Factsheet overdracht dossiers Bureau Jeugdzorg

Factsheet overdracht dossiers Bureau Jeugdzorg
9 december 2014
Bent u werkzaam bij een gemeente en betrokken bij de voorbereiding op de decentralisatie
jeugd? Of bent u werkzaam voor een Bureau Jeugdzorg of een organisatie voor toegang tot de
zorg (bijvoorbeeld wijk of buurtteam) of Advies- en Meldpunten Huiselijk geweld en
Kindermishandeling (AMHK)? En wilt u meer weten over de overdracht van dossiers
jeugdzorg? Dan is deze factsheet voor u.
Op 1 januari 2015 treedt de Jeugdwet in werking. De functies die de Bureaus Jeugdzorg in Nederland
vervullen worden door andere organisaties en de gemeenten overgenomen. De Gecertificeerde
Instellingen (GI’s) nemen de functies ten aanzien van het gedwongen kader (kinderbescherming en
jeugdreclassering) over. De gemeentelijke toegang en de gemeentelijke Advies- en Meldpunten
Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK’s) zullen de toegangsfunctie en de AMK functie gaan
overnemen. Dit betekent onder andere dat dossiers over moeten worden gedragen aan de nieuwe
bestuurlijke verantwoordelijken, de GI’s en de gemeenten. Dit is van belang voor het continueren van
activiteiten in het gedwongen kader, van meldingen kindermishandeling en de toeleiding naar zorg als
dat nodig is. Denk daarbij aan lopende aanvragen om een indicatie en aan die jeugdigen die al een
indicatie hebben, maar waarvan de zorg nog niet is gestart.
Wat is er wettelijk geregeld over de overdracht van dossiers van Bureaus Jeugdzorg?
In de Invoeringswet Jeugdwet is geregeld dat en hoe de dossiers van Jeugdzorg over moeten worden
gedragen. De Bureaus Jeugdzorg zijn als zelfstandige bestuursorganen zorgdrager in de zin van de
Archiefwet 1995 van hun cliëntendossiers. In de Invoeringswet Jeugdwet is (in onderdeel HHH)
geregeld dat de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 van de Wet
op de Jeugdzorg die op de Bureaus Jeugdzorg rusten overgaan naar de opvolgerinstellingen. Dit
betekent dat de dossiers bij wet zijn vervreemd. Vervreemding houdt overdracht van de eigendom
door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van
archiefbescheiden. Dit wordt via de Invoeringswet als artikel 12.3 in de Jeugdwet opgenomen. De
vervreemding voorkomt dat de dossiers bij de transitie in het ongerede zouden raken. Tevens wordt
nu geregeld dat de bewaartermijn van dossiers van de voormalige Bureaus Jeugdzorg doorloopt na
de inwerkingtreding van de Jeugdwet.
Dossiers opgemaakt na 1-1-2013
De dossiers kinderbescherming en jeugdreclassering zullen aan de GI’s worden overgedragen. Voor
de gemeenten is met name van belang dat geregeld is dat in ieder geval:

de meldingen van kindermishandeling (AMK) opgemaakt na 1-1-2013 worden vervreemd
naar de gemeenten, die ze beleggen bij een AMHK. Dit is de nieuw te vormen instelling,
waarin het Steunpunt Huiselijk Geweld (SHG) en het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling
(AMK) per 1 januari 2015 in zullen samengaan.

