Inkoopbeleid 2014 Colofon datum 18-12-2013 auteurs Dominique de Rond, DIF versie 1.0 status Definitief datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 2 van 20 Inhoudsopgave Managementsamenvatting 4 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Richtinggevend én kaderstellend voor alle inkopen Bijdrage aan het onderwijs en aan de uitstraling van Avans Hogeschool is leidend Voldoen aan de wet- en regelgeving is randvoorwaardelijk Het inkoopbeleid geldt voor alle inkopen door en namens Avans Hogeschool Inkoopbesturingsmodel We ondersteunen betrokkenen bij de uitvoering van het beleid 7 7 7 8 8 8 2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 Missie, visie en meerjarenbeleid richtinggevend voor aanbestedingen van Avans Hogeschool 9 Avans Hogeschool past tijdloze aanknopingspunten uit de missie en visie toe 9 Avans Hogeschool past tijdsgebonden begrippen uit het Meerjarenbeleidsplan toe 10 Regionaal en duurzaam verankerd 10 Grenzen verleggen 11 Sociale innovatie 12 Gezien en (h)erkend worden 12 Consequenties 13 3 3.1 3.2 3.3 Wettelijke en bedrijfsmatige kaders waar noodzakelijk Wet- en regelgeving Economische afwegingen Ethische afwegingen 13 13 15 15 4 Inkoop van arbeid 16 Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 3 van 20 Voorwoord Voor u ligt het inkoopbeleid 2014. Het inkoopbeleid 2014 vervangt het inkoopbeleid 2008. Het inkoopbeleid 2014 is geschreven voor alle medewerkers van Avans Hogeschool. Het beleid is gekoppeld aan de uitgangspunten uit het meerjarenbeleid van Avans Hogeschool. Het beleid geeft richting en beschrijft het kader waarin we ons als medewerkers van Avans Hogeschool in kunnen bewegen. Het inkoopbeleid 2014 is op 18 maart 2014 vastgesteld door het College van bestuur en is van toepassing op alle inkopen van Avans Hogeschool. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 4 van 20 Managementsamenvatting Richtinggevend en kaderstellend voor alle inkopen Doelstelling van het inkoopbeleid 2014 is een bijdrage leveren aan het primaire proces onderwijs en het gedachtengoed van Avans Hogeschool. Het inkoopbeleid sluit om deze reden aan bij het Meerjarenbeleid van Avans Hogeschool. Het inkoopbeleid is bedoeld om richting te geven aan de dialoog over inkopen en het inkopen door Avans Hogeschool zodanig in te vullen dat het ligt in het verlengde van wat Avans Hogeschool wil zijn en wil uitstralen. Het inkoopbeleid zegt tevens iets over het voldoen aan relevante wet en regelgeving. De wet en regelgeving is van toepassing op alle inkopen van Avans Hogeschool, ongeacht de waarde van de inkopen. In het beleid wordt gesproken over de inkoopfunctie, hieronder verstaan we alle activiteiten om goederen, diensten en werken te verkrijgen van externe bronnen. Processen, rollen en verantwoordelijkheden binnen deze inkoopfunctie zijn beschreven in het inkoopbesturingsmodel 2014. Missie, visie en meerjarenbeleid richtinggevend voor aanbestedingen Regionaal en duurzaam verankerd Avans Hogeschool streeft ernaar regionale leveranciers een goede kans te geven om goederen, diensten of werken aan Avans Hogeschool te leveren. Concreet betekent dit: Daar waar dat voordelen c.q. geen zwaarwegende nadelen heeft, de aanbestedingen zodanig wordt ingericht dat: regionale marktpartijen aan de eisen kunnen voldoen die Avans Hogeschool aan bedrijven en bedrijfsvoering stellen; regionale marktpartijen aan de eisen en wensen kunnen voldoen die Avans Hogeschool aan de leveringen zelf stelt; bij aanbestedingen onder de Europese drempel waarbij Avans Hogeschool meervoudig onderhands gaat gunnen, minimaal één regionale marktpartij uitgenodigd wordt. Grenzen verleggen Als aanbestedingsplichtige organisatie sluit het begrip internationalisering naadloos aan op de Europese aanbestedingen die uitgevoerd worden. Echter wordt het begrip binnen de inkoopfunctie ook gebruikt om over de eigen grenzen te kijken. Dit vertaalt zich in het zoeken naar samenwerkingsverbanden, maar ook om actief de leveranciersmarkt te betrekken om aanbestedingen beter de laten aansluiten op de marktmogelijkheden. Sociale innovatie Vertaalt naar aanbesteden betekent dit begrip dat Avans Hogeschool marktpartijen de kans wil geven het beste voor Avans Hogeschool te doen en aan Avans Hogeschool te leveren en tegelijk een goede werkgever te zijn en blijven voor hun mensen (zowel Avans Hogeschool als aanbestedende dienst, als de leveranciers van Avans Hogeschool). Avans Hogeschool onderschrijft het belang van verantwoord marktgedrag, daarnaast stimuleert Avans Hogeschool marktpartijen het werk zo goed mogelijk uit te voeren en proactief mee te denken over ontwikkelingen die kunnen bijdragen aan de bedrijfsvoering van Avans. