Notulen AVO 4 13:14

Notulen AVO 4
Datum:
Locatie:
Tijd:
8 mei 2014
Grand Café TimeOut
19.30 uur
Aanwezigen:
- Thomas den Daas (SSA)
- Lisette Kruit (SSA)
- Casper Andriessen (SSA)
- Jasper Staats (SSA)
- Wytske Marinus (SSA)
- Robbert Mos (Scopus)
- Mingus Pokomasse (Scopus)
- Remon Martens (HSE Faktor)
- Job Koerselman (HSE Faktor)
- Nina ten Hoor (KIC)
- Willemijn Engberts (KIC)
- Angela Enting (Villa ’96)
- Rogier de Vries (Villa ’96)
- André Pater (Homerus)
- Hanna Timmerman (Homerus)
- Esmee Krabbe (Ad Legem)
- Chantal Hardjo (Ad Legem)
- Dilèmin Yildiz (Equilibrium)
- Kirsten Goes (HSV)
- Rogier Koopmans (HSV)
- Bas Tetteroo (Mesacosa)
- Loes Karemaker (Ergasia)
- Tom Harkema (Ergasia)
- Ruben Vaartjes (HMV Actis)
- Ellen Mannaerts (HMV Actis)
- Anouk de Wolff (Facides Dione)
- Frank van der Heide (Facides Dione)
- Daan Schreuder (Linkit)
- Marloes Kaandorp (Archigenes)
- Robert Beumer (Hestia)
- Cilla Bartman (Gente)
- Christhy Fels (Gente)
1. Opening
Thomas, SSA:
2. Mededelingen
Thomas, SSA:
Welkom allemaal bij de laatste AVO van dit jaar. Top dat jullie met zoveel zijn
gekomen. Hierbij is de vergadering geopend.
Hebben jullie nog mededelingen? Moeten er mensen eerder weg of iets
dergelijks?
Er zijn geen mededelingen.
3. Vaststellen agenda
Thomas, SSA:
Er zijn verder agendapunten.
Hebben jullie nog punten voor op de agenda? Ik heb via de mail niets meer
gekregen.
4. HG-activiteitenfonds
Casper, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Casper, SSA:
Thomas, SSA:
Casper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Casper, SSA:
Mingus, Scopus:
Casper, SSA:
Mingus, Scopus:
Casper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Casper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Casper, SSA:
Dilèmin, Equilibrium:
Casper, SSA:
Mingus, Scopus:
Casper, Scopus:
Frank, Facides Dione:
Casper, SSA:
Lisette, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Casper, SSA:
Roos, Cura:
Thomas, SSA:
Roos, Cura:
Thomas, SSA:
Rogier, HSV:
Zoals jullie allemaal weten is het potje weer leeg. Ik heb jullie tussendoor
gemaild over dat er wat geld beschikbaar is gekomen. Er konden weer
nieuwe aanvragen worden gedaan, maar kort daarna was het alweer op. Er is
op een gegeven moment extra geld beschikbaar gekomen. Dit is nog geld van
vorig jaar. Ik heb onze administratie en die van de Hanze naast elkaar gelegd
en toen bleek dat de Hanze boekhoudkundig een fout hebben gemaakt.
Hierdoor hebben we alsnog extra geld gekregen. Toen konden er ook weer
extra aanvragen gedaan worden. Hebben jullie hier nog vragen over?
Ik zou dan wel graag willen weten wie er bij jullie in de KasCo zitten.
Dit is niet over het hoofd gezien. Ik heb aan het begin van het jaar al aan
gewerkt, maar de Hanze is zo’n logge organisatie, en die administratie is zo
groot dat het even duurde voordat dit terug is gevonden.
Jeroen Bosveld is onze KasCo.
Verder, op de vorige AVO hebben we het gehad over een soort van brief of
iets in die richten op te stellen voor de penningmeesters met
aandachtspunten. Deze heb ik al klaarliggen. Tegelijkertijd ben ik ook bezig
met het aanpassen van het HG-activiteitenfonds maar ik wacht nog op reactie
van de Hanze. Mocht deze klaar zijn, dan ontvangen jullie deze in de mail.
Wat wordt er dan veranderd ten opzichte van dit jaar?
De criteria worden wat duidelijker op papier gezet en jullie feedback wordt
meegenomen. Ook wordt er nog meer gefocust op het studie gerelateerde.
Dat de criteria duidelijker worden vastgelegd hebben we het de vorige keer
over gehad, wordt hier nog iets mee gedaan?
Dat zeg ik net, ik heb een soort van brief opgesteld met daarin de criteria.
Jullie feedback is hierin mee genomen.
En daar zitten de criteria ook in?
Ja.
Komt er een soort van feedback door de besturen?
Ik denk dat het het handigste is dat ik hem naar jullie stuur en dat jullie
opmerkingen plaatsen tijdens de overdracht.
Wordt er dan nog wel iets met de feedback gedaan?
Ja, daar wordt dan ook iets mee gedaan.
Wanneer verwacht je dit op te kunnen sturen? Je hebt het namelijk over
overdracht, maar hier beginnen we al snel mee.
Uiterlijk voor de zomervakantie.
Ik lees ook in de notulen van de vorige keer dat het HG activiteitenfonds nog
kan worden aangevuld, hebben jullie hier nog iets mee gedaan?
Klopt, hier hebben we ook nog naar gekeken, maar we hebben de pot niet
meer aan kunnen vullen. Het is namelijk heel lastig om dit zo aan te kunnen
vullen. Wij kunnen als SSA weinig bieden voor een externe partij.
Je zegt dat je er niets tegenover kan stellen, maar jullie hebben posters, de
nieuwsbrief en dat soort dingen, of mogen jullie daar niets op zetten.
Hier zouden wij wel iets op mogen zetten, maar dit is erg beperkt.
Stel dat het via de mail zal gaan, dan worden jullie nog meer gespamd, en dat
lijkt me ook niet gunstig.
Ik zou niet weten waarom het erg is om een extra mailtje te krijgen per week
en daardoor wel meer geld hebben om aan te vragen.
Onze mails moeten wel gelezen blijven.
Zet een logo op de nieuwsbrief. Probeer iets in die trant.
Ik vind het een goed idee, maar als je naar een groot bedrijf gaat, willen ze
meer dan alleen een nieuwsbrief logo.
Je hebt het contant over 1000en euro’s, maar 100 euro is ook goed.
De aanvragen komen verder dan 100 euro.
Het gaat hier om een nieuwsbrief en niet om een extra mail.
Thomas, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Thomas, SSA:
Casper, SSA:
Ruben, HMV Actis:
Casper, SSA:
Ruben, HMV Actis:
Casper, SSA:
Ruben, HMV Actis:
Casper, SSA:
Ruben, HMV Actis:
Casper, SSA:
Ruben, HMV Actis:
Casper, SSA:
Roos, Cura:
Nina, KIC:
Casper, SSA:
Bas:, Mesacosa:
Casper, SSA:
Jasper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Jasper, SSA:
Robbert, Scopus:
Klopt, maar wij kijken naar wat we de bedrijven kunnen bieden.
Maar het gaat wel om geld dat wij kunnen aanvragen.
We blijven hier naar kijken, maar hebben er tot op heden niet niets aan
kunnen doen.
Nog andere vragen over het HG-activiteitenfonds?
Stel je voor dat je een aanvraag doet, maar die aanvraag is niet groot genoeg
dat deze de aanvraag kan dekken. Kan ik dan ergens beroep op doen?
Bedoel je dan dat je een aanvraag doet van 500 euro en dat er nog maar 300
euro is dat je dan 300 euro krijgt?
Stel je vraagt 300 euro aan en het tekort is 500 euro, kun je dan 500 euro
krijgen?
Als er nog 500 euro in de pot zit dan kun je deze 500 euro krijgen. Het bedrag
wordt altijd gebaseerd op het tekort op de resultatenrekening. Alleen als het
HG-activiteitenfonds te weinig geld bevat is dit geen mogelijkheid. Wel
zouden we dan kunnen kijken wat een andere mogelijkheid zo kunnen zijn.
Het geld is alleen niet meer in het HG-activiteitenfonds, dus kan dat ook niet
meer worden uitgekeerd.