De dossiers indicatie opgemaakt na 1-1-2013 worden vervreemd naar de gemeenten, die ze
voor het archiefbeheer beleggen bij de organisaties voor toegang tot de zorg (bijvoorbeeld
wijk- en buurtteams). Het is in het belang van minderjarige cliënten dat op dat niveau
cliëntgegevens beschikbaar zijn, indien sprake is van een recent indicatiebesluit. Dit is
noodzakelijk met het oog op de beoordeling van een eventuele voortzetting van de
hulpverlening of als sprake is van beoordeling van een nieuwe hulpvraag.
1
Geen toestemming vereist
Omdat de vervreemding bij wet is geregeld, is niet vereist dat cliënten toestemming geven voor de
dossieroverdracht in zover deze na 1-1-2015 plaatsvindt. Het is niet mogelijk voor cliënten om
bezwaar te maken tegen de vervreemding: het gaat hier immers om een wettelijke bepaling.
Wat is er wettelijk geregeld over de overdracht van lopende aanvragen jeugdzorg en
indicatiebesluiten AWBZ/ZVW?
In artikel 10.4a van de Jeugdwet is geregeld dat lopende aanvragen jeugdzorg uiterlijk op de dag
voor de inwerkingtreding van de Jeugdwet aan het college moet worden overgedragen teneinde het
college in de gelegenheid te stellen op grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te
nemen. Dit betekent concreet dat de gegevens/dossiers van de groep jeugdigen die in de
aanmeldingsprocedure zitten of bij het AMK in de onderzoeksfase of in de casuïstiekfase, reeds vóór
1-1-2015 in december mogen worden overgedragen.
1
Een aanvraag van een jeugdige voor AWBZ/ZVW zorg die na inwerkingtreding de Jeugdwet als
jeugdhulp kan worden aangemerkt, dient binnen twee weken na de inwerkingtreding van de
Jeugdwet overgedragen aan de gemeente, teneinde het college in de gelegenheid te stellen over de
aanvraag een beslissing te nemen. Dat geldt ook voor de persoonsgegevens van de verzekerde.
Wat moet er concreet gebeuren om de dossiers AMK en indicatie opgemaakt na 1-1-2013 tijdig
over te dragen?
1. De gemeente (bijvoorbeeld de ambtenaar jeugdhulp) dient contact op te nemen met de
Bureaus Jeugdzorg en de instellingen, die de jeugdhulp en toegang gaan overnemen, met het
oog op het maken van afspraken over de overdracht van de archieven. Indien benoemd en zo
mogelijk betrekken zij hierbij de gemeentelijke archiefinspecteur.
2. De concrete overdracht van de dossiers kan wettelijk pas na 1-1-2015 plaatsvinden, met
uitzondering van lopende aanvragen jeugdzorg (zie volgende vraag). De Bureaus Jeugdzorg
kunnen in elk geval vóór 1-1-2015 informatie verstrekken over het aantal dossiers dat
overgedragen gaat worden. Specifiek over:
-
Dossiers met een geldig indicatiebesluit jeugdzorg
-
Dossiers met een geldig indicatiebesluit AWBZ-zorg/Zvw van zorg in natura en afgesloten
dossiers van 1 januari 2013 tot heden.
-
Lopende aanvragen AWBZ/ZVW
In september en november 2014 en in februari 2015 vindt de Eenmalige gegevensoverdracht
van houders van een Persoonsgebonden Budget (PGB) plaats, waarbij informatie wordt
geleverd over het aantal jeugdigen uit 2014 met een PGB waarvan de indicatie doorloopt in
2015 of op de wachtlijst. Meer informatie hierover treft u aan onder:
http://www.voordejeugd.nl/images/pdf/factsheet/P1-Factsheet_EGJ_10_20142.pdf en
http://www.voordejeugd.nl/ondersteuning/downloads/factsheets/cijfers-jeugdhulp-pergemeente
http://wetten.overheid.nl/BWBR0035620/geldigheidsdatum_03-12-2014
1
VWS zorgt ervoor dat dit artikel uiterlijk 12 december 2014 per Koninklijk Besluit in werking treedt.
2
3. De gemeente maakt duidelijk aan het Bureau Jeugdzorg naar welke instelling(en) voor
jeugdhulp en toegang en naar welke adres(sen) de dossiers AMK en indicatie naartoe
overgebracht moeten worden. Indien het AMHK of de gemeentelijke toegang als
netwerkorganisaties worden opgezet, is het van extra belang om duidelijke afspraken te
maken welke deelnemende organisatie verantwoordelijk wordt voor het archiefbeheer. De
gemeente maakt afspraken met de ontvangende instelling over de bewaarplaats van de
dossiers: in een elektronisch systeem of in een fysieke bewaarruimte. De Bureaus Jeugdzorg
hanteren (daarnaast) over het algemeen een elektronisch dossiersysteem, meestal KITS of IJ.
Nagegaan moet eerst worden of de informatie elektronisch ingelezen kan worden in het
dossiersysteem van het AMHK of de gemeentelijke toegang (wijk- en buurtteams etc.).
4. Bij AMHK’s mogen de jeugdzorgdossiers alleen door geautoriseerde medewerkers worden
ingezien. Ook de dossiers die naar toegang van gemeenten gaan, zijn aan strenge
privacyregels gebonden. Gemeenten zorgen ervoor dat zij functionarissen aanwijzen die de
taken van de Jeugdwet mogen uitvoeren en zij moeten deze personen autoriseren voor
toegang tot de daarbij te gebruiken gegevens. Zitten deze personen bijvoorbeeld in sociale
wijkteams, dan zal niet ieder teamlid deze dossiers mogen inzien. Afhankelijk van de functie
en de betrokkenheid bij de toegang tot hulpverlening is dit toegestaan. Nadere informatie
over privacy vraagstukken treft u aan op de website van de
VNG http://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties-sociaal-domein/decentralisatiejeugdhulp of www.voordejeugd.nl . Over het opmaken een Privacy Impact Assessment voor
de Jeugdwet zie
http://www.voordejeugd.nl/attachments/article/1551/Privacy%20Impact%20Assessment.pdf
5. De Bureaus Jeugdzorg dienen de dossiers in “goede, geordende en toegankelijke staat”
(zoals bedoeld in artikel 3 Archiefwet 1995) te brengen en over te dragen aan de gemeente
(formeel) en de partij, die de zorg gaat uitvoeren (materieel). Voor de beoordeling over het
verkeren in goede, geordende en toegankelijke staat zie als referentiekader bijvoorbeeld
http://www.gooienvechthistorisch.nl/images/library/File/10763/Normen_goed_geordende_toeg
ankelijke_staat_SAGV_en_SSAN_1punt03.pdf p. 9 – 11. Daarnaast moet duidelijk zijn of de
dossiers geheel papier, geheel digitaal of hybride (deels papier deels digitaal) zijn. In het
laatste geval verdient aandacht hoe de twee dossierdelen zich tot elkaar verhouden.
Bijzondere aandacht zal moeten uitgaan naar dossiers waarin verschillende taken zijn
gecombineerd, bijvoorbeeld met maatregelen uit zowel het vrijwillige als het gedwongen
kader. Het kan nodig zijn dossiers te splitsen. Bij alle dossiers moeten metadata zijn
toegevoegd, o.a. toegangen en procesgegevens. De kosten van het in orde brengen van het
archief komen in principe voor rekening van de Bureaus Jeugdzorg.
6. Na 1-1-2015 kunnen de dossiers worden overgebracht van Bureau Jeugdzorg naar de
afgesproken locatie. Daarbij verdient het de aanbeveling eerst met de overdracht van de
meest recente en lopende dossiers te starten. Bij digitale overdracht is het volgende van
belang:

