Algemeen communicatieplan AVR juni 2014

Algemeen communicatieplan AVR
juni 2014
Dit algemene communicatieplan heeft een tweeledige functie. Het beschrijft enerzijds op abstract
niveau hoe de communicatielijnen lopen binnen AVR en welke middelen worden ingezet, sinds de
overname door Cheung Kong Infrastructure (CKI). Anderzijds geeft dit plan een doorkijk in de
ambities en verbeterpunten in het gebruik van communicatiestromen en -middelen.
Het plan is overkoepelend van toepassing op alle locaties van AVR-Afvalverwerking B.V.:
Professor Gerbrandyweg 10, Rozenburg (afkorting PGW);
Rivierweg 20, Duiven (afgekort DUV);
Isotopenweg 3, Utrecht (afgekort OSSU);
Keilezijweg 12, Rotterdam (afgekort OSSK);
Brielselaan 175, Rotterdam (afgekort OSSR);
Meteoorweg 65, Den Haag (afgekort OSSB).
1. Communicatie AVR vs CKI
Sinds de zomer van 2013 maakt AVR deel uit van de CKI-groep. Binnen deze groep vervult AVR een
zelfstandige rol, dwz: AVR wordt bestuurd door de Nederlandse directie, waarbij op cruciale punten
afstemming plaatsvindt met het moederbedrijf.
Voor communicatie betekent dit dat alle dagelijkse zaken door AVR zelf worden uitgevoerd.
Financiën, veiligheidsrapportages, issues of onderwerpen die van invloed kunnen zijn op de reputatie
van AVR of de CKI-groep, worden gedeeld of afgestemd met het moederbedrijf.
2. Managementvisie, missie
AVR heeft zich in de loop der tijd ontwikkeld tot Nederlands grootste afvalverwerker met afval- en
energiecentrales in Rozenburg en Duiven en overslagstations in Den Haag, Utrecht en Rotterdam. De
laatste jaren is daarbij een bijzondere ontwikkeling gaande. Dat je met het verbranden van
afval stroom kunt opwekken, was al langer bekend. Maar vandaag de dag zijn
vooral stoom en warmte waardevolle producten van het verbrandingsproces. AVR ziet als haar taak
om dankzij afvalverwerking duurzame energie aan industrie en duizenden huishoudens in de
omliggende regio’s te leveren. Hierbij streeft het naar een zogenaamd ‘zero-waste’ proces: zelfs de
restproducten van het verwerkingsproces worden volop benut en vinden hun weg als grondstof in de
wegenbouw en staalindustrie.
Het management van AVR heeft na de overname door Cheung Kong, de managementkoers
voortgezet. Wel zal deze koers de komende tijd worden aangescherpt. Hierbij geldt: transparantie
staat voorop en interne communicatie gaat voor externe communicatie.
3.1 Huidige interne communicatiemiddelen
Momenteel maakt AVR gebruik van de volgende communicatiemiddelen:
Interne nieuwsbrief.
Deze nieuwsbrief heeft een frequentie van 4x per jaar en wordt intern
opgesteld. De nieuwsbrief omvat berichten over nieuwe contracten,
nieuwe producten, maar ook informatie over medewerkers, in/uit dienst,
Arbo en SHEQ-gerelateerde onderwerpen. De nieuwsbrief wordt digitaal
verspreid naar alle medewerkers met een e-mail adres, en uitgeprint voor
de diverse prikborden.
Narrow Casting
AVR beschikt over Narrow Casting - beeldschermen op cruciale plaatsen op
de werkvloer, in de kantine en in de kantoren van de diverse AVR-locaties.
Berichtgeving is up-to-date en het is een snel en praktisch middel om
iedereen te bereiken.
Mail to all
In uitzonderingsgevallen wordt een mail-to-all verspreid. Dit betreft
informatie die urgent en/of belangrijk is om met iedereen te delen. De
attentiewaarde is hoog door de lage frequentie.
Overige interne
Informatie die heel specifiek bedoeld is voor een bepaalde doelgroep
communicatiemiddelen wordt verspreid via o.a. werkoverleg, teammeetings, toolboxmeetings, of
via presentaties of persoonlijk contact.
3.2 Huidige externe communicatiemiddelen
Momenteel maakt AVR gebruik van de volgende communicatiemiddelen:
Website
www.avr.nl geeft informatie over de bedrijfsdoelstellingen en activiteiten. Daarnaast geeft het informatie over de diverse duurzame
projecten van AVR. De site trekt maandelijks … bezoekers. Voor de website
wordt een groei voorzien in de hoeveelheid beschikbare informatie.