Heb je dan als indiener voorrang op de rest van de wachtlijst?
Hoe bedoel je dat precies?
Nou, stel dat je over 2 weken een aanvraag indient en over 3 weken iets
extra’s tekort komt bovenop het reeds bestaande tekort.
Is jou aanvraag eerder ingediend, dan kom je ook eerder in aanmerking voor
het geld.
Maar komt mijn tekort dan voor een andere aanvraag op de wachtrij of na een
aanvraag op de wachtrij.
Ja, deze situatie is nog niet voorgekomen, dus ik heb er nog geen ervaring
mee. Maar stel dat de situatie zo is dat je een groter tekort is dan dat er geld
is om weg te geven en er komt binnen een kort termijn nieuw geld
beschikbaar, dan moet dat wel mogelijk zijn.
Dus als ik het goed begrijp: mocht je een aanvraag hebben gedaan van 300
euro dan heb je recht op die 300 euro tenzij er meer geld beschikbaar is.
Ik zal nog even na te denken, maar jullie nieuwsbrief heeft een heel groot
bereik. Bij ons ligt hij op kantoor op tafel waar de actieve leden aan zitten en
die lezen deze. Zo zijn er genoeg verenigingen waarbij hij op tafel ligt waarbij
de actieve leden hem ook lezen.
We zullen het mee nemen en er nogmaals naar kijken.
Ik denk dat er veel meer mogelijk is dan een nieuwsbrief. Kijk verder, je hebt
een website, een jaarverslag, je hebt met de Word Actief allerlei activiteiten
waar je een naam aan kunt koppelen en geld vangen. Hierdoor kun je ook
weer veel geld ontvangen.
Hebben jullie nog meer van dit soort ideeën, zet dit dan op de mail. Ik denk
dat het niet zoveel zin heeft om ze nu allemaal op te gaan noemen. Ze mogen
allemaal naar [email protected].
Ik snap wat iedereen bedoelt, wij willen ook graag dat er veel geld bij komt.
Wel moeten we een beetje neutraal blijven. We moeten zelf ook kijken wat we
er zelf uit kunnen halen. Daarnaast hebben wij nog eigen werkzaamheden en
dan moeten we kiezen tussen de eigen werkzaamheden en het zoeken van
sponsoren. Neutraal blijven blijft hierbij aanwezig. We hebben liever dat de
Word Actief en de SSA naar voren stralen en niet alle logo’s.
Ja, ik zie dat het puntje Word Actief er ook op staat maar ik vraag me wel een
beetje af waarom hier 2 mensen zijn uitgestapt.
Dit zullen we inderdaad bij het puntje Word Actief bespreken.
Jasper gaf aan dat andere dingen voor gaan, maar naar mijn idee is een
extern persoon juist voor het naar binnen halen van het geld.
Casper, SSA:
Robbert, Scopus:
Thomas, SSA:
5. Profileringsfonds
Casper, SSA:
Bas, Mesacosa:
Casper, SSA:
6. Rondje verenigingen
Jasper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Roos, Cura:
Frank, Facides Dione:
Roos, Cura:
Thomas, SSA:
Roos, Cura:
De invulling van deze functie is bij ons heel anders. De extern is de voorzitter
van de Word Actief commissie. Hier gaat heel veel tijd in zitten. We gaan
kijken naar het binnen halen van geld, maar we zitten krap in onze tijd. We
proberen heel veel voor jullie te doen, maar dit kost allemaal tijd.
Is het dan een goed idee er een zesde persoon bij te halen en er zo meer tijd
bij te hebben?
Dat zou inderdaad een optie zijn, we gaan er naar kijken. Misschien is een
zesde persoon niet nodig maar kan het worden opgelost met het uitbreiden
van het takenpakket.
Ik wil jullie er aan herinneren gegevens te verzamelen van gegevens voor
deze map. Begin er op tijd mee. Het is veel werk en je raakt alles makkelijk
kwijt. Je hebt straks zomervakantie en dan kom je er niet meer aan toe. In
november hebben we de deadline voor deze map staan. Verder ben ik bezig
met het overzichtelijk maken van het profileringsfonds. Dit is niet meer voor
jullie van toepassing. De huidige documenten gelden voor jullie nog. Als
onderdeel van het vernieuwen van het fonds heb ik een nieuwe checklist
gemaakt. Deze is veel korter. Je mag de oude versie ook gebruiken, maar ik
stel voor dit niet te doen. Deze checklist komt op onze website en ik zal deze
naar jullie toe sturen.
Een tijdje geleden heb ik gevraagd of je ook een nieuwe checklist wil maken
voor gezelligheidsverengingen, heb je deze al af?
Nee nog niet. Ik ben hier allemaal mee bezig.
Het reguliere rondje. Dit keer wil ik het wel iets anders aanpakken. Hoe kijkt
iedereen terug op het afgelopen jaar. Wat heb je allemaal geleerd en waar
ben je tegen aan gelopen. Ook wil ik vragen hoe het gaat met de sollicitaties
voor het nieuwe bestuur.
Wij hebben een heel vruchtbaar jaar gehad, zoals beloofd op de consti’s. De
samenwerking was heel goed. Vanaf volgende week gaan we bezig met de
zoektocht naar een nieuw bestuur. We hebben wel een introductiecommissie
en dit is over het algemeen het nieuwe bestuur. Maandag gaan we bezig met
een facilitair congres en dit hebben we deels verplicht kunnen stellen voor de
eerstejaars en deels de tweedejaars. Dit hebben we gevraagd. Ook wil ik mee
geven dat je goed contact moet hebben met je instituut wil je dingen voor
elkaar kunnen krijgen. Dit scheelt heel veel. En ik denk dat dit bij iedereen
kan, er gaat een tijdje over heen, maar dan gaat het goed. Ook zetten we van
tevoren Facebookberichten uit.
Zou je mij willen laten weten hoe je dat doet?
Ja hoor.
Het gaat heel goed met het bestuur. We hebben de statuten laten wijzigen. Er
is door meerdere mensen naar gekeken en volgende week hebben de de
ALV. Ook hebben we een nieuwe kast gekregen en weer een printpas. Verder
hebben we nog een goede opkomst voor activiteiten. Verder hebben we gister
een informatieavond gehouden en daar waren 3 mensen geïnteresseerd. Ook
gaat er nog iemand door. Verder ben ik nog bezig met een
overdrachtsdocument.
Wie van jullie gaat nog een jaar door?
Daar kom je later dit jaar nog achter. Verder hebben we dit jaar heel veel
draaiboeken gespreven. Zo heb ik via het internet van de SSA een
overdrachtsdocument gevonden en deze heb ik ook gebruikt. We zijn nu
bezig met zaken archiveren.
Cilla, Gente:
Jasper, SSA:
Cilla, Gente:
Hanna, Homerus:
Jasper, SSA:
Hanna, Homerus:
Jasper, SSA:
Hanna, Homerus:
Dilèmin, Equilibrium:
Jasper, SSA:
Dilèmin, Equilibrium:
Daan, Linkit:
Jasper, SSA:
Daan, Linkit:
Rogier, HSV:
Jasper, SSA:
Rogier, HSV:
Rémon, HSE Faktor:
Jasper, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Jasper, SSA:
worden.
Rémon, HSE Faktor:
Jasper, SSA:
Met ons gaat het goed, maar we hebben er nog maar 3 maanden op zitten.
Het contact met de dean gaat ook goed. We gaan een buitenlandse reis
organiseren maar we hebben het lastig met het rondkrijgen van de
commissie.
Hebben jullie al contact gezocht met het instituut? Je kunt er namelijk
studiepunten voor krijgen en dat werkt. Als het contact goed is, zou dit geen
probleem hoeven te zijn.
Dat is wel een goed idee.
Wij zijn nog maar kort bezig maar de afgelopen periode is goed geweest. Veel
georganiseerd en veel opkomst. Er komen nog steeds nieuwe leden bij. We
zijn heel druk bezig met het introductiekamp. Straks gaan we op zoek naar
een nieuwe penningmeester en een nieuwe extern want die stoppen in
september.
Hoe gaat het met de stukken van vorig jaar?
