Notulen Vergadering Ledenraad Bestuur NSIJP vrijdag 28 maart 2014

Notulen Vergadering Ledenraad Bestuur NSIJP
vrijdag 28 maart 2014
1. Opening door voorzitter Ledenraad




Clemens van Blitterswijk, Gert Huizinga, Merijn de Jonge en Josien Warris verlaten de
Ledenraad. Zij zijn nu niet aanwezig, dus daar zal op andere wijze afscheid van genomen worden.
Herkozen zijn: Nanco Lekkerkerker, Roel Wijmenga, Lily Heijnen, Mike van Engelen, Jaap
Groven, Toy Merx en Tessa Nederend. Nieuw in de raad zijn: Nienke Schaafsma, Sander Russche
en Zwana de Vries.
Speciaal genoemd wordt Josien Warris, die zich heeft ingezet voor verandering van cultuur en
structuur van de vereniging. Een van de belangrijkste gedachten achter de Ledenraad is het
verkleinen van de afstand tussen bestuur en Ledenraad en tussen de Ledenraad en de rest van de
leden. Aan de verkiezingen voor de Ledenraad hebben slechts 98 (van de ruim 2000) leden
meegedaan. De voorzitter stelt voor om in november een actie te starten om de betrokkenheid van
leden te vergroten.
Berichten van verhindering: zie presentielijst.
Hoewel ieder afzonderlijk goede redenen heeft om hier niet aanwezig te zijn, wil de voorzitter
erop wijzen dat Ledenraadsleden gekozen zijn en alleen zelf kunnen stemmen en niet bij
volmacht. Het is dus wel de bedoeling dat zij bij de vergaderingen aanwezig zijn.
Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen andere stukken en mededelingen dan op de agenda staan.
Inventarisatie punten voor de rondvraag
Naast enkele schriftelijk binnengekomen vragen worden de volgende aangemeld;
Mike van Engelen: publicatie resultaatgegevens
Henk Hazelhorst: indeling zetels en rooster van aftreden
Aly van der Veen: beleid Staatsbosbeheer ten aan zien van rijden in de bossen
Lily Heijnen: afhankelijk van wat er bij de rapportage van de sportbijeenkomst over recreatie
gezegd wordt al of niet een vraag over recreatie
Martje Fentener van Vlissingen: over evaluatie systeem Ledenraad
Ingrid Weijers: oproepje
2. Verslag 5e Ledenraadsvergadering van 22 november 2013



Tekstueel: pag 1 onderaan: het voorstel van een Meet & Greet voor nieuwe leden kwam van
Martje Fentener van Vlissingen
Onder dankzegging van de notulist worden de notulen hiermee vastgesteld.
Naar aanleiding van de notulen zelf: geen opmerkingen
Naar aanleiding van de actielijst:
- Openingsevent: nieuwe leden krijgen een uitnodiging voor een bijeenkomst met het bestuur,
om 14:30 in het restaurant
- Fiscaliteit: zal nieuwe penningmeester op zich nemen
- Bijstellen beleidsplan: komt onder agendapunt 7 aan de orde
- Toekomst wedstrijdsport: allerlei activiteiten geweest; zie agendapunt 10
- Sportcommissaris: agendapunt 8
- Recreatie: agendapunt 10
- Begroting: agendapunt 4 en 5
- Gedachtenvorming structuur: blijft staan
- Evaluatie WK aangaande fokkerij: is gebeurd
- Publicatiebeleid NSIJP website, komt terug
- Nieuwe aanwas Ledenraad: is net door de voorzitter geadresseerd; blijft staan
Naar aanleiding van deze actielijst wordt opgemerkt dat het niet zo moet zijn dat belangrijke
punten als structuur en recreatie naar de rondvraag verschuiven.