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 5 van 20 Gezien en (h)erkend worden Bij gezien en (h)erkend worden gaat het om rekenschap geven van de maatschappelijke gevolgen van ons handelen. Op het gebied van inkoop vertaalt Avans Hogeschool dat naar waar mogelijk- toepassen van Social Return en Duurzaamheid: Social Return Bij iedere aanbesteding boven €207.000,- wordt invulling gegeven aan Social Return. Duurzaamheid Duurzaamheid wordt onderdeel van de aanbestedingsstrategie, waarbij de visie en gestelde eisen passen bij de aard van de opdracht. De eisen van RVO (Rijksdienst voor ondernemend Nederland) worden als minimaal beschouwd. Borging De onderwerpen uit het meerjarenbeleid worden onderdeel van de op te stellen pakketstrategie. De tenderboard toetst de pakketstrategie en geeft indien wenselijk een advies aan de pakketeigenaar. De toets gaat zowel in op financiële en kwalitatieve haalbaarheid als het voldoen aan het inkoopbeleid 2014. Wet en regelgeving Voor Avans Hogeschool is de volgende specifieke wet- en regelgeving van toepassing: Aanbestedingswet 2012 (voor goederen en diensten). Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) (voor werken en werkgerelateerde diensten/leveringen). Gids proportionaliteit en de bijbehorende richtsnoeren. Afgeleid van en gebaseerd op de wet en regelgeving is vastgesteld vanaf welke drempelbedragen welke aanbestedingsprocedures bij Avans Hogeschool van toepassing zijn: Soort opdracht Opdrachtwaarde excl. BTW Procedure Uitvoering Levering of Dienst < € 20.000,- MEL Enkelvoudig onderhands Diensteenheid / academie < € 20.000,- IB begroting Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop € 20.000,- tot € 50.000,- Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop € 50.000,- tot € 207.000,- Meervoudig onderhands1 DIF-Inkoop > € 207.000,- Europese aanbesteding DIF-Inkoop < € 20.000,- Enkelvoudig onderhands Academie € 20.000,- tot € 50.000,- Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop € 50.000,- tot € 207.000,- Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop2 > € 207.000,- Europese aanbesteding DIF-Inkoop < €150.000,- Enkelvoudig onderhands DIF-AB € 150.000,- tot € 1.500.000,€ 1.500.000 tot € 5.186.000,- Meervoudig onderhands DIF-Inkoop Nationale aanbesteding DIF-Inkoop > € 5.186.000,- Europese aanbesteding DIF-Inkoop Inkoop onderwijsgerelateerde arbeid Werken 1 Indien DIF-Inkoop vaststelt dat er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang wordt i.p.v. een meervoudige procedure een nationale of Europese aanbesteding uitgevoerd. 2 Ondertekening door CVB vereist vanaf 50 K€. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 6 van 20 In bijlage 2B van Richtlijn 2004/18/EG staat een opsomming van diensten waarvoor een verlicht Europees regime geldt. Voor deze zogenoemde 2B-diensten geldt een uitzondering, omdat wordt aangenomen dat het niet-Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. In bovenstaande tabel kán dit worden toegepast voor enkele diensten en voor alle onderwijs gerelateerde arbeid. Economische afwegingen Avans Hogeschool is een semipublieke organisatie, wat betekent dat Avans Hogeschool haar financiering deels uit overheidsgelden krijgt. Het is haar taak deze gelden op een verstandige wijze te besteden. Dit betekent voor de inkoopfunctie onder andere: bepalen juiste prijs-kwaliteitverhouding; oog hebben voor de totale huidige en toekomstige kosten; streven naar behalen schaalvoordeel; afsluiten van raamcontracten. Deze raamcontracten gelden Avans-breed en brengen daarmee de verplichting met zich mee dat iedereen van Avans Hogeschool binnen deze raamovereenkomsten bestelt. Ethische afwegingen Medewerkers die betrokken zijn bij de inkoopfunctie krijgen te maken met ethische dilemma’s die onlosmakelijk met het inkoopproces verbonden zijn. De Nederlandse Vereniging van Inkopers (NEVI) heeft om deze reden een gedragscode ontwikkeld. Avans Hogeschool volgt die code. Inkoop van arbeid Niet-onderwijs gerelateerde arbeid valt onder de reikwijdte van het inkoopbeleid. Dit betekent, dat voor het inkopen van niet-onderwijs gerelateerde arbeid de richting en kaders uit het inkoopbeleid van Avans van toepassing zijn. Onderwijs gerelateerde arbeid betreft de inhuur van freelancers voor het onderwijs (docenten en ander onderwijs gerelateerd personeel. Deze inkoop mag plaatsvinden zonder concurrentiestelling, dat betekent dat losse opdrachten met een totale waarde van < € 207.000,- uit de hand gegund mogen worden (enkelvoudige onderhandse procedure). Ingeval de geraamde waarde van de opdracht > € 207.000,- euro bedraagt, dan dient het inkopen van de onderwijs gerelateerde arbeid Europees te worden aanbesteed. Deze Europese aanbestedingsprocedure kan –indien gewenst- aangemerkt worden als een zogenaamde ‘2Bdienst’. Ongeacht de gevolgde procedure dient de inhuur van onderwijs gerelateerd personeel wel te voldoen aan de volgende randvoorwaarden die gerelateerd zijn aan het contracteren: Algemeen geldt dat de overeenkomst fiscaal juridisch rechtmatig moet zijn (bijvoorbeeld VAR verklaring) en dat het gewenst is dat een overeenkomst wordt gesloten. Andere voorwaarden die de Diensteeneenheid P&O aan de inhuur van freelancers stelt, waaronder bijvoorbeeld een maximumtarief. De Avans-brede bevoegdheidsregeling. Het door het College van Bestuur vastgestelde Inkoopbeleid 2014. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 7 van 20 1 Richtinggevend én kaderstellend voor alle inkopen 1.1 Bijdrage aan het onderwijs en aan de uitstraling van Avans Hogeschool is leidend Kwalitatief goed onderwijs, oog voor het individu en plezier in het geven en krijgen van het onderwijs: ingrediënten die Avans Hogeschool succesvol maken. Randvoorwaardelijk voor een succesvolle organisatie is een professionele bedrijfsvoering en een belangrijk onderdeel daarvan is de inkoopfunctie3. In de afgelopen jaren heeft Avans Hogeschool die inkoopfunctie op basis van het vigerende beleid ontwikkeld. Ook in de rest van de bedrijfsvoering heeft Avans Hogeschool zich verder geprofessionaliseerd. Om de inkoopfunctie mee te laten bewegen is het nu tijd een nieuwe impuls te geven zodanig dat ook de inkoopfunctie een verdere bijdrage aan het succes van Avans Hogeschool kan geven. Die impuls geven we door onder andere een verdiepingsslag te maken op de besturing van inkoop4 én door het inkoopbeleid5 te herijken. Voor dat succes van Avans Hogeschool is professioneel ondernemerschap een van de drijvende krachten. Dit inkoopbeleid is dan ook primair bedoeld om richting te geven aan de dialoog over inkopen en het inkopen door Avans Hogeschool zodanig in te vullen dat het ligt in het verlengde van wat Avans Hogeschool als organisatie wil zijn en wil uitstralen. 1.2 Voldoen aan de wet- en regelgeving is randvoorwaardelijk Tegelijk moet de genoemde impuls ervoor zorgen dat Avans Hogeschool aansluit op de externe ontwikkelingen. De gewijzigde regelgeving van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) naar de Aanbestedingswet 2012 is hierbij cruciaal. Vanwege die wet- en regelgeving is dit inkoopbeleid waar noodzakelijk kaderstellend, voorschrijvend en dus zeker niet vrijblijvend. Deze niet-vrijblijvendheid geldt niet alleen voor inkopen boven bepaalde drempelbedragen, maar nadrukkelijk ook voor inkopen onder de drempelbedragen. De wet- en regelgeving is daarmee dus van toepassing op alle inkopen van Avans Hogeschool, ongeacht de waarde van die inkopen. 3 Onder de inkoopfunctie verstaan we alle activiteiten om goederen, diensten en werken te verkrijgen van externe bronnen. De inkoopfunctie is daarmee meer dan alleen de inkoopafdeling: het betreft de activiteiten van iedereen die er binnen Avans Hogeschool mee bezig is. 4 Zie hiervoor de uitwerking van het inkoopbesturingsmodel. Het inkoopbesturingsmodel 2007 is aangepast en verder uitgewerkt in het inkoopbesturingsmodel 2014. 5 Dit document gaat over het beleid dat geldt bij het verkrijgen van goederen/diensten/werken. Feitelijk gaat het dan over aanbestedingen maar ook over bestellingen. Voor het gemak hebben we het Inkoopbeleid genoemd. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 8 van 20 1.3 Het inkoopbeleid geldt voor alle inkopen door en namens Avans Hogeschool Bij de inkoop gaat het om alle inkopen, dus alle goederen, diensten of werken die Avans Hogeschool van derden betrekt; er is geen enkele inkoop uitgezonderd. Dit inkoopbeleid geeft richting aan het maken van keuzes bij de aanbestedingen om die goederen, diensten of werken te verkrijgen. Bij dat verkrijgen gaat het niet alleen om de goederen, diensten of werken die Avans Hogeschool zelf inkoopt, maar ook om inkopen die derden namens Avans Hogeschool uitvoeren. Ook van deze derden verwacht Avans Hogeschool dat ze dit inkoopbeleid onverkort toepassen. 1.4 Inkoopbesturingsmodel De werking van de inkoopfunctie, alle activiteiten die nodig zijn voor het verkrijgen en de werking van de organisatie, zijn vastgelegd inkoopbesturingsmodel 2014. In het inkoopbesturingsmodel van Avans Hogeschool zijn per proces binnen de inkoopfunctie de rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd. In het kort betekent dit dat voor ieder inkooppakket (gebaseerd op de PIANOo standaard) een pakketeigenaar is aangewezen. Deze pakketeigenaar is verantwoordelijk voor het geheel aan activiteiten binnen dat pakket. Dat wil onder andere zeggen dat de pakketeigenaar verantwoordelijk is voor het opstellen van een pakketstrategie waarin de pakketeigenaar verantwoordelijk is voor wat er wordt ingekocht. De adviseur inkoop is verantwoordelijk op welke wijze het product of dienst wordt ingekocht; het ‘hoe’. Daarnaast is de pakketeigenaar verantwoordelijk voor de uitvoering van de opgestelde strategie. Een pakketeigenaar is altijd onderdeel van de directie van de academie of dienst, met andere woorden: de rol van pakketeigenaar ligt in alle gevallen bij een (adjunct)directeur. 