We hebben af en toe nog wel dingen die we tegen komen en die moeten we
dan recht trekken.
Hoe werkt het met z’n zessen?
Heel goed. Mochten mensen het druk hebben dan kan iemand bijspringen.
We hebben het heel druk met de sollicitaties. We zoeken niet alleen naar een
capabel bestuur maar ook een bestuur dat goed bij elkaar past. Verder
hebben we nog Dauwpop. Alle verenigingen mogen mee, dus mocht je het
leuk vinden om mee te gaan, dan ben je van harte welkom.
Hebben jullie nog dingen die jullie willen verbeteren?
Wij zijn in ieder geval veel representatiever geworden.
We hebben een goed en zwaar jaar gehad. We zijn gaan er van uit dat wij nu
een goede basis hebben gelegd. Verder hebben we nu heel veel gesprekken
met mensen om ze meer informatie te geven over het bestuur. Met deze
gesprekken willen we ze informeren over een bestuursfunctie bij Linkit.
80 personen klinkt als een goed bereik.
Ja, dat is het ook!
Zoals jullie waarschijnlijk wel hebben gemerkt zijn de verkiezingen begonnen.
Ga alsjeblieft stemmen. Dit kan via stemhsv.nl. Wij hebben een steunfractie
opgericht en dan kunnen we meer zien wat er speelt voor de niet actieve
studenten. En we hebben een fractie van 8 mensen. We hebben dus een
heleboel capabele mensen.
Mijn complimenten voor het aantal mensen dat nog niet actief is geweest dat
jullie in de fractie hebben weten te krijgen.
We zijn daar ook heel erg blij mee. Ook het bestuur hebben we bijna rond.
We zijn nog op zoek naar invulling voor een 5e bestuurslid.
We hebben net de buitenlandse reis gehad en zijn met bijna 50 mensen naar
Krakau geweest. Ik heb nog wel een vraag, wanneer gaat het dean gesprek
plaatsvinden?
Deze is verplaatst naar 10 juni.
Maar dan hebben wij er nog niets aan.
We gaan evalueren en kijken wat er voor de volgende jaren verbeterd kan
Maar wat gaan jullie evalueren als er nog niets besproken is?
We gaan het hebben over hoe het afgelopen jaar is bevallen en wat er voor
de komende jaren kan worden verbeterd. We lopen er gewoon tegen aan dat
Thomas, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Thomas, SSA:
Dilèmin, Equilibrium:
Jasper, SSA:
Rémon:
Jasper, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Jasper, SSA:
Kirsten HSV:
Jasper, SSA:
Thomas, SSA:
Roos, Cura:
Jasper, SSA:
Roos, Cura:
Jasper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Jasper, SSA:
Roos, Cura:
Jasper, SSA:
Thomas, SSA:
Roos, Cura:
Thomas, SSA:
Roos, Cura:
Jasper, SSA:
Roos, Cura:
Thomas, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Wytske, SSA:
Lisette, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Thomas, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Thomas, SSA:
het gesprek vaak wordt verplaatst. We hebben het ook met Marian van Os het
er al over gehad dat het dit jaar veel te laat is.
Jullie dean is toch Gomachi?
Ja.
Daar hadden we vorig jaar ook veel gedoe mee. Ze zegt vaak af.
Ik weet hier helemaal niets van.
We hebben met alle deans een gesprek en aan de hand van de enquête
hebben we input voor de vergaderingen met de deans. We gaan dan kijken
wat er verbeterd moet worden. Veel verenigingen heb ik ook al rond.
Voor Gomachi heb je dus voor 3 verenigingen en gesprek?
Ja
Maar dan moet er toch iets aan worden gedaan? Het kan toch niet zo zijn dat
ze constant je afspraak afzegt?
Klopt, maar het wordt constant verplaatst. We hebben er nu weer spoed
achter gezet.
Waarom is het zo lastig om een gesprek te krijgen? Wij hebben binnen een
maand een gesprek.
Ik weet het ook niet. Wij zijn rond november/december hier al mee begonnen.
Van mijn voorganger Robert heb ik dit ook mee gekregen, maar het blijft
lastig.
We hebben het ook aan gekaart bij het CvB.
Wanneer is het gesprek met mijn dean en krijgen we daar een verslag van?
Ja, je krijgt een verslagje.
Heb je ook enig idee wanneer dit gesprek plaatsvindt?
Zo uit mijn hoofd, volgende week.
Je hebt een gesprek met de dean, maar je hebt geen input vanuit ons.
Jawel, ik kom langs en we hebben de enquête. Maar omdat de enquête al
best een tijd geleden is vraag ik jullie ook of er nog ontwikkelingen zijn.
Wat is de keuze om daar niet iemand van een bestuur bij te laten zijn?
Het is een ander gesprek.
Het is een heel eerlijk gesprek. Het kan zijn dat de dean minder eerlijk spreekt
met een bestuurslid aanwezig bij het gesprek.
Hoe weten jullie wat er bij ons speelt zonder insider te zijn?
Jullie hebben de enquête in kunnen vullen waarmee wij input hebben. Ook
komen we langs bij de vereniging voor input.
In wiens belang is dit dan?
Beide. Zowel voor jullie als voor de SSA. We willen jullie ondersteunen en de
studenten actief krijgen waar jullie ook weer profijt van hebben.
Misschiet moet je dan nog wel mee nemen dat mensen misschien geen
belang hebben in een gesprek tussen de SSA en de dean.
We spreken ieder jaar met de dean.
Van de week heb ik gebeld over het voorzieningenbeleid. Weten jullie hier al
meer over?
Ik heb Lisette hierover gevraagd.
Ik weet niet helemaal meer wat de vraag ook alweer was?
In het voorzieningen beleid staat dat verenigingen €800,- euro krijgen eens in
de vier jaar. Kunnen wij van dit geld zelf een computer aanschaffen? Het is
namelijk afhankelijk van het netwerk van de Hanze.
Je moet met de dean bespreken hoe jullie dit gaan aanpakken. Maar die €800
euro is voor een nieuwe computer van het instituut of voor het kopen van een
computer.
Het is dus helemaal afhankelijk van wat je met de dean afspreekt?
Ja.
Rémon, HSE Faktor:
Thomas, SSA:
Bas, Mesacosa:
Lisette, SSA:
Frank, Facides Dione:
Rémon, HSE Faktor:
Thomas, SSA:
Lisette, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
André, Homerus:
Jasper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Rogier, Villa:
Thomas, SSA:
Rogier, Villa:
Jasper, SSA:
Rogier, Villa:
Angela, Villa:
Wordt de dean dan met ingang van volgend jaar verplicht eens in de vier jaar
een nieuwe computer voor ons te kopen?
Het is wat je afspreekt met je dean.
Mogen wij de enquête ook ontvangen?
Natuurlijk mag dit!
Ik vind het heel raar dat je er problemen mee hebt, wij hebben een brief
gekregen dat de computers werden vervangen. Diezelfde week zijn ze
vervangen.
Nee, dat is iets anders, ik heb het over een computer die niet is aangesloten
op het Hanze netwerk.
Het is hetzelfde.
HSE Faktor heeft een eigen computer.
Klopt, wij willen graag een eigen computer.
Wij zitten een beetje met hetzelfde probleem en je geeft aan dat we dit
moeten bespreken met de dean. Hoe werkt dit dan als je geen dean meer
hebben?
Ga met de teamleider in gesprek.
Kun je dit dan aan iedereen laten weten?
Het gaat ook bij ons goed. Het is allemaal een beetje anders gelopen. We zijn
weer met z’n zessen.
Hoe gaat het met Coos?
Het gaat goed, aan de beterende kant. Hij heeft ook weer haar. En hij
vergaderd af en toe ook weer mee. Het heeft wel een beetje tijd gekost
voordat ik kon opstarten mar het gaat nu goed. Verder hebben we binnenkort
een netwerkborrel en hierbij komt het werkveld in contact met het de
studenten en andersom.
En hoe staat het met het nieuwe bestuur?
We hebben een nieuw curriculum en daardoor hebben we het wel een beetje
lastig. De eerstejaars gaan volgend jaar al stage lopen. We zijn al wel druk
met sollicitaties.