1
3. Verslag kascommissie
Opmerking vooraf: de kascommissie, bestaande uit twee leden, controleert of de penningmeester haar
werk goed gedaan heeft. Omdat een van de twee kascommissieleden ook kandidaat penningmeester
bestuur was, is een derde lid (Henk Hazelhorst) aan de commissie toegevoegd. Roel Wijmenga heeft
weinig behoefte aan toelichting. Het was prima voor elkaar, transparant verhaal.
Daarmee wordt het bestuur decharge verleend, de penningmeester gecomplimenteerd met het werk en
de kascommissie bedankt.
Benoeming kascommissie: Roel Wijmenga en Henk Hazelhorst zijn bereid ook volgend jaar zitting in
de kascommissie te nemen en worden bij acclamatie benoemd.
4. Jaarrekening 2013
Dit jaar was de eerste keer dat de begroting eerder is vastgesteld dan dat de jaarrekening
gepresenteerd kon worden. Dat heeft voordelen, maar het moet wel gezien worden als een voorlopige
begroting, met de mogelijkheid die nog bij te stellen op grond van de jaarrekening.
Verwacht werd een minder hoge contributieopbrengst, maar omdat er nieuwe leden bijgekomen zijn
is het resultaat toch positief. Er zijn geen bijzondere afwijkingen, het was een gezond jaar.
Hiermee wordt de jaarrekening vastgesteld.
5. Begroting 2014
Ook over de begroting zijn weinig opmerkingen te maken.
Zwana de Vries heeft een vraag over reiskosten leden jeugdcommissie. Penningmeester Ella
Groothuis antwoordt dat alles wat de jeugdcommissaris heeft aangevraagd is opgenomen in de
begroting.
hiermee wordt de begroting 2014 vastgesteld.
6. Jaarverslagen bestuur, commissies en werkgroepen
De volgende verslagen zijn beschikbaar:
 Bestuur
 Fokkerij
 Sport & Recreatie
 Jeugd
 Werkgroep Begrazingen
 PR & Communicatie
 Educatie
 IJslandse Paarden
De Ledenraad heeft geen jaarverslag; daarvan zijn notulen beschikbaar. Niemand heeft vragen of
opmerkingen.
7. Beleidsplannen bestuur, commissies en werkgroepen
In november zijn naar aanleiding van het meerjarenbeleidsplan veel opmerkingen gemaakt over het
onderdeel Sport, waar te weinig visie uit zou blijken. Inhoudelijk komt dat bij agendapunt 10 terug.
Kleinere opmerkingen bij de andere onderdelen zijn verwerkt. Stef van Doesburg stelt voor om deze
plannen ieder jaar op de agenda te zetten, zodat ze bijgesteld kunnen worden. Henk Hazelhorst vraagt
of in november expliciet tijd voor sport ingeruimd moet worden. Wellicht moet hier eerst nog een
klankbordbijeenkomst aan gewijd worden. Eva Beun: dit heeft onze aandacht, we zullen zeker met
nieuwe beleidsvoorstellen naar buiten komen. Wel maakt zij een opkomst over de geringe opkomst bij
dergelijke bijeenkomsten, met name van Ledenraadsleden.
Mike van Engelen merkt op dat hij veel leden spreekt, maar dat veel van hen weinig op hebben met
dit soort vergaderingen.
Martje Fentener van Vlissingen vraagt of het bestuur een tijdslijn heeft om de beleidsplannen aan te
passen. Voorzitter Stef van Doesburg: dit bestuur heeft de lijn om eens in de drie jaar alle commissies
2
en werkgroepen uit te nodigen en de plannen bij te stellen. Tussentijds kunnen aanpassingen gedaan
worden op basis van actuele gebeurtenissen.
