Het STW-IWT-richtlijnendocument

Richtlijnen
Pilot STW-IWT bilaterale projecten 2014-2015
Richtlijnen voor het aanvragen van financiering voor bilateraal wetenschappelijk onderzoek in het
kader van het Open Technologieprogramma (OTP), in samenwerking met het IWT
Geldig: 1 oktober 2014 – 1 mei 2015
Versie: 13-10-2014
pagina 1 van 5
1. Achtergrond
Om bilaterale samenwerking tussen Vlaamse en Nederlandse onderzoekers te stimuleren zijn STW
en IWT een pilot gestart voor bilaterale projecten. Het doel is om, op termijn, onderzoekers langjarig
de mogelijkheid te geven om gezamenlijke projecten in te dienen bij beide organisaties. Daarom zal er
geen aparte call worden geopend, maar zullen de ingediende projecten beoordeeld worden binnen de
bestaande instrumenten, het Open Technologieprogramma (OTP) van STW en het economische
programmadeel van het Strategisch Basisonderzoek kanaal (SBO) van IWT conform een “lead
agency” procedure.
Onderzoekers uit Nederland en Vlaanderen worden hierbij uitgenodigd om een gezamenlijk project in
te dienen gericht op nieuwe strategische kennisgeneratie via inventief basisonderzoek met
mogelijkheden tot economische valorisatie door bedrijven.
Voor het werkjaar 2014-2015 hebben IWT en STW hiervoor elk 2,5 miljoen euro gereserveerd binnen
de reguliere OTP- en SBO-budgetten en daarnaast een verdeling in de onderwerpen gemaakt. Bij
STW kunnen consortia voorstellen indienen op het gebied van High Tech Systemen en Materialen
(inclusief ICT en nanotechnologie), bij het IWT voorstellen op het gebied van Farma en Chemie
(inclusief biotechnologie en Biobased Economy).
Voorstellen zullen gehonoreerd worden in 2015. Bij STW zullen de voorstellen doorlopend binnen het
OTP ingediend kunnen worden vanaf 1 oktober 2014 tot 1 mei 2015. Bij IWT is de deadline voor SBO
voorstellen 9 januari 2015.
In dit document zullen de voorwaarden voor indiening binnen het OTP nader toegelicht worden. Voor
indiening binnen het SBO, onder dezelfde voorwaarden, verwijzen wij naar
http://www.iwt.be/sites/default/files/subsidies/documenten/SBO_oproepdocument_STW_IWT_2014_2
015.pdf.
Mocht u vragen hebben dan kunt u contact opnemen met:
STW: Ron Winkler ([email protected])
IWT: Paul Schreurs ([email protected])
pagina 1 van 5
pagina 2 van 5
2. Indiening van bilaterale STW-IWT voorstellen bij STW
Bij het IWT kunnen voorstellen worden ingediend op het gebied van High Tech Systemen en
Materialen (inclusief ICT en nanotechnologie).
Een onderzoeksvoorstel dient elektronisch via Iris, het elektronisch subsidie-aanvraagsysteem van
STW, ingediend te worden. Voor het indienen van onderzoeksaanvragen en de handleiding van Iris
kunt u terecht op https://iris.stw.nl/iris/servlet/iris?app=stw
De in te dienen documenten voor STW - IWT-voorstellen binnen het OTP
1
- STW - IWT Projectvoorstel in OTP format , inclusief steunbrieven
2
- Verklaring en ondertekening hoofdaanvrager STW format
- Verklaring en ondertekening Vlaamse hoofdaanvrager en eventuele Vlaamse partner(s) in
3
SBO-format
4
- Financieel planningsformulier Nederlandse begroting voor STW
5
- Financieel planningsformulier Vlaamse begroting voor IWT
6
- Term sheet (ong. 1A4)
- Nederlandse samenvatting wetenschap (max. 1A4) en utilisatie (max. 1A4), inhoudelijk
identiek aan de Engelse samenvattingen in het projectvoorstel
1
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/STW-IWT_OTP-Invulformaat.docx
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/STW-IWT_OTP-Verklaring_en_ondertekening_aanvrager.docx
3
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/STW-IWT_OTP-Verklaring_en_ondertekening_Vlaamse_hoofdaanvrager_en_partner.doc
4
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/STW-IWT_OTP-fp-EXTERN.xlsx
5
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/template-kostenmodel-sbo-xls
6
De afsprakennota (“term sheet”) tussen de deelnemende consortiumpartners wordt opgesteld in goede voorafgaande
interactie met de TTO afdelingen en tevens ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken
instellingen. Deze afsprakennota (ongeveer1 A4 ) is vereist uiterlijk 6 weken na indiening van het voorstel.
