NOTULEN en VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING BADMINTON VERENIGING HOUTEN dd. 9 oktober 2014 Inclusief Bijlagen Notulist: Jaap Rebel (Secretaris BVH) NOTULEN en VERSLAG van de Algemene Leden Vergadering BV Houten 9 oktober 2014 Inhoudsopgave: 1. 2. 3. 4. 5. Opening en bepalen quotum – blz.3 Vaststellen agenda – blz.3 Mededelingen en ingekomen stukken – blz.3 Vaststellen en goedkeuren notulen ALV oktober 2013 – blz.4 Terugblik afgelopen jaar – blz.4 (bestuur, beleidsstuk, Seniorencommissie, Jeugdcommissie, facilitaire commissie) 6. Secretariaat – blz. 9 (Ledenadministratie, communicatie) 7. Financiële commissie – blz. 10 (penningmeester, Kascommissie, Sponsoring) 8. Rondvraag – blad.12 9. Sluiting – blz.12 10. Actiepunten lijst – blz. 13 11. Vacature lijst – blz. 14 12. Inhoudsopgave bijlagen – blz. 16 13. Bijlagen 1 t/m 11 – blz. 16 t/m 33 2 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) 1. OPENING EN BEPALEN QUOTUM Peter van der Wens, bestuursvoorzitter van BV Houten, opent de vergadering Aanwezig zijn: 1. Het Bestuur: Peter van der Wens (voorzitter), Ger Meijer, Leonie Rietveld, Roel Deckers, Jaap Rebel (notulist) 2. Leden: Jeanet Kuik, Fred Steenbergen, Liesje Lemckert, Dhr. E. Greve, Mick Zwart, Frank Kneefel, Jan Bessems, Dennis van Putten, Wouter Kil, Rinske Rebel, Martin Monfils, Peter van Wijk, Eliane Holland, Michel de Weers, Wout de Vries, Edwin Verstege en Simone Verstege-Boskamp Het aantal leden bedraagt op het moment van de vergadering 204, zodat het Quotum (10% van het totale ledenaantal), nodig om de vergadering te kunnen houden, gehaald is. Afwezig met kennisgeving zijn: Robbert Bessems, Tanja Brueckman, Esther Zewald, Eric Mulder, Peter Wilson en Johan Bredenbeek 2. VASTSTELLEN AGENDA Door de leden worden geen extra punten toegevoegd aan de agenda, zodat deze ongewijzigd zal worden gevolgd. 3. MEDEDELINGEN EN INGEKOMEN STUKKEN De volgende mededelingen worden door de voorzitter gedaan: A. De Grote Clubactie. De Grote Clubactie wordt gecoördineerd door Maaike Hoogland en loopt op dit moment, maar heeft nog niet gebracht wat het bestuur op het oog heeft. De inkomsten blijven achter bij het doel: op het moment van de vergadering waren 77 loten verkocht, waarbij het doel is 200 loten te verkopen. Na afloop van de actie moet geëvalueerd worden hoe er in de toekomst mee wordt omgegaan: a. Dit jaar is gekozen voor betaling via de computer, waarbij de kopers zelf het initiatief moeten nemen hier actie in te ondernemen. b. Een andere vorm is het rondgaan met boekjes, waarbij het initiatief ligt bij clubleden. B. Clubshirts: JB en de vertegenwoordiger van BTTS zijn in samenspraak met GM bereid nieuwe clubshirts aan te schaffen Het beheer hiervan heeft vorig jaar bij GM gelegen, maar is niet verenigbaar met zijn taken als penningmeester. 3 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Op de vraag wie van de vereniging wil zich belasten met de controle, uitgifte en beheer van de clubshirts, reageert Mick Zwart positief. Zij zal met GM en de vertegenwoordiger van BTSS contact leggen. RR: Is het een verplichting om jaarlijks nieuwe shirts aan te schaffen? Antwoord van de voorzitter: dit is niet het geval, er is geen verplichting om elk jaar nieuwe kleding te kopen. Maar als er zich leveringsproblemen voordoen in het tweede jaar en/of om te voorkomen dat sponsors, die slechts voor één jaar betalen, langer op het shirt blijven staan, is aanschaf wel van toepassing. C. Vrijwilligersuitje: Ondanks dat het Vrijwilligersuitje geruime tijd op de agenda van het bestuur staat is het niet gelukt een uitje te regelen. Leden die in het verleden hebben meegeholpen, hebben door verschillende oorzaken de eer aan anderen moeten laten. Vraag aan alle leden: Wie wil meehelpen het vrijwilligersuitje te organiseren en te realiseren? Actiepunten: Bestuur gaat na afloop van de Grote Clubactie een evaluatie houden. Aan alle leden wordt gevraagd wie mee wil helpen bij het vrijwilligersuitje. 