Privacy-regelement wijkteams - Almere Kracht

Privacyreglement Wijkteams
Inleiding
Dit privacyreglement is een onlosmakelijk onderdeel van het Convenant Wijkteams Almere en geldt
voor alle convenantpartners die samenwerken op basis van dit convenant. Het regelt de privacy
aspecten voor de noodzakelijke informatie-uitwisseling.
De convenantpartners zullen inzetten op preventie en activering.
Dit betekent ondermeer dat door informatie, advies, voorlichting, signalering geprobeerd wordt om
problemen te voorkomen. Samen met de inwoner met een hulpbehoefte/ ondersteuningsvraag
wordt gekeken wat iemand zelf kan doen of samen met zijn of haar netwerk kan oppakken.
Indien nodig wordt de ondersteuningsvraag opgeschaald of doorverwezen.
In het kader van de samenwerking met betrekking tot de wijkteams worden er gegevens verzameld
en gedeeld. De informatie-uitwisseling en vastlegging zijn ondermeer in de Wet bescherming
persoonsgegevens (Wbp), de WMO 2015, de Jeugdwet en Participatiewet geregeld.
Voor de convenantpartners gelden in aanvulling daarop specifieke regels voor de organisatie en de
beroepsgroep. Op de gegevensverwerking die als uitvloeisel van het Convenant Wijkteams Almere
plaatsvindt, is tevens het onderhavige privacyreglement van toepassing. Bij de uitwisseling van
gegevens geldt dataminimalisatie als uitgangspunt. Slechts gegevens die nodig zijn om de juiste
ondersteuning te verlenen en/of in te zetten worden uitgewisseld.
Artikel 1 Definities en afkortingen
1.1
Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
1.2
Inwoner: Iedereen die in Almere woont en bij het Wijkteam geregistreerd is.
1.3
Actieve bewoner: bewoners die zich actief (willen) inzetten voor de Almeerse samenleving
en/of hun wijk.
1.4
Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare
natuurlijke persoon.
1.5
Convenantpartner: Een betrokken partner bij het convenant Wijkteams Almere.
1.6
Wijkteam: Medewerkers van diverse geledingen (als gezondheidszorg, algemeen
maatschappelijk werk, vrijwilligerswerk) werken samen in de wijkteams. Dit is een team
waarin de partners hun werkzaamheden op elkaar afstemmen, in het belang van de inwoner.
1.7
Expertteam: Een team met een consultatiefunctie voor de wijken (advisering aan de
professionals in de wijk) en een coördinatiefunctie (het coördineren van een passende
oplossing). Complexe vragen die meervoudig zijn of een specifieke deskundigheid vergen
worden door het wijkteam overgedragen/opgeschaald naar het expertteam.
1.8
Wijknetwerk: een netwerk van professionals dat op wijkniveau werkt met en voor inwoners
(scholen, wijkregisseurs, wijkagenten en kerk etc.)
1.9
Verantwoordelijke: Het bestuursorgaan dat, samen met de convenantpartners, het doel van
en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
Melding: De melding bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) van de gehele
verwerking van persoonsgegevens, waaronder de deling en opslag van gegevens in een
dossier t.b.v. de doelstellingen van dit
convenant.
Huishouden: Een wooneenheid van een of meerdere personen die op één adres staan
ingeschreven.
Vrijwilliger: Iemand die zich uit vrije wil, onbetaald en in georganiseerd verband voor
anderen inzet. Daarmee onderscheiden vrijwilligers zich op twee essentiële manieren van
betaalde medewerkers.
Derde: Een ieder, niet zijnde de betrokken inwoner of wijkwerker binnen het Wijkteam.
Incidentele partner: een derde die op incidentele basis casuïstiek danwel een
ondersteuningsvraag met betrekking tot een inwoner verwerkt.
Artikel 2 Doelstelling
2.1
De samenwerking tussen de convenantpartners en de daartoe opgerichte wijkteams heeft /
hebben als doel gezamenlijk invulling te geven aan preventie, signalering en activering en een
integrale aanpak van de ondersteuning voor alle burgers in Almere met een
(ondersteunings)vraag of ondersteuningsbehoefte, waarbij het uitgangspunt is dat:

De inwoner en diens leefsituatie centraal staat.

Er gebruik gemaakt wordt van de eigen kracht van het huishouden.

Het netwerk rondom de inwoner een essentieel onderdeel uit maakt van de
oplossing van het probleem.

Er alleen een beroep op voorzieningen wordt gedaan als dat echt nodig is.

Iedereen, naar vermogen, een bijdrage levert aan de samenleving.
2.2
Dit geschiedt onder meer door:

Beoordeling van de ondersteuningsbehoefte en zelfredzaamheid.

Opstellen van een ondersteuningsplan, genoemd “één huishouden, één plan, één
regisseur”.
•
Delen van alleen ‘need to know’ (minimale gegevens) informatie met de
betrokken convenantpartners.

De voorzieningen en de hulp dicht bij de inwoner te organiseren.

Professionals, de inwoner en/of het huishouden waar deze onderdeel van uitmaakt,
meer ruimte te geven om passende oplossingen te zoeken, in het kader waarvan het
voeren van 3 tot 5 gesprekken richtlijn is, maar het voeren van vijf of meer
gesprekken met de inwoner in voorkomende gevallen mogelijk is.
2.3
Dit leidt onder meer tot:

Activering van bewoners.

