Rapport project De Kanteling 2014

Rapport project De Kanteling
2014
Resultaten ontwerpfase
GEMEENTE DE BILT, BILTHOVEN, JUNI ,2014
Voorwoord
Voor u ligt de rapportage van de bevindingen van de ontwerpfase van de Kanteling. In deze
fase is de gekantelde werkwijze door de gemeente en Stichting MENS gezamenlijk
vormgegeven. Na besluitvorming kan de stap naar de implementatie gezet worden opdat per 1
januari 2015, als de wet daadwerkelijk van kracht is, er ook volgens deze nieuwe werkwijze
gewerkt kan worden.
Kantelen betekent een nieuwe manier van werken in de Wet maatschappelijke ondersteuning
(Wmo). Het principe van de Kanteling gaat uit van de eigen kracht van de burger en betekent
een omslag van claim- en aanbodgericht werken (voorzieningen en hulpmiddelen) naar vraagen resultaatgericht werken (participatie en zelfredzaamheid).
De gemeenteraad heeft de stichting MENS aangewezen als spil van de uitvoering van de
huidige en de toekomstige Wmo-taken. Stichting MENS heeft als doel dat zoveel mogelijk
mensen kunnen meedoen in de samenleving. Dit doet zij door de kracht van individuen,
groepen mensen en netwerken te ondersteunen, te versterken en te verbinden. Haar kracht zit
met name in haar preventieve, outreachende, vraaggerichte en verbindende werkwijze. Dat
maakt MENS de aangewezen partner om uitvoering te geven aan de Kanteling binnen de WMO
en om mensen mee te nemen in het zoeken van oplossingen binnen de nulde en eerste lijn. Op
die manier wordt de toegang tot maatschappelijke ondersteuning zoveel mogelijk dicht bij de
burger georganiseerd en kan de gemeente zich als regievoerder op dit gebied ontwikkelen
Om te kantelen moet de stichting MENS haar organisatie per 1 januari 2015 zo ingericht hebben
dat zij delen van de (toekomstige) Wmo taken uit kan voeren en dat de toegang en toeleiding
tot maatschappelijk zorg georganiseerd is.
Ten tijde van de start van deze fase waren de wetteksten voor de nieuwe wet maatschappelijke
ondersteuning nog niet bekend. Toch zijn we, met aannames, aan de slag gegaan en
gaandeweg wordt er steeds meer duidelijk. Ook op moment van schrijven is het wettelijk kader
nog steeds niet definitief. Het wetsvoorstel os op 24 april 2014 aangenomen in de Tweede
Kamer. De behandeling in de Eerste Kamer is voorzien op 8 juli 2014.
Ina van den Berge,
Programmamanager transities
Gemeente De Bilt
Evelien Ribbens,
Directeur Stichting MENS
Inhoudsopgave
Voorwoord
3
Inhoudsopgave
5
1
7
Inleiding
1.1
1.2
2
3
7
8
Gevoerd proces
11
2.1
2.1.1
2.2
2.3
2.4
11
11
12
12
12
Projectorganisatie
Projectstructuur
Team MENS op Maat
Biltse methode
Communicatie en factor C
Resultaten
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.4
4
Doelstelling project
Achtergronden project
13
Nieuwe organisatiestructuur en werkwijze
Positionering Front Office bij Stichting MENS
Werkwijze Team MENS op Maat
De ketenpartners- het werkveld
Formatieberekening
De vorm en procedure van overgang
Vorm
Procedure
Communicatie
Vervolgaanpak
Bijlage
Bijlage
Bijlage
Bijlage
Bijlage
1
2
3
4
5
Front- en Backoffice
Samenwerking met de ketenpartners
Formatieberekening
Personele consequenties
Communicatieplan
14
14
15
19
21
22
22
22
24
25
26
29
32
37
38
1
Inleiding
De gemeente De Bilt heeft, bij het vaststellen van het Wmo beleidskader 1, de stichting MENS
aangewezen als spil van de uitvoering van de huidige en de toekomstige Wmo-taken. De
achtergrond van deze keuze is gelegen in het gedachtegoed van de Kanteling. De Kanteling
staat voor een omslag voor gemeenten, maatschappelijke organisaties en burgers om te zorgen
dat kwetsbare burgers betere kansen hebben om volwaardig mee te doen aan de maatschappij.
De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) introduceerde de term in 2008. Een jaar later
startte de VNG het landelijke project “De Kanteling”. De beweging die de VNG daarmee in gaat
is door middel van dit plan van aanpak lokaal ingevuld.
Kantelen betekent een nieuwe manier van werken in de Wet maatschappelijke ondersteuning
(Wmo). Het principe van de Kanteling gaat uit van de eigen kracht van de burger en het
stimuleren daarvan door het aanspreken van het eigen netwerk, de informele hulp en algemene
voorzieningen. Daarna komen algemene en collectieve voorzieningen in beeld en tot slot wordt
gekeken naar een individuele voorziening. De Kanteling betekent een omslag van claim- en
aanbodgericht werken (voorzieningen en hulpmiddelen) naar vraag- en resultaatgericht werken
(participatie en zelfredzaamheid) 2.
Om de huidige manier van werken te “kantelen” vond er tussen september 2012 en maart 2013
de pilot Wmo de Kanteling plaats. De pilot is afgerond met het eindverslag: Geloven dat het
anders kan van 28 juni 2013. Er is besloten om verder te gaan met De Kanteling via een
projectmatige aanpak.
Deze voorliggende notitie geeft de resultaten weer van de ontwerpfase van het project De
Kanteling. De uitgangspunten van deze fase waren:
-
Het project richt zich op de toekomstige (gekantelde) vormgeving van de toegang tot
de zorgvoorzieningen waarvoor de gemeente en stichting MENS verantwoordelijk zijn;
Het project past binnen de totale structuur voor de uitvoering van de Wmo-taken en
draagt daarmee bij aan de ontwikkeling van MENS tot een organisatie die een centrale
rol kan vervullen bij de Wmo- kanteling en ketensamenwerking
Het project moet aansluiten op het landelijk en gemeentelijk beleid;
Het project moet ervoor zorgen dat de procedures op termijn eenvoudiger voor de
burger worden (minder bureaucratisch) en efficiënter en effectiever worden.
-
1.1
Doelstelling project
Per 1 januari 2015 moet de stichting MENS haar organisatie zo ingericht hebben dat zij delen
van de (toekomstige) Wmo taken uit kan voeren. De doelstelling van het project is duidelijk
krijgen:
1. Welke taken de Stichting MENS heeft per 1 januari 2015 (in het kader van de toegang
en toeleiding)
2. Hoe de gemeente en Stichting MENS dat per 1 januari 2015 organiseren.
1
2
Kadernotitie Maatschappelijke Ondersteuning, gemeente De Bilt, november 2012
bron: AdSysCo, : eenvoudigste loket van NL; www.invoeringwmo.nl
7
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
De stichting MENS heeft hierbij een zogenoemde poortwachtersfunctie. De 2 taken die de
stichting MENS dan ingericht moet hebben zijn:
Toegang: de toegang van de burger tot “loket”/ het intakegesprek;
Toeleiding: de doorverwijzing naar voor die burger relevante ondersteuning bij de
ketenpartners.
De uitvoering van deze taken moet geschieden via de uitgangspunten van de gemeentelijke
Wmo visie en moet passen binnen de kaders van Good Governance.
1.2
Achtergronden project
Verantwoordelijkheid gemeente
Als gevolg van de transitie AWBZ per 1 januari 2015 wordt de gemeente verantwoordelijk voor
begeleiding en kortdurende opname van mensen met een beperking. Dit geldt voor ouderen
maar ook voor mensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking of een psychiatrische
aandoening. De gemeente mag binnen de kaders van de wet zelf bepalen op basis van welke
indicaties men toegang krijgt tot het begeleiding- en verzorgingsaanbod binnen de Wmo. De
gemeente moet zorgen voor de organisatie van maatschappelijke ondersteuning binnen het
veld en de regie op de samenhang tussen de 1e en de 2e lijnszorg.
Toegang en toeleiding tot maatschappelijke ondersteuning
De toegang en de toeleiding tot de maatschappelijke ondersteuning (zowel voor de 1 e als de 2e
lijn) wordt vanaf 2015 georganiseerd via stichting MENS. Een van de onderwerpen van
onderzoek is: waarvoor, hoe en door wie de indicatiestelling wordt gedaan vanaf 2015. Dit is als
een van de onderwerpen in dit plan van aanpak opgenomen.
Verschuiving van de 2e naar de 1e lijn3
Het ministerie VWS beschrijft een gekantelde kijk op het sociaal domein. Daarvoor is een
verschuiving van de 2e lijn (gespecialiseerde individuele zorg en begeleiding) naar de 1e lijn
(kortdurende- professionele- hulp) en naar de 0de lijn (zelfredzaamheid, eigen kracht, sociale
netwerk informele zorg) vereist. De uitdaging is om mensen zo lang mogelijk zelfstandig te
laten participeren in de samenleving, voordat zij gebruik gaan maken van de „dure‟ 2 e lijns zorg.
Dat betekent dat stichting MENS een belangrijke taak krijgt om (via toeleiding) ervoor te zorgen
dat er zoveel mogelijk in de 0-lijn opgelost wordt. Waar nodig/ mogelijk wordt de 1e lijn
betrokken voor de ondersteuning en vergroting van de eigen kracht en zelfredzaamheid. De 2 e
lijn wordt alleen bij noodzaak toegepast4. Stichting MENS is al actief in de 0e en 1e lijn.
Schematisch wordt deze verschuiving als volgt weergegeven:
3
4
8
SeinstravandeLaar B.V. 11 juli 2013, Decentralisaties in het sociale domein
De “toegang en toeleiding” is waar de burger terecht kan voor hem relevante maatschappelijke ondersteuning. Deze functie kan gezien
worden als een “poort” die een expliciete taak heeft om als filter en toetser op te treden voor de zorgbehoevende die een beroep wil
doen op de dure trajecten uit de Wmo-zorg. (bron:SeinstravandeLaar B.V. 11 juli 2013, Decentralisaties in het sociale domein).