4. VASTSTELLEN EN GOEDKEUREN NOTULEN ALV 2013 In de notulen staat de samenstelling van het seizoen 2013 – 2014 niet goed weergegeven. Het verslag van Rob Banse zal moeten worden aangepast door de secretaris. JB zal het formulier met de juiste tekst aanleveren. Actiepunten: Jan Bessems levert de correcte lijst van het seizoen 2013-2014 in bij de secretaris. De secretaris, Jaap Rebel, zal de notulen corrigeren Na deze toezegging worden de notulen goedgekeurd door de leden van de vergadering onder dankzegging aan Leonie Rietveld (notulist 2013). 5. TERUGBLIK AFGELOPEN JAAR A. Nieuw Bestuur: officiële presentatie Sinds vorig jaar is er een nieuw bestuur gevormd. Dit zorgde voor een andere vorm en ook was het in het begin wennen aan elkaar. Iedereen had zijn eigen verwachtingen en stijl, maar dat heeft zich nu gestabiliseerd en er kan gezegd worden dat er binnen het bestuur goed wordt samengewerkt. De nieuwe bestuursleden waren vanaf het begin onder de indruk van de veelheid van onderwerpen waar het bestuur tegenaan loopt. 4 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) De twee belangrijkste onderwerpen die het afgelopen jaar behandeld zijn, zijn: 1. De opbouw van het bestuur naar aanleiding van het nieuwe organogram (zie Bijlage 1): - Peter van der Wens: voorzitter - Ger Meijer: penningmeester - Jaap Rebel: secretaris - Leonie Rietveld: Algemeen bestuurslid – faciliteiten commissie - Roel Deckers: algemeen bestuurslid – Jeugd commissie - 2 vacatures (w.o. senioren commissie) 2. Het beleid Het afgelopen jaar is veel aandacht besteed aan het beleid en is er een beleidsstuk geschreven.(zie 5b) Met betrekking tot het bestuur wordt aan de verenigingsleden gevraagd wie in het bestuur wil meedoen om de twee vacante plekken op te vullen. Idee vanuit de leden: Aanwezige spelers op dinsdag- en woensdagavond hierop aanspreken. Naast het bestuur hebben ook een aantal leden vrijwillig een grote bijdrage geleverd door allerlei zaken op zich te nemen. Het bestuur dankt iedereen voor al hun inspanningen. Ten aanzien van de trainers: Het bestuur heeft er bewust voor gekozen om de nieuwe Hoofdtrainer alle vrijheid te geven die hij nodig heeft om zijn ideeën uit te werken, ook al kan dat op weerstand stuiten. JB. kan dus op voorhand, samen met zijn team, zijn lijnen uitzetten, bekend maken en uitvoeren. Uiteraard zal jaarlijks een evaluatie plaatsvinden tussen bestuur en trainer(s). Met betrekking tot Lennart Pol kwam de vraag waarom hij is gestopt met zijn bestuurstaken. Reden is dat het voor hem lastig werd om tijd vrij te maken om zijn afspraken na te komen. Hierdoor heeft hij zelf gekozen om met het bestuurswerk te stoppen. B. Beleidsstuk Met betrekking tot het beleidsstuk kon worden gemeld dat de essentie van het nieuwe beleid al in de ingelaste ALV van maart aan de orde is geweest en er vanaf dat moment slechts op details veranderingen heeft plaatsgevonden. Enkele kernpunten in het beleid zijn: 1. Transitie van Jeugd naar Volwassenen 2. Gezondheid van BVH met betrekking tot het aantal leden (ledenwerfacties) 3. Leden actief maken en betrekken bij de vereniging (hoe meer leden, hoe lichter werk) MdW: Waar is het beleid te vinden? De presentatie die in maart gehouden wordt, is te vinden op de site. 5 