Inzet van sociaal netwerk van inwoner of helpen opzetten hiervan als dit er niet is.

Zoeken naar balans tussen formele en informele aanpak.




Inzet van algemene basisvoorzieningen.
‘Maatwerk’ trajecten met innovatieve en onorthodoxe oplossingen.
Het afgeven van een advies om de toegang tot individuele voorzieningen te
realiseren.
Meer effectieve ondersteuning.
2.4
Waarmee tevens beoogd wordt dat:

De ondersteuning wordt geboden die naar behoefte op maat is en mensen in staat
stelt mee te doen aan de samenleving.
Artikel 3 Doelgroep
3.1
De doelgroep bestaat uit alle inwoners van Almere (met een informatie- , advies- of
ondersteuningsvraag) en actieve inwoners.
Artikel 4 Overlegstructuur
4.1
Binnen de overlegvormen van het Wijkteam zullen persoonsgegevens over betrokkenen
worden uitgewisseld. Hierbij zal conform de bepalingen van dit privacyreglement worden
gehandeld.
4.2
Indien er een overleg wordt belegd, zal dit in de regel samen met de inwoner plaatsvinden,
maar minimaal is de inwoner hierover geïnformeerd.
Artikel 5 Gegevensverwerking
5.1
Gegevens worden slechts verwerkt en vastgelegd per afzonderlijk Wijkteam indien hier een
wettelijke grondslag (in bijvoorbeeld de Wbp, de WMO 2015, de Jeugdwet en de
Participatiewet) voor aanwezig is. Elk afzonderlijk persoonsgegeven wordt in een concrete
situatie pas verwerkt indien dat voor het doeleinde dan wel de doeleinden waarvoor zij
worden verwerkt, zorgvuldig, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is. Bij de
uitvoering wordt dan ook zodanig gehandeld dat de persoonlijke levenssfeer van de inwoner
in de desbetreffende situatie niet onevenredig wordt geschaad in verhouding tot het doel.
5.2
Het Burger Service Nummer (BSN) wordt verwerkt, voor zover dit onvermijdelijk kan zijn
vermeld op documenten die ter beschikking zijn gekomen zoals kopieën van
identiteitsbewijzen of via de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie).
Artikel 6 Ontvangers
6.1
Gegevens worden – tenzij er sprake is van de uitzondering beschreven in artikel 8.2 - alleen
uitgewisseld of verstrekt indien de inwoner (die zich heeft gemeld) met een
ondersteuningsvraag daarvoor toestemming heeft verleend.
Alleen de convenantpartners, die bij een ondersteuningsvraag betrokken zijn, ontvangen
informatie over een inwoner. Vrijwilligers ontvangen, indien nodig, informatie over de
ondersteuningsvraag en de inwoner. De instantie die een ondersteuningsvraag aanmeldt bij
het Wijkteam geeft direct de reeds bekende overig betrokken instanties aan en overlegt een
specifieke toestemmingsverklaring van de inwoner.
6.2
Een derde ontvangt slechts informatie over een inwoner wanneer de voortgang van een
specifieke ondersteuningsvraag in het geding is en er specialistische expertise is vereist.
Voorwaarde is dat de inwoner toestemming heeft verleend en de derde een
geheimhoudingsverklaring tekent (bijlage 4). De geheimhoudingsverklaring en de
toestemming van inwoner voor deze uitwisseling worden gedocumenteerd.
Inwoner wordt van de uitwisseling op de hoogte gesteld.
Met het wijknetwerk en het expertteam en overige derden wordt, indien noodzakelijk, in de
regel alleen dat-informatie gedeeld, waarbij conform het stappenplan gegevensdeling
(bijlage 2) en de informatieanalyse (bijlage 5) wordt gehandeld. Dat-informatie bevat
6.3
6.4
informatie dàt iemand ondersteuning ontvangt van een bepaalde instantie en soms de aard
van de ondersteuning. Dat-informatie staat tegenover wat-informatie, waarmee de
inhoudelijke informatie over de achtergrond, oorzaak, en behandeling van de ondersteuning
wordt bedoeld.
Ook ingeval de wet daartoe verplicht worden gegevens verstrekt aan een derde partij.
Inwoner wordt hiervan direct op de hoogte gesteld.
Wijkteams zullen elkaar zo veel mogelijk op de hoogte houden van verhuizingen van
inwoners, teneinde optimale ondersteuning te kunnen verlenen/in te zetten. Ingeval van
verhuizing van een inwoner wordt de informatie over de inwoner, met toestemming van de
inwoner, overgedragen naar het wijkteam waar iemand naar toe verhuist. Vooraf wordt de
inwoner over deze overdracht geïnformeerd. Indien een inwoner naar een onbekende
verblijfplaats verhuist zal, indien noodzakelijk, een uitvraag naar de mogelijke verblijfplaats
worden gedaan bij diverse instanties.
Artikel 7 Grondslagen voor gegevensverwerking
7.1
Primair is ondubbelzinnige toestemming krachtens artikel 8, lid a Wbp de
rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen het Wijkteam.
De inwoner verleent voor de specifiek aangeduide doelstelling zijn/haar ondubbelzinnige
toestemming om gegevens te delen tussen convenantpartners en derden. De organisaties
waarmee gegevens mogen worden gedeeld worden met naam genoemd.
Toestemmingsverklaringen (zie bijlage 3) worden opgeborgen. Inwoner kan op ieder moment
de toestemming intrekken.
De gegevensdeling moet dan direct stoppen, met in acht neming van art. 13 van dit
reglement en onderstaande rechtmatigheidsgrondslagen.
Intrekking van een toestemmingsverklaring geldt niet met terugwerkende kracht. Derhalve
zal bestaande verwerking intact blijven.
7.2
Medische informatie mag pas worden opgevraagd na specifieke toestemming van
de inwoner op het toestemmingsformulier. Daarnaast moet rekening gehouden worden met
art. 8 van dit reglement.
7.3
Verder geldt als rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens
binnen het Wijkteam:
Artikel 8, lid f Wbp: voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de
gemeente Almere of één of meer van de convenantpartners.
7.4
Het Wijkteam kan zonder toestemming van degene die het betreft, uitsluitend
persoonsgegevens/medische gegevens verwerken indien dit, in onderlinge samenhang
bezien, noodzakelijk is voor de doeleinden en uitoefening van de taken zoals bedoeld in