2
pagina 2 van 5
pagina 3 van 5
3. Toelichting bij indiening bilaterale voorstellen
Voor de bij STW in te dienen projectvoorstellen geldt als basis het OTP-aanvraagtemplate met een
paar toevoegingen om reviewers, IWT en STW extra informatie te verschaffen met betrekking tot de
samenwerking:
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/STW-IWT_OTP-Invulformaat.docx
Als vertrekpunt gelden verder de OTP-richtlijnen voor de indieners uit Nederland en de handleiding
van het SBO-programma (economisch programmadeel) voor de Vlaamse indieners:
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/mediabank/Richtlijnen%20OTP_NL.pdf
resp. http://www.iwt.be/subsidies/documenten/handleiding-economisch-finaliteit-pdf;
behalve waar daar in onderstaande tekst specifiek van wordt afgeweken.
Specifiek voor deze bilaterale STW-IWT-projecten gelden onderstaande voorwaarden:
Wie kunnen aanvragen?
Als aanvragers komen in aanmerking personen die bij het STW-OTP (Nederland) of IWT-SBO
(Vlaanderen) kunnen aanvragen.
Voor aanvragen die via het STW-OTP ingediend worden, geldt de aanvrager van de Nederlandse
instelling als hoofdaanvrager en eerste aanspreekpunt gedurende de duur van het project.
Budgettaire randvoorwaarden
- een evenredige verdeling tussen de Vlaamse en Nederlandse budgetten (maximale afwijking 45
vs 55%). De bijdrage van STW en IWT elk is per project minimaal € 300.000 en maximaal €
500.000, dus gezamenlijk tussen € 600.000 en € 1.000.000.
- STW en IWT zijn gezamenlijk hoofdfinanciers, de maximale projectgrootte, inclusief
cofinanciering, is derhalve € 2.000.000.
- Cofinanciering door bedrijven is minimaal 25% van het totaal aangevraagde budget boven de €
500.000. Bijvoorbeeld: van STW en IWT wordt gezamenlijk € 750.000 gevraagd, de minimale
cofinanciering is dan 25% van € 250.000, oftewel € 62.500. De totale projectkosten zijn dan €
812.500. De cofinanciering kan in cash of in kind zijn en grofweg naar rato verdeeld over het
Vlaamse en Nederlandse deel van het project. De cofinanciering voor het Nederlandse deel van
het project zal volgens de STW-procedure verwerkt worden, voor het Vlaamse deel volgens de
procedure van het IWT.
Cofinanciers
Bij elk project zijn ten minste vier bedrijven bereid toe te treden tot de gebruikerscommissie, met een
evenredige verdeling tussen deelnemende bedrijven aan Vlaamse en Nederlandse kant. Daarnaast
wordt een redelijke verdeling verwacht in de te leveren cofinanciering door de Vlaamse en
Nederlandse bedrijven. De bijdragen hoeven niet landgebonden te zijn, Nederlandse bedrijven kunnen
cofinanciering leveren voor het Vlaamse deel van het onderzoek en omgekeerd.
Bedrijven dienen in hun bijdragebrief (intentie- of engagementsverklaring) aan te geven voor welke
(Vlaamse of Nederlandse) partner hun inbreng bestemd is. Voor de bijdragebrieven van de gebruikers
verwijzen wij naar:
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/mediabank/Vereisten_STW-Steunbrief.pdf en naar
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/aanvraagtemplate-economisch-doc.
pagina 3 van 5
pagina 4 van 5
Utilisatie
Zowel voor IWT als STW is de mogelijkheid van het gebruik van de resultaten van het onderzoek door
bedrijven een essentieel onderdeel van de evaluatie van het projectvoorstel.
Er wordt expliciet aandacht voor gevraagd om in paragraaf 5.2 (Potential users) duidelijk aan te geven
volgens welk stappenplan de verschillende gebruikers de te verwachten resultaten gaan toepassen en
wat de rol van de universitaire groepen daarin is. Deze informatie dient overeen te komen met de
informatie die de bedrijven in hun bijdragebrieven geven. Alle projectuitvoerders dienen op een
evenwichtige en realistisch uitvoerbare manier te participeren aan het valorisatieplan. De
onderzoeksresultaten van de Nederlandse partner kunnen hierbij benut worden door een Vlaams
bedrijf en omgekeerd. In lijn met de evenredige verdeling van de onderzoeksbijdrage van de Vlaamse
en Nederlandse partners wordt sterk aangeraden om ook een evenredige balans na te streven tussen
de mogelijkheden tot valorisatie voor zowel de Vlaamse als de Nederlandse bedrijven.
Voor het voorstel toegelaten wordt tot de rest van de procedure zullen STW en IWT gezamenlijk
evalueren of het ingediende voorstel voldoende utilisatiepotentieel heeft voor zowel de Nederlandse
als de Vlaamse bedrijven. Waar dat niet, of niet voldoende, duidelijk is zal aanvullende informatie
gevraagd worden.
Intellectueel Eigendom (IE)
Het te hanteren IE-model volgt de regels van de financierende partij. Voor het door IWT gefinancierde
7
deel van het project wordt het IE-model van het IWT gehanteerd , voor het door STW gefinancierde
8
deel dat van STW . In beide gevallen impliceert de inbreng/cofinanciering van de bedrijven van de
begeleidingscommissie geen automatische of a priori toekenning van IE of exclusieve gebruiksrechten
aan deze bedrijven. Een “right of first negotiation” kan daarentegen wel worden overeengekomen, dit
ter beoordeling van STW en IWT gezamenlijk.