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) C. Verslag Seniorencommissie (Seniorencompetitie) Het verslag van de Seniorencommissie Competitie door Simone Verstege-Boskamp en Edwin Verstege (CCP-V) is terug te vinden in Bijlage 2. Aan het eind van het verslag maakte Simone bekend dat zij haar functie gaat neerleggen en de functie van CCP’er vacant zal stellen. De penningmeester maakte daarbij de volgende belangrijke opmerking: “Zonder CCP’er mag BVHouten niet aan de competitie meedoen. “ Het is dus van het grootste belang dat iemand van de vereniging deze taak op zich gaat nemen! Simone en Edwin bedankt voor jullie inzet. D. Verslag Senioren (Voor- en Najaarscompetitie) Het verslag van de Seniorencommissie Voor- en Najaarscompetitie door Johan Bredenbeek is terug te vinden in Bijlage 3. Bij afwezigheid van JB. Werd de tekst voorgelezen door de secretaris E. Verslag Jeugdcommissie (Juniorencompetitie) Het verslag van de Jeugdcompetitie door Peter van Wijk (CCP-J) is terug te vinden in Bijlage 4. Na het verslag gaf Peter de volgende alarmerende melding: Er moet gezorgd worden dat er voldoende spelers in de teams zijn opgenomen. Het komt voor dat er met veel kunst en vliegwerk het vereiste aantal spelers per wedstrijd wordt bereikt. Lukt dit niet, dan kan de vereniging een boete verwachten. Tijdens de trainingen moet er meer aandacht zijn voor het enthousiast maken van jongen spelers om mee te doen aan wedstrijden. Dit is niet alleen een taak voor de trainers, maar ook voor de ouders om hun kinderen te stimuleren mee te gaan. De Jeugdcommissie: Roel Deckers (bestuurslid) zal samen met Rinske Rebel de commissie gaan opbouwen. Daarvoor zijn al een groot aantal leden enthousiast gevonden om deze kar te trekken. Ideeën zijn er genoeg en nu is het zaak om woorden in daden om te zetten. Het bestuur is blij en trots dat deze groep leden zich zo willen inzetten voor de vereniging. F. Verslag Faciliteiten commissie Het verslag van de Faciliteitencommissie door Jeanette Kuik (Accommodatie), Jan Bessems (HoofdTrainer), Frank Kneefel (Jeugdtrainer) en Mick Zwart (Ledenadministratie) zijn terug te vinden in Bijlage 5, 6, 7 en 8. 6 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) 1. Accommodatie (Bijlage 5 ): In mei is de zaalhuur opnieuw aangevraagd conform wensen van BV Houten Alleen op zondag 21 december is deze gewijzigd in zaterdag 20 december als gevolg van een Darttoernooi georganiseerd door Eddie. Aan het begin van het seizoen is de eerste twee weken uitgeweken naar De Wetering. Het was de bedoeling om de Molenwiek ook in de zomermaanden te huren. Op advies en ingrijpen van JK is dit niet doorgegaan, omdat de vrees bestond dat de baten de kosten niet zouden dekken. Immers, er waren al verschillende leden die gebruik maakten van het Racket Centrum en de kans dat die naar de Molenwiek zouden gaan was vermoedelijk klein. Advies voor volgend jaar: ruim van tevoren beslissen wat we in de zomermaanden gaan aanbieden en de leden op tijd informeren. In het voorjaar is het “één-keer-stuiteren-mag”- toernooi georganiseerd o.l.v. Martin Monfils. Ook in het voorjaar werden de clubkampioenschappen gehouden. De vraag komt hierbij op wanneer in het vervolg de kampioenschappen gehouden moeten worden: in het weekend of op de avonden? - Het weekend: Voordeel is dat je te maken hebt met één gebeuren en dat geeft een saamhorigheidsgevoel. Nadeel is dat er extra zaalhuur moet plaatsvinden. - Door de weeks: Meer clubleden worden bereikt. Voorstel is om via een enquête aan de verenigingsleden te vragen waar de voorkeur ligt. Aan het eind van het verslag maakte Jeanet bekend dat zij door persoonlijke