Reina Pasma vindt haar rol als Ledenraadslid in deze lastig. Want als de sport voor de zomer met
beleidspunten komt, wanneer vergaderen we daar dan over. Eva Beun legt uit dat het nu niet anders
kon, omdat er enige tijd geen sportcommissaris was. Mike van Engelen snapt Reina’s teleurstelling
wel. Henk Hazelhorst: formeel praten we er in november over. Informeel kan het zijn dat we al eerder
bijeen komen. Er ontspint zich een discussie over de rol van de klankbordbijeenkomst en de mate
waarin de Ledenraad de discussie al dan niet nog eens over mag doen. Roel Wijmenga licht toe: de
klankbordbijeenkomsten zijn vooral bedoeld om de leden de kans te geven mee te praten. De daar
geventileerde ideeën worden vervolgens meegenomen in voorstellen aan de Ledenraad, die uiteraard
over die voorstellen kan discussiëren.
8. Verkiezing bestuursleden
Toy Merx en Mike van Engelen vormen de stemcommissie. De uitslag is als volgt:
Annemieke Corstens (jeugd) :
17 stemmen voor, 2 tegen
Lieke van Poucke (penningmeester):
18 stemmen voor, 1 onthouding
Ada Kramer (educatie):
19 stemmen voor
Eva Beun (sportcommissaris):
15 stemmen voor, 3 tegen, 1 onthouding
Aftredend en niet herkiesbaar is penningmeester Ella Groothuis. Voorzitter Stef van Doesburg
bedankt Ella voor haar inzet. Zij was volgens hem een unieke penningmeester, die bij aanvang vooral
de ambitie had om te leren. Dat heeft zij op goede en voortvarende wijze gedaan. Belangrijk
wapenfeit: het creëren van verschillende voorzieningen. Zij zal de geschiedenis ingaan als de
potjesmaker.
De drie nieuwe bestuursleden komen alle drie uit de Ledenraad, die zij nu moeten verlaten. Het is
belangrijk om naar aanvulling te zoeken. Opgemerkt wordt dat het een goede zaak is, dat de
Ledenraad nieuwe bestuursleden levert.
9. Verkiezing redactieleden
De redactie van IJslandse Paarden is de enige commissie die ook door de Ledenraad verkozen wordt.
Nieuw in de redactie:
Nicole de Boer:
19 stemmen voor
Yvonne Cornelis:
19 stemmen voor
10. Stand van zaken met betrekking tot sport en recreatie
Er is de afgelopen maanden veel gebeurd op het gebied van de sport. Op initiatief van Mike van
Engelen heeft een brainstormbijeenkomst plaatsgevonden, de Sport- & Recreatiecommissie (S&Rcie)
organiseerde een klankbordbijeenkomst. Verder heeft de S&Rcie een nieuwe samenstelling gekregen,
na een roerige periode, met onder meer een lange aanloop naar een nieuwe sportcommissaris. Eva
Beun heeft besloten zich uit de fokkerij terug te trekken en zich meer op de sport te richten. Enkele
mensen hebben gereageerd op de oproep de commissie te versterken. De commissie is nu acht mensen
groot, wat voorlopig voldoende is.
Omdat de klankbordbijeenkomst een week voor de Ledenraadsvergadering plaats vond geeft Eva
Beun hier een mondelinge terugkoppeling. Mike van Engelen heeft een enquête uitgezet waar 228
mensen op gereageerd hebben. Ideeën uit deze enquête, plus ideeën geopperd in genoemde
brainstormbijeenkomst, zijn donderdag 20 maart tijdens de klankbordbijeenkomst aan de orde
geweest. Drie onderwerpen kwamen aan de orde:
1. Eventuele splitsing Sport en Recreatie
2. Automatisering
3. Prestatieklassen
Ad 1: splitsing sport en recreatie
Voorgesteld is om de commissie te splitsen in een aandachtsgebied (wedstrijd) sport en recreatie. Doel is meer
aandacht te krijgen voor de recreatie, een onderwerp dat nu te vaak ondersneeuwt door de vele sportpunten op
3
de agenda. Eva heeft op IJsland tijdens de FEIF conferentie gesproken met Tanja Casimir, die in de commissie
Leisure Riding van de FEIF zit. Nav deze gesprekken en de uitkomsten van de klankbordbijeenkomst stelt zijtelt
voor om binnen de vereniging een onderzoek uit te zetten om de vragen van recreanten in kaart te brengen; en te
kijken of we daar beleidspunten uit kunnen halen. Daartoe zal Tanja met diverse mensen praten, en een enquête
opstellen. Tijdens het openingsevent op 13 april zal zij naar alle waarschijnlijkheid al proberen met een aantal
betrokkenen te praten en meningen te polsen. Tanja heeft vanuit haar werk ervaring met het maken van enquêtes
en weet vanuit de FEIF commissie welke beleidspunten mogelijk te formuleren zijn.