De gemeente moet er zorg voor dragen dat de digitale gegevens op een juiste manier
terecht komen in de ontvangende (jeugdhulp en toegang)systemen.

Bij online elektronische overbrenging moet dit geschieden door een beveiligde
verbinding. Bijvoorbeeld via JeugdzorgNet of de speciaal voor de gegevensoverdracht
3
ontwikkelde module voor Veilige BestandsOverdracht (VBO-module. Voor meer
informatie: [email protected] ).

De gemeente moet er ook voor zorgen dat de toegang tot de gegevens op een
beveiligde manier wordt gefaciliteerd conform de Wet Bescherming
Persoonsgegevens.

Als besloten is of wordt om de bestaande systemen inclusief de dossiers en gegevens
over te nemen, zorg dan er voor dat het technisch en applicatiebeheer goed is
overgedragen.
De kosten van conversie of vervoer en begeleiding door een archiefinspecteur komen voor
rekening van de Bureaus Jeugdzorg.
7. De gemeente (bijvoorbeeld de archiefinspecteur) c.q. de ontvangende partij vergewissen zich
ervan dat de dossiers in goede staat verkeren.
8. Het Bureau Jeugdzorg maakt een verklaring van vervreemding (overdracht van eigendom)
op, waarin is gespecificeerd om welke dossiers het gaat. De gemeente bewaart de verklaring
zorgvuldig.
9. Het verdient de aanbeveling dat de gemeente een functionaris aanwijst, waartoe cliënten met
vragen over een overgedragen dossier zich kunnen wenden.
10. Bureau Jeugdzorg maakt bekend dat de dossiers zijn vervreemd en overgedragen,
bijvoorbeeld door de cliënten via een brief te informeren of door een publicatie in een dagblad.
Daarbij kan eventueel worden verwezen naar een informatienummer bij de gemeente,
waartoe een cliënt met een vraag zich toe kan wenden.
Wat moet er concreet gebeuren om de lopende aanvragen Jeugdzorg tijdig vóór 1-1-2015 over
te dragen?

De lopende aanvragen jeugdzorg dienen vóór 1 januari 2015 per direct vanuit de Bureaus
Jeugdzorg aan de gemeenten te worden overgedragen. Gemeenten en Bureau Jeugdzorg
moeten met voorrang afspraken hierover maken. De aanvraag jeugdzorg dient ‘in de stand
van behandeling waarin deze zich bevindt’ aan de gemeente te worden overgedragen. Het is
dus niet nodig deze dossiers op orde te brengen. Het Bureau Jeugdzorg mag daarbij alle
persoonsgegevens meesturen, die van belang zijn om de aanvraag door de gemeente te laten
afronden. Deze gegevens mogen alleen verstrekt worden aan de medewerker bij de
gemeente, die belast is met de afhandeling van de aanvraag, als onderdeel van de
toegangsfunctie bij de gemeente. De gegevens mogen door de gemeente niet voor andere
doelen gebruikt worden, en ook andere medewerkers bij de gemeente mogen geen toegang
krijgen tot de gegevens.

Het is gewenst om als gemeente en Bureau Jeugdzorg nadere afspraken te maken om te
zorgen voor een ‘warme’ overdracht om te voorkomen dat de continuïteit van zorg voor het
kind of het gezin in het geding komt.
4
Wat moet er gebeuren met de dossiers AMK en indicatie van Bureau Jeugdzorg opgemaakt
vóór 1-1-2013?