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
2e lijn
specialistische zorg
"poortwachter",
stichting MENS
1e lijn
kortdurende- profesionele- hulp, signialeren en
versterken van de eigen kracht van de burger
0- lijn
zelfredzaamheid, eigenkracht, sociale netwerk
Financiën
Het bedrag dat vanuit het Rijk zal overkomen is nog niet definitief. Als onderdeel van de
hervorming van de langdurige zorg, zullen de middelen voor cliëntondersteuning zoals nu
uitgevoerd bijvoorbeeld door MEE, overgeheveld worden naar de Wmo, dus de gemeente. Voor
zover nu bekend is duidelijk dat er minder geld komt voor de nieuwe taken (20-25%) en dat er
wordt gekort op de hulp bij het huishouden (40%). Het is een extra taak om de zorg efficiënter
in te richten.
Samenhang decentralisaties5
De gemeente krijgt te maken met drie decentralisaties waarbij taken en middelen van het rijk
overkomen. De kanteling is een onderdeel van de AWBZ decentralisatie. De drie transities zijn:
1. Er komt een Participatiewet die de Wet werk en bijstand (Wwb), de Wet sociale
werkvoorziening (Wsw) en een deel van de Wet arbeidsondersteuning jonggehandicapten (Wet
wajong) samen voegt. De inwerkingtreding is voorzien per 1 januari 2015.
2. Het kabinet hevelt delen van de AWBZ (de functie begeleiding en kortdurende opname) per
2015 over naar de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).
3. De gemeente is per 2015 verantwoordelijk voor grote delen van de jeugdzorg.
De transities in de Jeugd-, AWBZ en de Participatiewet hebben alle drie de grondgedachte:
participatie. Op het niveau van de doelgroep, van de (kwetsbare) burger, vragen alle transities
om meer eigen verantwoordelijkheid en meer zelfregie: eerst zelf oplossen samen met het
sociale netwerk of andere (informele) verbanden zoals vrijwilligersorganisaties. Eigen kracht
aanboren en optimaal benutten. Maatschappelijke participatie is één uiting van het nemen van
meer verantwoordelijkheid voor het eigen leven.
Om deze ambities te realiseren, worden op lokaal niveau oplossingen gezocht. Dit vraagt van
de organisaties in het sociale domein om een andere manier, een gekantelde manier van
werken. Vanuit het Rijk wordt ook beoogd een einde te maken aan de praktijk waarbij vele
hulpverleners langs elkaar heen werken bij de ondersteuning van één gezin. „Eén gezin, één
plan en één regisseur‟ is het uitgangspunt bij de decentralisaties op het sociale domein.
Integrale aanpak en een efficiencyslag is daarom noodzakelijk.
Gemeentelijke Kadernotitie Maatschappelijke ondersteuning 6
De Bilt streeft naar een samenleving waarin de inwoners zelfstandige individuen zijn, die een
bijdrage willen leveren aan de samenleving, bijvoorbeeld als vrijwilliger. Centraal punt is de
opvatting dat niemand aan de kant mag blijven staan, dat iedereen meedoet. Bij deze visie
worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
5
Op weg naar duurzame maatschappelijke ondersteuning. De inhoudelijke samenhang tussen de 3 decentralisaties en de Wmo. Movisie
6
Kadernotitie Maatschappelijk Ondersteuning, gemeente De Bilt, vastgesteld in november 2012
9
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Inwoners vragen niet onnodig formele ondersteuning, maar doen eerst zelf wat ze kunnen en
schakelen hun eigen steuncircuits in. Op basis daarvan kan de gemeente zorgen dat mensen
die daarna nog ondersteuning nodig hebben, dat ook krijgen.
Iedereen die hulp of ondersteuning krijgt, probeert naar vermogen iets voor de gemeenschap
terug te doen. Hierbij wordt gedacht aan de inzet als vrijwilliger in de wijk.
Maar ook zij die geen steun nodig hebben, worden gestimuleerd te investeren in de
gemeenschap (actief burgerschap).
Beleidsnota Wmo
In september 2014 wordt de uitvoeringsnota AWBZ Wmo aan de raad voorgelegd waarbij o.a.
de volgende functies van de stichting MENS worden vastgesteld (in bijlage 1 zijn deze
schematisch weergegeven): 1. informatie verstrekken
2. onderzoek na een melding
3. cliëntondersteuning
4. casus/ dossier beheer
Daarnaast ligt er in de uitvoeringsnota een voorstel over de vormgeving van de indicatiestelling.
Notitie governance gemeente De Bilt en Stichting MENS 7
Tijdens de behandeling van de Kadernotitie maatschappelijke ondersteuning heeft de raad haar
bezorgdheid geuit over de vele taken die de stichting MENS krijgt in relatie tot de (toenemende)
verantwoordelijkheid van de gemeente voor kwetsbare inwoners en de (grote) financiële
verantwoordelijkheid die hiermee gepaard gaat. Ter uitvoering van de motie is de Notitie
governance gemeente De Bilt en Stichting MENS opgesteld. Deze notitie vormt de basis voor de
invulling van inhoud en vorm van de afspraken tussen de gemeente en de stichting over de
rollen, verhoudingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
7
Notitie governance gemeente De Bilt en Stichting MENS, vastgesteld door het college oktober 2013
10
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
2
Gevoerd proces
Na de vaststelling van het plan van aanpak door het college is het projectteam aan de slag
gegaan met uitvoering van project en realisering van de deelresultaten.
2.1
Projectorganisatie
2.1.1
Projectstructuur
In de onderstaande figuur is te zien hoe de projectstructuur eruit ziet en hoe de
rapportageverplichtingen lopen.
11
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
2.2
Team MENS op Maat
Tijdens het project is er in de praktijk proefgedraaid om de deelproducten van het project te
ontwikkelen. Het proefdraaien is gebeurd door het team MENS op Maat. Dit team is in 2012 bij
de pilot van de kanteling ontstaan toen de adviseurs Wonen/Welzijn/Zorg,
een indicatieadviseur van het zorgloket en de Praktijkondersteuners van de huisartsen (van
GHCDB) dit team hebben gevormd. Doelstelling van de pilot was de informatie-uitwisseling
vergroten en de dubbelingen in de huisbezoeken terug dringen. De pilot is in april 2013
afgerond en kreeg een vervolg met het project de Kanteling. Het team MENS op Maat heeft
wekelijks casuïstiek met elkaar doorgesproken om zo kennis aan elkaar over te dragen. Het
team heeft aanvragen van elkaar over genomen, en bekijkt in gezamenlijkheid wat er nodig is
aan o.a scholing en ondersteuning, om de onderlinge vervangbaarheid te optimaliseren en om
gekanteld te kunnen werken.
Per april 2014 maken de praktijkverpleegkundigen ouderen van de huisartsen geen onderdeel
meer uit van het team. Er wordt wel nauw mee samengewerkt.
2.3
Biltse methode
Via de Biltse methode is het proces van de werkwijze van de team MENS op Maat in beeld
gebracht. De Biltse Methode is een methode om procesmatig werken te bevorderen en te
beleggen binnen de organisatie. Hierbij wordt met behulp van de medewerkers die de
werkzaamheden uitvoeren het meest optimale proces beschreven. Dit optimale proces wordt
vergeleken met de huidige werkwijze. Vervolgens worden de knelpunten in beeld gebracht die
verhinderen om te werken volgens dit optimale proces. Vervolgens kan – door een afweging te
maken tussen de kosten voor de oplossing van het knelpunt en de voordelen die ontstaan als
gevolg van het optimale proces – het meest optimale proces worden geïmplementeerd met
acceptatie van die geaccepteerde (resterende) knelpunten. Op deze wijze worden de processen
binnen de beperkingen zo optimaal mogelijk uitgevoerd en wordt de uitvoering geborgd binnen
de organisatie.
Binnen het project is door het team MENS op Maat de Biltse methode doorlopen, samen met
het unithoofd van het zorgloket en de projectleider Kanteling vanuit stichting MENS. Dit onder
leiding van een procesmanager van de gemeente.
2.4
Communicatie en factor C
Aan het begin van het project is binnen de projectgroep een factor C sessie gehouden om in
beeld te krijgen met welke partijen we in het project precies te maken hebben en welke rol en
positie zij hebben. Deze factor C sessie is input geweest voor het communicatieplan en voor het
beschrijven van de positie van de ketenpartners in het project.
Het communicatieplan is als bijlage 5 bij dit stuk gevoegd.
12
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
3
Resultaten
Inleiding
In de ontwerpfase is een viertal onderwerpen waarover besluitvorming moet plaatsvinden zowel
bij de gemeente als bij de Stichting MENS.
Deze onderwerpen wijken op onderdelen af van de gevraagde resultaten uit het plan van
aanpak. In de uitwerking bleek soms dat bepaalde deelresultaten in gezamenlijkheid
beschreven moesten worden of dat onderdelen beter in de voorbereidingsfase uitgewerkt
kunnen worden of in een ander beleidsdocument opgenomen kunnen worden.
De onderdelen die besluitvorming behoeven zijn:
1.
Nieuwe organisatiestructuur en werkwijze; waaronder het overdragen van de taken van
het zorgloket naar Stichting MENS
2.
De formatie die daarbij hoort en overgaat
3.
De vorm en procedure van overgang
4.
Het communicatieplan
Hieronder wordt kort aangegeven waar welke deelresultaten uit het plan van aanpak zijn
ondergebracht.
1. Gekantelde methoden van gespreksvoering zijn ingevoerd
Gewenst resultaat
Uitvoering/ verankering
Methodes van gespreksvoering zijn gekozen
Behoeft geen besluitvorming;
Door team MENS op Maat proefgedraaid en wordt
in vervolg verder aangescherpt
Team MENS op Maat heeft training
gespreksvoering doorlopen.
