Jaarplan interne controle 2014 Deelplan IC Inkoop en

Deelplan IC
Inkoop en
aanbestedingen 2014
Gemeente Lingewaard
0
Inhoudsopgave
Inhoud
1. Aanleiding ............................................................................................................................................ 2
2. Structureel / incidenteel ....................................................................................................................... 3
3. Opdrachtgever ..................................................................................................................................... 3
4. Opdrachtnemer .................................................................................................................................... 3
5. Relevante wet- en regelgeving ............................................................................................................ 3
6. Rapportage .......................................................................................................................................... 3
7. Frequentie............................................................................................................................................ 4
8. Omvang van de controle ..................................................................................................................... 4
9. Werkwijze ............................................................................................................................................ 5
10. Tijdsplanning ..................................................................................................................................... 5
11. Waarom (risico’s) ............................................................................................................................... 7
Bijlage 1: Checklist aanbestedingen ....................................................................................................... 9
Bijlage 2: Checklist inkopen................................................................................................................... 10
Bijlage 3: Checklist mutaties stambestand crediteuren ......................................................................... 11
Bijlage 4: Spoed en termijnbetalingen ................................................................................................... 12
1
1. Aanleiding
Aanleiding van de interne controle op het proces Inkoop- en aanbestedingen ligt in het Jaarplan IC
2013. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Inkoop en
aanbestedingen.
Actualiteiten in het proces
Inkopen en aanbestedingen vertegenwoordigen een aanzienlijk financieel belang. In de voorgaande
jaren zijn er in de organisatie aanzienlijke stappen gezet om de inkoop en aanbesteding verder te
professionaliseren. Daarnaast blijft het noodzakelijk de toepassing van de Europese
aanbestedingsregels vooral bij inkopen van goederen of diensten te monitoren. Op 1 april 2013 is de
Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Door middel van dit Aanbestedingsbesluit zijn de Gids
proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2012 aangewezen als verplichte
richtsnoeren. Binnen het inkoopbestand zal gezocht worden in hoeverre de richtlijnen worden gevolgd
in het kader van Europese aanbestedingen. Door raadpleging van diverse bronnen
(investeringslijsten, crediteurenbestand, team inkoop) dient hierin inzicht te worden verkregen.
In dit onderdeel vindt controle plaats van de inkoopfacturen. Dit betreft een bestand van ± 14.200
inkoopfacturen op jaarbasis. Afgelopen jaren heeft hier al een verbetering plaatsgevonden onder meer
door de realisatie van een contractenregister in 2013. Een verplichtingenadministratie ontbreekt nog
steeds waardoor risico´s worden gelopen met de rechtmatigheid van aanbestedingen.
Vanaf 1 januari 2012 is een start gemaakt met digitale facturering. Facturen gaan niet meer fysiek de
organisatie in, maar worden gescand en vervolgens digitaal aan de verantwoordelijke personen
aangeboden.
IC insteek
Binnen het proces Inkoop en aanbestedingen zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt
een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC;
Inkoopproces regulier:
Factuurcontrole
De werking van het inkoopproces wordt door de medewerker AO/IC aan de hand van 25
willekeurige facturen gecontroleerd. Deze worden steekproefgewijs geselecteerd. Bij deze
controle word gelet op:
o Controle op autorisatie (aansluiting autorisatiestructuur op de geldende
mandaatregister), verwerking in de financiële administratie en betaling
o Controle op de juistheid van BTW labeling
Spoed/handmatige betalingen
Middels een steekproef van 25 spoed/handmatige betalen wordt de werking van dit proces
beoordeeld.
Controle op crediteuren termijnbetalingen
Middels een steekproef van 10% van de totale populatie crediteuren termijnbetalingen wordt
de werking van betreffende proces beoordeeld.
Controle op integriteit stambestand crediteuren
Middels een steekproef van 25 mutaties stambestand crediteuren wordt de werking van het
betreffende proces beoordeeld.
2
Aanbestedingen
Gegevensgerichte controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de
Aanbestedingswet 2012 (Proportionaliteitsgids) op basis van de inkoopvolumes per crediteur
(inkoopvolume per crediteur > € 50.000). Voor de interim controle wordt een uitdraai uit het financiële
systeem gemaakt met alle crediteuren. Daarvan wordt een selectie gemaakt met crediteuren > €
50.000. De populatie wordt bepaald door alle crediteuren boven de € 50.000. Vandaaruit wordt een
kritische deelwaarneming uitgevoerd (aantal in overleg met de accountant). Zie checklist 1.