Zolang de stichting Bureau Jeugdzorg of haar opvolger instelling blijft bestaan, kunnen de
afgesloten dossiers daar worden bewaard. Het gaat daarbij om tienduizenden dossiers. De
gemeente, het AMHK en de organisaties voor toegang tot de zorg (wijk- en buurtteams)
maken afspraken over de toegang tot en de raadpleging van het oude archief, alsmede over
het maken van reproducties, afschriften of uittreksels daarvan. De stichting Bureau Jeugdzorg
draagt zorg voor de tijdige vernietiging van dossiers die niet langer bewaard hoeven te
worden.

Indien de stichting Bureau jeugdzorg of haar opvolgerinstelling worden opgeheven, dienen de
afgesloten dossiers die nog bewaard moeten worden formeel overgebracht te worden naar de
gemeente, die ze materieel aan het AMHK of de wijk- en buurtteams overdraagt. Van de
vervreemding wordt een verklaring opgesteld, aan de klanten gecommuniceerd en openbaar
gemaakt.
Wat zijn de bewaartermijnen van de dossiers AMK en indicatie?

Voor de dossiers van BJZ gelden de bewaartermijnen vastgelegd in het
Basisselectiedocument (BSD) Bureaus Jeugdzorg vanaf 1995.
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/selectielijsten/bsd_bureaus_jeugdzorg_st
crt_2014_21517.pdf
Daarbij is aangesloten op de bepalingen in artikelen 55 en 56 van de Wet op de Jeugdzorg.
De dossiers moeten 15 jaar bewaard worden, vanaf het moment dat het dossier vervaardigd
is voor zolang als nodig voor de zorg. Dossiers van het AMK worden bewaard tenminste tot
2
het jongste kind van het gezin meerderjarig is. De ervaring leert namelijk dat zich binnen een
gezin na verloop van een aantal jaren nieuwe gevallen kunnen voordoen met betrekking tot
jongere kinderen. In verband daarmee is het van belang dat de gegevens over oudere
kinderen bewaard worden. Indien er (kopieën van) afgesloten dossiers bij de gemeentelijke
instellingen worden bewaard moeten deze te zijner tijd (ook) te worden vernietigd.

Als gemeentelijke archiefbescheiden zullen de bewaartermijnen van de nieuwe dossiers
worden vastgelegd in de Selectielijst van archiefbescheiden van gemeentelijke en
intergemeentelijke organen, die in 2016 in geactualiseerde vorm van kracht zal worden. Bij de
waardering zal in elke geval rekening worden gehouden met specifieke wetgeving. In de
Jeugdwet zijn de bepalingen uit de Wet op de Jeugdzorg over deze dossiers overgenomen in
artikel 7.3.8. Daarnaast is in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 in artikel 5.3.4.
bepaald dat het college en het AMHK persoonsgegevens die in het kader van de wet zijn
verzameld, voor 15 jaar moeten bewaren, voor zolang zij nodig zijn voor de zorg en voor het
3
AMHK alsmede tenminste tot het jongste kind van het gezin meerderjarig is. Voor 2015 kunt
u de termijnen van de BSD Bureaus Jeugdzorg hanteren.
2
Een en ander voor zover aannemelijk gemaakt kan worden dat het bewaren een bijdrage kan leveren aan het
beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling, of van belang kan zijn voor een situatie waarin
een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige overwogen dient te worden.
3
Zie voetnoot 2.
5
Kan een cliënt vragen om vernietiging van delen van zijn dossier of van het hele dossier?

In de Jeugdwet blijven voor deze dossiers dezelfde voorwaarden voor vernietiging gelden als
die er nu zijn in de Wet op de Jeugdzorg. Als een cliënt verzoekt om een dossier te
vernietigen, dan moet het dossier binnen drie maanden vernietigd worden. Deze
vernietigingsplicht geldt niet als met het bewaren een aanmerkelijk belang van een ander
gediend is of een wettelijke bepaling zich hiertegen verzet. Kinderen onder de 12 jaar hebben
geen recht om een verzoek tot vernietiging te doen. Kinderen boven de 12 die niet in staat
worden geacht tot een redelijke waardering van hun belangen hebben dit recht evenmin.
Wat moet er gebeuren met dossiers van het SHG, die overgebracht moeten worden?