artikel 2 van dit reglement én ter verdediging van de vitale belangen (w.o. dringende
medische noodzaak) van de inwoner of een derde én op grond van een conflict van plichten
ingevolge artikel 8.2, sub b van dit reglement.
7.5
In bijlage 2 is een stappenplan opgenomen dat gehanteerd wordt bij de afweging
om te komen tot gegevensdeling, ook als de inwoner hiervoor geen toestemming
verleent (en er sprake is van een situatie waarbij een zwaarwegend persoonlijk of
maatschappelijk belang zwaarder wordt geacht dan het ontbreken van de
toestemming).
7.6
Iedere convenantpartner dient conform de Wbp, indien van toepassing de Wet op de
Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), dit reglement, alsmede de beroeps-,
gedragscodes en reglementen van de eigen organisatie te handelen.
Artikel 8 Beroepsgeheim, opheffing/doorbreking
8.1
Het beroepsgeheim geldt op grond van wetgeving en beroepscodes onder meer voor de
volgende wijkwerkers: algemeen maatschappelijk werkers, medewerkers jeugd.
Voor zover wijkwerkers op grond van wetgeving en/of beroepscodes geen beroepsgeheim
hebben, geldt dat zij een afgeleid beroepsgeheim hebben, indien zij over medische gegevens
(komen te) beschikken. Het medisch beroepsgeheim volgt de gegevens, met dien verstande
dat de ontvanger van deze gegevens gehouden is aan het beroepsgeheim voor wat betreft
deze gegevens.
De geheimhoudingsplicht uit artikel 13 blijft onverkort gelden, ongeacht of er sprake is van
medische gegevens.
8.2
Doorbreking van het beroepsgeheim van de hulpverlener onderworpen aan de WGBO of
daarop geënte codes vanuit de beroepsverenigingen, kan uitsluitend binnen de
samenwerking van het Wijkteam alleen als sprake is van:
a. toestemming van de inwoner (toestemming heft beroepsgeheim op).
De inwoner dient volledig te zijn geïnformeerd alvorens deze toestemming kan geven. Indien
de inwoner jonger is dan 12 jaar, dan is toestemming vereist van de wettelijk
vertegenwoordiger(s). Informatie verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordigers van deze
inwoner kan alleen geweigerd worden indien dat kennelijk strijdig is met de belangen van de
inwoner jonger dan 12 jaar. Is de inwoner tussen de 12 en 16 jaar, dan is gezamenlijke
toestemming van de inwoner en diens wettelijke vertegenwoordiger(s) vereist. Bij inwoners
tussen 12 en 16 jaar kan informatie verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordiger worden
geweigerd indien dat kennelijk strijdig is met diens belangen of indien deze inwoner
nadrukkelijk bezwaar heeft gemaakt tegen de informatieverstrekking. Ingeval de inwoner 16
jaar en ouder kan hij/zij zelfstandig toestemming verlenen. De wettelijk
vertegenwoordiger(s) hebben dan geen recht op informatie over deze inwoner, tenzij deze
inwoner daar toestemming voor verleent.
b. conflict van plichten1.
Van een conflict van plichten is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen sprake, het moet gaan
om een noodsituatie. De volgende stappen moeten in acht worden genomen:
a. Nagaan of alles in het werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo
niet, waarom was dit niet mogelijk?
b. Al het mogelijke is geprobeerd om zonder doorbreking van de geheimhoudingsplicht
het probleem op te lossen.
1
Een conflict van plichten kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer een zwaarwegend belang van de
inwoner of een ander dan de inwoner de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt,
omdat het bewaren van het geheim voor de inwoner of de ander ernstig nadeel of gevaar oplevert. Dit
blijft altijd de verantwoordelijkheid en zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet
kunnen verantwoorden waarom inbreuk op de
geheimhoudingsplicht is gemaakt. De wijkwerker beslist dit altijd in overleg met een collega.
c. Het niet doorbreken van de geheimhouding levert ernstige schade op voor inwoner of
derden.
d. Het moet vrijwel zeker zijn dat de doorbreking c.q. opheffing van de
geheimhoudingsplicht schade aan inwoner of een ander kan beperken.
Nagaan of er sprake is van een conflict van plichten blijft altijd de verantwoordelijkheid
en zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet kunnen
verantwoorden waarom inbreuk op geheimhoudingsplicht is gemaakt. De wijkwerker
beslist dit altijd in overleg met een collega.
Artikel 9 Transparantie
9.1
De inwoners worden (mondeling) geïnformeerd over de verwerking van hun
persoonsgegevens.
9.2
Alle formulieren worden voorzien van de rechten van inwoners.
9.3
Aan inwoner/inwoners wordt een toestemmingsverklaring voorgelegd indien, na
beoordeling van de ondersteuningsvraag, blijkt dat ten behoeve van verdere ondersteuning
c.q. doorverwijzing , gegevensuitwisseling noodzakelijk is. De ondertekende
toestemmingsverklaring wordt gedocumenteerd.
Indien een inwoner weigert de toestemmingsverklaring te ondertekenen wordt dit
opgenomen in het registratiesysteem en vindt middels hantering van een stappenplan
conform bijlage 2 analyse plaats of alsnog wordt overgegaan tot verwerking van gegevens.
Indien dit het geval is, wordt de inwoner hierover geïnformeerd.
9.4
Om ervoor te zorgen dat personen en organisaties binnen het werkgebied in ieder geval
weet hebben van de mogelijke gegevensuitwisselingen in het kader van het
samenwerkingsverband, zal dit privacyreglement worden gepubliceerd op www.almere.nl,
en www.almerekracht.almere.nl
Daarnaast worden inwoners geïnformeerd middels folders/flyers over de werkwijze van het
Wijkteam.
Artikel 10 Rechten inwoner op basis Wbp/WGBO
10.1 Ingevolge de Wbp is het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Almere,
verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens binnen het Wijkteam.
10.2
De inwoner heeft binnen het kader van de Wbp en de WGBO recht op:

