bijlagen toe en klik op ‘continue’.
STAP 7
Vul uw contactgegevens volledig aan.
After Sales
Support
Tel. ASD:
+32 (0) 53/73.73.77.69
E-Mail: [email protected]
(ASD = After Sales Department)
Graag tot uw dienst!
Samen maken we het verschil in business
Onze gegevens
Adres hoofdkantoor: Assesteenweg 117/1 – B-1740 Ternat
Tel: +32(0)2/583.83.11
Logistiek centrum: Tragel 47 – B-9300 Aalst
Tel: +32(0)53/73.78.11
Kantoor TD Datech en Tech Data Mobile: Atlantic House Noorderlaan 147
– B-2030 Antwerpen
Telefonisch op werkdagen tussen 8u30 en 17u30 te bereiken
Algemeen: Tel: +32(0)2/583.83.11
TD Maverick: +32(0)2/583.89.59
TD Azlan: Tel: +32(0)2/583.83.11
TD Datech: Tel: +32(0)3/641.90.77
Tech Data Mobile: Tel: +32(0)3/610.32.00 (bereikbaar tussen 8u30 en
16u45)
License Desk: Tel: +32(0)2/583.89.70
ASD (After Sales Department): Tel: +32(0)53/73.77.69
www.techdata.be
[email protected]
btw-nummer: BE 0438.282.424
Bankgegevens:
Citibank
IBAN: BE52570128345509
BIC: CITIBEBX
The Difference in Distribution