Ik denk dat we het nieuwe bestuur wel vol krijgen. Wel willen we volgend jaar
het bestuur de dingen beter leren kennen. Dit zodat ze in oktober de eerste
activiteiten al kunnen organiseren.
Roos, Cura:
Angela, Villa:
Roos, Cura:
Angela, Villa:
Bas, Mesacosa:
Roos, Cura:
Hebben er ook mensen een heel goed overdrachtsdocument?
Ik heb voor de functie secretaris een heel goed overdrachtsdocument.
Zouden wij die mogen hebben?
Ja hoor.
Wat is je e-mail adres?
[email protected]
Ellen, HMV Actis:
Het contact met het instituut is verbeterd. De deadline voor het nieuwe
bestuur is bijna. Er is veel animo. Verder zijn we nog druk bezig met een
nieuwe website. In september/oktober hopen we een nieuwe website te
hebben. Verder over overdracht, we hebben een weekend en hebben veel
documenten.
Wij merken dat naarmate het eind van het jaar de drang om activiteiten te
organiseren en beetje is afgenomen.
Ruben, HMV Actis:
Marloes, T.M.F.V. Archigenes:
Wij zijn een beetje aan het afronden. We hebben bijna een KB bestuur. De
praeses is al bekend. We hebben voor het eerst een HBO praeses, dat is wel
heel erg leuk. We hopen ook het HBO aspect er bij te kunnen betrekken. We
studie gerelateerde activiteiten lopen goed alleen de feesten wat minder. We
Jasper, SSA:
Marloes, T.M.F.V. Archigenes:
Chantal, Ad Legem:
Jasper, SSA:
Chantal, Ad Legem:
Jasper, SSA:
Chantal, Ad Legem:
Nina, KIC:
Thomas, SSA:
Nina, KIC:
maken dit jaar voor het nieuwe bestuur een planning. Er zijn heel veel
eerstejaars die nieuw bestuur willen worden.
Jullie hebben ook een overdrachtsweekend?
Klopt, en nog heel veel andere dingen.
We zijn bezig met een nieuwe website. We zijn voor iets van de 24e keer
gehackt. Onze mail is ook gekoppeld aan de website en daar kunnen we nu
niet bij. We zijn aan het kijken naar een oplossing.
Hebben jullie voor mij ook dat andere email adres waarop ik jullie kan
bereiken?
Deze zal ik je straks geven.
Hoe gaat het met de organisatie van de activiteiten?
Goed. We hebben ook een kroegentocht georganiseerd. Het gaat eigenlijk
wel goed. We zijn nu ook erg bezig met het organiseren van werkbezoeken.
Voor volgend jaar hebben we naar alle waarschijnlijkheid meerdere
bedrijfsbezoeken staan.
Het bestuur voor ons heeft een hele grote stappen kunnen maken en hebben
een stijgende lijn die we proberen vast te houden. Ik denk dat dit aardig is
gelukt. Verder hebben we het nieuwe bestuur rond en deze kunnen jullie
binnenkort leren kennen. Verder hebben we natuurlijk wel wat beren op de
weg gehad. Verder hebben we een goede band met het instituut.
Hoe staat het met de introductie met RealTime?
We gaan het wel gescheiden houden. We willen nog wel een gezamenlijk
eindfeest houden.
Loes, Ergasia:
We zijn nu net weer met het nieuwe bestuur. Ook hebben we binnenkort de
consti. Hier hebben we heel veel zin in. Verder hebben we binnenkort ook een
sollicitatie voor een nieuwe secretaris en intern. Verder moeten we werken
aan meer aanmeldmogelijkheden voor activiteiten. De workshops waren heel
erg vol dit jaar. De studenten zijn ook heel positief. We moeten de studenten
echt uit het kantoor trappen. We moeten alleen wel werken aan het contact
met de docenten.
Bas, Mesacosa:
We hebben zoals gewoonlijk geschitterd van afwezigheid. Het is al wel beter
dan de jaren hiervoor. Verder hebben we samen met Le Baso en Ergasia een
feest gehouden. Verder hebben wij goed contact met de dean. Elke maand
hebben we een overleg. We krijgen van hun AID en een EHBO doos voor het
pand. Verder helpen ze ons met de website. Ook komen er ook grote
activiteiten aan. Dit is voor alle Nederlandse ALO’ers een sportdag. Hier hoort
ook weer een feest bij. We zoeken nog vrijwilligers. Dus mocht je dit leuk
vinden, laat dit dan even weten. Verder hebben we en infoavond gehouden
voor nieuwe mensen voor het senaat.
Robert, Hestia:
Wij zijn net begonnen en zijn bezig met het opzetten. Wel heeft het bestuur
steeds minder bestuursleden. We hebben nog wel een goed aantal dat door
gaat.
Waarom hebben jullie gekozen voor een achtkoppig bestuur?
Dit heeft te maken met stage. Anders is de helft van het bestuur weg en dat is
niet handig. Volgend jaar willen we wel een 5 koppig bestuur.
Waarom zijn er twee mensen nu al gestopt met het bestuur?
Dit heeft voornamelijk te maken met motivatie. Mensen voelen zich hierdoor
ook minder verbonden.
Jullie gaan volgend jaar ook door?
Klopt, wij worden een februaribestuur.
Nina, KIC:
Robert, Hestia:
Roos, Cura:
Robert, Hestia:
Jasper, SSA:
Robert, Hestia:
Robert, Scopus:
We moeten helaas verder gaan met 4 bestuursleden. Heel jammer, maar het
is beter voor ons en voor de vereniging. Verder hebben we heel veel
activiteiten op de planning staan. Verder is het nieuwe bestuur al rond. We
hebben de overdrachtsdocumenten ook al rond. Op dit moment hopen we het
imago te verbeteren.
7. Word Actief
Wytske, SSA:
Frank, Facides Dione:
Wytske, SSA:
Kirsten, HSV:
Wytske, SSA:
Lisette, SSA:
•
•
Wytske, SSA:
Financiën
Met oog op de transparantie van de Word Actief was besloten om tijdens
iedere AVO aan te geven hoeveel geld er nog op de Word Actief rekening
staat. Momenteel staat er €14.562,- euro op de rekening. Dit hebben we hard
nodig voor onder andere de Hanze Kick Off en de andere overige activiteiten
die nog op de planning staan. We verwachten nog een kleine bijdrage van de
Hanze. Zijn hier nog vragen over?
Netwerkborrel
Rémon, HSE Faktor:
Wytske, SSA:
Roos, Cura:
Wytske, SSA:
Thomas , SSA:
Wytske, SSA:
Rogier, HSV:
Wytske, SSA:
Ik zal allereerst even toelichten waarom twee mensen de commissie hebben
verlaten. We hebben met beide personen een gesprek gehad en toen is
gebleken dat het beter was om de commissie te verlaten. Verder is het ook
erg persoonlijk en daarom wil ik het graag hierbij laten.
Zijn er dingen die beter kunnen?
Natuurlijk, maar dit is altijd zo.
Ik heb ook meerdere jaren in de Word Actief commissie gezeten en ik weet
dat het een trend is dat commissieleden de commissie verlaten. Wat ga je er
aan doen om dit verder te voorkomen en ook met oog op de komende jaren?
Ik weet inderdaad dat jij Word Actief hebt gedaan en jullie hadden vorig jaar
een hele hechte groep. Ik denk dat wij nog meer moeten werken aan het
sociale aspect. Dat is heel erg belangrijk.
Zoals sommigen van jullie weten hebben we recent een tweede
Netwerkborrel georganiseerd. Deze vond plaats in het Atrium in de Van
OlstToren. Ik heb de partijen die hebben deelgenomen aan deze activiteit
allen een mail gestuurd met de vraag hun mening over deze borrel aan mij
kenbaar te maken. Dan kan ik hier mee verder.
Wat was jullie ervaring met de netwerkborrel? Was er zelf niet bij.