Lily Heijnen vindt dit een goede weergave van het besprokene. Zij heeft vorige week aangegeven
huiverig te zijn voor een splitsing van de twee aandachtsgebieden, omdat het doublures zou kunnen
opleveren. De scheiding tussen sport en recreatie is niet altijd te trekken en de twee hebben ook veel
gemeen: veel recreatieruiters rijden wel eens een wedstrijd, veel wedstrijdruiters recreëren ook. Toch
voelt zij inmiddels wel voor een dergelijke splitsing, mits voorzien is in goede communicatie tussen
de twee. Hier moet niet te lang mee gewacht worden: er is nu momentum om een commissie te
vormen. Of er een apart bestuurslid moet komen valt nog te bezien.
Marc Dusseau sluit zich hier van harte bij aan. Het bestuur is vrij om een commissie in te stellen, dus
doe het. Dat vindt ook Martje Fentener van Vlissingen. Wel moet je kijken of een aparte commissaris
nodig is. Ze denkt dat wellicht de onrust over ruiterpaden een mooi startpunt voor een commissie is.
Roel Wijmenga heeft tijdens de voorbereiding van dē instelling van de Ledenraad ervaren dat de
regionale verenigingen geen subvereniging van het NSIJP wilden worden. Roel vindt dat een gemiste
kans. Misschien kunnen we hen er nu dichter bij betrekken. Het is niet zo dat zij zich alleen met
recreatie bezighouden, zegt Henk Hazelhorst, maar daar gebeurt wel het meeste op dat gebied.
Martje Fentener van Vlissingen vindt niet dat je betrokkenheid formeel moet regelen, maar je kunt
wel contact houden en misschien enthousiaste mensen uit die verenigingen betrekken.
Reina Pasma is blij dat er nu activiteiten tot stand komen. Zij is altijd een voorstander van splitsing
geweest. Je moet de mensen waar de energie zit erbij betrekken en ook de regionale rijverenigingen.
Ad 2: automatisering van de sport
Dit punt betreft de inschrijving voor wedstrijden, de publicatie van resultaten , maar ook het
bijhouden van kwalificatienormen. Dat gebeurt nu handmatig. Daarnaast is er bij organisatoren
behoefte aan de mogelijkheid online te betalen.
Er komen twee offertes, een vanuit Duitsland (Lutz Lesener, die het systeem van de Duitse
zustervereniging IPZV heeft gebouwd en onderhoudt) en een vanuit Nederland (Ronald van Woensel
van tolt.nl). Beide voorstellen moeten voorzien in koppeling naar de paardendatabase WorldFengur en
volledig geïntegreerd zijn in de NSIJP website. De data worden eigendom van het NSIJP.
Roel Wijmenga merkt op dat het Duitse systeem naar zijn mening goed functioneert. Hij wijst erop
dat in het algemeen het ontwikkelen van een programma het eenvoudigste deel van een systeem is.
Onderhoud is meestal een ingewikkelder zaak. Daar zal het bestuur dus goed op moeten letten.