De centrumgemeenten gelden op basis van de Wet Maatschappelijk Ondersteuning (WMO)
als archiefzorgdrager van de SHG’s. Indien door taakverlies de (melding)dossiers naar een
andere instelling moeten worden overgebracht, dienen in ieder geval de lopende dossiers
overgebracht te worden naar de opvolgerinstelling. Vervreemding is daarbij niet nodig. Wel
dient de overdracht te geschieden in goede, geordende en toegankelijke staat. Zolang de
instelling waarbij het SHG nu is aangehaakt (vaak een instelling voor vrouwenopvang,
maatschappelijke werk of de GGD) blijft bestaan, is het mogelijk de werkwijze te volgen dat de
opvolgerinstelling kopieën maakt van de dossiers en de originele dossiers bij de oude
instelling blijven. Voor de overdracht van gegevens van het SHG is toestemming van de
cliënten benodigd. Het is aan het SHG om de toestemming van de cliënten te organiseren.
Voor het overige dienen de privacy-bepalingen zoals boven omschreven in acht te worden
genomen.

De oude dossiers van het SHG dienen volgens artikel 21j van de WMO voor 15 jaar bewaard
te worden te rekenen van het tijdstip van ontvangst of waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel
langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van de taken nodig is. De
oude instelling dient zorg te dragen voor de vernietiging van de dossiers onder haar hoede.
Indien de dossiers zijn overgedragen aan het AMHK, is die daarvoor verantwoordelijk. Van
belang is dat ook de eventuele kopieën gelijktijdig worden vernietigd.
Hoe moet het archiefbeheer structureel invulling krijgen bij de AMHK’s en organisaties voor
toegang tot de zorg?