omstandigheden haar functie gaat neerleggen en de functie van commissielid vacant gaat stellen. “Zonder zaalhuur is er überhaupt geen badminton mogelijk, dus invullen van deze functie is van groot belang voor BVHouten” Aan de verenigingsleden de vraag wie zich beschikbaar wil stellen voor deze taak. Zelf gaf zij aan dat het in mei stressvol werken is, maar dat de andere maanden wel mee vallen (meer controle dan regelen). Belangrijk is dat wensen ruim van tevoren moeten worden doorgegeven. Na afloop van de presentatie gaf de voorzitter nog aan dat de vereniging veel dank (en een bloemetje) verschuldigd is aan Jeanet Kuik voor haar jarenlange inzet voor de vereniging. Jeanet bedankt voor je inzet. De voorzitter: Extra punten op het gebied van facilitaire zaken werd onder de aandacht gebracht: - Eddie’s was en is een sportcafé. Dit is als zodanig bevestigd door de gemeente. 7 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) - Eddie heeft echter in een overleg met de gemeente laten weten geen sportcafé, maar horeca genoemd te willen worden. Dit betekent dat hij meer vrijheid heeft om de kantine open te stellen op die momenten die hij goed acht. Om Eddie aan zijn contract te houden worden de leden gevraagd om scherp in de gaten te houden, wanneer Eddie dicht is op momenten dat hij open moet zijn en dit (mbv. Foto’s en datum) door te geven aan de gemeente. Onze huur is gebaseerd op een sporthal-mét-kantine. Mocht Eddie volhouden, dan behoudt de vereniging het recht voor, om achterop de kantine een koffiecorner te maken en gebruik te maken van de EHBO-ruimte voor koffie. Het bestuur zal dan formeel reageren naar de gemeente en de huur ter sprake brengen tbv. Huur-zonderkantine. Een koffiezetapparaat op de zondagochtend voor de vroege vogels mag dus. Klachten over de ruimtes(schoonmaak, douches, lampen, e.d. ) kunnen gemeld worden bij de gemeente via mailadres: [email protected] Een korte toekomstschets werd gegeven over de mogelijkheid meer zaalruimte te huren: Het is de bedoeling dat over een tijd de Handbalvereniging een eigen hal krijgt. Als dat er komt, zal de Basketbalvereniging uit de Molenwijk vertrekken naar een eigen locatie en komt er voor de Badmintonvereniging meer ruimte. Het wachten is op de financiële basis om dit plan tot uitvoer te brengen. De gemeente is in ieder geval voor het project. 2. Trainersstaf: a. Jan Bessems: (Hoofdtrainer) (Bijlage 6) Jan Bessems maakte een aparte opmerking bij de strofe “waar haal ik de stof vandaan”. Hij gaf te kennen dat hij een enquête heeft opgestuurd naar de competitiespelers met de vraag wat zij zouden willen en daar slechts door 6 mensen op gereageerd is. Dit vindt hij jammer. JK: Ik wil twee opmerkingen maken: 1. Ik vind het onaanvaardbaar dat er een team is van 3 heren en 4 dames. Gezien hun leeftijd moeten zij veel spelen om hogerop te blijven gaan en nu wordt die mogelijkheid hen ontnomen. Hoe gaat dit volgend jaar? 2. Ik heb er bezwaar tegen dat leden van buitenaf hoger zijn ingedeeld dan ‘oude’ leden van de vereniging. De eigen mensen zijn daarvan de dupe. Ook hier de vraag hoe dit in het vervolg zal worden benaderd? Bestuur: Jan Bessems, Frank Kneefel en Leonie Rietveld zullen een overleg plannen waarin deze punten voor het nieuwe seizoen meegenomen zullen worden. Doel is om hiervoor regels op te stellen en vast te leggen. 