informatie, zodat hij/zij kan nagaan wat er met de gegevens gebeurt;

inzage, welke gegevens van hem/haar staan geregistreerd;

verbetering, aanvulling, verwijdering, (vernietiging) of afscherming.2
2
Het Wijkteam bericht de inwoner binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of dan wel in hoeverre aan
het verzoek wordt voldaan. Een verschil van mening tussen professional van het Wijkteam en inwoner omtrent
het verzoek wordt vastgelegd. Een (gedeeltelijke) weigering wordt met redenen omkleed.
10.4
10.5
Het Wijkteam handelt namens het college in mandaat zelfstandig verzoeken om informatie,
inzage, afschrift, verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming, vernietiging af,
voorzover het persoonsgegevens in de zin van de Wbp betreft. De gemeente ontvangt
periodiek het aantal op grond van de Wbp en de WGBO afgehandelde verzoeken. Bijlage 6
omvat een procesbeschrijving bij de afhandeling van deze verzoeken op basis van de Wbp en
de WGBO.
Bij elke betrokken convenantpartner kan gedetailleerde en medische informatie c.q. het
zorgdossier apart worden opgevraagd en geldt de eigen verantwoordelijkheid van deze
partner voor het betreffende dossier.
Artikel 11 Archivering en bewaartermijn
11.1 Omdat het Wijkteam geen eigen bestuur heeft, valt de zorgplicht voor het archief onder de
verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente
Almere en het toezicht op het beheer onder de verantwoordelijkheid van de
gemeentearchivaris van Almere.
11.2 Alle door het wijkteam vast te leggen gegevens worden digitaal opgeslagen in de door de
gemeente ter beschikking gestelde systemen. De gemeente is belast met het beheer van de
systemen.
Een dossier dat tot een ondersteuningsplan heeft geleid wordt vernietigd 5 jaar na het
laatste contactmoment met inwoner heeft plaatsgevonden.
Medische gegevens en test - en onderzoeksuitslagen, deel uitmakend van een zorgdossier
van de convenantspartner worden conform de WGBO bewaard.
11.3 Persoonsgegevens in een registratie, inzake korte ondersteuningsvragen die, na beoordeling,
geen nadere aanpak door het Wijkteam of anderszins behoeven, worden niet langer dan
noodzakelijk voor het doel bewaard.
Artikel 12 Randvoorwaarden
12.1 De uitwisseling van persoonsgegevens door convenantpartners beperkt zich tot die
persoonsgegevens die benodigd zijn voor de in artikel 2 van dit reglement genoemde doelen.
12.3 Convenantpartners zullen ervoor zorgdragen dat de verwerking van persoonsgegevens door
de convenantpartners plaatsvindt in overeenstemming met de voor hen geldende wettelijke
kaders.
Artikel 13 Geheimhouding en beveiliging
13.1 Convenantpartners zijn verplicht tot geheimhouding van de in het kader van dit reglement
ontvangen gegevens van inwoner, over elkaars organisatie en over al hetgeen waarvan
redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere
convenantpartner zou schaden, behoudens voor zover een bij of krachtens de wet gegeven
voorschrift tot verstrekking verplicht, of zijn taak daartoe noodzaakt.
13.2 Convenantpartners leggen aan personen en medewerkers die persoonsgegevens verkrijgen,
een plicht tot geheimhouding op. Deze verklaring strekt tot geheimhouding van de
persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig
wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot
mededeling voortvloeit.
13.3 De door het Wijkteam vast te leggen gegevens worden digitaal in de door de gemeente ter
beschikking gestelde systemen opgeslagen. De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van
deze systemen. Het Wijkteam zal de gemeente onverwijld informeren over te wijzigen autorisaties
betreffende genoemde systemen in verband met in- en uitdiensttreding, alsmede over
beveiligingsinbreuken, datalekken of andere gebeurtenissen die de veiligheid van persoonsgegevens
in gevaar hebben gebracht, brengen of dreigen te brengen. De gemeente is verplicht om passende
technische en organisatorische maatregelen te treffen ter beveiliging van de gegevens tegen verlies
of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de informatie zorgvuldig, strikt
vertrouwelijk en met gepaste geheimhouding te behandelen. Convenantspartners zijn verplicht om
informatie zorgvuldig, strikt vertrouwelijk en met gepaste geheimhouding te behandelen en zullen
instructies die daaruit voortvloeien opvolgen.
Artikel 14 Positie vrijwilligers en actieve bewoners
14.1 Met betrekking tot het verplicht beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
sluiten de convenantpartners aan bij landelijke wet- en regelgeving. Daarnaast conformeren
convenantpartners zich hieromtrent aan het nog op te stellen vrijwilligersbeleid voor de
wijkteams.
14.2 De vrijwilligers hebben de plicht de privacy van de inwoners en hun familie te waarborgen.
Convenantpartners kunnen – afhankelijk van de werkzaamheden van de vrijwilliger - met in
acht neming van artikel 14.3, een geheimhoudingsplicht opleggen over personen en zaken
waar zij mee te maken hebben. Die geheimhoudingsplicht blijft van kracht na het beëindigen
van de samenwerking. Een omschrijving van de werkzaamheden waarvoor een
geheimhoudingsplicht wordt opgelegd, zal nader worden omschreven in het
vrijwilligersbeleid voor de wijkteams.
14.3 Vrijwilligers, bedoeld in artikel 14.2 , zijn verplicht tot geheimhouding en mogen geen
vertrouwelijke informatie doorgeven aan derden, tenzij het om levensbedreigende situaties
gaat voor de inwoner, de vrijwilliger of andere personen. Indien redelijkerwijs mogelijk,
overlegt de vrijwilliger vooraf met zijn contactpersoon van het Wijkteam en volgt hij/zij diens
instructies op. In dit verband kunnen nadere afspraken worden gemaakt met de vrijwilliger.
14.4 Het Wijkteam zal zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van vrijwilligers en actieve
bewoners en inwoners, conform dit privacyreglement.
14.5. Vrijwilligers worden geregistreerd en er worden met hen afspraken gemaakt over hun inzet,
hetgeen vastgelegd kan worden in een vrijwilligersovereenkomst . Actieve burgers tekenen
geen vrijwilligersovereenkomst en hoeven niet over een VOG te beschikken.
Artikel 15 Melding
Als eindverantwoordelijke, zal de gemeente Almere verwerking van persoonsgegevens binnen dit
reglement melden bij het College bescherming persoonsgegevens.
Artikel 16 Wijzigingen en aanvullingen reglement
16.1 Wijzigingen in de doeleinden van de gegevensverwerkingen als bedoeld in dit reglement en
16.2
wijzigingen in het gebruik en de wijze van verkrijging van de persoonsgegevens, dienen te
leiden tot wijziging dan wel aanvulling van dit reglement.
Wijzigingen en aanvullingen van dit reglement behoeven de instemming van alle
convenantpartners. De wijziging in de gegevensverwerking die hieruit voortvloeit dient te
worden gemeld aan het Cbp.
Artikel 17 Bijlagen
17.1 De volgende bijlagen horen bij dit reglement:
Bijlage 1: Procedure Wijkteam in het kader van verwijzing
Bijlage 2: Stappenplan gegevensdeling
Bijlage 3: Toestemmingsverklaring inwoner
Bijlage 4: Geheimhoudingsverklaring incidentele partner
Bijlage 5: Informatieanalyse
Bijlage 6: Procedure inzage- en correctierecht
16.2 De convenantpartners hebben kennis genomen van de voor hun relevante bijlagen en zullen
dienovereenkomstig handelen.
Bijlage 1 Procedure Wijkteam in het kader van verwijzing
De ondersteuningsvraag kan op doorverwijzing van het voorliggende veld komen, met het verzoek
om advies en ondersteuning of overname.
•
De verwijzer vraagt de inwoner toestemming om de ondersteuningsvraag te bespreken met
het Wijkteam.

De verwijzer legt de vraag, onder overlegging van de toestemmingsverklaring van de
inwoner, voor aan het wijkteam.