Twitter
Recent is een twitter account aangemaakt. Deels om in te zetten voor een
accurate en snelle communicatie bij incidenten. Het groeiscenario voor de
toekomst is dat AVR twitter vaker inzet om korte nieuwsberichten te
communiceren naar belangstellende stakeholders.
Linkedin
De AVR account op www.linkedin.com heeft 1100 volgers, waarvan 340
medewerkers. Er zijn mogelijkheden om in de toekomst de account
actiever in te zetten voor HR-communicatie en communicatie met
commerciële relaties.
Media
Het middel media wordt ad hoc ingezet om bepaalde projecten toe te
lichten aan hetzij de omgeving (via lokale media) hetzij stakeholders uit de
branche (via vakmedia).
Het groeiscenario is dat AVR in de toekomst nauw contact opbouwt met
key journalisten en vaker pro-actief extern communiceert.
Overige externe
Informatie die heel specifiek bedoeld is voor een bepaalde doelgroep
communicatiemiddelen wordt verspreid via o.a. e-mail, via presentaties of persoonlijk contact.
4. Communicatiestromen per werkgebied
Hieronder volgt een beschrijving van de huidige communicatiestromen voor SHEQ, HR, Commercie
en de inzet van middelen.
Kwaliteitsafspraken & procedures SHEQ-communicatie:
- SHEQ verzorgt communicatie over kwaliteit, arbo en milieu via de genoemde
communicatiemiddelen, richting de genoemde doelgroepen.
- Doelstelling is dat alle up-to-date informatie over kwaliteit, arbo en milieu te allen tijde
beschikbaar is voor alle medewerkers en medewerkers van aannemers
- Wijzigingen worden zsm gecommuniceerd via de benoemde communicatiemiddelen
- Indien een persoonlijke toelichting gewenst is voor een bepaalde doelgroep, dan wordt dit
door SHEQ aanvullend georganiseerd.
Kwaliteitsafspraken & procedures HR-communicatie:
- HR verzorgt pro-actieve communicatie over cao en arbeidsomstandigheden gerelateerde
onderwerpen via de genoemde communicatiemiddelen, richting de genoemde doelgroepen.
- Doelstelling is dat alle up-to-date informatie over cao en arbo te allen tijde beschikbaar is
voor alle medewerkers en medewerkers van aannemers
- Wijzigingen worden zsm gecommuniceerd via de benoemde communicatiemiddelen
- Indien een persoonlijke toelichting gewenst is voor een bepaalde doelgroep, dan wordt dit
door HR aanvullend georganiseerd.
Kwaliteitsafspraken & procedures Commercie-communicatie:
- Commercie verzorgt transparante communicatie over producten, diensten en bijbehorende
tarieven via de genoemde communicatiemiddelen, richting de genoemde doelgroepen.
- Daarnaast verzorgt Commercie informatie over de diverse duurzame projecten van AVR
Doelstelling is dat AVR haar kennis over de markt, diensten en producten deelt met NGO’s, de
politiek, omwonenden en het publiek, om zo bij te dragen aan een transparante markt en
besluitvorming over ontwikkelingen te faciliteren.
Op niveau van het management team vindt afstemming plaats tussen de afdelingen onderling.
5. communicatie-ambities op het vlak van SHEQ, HR, Commercie en Management
Intern: AVR streeft ernaar om open en tijdig te communiceren over ontwikkelingen die van belang of
van toepassing zijn voor haar medewerkers en ingehuurde derden.
Extern: AVR streeft ernaar om een bijdrage te leveren aan transparantie in de markt en haar kennis
en ervaring beschikbaar te stellen voor stakeholders, om verdere ontwikkelingen en besluitvorming
te bevorderen. Dit doet AVR onder andere door bijdragen te leveren aan beleidsvorming bij het
ministerie Infrastructuur en Milieu.
6. Reactieve communicatie, hoe kan AVR worden bereikt?
Het algemene telefoonnummer 0181 – 275 275 is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar.
Op de website van AVR staan de overige contactmogelijkheden. Er is een algemeen mailadres:
[email protected]. En een apart mailadres en telefoonnummer voor vragen vanuit de media.
De vragen die binnenkomen worden ad hoc in behandeling genomen en intern doorgegeven aan de
juiste betrokkenen. Deze zorgen zelf voor een correcte afhandeling. Vragen en evt. klachten worden
niet centraal genoteerd en gemonitord, de lijnen zijn veelal kort en opkomende zaken worden direct
door de AVR-medewerkers opgepakt.
7. aanpak en budget
De communicatie aanpak, regie en het communicatiebudget (in- en extern) maakt onderdeel uit van
het commerciebudget. Verschillende communicatie dragers zijn in verantwoordelijkheid belegd bij
de lijnorganisatie en staf afdelingen (bv. HR, SHEQ)

Download Report