voorl notulen ALV 12 mei 2014

1
Voorlopige notulen ALV 12 mei 2014
Aanwezig: het voltallige bestuur en de leden die op de presentielijst vermeld
staan. Bericht van verhindering: Bert Huizinga, Ton de Kort, Berry
Debrauwer, Raymon van den Berg, Jan Wouters, Rien van Haperen, Anouk
van Bijnen, Janine Kortbeek, Janneke Schreuder, Joke Serraris, Bart van
Aalst, Hein Deenik, Elles de Graaff, Marcel van Mierlo, en Caroline Wellen.
1. Opening om 20.08 door de voorzitter
2. Vaststelling agenda; geen wijzigingen.
3. Ingekomen stukken en mededelingen: alleen berichten van
verhindering
4. Notulen van de ALV van 12 december: p.27: n.a.v. het punt over de
vrijwilligerscommissie licht Marian het volgende toe: wij werken nog
volgens planning; zijn bezig emailadressen in ledenlijst op te nemen om
mensen te kunnen benaderen; wij willen scholing en opleiding
organiseren voor vrijwilligers. In september gaan we een enquête
uitzetten om aan de vrijwilligers te vragen wat voor vrijwilligerswerk men
doet en of men wat anders wil doen en of men daar nog opleiding bij
nodig heeft
Wat betreft het tonen van waardering voor vrijwilligers: wij streven
ernaar om in het najaar iets te organiseren voor alle vrijwilligers. De
tijdslijn loopt goed volgens de planning.
Geert vd Brand: vermeld bij aanwezig: mensen op presentielijst en het
bestuur zijn aanwezig.
5. Stand van zaken accommodaties: Rob Janssen wijst op de turnzaal
aan de overkant van de baan die in september helemaal klaar moet zijn,
inclusief de inrichting. Met dank aan Rob Pietjouw, het gymbestuur en
Ruurd Verdam.
Het gemeentebestuur heeft het besluit genomen over de bouw van de
gymzaal, maar niet over de inrichting. PH werd een beetje aan de zijlijn
gezet tot ongeveer een half jaar geleden, toen we mochten meepraten
over inrichting: hoeveel dat zou gaan kosten en hoe we dat moesten
terugbetalen. Daar zijn berekeningen voor gemaakt met als gevolg dat de
ambtenaren op hoge huurkosten uitkwamen, wat voor Ph niet acceptabel
was. Onze insteek was om met het zittende college nog zaken te doen,
om uitstel te voorkomen en de zaak niet over de verkiezingen heen te
tillen. De constructie om een onaanvaardbaar hoge huur te vermijden was
dat PH €150.000 bijdraag, contant en via een lening. Daarmee hebben we
geweldige accommodatie gerealiseerd.
Zijn er vragen over dit proces?
Jan Kloppenburg: we laten een paar zalen achter, levert dit een
kostenbesparing op?
Ruurd Verdam: aan de overkant worden twee gymzalen gebouwd en een
turnhal. De zalen zijn ook voor de scholen, de hal is alleen voor PH. Naast
2
Voorlopige notulen ALV 12 mei 2014
deze hal moeten we nog één van de twee zalen erbij huren (voor
aanloop), maar huur van de hal en de zaal samen blijft rond het niveau
van de Lidwinazaal.
Als een turnvereniging de hal ook zou willen huren, huren ze die van de
gemeente, maar voor de installatie moeten zij dan aan ons huur betalen.
Mary vd Brand: betekent dit dat de obligaties later worden uitbetaald?
Antwoord: Nee.
Als er nog meer vragen over dit onderwerp zijn, kunnen ze ook later nog
worden gesteld. Wat betreft de accommodatie: hier is er in 2013 nog
geïnvesteerd in akoestische maatregelen, en geluidsboxen.
6. Algemeen jaarverslag 2013
Zijn hier vragen of opmerkingen over?
p.6 Rob Bravenboer: Chantal Baartse staat vermeld als Nederlands
kampioen, maar zij is geen lid meer
Dit zal worden gecontroleerd. Als zij in 2013 geen lid meer was wordt
haar naam uit deze lijst verwijderd.
Alphons Goossens: n.a.v. het vermelden van apparatuur op p. 3: Worden
de zaken van de stichting hier besproken?
Nee. De stichting is de beheersorganisatie en zaken aangaande de
stichting horen hier niet besproken te worden.