De ondersteuningsvraag wordt beoordeeld en bekeken wordt in hoeverre de kwestie door
het Wijkteam dient te worden opgepakt.
•
De professional binnen het Wijkteam bekijkt of hij de casus zelf oppakt of doorzet naar een
collega wijkwerker binnen het Wijkteam.
•
Een wijkwerker gaat, bij voorkeur, op huisbezoek (keukentafelgesprek). Voorafgaand aan het
gesprek wordt informatie verstrekt over de werkwijze van het wijkteam. De wijkwerker licht
de werkwijze van het wijkteam toe en verzoekt om toestemming om gegevens te mogen
uitwisselen.

Zo mogelijk worden de (vervolg)stappen c.q. acties en gesprekken samen met de inwoner
besproken resp. gevoerd.

Er wordt een kort verslag voor de inwoner gemaakt van hetgeen is afgesproken.
•
Indien nodig wordt de ondersteuningsvraag opgeschaald naar het expertteam of
doorverwezen naar een netwerkpartner. Zodra dit mogelijk is, wordt de ondersteuningsvraag
afgeschaald naar het wijkteam.
Bijlage 2 Stappenplan gegevensdeling
Als uitgangspunt geldt, dat gegevensdeling niet standaard maar per ondersteuningsvraag en op het
individu/systeem toegesneden maatwerk is.
Professionals/wijkwerkers moeten zich te allen tijde realiseren dat verantwoord omgaan met
informatie betekent:
1. dat men zich ook in de samenwerking met partners dient te houden aan de voor de eigen
organisatie geldende spelregels en voorschriften voor het verantwoord omgaan met gegevens;
2. dat alleen de “need to know” informatie (enkel de noodzakelijke informatie om het gezamenlijke
doel te bereiken) gedeeld wordt;
Daarom is het goed om hoe dan ook de volgende checklist te hanteren:
I. Vraag je af of gegevensuitwisseling inzake de inwoner van evident belang is:
a. is er een dringend gezondheidsbelang;
b. bestaat de vrees voor ernstig nadeel;
c. al dan niet in combinatie met ernstige overlast.
II. Denk aan subsidiariteit
Kies voor de minst ingrijpende gegevensuitwisseling en zie daar ook op toe. Kan het ook met minder
gegevens?
III. Denk aan proportionaliteit
Bepaal of er een verhouding is tussen de hoeveelheid en aard van de gegevensuitwisseling en het
doel.
IV. Leg vast of inwoner ondubbelzinnige toestemming geeft
Indien de inwoner toestemming geeft, leg dat dan vast in een getekende verklaring.
Indien de inwoner geen toestemming geeft, mag gegevensuitwisseling slechts plaatsvinden o.b.v. de
volgende uitzonderingen:
a. ter voorkoming strafbare feiten;
b. in het belang van bescherming van inwoner;
c. in het belang van rechten en vrijheden van anderen.
Ad a, b en c:
De volgende stappen moeten in acht worden genomen:
 Nagaan of alles in het werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet,
waarom was dit niet mogelijk?