We zijn zelf erg tevreden over de vorm waarin deze borrel heeft
plaatsgevonden. Je kunt een hele grote doelgroep bereiken en studenten
hoeven niet speciaal voor de informatie naar een bepaalde plek. Wij kunnen
ze in de loop aanspreken. De opkomst van de interne verenigingen was niet
heel hoog, misschien is de eerste netwerkborrel demotiverend geweest. De
tweede was wel beter en we hopen dat alle nieuwe besturen wel weer mee
gaan doen. De externe partijen die aanwezig waren wel enthousiast. Zij
hebben ook met veel studenten kunnen praten.
En Wiebenga?
We hebben meerdere gesprekken gehad met de dean over een borrel daar
en jullie dean is hier positief over. We zijn nu bezig met de organisatie van
deze borrel.
We hebben een brainstormsessie gehad en toen over de cultuur gehad op
Wiebenga.
Volgend jaar gaan we proberen Wiebenga en de andere gebouwen er nog
meer bij te betrekken.
Vorig jaar zal ik ook in de Word Actief, promotie was meestal niet voldoende,
hoe gaan jullie dit jaar overdragen.
Ik ben van mening dat we het nog meer samen moeten doen.
Ellen, HMV Actis:
Roos, Cura:
Wytske, SSA:
Robbert, Scopus:
Wytske, SSA:
Frank, Facides Dione:
Wytske, SSA:
Willemijn, KIC:
Wytske, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Ruben, HMV Actis:
Bas, Mesacosa:
Wytske, SSA:
Robbert, Scopus:
Mingus, Scopus:
Wytske, SSA:
Mingus, Scopus:
Kirsten, HSV:
Dilèmin, Equilibrium:
Robbert, Scopus:
Lisette, SSA:
•
Ik heb het zelf niet als druk ervaren maar ligt wel aan de verenigingen. We
hebben ook een lid erbij en anderen geïnformeerd, beter dan de vorige keer.
Ik wil graag nog even terugkomen op het onderwerp Wiebenga. Misschien is
het een goed idee een aparte commissie voor Wiebenga op te richten.
Het zou inderdaad handig zijn om meer aandacht op het Wiebenga te kunnen
vestigen, maar ik vraag mij af of een aparte commissie een goed idee is. Wel
hebben we dit jaar geprobeerd een studenten van het Wiebenga in de
commissie te krijgen, maar dat is helaas niet gelukt.
We kregen klachten over de flyers en posters dat ze overal overheen werden
gehangen. Misschien is het een goed idee te gaan voor minder posters, maar
grotere posters. Dan hebben wij minder klachten op het kantoor. Punt twee:
jullie hebben ervoor gekozen voor het koppelen van de Netwerkborrel aan het
Klaar voor de Start symposium. Hoe kijken jullie hierop terug?
Ik draag wel op aan m’n opvolger dat het Atrium beter was en niet te kiezen
voor jijsuccesvol en Klaar voor de Start.
Maar wat gaan jullie dan nu doen? Wat adviseer je dan voor het evenement
Los van evenementen. Wel is het hier nog steeds afhankelijk van wat mijn
opvolger zelf wil.
Tijdens de laatste borrel zijn er weinig verenigingen op komen dagen.
Klopt.
Ik kan mij voorstellen dat ik niet voor 1 lid daar een middag te staan. Dat was
voor ons de reden dat we niet mee deden aan de Netwerkborrel.
Het gaat niet om dat ene lid. Het gaat om het zichtbaar zijn. Studenten zien je
overal terug.
Is het niet een idee om elk gebouw te doen?
Dit is inderdaad een goed idee voor volgend jaar.
HSV heft dat goed gedaan door mensen aan te spreken, met flesjes als ze de
bus pakken.
Ik begrijp dat de borrels niet zo goed bezocht worden terwijl ze vorig jaar wel
populair en goed werden bezocht. Waarom is er voor en ander concept
gekozen?
Voor Realtime was het succesvol maar waren voornamelijk besturen.
Misschien moet er dan nog eens naar de vorm worden gekeken.
Vorig jaar zat ik in de word actief, het was vooral persoonlijk benaderen dat
hielp. Voor de verenigingen maakt het niet uit dat het in het Atrium was.
Voor ons werpt het geen vruchten af. Het was te ver van de leden af.
Ik denk dat er inderdaad ook meer moet worden gedacht aan het samen op te
pakken en niet denken dat de Word Actief het helemaal op zich neemt.
Promotiefilm
Onze filmmaker is bij verschillende activiteiten geweest om te filmen. Ik wil
binnenkort even kijken welke activiteiten er nog allemaal worden
georganiseerd zodat onze filmmaker hier beelden kan schieten. Verder
hebben we hier niet heel veel over te vertellen. Zijn hier nog vragen over?
Er zijn geen vragen.
Lisette, SSA:
Daan, Linkit:
Lisette, SSA:
Daan, Linkit:
•
SLB-map
Zoals jullie weten is hij af. Verschillende SLB’ers hebben de map al. De rest
ontvangt hem binnenkort.
Hebben jullie deze automatisch opgestuurd?
Nee, we brengen de mappen persoonlijk langs. Hierdoor proberen we de
SLB’ers er echt op bedacht te maken dat het van belang is de map te lezen.
Ons contact gaat moeizaam, maar wel de goede kant op. Zouden jullie alles
wel met ons af willen stemmen?
Dilèmin, Equilibrium:
Lisette, SSA:
Bas, Mesacosa:
Lisette, SSA:
Frank , Facides Dione:
Lisette, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Lisette, SSA:
Nina, KIC:
Lisette, SSA:
Robbert, Scopus:
Lisette, SSA:
Frank, Facides Dione:
Wytske, SSA:
Roos, Cura:
Lisette, SSA:
•
Wytske, SSA:
Wanneer denken jullie de feedback terug te brengen.
Het eerste doel is dat we de mappen verspreiden. De feedback en aanvulling
wordt iets voor later.
In hoeverre hebben jullie dat gepland ? Wij hebben veel SLB’ers.
We hebben heel veel bijeenkomsten al gepland. Het klopt inderdaad dat jullie
heel veel bijeenkomsten hebben, maar de SLB’ers zijn dan al bijeen in die
bijeenkomst. Wij haken hier kort op in door ze de mappen te geven en de
meerwaarde te laten zien.
Hoe gaan jullie het volgend jaar doen?
We willen er een lopend project van maken zodat we op en aanmerkingen
kunnen maken. Het wordt meerdere keren herhaald.
Hoe houden jullie de documenten up-to-date ?
Dit doen wij door de documenten te verversen. Op deze manier blijft er
aandacht worden besteed aan de map en vergeten de SLB’ers het niet.
Is het niet een idee om elk jaar bij die SLB meetings zijn?
Zeker een idee.
Dat was ook mijn vraag. Aan het begin van elk jaar als bestuur met SLB’ers
het document doornemen?
Dat kan, maar dan moeten de besturen wel ieder jaar naar de SSA toe
komen. Anders blijven wij maar mappen printen en dat is niet gratis.
Over paperless Hanze is het niet een idee om het digitaal te doen?
Ja, dat is een goed idee. Daar zijn we nu ook mee bezig. Zo heeft Lisette
contact met een coördinator over het integreren in de SLB course.
Kan iemand ons laten weten wanneer die bijeenkomst is. Ik ben daar graag
bij.
Ik zal dit even overleggen en dan laat ik het je weten.
Hanze Kick Off
We zijn druk bezig met HKO. We zijn iets meer naar een centralere opzet
gegaan. We willen geen feest in de avond geven want we willen laten zien
hoe leuk het is op de Hanze.
Frank, Facides Dione:
Als je zegt dat Zernike de plaats is van de Hanze vind ik dat een beetje raar.
We hebben ook nog Wiebenga.
Lisette, SSA:
Dit is een verzoek van de Hanze zelf.
Wytske, SSA:
Klopt. Verder zijn we bezig met het boeken van leuke artiesten. Zo willen we
Kraantje Pappie boeken. We hebben meerdere artiesten besproken.
Daarnaast wilde ik het nog even hebben over jullie bijdrage tijdens de HKO.
Vorig jaar hebben jullie met standjes gestaan. Dat willen we dit jaar anders
doen. Wij willen jullie vragen om leuke activiteiten te bedenken die leuk zijn
voor bij de HKO. Denk hierbij aan de ludieke actie van Actis van vorig jaar.