Term sheet
Samen met het projectvoorstel wordt een afsprakennota (“term sheet”) ingediend (ong. 1A4) met
daarin minimaal de tussen de deelnemende consortiumpartners onderling overeengekomen afspraken
op het vlak van het beheer en de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de valorisatie.
Deze nota wordt opgesteld in overleg met de TTO-afdelingen en mede ondertekend door een
rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De term sheet (en de latere hierop
gebaseerde samenwerkingsovereenkomst) dient goede valorisatie- en transfer-afspraken te bevatten
om de valorisatiekansen te maximaliseren en om mogelijke toekomstige conflicten te vermijden die de
valorisatie in gevaar zouden kunnen brengen. Dit geldt in het bijzonder in het geval van
gemeenschappelijke projectresultaten. Gemeenschappelijke projectresultaten worden hierbij
begrepen als projectresultaten voorzien in een project gefinancierd in de betrokken programma’s van
IWT en STW en die gemeenschappelijk zijn aan begunstigden van subsidie van IWT respectievelijk
begunstigden van subsidie van STW alsook van STW zelf.
Projecten die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen, worden niet in behandeling
genomen.
7
8
http://www.iwt.be/sites/default/files/subsidies/documenten/IWT_toelichtingsdoc_beleidslijn_december2011.pdf
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/mediabank/Main%20Principles%20IP-policy%20STW.pdf
pagina 4 van 5
pagina 5 van 5
Annex 1: Toelichting bij het Financieel Planningsformulier
Voor elk voorstel moeten twee financiële planningsformulieren (FP) ingevuld worden. De Vlaamse
onderzoeksgroep vult het FP voor het IWT in, conform de richtlijnen van het SBO, de Nederlandse
onderzoeksgroep het FP voor STW, conform de OTP-richtlijnen. De richtlijnen van de respectievelijke
organisaties bepalen wat in Vlaanderen of in Nederland aangevraagd kan worden, welke tarieven enz.
Voor elk project is cofinanciering nodig, 25% van het bij STW en IWT gezamenlijk aangevraagde
bedrag boven de € 500.000. De cofinanciering dient, net als bij de aangevraagde financiering,
gelijkelijk over beide delen van het project verdeeld te worden.
Om de vereiste cofinanciering te berekenen en te specificeren kunt u het FP van STW gebruiken.
NB: STW en IWT voegen beide de cash cofinanciering toe aan het beschikbare budget. In het FP: de
benodigde financiële middelen voor het project(deel) is de som van de bij STW/IWT aangevraagde
financiering plus de cash cofinanciering. Het verschil is dat bij STW de cash cofinanciering al verwerkt
moet zijn in het FP (het is onlosmakelijk deel van het bij STW aangevraagde budget
(personeelskosten, materiaalkosten, investeringen en buitenlandse reizen)) en bij IWT de cash
cofinanciering ongespecificeerd toegevoegd wordt aan de IWT-bijdrage. Het formulier houdt rekening
met deze verschillen.
NB: voor een correcte berekening van de minimaal benodigde cofinanciering moet in het formulier wel
eerst ingevuld worden hoeveel cash cofinanciering voor het STW deel beschikbaar is. Pas dan is
duidelijk wat het bedrag ten laste van STW is, en dus hoeveel cofinanciering nodig is.
Een rekenvoorbeeld:
Achter “Financieringsbedrag IWT” vult u het totaal aangevraagde bedrag bij IWT in (zie FP van IWT),
bijvoorbeeld € 350.000. De aangevraagde financiering moeten gelijkelijk verdeeld zijn, dus bij STW
vraagt u bijvoorbeeld € 360.000 aan. Totaal aangevraagd bedrag is dan € 710.000 en de minimale
cofinanciering 25% van € 210.000, oftewel € 52.500. De cofinanciering kan cash of in kind geleverd
worden en moet gelijkelijk verdeeld worden, bijvoorbeeld € 27.000 bij de STW-begroting en € 25.500
bij de IWT-begroting. Zeg dat van de cofinanciering voor het STW-deel € 10.000 in cash is, dan is dat
deel van de financiële middelen op de STW-begroting (personeelskosten, materiaalkosten,
investeringen en buitenlandse reizen). De STW-begroting is dan € 370.000 (€ 360.000 ten laste van
STW plus € 10.000 cofinanciering).
Afhankelijk van welk uitgangspunt genomen wordt zijn er verschillende manieren om de vereiste
cofinanciering te berekenen. Het formulier kan u hierbij helpen, maar mocht u vragen hebben dan kunt
u contact opnemen met:
STW: Ron Winkler ([email protected]) voor het STW-formulier
IWT: Paul Schreurs ([email protected]) voor het IWT-formulier
pagina 5 van 5

Download Report