Het niet uitwisselen van gegevens levert ernstige schade op voor inwoner of derden (conflict
van plichten3, zie artikel 8.2 van het Privacyreglement Wijkteams). Er kan gedacht worden
aan (o.a.):
- (kinder)mishandeling
- serieuze aankondiging van plegen misdaad
- ernstig nadeel, of vrees daarvoor, voor de gezondheidstoestand van inwoner/derden (bijv:
zelfmoord/ ernstige gezondheidsschade) eventueel gecombineerd met overlast voor
omgeving;
Nagaan of er sprake is van een conflict van plichten blijft altijd de verantwoordelijkheid en
zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet kunnen verantwoorden
waarom inbreuk op geheimhoudingsplicht is gemaakt. De wijkwerker beslist dit altijd in
overleg met een collega.
Geen toestemming, geen uitzonderingssituatie i.v.m. conflict van plichten (zie bolletje
hierboven), dan vindt geen uitwisseling plaats.
V. Motiveer en documenteer
Documenteer en motiveer altijd waarom over is gegaan tot gegevensuitwisseling (ondanks geen
toestemming van de inwoner). Doe dit altijd in overleg met collega. Volg het privacyreglement
Wijkteams Almere en de regels hierover vanuit de eigen organisatie, indien deze zijn vastgelegd.
VI. Voldoe aan de rechten van de inwoner
Informeer de inwoner over de gegevensdeling. De inwoner mag altijd zijn dossier en/of gegevens
inzien en een verzoek tot correctie of verwijdering indienen.
Bedenk: als je geen gegevens deelt, dan ben je als professional ook verantwoordelijk.
3
Van een conflict van plichten is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen sprake, het moet gaan om een
noodsituatie.De volgende stappen moeten in acht worden genomen:
a.
Nagaan of alles in het werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet, waarom
was dit niet mogelijk?
b.
Al het mogelijke is geprobeerd om zonder doorbreking van de geheimhoudingsplicht het probleem op
te lossen.
c.
Het niet doorbreken van de geheimhouding levert ernstige schade op voor inwoner of derden.
d.
Het moet vrijwel zeker zijn dat de doorbreking c.q. opheffing van de geheimhoudingsplicht schade aan
inwoner of een ander kan beperken.
Bijlage 3 Toestemmingsverklaring gegevensdeling
Wijkteam
_______________________________
Ondergetekende,
Naam
_______________________________
Adres
_______________________________
Postcode
_______________________________
Woonplaats
_______________________________
Geboortedatum _______________________________
Geboorteplaats _______________________________
geeft hierbij toestemming aan de medewerkers van het Wijkteam, om informatie over hem of haar
vast te leggen, op te vragen en te delen.
Doel van de informatie uitwisseling: Het kunnen bieden van ondersteuning en hulp aan
ondergetekende ten behoeve van
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(specifiek doel invullen/onderwerp van de zorgvraag).
Daartoe mogen gegevens, ten behoeve van bovengenoemd doel, worden gedeeld en opgevraagd
bij:
o De organisaties die deel uit maken van het bovengenoemde Wijkteam
o Andere Wijkteams in Almere
o Andere organisaties
Naam organisatie en hulpverlener: ________________________________________
Naam organisatie en hulpverlener: ________________________________________
o Vrijwilligers die zich uit vrije wil, onbetaald in georganiseerd verband voor anderen inzetten.
o Ik stem er ook mee in dat mijn huisarts geïnformeerd wordt, dat ik geregistreerd ben bij het
Wijkteam.
o Ik stem er, ten behoeve van bovenstaand doel, mee in dat noodzakelijke gegevens vanuit het
Wijkteam met de huisarts worden gedeeld en dat de huisarts doelgebonden en noodzakelijke
gegevens mag delen met het Wijkteam.
Naam huisarts: _______________________________________________________
Voor akkoord,
Datum:
Plaats:
Handtekening:
Het wijkteam hecht grote waarde aan uw privacy. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd en slechts gebruikt
voor het doel waarvoor u deze gegevens aanreikt. U heeft het recht om uw toestemming altijd weer in te trekken.
Bijlage 4 Geheimhoudingsverklaring derden/incidentele partner
Ondergetekende,
Verplicht zich tegenover …………………………………………., (concretiseren) tot geheimhouding van
verkregen kennis van zaken inzake:
_______________________________________________________________________
Geheimhouding geldt zowel gedurende de periode waarin hij/zij gegevens over de incidentele
casuïstiek/ondersteuningsvraag verwerkt als daarna. Verkregen informatie mag niet verwerkt
worden op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. In dit kader
is het niet toegestaan enige informatie aan derden te verstrekken omtrent gegevens van inwoner.
Naam:
Organisatie:
Plaats:
Datum:
Handtekening:
Bijlage 5 Informatieanalyse
(zie bijgevoegd document)
Bijlage 6 Procedure inzage-, correctie- en vernietingsverzoeken
In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) staat welke rechten een betrokkene heeft wiens
persoonsgegevens worden verwerkt. Een betrokkene heeft bijvoorbeeld recht op inzage en
correctie. Er kan met betrekking tot de rechten onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds
persoonsgegevens, niet zijnde medische of zorg-gerelateerde gegevens en medische of zorggerelateerde gegevens . Als het gaat om rechten ten aanzien van medische c.q. zorggegevens,, dan
geldt er naast de Wbp nog een bijzondere wettelijke regeling, namelijk de Wet op de Geneeskundige