Risico´s:
De risico´s die worden gelopen betreffen kosten die ten onrechte worden verantwoord (o.a. digitale
handtekening ontbreekt of onjuiste digitale handtekening), op een verkeerd product worden geboekt of
niet worden betaald aan juiste crediteur. Het ontbreken van of een onvolledig contractenregister en
het ontbreken van een verplichtingenadministratie kan leiden tot het niet correct volgen van de
Europese aanbestedingsregels of eigen inkoopbeleid.
2. Structureel / incidenteel
Vanuit risicoperspectief is dit een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever
Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle
e
deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het
Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer
Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Inkoop en aanbestedingen, te weten de afdeling
Bedrijfsvoering, team Inkoop. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC
onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving
In het Normenkader (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces
vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Inkoop en aanbestedingen beperkt zich
echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving:
 Europese aanbestedingsregels en Europees Verdrag wet ketenaansprakelijkheid
 Aanbestedingswet 2012
 Gids proportionaliteit
 Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2012)
 Fiscale wetgeving (Btw-compensatiefonds, Wet omzetbelasting etc.)
 Budgethoudersregeling
 Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
 Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
6. Rapportage
De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider Juridische Zaken, Inkoop en
Financiën en (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de
uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in een deelrapport dat gericht is aan de betreffende
teamleider. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt
een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT.
3
7. Frequentie
Het proces Inkoop en aanbestedingen is aan te merken als continu en routinematig proces. Dagelijks
worden er gemeente-breed contracten afgesloten/ opdrachten verstrekt waarbij het Inkoop- en
aanbestedingsbeleid van de gemeente Lingewaard van toepassing is dan wel de Europese
regelgeving moet worden gevolgd.
De reguliere inkopen en het muteren van de stamgegevens crediteuren vinden in principe dagelijks
plaats door de financiële administratie (Team Financiën). Twee dagen in de week, te weten de
dinsdag en de donderdag vinden de bulk-betalingen (via een batch-betaling) plaats; eveneens door de
financiële administratie. Tevens vinden er, indien noodzakelijk, dagelijks handmatige/spoedbetalingen
plaats.
Conform het Jaarplan IC 2014 wordt het proces Inkoop en aanbestedingen voor de interne controle
2014 op één bepaald moment in het jaar gecontroleerd (gezien de tijdspanne en de capaciteit in de
organisatie). Conform de Tijdsplanning zoals deze in bijlage 1 van het Jaarplan IC 2014 is
opgenomen vindt de controle plaats in de maand december.
8. Omvang van de controle
De gemeentelijke nota ‘ Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008’ heeft betrekking op verschillende
soorten inkopen en aanbestedingen. Bij elke aanbestedingsvorm geldt dat er een risico bestaat dat de
gemeente Lingewaard de aanbestedingen onrechtmatig, ofwel niet volgens de daartoe geldende
procedure, uitvoert en hierdoor geconfronteerd wordt met claims.
Daarnaast moet de gemeente voldoen aan Europese richtlijnen. Aanbestedingen moeten volgens de
EU richtlijnen aan drie vereisten voldoen. Dit zijn: transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Ook
heeft de EU grensbedragen vastgesteld, wanneer men als overheidsinstantie Europees moet
aanbesteden. Deze grensbedragen zijn voor 2014 vastgesteld in euro exclusief BTW en zijn ingedeeld
in 3 categorieën: werken (€ 5.186.000, diensten € 207.000 en leveringen € 207.000).
Inkoop regulier:
De werking van het inkoopproces wordt gecontroleerd aan de hand van 25 willekeurige gekozen
inkoopfacturen. Deze worden steekproefgewijs geselecteerd.
Ten aanzien van de spoedbetalingen dienen 25 deelwaarnemingen beoordeeld te worden; uitgaande
van ca 350 spoedbetalingen per jaar en een positief oordeel o.b.v. het interview en/of de algemene
controle. Er dient een willekeurige selectie gemaakt te worden binnen de gedane betalingen.
crediteuren.
Op de crediteuren termijnbetalingen zal een deelwaarneming van 10% plaatsvinden (bij populatie <
200). Uiteraard uitgaande van een positief oordeel o.b.v. het interview en/of de algemene controle.
De controle op de mutaties stamgegevens crediteuren vindt plaats op basis van een totaallijst
wijzingen crediteurenstamgegevens op te vragen. Vanuit deze populatie worden 25
deelwaarnemingen getrokken. (uitgaande van een positief oordeel o.b.v het interview en/of de
algemene controle) op basis van ca 6.800 mutaties per jaar.
Aanbestedingen:
4
Er zal een analyse plaatsvinden op basis van inkoopvolume crediteuren > € 50.000. De populatie
wordt bepaald door alle crediteuren boven de € 50.000. Vandaaruit wordt een kritische
deelwaarneming uitgevoerd (aantal i.o.v.m. de accountant).