Verdere uitwerking scholingsplan volgt in
voorbereidingsfase
Behoefte geen besluitvorming, is opgesteld en
verankerd in nieuwe werkwijze
Behoeft geen besluitvorming, is opgesteld en
verankerd in nieuwe werkwijze
Zie paragraaf 3.1 Nieuwe organisatiestructuur en
werkwijze
Scholingsplan voor gespreksvaardigheden
Format aanmeldformulier
Format verslaglegging (gecombineerd met
onderdeel ondersteuningsplan)
Beschrijving van de werkwijze van het team
2. Samenwerking met de ketenpartners is vormgegeven
Gewenst resultaat
Uitvoering/ verankering
Plan voor hoe de diverse instellingen met
Behoeft geen besluitvorming. Een beschrijving van
elkaar gaan samenwerken, hoe de toegang
de ketenpartners is bij paragraaf 3.1 Nieuwe
tot de zorg geregeld gaat worden en een
organisatiestructuur en werkwijze opgenomen.
doorkijk naar de toekomst MEE, Amw,
huisartsenpraktijken, CJG.
3. Voorstel over indicatiestelling
Gewenst resultaat
Uitvoering/ verankering
Waarvoor gaan we indiceren
Wordt opgenomen in de beleidsnota WMO en de
verordening
Wordt opgenomen in de beleidsnota WMO en de
verordening
Opgenomen in paragraaf 3.1 Nieuwe
organisatiestructuur en werkwijze
Wijze van indicering
Duidelijkheid over waar de verbinding ligt tussen
de stichting en de gemeente
13
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Voorstel voor aanpassing van de verordening
Voorstel voor financiële afwikkeling
Verordening voor 2014 is vastgesteld. Aanpassing
verordening voor 2015 volgt in de
voorbereidingsfase.
Opgenomen in paragraaf 3.3 Vorm en Procedure
van overgang. Voorstel gaat uit van minimale
financiële wijzigingen ten opzichte van de huidige
situatie.
4. Casus/ dossier beheer is georganiseerd
Gewenst resultaat
Uitvoering/ verankering
Onderzoek naar een klantvolgsysteem
ICT ondersteuning kiezen
Volgt in de voorbereidingsfase*.
Uitvoering volgt voor alle drie transities
gezamenlijk; Volgt in de voorbereidingsfase*
Opgenomen in de WMO beleidsnota; voortzetting
van regulier beleid.
Onderzoek naar methodieken voor het meten van
klanttevredenheid
*De keuze is gemaakt dat vooralsnog (voor het jaar 2015) met het bestaande systeem (GWS van Centric) wordt
gewerkt. Geregeld wordt dat MENS ook hier toegang toe krijgt binnen bepaalde randvoorwaarden (privacy e.d.). Voor
alle transities samen wordt een programma van eisen opgesteld voor de informatievoorziening. In de
voorbereidingsfase van de Kanteling zal dit voor dit onderdeel nader uitgewerkt worden.
5. Voorstel voor het (organisatie)structuur inclusief de consequenties
Gewenst resultaat
Uitvoering/ verankering
Organisatieschema van toegang en toeleiding (wie
doet wat, rollen intern/ extern.)
Globale beschrijving taken en processen
opgenomen in paragraaf 3.1 Nieuwe
organisatiestructuur en werkwijze
opgenomen in paragraaf 3.1 Nieuwe
organisatiestructuur en werkwijze
Opgenomen in paragraaf 3.3 Vorm en Procedure
van overgang.
Opgenomen in paragraaf 3.3 Vorm en Procedure
van overgang.
opgenomen in paragraaf 3.1 Nieuwe
organisatiestructuur en werkwijze
Opgenomen in paragraaf 3.3 Vorm en Procedure
van overgang.
Behoeft nog geen besluitvorming. Wel opgesteld
en volgt. Procedure benoemd in paragraaf 3.3
Vorm en Procedure van overgang.
Opgenomen in paragraaf 3.2 Formatieberekening
Opgenomen in paragraaf 3.3 Vorm en Procedure
van overgang.
Behoeft geen besluitvorming. Team MENS op Maat
heeft training gespreksvoering doorlopen.
Verdere uitwerking volgt in voorbereidingsfase
Juridische implicaties: rechtsvorm etc.
Financiële consequenties in kaart brengen
Uitgangspunten voor de huisvesting vaststellen
Personele consequenties zijn bekend
Functiebeschrijvingen
Formatieberekening
Rechtspositionele gevolgen in kaart
Cursussen en trainingen n.a.v. nieuwe functie/
taken
3.1
Nieuwe organisatiestructuur en werkwijze
3.1.1
Positionering Front Office bij Stichting MENS
De organisatie van de indicatiestelling is bepalend voor de organisatievorm van de gehele
toegang en toeleiding van de WMO zorg. Vanuit de nieuwe wet WMO 2015 was de verplichting
opgenomen om de indicatiestelling bij een bestuursorgaan te houden. Inmiddels is, door het
indienen van het amendement “Van Dijk” toch mogelijk om de indicatiestelling te mandateren
naar de Stichting MENS. Het is wenselijk de indicatiestelling bij de gemeente te houden. De
14
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
reden hiervoor is dat de indicatiestelling de objectieve en onafhankelijke positie van „het
gesprek‟ kan verhinderen. Als de komende jaren blijkt dat dit niet het geval is, kan besloten
worden de indicatie alsnog te mandateren aan de Stichting MENS.
Vanwege de hierboven beschreven redenen wordt voorgesteld om een scheiding aan te
brengen tussen een Front Office en een Back-Office. De indicatiestelling vindt dan plaats bij de
Back-Office. De Front-Office die het gesprek voert komt onder aansturing van de Stichting
MENS. Uitgangspunt hierbij is dat het gespreksverslag van de Front Office voldoende basis
biedt om de indicatie te kunnen bepalen. Het is niet wenselijk dat de BackOffice de taken van
de Front Office nogmaals over doet. Alleen in bijzondere gevallen en bij bijvoorbeeld medisch
advies van derden kan en moet door de Back Office extra informatie ingewonnen worden.
Deze opzet betekent dat een aantal taken die nu bij de gemeente uitgevoerd worden binnen
het WMO loket geheel of gedeeltelijk onder aansturing komen van de Stichting MENS. Hier
wordt in paragraaf 3.2 en 3.3 nader op ingegaan.
De uitgangspunten en randvoorwaarden van de overgang van taken van gemeente naar de
stichting zijn hieronder opgenomen:
- De Front-Office is belast met het voeren van de gesprekken bij de burger thuis of,
als het kan, telefonisch en het uitwerken van de gespreksverslagen.
- De Front_Office is belast met het begeleiden van de burger, indien noodzakelijk, naar de
ketenpartners door middel van een “warme overdracht”.
-
De Back-Office stelt de indicatie voor de WMO-voorziening op basis van het
gespreksverslag, stelt de beschikking op, en zorgt dat de WMO-voorziening wordt
afgeleverd.
Het streven is om het overhevelen van front-office taken naar de stichting MENS
vóór 1 januari 2015 te laten plaatsvinden.
Mens volgt werk.
Een verdere toelichting op de splitsing van de taken is opgenomen in bijlage 1 Front en Back Office.
3.1.2
Werkwijze Team MENS op Maat
Functie en samenstelling van het team MENS op Maat
In de nieuwe organisatiestructuur neemt het team MENS op Maat een belangrijke positie in. Het
Team heeft de functie van de FrontOffice van het gemeentelijk Zorgloket. De BackOffice zit
niet in het team MENS op Maat. De Adviseurs MENS op Maat zijn degenen die het gesprek
voeren en het plan op maat opstellen. In de Wmo verordening is opgenomen dat de
Gemeente naar aanleiding van een melding een gesprek voert met de burger/ mantelzorger.
Dat kan telefonisch,aan het loket of via een huisbezoek. Dit gesprek leidt tot een Plan op Maat,
dit is een advies over mogelijke inzet van ondersteuning door het eigen sociale netwerk,
vrijwilligers, welke professionele ondersteuning noodzakelijk is en bevat afspraken met de
klant over wat in „eigen kracht‟ kan worden opgepakt.
Voor deze „nieuwe‟ functie van Front Office medewerker of Adviseur Team MENS op Maat zijn
binnen het project competentieprofielen opgesteld. Deze zijn bij het opstellen van de
functiebeschrijvingen meegenomen.
De directe taken van het team MENS op Maat zijn:
Vraagverheldering
Informeren en adviseren
Opstellen plan op Maat
Doorverwijzen naar ketenpartners
Cliëntondersteuning
Kortdurende begeleiding (even mee oplopen)
15
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
De adviseurs beschikken over competenties en vakinhoudelijke deskundigheden. Voor meer
specialistische deskundigheden wordt samengewerkt met de ketenpartners. De samenwerking
met de ketenpartners wordt in paragraaf 3.1.3 beschreven.
Het team Mens op Maat is gehuisvest op de Henica van Erpweg. Daar zijn ook de
praktijkverpleegkundigen ouderen en chronisch zieken van Gezondheidscentrum De Bilt
gehuisvest, evenals de casemanagers dementie, de thuiszorg van Vitras, de thuiszorg en
huishoudelijke hulp van de Bilthuysen, en het steunpunt Mantelzorg. Daarmee zijn er in de
praktijk korte lijnen tussen de verschillende organisaties en disciplines.
Allereerst volgt nu een beschrijving van de werkwijze van het team en de samenwerking met de
Back Office.
Werkwijze team MENS op Maat en samenwerking Back Office.
Het Team MENS op Maat heeft de gewenste werkprocessen in kaart gebracht met behulp van
de Biltse methode. Hieronder volgt een korte beschrijving op hoofdlijnen van de stappen die
genomen moeten worden vanaf een eerste melding tot aan het getekende gespreksverslag en
een eventueel besluit over een WMO beschikking.
In de figuur op de volgende pagina is de werkwijze verbeeld.
16
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Figuur 3.1: nieuwe werkwijze toegang en toeleiding WMO zorg
MENS Frontoffice/
helpdesk
Verkorte aanvraag
Digitaal voorportaal om
als inwoner “de toegang
tot zorg” te onderzoeken.
Maakt beschikkingen.
Wmo indicatieadviseur
Back-Office
Kwaliteit/toetsing/
financiële
afhandeling.
Centraal Meldpunt MENS is belast met:
Registratie klantvraag -> breed.