1.5 We ondersteunen betrokkenen bij de uitvoering van het beleid Het inkoopbeleid – we noemen het vanaf hier Inkoopbeleid 2014 - en het inkoopbesturingsmodel 2014 zijn onderdeel van het Inkoophandboek. In het Inkoophandboek worden casussen en voorbeelden verzameld om te verduidelijken op welke wijze Avans Hogeschool invulling geeft aan dit inkoopbeleid. Verder zijn in dit Inkoophandboek alle relevante overige informatie en verwijzingen op het gebied van inkopen bij Avans Hogeschool opgenomen. De afdeling AB-Inkoop van de Diensteenheid ICT en Facilitaire dienst (DIF) beheert het Inkoophandboek. Voor vragen over de toepassing van dit beleid kunt u contact opnemen met afdeling ABInkoop via [email protected]. De afdeling kan de medewerkers van Avans Hogeschool maar ook de bedrijven die namens Avans Hogeschool aanbestedingen verzorgen ondersteunen. De grootste rechtmatigheidsrisico’s lopen we bij de grotere aanbestedingen. Avans Hogeschool wil dit zoveel mogelijk voorkomen. Daarom is het verplicht om bij alle inkopen boven € 20.000,- en alle investeringen (IB-begroting) contact op te nemen met AB-Inkoop om zodoende de te volgen procedure correct te laten verlopen. AB-Inkoop biedt advisering c.q. ondersteuning bij de aanbesteding. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 9 van 20 2 Missie, visie en meerjarenbeleid richtinggevend voor aanbestedingen van Avans Hogeschool De missie en de visie geven het bestaansrecht weer van Avans Hogeschool en zijn relatief tijdloos. Om uitvoering te geven aan de missie en de visie zijn deze in het Meerjarenbeleidsplan vertaald in doelen voor de kortere termijn. De missie, visie en het Meerjarenbeleidsplan geven richting en invulling aan dit inkoopbeleid. Deze koppeling stimuleert om het inkoopbeleid bij te laten dragen aan Avans Hogeschool en daagt uit het inkoopbeleid mee te laten groeien met de actualiteit van de ontwikkelingen van Avans Hogeschool. Het Inkoopbeleid is daarmee geen statisch en op zichzelf staand beleid. Als organisatie is Avans Hogeschool immers continu in ontwikkeling, wat betekent dat ook de invulling van het inkopen bij Avans Hogeschool voortdurend in ontwikkeling dient te zijn. Daarnaast kan als gevolg van wijziging in wet- en regelgeving de inhoud van het inkoopbeleid veranderen. 2.1 Avans Hogeschool past tijdloze aanknopingspunten uit de missie en visie toe In de missie en visie staat wat Avans Hogeschool als haar bestaansrecht ziet en hoe Avans Hogeschool dat wil invullen. Het bevat goede aanknopingspunten voor de bedrijfsvoering van Avans Hogeschool en daarmee dus ook voor het inkoopbeleid. Aanknopingspunten uit de missie en visie ‘We staan midden in de maatschappij. Weten wat er speelt en leeft op het gebied van onderwijs en onderzoek. In de regio en internationaal. We ontwikkelen, delen en creëren kennis. En doen praktijkgerichte onderzoeken. Met bedrijven, overheden en maatschappelijke organisaties. Voor hen en met hén’ aldus uit de missie. De visie vult aan: ‘ons ideaal: studenten en medewerkers die onze samenleving verder helpen. Die verder denken en duurzaam denken. Met een ondernemende houding.’ De volgende begrippen hanteren we als aanknopingspunt voor het inkoopbeleid: (Midden in) de maatschappij Regionaal en internationaal Ontwikkelen, denken en creëren Met bedrijven, overheden en maatschappelijke organisaties Duurzaam en Ondernemend. Het is niet in elk aanbestedingstraject mogelijk elk van de hierboven genoemde aanknopingspunten herkenbaar toe te passen. Als algemene richtlijn geldt wel dat we bij alle aanbestedingen door of namens Avans Hogeschool zoeken naar de mogelijkheden om invulling aan de begrippen te geven. De missie en de visie zijn relatief tijdloos en de bovenstaande aanknopingspunten zullen dus voor meerdere jaren gelden. De maatschappij verandert echter wel in de loop der tijd. Om als Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 10 van 20 Avans Hogeschool goed aangesloten te blijven bij die veranderende maatschappij zal haar denken en handelen op basis van die aanknopingspunten daarom ook in de loop van de tijd evolueren. Dit evolueren gebeurt in elk geval door middel van de periodieke evaluaties van het inkoopbeleid en de aanpassing van casussen in het Inkoophandboek. 2.2 Avans Hogeschool past tijdsgebonden begrippen uit het Meerjarenbeleidsplan toe Het Meerjarenbeleidsplan is afgeleid van de missie en visie en het bevat de doelen van Avans Hogeschool voor de betreffende beleidsperiode; in de regel is dat een periode van vier jaar. Het Meerjarenbeleidsplan is bedoeld om het onderwijs en onderzoek van Avans Hogeschool en daarmee uiteindelijk het instituut Avans Hogeschool, concreet richting te geven. Uit deze concrete richtingen zijn begrippen gehaald om aanbestedingen zodanig uit te voeren dat deze de doelen, zoals geformuleerd in het Meerjarenbeleidsplan, ondersteunen. Bij de aanknopingspunten uit de missie en visie geldt dat Avans Hogeschool deze niet allemaal bij elk aanbestedingstraject kan toepassen. Datzelfde geldt voor de begrippen uit het Meerjarenbeleidsplan. Dit betekent dat bij alle aanbestedingen door of namens Avans Hogeschool gezocht moet worden naar de mogelijkheden om invulling aan in dit geval de begrippen te geven. In