We willen alle opties open houden. De deadline is 22 mei, maar hier krijgen
jullie morgen nog even een mailtje over.
Frank, Facides Dione:
Ik vind het heel goed dat jullie ons vragen voor ideeën. Vorig jaar was de
opzet niet heel optimaal. Maar is het niet een goed idee in de aanloop een
werkgroep te maken om duidelijk te maken wat het idee is. We stonden er
vorig jaar een beetje doelloos.
Wytske, SSA:
We willen ook voorkomen dat jullie daar doelloos staan met jullie
promotiemateriaal. We zijn er wel over na te denken om aan te sluiten bij de
introductieweken. Hierdoor wordt de promotie veel makkelijker.
Frank, Facides Dione:
Ik bedoel meer een soort AVO waarin wordt besproken wat de aanpak wordt.
Wytske, SSA:
Lijkt me een goed idee. Hebben meer mensen hier interesse naar?
Veel mensen hebben hier interesse naar.
Wytske, SSA:
Dan zal ik jullie mailen hierover en dan hoop ik zo veel mogelijk van jullie dan
te zien.
Rogier, HSV:
Vorig jaar was het evenement rond deze tijd al klaar. Misschien moet je er iets
meer vaart achter zetten. Je komt heel krap met je planning.
Uiterlijk 8 weken voor het evenement moet de vergunning worden verstuurd.
Dit jaar is er sprake van 14 weken, dus hier houden we al rekening mee. Veel
hangt nog af van de artiesten.
Je gaf aan dat je het wilde koppelen aan introductie tijden maar onze
studenten zijn de eerste week buiten Groningen. Dus houd hier wel rekening
mee.
Kirsten, HSV:
Wytske, SSA:
Daan, Linkit:
•
Wytske, SSA:
Kei to your future
Afgelopen jaar heeft dit ook plaatsgevonden. Toen was het evenement echter
op de vrijdag in Pathé. Studenten kunnen verschillende workshops volgen en
meer te weten komen over het actief worden naast de studie. Dit jaar gaat het
evenement naar de dinsdag. Vorig jaar hebben alleen studieverenigingen
vanuit de RUG hieraan deelgenomen, maar dit jaar worden de Hanze
verenigingen ook meegenomen.
Kirsten, HSV:
Vorig jaar wilden de verenigingen zelf niet mee doen, daarom hebben wij niet
mee gedaan.
Thomas, SSA:
Vorig jaar was het ook heel erg kort dag. Mede hierdoor was er weinig animo.
Daarom willen we dit jaar het anders aanpakken en kijken of er nu wel animo
voor is.
Robbert, Scopus:
Vorig jaar was er heel weinig animo en de KEI-week is vooral een brakke
week.
Wytske, SSA:
Zal ik anders eerst de opzet even uitleggen? Vorig jaar was het evenement
niet heel succesvol. De verenigingen weten niet welke studenten bij welke
opleiding horen. Maar toch moet het actief worden benadrukt en de KEI wil
ook heel graag dat wij mee doen. Jullie kunnen je aanmelden bij de KEI en
hierbij moet je meerdere dingen aangeven. De keuze is voornamelijk aan
jullie. Wij kunnen deze keuze niet voor jullie maken.
Robbert, Scopus:
Het is een grote groep studenten en niemand weet welke student waar bij
hoort. Hoe denkt de KEI hierin mensen te kunnen groeperen? Er komt niet
een aparte borrel per opleiding?
Wytske, SSA:
Nee, dat niet. Maar het gaat over het activeren van de student. Jullie kunnen
hierbij de gekste dingen bedenken.
Marloes, T.M.F.V. Archigenes:
Wat ik van FVOG heb gehoord is dat de KEI de studieverenigingen neer wil
zetten om deze meer bekendheid te geven. Dit zodat ze weten dat er ook nog
iets te doen is naast de studie. Je gaat mensen puur informeren over wat de
studieverenigingen inhouden en wat je allemaal kunt doen.
Wytske, SSA:
Wij gaan daar als Word Actief staan om mensen meer kennis te geven.
Marloes, T.M.F.V. Archigenes:
Het is inderdaad meer om het informeren dan om het werven.
Thomas, SSA:
Zijn hier nog vragen of opmerkingen over?
Er zijn geen verdere vragen of opmerkingen.
Frank, Facides Dione:
Ik wilde nog wel een opmerking maken, ik vind de berichtjes op Facebook wel
heel erg leuk, dat mensen zich voorstellen en hun ervaringen delen.
8. Workshop
Thomas, SSA:
Frank, Facides Dione:
Thomas, SSA:
Rogier, HSV:
We hebben nog even gekeken naar de mogelijkheden voor een workshop.
Hebben jullie er ook van gehoord dat er geen verplichte kosten meer mogen
worden gevraagd voor een introductietijd?
Wij zijn hier ook mee bekend.
Klopt, dit is allemaal vastgelegd binnen de wetgeving. De hogeschool mag
geen verdere kosten in rekening brengen naast het collegegeld. Als ze dit wel
doen, kunnen ze de accreditatie kwijt raken en is je diploma niets meer
waard. Dit is niet goed gecommuniceerd vanuit het CvB naar sommige deans.
Sommige deans wilden hierdoor geen introductiekamp meer organiseren.
Kirsten, HSV:
Thomas, SSA:
Hier is interesse naar.
Bas, Mesacosa:
Thomas, SSA:
Bas, Mesacosa:
Frank, Facides Dione:
Dilèmin, Equilibrium:
9. Nachtvolleybal
Thomas, SSA:
Ruben, HMV Actis:
Bas, Mesacosa:
Thomas, SSA:
Casper, SSA:
Robbert, Scopus:
Thomas, SSA:
Casper, SSA:
Thomas, SSA:
Chantal, Ad Legem:
Thomas, SSA:
10. Besturenweekend
Thomas, SSA:
Casper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Casper, SSA:
Robert, Hestia:
Hier zijn vele van geschrokken en dit was ook niet de bedoeling, we wilden
alleen dat de Hanzehogeschool de wet volgt. Later heeft het CvB wel
besloten hiermee door te gaan, want de introductiekampen zijn net zo
belangrijks als de verenigingen. Dit wordt allemaal met de deans
gecommuniceerd. Henk Pijlman gaat hier achter aan.
Daar wil ik nog aan toevoegen dat er wel kosten mogen worden gevraagd
maar het mag niet verplicht zijn voor alle studenten.
Wat wij aan willen bieden is een EHBO cursus die je zou kunnen gebruiken
voor de introductiekampen. Hierbij mag een commissielid en een bestuurslid
aanwezig zijn. Is hier interesse naar?
Wat zijn de kosten hiervan?
Dat is nog niet bekend.
Is het ook een mogelijkheid om voor de mensen die de training al hebben
gevolgd een andere training aan te bieden. Een die er voor zorgt dat de
kennis weer vers is.
Wij huren gewoon iemand in die daar dan voor verantwoordelijk is. Misschien
is dit goedkoper.
Wij organiseren deze ook heel goed koop, mocht je iets willen weten, kom
dan zeker langs.
In verband met hemelvaart is het niet mogelijk op de aangegeven datum.
Daarom hebben we deze moeten verplaatsen naar een week eerder. De
sportactiviteit gaat een week eerder plaatsvinden. Ook hebben we de
verzoeken van de verenigingen mee genomen en daarom vindt de activiteit
op een donderdag plaats.
Wij hebben ook contact gehad met volleybal verenigingen, maar er zijn ook
wel meerdere opties naast de ACLO.
Misschien kun je wel naar Binnenpret.
Klopt.
We hebben wel verschillende negatieve reacties gehad op de activiteiten bij
binnenpret. Zo bleek de barbecue daar ook niet zo goed te zijn.
Je weet dat een activiteit van CvL dan ook beginnen en dat Albertus dan een
groot feest heeft.
Klopt, maar kalender technisch was dit niet anders mogelijk.
Daarnaast kunnen we niet rekening houden met andere activiteiten.
Jullie krijgen een mail.
Is het ook mogelijk dat wij alleen mee doen met de barbecue.
Dat is goed. Dat moet je dan maar even doorgeven.
