Verslag ALV NFC Index cooperatie 26 juni 2014

Postbus 5135
1410 AC Naarden
Telefoon | 035 678 39 69
E-mail | [email protected]
KvK Gooi-, Eem- en
Flevoland | 27247773
Bank NL93INGB0009481842
VERSLAG
Vergadering
Datum
Tijd
Locatie
: Algemene Ledenvergadering NFC Index Coöperatie u.a.
: 26 juni 2014
: 16.00-16.50 uur
: NFC Index, Gooimeer 4, 1411 DC Naarden
___________________ _______________________________________________________________
aanwezig
dhr. D. Venmans MBA
dhr. E. de Jonge MBA
dhr. Ir. drs. A.N. Fraaij
dhr. drs. G.H. Swartjes MBA
dhr. Ir. T.H. Hendriks
dhr. B. Stam MM
(voorzitter)
(penningmeester)
(bestuurslid)
(bestuurslid)
(bestuurslid)
(Coöperatie manager)
mw. C. Otten
dhr. J.A.W. Oldenhof
dhr. T. van Asch
dhr. Mr. R.A. Masselink
mw. K. van der Hall
Bericht van verhindering
mw. J. Veenstra
dhr. ir. A.P.A. ten Have
dhr. F.J. van Rijn
dhr. Mr. R.M. Peters
dhr. J. Stelwagen
dhr. H. van der Kluit
KPMG
ANWB
Radboud Universiteit
UvA / HvA
Catharina Ziekenhuis
NFC Index
ING
TNO
Hospitality Consultants
Facility Management Nederland
(verslag)
NFC Index
(bestuurslid)
(bestuurslid)
(bestuurslid)
(bestuurslid)
FloraHolland
ABN AMRO Bank NV
Gemeente Den Haag
Belastingdienst
Rijkswaterstaat
SNS Reaal
1. Opening en mededelingen door de voorzitter
De voorzitter Dave Venmans opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom.
De agenda wordt vastgesteld.
2. Vaststelling verslag van de ALV gehouden op 21 juni 2013
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
3. Van de voorzitter
3.1 Verantwoording van het bestuur over het afgelopen jaar
Het schriftelijk verslag van de werkzaamheden over 2013 is bijgevoegd.
De voorgenomen groei in het ledental is qua aantal niet gerealiseerd. Het aantal adviseurleden
en donateurs is gelijk gebleven. Door een toenemende focus op kosten heeft een aantal
gebruikerleden het lidmaatschap beëindigd. Het bestuur is verheugd dat ondanks deze
ontwikkeling toch groei in het aantal gebruikerleden is gerealiseerd.
In november 2013 is in samenwerking met AOS Studley voor de 2e maal de succesvolle
bijeenkomst Benchmark XL georganiseerd.
Het onderzoek naar de effecten van HNW is voortijdig beëindigd. Het begrip Het Nieuwe
Werken is zeer breed en door de betreffende studenten moeilijk te definiëren waardoor het te
verwachten resultaat niet voldoende was.
3.2 NFC Index 2013
De elfde NFC Index®kantoren, 2013 is op 5 juni 2014 in de Rai te Amsterdam tijdens de Provada
gepresenteerd. Vanaf 2008 laat de index een dalende trend zien en de NFC Index®kantoren, 2013 is
de laagste genoteerde index vanaf 2003.
In augustus 2013 is de vierde NFC Index®zorg, 2012 gepubliceerd en in december 2013 de vierde
NFC Index®onderwijs, 2012
Nadere toelichting staat vermeld in het bijgevoegde verslag van de werkzaamheden en het NFC
Jaarbericht 2013.
3.3 Voorgenomen strategie en doelstellingen 2014 en verder
Het bestuur heeft op basis van strategische sessies besloten de focus voor 2014 en verder op
een drietal punten te leggen:
1. Publicaties relaties kosten en serviceniveaus (kantoren, onderwijs en op termijn zorg)
2. Standaarden/methodieken voor de gebruiker en adviseurleden
3. ‘Portaal naar’ analyse, leren, ontwikkelen en onderzoeken
Ad 1.
Het streven is de in de markt beschikbare data beter te ontsluiten en beschikbaar maken voor
de leden. Vooralsnog ligt de nadruk op het verband tussen kosten en serviceniveaus maar indien
er ontwikkelingen in markt zijn waarvoor bij de leden behoefte is aan verdere standaardisering
en uitbreiding van deze context, zal NFC Index dit onderzoeken.