Bedient de telefoon, kan incidenteel
ook de vraag afhandelen en vastleggen
in het systeem. Heeft ook een
doorverwijzende functie naar
Ketenpartners.
Overige ketenpartners
Centraal meldpunt MENS
Het team Mens op Maat levert in
sommige gevallen een case
manager bij complexe aanvragen
waar meer speelt dan alleen een
enkelvoudig probleem.
Klantvraag (algemeen)
Kan ingediend worden door de burger of
door de professional/huisarts/
mantelzorger
Melding Wmo
Mee wordt ingeschakeld als
de klant onafhankelijk
ondersteund wil worden.
Indien er sprake is van een
complexe aanvraag door
naar Team MENS op Maat
MEE/Clientenondersteuning
De praktijkverpleegkundige
wordt geraadpleegd als de
cliënt al bekend is bij de PV.
(wordt duidelijk uit het
aanmeldformulier)
praktijkverpleegkundige
AWBZ Zorg/begeleiding
AMW
Team Mens op Maat
Het gesprek
Gespreksverslag eventueel aangevuld
met een
“plan op maat”.
Mantel
zorg
Algemene
voor
ziening
Eigen
kracht
Vrijwilligers
Getekend gespreksverslag =
aanvraag
In hoofdlijnen worden de volgende stappen genomen:
1. De burger meldt zich met een vraag
De aanvraag komt binnen bij “het centraal meldpunt MENS”. Voordat de aanvraag binnen komt
heeft de burger al via het digitaal voorportaal kunnen kijken wat de mogelijkheden zijn voor
hem of haar. Dit digitaal voorportaal is nog in ontwikkeling. Tijdens de implementatiefase van
de Kanteling wordt nader onderzocht in welke vorm dit exact een plek kan krijgen in het proces.
Als het digitale voorportaal niet benut wordt, dan kan de vraag/aanvraag/melding/of anderszins
ook rechtstreeks bij het “centaal meldpunt” worden ingediend. Per 1 januari 2015 komen alle
vragen en meldingen binnen bij MENS en worden deze centraal geregistreerd. De gemeente
De Bilt delegeert deze taak per die datum naar het Team MENS op Maat van Stichting MENS. In
afwijking van de werkwijze bij ander gemeenten, behandelt het Team MENS op Maat ook
vragen van mensen die geen Wmo-melding hebben gedaan maar zich bijvoorbeeld melden met
een algemenere hulpvraag bij servicecentra, buren, vrijwilligers, of andere professionals. Dit is
17
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
een belangrijke taak van het team, juist om in een heel vroeg stadium te signaleren, het
gesprek te voeren en zo een (onnodige) formele aanvraag voor te zijn.
De klantvragen komen binnen via verschillende kanalen. Burgers kunnen zich melden bij de
gemeente, of stellen hun vraag aan de hulpverlener met wie ze contact hebben. De
klantvragen kunnen ook binnenkomen bij een van de servicecentra van Stichting MENS. Deze
servicecentra vangen deze vragen zoveel mogelijk zelf af. Er zal een linking pin vanuit team
MENS op Maat naar de servicecentra worden georganiseerd. Op deze manier kunnen
eenvoudige vragen (meldingen) vanuit Team MENS op Maat worden doorgezet naar de
servicecentra en andersom.
2. Gesprek met de Front Office/ Team MENS op Maat
Conform de WMO moet de Gemeente naar aanleiding van een melding een gesprek voeren
met de burger/ mantelzorger ( dat kan telefonisch, aan het loket of via een huisbezoek).
Analyse van de vraag: niet alle vragen behoeven een breedte gesprek.
Alle klantvragen die binnen komen bij het team MENS op Maat worden ingeboekt en beoordeeld
of er een ‟breed gesprek‟ nodig is. De medewerkster “centraal meldpunt” van het team MENS
op Maat beoordeelt de vraag van de klant en handelt deze zelf af of zet deze door naar de
Wmo indicatieadviseur in de Back Office of een ketenpartner. Bij een complexe melding wordt
deze in het team MENS op Maat besproken. Deze beoordeling is vooral mensenwerk en vergt
ervaring en inzicht. Hier zijn geen eenduidige „criteria‟ vooraf aan te verbinden en wordt
overgelaten aan de professionele deskundigheid van de adviseur die de beoordeling doet. Vaak
zal een eerste telefonisch contact/ gesprek al veel informatie kunnen verschaffen en wordt
duidelijk of een “huisbezoek of breed gesprek wenselijk is. Deze taak noemen we „analyse van
de hulpvraag‟ (schifting) en zal integraal onderdeel zijn van het werk van de adviseur,
eventueel met ondersteuning van een administratief medewerker.
Het breedte gesprek, plan op maat, monitoring en terugkoppeling.
De Adviseur MENS op Maat gaat in gesprek/ op huisbezoek. Afhankelijk van de complexiteit zal
er één of meerdere gesprekken nodig zijn. Het bezien van de mogelijkheden om tot een goed
plan op maat voor ondersteuning te komen, vraagt vertrouwen tussen klant en adviseur en
vergt een open en een brede blik van beide kanten. Indien gewenst kan de klant zich laten
bijstaan door een onafhankelijk gesprekspartner/ ondersteuner8.
Om dit gesprek goed te kunnen voeren worden teamleden getraind in onder meer
gesprekstechnieken. Belangrijke pijler is de eigen verantwoordelijkheid, het beroep kunnen
doen op partners, familie en eigen sociale netwerk.
Op basis van VNG voorbeelden is een gespreksformulier opgesteld. Met ingang van 11 maart
2014 werken de Adviseurs MENS op Maat met dit gespreksformulier.
De pijlers van het gespreksformulier zijn:
Versterking van de eigen mogelijkheden,
Sociale netwerk en vrijwilligers
Algemene voorzieningen
Activiteiten: wat kan iemand zelf voor een ander doen.
Maatwerk
Het ingevulde formulier is een plan op maat, waarin de inzet van de eigen kracht , sociaal
netwerk én de mogelijkheden voor (inzet van vrijwilliger nadrukkelijk) een plek krijgt. Is er een
maatwerkvoorziening nodig? Dan fungeert het door de klant getekende gespreksverslag als
WMO-aanvraag.
In alle gevallen wordt het plan op maat naar de klant teruggekoppeld om te checken of de
gemaakte afspraken kloppen. Concreet betekent dit dat het gespreksverslag altijd teruggaat
8
Onafhankelijke clientondersteuning zoals MEE die kan vervullen. Hierover zijn nog geen concrete afspraken gemaakt, maar het is goed
om het hier nu alvast te noemen omdat dit in de toekomst wellicht een waardevolle toevoeging kan vormen bij de „nieuwe
doelgroepen‟.
18
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
naar de klant. Als het een WMO aanvraag wordt, dan stuurt de klant het gespreksverslag
getekend retour naar het „Centraal Meldpunt MENS‟. Daar wordt het getekende
gespreksverslag - wat nu een officiële aanvraag is- direct doorgestuurd naar de WMO Back
Office. Het team draagt zorg voor monitoring van de gemaakte afspraken totdat er
daadwerkelijk sprake is van overdracht of dat gemaakte afspraken zijn gerealiseerd of
afgesloten.
3. WMO- Aanvraag
Indien sprake is van een advies voor een maatwerkvoorziening, dan geldt het, door de burger
getekende, gespreksverslag als WMO-aanvraag. De Adviseur MENS op Maat maakt een
objectief gespreksverslag en laat het ondertekenen door de klant. Deze aanvraag wordt
ingediend bij de gemeente (back-office). Dit gespreksverslag (wat nu een aanvraag is) geldt
niet als bindend maar wel als zwaarwegend advies. In een aantal gevallen zal (medisch) advies
van derden nodig zijn.
4. Passende ondersteuning
Bij een WMO aanvraag gaat het gespreksverslag naar de Back Office (gemeente) en neemt de
gemeente een besluit. De medewerker van de Back Office zal soms nog meer gedetailleerde
informatie willen. In dat geval wendt hij/ zij zich voor nadere informatie tot de Adviseur MENS
op Maat die als gesprekspartner van de klant fungeert.
In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn dat de medeweker BackOffice nog een huisbezoek
aflegt.
5. Monitoring en terugkoppeling
Zodra de Back Office een beschikking heeft afgegeven aan de klant, zal dit tevens kenbaar
moeten worden gemaakt aan de Adviseur Team MENS op Maat. De Back Office zal ook
monitoren of de maatwerkvoorziening ook daadwerkelijk wordt geleverd. Terugkoppeling naar
de adviseurs vergt nu nog een extra handeling en moet in een cliëntvolgsysteem worden
ingebouwd.
3.1.3
De ketenpartners- het werkveld
De adviseurs uit het team MENS op Maat beschikken over competenties en vakinhoudelijke
deskundigheden. In de advisering en voor meer specialistische deskundigheden wordt
samengewerkt met de ketenpartners. Onder ketenpartners wordt verstaan de organisaties met
wie het team MENS op Maat nauw samenwerkt om de vragen van de klant zo goed mogelijk te
kunnen beantwoorden. Deze ketenpartners kunnen verschillende rollen hebben in het geheel
van ondersteuning van de klant. De verschillende rollen worden uitgebreid beschreven in bijlage
2 Samenwerking met de Ketenpartners
Onderstaande figuur laat kort zien welke rollen de ketenpartners in het geheel kunnen hebben.
Eén ketenpartner kan soms verschillende rollen hebben. Zo zijn de huisartsen leveranciers van
klantvragen maar zijn zij tevens leverancier van de medische en verpleegkundige zorg. Ook
Stichting MENS heeft meerdere rollen. Stichting MENS is leverancier van klantvragen
(wijkservicecentra , huisbezoeken 75 plus, steunpunt mantelzorg) en tevens leverancier van
informele zorg, algemene en individuele voorzieningen (clientondersteuning, versterking eigen
kracht, ondersteuning mantelzorger, faciliteren bij de inzet van vrijwilligers, en het activeren
van mensen om vrijwilliger te worden).