Zoals jullie weten hebben wij verzet. Veel verenigingen kunnen niet en
daarom hebben we het moeten verplaatsen. Iedereen kan zich opgeven voor
15 mei, dus doe dit.
Het geld moet zijn ontvangen zijn voor aanvang van het weekend.
Ik vond het heel vervelend dat het werd afgezegd omdat ik heb vrij geregeld
van werk. Ook werd het al afgezegd voordat de deadline was verstreken.
Volgend jaar zal ik er voor kiezen om het niet voor een bepaalde feestdag te
doen.
We hadden op dat moment 10 aanmeldingen en hadden er 40 nodig om uit
de kosten te komen. Daarom hebben we het moeten verplaatsen. We hebben
voor dit weekend gekozen omdat er weinig dagen overblijven.
Je hebt 40 personen nodig om het door te kunnen gaan. Hebben jullie al 40
aanmeldingen?
Casper, SSA:
Thomas, SSA:
Kirsten, HSV:
Casper, SSA:
Frank, Facides Dione:
Thomas, SSA:
Anouk, Facides Dione:
Thomas, SSA:
Casper, SSA:
Christhy, Gente:
Thomas, SSA:
Christhy, Gente:
Willemijn, KIC:
Casper, SSA:
Willemijn, KIC:
Casper, SSA:
Thomas, SSA:
Angela, Villa:
Thomas, SSA:
Mingus, Scopus:
Casper, SSA:
Cilla, Gente:
Thomas, SSA:
Nog niet, maar het weekend gaat sowieso door. We zitten nu aan de
regeringen vast, dus het gaat nu hoe dan ook plaatsvinden dat weekend,
onafhankelijk van het aantal aanmeldingen.
Ook hebben we gepeild bij de mensen en zijn we bij alle verenigingen langs
gekomen en toen hebben we vernomen dat velen zich weer willen
aanmelden.
Hoeveel aanmeldingen hebben jullie al?
Rond de 15.
Om nog even aan te vullen. Volgende keer graag niet via de apps te doen.
Want het werd een grote chaos op de apps en misschien is het handig om de
voorzitters langs te bellen om te inventariseren.
Hierover heb je gelijk.
Ik wilde hier nog graag even op in haken. We hebben nooit een evaluatie
rondje gehad waarbij ieder bestuur werd gevraagd of ze nog mee gingen.
Dit is niet waar, ik heb velen van jullie gebeld en gesproken over het
weekend. En de meesten hebben aangegeven niet mee te gaan.
We hebben vrij regelmatig rondjes gedaan om iedereen te vragen of ze mee
gingen.
Ik weet van mijn bestuur dat wij niet op de hoogte zijn gesteld of wij mee
gingen.
Nee, ik heb contact met een van jullie gehad en ik heb toen vernomen dat
dezelfde mensen mee gingen als bij de eerste datum.
Klopt, maar ik bedoel vooraf. Ik denk wel dat het goed is om van te voren te
inventariseren wie er wel en niet mee gingen.
Sturen jullie nog een betalingsherinnering?
Ja, na 15 mei zal ik een mail sturen naar iedereen die zich heeft aangemeld
over de betaling.
En dit moet per vereniging toch?
Ja, dit is voor mij het makkelijkste.
Het kan per vereniging maar het kan ook per persoon.
Is het niet handiger om het eerder in het jaar te doen omdat nu mensen zitten
met reizen. Denk hierbij aan januari en februari.
Dit nemen we mee.
Ik heb van Jasper vernomen dat er ook andere data waren voor dit weekend.
Het idee is het jaarlijks plaats te laten vinden en dan met de groep die dat jaar
bestuur doet. Deze groep kent elkaar en dat is dan weer een volledig nieuwe
groep die mee gaat.
Mogen februari besturen dan twee keer mee?
Klopt, jullie hebben dan een beetje geluk. Meld je snel aan.
11. Commissie van Advies 2
Thomas, SSA:
Het jaar is bijna afgelopen, ook voor ons, en tijdens de tweede CvA gaan we
het jaar evalueren. Dit is 5 juni om half 8 hier in de Time Out. Jullie krijgen
hier een mail over met alle documenten. Wel zijn er een aantal aanpassingen.
We willen het nieuwe CvA regelement doornemen. Lees je goed in want er is
nogal wat aangepast. Een van de veranderingen is dat de nieuwe voorzitter,
of als deze verhinderd is iemand anders van het nieuwe bestuur, ook mee
mag nemen. Dit betekent twee personen per bestuur. Dit zodat zij weten wat
ze kunnen verwachten.
Casper, SSA:
Op deze manier willen we er voor zorgen dat ons beleidsplan kritisch wordt
bekeken.
Frank, Facides Dione:
Ik weet nu al dat ik dan niet kan. Kan ik iemand anders laten stemmen?
Wytske, SSA:
Als de voorzitter niet aanwezig kan zijn, mag je iemand anders laten komen.
Frank, Facides Dione:
Maar we zijn met z’n allen weg.
Thomas, SSA:
Ja, dit kan!
Robbert, Scopus:
Thomas, SSA:
Lisette, SSA:
Frank, Facides Dione:
Thomas, SSA:
Wytske, SSA:
Mag ik dan ook mee naar de eerste CvA van het volgende jaar?
Ja.
De voorzitters onder jullie hebben aangegeven dat jullie het gevoel kregen
tijdens de eerste CvA dat jullie in het diepe werden gegooid, daarom hebben
we ingesteld dat de nieuwe voorzitter mee mag naar de tweede CvA en de
huidige voorzitter naar de eerste CvA in het nieuwe jaar.
Hoeveel procent moet er voor stemmen en wat gaan jullie doen als er tegen
wordt gestemd?
De meerderheid moet eens stemmen. Bij tegen stemmen moet in kaart
worden gebracht waarom en kunnen we dit aanpassen.
Dan is het oude regelement nog van toepassing.
12. W.v.t.t.k.
Rémon, HSE Faktor:
Ik heb twee dingen. Het eerste is al een keer eerder aangegeven: we zouden
graag een telefoonlijst willen ontvangen van alle verenigingen met adressen
die up-to date is.
Thomas, SSA:
Dit is mogelijk.
Rémon, HSE Faktor:
Ten tweede zou ik graag willen weten hoe jullie beurs is opgebouwd.
Casper, SSA:
Bij ons loopt het een beetje anders dan bij jullie. Wel worden wij net als jullie
gekeurd door FOS. Bij ons profileringsfonds wordt er gekeken naar wat de
bestuursdruk in de afgelopen jaren is geweest en die wordt vergeleken met
die van dit jaar. Daarnaast wordt er gekeken naar de manier van keuren van
verenigingen.
Thomas, SSA:
Dit betekent dus ook dat als jullie minder maanden krijgen, dat wij ook minder
maanden krijgen.
Robbert, Scopus:
Wordt er ook nog iets van feedback vanuit ons worden gevraagd? Het kan
ook zijn dat een bestuurwan presteert. Is er ook nog iets wat ons daar voor
beschermd?
Casper, SSA:
Wij hebben meerdere malen per jaar contact met Jaap. Alles wat we doen
komt aan bod dus we worden door hun ook gecontroleerd.
Robbert, Scopus:
Dus hij heeft weer de stem om te kunnen zeggen dat jullie het wel of niet
goed hebben gedaan?
Casper, SSA:
Hij is ook weer de voorzitter van FOS, dus ons presteren wordt direct
meegenomen.
Thomas, SSA:
Zijn hier nog andere vragen of opmerkingen over?
Er zijn hier geen andere vragen of opmerkingen over.
Nina, KIC:
Thomas, SSA:
Nina, KIC:
Thomas, SSA:
Robber, Scopus:
Vooral omdat dit de laatste AVO is en daarom ook de laatste keer dat we met
z’n allen hier aanwezig zijn: wil ik dit wel even benoemen. Ik heb tijdens alle
AVO’s een beetje een defensieve houding gemerkt vanuit jullie. Vanuit
sommige besturen ook een beetje en wrok. Misschien is dit onbewust, maar
dat weet ik niet. Ik denk dat dit de samenwerking niet bevorderd. Ik ben heel
benieuwd of ik de enige ben die dit heeft en misschien moeten we hier
volgend jaar iets aan verbeteren.