de volgende paragrafen staan de begrippen uit het Meerjarenbeleidsplan vertaald naar aanbestedingen. Deze vertaling is een goede indicatie maar zeker niet limitatief: daar waar de begrippen breder en beter toegepast kunnen worden dan hier omschreven staat zal Avans Hogeschool dat zeker doen. 2.2.1 Regionaal en duurzaam verankerd Avans Hogeschool streeft regionale en duurzame verankering na. Vertaald naar het inkopen betekent dit dat Avans Hogeschool ernaar streeft regionale leveranciers een goede kans te geven om goederen, diensten of werken aan Avans Hogeschool te leveren. Met een goede kans wordt bedoeld dat daar waar dat voordelen c.q. geen zwaarwegende nadelen heeft, de aanbestedingen zodanig wordt ingericht dat regionale marktpartijen: aan de eisen kunnen voldoen die Avans Hogeschool aan bedrijven en bedrijfsvoering stellen; aan de eisen en wensen kunnen voldoen die Avans Hogeschool aan de leveringen zelf stelt. De eisen die Avans Hogeschool aan marktpartijen stelt zijn vervolgens in verhouding tot de omvang van de betreffende percelen (proportionaliteitsbeginsel). Bij aanbestedingen onder de Europese drempel waarbij Avans Hogeschool meervoudig onderhands gaat gunnen, nodigt zij minimaal één regionale marktpartij uit, welke uiteraard dient te voldoen aan de gestelde criteria voor de opdracht. Onder een regionale marktpartij verstaat Avans Hogeschool een leverancier in (de nabijheid van) een van de vestigingsplaatsen van Avans Hogeschool. Indien het een product of dienst voor een specifieke Avans-locatie betreft dan benaderen we een leverancier die gevestigd is in de (nabijheid van de) plaats van die betreffende locatie. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 11 van 20 Onder regionaal wordt het volgende verstaan; de marktpartij is gevestigd (op basis van KvKgegevens) in één van de volgende vier Coropgebieden (Nuts code 3)6: West Noord-Brabant Midden Noord Brabant Noord oost Noord-Brabant Zuid-Oost Noord-Brabant Figuur 1. Corop gebieden. Indien Avans Hogeschool geen regionale marktpartij zoals hierboven uitnodigt, dan motiveert zij de reden daarvan in het betreffende aanbestedingsdossier. 2.2.2 Grenzen verleggen Avans Hogeschool streeft internationalisering na. Voor het onderwijs en onderzoek betekent dit het overschrijden van landsgrenzen. Als aanbestedingsplichtige organisatie voert Avans Hogeschool Europese aanbestedingen uit waarmee zij marktpartijen uit de gehele EU een kans geeft goederen, diensten of werken aan Avans Hogeschool te leveren. De essentie van die internationalisering is echter `over de eigen grenzen heen kijken’. Vanuit die essentie zal DIF-Inkoop zoeken naar mogelijkheden waar het meerwaarde heeft de organisatiegrens van Avans Hogeschool te overschrijden door samen te werken op inkoopgebied. Die samenwerking in aanbestedingen kan liggen op: Leren en kennis delen (maar wel zelf aanbestedingen doen) Samen aanbestedingen voorbereiden (maar wel zelf uitvoeren) Samen aanbestedingen uitvoeren (met ieder een bijdrage) Aanbestedingen voor elkaar uitvoeren (de een voor de ander). In deze beleidsperiode worden samenwerkingsverbanden (zoals gemeenten, andere hogescholen) en aansluitingen (zoals PIANOo, NEVI) verkend welke tot meerwaarde bij aanbestedingen kunnen leiden. Avans Hogeschool kijkt echter ook op een andere wijze over de grenzen heen en wel over de `grenzen van/naar de leverancier’. Avans Hogeschool betrekt namelijk de leveranciersmarkt Zie http://www.cbs.nl/NR/rdonlyres/5243D99C-0F3F-43C1-BC38ADEC2FDD9DEB/0/2012indelingcoropkaart.pdf voor de precieze afbakening van de gebieden. 6 Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 12 van 20 bij het beter laten aansluiten van haar aanbestedingen op de marktmogelijkheden. Avans Hogeschool kan daarom voorafgaand aan het uitvoeren van een Europese aanbesteding een marktconsultatie uitvoeren. Bij aanbestedingen onder de grens voor Europese aanbesteding overweegt Avans Hogeschool of het uitvoeren van een marktconsultatie waarde toevoegt en als dat zo is dan voert zij die marktconsultatie uit. 2.2.3 Sociale innovatie Bij sociale innovatie is de essentie om een organisatie op een gezonde wijze te laten functioneren: een betere arbeidsproductiviteit leveren én de kwaliteit van arbeid verhogen. Vertaald naar aanbesteden betekent dit dat Avans Hogeschool marktpartijen de kans wil geven het beste voor Avans Hogeschool te doen en aan Avans Hogeschool te leveren, en tegelijk een goede werkgever te zijn en blijven voor hun mensen (zowel Avans Hogeschool als aanbestedende dienst, als de leveranciers van Avans Hogeschool). Met het goed toepassen van aanknopingspunten uit de missie en visie en de begrippen uit het Meerjarenbeleidsplan onderschrijft Avans Hogeschool het belang van het invullen van verantwoordelijk marktgedrag. Aanbestedingsvormen die daaraan bijdragen zijn `gunnen op waarde’ en het toepassen van `best value procurement’. Verder stimuleert Avans Hogeschool marktpartijen het werk zo goed mogelijk uit te voeren en andere goede bijdragen aan Avans Hogeschool te leveren (bijvoorbeeld in de vorm van ongevraagd advies op het terrein waar de betreffende marktpartij deskundig is). Deze genoemde aanbestedingsvormen zijn voor Avans Hogeschool én voor de markt relatief nieuw. Avans Hogeschool zal in deze beleidsperiode zoeken naar aanbestedingen die zich ervoor lenen de genoemde vormen toe te passen en te verkennen of en zo ja hoe Avans Hogeschool die vormen op termijn in grotere mate succesvol kan toepassen. 