19
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Figuur 3.2: verschillende rollen van ketenpartners
1. Leveranciers van klantvragen en signalen
Klantvragen en signalen komen via diverse kanalen binnen. Denk aan de huisartsen, Stichting
MENS, casemanagers dementie, maatschappelijk werk e.d.
2. Expertise team MENS op Maat tijdens de gespreksvoering
De Adviseurs team MENS op Maat beschikken over algemene en brede kennis van
(cliënt)ondersteuning. Op dit moment bestaat het team uit een Wmo-indicatie-adviseur en twee
adviseurs WWZ. De meer specifiek kennis van doelgroepen moet worden betrokken bij de
ketenpartners. Daarvoor consulteren zij nu de professionals van o.a. CJG, AMW, Kwintes,
Altrecht, MEE, praktijkverpleegkundige ouderen, casemanagers dementie en de consulenten
mantelzorgondersteuning.
Voor specifieke doelgroepen (gehandicapten, GGZ, dementie) zal het team meer gestructureerd
de expertise betrekken bij de instellingen die over de expertise beschikken. Het team MENS op
Maat zal gebruik maken van de kennis die aanwezig is bij deze instellingen. Dit kan door
afspraken over samenwerking- inhuur- detachering. Wellicht moet deze expertise in het team
worden ingebouwd, dan wel makkelijk ingevlogen kunnen worden. Dat kan door bijvoorbeeld
een functionaris van MEE toe te voegen aan het team.
3. Leveranciers informele zorg
Informele zorg wordt geboden door diverse instanties en vrijwilligersorganisaties. Stichting
MENS is zelf onder meer leverancier van informele zorg, bijvoorbeeld via steunpunt mantelzorg.
Noodzakelijk voor het doorverwijzen van de informele zorg is een goed functioneren de sociale
kaart waar formele en informele zorg wordt weergegeven.
4. Leveranciers algemene voorzieningen
Voor de algemene voorzieningen is geen beschikking nodig en volstaat veelal een lichte toets.
Het team MENS op Maat kan daarvoor doorverwijzen naar de bestaande algemene
voorzieningen die geleverd worden door MENS- huisbezoeken 75 plus en andere partners
(sociale alarmering, dagactiviteiten)
5. Leveranciers geïndiceerde maatwerkvoorzieningen
De samenwerking met deze organisaties is aan de orde zodra HH of WMO- zorg is geïndiceerd.
Het betreft bijvoorbeeld leveranciers van huishoudelijke hulp, dagbesteding, individuele
begeleiding of respijtzorg.
20
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
6. Doorverwijzing naar gespecialiseerde zorg en cliëntondersteuning
Voor de meer gespecialiseerde zorg en ondersteuning die geleverd wordt vanuit AWBZ en ZVW
wordt vanuit het team MOM in het Netwerk 18+ met deze partners samengewerkt. Het betreft
onder meer gespecialiseerde zorg, cliëntondersteuning (MEE), behandeling, verpleging en
verzorging. Cliënten kunnen ook zelf een beroep doen op MEE indien zij ondersteuning in het
proces wensen.
3.2
Formatieberekening
Het nieuwe organisatiemodel brengt met zich mee dat een aantal taken die nu bij de gemeente
uitgevoerd worden binnen het WMO loket geheel of gedeeltelijk onder aansturing komen van
de Stichting MENS. Om grip te krijgen op deze overgang van taken is van belang inzicht te
hebben in:
- Welke taken er nu bestaan
- Welke taken in de nieuwe werkwijze nodig zijn
Welke taken bestaan er nu:
Per 1 januari 2014 bestaat de formatie (en de bezetting) van de WMO/Zorgloket uit 4,28 fte
indicatieadviseur (zowel Front Office als Back Office taken) en 0,33 fte administratieve
ondersteuning. Totaal is dit 4,62 fte. Dit is exclusief aansturing en ondersteunende taken zoals
financieel consulent/ management informatie en functioneel beheer.
Bij de Stichting MENS zijn 2 adviseurs WWZ (wonen, welzijn, zorg) in dienst voor in totaal
1 FTE. In totaal is voor het huidige proces dus 5,62 FTE nodig.
Welke taken zijn in de nieuwe werkwijze nodig?
Voor de toekomstige situatie na 1 januari 2015 kunnen we 5 functies onderscheiden:
- medewerker Front Office
- medewerker Back Office
- administratieve ondersteuning
- applicatiebeheerder
- meewerkend teamleider
Voor deze toekomstige situatie is een berekening gemaakt van het benodigde aantal FTE voor
de Front en Back Office, inclusief administratieve taken en de functioneel leidinggevende taken
van een meewerkend teamleider. Dit is gedaan op basis van de huidige aantallen aanvragen
2013 (Wmo en WWZ), gegevens Victis (AWBZ gegevens) en de gegevens van het BMC
formatieonderzoek 2011. In de berekening is rekening gehouden met de transitie AWBZ en de
verschuiving van taken die hierbij op de gemeente af komen. Voor wat betreft het aantal te
verwachte meldingen nieuwe taken AWBZ geldt dat hier een aanname is gedaan gebaseerd op
gegevens van Viktis.
Uit de formatieberekening voor deze nieuwe werkwijze met verschuiving van taken blijkt dat in
de Front Office een verwachte bezetting nodig is van 3,47 FTE en in de Back Office van 2,5
FTE. In totaal is dus 5,97 FTE nodig. De berekening en onderbouwing hiervan is opgenomen in
bijlage 3 Formatieberekening
Daarnaast is er inzet nodig van een applicatiebeheerder. De exacte invulling van de ICT wordt
in de voorbereidingsfase nader uitgewerkt in samenhang met de andere transities.
Uitgangspunt is nu dat de bestaande applicatie GWS wordt uitgerold naar MENS. Afhankelijk
van de uitkomst van dit onderzoek zal duidelijk worden hoeveel en hoeveel uur beheer voor de
applicatie nodig is. Vooralsnog is er voor de Front Office nog geen formatie voor de
applicatiebeheer opgenomen.
21
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Tijdelijke extra formatie nodig
Om een goede start te kunnen maken is het wenselijk dat de Front-Office “schoon” over gaat
naar MENS. Dat wil zeggen dat de er geen achterstand in het aantal meldingen is. Op dit
moment is er een wel een achterstand zowel in het aantal meldingen als in de afhandeling van
aanvragen en aanpassingen. Om schoon over te gaan is het noodzakelijk om de formatie van
het huidige zorgloket voor het resterende deel van 2014 uit te breiden.
Daarnaast gaat een deel van de inzet in het eerste jaar (2015) naar noodzakelijke scholing van
het Team voor de nieuwe taken AWBZ en naar het daadwerkelijk opzetten en laten draaien van
de Front-Office en de Back-Office (aanpassen van bestaande werkprocessen, het creëren van
nieuwe werkwijzen, het eigen maken van de nieuwe taken overgekomen uit de AWBZ). Om te
voorkomen dat er in het eerste jaar achterstanden ontstaan is het noodzakelijk om in te zetten
op extra FTE. Deze inzet betreft zowel de Front-Office als de Back-Office.
Het verdient door de voorkeur om tijdelijk per 01-07-2014 een fulltime allround consulent Wmo
aan te nemen voor 1½ jaar. Deze kan eerst ingezet worden voor de “schoon over actie” en kan
in 2015 verder worden ingezet in zowel de Front als Back Office.
Evaluatie
Omdat de Kanteling een nieuwe werkwijze betreft is de formatieberekening geen vast gegeven
maar een representatieve aanname van een aantal factoren. Gedurende het eerste jaar (2015)
zal blijken of deze aanname overeenkomt met de werkelijkheid of dat de formatie zal moeten
worden bijgesteld.
3.3
De vorm en procedure van overgang
3.3.1
Vorm
Bij de voorgestelde nieuwe organisatievorm is er sprake van het afstoten van een deel van de
werkzaamheden van het taakveld WMO/Zorgloket naar een private partij. Omdat de Kanteling
een nieuwe werkwijze betreft is de formatieberekening nog geen vast gegeven. Daardoor kan
de formatie nog geen definitieve status krijgen.
Voorgesteld wordt om de medewerkers van het zorgloket in 2015 voor minimaal een jaar te
detacheren bij de Stichting Mens. Zo wordt voorkomen dat medewerkers die nu werkzaam zijn
als ambtenaar in dienst komen bij de stichting en vervolgens toch weer terug moeten naar de
gemeente omdat de formatieberekening misschien moet worden bijgesteld. In de praktijk komt
het er op neer dat de gemeente formatie beschikbaar stelt voor taken die Stichting MENS moet
uitvoeren.
Na het eerste jaar (2015) zal geëvalueerd worden of de formatie en functieomschrijving
aanpassing behoeven. Daarna kan hierover een definitief besluit genomen worden en kan
bekeken worden welke functies en formatie over gaan naar stichting MENS.
3.3.2
Procedure
Bij het afstoten van een deel van de werkzaamheden van het taakveld WMO/Zorgloket naar een
private partij dient bij de voorbereiding van het daadwerkelijk overgaan van deze taken
rekening gehouden te worden met een organisatiewijziging met „personele gevolgen‟. Als
gevolg hiervan zal de OR (adviesrecht) hier in gekend moeten worden.
22
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Op grond van artikel 1:2 van het Sociaal Statuut 2012 -2016 van gemeente De Bilt is het
Sociaal Statuut niet van toepassing als er sprake is van ingrijpende personele gevolgen voor
minder dan 5 fte. Als dat het geval is dan is het Sociaal Statuut niet van toepassing en valt de
besluitvorming over de personele gevolgen binnen de bevoegdheid van het managementteam.
Het managementteam zal - op basis van de rechtspositieregeling (en in de geest van het
Sociaal Statuut) van onze gemeente - handelen.
Daarnaast is bij het overgaan van taken van de gemeente naar de stichting MENS het
uitgangspunt „Mens volgt werk‟. Dit houdt in dat als taken overgaan van gemeente naar
stichting, de mensen die deze taken nu uitvoeren ook meegaan. In de praktijk is het zo dat bij
de gemeente de mensen gedeeltelijk de taken doen die overgaan naar de Front Office en
gedeeltelijk de taken die achter blijven in de Back Office.