Dan ben ik wel even benieuwd, waarom denk jij dat wij defensief zijn?
Ook bij andere AVO’s bijvoorbeeld tijdens het puntje brassregels, toen was er
een hele verhitte discussie. Toen benoemde Jasper ook nogmaals dat jullie
een ondersteunende organisatie zijn. En misschien was dit op dat moment
nog niet helemaal duidelijk.
Ok, dank je wel, dan weten wij waarom jij dit denkt. Aan de rest van de
besturen, wat denken jullie hierover?
Ik denk dat in mijn optiek het conflict omtrent de Netwerkborrel bij Jij
Succesvol een rol heeft gespeeld. Ik heb hierdoor altijd een soort van tweede
agenda idee gehad. Dan vraag ik mij wel af, klopt dit. Ik kan het simpelweg
niet controleren.
Thomas, SSA:
Frank, Facides Dione:
Rémon, HSE Faktor:
Casper, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Casper, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Thomas, SSA:
Jasper, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Frank, Facides Dione:
Wytske, SSA:
Kirsten, HSV:
Thomas, SSA:
Lisette, SSA:
Kirsten, HSV:
Dilèmin, SSA:
Daan, Linkit:
Thomas, SSA:
Rémon, HSE Faktor:
Wytske, SSA:
Marloes, T.M.F.V. Archigenes:
Thomas, SSA:
Ok, nog anderen?
Ik denk vooral dat het voor jullie wel lastig is. Ook over de financiën. Jullie
kunnen niet alles zelf regelen omdat ook jullie je aan richtlijnen moeten
houden. Ik denk dan ook dat het goed is voor volgend jaar om bij de eerste
AVO een soort van introductie te geven van: ‘Wij zijn de SSA, wij kunnen dit,
dit en dit maar we zijn ook gebonden aan dit dit en dit’. Want ik denk dat er
veel onbegrip is geweest vanuit ons van doe hier dan wat aan. Maar dat jullie
dit misschien helemaal niet kunnen. Geef een indruk van wat jullie wel en niet
kunnen.
In die zin sluit ik mij wel aan bij Frank en Robbert, maar wat misschien ook
wel een beetje hekelt, is dat we vaak het antwoord krijgen van: ‘Nemen we
mee en gaan we naar kijken’.
Dat heeft ook weer te maken met wat Frank zegt, heel veel dingen die wij
mee moeten nemen die moeten we bij de Hanze regelen. Dit is misschien niet
altijd even duidelijk. De proberen het echt heel erg, maar ook wij lopen wel
eens tegen de organisatie van de Hanze aan dat het groot en log is.
Jullie kunnen er inderdaad ook niets aan doen dat het lang duurt, maar…
Daarom is het ook heel lastig om deadlines te stellen.
Geef dan aan dat er procedures aan vast hangen en dat er wel een of twee
AVO’s over heen kunnen gaan, dan is dat al een stuk duidelijker.
We zullen dit sowieso overdragen.
We zijn misschien niet duidelijk genoeg in onze werkzaamheden. Ik hoor wel
vaker dat mensen niet weten wat we doen. Maar we houden heel veel
gesprekken. We zijn elke dag bezig. Je ziet het niet aan de voorkant.
Misschien een aantal duidelijke deadlines stellen zou dan een goed idee zijn.
Als we zeggen, we nemen het mee, dan doen we dit ook echt. We schrijven
het op en behandelen het na de AVO. Als jullie geen dingen hebben, dan zijn
wij werkeloos. Hoe moeten we duidelijker hierin kunnen zijn?
Geef bij kleine dingen aan, dit heb je uiterlijk volgende week vrijdag op je mail.
Misschien is het een goed idee om tijdens de volgende AVO een actie lijst te
maken van de SSA. Dan kun je de volgende AVO mee aan de slag.
Vind ik een goed punt.
De SSA is een lobby orgaan en het is niet makkelijk om inzichtelijk te maken
waar jullie mee bezig zijn. Dit geldt voor de HSV ook wel. Misschien is het een
goed idee om te schrijven over waar je mee bezig bent. ISO schrijft een
positionpaper over waar ze mee bezig zijn.
Zou je kunnen kijken of wij deze zouden mogen inzien?
Hoe krijg je dit binnen, via de mail?
Dit gaat voornamelijk via de mail.
Ik denk dat het sleutelwoord is communicatie.
Misschien even een mailtje met: ‘We zijn er mee bezig je kunt binnen dit soort
termijn weten wat er aan de hand is’.
Goed idee.
Misschien nog even voor het puntje AVO’s. Het puntje verenigingen duurt
altijd erg lang. Misschien kunnen we hier nog iets aan doen.
Tijdens een van de AVO’s is dit nog ter sprake gekomen. We hebben toen
gevraagd wat jullie hier van vinden en toen kwam naar voren dat jullie dit wel
heel leuk vinden. Mensen krijgen wel ideeën. Wij hebben vervolgens
geprobeerd dit in te korten naar alleen studie gerelateerd, maar er zit een
beetje twee kanten aan.
Werk met een actielijst en zet het op de website. Begin met deze lijst aan de
hand van de notulen en vraag of er nog vragen over zijn. Ik mis ook wel dat er
nooit meer op de notulen wordt ingehaakt. Als je dit wel doet, ben je dit een
beetje voor.
We zullen dit overdragen naar het nieuwe bestuur.
Nina, SSA:
Casper, SSA:
Robbert, Scopus:
Thomas, SSA:
Frank, Facides Dione:
Rémon, HSE Faktor:
Robert, Hestia:
Lisette, SSA:
Thomas, SSA:
Thomas, SSA:
13. Rondvraag
Thomas, SSA:
Deze zijn er niet.
Hoe hebben jullie dit ervaren?
We hebben het wel besproken tijdens een AVO.
Ik vind het rondje wel heel goed, maar niet tijdens de AVO. Ik vind het rondje
wel heel goed, maar niet tijdens een AVO. Misschien kan hier een apart
evenement voor worden opgezet.
Dank je wel.
Natuurlijk valt er altijd wel iets aan te merken over wat wel en niet goed gaat,
maar ik wil jullie ook een compliment geven voor alle goede dingen die jullie
hebben gedaan. Ik denk ook zeker dat jullie voor verenigingen als Linkit heel
veel hebben kunnen betekenen. Jullie doen ook zeker goed werk.
Daar sluit ik mij bij aan.
Ik vind het puntje verenigingen wel een goed iets. Hierbij stel ik wel voor dit
kort te houden en naar het eind van de vergadering te verplaatsen. Dit zodat
je eerst de belangrijke punten kan behandelen.
Wat wel zo is, is dat jullie voor ons heel belangrijk zijn. Daarom staat het voor
ons heel hoog.
Heel goed dat jullie dit zo hebben aangekaart. We hebben ook veel aan jullie
gehad. We hopen ook dat jullie veel aan ons hebben gehad.
Aankomende maandag is de bijeenkomst van de ACI. Dit is even ter
herinnering. Het gaat hier onder andere om alcohol gebruik en dingen als wat
moet je doen als er ongelukken zijn, dit soort dingen. Wel belangrijk voor
jullie.
Zijn er nog vragen?
14. Datum/plaats volgende vergadering
Thomas, SSA:
Deze is volgend jaar.
15. Sluiting
Thomas, SSA:
Bedankt voor jullie aanwezigheid. Kom even naar de borrel beneden en neem
je glazen even mee. De vergadering is om 22.28 uur gesloten.
Takenlijst aan de hand van de hierboven bepaalde zaken:
Thomas, SSA
Duidelijkheid geven aan de studentenorganisaties over het voorzieningenbeleid
met oog op het aanschaffen van een computer
Lisette, SSA
Contactgegevens studentenorganisaties doorsturen naar studentenorganisaties
Jasper, SSA
Enquête doorsturen naar Mesacosa
Lisette, SSA
SLB coördinator benaderen over SLB course HBO-V
Angela, Villa
Overdrachtsdocument doorsturen naar Cura
Frank, Facides Dione
Uitleggen hoe posts in de wachtrij kunnen komen te staan

Download Report