Bieneke Jansen: p.8 “Nieuw Aanbod” laatste zin van eerste alinea moet
verwijderd worden want Van sjokken naar joggen is al in 2012 opgericht.
p. 12 Jeugdatletiek
Geert vd Brand: één van de activiteiten die hebben plaatsgevonden is een
dag door de oudertrim. Ik vind het belangrijk dat er in het jaarverslag een
passage wordt opgenomen, dat er voor ouders gelegenheid is om te
trimmen tijdens de trainingen van hun kroost. Deze ouders zijn dè groep
die naam PH uitdragen en daarom moet dit fenomeen ook in jaarverslag
worden opgenomen. Oudertrim wordt georganiseerd door PH. en dus
verdient die een plaats in het jaarverslag.
Het bestuur zal hieraan gehoor geven en bedankt Geert voor deze reactie.
Rob Bravenboer heeft een algemene vraag: in het financieel verslag wordt
verenigingsondersteuning genoemd, maar daar staat niets over in het
jaarverslag. Hij zou willen weten wie wat doet.
Rob Janssen: Het betreft vooral technische coördinatie en coaching van
de trainers.
Kees van Giessen zal volgend jaar zorgen dat er een verslag van het
personeelsbeleid komt.
Frans Kortbeek licht het begrip verenigingsondersteuning toe: er zijn drie
combinatiefunctionarissen voor Move Vught, twee van hen: Mike
Wiersema en Jeroen Leenders hebben ook betaalde taken binnen onze
vereniging. Bij baanatletiek is Jeroen van Kreij als vrijwilliger werkzaam
als coördinator. Bij de afdeling Trim krijgt Raymond van den Berg een
vrijwilligersvergoeding voor technische ondersteuning. Ondersteuning
voor Raymond wordt gevormd door Joep Janssen.
3
Voorlopige notulen ALV 12 mei 2014
Rob Janssen: Technische en administratieve ondersteuning wordt
gegeven door Sportservice Noord Brabant. Kees van Giessen zorgt voor
personeelsbeleid.
Verzoek van Rob Bravenboer: breng de criteria goed in beeld in het
jaarverslag.
Geert vd Brand: het op p. 35 beheerscommissie moet zijn
beheercommissie.
Jos Hoogerhoud: op 27 punt 8 eerste opmerking “misschien was dit niet
de juiste plaats” geeft niet weer wat ik bedoelde, namelijk: controleer bij
trainers of de aangegeven tijden wel kloppen.
7. Financieel jaarverslag 2013
Ruurd Verdam: wij zijn een groot bedrijf: omzet bijna half miljoen, en dat
is veel meer dan begroot: opbrengsten vielen mee. Wat betreft
OPBRENGSTEN: contributies en subsidies vielen mee evenals de
opbrengsten va evenementen.
De externe activiteiten waren lager dan begroot, maar dat was ook zo aan
de kant van de KOSTEN, dus het blijft positief
Ook duidelijk in de plus waren de renteontvangsten van stichting, doordat
2 betalingen binnen één jaar vielen.
De opbrengsten laten voor een deel stijgende lijn zien, maar voor een
deel is dit incidenteel.
Trainingskosten zijn vanzelfsprekend ook gestegen, want meer leden
betekent meer trainers.
Zaalhuur was meer dan begroot doordat de gemeente een hogere huur
vraagt.
De afschrijvingen zijn hoger omdat materialen bij ons nog op balans
stonden zijn overgedragen aan stichting.
Specificatie kosten Clubhuis: de kosten voor inkoop zijn hoger dan
begroot, maar ook de kosten voor gas water en elektriciteit zijn hoger.
Wij verbruiken meer dan in de oude accommodatie. Voor een precies
beeld wachten we nog op een verrekening met de gemeente en stichting.
Overige kosten zijn hoger dan beraamd vanwege het nieuwe plafond, de
visuals, weliswaar medegefinancierd door de “Vrienden”, maar leveren
toch ook voor PH extra kosten op
Anne Henk Drese: nu geeft u niet duidelijk aan wat er gebeurd met de
baromzet. Kunnen we volgend jaar ook weer zo’n groot verschil van
€15.000 verwachten? Nee, want veel kosten hebben nog met de
verhuizing te maken.
Jan Kloppenburg: er wordt gezegd dat de opbrengsten van het clubhuis
zijn tegengevallen, maar dat is verklaarbaar omdat de inkomsten uit de
verhuur baan nu naar de stichting gaan.