Rekening houdend met bovenstaande randvoorwaarden wordt de volgende procedure voor de overgang
voorgesteld:
1. Voor de Front Office en de Back Office worden nieuwe functieprofielen opgesteld. Binnen
het project zijn competentiebeschrijvingen opgesteld die mede als input gelden voor deze
nieuwe functieprofielen. De functieprofielen worden door het unithoofd zorgloket samen
met de P&O functionaris en de directeur van stichting MENS in concept vastgesteld.
2. Daarna wordt gestart met oriënterende gesprekken met medewerkers van de gemeente.
Van deze gesprekken worden gespreksverslagen gemaakt die door het unithoofd zorgloket
en de medewerker worden ondertekend
3. In deze fase worden ook de OR om advies gevraagd over de organisatiewijziging.
4.
Er wordt een definitief collegebesluit genomen over de organisatiewijziging.
5. Bij een positief besluit van het college volgt een officiële belangstellingsregistratie voor de
Front en Back Office functies. Deze registratie wordt door stichting MENS en gemeente
gezamenlijk gedaan.
6. Omdat het een nieuwe functie betreft wordt voorgesteld eerst een jaar „proef te draaien‟
waarna het functieprofiel eventueel nog aangescherpt kan worden. De concept
functieprofielen blijven in concept totdat de profielen in een functieronde opnieuw worden
vastgesteld. In overleg met P&O wordt bepaald in welke onderhoudsronde de profielen
definitief worden vastgesteld.
7. De definitieve belangstellingsregistratie wordt voorgesteld aan het MT
8. Na instemming van het MT kunnen de medewerkers geïnformeerd worden over de
definitieve plaatsing.
Financiële gevolgen
Personeel in dienst van de gemeente valt onder de gemeentelijke personele begroting. De
mensen die gedetacheerd worden naar Stichting MENS blijven op de gemeentelijke personele
begroting staan. In de uitvoeringsovereenkomst, behorende bij de subsidieovereenkomst van
de gemeente met Stichting MENS, worden afspraken gemaakt over de nieuwe uit te voeren
taken en het personeel dat daarvoor deoor de gemeente beschikbaar wordt gesteld.
Daarnaast is er sprake van inrichtings- en opstartkosten van het nieuwe team en de nieuwe werkwijze.
Het betreft onder meer kosten voor extra werkplekken, communicatie van de nieuwe werkwijze,
nieuwe ICT ondersteuning e.d.. In de voorbereidingsfase wordt een totaal begroting gemaakt
voor de overheveling van de taken en het personeel en de opstartkosten. De kosten hiervoor
kunnen gedekt worden uit het budget uitvoeringskosten van de transitie Wmo van het
gemeentefonds. Het budget hiervoor wordt in de meicirculaire bekend gemaakt en zal leidend
zijn bij het opstellen van de begroting. De overheadkosten voor het personeel dat gedetacheerd
wordt, wordt meegenomen in de subsidieaanvraag van Stichting MENS voor 2015.
Indien er in de toekomst besloten zal worden dat medewerkers in dienst komen van de
Stichting Mens (op zijn vroegst in 2016) dient er dan een uitgebreid personeelstraject opgestart
te worden, bijvoorbeeld om te kijken waar de verschillen in beide CAO‟s liggen.
23
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
3.4
Communicatie
Voor het project is een communicatieplan opgesteld. Belangrijke onderdelen hierin zijn de kernboodschap
voor de verschillende doelgroepen en de communicatiekalender. De kernboodschap is de rode draad
binnen alle communicatie-uitingen en sluit aan bij de verschillende doelgroepen.
In de communicatiekalender is op basis van de mijlpalen in het project De Kanteling ingevuld welke
communicatieacties moeten worden uitgevoerd per doelgroep. De kalender is een dynamisch document
dat steeds gedetailleerder wordt naarmate er meer mijlpalen in het project bekend zijn.
De communicatie over het project De Kanteling wordt in principe tot 1 januari 2015 door de gemeente
gedaan volgens dit communicatieplan. Daarna neemt de Stichting MENS het over. Op onderdelen binnen
het project De Kanteling kan in de tussentijd de communicatie al door Stichting MENS gedaan worden,
bijvoorbeeld over het team MENS op Maat. Hierover vindt afstemming plaats tussen de gemeente en
Stichting MENS. De afzender van de boodschap wordt ook aangegeven in de communicatiekalender.
De belangrijkste mijlpaal is op dit moment het bekend maken van de nieuwe organisatievorm en het
presenteren van het MENS op Maat team in de samenleving.
Het gehele communicatieplan is opgenomen in bijlage 5 Communicatieplan
24
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
4
Vervolgaanpak
Na besluitvorming door het college kan de ontwerpfase worden afgerond en gestart worden met de
voorbereidingsfase. In de voorbereidingsfase zal een implementatieplan worden opgesteld waarbij aan de
orde komt:
Personeel en overgang:
Het doorlopen van de stappen voor het overgaan van het personeel waaronder het vaststellen van de
nieuwe functieprofielen en het vaststellen van de belangstellingsregistratie
-
Naar aanleiding van de invulling van de formatie het scholingsplan voor het team op maat
maken en uitvoeren.
-
Verder proefdraaien met het nieuwe Team en de nieuwe werkwijze
ICT
De ICT ondersteuning verder invullen zodanig dat de Front en Back Office per 1 januari 2015 over
eenzelfde systeem kunnen beschikken. Hierbij dient ook het klantvolgsysteem betrokken te worden en
dient de formatie voor de applicatiebeheerder voor de Front Office bepaald te worden.
Begroting
Het uitwerken van de begroting voor de overheveling van de taken en het personeel. In de
uitwerking komt aan de orde:
-
inrichtings- en opstartkosten van het nieuwe team (extra werkplekken, communicatie van de nieuwe
werkwijze)
scholingskosten voor het nieuwe team
nieuwe ICT ondersteuning (in combinatie met de andere transities)
uitbreiding formatie
Voor de uitvoering van deze WMO taken is geld beschikbaar via het budget uitvoeringskosten
van de transitie Wmo van het gemeentefonds. Het budget hiervoor wordt in de meicirculaire
bekend gemaakt en zal leidend zijn bij het opstellen van de begroting
25
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Bijlage 1 Front- en Backoffice
Onderstaand wordt schematisch in concept weergegeven waar de verschillende taakvelden
worden uitgevoerd. Het schema is met name gericht op de behandeling van complexere WMO
vragen. De taken van de front-office bij de intake zijn breder dan alleen onderstaande. Een
exacte uitwerking hiervan is opgenomen in de bijlage met de beschrijving van de werkwijze.
Daarnaast zijn er ook diverse ondersteunende taken die niet in dit concept zijn opgenomen,
zoals het functioneel beheer, bieden van management informatie en bijvoorbeeld de taak van
financieel consulent.
Front-Office:
Stappen
1. Aanmelding
(kort)
2. Gesprek
(kort of lang)
3. Gespreksverslag
4. Vervolg
26
Taak
1. Administratief (NAW-gegevens).
2. Juridisch (melding van de vraag)
3. Beleidsmatig voor St.MENS en de
gemeente (hoeveel meldingen en uit
welke wijk)
1. Duidelijkheid over de geuite vraag
(bijv. HH)
2. Vraag achter de vraag
(bijv. eenzaamheid)
3. Situatie op andere leefgebieden ivm
de doelen WMO
4. Eigen kracht/inzet sociaal netwerk
5. Ondersteuningsbehoefte: algemene
voorziening/ maatwerkvoorziening.
6. Integrale aanpak (contact leggen
met PHO etc.)
1. Inhoudelijk: vastleggen van de
vraag, de behoefte en het
ondersteuningsarrangwement wat
samen met de klant is ontwikkeld. Een
onderdeel daarvan kan een WMO
voorziening zijn. Opgesteld door
professional en ondertekend door
burger.
2. Juridisch (ivm vervolg,
maatwerkvoorziening)
3. Beleidsmatig voor St.
MENS/gemeente: naar welke
(algemene) voorzieningen vraag
is/moeten ontwikkeld worden.
1. Toeleiding naar algemene
voorziening.
2. Toeleiding naar onbetaalde
(informele) zorg
3. Toeleiding naar betaalde (formele)
zorg.
(Naar indicatie; cliënt stuurt getekend
gespreksverslag door naar backoffice).
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Uitvoering
kort/simpel (NAW- gegevens en
de ondersteuningsvraag
Huisbezoek (lang) of telefonisch (kort)
a.d.h.v. een vaste „vragenlijst‟.
De vragenlijst is een hulpmiddel voor
het gesprek en voor het verslag
1. De geuite ondersteuningsvraag;
2. De ondersteunings- vraag n.a.v.
gesprek.
3. De eigen mogelijkheden van de
inwoner.
4. De ondersteuning- behoefte
5. Algemeen toegankelijke voorziening
6. Maatwerkvoorziening
Resultaat is een
ondersteuningsarrangement waarmee
de klant voldoende geholpen is.
Back-Office:
Stappen
5. Indicatie
6. Toewijzing
maatwerkvoorziening
Taak
1. Toegang tot de WMO-voorzieningen
op basis van het gespreksverslag;
Uitvoering
1. Korte indicatie
2. Indicatie lang (met inzet van
med.advies)
2. Beschikking afgeven.
Gevolgen Front- en Back-Office voor functieprofielen en personele bezetting
Bij het opzetten van een Front- en Back-Office wordt het uitgangspunt gehanteerd dat de
Front-Office onder aansturing van de Stichting MENS komt. De Back-Office blijft bij de
gemeente. Dit betekent dat een aantal taken die nu bij de gemeente uitgevoerd worden binnen
het WMO loket geheel of gedeeltelijk onder aansturing komen van de Stichting MENS. Om grip
te krijgen op deze overgang van taken is van belang inzicht te hebben in:
- Welke taken er nu bestaan (functieprofielen en fte)
- Welke taken in de toekomst nodig zijn (vertalen in functieprofielen en fte)
- De uitgangspunten en randvoorwaarden van de overgang van taken van gemeente
naar de stichting
-
Het proces van overgang van taken van gemeente naar de stichting.