Tot slot zal er specifiek gekeken worden naar de budgethouder/budgetbeheerder in relatie tot de
mandaatregeling (zie IC IT).
9. Werkwijze
1. Uitvoeren lijncontroles.
2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor
iedereen beschikbaar zijn.
3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat
de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de
volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces.
4. Controleren via team Inkoop of voor leveringen/diensten bij een bedrag € 207.000 en bij werken
€ 5.186.000 Europees is aanbesteed. De uitkomst van deze algemene controle is mede bepalend
voor de deelwaarneming van onderstaande controle.
5. Vaststellen dat het intern/extern inkoopbeleid is nageleefd (zie checklist 1: Inkoopfacturen)
a. Europese aanbesteding van toepassing?
b. Zo niet; is team Inkoop ingeschakeld
c. Zo niet; meerdere offertes opgevraagd
d. Volledigheid dossier
e. Juiste afweging gemaakt
f. Vaststellen aangegane verplichting door bevoegd persoon
g. Vaststellen dat de betaling is geschiedt door bevoegd persoon
h. Vaststellen dat betaald bedrag overeenstemt met de betreffende factuur; vaststellen dat
de BTW juist is toegepast; factuur rekenkundig juist
i. Vaststellen dat de betaling aan de juiste crediteur is gedaan
6. Controle juistheid en volledigheid mutaties in stambestand crediteuren door middel van vaststellen
functiescheiding aanleveren, muteren en controleren totaallijst wijzingen stambestand crediteuren
(zie checklist 3: Mutaties stambestand gegevens crediteuren).
7. Vaststellen juistheid en volledigheid van spoed/handbetalingen door middel van (zie checklist 4:
spoed/handmatige betalingen):
a. Betaald bedrag op factuur conform afgeschreven bedrag (bedrag op bankafschrift)
b. Autorisatie factuur door bevoegd persoon
c. Betaald bedrag stemt overeen met de factuur
d. Betaald bedrag aan juiste crediteur
e. Factuur volledig en op juiste kostenplaats(en) ingeboekt
8. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Inkoopen aanbestedingen
9. Rapport met bevindingen en aanbevelingen eventueel aanpassen en afronden.
10. Rapporteren aan leidinggevende; in dit geval teamleider Inkoop.
10. Tijdsplanning
De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in januari 2015 uitgevoerd en afgerond worden.
De verwachting is dat de controle 20 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 2
maanden. De 20 dagen zijn als volgt onderverdeeld:
5
- 2,0 dag om de voorbereidingen te treffen;
- 14 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de
proces verantwoordelijke);
- 3,0 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven;
- 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen;
- 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
6
11. Waarom (risico’s)
Risico's
Niet naleven van
intern- en /of extern
inkoopbeleid
Interne controle
doelstelling
Handelen conform
intern en/of extern
inkoopbeleid
Onjuist stambestand Juist en volledig
crediteuren
crediteuren
stambestand
Onvoldoende
controle op
handmatige cq.
Spoedbetalingen
Rechtmatige
handmatige c.q.
spoedbetalingen
Onvoldoende
controle op
termijnbetalingen
crediteuren
Rechtmatige
termijnbetalingen
crediteuren
Onbevoegd persoon Inkopen vinden
parafeert inkoopplaats door de
factuur
daarvoor
geautoriseerde
persoon
Interne controle maatregel
Interne controle
werkzaamheden
Spelregels zijn vastgelegd in de notitie '' Vaststellen dat de
Inkoop en aanbestedingsbeleid 2008''.
spelregels van intern
Mogelijkheid inschakelen team Inkoop
en/of extern
voor advisering/begeleiding
inkoopbeleid worden
inkooptraject.
gevolgd aan de hand
van a. afnemen
interview inkoper tbv
algemene controle, b.
deelwaarneming van
40 inkoopfacturen (25
grootste + 15 geheel
willekeurig (zie
checklist 1) en
c.analyse
inkoopvolume
crediteuren > €
50.000.
Functiescheiding tussen aanlevering,
Vaststellen dat het
wijzigen en controle stambestand
aanleveren, het
crediteuren.
muteren en de
controle op het
stambestand
crediteuren niet door
één en dezelfde
persoon plaatsvindt
(d.m.v. 25
deelwaarnemingen).
Deze betalingen verlopen conform de
Vaststellen dat de
procedure van reguliere facturen
handmatige c.q.
spoedbetalingen
verlopen conform de
procedure reguliere
betalingen (zie
checklist 3) aan de
hand van 25
deelwaarnemingen.