Behandelingsovereenkomst (WGBO)4.
Hieronder volgt allereerst een omschrijving van de rechten terzake van persoonsgegevens, die onder
de Wbp vallen. Vervolgens wordt ingegaan op de rechten van betrokkene met betrekking tot
medische c.q. zorg-gerelateerde gegevens, waarop naast de Wbp ook de WGBO van toepassing is.
Deze procedurebeschrijving betreft een globale, niet uitputtende omschrijving.
Neem bij twijfel altijd contact op met een deskundige!
A.
Persoonsgegevens, niet zijnde medische of zorggerelateerde gegevens
Inzagerecht
De cliënt/betrokkene heeft het recht van inzage- correctierecht in zijn gegevens die bij het wijkteam
zijn vastgelegd.
Reikwijdte van het inzagerecht
Het inzagerecht op grond van de Wbp betreft alleen inzage in de gegevens van de betrokkene zelf.
Voorwaarden inzage en (correctie):
Aan het verkrijgen van inzage (en correctie) zijn de volgende voorwaarden verbonden:
a.
Vastgesteld moet worden dat de betrokkene de persoon is op wie de persoonsgegevens
betrekking hebben. Dit is om te voorkomen dat iemand door het gebruik van de naam van
een ander diens gegevens kan inzien. De identiteit vaststellen kan aan de hand van het
rijbewijs, paspoort of ander identiteitsbewijs.
b.
De betrokkene kan alleen een inzageverzoek indienen als hij 16 jaar of ouder is en niet onder
curatele is gesteld. Anders moet het verzoek door de wettelijk vertegenwoordiger
(bijvoorbeeld een ouder) worden gedaan en moet het antwoord aan die vertegenwoordiger
gericht zijn.
Redenen om inzage te weigeren
Inzage kan ondermeer worden geweigerd ter bescherming van betrokkene of van de rechten en
vrijheden van anderen. Dit maakt het mogelijk om in een bijzonder geval bepaalde gegevens niet ter
inzage te geven in verband met privacybelangen of de veiligheid van een gezinslid of een (ex) partner
4
JGZ valt onder de WGBO, AMW valt formeel niet onder de WGBO, maar via de eigen beroepscode van de
NVMW zijn vrijwel alle bepalingen van de WGBO van toepassing.
van de cliënt. Vanwege deze beperking is het van belang dat de gegevens eerst goed worden
doorgelezen, voordat de gegevens aan de verzoeker bekend worden gemaakt, zodat eerst wordt
beoordeeld of er een reden is om bepaalde gegevens af te schermen voordat de betrokkene
zijn gegevens inziet. Deze gegevens over anderen kan men in principe alleen inzien met
toestemming van die andere personen.
Praktische uitwerking inzagerecht
Aan een verzoek om inzage moet, tenzij er sprake is van een gewichtig belang, in schriftelijke vorm
worden voldaan. Dit betekent dat verzoeker in beginsel een schriftelijke reactie krijgt.
Je kan een betrokkene:
•
Kopieën geven van alle hem betreffende stukken, als het gaat om een papieren dossier.
•
Een begrijpelijk papieren overzicht/uitdraai van de gegevens geven bij digitale verwerkingen.
•
Bij hoge uitzondering vragen ter plekke zijn dossier in te komen zien.
Wat kost het verstrekken van een afschrift?
De kosten die verbonden zijn aan het verstrekken van een afschrift mogen in rekening worden
gebracht. De vergoeding bedraagt € 0,23 per kopie worden gevraagd met een maximum van € 5,00 .
Voor afschriften welke bestaan uit meer dan 100 pagina's kan een redelijke vergoeding van maximaal
€ 22,50 in rekening worden gebracht. Kosten van inzage worden niet in rekening gebracht.
Correctierecht
Naast het inzagerecht bestaat ook een correctierecht. Als de betrokkene vindt dat de gegevens niet
juist zijn, kan hij/zij schriftelijk om een aanpassing vragen. Een betrokkene heeft namelijk recht op
het verbeteren, aanvullen, afschermen en verwijderen van gegevens, het zgn. correctierecht.
Het is alleen mogelijk om die gegevens te (laten) corrigeren, die feitelijk niet kloppen, onvolledig of
niet ter zake dienend zijn. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een foute geboortedatum, onjuiste
gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening. Als verzoeker het niet eens is
met de uitspraken van een hulpverlener of een andere beroepskracht in het dossier/de registratie,
dan kan verzoeker die gegevens niet laten corrigeren. Wel kan verzoeker dan vragen om zijn/haar
standpunt daarover willen toe te voegen aan het dossier.
Leidt het verzoek om correctie tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan dragen de
verantwoordelijken er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan derden die
kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens.
Besluit
Voor het recht op inzage- en correctierecht met betrekking tot de gegevens onder A, geldt dat de
verzoeker binnen vier weken een besluit van het wijkteam krijgt. Correcties worden binnen twee
weken na het besluit uitgevoerd.
Het besluit wordt in mandaat namens het college van burgemeester en wethouders van Almere
genomen. Medegedeeld wordt of het verzoek wordt gehonoreerd of geweigerd. Een weigering bevat
een nadere motivatie. Tegen een weigering kan een bezwaarschrift bij de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Almere worden ingediend.
B.
Voor medische c.q. zorg gerelateerdegegevens geldt, zoals hierboven aangegeven, naast de
Wbp de WGBO, als bijzondere wettelijke regeling!
Recht op inzage, afschrift, vernietiging, aanvulling, verwijdering (correctie) van medische gegevens.
Wie kan een dergelijk verzoek doen?