Uitgangspunten en randvoorwaarden van de overgang van taken
Uitgangspunten:
- De Front-Office is belast met het voeren van de gesprekken bij de burger thuis of,
als het kan, telefonisch en het uitwerken van de gespreksverslagen.
- De Back-Office stelt de indicatie voor de WMO-voorziening op basis van het
gespreksverslag, stelt de beschikking op, en zorgt dat de WMO-voorziening wordt
afgeleverd.
- Het streven is om het overhevelen van front-office taken naar de stichting MENS per
1 januari 2015 te laten plaatsvinden.
- Mens volgt werk.
27
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
28
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Bijlage 2
Samenwerking met de ketenpartners
Ketenpartners van het Team MENS op Maat
Het project Kanteling kent een aantal deeltrajecten. Deeltraject 2 gaat over de samenwerking
met de ketenpartners. Volgens het projectplan leidt dit deeltraject tot het volgende product:
Een plan voor hoe de diverse instellingen met elkaar gaan samenwerken, hoe de toegang tot
de zorg geregeld gaat worden en een doorkijk naar de toekomst MEE, Amw,
huisartsenpraktijken, CJG. (projectplan Kanteling vastgesteld 3 december 2013.)
In deeltraject 1 is de organisatie, samenstelling en werkwijze van team MENS op Maat
beschreven. De voorliggende notitie beschrijft de samenwerking van het team MENS op Maat
met de ketenpartners en de acties die nodig zijn om de samenwerking te verbeteren en te
borgen.
Omschrijving ketenpartners
De organisaties met wie het team MENS op Maat nauw samenwerkt om de vragen van de klant
zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden.
Rollen
Ketenpartners
1. Leveranciers van
klantvragen en signalen
Huisartsen
MENS ( servicecentra – huisbezoeken- vrijwilligersprojecten- steunpunt
mantelzorg)
Casemanagers dementie
Maatschappelijk werk
GGZ instellingen
Instelling gehandicaptenzorg
Thuiszorg
Netwerk 18 plus
2. Leveranciers van
expertise tijdens het
proces van
gespreksvoering door
MoM
Aanbieders van aanvullende expertise zoals informatie, advies en
clientondersteuning als het gaat om speciale en/ of nieuwe doelgroepen
die onder verantwoordelijkheid van de gemeente komen met ingang van de
nieuwe Wmo 2015 ( Jeugd, mensen met een verstandelijk en/ of
lichamelijke handicap of mensen met een psychische stoornis)
3. Leveranciers van
informele zorg
Vrijwilligersorganisaties
MENS, team mens met elkaar
MENS / VIA
MENS/ steunpunt mantelzorg
4. Leveranciers
29
MENS : boodschappenplusbus, tafeltje dekje,
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
algemene collectieve /
en voorzieningen
Aanbieders sociale alarmering, maaltijdenservice, dagopvang , huisbezoek
75 plus
5 Leveranciers van
geïndiceerde
maatwerkvoorzieningen
Aanbieders huishoudelijke hulp
Aanbieders individuele begeleiding
Aanbieders dagbesteding
Aanbieders respijtzorg
6. Doorverwijzen naar
gespecialiseerde zorg/
ondersteuning (AWBZ,zorg of ZVW)
Gespecialiseerde zorg , ondersteuning, behandeling, verpleging en
verzorging (onder anderen AMW, INDIGO, Altrecht, Kwintes, Ziderus,
Reinaerde, MEE, Thuiszorg- begeleiding VITRAS, De Bilthuysen –Cordaan
Bemoeizorg Kwintes )
1. Leveranciers van klantvragen en signalen
Klantvragen en signalen komen via diverse kanalen binnen. Via het netwerk 18 plus en andere
samenwerkingsvormen bestaan er in de praktijk korte lijnen met de diverse organisaties.
MENS
MENS is een ketenpartner van team MENS op Maat. MENS is leverancier van klantvragen (
wijkservicecentra , huisbezoeken 75 plus, steunpunt mantelzorg) en tevens leverancier van
informele zorg, algemene en individuele voorzieningen ( clientondersteuning, versterking eigen
kracht, ondersteuning mantelzorger, faciliteren bij de inzet van vrijwilligers, en het activeren
van mensen om vrijwilliger te worden).
Veel vragen zullen binnen gaan komen en in de toekomst “afgevangen” gaan worden op de
frontOffice van MENS. Via de huisbezoeken 75 plus worden veel signalen doorgezet naar team
MENS op Maat. Er wordt bij de meest klantvragen ingezet op activering, versterking van eigen
kracht en sociaal netwerk, of toeleiding naar een collectieve voorziening. Deze zaken zijn
belegd bij MENS. De expertise van vrijwilligers, mantelzorg en versterking van sociaal netwerk
zit bij MENS en team MENS op Maat zal dan ook korte lijnen hebben met deze „diensten‟ van
MENS.
Actie: niet nodig binnen project Kanteling, is een organisatie- vraagstuk binnen MENS.
Huisartsen
De huisarts is de poortwachter in de gezondheidszorg en als zodanig een ‟ leverancier „ van
klantvragen voor het team MENS op Maat. Tevens is de huisarts degenen naar wie het team
MENS op Maat zal doorverwijzen, als leverancier van de medische en verpleegkundige zorg.
Actie : De samenwerking met de huisartsen moet verder worden vormgegeven.
Stand van zaken: Team MENS op maat werkt nauw samen met de praktijkverpleegkundige
ouderen van stichting gezondheidscentra De Bilt en zitten samen onder een dak op de HvE.
Op dit moment is gezondheidscentrum De Bilt met drie praktijkverpleegkundigen ouderen
betrokken bij de samenwerking. Indien er patiënten bij andere huisartsenpraktijk zijn, dan
neemt team MENS op Maat (indien nodig) contact op met betreffende huisarts/ pvk en wordt
de nieuwe werkwijze uitgelegd.
Ander huisartsenpraktijken moeten op de hoogte worden gesteld. De adviseurs van het team
MENS op Maat gaan van start met een rondje langs alle huisartspraktijken om hun werkwijze
uit te leggen en afspraken te maken over informatie-uitwisseling.
2. Expertise team MENS op Maat tijdens de gespreksvoering
De Adviseurs team MENS op Maat beschikken over algemene en brede kennis van
(cliënt)ondersteuning. Op dit moment bestaat het team uit een Wmo-indicatie-adviseur en twee
adviseurs WWZ. De meer specifiek kennis van doelgroepen moet worden betrokken bij de
ketenpartners. Daarvoor consulteren zij nu de professionals van o.a. CJG, AMW, Kwintes,
30
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Altrecht, MEE, praktijkverpleegkundige ouderen, casemanagers dementie en de consulenten
mantelzorgondersteuning.
Voor specifieke doelgroepen ( gehandicapten, GGZ, dementie) zal het team meer
gestructureerd de expertise betrekken bij de instellingen die over de expertise beschikken. Het
team MENS op maat zal gebruik maken van de kennis die aanwezig is bij deze instellingen. Dit
kan door afspraken over samenwerking- inhuur- detachering. Wellicht moet deze expertise in
het team worden ingebouwd.
Team MENS op Maat zal meer en meer te maken krijgen met vragen van mensen met een
handicap en ggz. Deze expertise moet in het team worden ingebouwd dan wel makkelijk
ingevlogen kunnen worden. Dat kan door een functionaris van MEE toe te voegen aan het
team.
Actie 1:
Wie:
Stand van zaken:
Actie 2 :
Wie:
Expertise mensen met een handicap en GGZ problematiek inbouwen
binnen team MENS op Maat
MENS
Gesprekken met MEE zijn gestart. MEE heeft een contactpersoon voor
team mens op maat beschikbaar. Nu is afgesproken dat een MEE
functionaris kan worden ingevlogen, samen met een medewerker van
het team MENS op MAAT een huisbezoek doet en een tijdje mee
oploopt met de cliënt. MEE kan dit ook voor GGZ. Bij ingewikkelde
problematiek die hun expertise te boven gaat moet Altrecht
geconsulteerd kunnen worden. Hierover zijn nog geen gesprekken
gevoerd. Mogelijke constructie kan zijn deze expertise te leveren is
Altrecht wellicht via fact-team op consultatieve basis.
Expertise toevoegen aan team MENS OP MAAT
Het voorstel is om een functionaris Algemeen maatschappelijk werk
toe te voegen aan het team. Er moet een plan komen om een of meer
Amw-ers in dienst van MENS te nemen, of te detacheren.
MENS, gemeente, AMW
3. Leveranciers informele zorg
Informele zorg wordt geboden door diverse instanties. MENS is zelf leverancier van informele
zorg.
Vanuit het Team MOM lopen er korte lijnen
Acties: geen
4. Leveranciers algemene voorzieningen
Voor de algemene voorzieningen is geen beschikking nodig en volstaat veelal een lichte toets.
Het team MENS op Maat kan daarvoor doorverwijzen naar de bestaande algemene
voorzieningen die geleverd worden door MENS- huisbezoeken 75 plus en andere partners (
sociale alarmering, dagactiviteiten)
Acties: geen actie nodig binnen project Kanteling. Wel aandacht voor goede sociale kaart en
korte lijnen.
5. Leveranciers geïndiceerde maatwerkvoorzieningen
De samenwerking met deze organisaties is aan de orde zodra HH of WMO- zorg is geïndiceerd.
Van belang is te weten wie de geïndiceerde zorg gaat leveren.
Geen verder actie nodig binnen het project De kanteling
6. Doorverwijzing naar gespecialiseerde zorg en ondersteuning
Voor de meer gespecialiseerde zorg en ondersteuning die geleverd wordt vanuit AWBZ en ZVW
wordt vanuit het team MOM in het Netwerk 18+ met deze partners samengewerkt. Actie:
geen. Wellicht kan het netwerk worden uitgebouwd naar sociale wijkteams.
31
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Bijlage 3 Formatieberekening
Formatieberekening zorgloket Gemeente De Bilt samen met de formatie FrontOffice
Wonen/Welzijn/Zorgadviseurs.