Deze betalingen verlopen conform de
Vaststellen dat de
procedure van reguliere facturen.
termijnbetalingen
verlopen conform de
procedure reguliere
betalingen (zie
checklist 3) aan de
hand van 10%
deelwaarnemingen
Zichtbaar paraaf op digitale factuur
Vaststellen dat de
conform
factuur is getekend
budgethoudersregeling/mandaatregeling door de daarvoor
bevoegde persoon
aan de hand van
deelwaarnemingen
7
Factuur wordt
onjuist/onvolledig/
op verkeerde
kostenplaats
ingeboekt
Factuur juist en
volledig
verantwoorden
Zichtbare collegiale toetsing op de
financiële verwerking van
facturen/digitalisering
facturen/functiescheiding
Vaststellen dat de
factuur conform de
voorschriften (BBV,
BTW-label IV3 matrix)
is geboekt. Aan de
hand
deelwaarnemingen
(checklist 1 en 3).
Betaald bedrag
stemt niet overeen
met de factuur
Betaald bedrag is
conform de factuur
Zichtbare controle betaaladvieslijst (op
crediteur en bedrag) met bijbehorende
factuur
Betaling verricht aan Betaling aan juiste
verkeerde crediteur crediteur
Zichtbare controle betaaladvieslijst (op
crediteur en bedrag) met bijbehorende
factuur
Vaststellen dat het
juiste bedrag,
conform de factuur, is
betaald. Aan de hand
van
deelwaarnemingen
(checklist 1 en 3).
Vaststellen controle
betaaladvieslijst met
bijbehorende factuur;
aan de hand
deelwaarnemingen
(checklist 1 en 3).
8
Bijlage 1: Checklist aanbestedingen
nr Contractpartner
Inkoopvolume over geheel
2014
Geselecteerd contracten (vanuit factuur, zie TABs)
Contract geldig in 2014 (evt Type opdracht
op basis van
verlengingsbrieven. Let op,
contract dient dan
verlengingsoptie te hebben
Welke
Welke
aanbestedingsprocedure dient aanbestedingsprocedure is
gevolgd te worden?
gevolgd
Is er
gemotiveerd
afgeweken op
basis van een
afwijkmemo?
Is er zichtbaar
sprake van
onnodig
knippen en/of
samenvoegen?
Opmerkingen
Conclusie EY
HC ref
Key-items
9
Do
c.
N
r.
ex
cl.
BT
W
BT
W
ve juis
rre t
Be ken
ta
d?
l
ju ing
ist aa
e
cr n
ed
ite
ur
Op
m
er
ki
ng
en
To
ta
l
op e w
dr aa
ac rd
ht e
In
te
r
in n
ko
o
(te pb
am ele
sp In id
el k o
re o
g p
Co els) en
nf
Eu orm
ro
pe
es
Be
le
id
Ju
ist
e
co
de
gs ring
co /b
m oe
bi
na kin
tie
Be
ta
a
co ld
nf be
or dr
m ag
fa
ct
uu
r
Om
sc
op hri
dr jv in
ac g
ht
Fa
ct
u
bu ur
dg
go eth
ed ou
ge de
ke r
ur
d
Fa
ct
u
go ur
ed PA
ge V
ke
ur
d
Ko
st
en
so
or
t
Ko
st
e
om nso
sc or
hr t
Ko
st
en
pl
aa
ts
Kp
lo
m
sc
hr
Cr
ed
ite
ur
nr
Cr
ed
ite
ur
Be
dr
ag
Om
sc
fa hri
ct jv
uu ing
r
Bijlage 2: Checklist inkopen
10
ds
to
ris
at
ie
er
ke
r
tip
Au
aa
nm
ak
to
en
ris
at
aa
ie
nw
be
ez
ve
Op
ig
s
t
m
igi
er
ng
kin
aa
ge
nw
n
ez
ig
Au
be
w
tij
De
el
wa
ar
ne
m
in
Cr
g
ed
ite
ur
nr
da
tu
m
Bijlage 3: Checklist mutaties stambestand crediteuren
11
lw
aa
rn
em
in
Da
g
tu
m
Aa
nt
al
be
ta
lin
ge
To
n
ta
al
be
dr
ag
Be
dr
be ag f
dr ac t
ag uu
op r c
ba on
Au
nk for
to
af m
sc
pe rist
hr
rs ie d
ift
oo o
n or
be
vo
Be
eg
ta
d
fa ald
ct be
uu d
r rag
co
Be
nf
ta
or
l
m
cr ing
ed aa
Fa
i
c t teu n ju
uu r
ist
ko r
e
st vo
en lle
pl dig
aa
ts en
ju
Op
ist
m
e
er
ki
ng
en
De
e
Bijlage 4: Spoed en termijnbetalingen
Ja
Nee
12

Download Report