Wat betreft stroomkosten: als er één persoon of heel weinig mensen in
het krachthonk of in de hal zijn branden alle lampen, dat zorgt voor hoge
stroomrekeningen.
Ruurd Verdam ondersteunt dat we moeten blijven letten op de kosten.
4
Voorlopige notulen ALV 12 mei 2014
Jos Hoogerhoud: de kosten van het plafond kunnen toch over aantal jaren
uitgesmeerd worden?
Ruurd Verdam: ja, maar nu hadden we meevallers en konden we het
betalen, dus het was beter om het plafond nu in één keer af te schrijven.
Gerard Kitselaar: Als we teveel reserves hebben, krijgen we problemen
met de belasting, dus kosten meteen afboeken is verstandig.
Ruurd Verdam vervolgt zijn toelichting: De obligatielening wordt vanaf het
vijfde jaar in vier jaar afgelost. We moeten jaarlijks dus €15.000
reserveren. Vorig jaar kwamen we daarop 12 mille te kort, en volgend
jaar moeten we dus nog 3 mille extra bij elkaar brengen.
BALANS:
DIVERSE VOORZIENINGEN + OVERIGE SCHULDEN betreffen o.a. gelden
die we hebben ontvangen voor bijv.
het Fieldlab, het RTC en voor guppiesport. Dat soort zaken moeten nog
betaald worden: ontvangsten hebben we gekregen, uitgaven komen nog.
“Voorraad kleding” is hoog, “vorderingen”: wij doen uitgaven voor de
combinatiefunctionarissen, maar declareren deze kosten bij de gemeente.
Vragen:
Geraldine Doggen: bij passiva de obligatielening voor €200 meer in 2012
dan bij 2013, hoe kan dat?
Ruurd Verdam: dat komt omdat er twee jeugdleden een jeugdobligatie
hebben gekocht.
Kortom: we staan er goed voor, maar laten we niet het idee hebben dat
nu de remmen los kunnen, want dat geld hebben we hard nodig.
Alphons Goossens: Waarom zijn de telefoonkosten zo sterk gestegen? Dat
heeft te maken met de kosten voor het opstarten van internet in de
nieuwe accommodatie. Deze kosten horen volgend jaar lager te zijn, want
die investeringen zijn eenmalig.
Rob Bravenboer: Kunnen wij de kosten inrichting voor de turnhal zomaar
opbrengen?
Ruurd Verdam is het ermee eens dat het een hoog bedrag is, maar we
hebben de keuze: of betalen via een hoge huur, of investeren in
apparatuur, en een gunstiger huur. Daarmee zijn we per saldo goedkoper
uit. Bovendien: we zijn nog steeds bezig met de fiscus over teruggave
BTW: zij hebben gezegd dat we recht op hebben €27.000, maar dat geld
is nog niet binnen. Ook stichting krijgt BTW geld terug en gaat dan de
lening extra aflossen. Dat geeft weer extra ruimte voor inrichting turnhal.
Bovendien komt er ook nog geld vrij uit het vermogen van de Adelaar.
Rob Janssen: de inrichtingskosten komen dus deels uit gelden die we nog
te goed hebben.
Rob Bravenboer: dit is moeilijke materie, 90 % begrijpt niet goed waar
het allemaal vandaan komt, en toch wordt van de ALV gevraagd hier
goedkeuring aan te geven.
Ruurd Verdam geeft toe dat het gecompliceerd is.
Alphons Goossens: ik proef een gebrek aan transparantie. Misschien
hadden we iets meer inzicht gehad met een betere voorlichting over de
voors en tegens.
5
Voorlopige notulen ALV 12 mei 2014
Ruurd Verdam: met de hoge jaarlijkse huur zouden we duurder uit zijn en
de middelen voor de investering zijn / komen beschikbaar. Het heeft geen
zin om het hele verloop van de onderhandelingen naar buiten te brengen.
Jos Hoogerhoud: wat betreft de reserveringen voor de obligatielening:
reservering vorig was €3000, dit jaar het hele bedrag van €15.000. Wat
ga je doen met die 9000?
Ruurd Verdam: die gaan naar het eigen vermogen, maar de middelen
worden straks gebruikt om de lening af te lossen.