De toename van data wordt bevorderd door intensivering van de netwerkrelaties met adviseurs
en maincontractors. Ook verwacht het bestuur de groei van het ledental te stimuleren door
verdere diversificatie van de lidmaatschapsvormen. Het huidige gebruikerslidmaatschap ad €
2050,- blijkt vaak een drempel voor middelgrote en kleine organisaties voor lidmaatschap van de
Coöperatie. Het bestuur stelt voor een basislidmaatschap ad € 750,- te introduceren waarbij het
lid kan deelnemen aan de benchmark via de portal van NFC Index. De ingevoerde data worden
bij deze lidmaatschapsvorm niet gevalideerd door een gecertificeerd adviseur. Tevens kan het
lid deelnemen aan een Kring.
Daarnaast heeft het bestuur de intentie om andere lidmaatschapsvormen te onderzoeken.
Het bestuur vraagt de ALV om akkoord voor de introductie van een basislidmaatschap (pilot)
naast het bestaande (premium) lidmaatschap. Tevens vraagt het bestuur instemming om andere
lidmaatschaps- en participatievormen middels de “pilot-aanpak” te onderzoeken, testen en te
evalueren.
Naar aanleiding van de vraag of de introductie van een basislidmaatschap het risico inhoudt dat
bestaande leden zullen overstappen naar een goedkoper basis lidmaatschap antwoordt
Venmans dat hiermee rekening is gehouden. De huidige leden die actief deelnemen aan een
Kring erkennen de waarde van validatie van de ingevoerde data en zullen het huidig
lidmaatschap aanhouden. Het basislidmaatschap zal leiden tot meer leden, waarbij de
verwachting is dat een aantal organisaties met een basislidmaatschap na kennismaking met de
benchmark op den duur zullen overgaan tot validatie door een adviseur (premium
lidmaatschap). In de begroting van 2015 worden besparingen doorgevoerd die een soepele
overgang moet garanderen.
Besluit 1
De Algemene ledenvergadering stemt in met de wijziging van de contributiestructuur en het
onderzoek naar alternatieve lidmaatschaps- en participatievormen van NFC Index Coöperatie.
Ad 2.
Door certificering van adviseurs en de toepassing van audits wordt de kwaliteit van de
verstrekte gegevens gewaarborgd. Hiertoe worden in de loop van 2014 en 2015 instrumenten
ontwikkeld.
Door het instellen van een platform van adviseurleden voor updates/revisie van standaarden en
vragenlijsten wordt de implementatie van ‘gedragen’ methoden en technieken bevorderd.
Het bestuur treedt in overleg met NEN (EN) over een mogelijke samenwerking.
Ad 3.
De introductie per 2015 van het basislidmaatschap biedt de gelegenheid tot “verwonderen” met
de aanvullende mogelijkheid tot analyse en verdieping (premium lid) met eigen keuze van
gecertificeerde adviseurs en offertes door de betreffende adviseurs . Daarnaast is er
gelegenheid tot leren in kringen. Kringen zijn van kringen, desgewenst voorgezeten en
ondersteund door NFC Index.
De portaalfunctie van de website verschaft de leden informatie uit het vakgebied en de
mogelijkheid tot verdieping mede door verwijzing naar onderzoeken en analyses die door
derden zoals bijvoorbeeld Facility Management Nederland worden verricht. Door nauwe
samenwerking met gelieerde organisaties wordt de regie op het proces van ontwikkelen en
onderzoeken bevorderd.
4. Bestuur
Het voltallige bestuur bestaat uit vertegenwoordigers van de kringen. Daarnaast is het bestuur voornemens
bestuursleden aan te trekken met gedegen kennis en ervaring op het gebied van statistiek en onderzoek.
Ter bevordering van de efficiency stelt het bestuur voor een dagelijks bestuur in te stellen waarin de
voorzitter en penningmeester zitting hebben. Het dagelijks bestuur overlegt 1x per maand samen met de
coöperatie manager over operationele zaken. Het voltallige bestuur vergadert 4x per jaar over beleidszaken
(incl. algemene ledenvergadering).