Er is een overzicht gemaakt voor de berekening van benodigde FTE voor de bemensing
van de Front-Office en de Backoffice (Gemeente/WWZ-adviseurs/nieuwe taken AWBZ)
op basis van de huidige aantallen aanvragen 2013 (Wmo en WWZ), gegevens Victis
(AWBZ gegevens) en de gegevens van het BMC formatieonderzoek 2011.
Als aandachtspunt moeten worden opgemerkt dat in deze berekening rekening is
gehouden met de transitie AWBZ en de verschuiving van taken die hierbij op de
gemeente af komen. Voor wat betreft het aantal te verwachte meldingen nieuwe taken
AWBZ geldt dat hier een aanname is gedaan gebaseerd op gegevens van Viktis.
In de formatieberekening worden uren geraamd voor “de meewerkend voorman”. Wij
gaan hier uit van de bestaande situatie bij MENS. Op dit moment worden er 8 uur per
week ingezet voor ondersteunende taken en functioneel leidinggeven. Hoewel de
bezetting van het team toeneemt, wordt er vanuit gegaan dat 8 uur per week
functioneel leidinggeven voldoende moet zijn om het team Mens op Maat aan te sturen.
ICT is een onderdeel van het project “de Kanteling”. Over de daadwerkelijke invulling
van de ICT is nog geen besluit genomen. We gaan er voor nu vanuit dat de bestaande
applicatie GWS wordt uitgerold naar Mens. Of dit mogelijk is en hoe dit moet gaan
plaatsvinden zal het komend half jaar duidelijk moeten worden. Afhankelijk van de
uitkomst van dit onderzoek ICT zal ook duidelijk worden hoeveel en hoeveel uur beheer
voor de applicatie nodig is. Vooralsnog is er geen formatie voor de applicatiebeheer
opgenomen.
Afgesproken is dat de Front-Office “schoon” over gaat naar Mens. Dit wil zeggen dat de
er geen achterstand in het aantal meldingen is. Op dit moment is er een wel een
achterstand zowel in het aantal meldingen als in de afhandeling van aanvragen en
aanpassingen. Om schoon over te gaan is het noodzakelijk om de formatie van het
huidig zorgloket op te plussen. Ook gezien de noodzakelijke scholing voor de nieuwe
taken AWBZ en de implementatietijd voor het opzetten van de Front-Office en de BackOffice is extra formatie nodig. Niet opplussen betekent het in stand houden van
achterstanden.
Vanaf 01 januari 2015 zal er gewerkt gaan worden met een Front-Office en een BackOffice. Dit betekent het aanpassen van bestaande werkprocessen, het creëren van
nieuwe werkwijzen, het eigen maken van de nieuwe taken overgekomen uit de AWBZ
en belangrijk het bijhouden van de bestaande werkvoorraden. Om te voorkomen dat er
in het eerste jaar (2015) achterstanden ontstaan is het noodzakelijk om in te zetten op
extra FTE. Deze inzet betreft zowel de Front-Office als de Back-Office. De eerder
benoemde FTE voor de “schoon over actie” kan in 2015 verder worden ingezet.
Het verdient door de voorkeur om tijdelijk per 01-07-2014 een fulltime allround
consulent Wmo aan te nemen voor 1½ jaar.
d.d. 26-05-2014
Tolinda de Vries
Marita Meulmeester.
32
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
33
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Aantal
aanvragen
2013
Benodig
de uren.
FTE
Administratief
medewerker
1650
825
0,57
FO
Wordt uitgevoerd door
“team MENS op Maat”.
1000
3500
2,45
FO
De complexe aanvragen
Wmo zullen in het team
MENS op Maat worden
behandeld en daar waar
nodig “warm” worden
overgedragen naar de
ketenpartners.
650
325
0,23
FO
FRONTOFFICE MENS.
BO/
FO
Min.
Inboeken aanvraag
Aanmaken dossier
Plannen
huisbezoeken
Telefoon
beantwoorden
overige
voorkomende
werkzaamheden.
Huisbezoek
Gespreksverslag
schrijven
Extra klantcontact.
Doorverwijzen naar
de ketenpartners..
Functioneel
leidinggevende
taken
30
210
30
Bestaande taken van het
Team “Mens op Maat” (8
uur per week)
0,22
4250
Totaal Front Office
3,47*
FTE
*Uitgangspunt formatie:
-Gemeente = 1 FTE 1425 uur (uitgangspunt voor deze berekening)
Bij de berekening is alleen rekening gehouden met de directe uren (=1425 uur)
Een full-time medewerker werkt 1872 uur op jaarbasis. Het verschil tussen 1872 en 1425 uur (=447) zijn
indirecte uren die ingezet moeten/kunnen worden voor o.a. verlof, studiedagen, bijwonen van externe
bijeenkomsten, vergaderingen ect.
34
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
BACK-OFFICE GEMEENTE
Aantal
aanvragen
2013
Benodigd
e uren.
FTE
BO/FO
Opstellen
rapportage
60
Opstellen van rapportage
naar aanleiding van
gespreksverslagen.
750
750
BO
Beschikking
30
Besluit door de gemeente.
750
375
BO
Opstellen pve
60
Voor woningaanpassingen
of complexe rolstoelen.
150
150
BO
Opvragen extern
advies of offertes
Extra cliëntcontact
30
Indien van toepassing
250
125
BO
15
Gemiddeld 15 minuten
1000
250
BO
Administratieve
afhandeling van
eenvoudige
(herhaling)aanvrag
en.
Mutaties
45
Inclusief enkelvoudige
beëindigingen, pasjes
uitgeven, geen indicatie
nodig.
1000
750
BO
10
NAW gegevens
aanpassen, wisseling
zorgaanbieder.
300
50
BO
Heronderzoeken
Wmo
60
Periodiek navragen bij
klanten of voorzieningen
nog adequaat zijn. N.B.:
kan soms
telefonisch/administratie,
soms meer werk.
150
150
BO
Afhandelen van
gehandicapten
Parkeerkaarten/
plaatsen
120
Aanvragen van adviezenschrijven van rapportage
en beschikkingen
uitzetten van tellingen
200
400
BO
35
per cliënt. Beantwoorden
van vragen bv over
voortgang. Veronderstelt
wordt dat de behoefte
aan extra cliëntcontact
per aanvraag verschilt.
Vaak zal het niet nodig
zijn, terwijl soms 15
minuten niet voldoende
is.
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
PGB
Aanvullend op
„normale aanvraag‟
90
Inclusief tweejaarlijkse
controles.
Gaat over
naar de SVB
-
Jaaractiviteit per
cliënt
15
Doorgeven aan CAK,
rapporteren aan cliënt.
Gaat over
naar de SVB
-
Kwaliteit
Toetsen van elke
beschikking
Kwalitatief beheer van
de BO
Beroep en Bezwaar
8
Beroep en Bezwaar
uitgebreid
375
50
Verweerschrift, zitting
bijwonen.
50
Totaal formatie BO
Applicatiebeheer
(aparte functie.)
36
Onderhouden van de
applicatie en het
genereren van
managementsrapportages
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
10
BO
230
BO
320
BO
3560
2.5
FTE
700
0,5 FTE
Bijlage 4 Personele consequenties
Randvoorwaarden
Kanteling WMO
Het college heeft opdracht gegeven te onderzoeken hoe de gehele toegang en toeleiding van
de WMO-zorg vorm moet krijgen. Aangezien er sprake is van een onderzoek waarbij gedacht
wordt aan het privatiseren van taken dient rekening gehouden te worden met het volgende.
Onderzoek (artikel 1.3 Sociaal Statuut)
Als onze gemeente het voornemen heeft om een organisatiewijziging te onderzoeken, worden
het betrokken personeel, de Ondernemingsraad (OR), de commissie voor Georganiseerd
Overleg (het GO) in een vroeg stadium geïnformeerd. De OR maakt zijn mening kenbaar over
het onderzoek. Het personeel, de OR en het GO worden op de hoogte gehouden van de
vorderingen van het onderzoek. De rapportage van dit onderzoek wordt ter kennisgeving
gestuurd naar de OR en het GO.
OR Adviesrecht
Op grond van artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden dient aan de OR advies
gevraagd te worden over het overhevelen van een aantal taken van de WMO . Er is nl. sprake
van overdracht van zeggenschap over een onderdeel van de onderneming, het beëindigen van
de werkzaamheden, een belangrijke inkrimping of andere wijziging van de onderneming.
Privatisering
Indien het college besluit om een deel van de werkzaamheden van het taakveld WMO/Zorgloket
af te stoten aan een private partij dient bij de voorbereiding van het besluit rekening gehouden
te worden met een organisatiewijziging met “personele gevolgen”. Als gevolg hiervan zal het
GO en de OR (adviesrecht) hier in gekend moeten worden.
Werking Sociaal Statuut (artikel 1:2 Sociaal Statuut)
Op grond van artikel 1:2 van het Sociaal Statuut 2012 -2016 van onze gemeente is het Sociaal
Statuut niet van toepassing als er sprake is van ingrijpende personele gevolgen voor minder
dan 5 fte. Als dat het geval is dan is het Sociaal Statuut niet van toepassing en valt de
besluitvorming over de personele gevolgen binnen de bevoegdheid van het managementteam.
Het managementteam zal - op basis van de rechtspositieregeling (en in de geest van het
Sociaal Statuut) van onze gemeente - handelen.
Personele gevolgen
In hoofdstuk 3 van het Sociaal Statuut wordt aangegeven hoe - bij privatisering en/of een
publiekrechterlijke taakoverheveling – omgegaan dient te worden met het personeel.
Het managementteam zal in de geest van dit hoofdstuk handelen. Bij het knippen van functies,
het overhevelen van taken, functies en personeel naar de stichting MENS zal het
managementteam in de geest van dit hoofdstuk handelen (o.a. rechtspositievergelijking, het
opstellen van een Sociaal plan, enz.).
37
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT
Bijlage 5 Communicatieplan
Deze bijlage wordt bij de definitieve besluitvorming toegevoegd.
38
RAPPORT PROJECT DE KANTELING 2014, GEMEENTE DE BILT

Download Report