Kinderen jonger dan 12 jaar:


De rechten worden uitgeoefend door de wettelijke vertegenwoordigers, ouders/verzorgers
met gezag of voogd.
Jongeren tussen 12 en 16 jaar:
Deze jongeren hebben zelfstandig deze rechten. De rechten worden uitgeoefend met
gezamenlijke toestemming van de jongeren en de wettelijke vertegenwoordigers. Er zijn
enkele uitzonderingsituaties.
Jongeren ouder van 16 jaar en ouder:
Personen van 16 jaar en ouder hebben zelfstandig deze rechten.
Inzage in of een afschrift van de betreffende medische gegevens wordt verleend, tenzij dit in strijd is
met de privacy-belangen van een ander of sprake is van een therapeutische exceptie. Bij een
correctieverzoek moet het wederom gaan om feitelijke onjuistheden, zoals hierboven omschreven.
Wel kan een betrokkene in geval van verschil van mening zijn schriftelijk commentaar aan het dossier
laten toevoegen.
Vernietigingsrecht:
De betrokkene kan het wijkteam verzoeken (een deel van) zijn medische gegevens te vernietigen.
Maar het verzoek kan (gedeeltelijk) worden geweigerd als bijvoorbeeld het bewaren van de
gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de betrokkene. Op basis van deze
uitzondering kan het wijkteam bijvoorbeeld besluiten om het verzoek te weigeren om medische
gegevens over kindermishandeling uit het dossier van het kind te halen .
Beslissing
Voor het recht op inzage- en correctierecht met betrekking tot de gegevens onder B, geldt dat de
verzoeker binnen vier weken een beslissing van het wijkteam krijgt. Aan een vernietigingsverzoek
moet het wijkteam in principe binnen drie maanden voldoen. Correcties worden binnen twee
weken na het besluit uitgevoerd.

Download Report