2.2.4 Gezien en (h)erkend worden Bij gezien en (h)erkend worden gaat het om rekenschap geven van de maatschappelijke gevolgen van ons handelen. Op het gebied van inkoop vertaalt Avans Hogeschool dat naar waar mogelijk7- toepassen van Social Return8 en Duurzaamheid: 7 Social Return Bij iedere aanbesteding boven €207.000,- wordt invulling gegeven aan Social Return. Voorafgaand aan iedere aanbesteding die meervoudig onderhands of via een zwaardere procedure wordt uitgevoerd, wordt een aanbestedingsstrategie opgesteld. Onderdeel van deze aanbestedingsstrategie is het opnemen van een visie over de invulling van Social Return. Op deze wijze wordt per inkooppakket een invulling aan Social Return gegeven passend bij de aard van de opdracht. We passen Social Return zodanig toe dat Avans Hogeschool kan zeggen dat kansarme mensen met haar manier van aanbesteden een aanwijsbaar betere kans in de maatschappij krijgen. We kijken dus niet alleen naar wat Waar mogelijk wil zeggen; per pakket reëel haalbaar. 8 Social return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 13 van 20 we vragen (wat op het oog sociaal lijkt), maar ook naar wat de vraag voor effect heeft (wat in de praktijk soms averechts kan zijn)9. 2.3 Duurzaamheid Duurzaamheid wordt onderdeel van de aanbestedingsstrategie, waarbij de visie en uiteindelijke gestelde eisen passen bij de aard van de opdracht. De eisen van RVO (Rijksdienst voor ondernemend Nederland) worden als minimaal beschouwd en indien aanwezig voor het bewuste inkooppakket opgenomen in het programma van eisen. Consequenties De bovenstaande onderwerpen worden onderdeel van de op te stellen pakketstrategie. Deze onderwerpen zijn tevens onderdeel van de aanbestedingsstrategie, de eventuele (financiële/ kwalitatieve en/of organisatorische) gevolgen hiervan worden in de te volgen pakket- en aanbestedingsstrategie genoemd, waarmee de keuzes transparant worden. De tenderboard toetst de pakketstrategie aan het vastgestelde Avans Inkoopbeleid 2014, en geeft indien wenselijk een advies aan de pakketeigenaar. De toets gaat in op financiële en kwalitatieve haalbaarheid (voorbeeld: zijn we voor dit pakket bereid om 10% meer te betalen voor Social Return en levert dit kwalitatief iets op voor de organisatie/maatschappij? En past dit binnen de kaders van Avans Hogeschool?) Een van de adviezen kan inhouden dat de pakketeigenaar de pakketstrategie moet voorleggen aan het CvB ter accordering. Vervolgens worden de aanbestedingsstrategie en uiteindelijk de aanbestedingsdocumenten opgesteld. 3 Wettelijke en bedrijfsmatige kaders waar noodzakelijk Zoals gezegd is het inkoopbeleid er primair op gericht om de richting te geven aan de dialoog over het inkopen en het inkopen door Avans Hogeschool zodanig in te vullen dat het ligt in het verlengde van wat Avans Hogeschool als organisatie wil zijn en wil uitstralen. Hierbij dient Avans Hogeschool zich te houden aan wettelijke kaders. Daarnaast zijn er economische en ethische afwegingen die mogelijk evident zijn, maar te belangrijk voor het imago van Avans Hogeschool om ze niet specifiek op te nemen in dit inkoopbeleid. Deze zijn onderstaand opgenomen. 3.1 Wet- en regelgeving Avans Hogeschool leeft de relevante wet- en regelgeving na en Avans Hogeschool zal uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving restrictief uitleggen en toepassen. Voor het inkoopbeleid is de volgende specifieke wet- en regelgeving van toepassing: 9 Het eisen van een hoge inzet personeel met afstand op de arbeidsmarkt bij een Europese Aanbesteding Schoonmaak lijkt een zeer positief effect op de uitvoering van Social Return te hebben. Echter hierdoor zou het kunnen zijn dat huidige medewerkers hun baan verliezen, in hoeverre is dat dan verantwoord vanuit sociaal oogpunt? Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 14 van 20 Aanbestedingswet 201210 (voor goederen en diensten). Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) (voor werken en werkgerelateerde diensten/leveringen). Gids proportionaliteit en de bijbehorende richtsnoeren. Afgeleid van en gebaseerd op de wet en regelgeving is vastgesteld vanaf welke drempelbedragen welke aanbestedingsprocedures bij Avans Hogeschool van toepassing zijn. Soort opdracht Opdrachtwaarde excl. BTW Procedure Uitvoering11 Levering of Dienst12 < € 20.000,- MEL Enkelvoudig onderhands < € 20.000,- IB begroting Enkelvoudig onderhands Diensteenheid / academie DIF-Inkoop € 20.000,- tot € Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop € 50.000,- tot € 207.000,- Meervoudig onderhands13 DIF-Inkoop > € 207.000,< € 20.000,- Europese aanbesteding Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop academie € 20.000,- tot € 50.000,- Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop € 50.000,- tot € 207.000,- Enkelvoudig onderhands DIF-Inkoop14 > € 207.000,- Europese aanbesteding DIF-Inkoop < €150.000,- Enkelvoudig onderhands DIF-AB € 150.000,- tot € 1.500.000,- Meervoudig onderhands DIF-Inkoop € 1.500.000 tot € 5.186.000,- Nationale aanbesteding DIF-Inkoop > € 5.186.000,Europese aanbesteding Tabel 2: Te volgen aanbestedingsprocedure (bedragen zijn exclusief BTW). DIF-Inkoop Inkoop onderwijsgerelateerde arbeid Werken 50.000,- In bijlage 2B van Richtlijn 2004/18/EG staat een opsomming van diensten waarvoor een verlicht Europees regime geldt. Voor deze zogenoemde 2B-diensten geldt een uitzondering, omdat wordt aangenomen dat het niet-Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. In bovenstaande tabel kán dit worden toegepast voor enkele diensten en voor alle onderwijs gerelateerde arbeid. Avans Hogeschool kán bij het inkopen van deze diensten, zoals omschreven in bijlage 2B van Richtlijn 2004/18/EG, besluiten een verlicht regime toe te passen. 10 Ingevoerd per 1 april 2013 en vervangt het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Hiermee vervalt tevens de Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijn Aanbesteden (WIRA): de elementen daarvan zijn opgenomen in de Aanbestedingswet. 11 Uitvoering vindt door DIF-inkoop plaats in nauwe samenspraak met DPO. DPO bepaalt regelgeving. 12 Goederen (Levering) en niet-onderwijs-gerelateerde arbeid (Diensten). 13 Indien DIF-Inkoop vaststelt dat er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang wordt i.p.v. een meervoudige procedure een nationale of Europese aanbesteding uitgevoerd. 14 Ondertekening door CVB vereist vanaf 50 K€. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 15 van 20 Voor elke inkoopprocedure heeft Avans Hogeschool passende en gebruiksvriendelijke templates. De templates worden beheerd door de afdeling AB-Inkoop. Het template voor de enkelvoudige procedure bij bedragen uit de exploitatiebegroting onder de drempel van € 20.000,- is op aanvraag beschikbaar via [email protected]. 3.2 Economische afwegingen Avans Hogeschool is een semipublieke organisatie, wat betekent dat Avans Hogeschool haar financiering deels uit overheidsgelden krijgt. Het is haar taak deze gelden op een verstandige wijze te besteden. Dit betekent dat Avans Hogeschool bij ieder inkooptraject de juiste prijskwaliteitverhouding bepaalt en oog heeft voor de totale huidige en toekomstige kosten (total cost of ownership-benadering) die met enige aanschaf zijn gemoeid. In veel gevallen kan Avans Hogeschool schaalvoordelen behalen door samen te werken en samen in te kopen. Met inachtneming van de wet- en regelgeving op dit vlak, bundelt Inkoop de inkoopbehoeften zoveel mogelijk binnen de diensteenheden en academies en over de diensteenheden en academies heen. Om naast de aanschafkosten ook de administratieve kosten zo laag mogelijk te houden, streeft Avans Hogeschool waar mogelijk naar het afsluiten van raamcontracten. Deze raamcontracten gelden Avans-breed en brengen daarmee de verplichting met zich mee dat iedereen van Avans Hogeschool dan ook binnen deze raamovereenkomsten afroept. 3.3 Ethische afwegingen Medewerkers die betrokken zijn bij de inkoopfunctie krijgen te maken met ethische dilemma’s die onlosmakelijk met het inkoopproces verbonden zijn. Ethisch handelen is niet af te dwingen met regels, maar wordt aan de hand van het specifieke geval bezien. Om hierbij te helpen heeft de Nederlandse Vereniging van Inkopers (NEVI) een code ontwikkeld15. Avans Hogeschool volgt die code. De kern van de code is dat iedereen die bij de inkoopfunctie is betrokken, eerlijk, integer en betrouwbaar is, handelt in overeenstemming met vaktechnische standaarden en beslissingen neemt op basis van feiten in plaats van eigen belang. Leveranciers dienen gelijke kansen en een rechtvaardige behandeling te krijgen. Het is zaak een gezonde balans te vinden tussen winstgevendheid, mens en milieu. Verder beschermt de bij de inkoopfunctie betrokkene handels- en bedrijfsgeheimen en is hij zich bewust van zijn positie bij het gebruik van social media. Hierboven staat een korte samenvatting, maar de volledige nota is onverkort en zonder restrictie van toepassing voor iedereen die binnen Avans Hogeschool bij de inkoopfunctie is betrokken en geldt voor iedere aanbesteding van Avans. 15 Zie https://www.nevi.nl/gedragscode voor de volledige versie. Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 16 van 20 4 Inkoop van arbeid Inkopen van arbeid onderscheidt: Het inkopen van niet-onderwijs gerelateerde arbeid en Het inkopen van onderwijs gerelateerde arbeid. Niet-onderwijs gerelateerde arbeid valt onder de reikwijdte van het inkoopbeleid. Dit betekent dat voor het inkopen van niet-onderwijs gerelateerde arbeid de richting en kaders uit het inkoopbeleid van Avans van toepassing zijn. Onderwijs gerelateerde arbeid betreft de inhuur van freelancers voor het onderwijs (docenten en ander onderwijs gerelateerd personeel. Deze inkoop mag plaatsvinden zonder concurrentiestelling, dat betekent dat losse opdrachten met een totale waarde van < 207.000,- uit de hand gegund mogen worden (enkelvoudige onderhandse procedure). Onder deze drempelwaarde - dit zal bij inhuur van onderwijs gerelateerde arbeid vaak het geval zijn - staat de wijze van inkopen vrij en hoeft dit niet vooraf openbaar bekend te worden gemaakt of volgens een bepaalde aanbestedingsprocedure plaats te vinden. Wel dient Avans Hogeschool op verzoek van een derde te kunnen motiveren waarom zij heeft gekozen voor het niet openbaar bekendmaken van de betreffende opdracht. Ingeval de geraamde waarde van de opdracht > 207.000,- euro bedraagt, dan dient het inkopen van de onderwijs gerelateerde arbeid Europees te worden aanbesteed. Deze Europese aanbestedingsprocedure kan –indien gewenst- aangemerkt worden als een zogenaamde ‘2B-dienst’ 16. Ongeacht de gevolgde procedure dient de inhuur van onderwijs gerelateerd personeel wel te voldoen aan de volgende randvoorwaarden die gerelateerd zijn aan het contracteren: Algemeen geldt dat de overeenkomst fiscaal juridisch rechtmatig moet zijn (bijvoorbeeld VAR verklaring) en dat het gewenst is dat een overeenkomst wordt gesloten. Andere voorwaarden die de Diensteeneenheid P&O aan de inhuur van freelancers stelt, waaronder bijvoorbeeld een maximumtarief. De Avans-brede bevoegdheidsregeling. Het door het College van Bestuur vastgestelde Inkoopbeleid 2014. 2B-dienst verwijst naar Onderdeel B van Bijlage 2 bij richtlijn2004/18/EG; in Nederland geïmplementeerd in Aanbestedingswet 2012. In deze bijlage is het sub-inkooppakket ‘Onderwijs’ aangemerkt als dienst waarop het verlichte aanbestedingsregime van toepassing is. 16 Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 17 van 20 Bijlage 2: Lijst pakketeigenaren Nieuwe pakketindeling Kantoorinrichting en benodigdheden, middelen voor bedrijfsvoering en informatie Personeelsgerelateerde zaken Groep Pakketnr. Diensteenheid/academie pakketeigenaar Directie = pakketeigenaar 101 Studie en opleiding DPO 102 Externe vergader- en verblijfsfaciliteiten DIF 103 Recruitment, werving en selectie DPO 104 Arbo DPO 107 Representatiekosten DPO 108 Ziektekostenverzekering DPO 109 Contributies DPO 737 Interne verhuiskosten DIF 201 Kantoorartikelen DIF 202 Papier DIF 203 Kantoorinrichting DIF 204 Laboratorium meubilair DIF 206 Drukwerk DMCS 208 Vakliteratuur en abonnementen LIC 211 Bedrijfsverzekeringen DIF 212 Evenementen DMCS 213 Ongediertebestrijding DIF 215 Advertentiekosten DMCS Aanschaf, huur, installatie, beheer en onderhoud van hardware DIF Aanschaf, huur, installatie, beheer en 302 onderhoud van printers en reproductiemateriaal DIF 304 Aanschaf, huur, installatie, beheer en onderhoud van software DIF 305 Telefoondiensten vast en internetverkeer kantoor DIF 301 Automatisering en telecommunicatie Pakket Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 18 van 20 Telefoondiensten mobiel en mobiel internetverkeer DIF 307 Telecomapparatuur en telefooncentrales DIF 308 Databanken LIC 401 Detachering personeel DPO 402 Uitzendkrachten DPO Flexibel e Arbeid 306 Gebouwen en gerelateerde installaties Advies en onderzoek (niet op basis van detachering) 501 ICT advies DIF 502 Juridisch onderzoek en advies DPO 503 Marketing, PR en communicatie advies DMCS 504 Grafische vormgeving en opmaak DMCS 505 Accountancy diensten CvB-RvT 506 Financiële economische advisering DFS 508 Organisatie- en formatieadvies en HRM DPO 509 Beleidsondersteunend onderzoek DPO 518 Ingenieurs adviesdiensten DIF 522 Inkoopadvies- en werkzaamheden DIF 701 Aanschaf en huur gebouwen en terreinen DIF 707 Aanschaf en installatie W-installaties DIF 705 Aanschaf en installatie Egebouwinstallaties DIF 706 Onderhoud E-gebouwinstallaties DIF 711 Onderhoud bouwkundig DIF 712 Schilderwerk gebouwen DIF 714 Technische ge- en verbruiksartikelen, gereedschappen en klein materiaal DIF 715 Schoonmaak kantoren en keukens DIF 716 Glasbewassing DIF 717 Sanitaire producten DIF 718 Beveiliging en receptie DIF Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 19 van 20 719 Cateringdiensten DIF 720 Automaten (eten en drinken) DIF 725 Water inclusief kosten waterbedrijf DIF 726 DIF 727 Groenvoorziening DIF 728 Huishoudelijk afval DIF 801 Stadsverwarming DIF 802 Overig Elektra inclusief kosten elektra netwerkbeheerder Vracht, porti- en verzendkosten, koeriers voor goederenvervoer DIF 803 Kosten salarisverwerking DPO 804 Inkoop winkels DIF 805 Leermiddelen DIF 806 OZB DIF Inkoopbeleid 2014 datum 28-8-2014 auteur Dominique de Rond pagina 20 van 20 5 Inkoopbeleid 2014
© Copyright 2024 ExpyDoc