Jos Hoogerhoud: heb je enig idee wanneer de BTW teruggave uit de
pijpleiding komt?
Ruurd Verdam. Nee, maar we gaan er achter aan.
Rob Bravenboer.
Het gaat mij erom dat het bestuur verantwoording schuldig is aan
ledenvergadering. Dat moet het uitgangspunt zijn, als wij straks
goedkeuring moeten geven.
Rob Janssen: wij willen niet bewust niet transparant zijn. Wij zoeken naar
een manier om helder te maken hoe het proces gegaan is. Is het een idee
om daar met een afvaardiging van belangstellenden daar een avond over
te praten?
Maria Dooyenburg: maar Ruurd Verdam’ s woordenbrij camoufleert.
Jan Kloppenburg: het is toch prima zoals het is: wij moeten vertrouwen
hebben in het bestuur.
Anne Henk Drese: ik denk dat we dit moeten afsluiten en het bestuur
vertrouwen moeten geven met als aantekening dat volgende keer iets
helderder moet worden verwoord.
Rob Janssen: zijn er verder nog vragen: Jan Kloppenburg heeft geen
vragen meer.
8. Verslag kascommissie
Rick van Peeren brengt verslag uit:
Geachte leden,
Op 8 mei 2014 heeft de kascommissie van Prins Hendrik,
bestaande uit Cees Koenders, Bart van Aalst en Rick van Peeren
namens de Algemene Leden Vergadering de jaarlijkse controle
uitgevoerd van de financiële administratie van Prins Hendrik in
aanwezigheid van Gerard Kitslaar, namens het bestuur. Tijdens de
controle zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. Daarom stelt
de kascommissie voor om het bestuur, in het bijzonder de
penningmeesters Ruurd Verdam en Gerard Kitslaar, decharge te
verlenen voor het gevoerd financiële beleid over het jaar 2013.
Getekend namens de kascommissie: Rick van Peeren.
Ruurd Verdam voegt hieraan toe: dank aan Gerard die veel werk
verricht heeft.
6
Voorlopige notulen ALV 12 mei 2014
9. (eventueel) Benoemen leden kascommissie: Bart van Aalst is
aftredend. Het voorstel om hem opnieuw te benoemen wordt algemeen
aanvaard.
10. Rondvraag:
Elsa van Rooij: als de turnaccommodatie straks open is, hoe gaat het dan
met openingstijden van de kantine?
Frans Kortbeek: Wij kijken met belangstelling uit, welke invloed dit zal
hebben op openingstijden. De afd. Gym belooft actief mee te denken.
Mary vd Brand: misschien met behulp van een pool van vrijwilligers?
Jan Kloppenburg: tot op heden was het moeilijk vrijwilligers te vinden.
Alphons Goossens: er zijn nogal wat kaartmiddagen, en middagen dat er
kinderen aanwezig zijn. Het zou het lucratief zijn om de kantine dan open
te stellen. Dit moet een ruimte worden waar meer inkomsten uit kunnen
worden binnengehaald.
Josien Rutjes: Als de nieuwe turnaccommodatie in gebruik wordt
genomen, heeft dit dan gevolgen voor contributie:
Ruurd Verdam: tot nu toe was dit niet nodig en ook nu weer hopen wij
dat dit niet nodig zal zijn,
Leo van den Broek: misschien een artikel in Kangoeroebode met oproep
om zuiniger om te gaan met energie?
Rob Janssen: een artikel alleen zal niet voldoende zijn, maar is wel een
mooi begin.
Jan Kloppenburg geeft toe dat het verantwoord omgaan met materialen
wel beter gaat.
Elsa van Rooij: hoe is het mogelijk dat de hal door maar twee mensen
gebruikt wordt?
Frans Kortbeek: de hal kost net zoveel als hij leegstaat als wanneer hij
gebruikt wordt, op energiekosten na. Doel is natuurlijk dat er meer
mensen in trainen.
Jos van Limpt: zijner al een openingsdatum en -activiteiten bekend?
Rob Pietjouw: De accommodatie wordt op 14 juni opgeleverd, dan moet
er een vloer gelegd worden, zodat we waarschijnlijk de eerste weken van
het nieuwe seizoen daar nog niet kunnen trainen. Waarschijnlijk zal in
september/oktober de opening plaatsvinden met een wedstrijd.
11. 21.35 sluiting De voorzitter nodigt iedereen uit voor een drankje.

Download Report