De gemeente geldt als zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995 over de dossiers
jeugdzorg, ook indien deze taak is uitbesteed aan een stichting. In dit laatste geval verdient
het de aanbeveling in de overeenkomst met de stichting afspraken te maken over het
archiefbeheer en de Archiefwet 1995 van toepassing te verklaren. In de bijlage treft u een
modelparagraaf over informatie en archivering die in de overeenkomst opgenomen kan
worden.
6
Bijlage 1. Relevante onderdelen van de Invoeringswet Jeugdwet
HHH
Artikel 12.3 komt te luiden:
Artikel 12.3
1. Indien een gecertificeerde instelling geheel of ten dele is gevormd uit
een stichting als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet op de
jeugdzorg, gaan de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de
artikelen 55 en 56 van de Wet op de jeugdzorg op die stichting rusten over
op de gecertificeerde instelling, behoudens het bepaalde in het vijfde lid.
Onder stichting wordt in dit artikel mede verstaan een gemandateerde
instelling met een landelijk bereik.
2. Indien een of meer gecertificeerde instellingen zijn gevormd uit een
of meer stichtingen als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet op de
jeugdzorg, treffen zij gezamenlijk een regeling ten aanzien van de in het
eerste lid bedoelde verplichtingen onderscheidenlijk een voorziening als
bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
3. Een regeling of voorziening als in het tweede lid bedoeld strekt ertoe
dat alle verplichtingen, bedoeld in het eerste lid, worden belegd.
4. Indien uit een stichting geen gecertificeerde instelling wordt
gevormd, treft de stichting een regeling onderscheidenlijk voorziening
met een of meer gecertificeerde instellingen of gemeenten, behoudens
het bepaalde in het vijfde lid. Het tweede en derde lid zijn van overeenkomstige
toepassing.
5. Indien een taak of bevoegdheid als bedoeld in de artikelen 5 tot en
met artikel 11 van de Wet op de jeugdzorg die werd uitgevoerd door een
stichting, wordt uitgevoerd door een ander dan een gecertificeerde
instelling, gaan de met die taak of bevoegdheid samenhangende
verplichtingen als bedoeld in het eerste lid, over op die ander.
6. De in het vijfde lid bedoelde verplichtingen gaan in ieder geval over
voor zover het betreft bescheiden met betrekking tot:
a. een cliënt ten behoeve van wie de stichting na 1 januari 2013 een
besluit heeft genomen waarbij is vastgesteld dat die cliënt is aangewezen
op zorg als bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de Wet op de jeugdzorg;
b. de taken als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van de Wet op de
jeugdzorg, uitgevoerd na 1 januari 2013, voor zover deze bescheiden zijn
te herleiden tot een te identificeren jeugdige of zijn ouders.
7. Overdracht van bescheiden ingevolge dit artikel geschiedt in goede,
geordende en toegankelijke staat. Hiervan maakt de overdragende partij
een verklaring van vervreemding op.
Onderdeel HHH
De feitelijke situatie waarop het nieuwe artikel 12.3 ziet is dat een stichting
die een bureau jeugdzorg in stand houdt, na de inwerkingtreding van de
Jeugdwet verder gaat als gecertificeerde instelling (eerste lid). Ook is
denkbaar dat de stichting niet een dergelijk certificaat verwerft, maar dat
haar personeel en overige middelen bij een of meer andere gecertificeerde
instellingen worden ondergebracht (tweede lid). In dat geval staat
niet aanstonds vast welke gecertificeerde instelling de dossiers en
archiefbescheiden overneemt van de voormalige bureaus jeugdzorg. Dan
dienen afspraken gemaakt te worden omtrent de overname van de
betrokken documenten. Op deze wijze is geborgd dat voormalige cliënten
zo nodig toegang blijven houden tot hun gegevens.
Dit artikel strekt onder meer ter uitvoering van artikel 4 van de Archiefwet
1995. Als overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of
gesplitst, dan wel taken van een overheidsorgaan worden overgedragen
aan een ander overheidsorgaan, dient een voorziening omtrent hun
archiefbescheiden te worden geregeld. Dit voorkomt dat archiefbescheiden
bij een transitie als de onderhavige in het ongerede zouden
7
raken. Tevens wordt nu geregeld dat de bewaartermijn van dossiers van
de voormalige bureaus jeugdzorg doorloopt na de inwerkingtreding van
de Jeugdwet.
De Archiefwet 1995 is niet van toepassing op alle taken van de bureaus
jeugdzorg. Die wet is alleen van toepassing op overheden en op
zelfstandige bestuursorganen in zoverre deze wettelijke taken uitvoeren.
Een specifiek op de bureaus jeugdzorg gerichte bewaarplicht van dossiers
is opgenomen in de artikelen 55 en 56 van de Wet op de jeugdzorg. Voor
zover de bureaus jeugdzorg daarnaast andere archivering plegen (te
denken is aan personeelsdossiers of buitenwettelijke taken), is artikel 12.3
niet van toepassing.
Voor een overdracht van dossiers is geen toestemming van de betrokken
jeugdigen of hun ouders vereist als bedoeld in artikel 8, onderdeel a, van
de Wet bescherming persoonsgegevens, nu de overdracht ingevolge
onderdeel c van dat artikel strekt tot uitvoering van een wettelijke
verplichting.
Er is voor gekozen deze overgangsbepaling in de Jeugdwet onder te
brengen en niet louter in de Invoeringswet Jeugdwet, omdat zodoende
ook de toezichtbepalingen van de Jeugdwet van toepassing zijn.
Eerste lid
De landelijk werkende instellingen die taken van een bureau jeugdzorg
uitvoeren, zijn daartoe aangewezen door de Staatssecretaris van VWS en
de Minister van Justitie (Stcrt. 2005, 86). Bureaus jeugdzorg kunnen hen
mandateren om taken en bevoegdheden uit te oefenen.
Tweede, derde en vierde lid
De term voorziening (als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet
1995) ziet op de situatie dat de Archiefwet 1995 van toepassing is. Die wet
heeft betrekking op overheidsorganen (bestuursorganen). Voor de overige