Ad 3: degradatie/promotie
Momenteel kent Nederland alleen een promotieregeling, en een bijbehorende degradatieregeling, van
de sportklasse B naar de sportklasse A en andersom. Voor de andere klassen zijn mensen vrij zich
naar eigen goeddunken in te schrijven. Al jaren wordt erover gesproken of er niet ook in de lagere
klassen iets moet komen. In Duitsland wordt gewerkt met prestatieklassen, waarbij de mogelijkheid
bestaat combinaties op een andere manier met elkaar te vergelijken en bijvoorbeeld verschillende
finales te maken voor dezelfde proef, voor combinaties in een verschillende prestatieklasse. Ideeën
hiervoor worden verder uitgewerkt en net als de twee andere punten opgenomen in een beleidsplan
sport.
11. Rondvraag

Toy Merx reageert op een inlegvel in de laatste IJP. Daarop staan alleen instructeurs en trainers
die lid zijn van de VIT (Vereniging van Instructeurs en Trainers), terwijl er toch andere
instructeurs en trainers zijn die wel het diploma van de NSIJP opleiding hebben behaald.
Lily Heijnen reageert als hoofdredacteur van IJP. Zij beschouwt dit inlegvel als een publicatie
van de VIT; die daarvoor heeft betaald en verantwoordelijk is voor de inhoud. Dit bleek bij veel
leden niet duidelijk. Toy verzoekt daarom om hier in een komende IJP een opmerking over te
4






maken en op de NSIJP website een lijst te publiceren van allen die de juiste diploma’s hebben.
Mark Timmerman legt uit dat we als NSIJP een systeem van erkenning hebben ontwikkeld,
waarin is afgesproken hoe de verleende certificaten up to date gehouden kunnen worden. In dat
systeem speelt de VIT een rol. Na tien jaar is het wellicht tijd de criteria te evalueren.
Het bestuur zegt toe op niet te lange termijn met een duidelijk antwoord te komen.
Mike van Engelen heeft begrepen dat de Jeugdcommissie besloten heeft om dit jaar geen
tussenstanden te publiceren van de selectie voor de YouthCup, omdat dit de kinderen stress zou
geven. Mike vindt dat er wel gepubliceerd moet worden, zodat eventuele fouten in de berekening
door betrokkenen gecorrigeerd kunnen worden. Eva Beun antwoordt namens Annemieke
Corstens dat er in het verleden negatieve ervaringen met publicatie zijn opgedaan. Twee jaar
geleden zijn de tussenstanden niet gepubliceerd en dat heeft veel minder ruis gegeven. De
uitslagen zelf worden uiteraard wel gepubliceerd. Er wordt gekeken of dit voor 2016 weer zo zal
gaan.
Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd hoeveel selectiewedstrijden er zijn en of deze alle
onderdelen aanbieden. Er zijn drie wedstrijden, twee speciale jeugdwedstrijden plus IJRN
Internationaal. Bij alle drie de wedstrijden waar alle relevant onderdelen uitgeschreven.
Aly van der Veen wijst op voorgenomen beleid van Staatsbosbeheer ten aan zien van rijden in
hun natuurgebieden. Er staat een petitie op de NSIJP site, waar mensen tot 8 april nog op kunnen
reageren. Het bestuur wordt gevraagd te kijken hoe het NSIJP kan bijdragen aan de discussie.
Henk Hazelhorst vraagt naar de indeling van de portefeuilles door ledenraadsleden. Bij de
publicatie van het rooster van aftreden wordt ook aangegeven voor welk aandachtsgebied de
leden in de raad zitten.
Lily Heijnen heeft geen vragen meer.
Martje Fentener van Vlissingen wil nu alvast nadenken over criteria en wijze van organisatie van
de evaluatie van het systeem Ledenraad. Jan van Muijden vindt dat ze hiermee aan de vroege kant
is, omdat volgens de statuten in het 5de jaar geëvalueerd zal worden. Wel kunnen we al
verbeteringen aanbrengen; zoals het betrekken van de leden om meer leden, en vooral meer
stemmers voor de Ledenraad te krijgen. Daar zou in november een plan voor moeten liggen.