Het bestuur heeft besloten de functie van vicevoorzitter en secretaris niet in te vullen.
Het bestuur verzoekt de algemene ledenvergadering akkoord te gaan met voornoemde wijziging van
besturingsvorm.
Besluit 2
De algemene ledenvergadering gaat akkoord met de instelling van een dagelijks bestuur bestaande uit de
voorzitter en penningmeester. Het dagelijks bestuur overlegt maandelijks over operationele zaken. Het
algemeen bestuur overlegt 4x per jaar over beleidsmatige en overige zaken.
In de algemene ledenvergadering van 16 januari 2014 zijn afgetreden als bestuurslid:
Dhr. ing M.C. Vader MFM (voorzitter)
Dhr. W. Toele MPM (penningmeester)
Het bestuur draagt de volgende personen voor als bestuurslid van NFC Index voor een eerste termijn van 4
jaar:
Dhr. Mr. R.M. (Ruud) Peters - Belastingdienst (CV bij agenda gevoegd)
Dhr. Ir. T.H. (Hugo) Hendriks MBA -Catharina Ziekenhuis (CV bij agenda gevoegd)
Besluit 3
De algemene ledenvergadering stemt in met de benoeming van de heer R.M. Peters en de heer T.H.
Hendriks als bestuurslid van NFC Index Coöperatie voor een 1e termijn van 4 jaar.
Het bestuur is verheugd dat bestuurslid A. Fraaij bereid is een 2e termijn deel uit te maken van het
algemeen bestuur van NFC Index. Het bestuur draagt voor als bestuurslid voor een 2e termijn:
Dhr. Ir. Drs. A. (Antoine) Fraaij – Radboud Universiteit
Besluit 4
De algemene ledenvergadering stemt in met de benoeming van de heer A. Fraaij als bestuurslid van NFC
Index Coöperatie voor een 2e termijn van 4 jaar.
Desgevraagd bevestigt het bestuur dat het voornemens is naast het huidige vrouwelijke bestuurslid Ineke
Veenstra meer vrouwelijke bestuursleden aan te trekken.
Financiële rapportage
De penningmeester Erik de Jonge meldt dat de jaarrekening is opgesteld in nauwe samenwerking met zijn
voorganger Werner Toele die in 2013 als penningmeester functioneerde. De jaarrekening 2013 is bij de
agenda gevoegd (bijlage 5). Het bestuur verwacht over voldoende reserves te beschikken om mogelijke
schommelingen in inkomsten door wijziging van de contributiestructuur op te vangen.
Het bestuur stelt voor om het batig saldo van € 5686 toe te voegen aan het eigen vermogen.
Het bestuur vraagt de algemene ledenvergadering akkoord te gaan en haar decharge te geven voor het
gevoerde financiële beleid.
Besluit 5
De algemene ledenvergadering stemt in met de vastgestelde jaarcijfers 2013 en de voorgestelde
bestemming van het resultaat en verleent het bestuur decharge voor het gevoerde financiële beleid.
5. Rondvraag
Frits-Jan Edelijn vraagt wanneer NFC Index tot internationale uitbreiding overgaat. Hij herinnert
zich als oud- bestuurslid dat het de intentie was om na opbouw van een solide nationale
database internationale activiteiten te ontplooien. Venmans antwoordt dat het bestuur tijdens
het strategisch beraad tot de conclusie is gekomen dat consolidatie van de huidige basis prioriteit
heeft. De focus is op het aanpassen van de portal, behoud en werven van leden en versterken
van de onafhankelijkheid van adviseurs. NFC Index staat open voor internationale samenwerking
en ondersteunt initiatieven van andere partijen maar concentreert zich nationaal.
Christa Otten vraagt waarom NFC Index geen benchmark op duurzaamheid publiceert. Uit
onderzoek in voorgaande jaren is gebleken dat de vragenlijsten voor de benchmark op
duurzaamheid specifieke kennis vereisen. Het specialisme van NFC Index is de benchmark op
kosten en serviceniveaus. In de kringen wordt in samenwerking met gespecialiseerde
gecertificeerde adviseurs wel ingegaan op duurzaamheid. NFC Index blijft wel betrokken bij de
ontwikkeling van de vragenlijsten en vaststellen van de standaard.
7. De vergadering wordt om 16.50 uur gesloten.

Download Report