gevallen spreekt artikel 12.3 van een «regeling», te weten een op
overdracht of beheer gerichte afspraak. De inhoud van deze regeling
wordt niet voorgeschreven, omdat wat de diverse situaties vereisen, kan
verschillen. Uitgangspunt is, en dit regelt het derde lid, dat er geen
dossier tussen wal en schip raakt. Uiteindelijk bepaalt het zevende lid de
kwaliteit van de overeengekomen regeling.
Vierde lid
Deze bepaling dient als vangnet voor het geval een bureau jeugdzorg niet
aanwijsbaar in een gecertificeerde instelling opgaat.
Vijfde en zesde lid
Deze leden strekken ertoe dat archiefbescheiden met betrekking tot taken
die niet meer door gecertificeerde instellingen zullen worden uitgevoerd,
worden overgedragen aan die instanties en personen die in Jeugdwet die
taken of overeenkomstige taken uitvoeren. De toegangs- en indicatietaak
van de bureaus jeugdzorg komt in de Jeugdwet in gewijzigde vorm terug
op gemeentelijk niveau en zal worden belegd onder meer bij wijk- of
buurtteams. Het is in het belang van minderjarige cliënten dat op dat
niveau cliëntgegevens beschikbaar zijn, indien sprake is van een recent
indicatiebesluit. Dit is noodzakelijk met het oog op de beoordeling van een
eventuele voortzetting van de hulpverlening of als sprake is van beoordeling
van een nieuwe hulpvraag.
Het vijfde lid heeft in de eerste plaats betrekking op de situatie dat
overdracht plaats vindt naar een nieuw te vormen AMHK.
Met de overgang van taken van het AMK-deel van bureau jeugdzorg naar
het AMHK (zesde lid, onderdeel b) worden ook de bijbehorende archiefbescheiden
overgedragen. Dit voorkomt dat een lacune zou ontstaan in de
informatie bij de nieuwe instantie die deze taken gaat uitvoeren. Bij
nieuwe meldingen betreffende een kind of gezin bestaat zodoende inzicht
8
in de voorafgaande bemoeienis vanuit het AMK, mede op basis waarvan
snel nadere besluitvorming mogelijk is. Bij meldingen van kindermishandeling
is het immers noodzakelijk dat informatie over eerdere bemoeienis
met het gezin snel beschikbaar is.
Zevende lid
Deze bepaling is ontleend aan de systematiek van de Archiefwet 1995,
maar heeft door opneming in de Jeugdwet een bredere strekking
gekregen, namelijk ook voor de niet onder de Archiefwet 1995 vallende
niet-overheidsorganen.
9
AAAa
Na artikel 10.4 wordt een artikel ingevoegd, luidende:
Artikel 10.4a
1. Een aanvraag als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van de Wet op de jeugdzorg, die is ingediend voor
de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet, wordt in de stand van behandeling waarin deze
zich bevindt door de stichting, bedoeld in artikel 1 van de Wet op de jeugdzorg, zoals deze luidde op
de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet, uiterlijk op de dag voor de
inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet overgedragen aan het college van de gemeente
waarbinnen de jeugdige zijn woonplaats heeft, teneinde het college in de gelegenheid te stellen op
grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te nemen.
2. Een aanvraag van een jeugdige, die tevens verzekerde is in de zin van de Algemene Wet
Bijzondere Ziektekosten voor zorg waarvan de aanspraak op grond van de Algemene Wet Bijzondere
Ziektekosten ten gevolge van de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet komt te vervallen en
die na inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet als jeugdhulp kan worden aangemerkt waarvoor
het college is gehouden een voorziening op grond van deze wet te treffen, die is ingediend voor de
inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet, wordt binnen twee weken na de inwerkingtreding van
artikel 11.7 van deze wet in de stand waarin het zich bevindt, door het daartoe bevoegde
indicatieorgaan, de stichting, bedoeld in artikel 9b, eerste en vierde lid, van de Algemene Wet
Bijzondere Ziektekosten, zoals deze luidde op de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze
wet, dan wel door de door Onze Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aangewezen
persoon als bedoeld in artikel 53 van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten, overgedragen aan
het college van de gemeente waarbinnen de jeugdige zijn woonplaats heeft, teneinde het college in de
gelegenheid te stellen op grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te nemen.
3. Een aanvraag van een jeugdige, die tevens verzekerde is in de zin van Zorgverzekeringswet voor
zorg waarvan de aanspraak op grond van de Zorgverzekeringswet ten gevolge van de
inwerkingtreding van deze wet komt te vervallen en die na inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze
wet als jeugdhulp kan worden aangemerkt waarvoor het college is gehouden een voorziening op
grond van deze wet te treffen, die is ingediend voor de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet,
wordt binnen twee weken na de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet in de stand waarin het
zich bevindt, door de stichting, bedoeld in artikel 1 van de Wet op de jeugdzorg, zoals deze luidde op
de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze wet, overgedragen aan het college van de
gemeente waarbinnen de jeugdige zijn woonplaats heeft, teneinde het college in de
gelegenheid te stellen op grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te nemen.
4. Het in het tweede lid bedoelde bevoegde indicatieorgaan of stichting dan wel de door Onze Minister
van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aangewezen persoon, alsmede de in het derde lid bedoelde
stichting, zenden binnen twee weken na de dag waarop artikel 11.7 van deze wet in werking treedt
aan het college de persoonsgegevens van de verzekerde, waaronder persoonsgegevens betreffende
de gezondheid als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens, die noodzakelijk zijn voor de
uitvoering van de taak, bedoeld in het tweede en derde lid.