Betrek daar ook zeker de leden bij die nu niet aanwezig zijn. Reina Pasma, Henk Hazelhorst en
Jan van Muijden bereiden dat voor, gecombineerd met een rit te paard.
Mike van Engelen wil nadenken over de vraag hoe we de ledenraadsvergaderingen interessanter
kunnen maken. Thomas Grégoire ziet het probleem niet. Er zijn nu toch allerlei dingen afgetikt.
Daar is Marc Dusseau het mee eens: dit is nu eenmaal een vergadering om besluiten te nemen en
verantwoording af te leggen. Hij zou het leuk vinden als er een inhoudelijk punt, bijvoorbeeld in
de vorm van een lezing aan bod zou komen, maar ziet ook wel dat weinig tijd voor is.
Lily Heijnen suggereert om ons als Ledenraadsleden te presenteren tijdens het Openingsevent 13
april en je oor te luisteren te leggen.
Ingrid Weijers vertelt dat er tijdens het Openingsevent om 14:30 een uur is uitgetrokken voor een
Meet & Greet van nieuwe leden met bestuur. Zij krijgen daarvoor een uitnodiging. Het is leuk als
ook de ledenraadsleden daarbij zijn. Zij roept iedereen op die dag aanwezig te zijn!
Volgende vergadering: vrijdag 21 november 2014
NSIJP voorzitter Stef van Doesburg sluit af met een aantal opmerkingen. Hij stelt een charme
offensief voor om het aantal aanwezige leden te vergroten.
IJRN begint volgende week met de nieuwe baan en gaat ervan uit dat daarop 27 april de eerste
wedstrijd gehouden kan worden.
Hij nodigt de aanwezigen uit voor een drankje en om het glas te heffen op de nieuwe
bestuurssamenstelling.
Sluiting om 22.52 uur
5
Actielijst
Behorend bij Vergadering Ledenraad – Bestuur NSIJP dd vrijdag 28 maart 2014
Wat
Fiscaliteit
Publicatiebeleid NSIJP website
Instellen recreatiecommissie
Onderzoek behoeften recreatieruiters
Beleidsplan sport en recreatie
Automatisering
Uitwerking prestatieklassen
Plan leden betrekken bij Ledenraad
Certificering/erkenning trainers en
instructeurs
Reageren op plannen Staatsbosbeheer
Voorbereiding evaluatie Ledenraad
Actie
Penningmeesster bestuur
Bestuur, PR Commissie
Bestuur
Bestuur, Tanja Casimir
Sportcommissie, recreatiecommissie
Bestuur, sportcommissiee
Sportcommissie
Reina Pasma, Henk Hazelhorst, Jan van Muijden bereiden
voor
Bestuur in overleg met educatiecommissie
Bestuur, recreatiecommissie
November
:
6
Presentielijst
Aanwezig:
Afwezig met kennisgeving:
Bestuur NSIJP
Nienke Schaafsma
Anne de Lannoy
Peter Kerkhoven
Bram van Steen
Marian Timmerman
Jamila Brummel
Noortje de Laat
Majolein Leemhuis
Tom Buitelaar
Gwenda Kroon
Florian Bakels
Jaap Groven
Henk Peterse.
Stef van Doesburg (voorzitter)
Ella Groothuis (penningmeester)
Ingrid Weijers (stamboeksecretaris)
Gerda Casimir (secretaris, tevens notulist)
Ledenraad
Reina Pasma
Sander Russche
Carolien de Lauwere
Mark Timmerman
Ada Kramer
Roel Wijmenga
Lieke van Poucke
Martje Fentener van Vlissingen
Thomas Grégoire
Eva Beun
Nanco Lekkerkerker
Mike van Engelen
Toy Merx
Niek van Nunen
Henk Hazelhorst
Aly van der Veen
Marc Dusseau
Zwana de Vries
Lily Heijnen
Jan van Muijden
Afwezig zonder kennisgeving:
Sjaak Smeeing
Hans Stupers
Tessa Nederend
7

Download Report