5. Het college is bevoegd tot het verwerken van de persoonsgegevens die overeenkomstig het vierde
lid aan hem zijn verstrekt, voor zover dat noodzakelijk is om op de aanvraag te beslissen.
HHHa
Na artikel 12.3 wordt een artikel ingevoegd, luidende:
Artikel 12.3a
1. Archiefbescheiden en de daarmee samenhangende verplichtingen, bedoeld in de Archiefwet 1995,
met betrekking tot zorg waarvoor een aanvraag als bedoeld in artikel 10.4a, tweede lid, is ingediend
bij een indicatieorgaan als bedoeld in artikel 9a van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten en
waarover op de datum van inwerkingtreding van artikel 11.7 nog geen besluit is genomen, worden
door dat indicatieorgaan overgedragen aan het college van de gemeente waar de jeugdige zijn
woonplaats heeft en dat gehouden is een voorziening op grond van deze wet te treffen.
2. Voor zover de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, zorg betreffen waarvoor op de datum
van inwerkingtreding van artikel 11.7 een indicatiebesluit is afgegeven, is het indicatieorgaan, bedoeld
in artikel 9a van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten, zorgdrager als bedoeld in artikel 1 van de
10
Archiefwet 1995 voor zover de archiefbescheiden niet overeenkomstig de Archiefwet 1995 zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
3. Het indicatieorgaan, bedoeld in het tweede lid, draagt na ontvangst van een daartoe strekkende
kennisgeving door het college van de gemeente waar de jeugdige zijn woonplaats heeft, de
archiefbescheiden binnen vier weken over aan het college, voor rekening en risico van dat college,
indien het zorg betreft waarvoor dat college is gehouden een voorziening op grond van deze wet te
treffen en deze bescheiden daartoe noodzakelijk zijn, teneinde dit college in de gelegenheid te stellen
deze te kopiëren. Het college geeft de archiefbescheiden binnen vier weken na ontvangst terug.
11
Bijlage 2. Modelartikel over Informatie en archivering voor overeenkomst met jeugdinstelling
2.1
Opdrachtnemer hanteert bij het beheer van (digitale) archiefbescheiden in dossiers de
uitgangspunten van de Jeugdwet en de Archiefwet 1995. Hieronder begrepen de toepassing
van de geldende Selectielijst van archiefbescheiden van gemeentelijk en intergemeentelijke
2.2
organen alsmede de verplichtingen zoals genoemd in bijlage D.
Vernietiging, ontoegankelijk maken, vervanging, vervreemding en overdracht van dossiers door
2.3
de Opdrachtnemer geschiedt in samenspraak met de Opdrachtgever.
Bij beëindiging van de Overeenkomst draagt de Opdrachtnemer zorg voor de overdracht van
lopende dossiers, in goede, geordende en toegankelijke staat, aan de organisatie die door de
2.4
Opdrachtgever wordt aangewezen.
Toezicht op de naleving van deze afspraken wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris van
de Opdrachtgever.
Toelichting
In Artikel 7.3.8 – 7.3.9. van de Jeugdwet zijn uitgangspunten vastgelegd omtrent de inrichting van een
jeugddossier. De uitgangspunten van de Archiefwet 1995 zijn breder en hebben betrekking op het
gehele systeem van archiefbeheer. In de Selectielijst van archiefbescheiden van gemeentelijk en
intergemeentelijke organen zijn de bewaartermijnen van gemeentelijke stukken vastgelegd, dus ook
van de jeugddossiers. Bij de waardering wordt onder meer rekening gehouden met het in artikel 7.3.8.
bepaalde, dat een dossier 15 jaar bewaard moet worden na het opmaken van een dossier.
Bijlage D - Informatie en archivering
In aanvulling op de in artikel .. genoemde bepalingen neemt Opdrachtnemer het volgende in acht met
betrekking tot informatie en archivering:
1. De dossiers worden bewaard in goede, geordende en toegankelijke staat. Opdrachtnemer
hanteert het metagegevensschema dat door de Opdrachtgever is vastgesteld.
2. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat het informatiebeheer voldoet aan toetsbare eisen van een
door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De opbouw van het digitale informatiebeheer is in
4
overeenstemming met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN).
3. Opdrachtnemer zorgt voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de
dossiers. De organisatie beschikt over een informatiebeheerplan.
4. Het maken en bewaren van (digitale) dossiers geschiedt op een zodanige wijze en met
zodanige materialen, dat hun houdbaarheid in overeenstemming is met de eisen in hoofdstuk
2 van de Archiefregeling.
5. De dossiers worden opgeslagen in een ruimte die tenminste voldoet aan de eisen:
a) beveiliging tegen toegang door onbevoegden;
b) beveiliging tegen brand;
c) beveiliging tegen wateroverlast;
d) bescherming tegen stof, schimmel en ongedierte;
e) klimaatbeheersing, met als doel dat geen grote temperatuurschommelingen optreden;
4
https://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/publicaties/referentiekaderopbouw-digitaal-informatiebeheer-rodin
12
f)
de ruimte waarin de server voor de opslag van digitale dossiers zich bevindt kent
waarborgen voor de elektromagnetische afscherming, stroomvoorziening, bekabeling en
registratie van toegang.
13
Bijlage 3. Model Verklaring van vervreemding van archiefbescheiden
Verklaring
(naam/adres instelling)
Datum:
Ons kenmerk:
Onderwerp: Verklaring vervreemding van archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van …………. verklaart dat op grond van de Jeugdwet
artikel 12.3. alsmede met in achtneming van het in artikel 8.2. van de Archiefwet 1995 en artikel 8
Archiefbesluit 1995 bepaalde, de in de bijlage opgesomde archiefbescheiden met betrekking tot
(invullen) AMK/indicatie aan (naam instantie waaraan vervreemd is) zijn vervreemd.
Plaats:
Datum:
Ondertekening:
Bijlage: Opsomming van de archiefbescheiden
14
Bijlage (Voorbeeld)-inventaris
Doosnr/bestandsnr:
Dossiernr:
Omschrijving van
stukken:
15
Periode van /tot:

Download Report