8 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) b. Frank Kneefel (Jeugdtrainer) (Bijlage 7) 3. Shuttlebeleid: Leonie Rietveld geeft het volgende aan: Shuttlegebruik is een hoge post op de begroting: Voor het seizoen 2013/2014 was € 4500,- begroot, de realisering is echter € 7000,-. Het doel van het shuttlebeleid is om de kosten van het gebruik van shuttles zo laag mogelijk te houden, dat wil zeggen zo spaarzaam mogelijk om te gaan met de shuttles. Hierdoor zal vanuit het bestuur, in overleg met de trainers, het shuttlebeleid worden geëvalueerd en op papier gezet ten behoeve van de komende seizoenen. JB: Ik heb doorgerekend hoeveel shuttles we nodig hebben en ruim gemeten zal er 1/3 overblijven van wat er is ingekocht. Deze meevaller is reeds opgenomen in de begroting. Actiepunten: Jaarlijkse evaluatie Bestuur - Trainers Ouders en trainers stimuleren de jeugdleden mee te doen met de competitie. De wens om gebruik te maken van de zaal tijdens de zomermaanden, (incl. langetermijnbeleid) ruim van tevoren gereed hebben. Enquête m.b.t. de clubkampioenschappen opstellen en uitvoeren Overleg Jan Bessems, Frank Kneefel en Leonie Rietveld betreffende de teamindelingen in de toekomst. 6. 1. SECRETARIAAT Ledenadminstratie (Bijlage 8 ): Samengevat kan gezegd worden dat het aantal leden niet noemenswaardig is geslonken ten aanzien van 2013. Voor de cijfers verwijs ik naar de bijlage (JR). De activiteitenmarkt. Mick geeft aan dat de markt voor 3 à 4 nieuwe meldingen heeft gezorgd. Zij pleit ervoor om elk jaar te blijven meedoen, omdat dit positieve reclame oplevert voor de vereniging. Zij roept trainers en ouders op hun kinderen te stimuleren tijd vrij te maken om mee te helpen op de markt. Met name de aanwezigheid van jeugd werkt stimulerend. (Jaarlijks) probleem is dat de activiteitenmarkt samenvalt met het warming-up toernooi. Met betrekking tot de mogelijkheid tot financiële ondersteuning voor het lidmaatschap worden de volgende twee regelingen onder de aandacht gebracht: - De U-pas: de pas geeft het recht op een korting op het lidmaatschap - Jeugdsportpas: deze regeling zorgt ervoor dat het gehele lidmaatschap wordt betaald door het fonds en direct wordt overgemaakt aan de gemeente. 9 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Ook rackets, kleding en ander materiaal worden hier onder gerekend. Op de site van Badminton Vereniging Houten is de eerste regeling al terug te vinden. Ger Meijer en Jaap Rebel zullen zorgen dat de tweede regeling hier ook op komt te staan. Ten aanzien van het inschrijfformulier merkt Mick op dat deze is verouderd en niet meer van toepassing is op de huidige tijd. Zij zal daartoe samen met Ger Meijer het inschrijfformulier evalueren en opnieuw opstellen. Een punt van aandacht is de aanwezigheid van nieuwe en oud-leden die ’s avonds mee komen spelen. De regel is dat zij twee keer in een jaar de mogelijkheid hebben om mee te spelen of te ‘proeven’ aan badminton, maar daarna contributie moeten betalen. Het Bestuur is bezig om te kijken of er een aanbod op maat gemaakt kan worden voor deelnemers die wel graag willen spelen, maar geen lid willen worden. Het pasjessysteem (het afhangen van een kaartje met pasfoto) zal door het bestuur worden geëvalueerd. 2. Communicatie Dennis van Putten is een aantal jaren actief als beheerder van de Website en ‘t Meppertje en tegenwoordig Facebook. Het laatste jaar doet hij dat in samenwerking met Eline Bootsma. Door omstandigheden zal het voor hem echter steeds moeilijker worden volledige aandacht te besteden aan deze activiteiten en hij heeft dan ook besloten zijn functie neer te leggen. Eline zal zijn taken overnemen, maar wil niet alleen. Ook hier weer de vraag wie bereid is mee te werken? Dennis bedankt voor al je arbeid. Actiepunten: Ger Meijer en Jaap Rebel zullen zorgen dat de regeling Jeugd-sportpas op de site van BVH komt te staan. Ger Meijer en Mick Zwart gaan het inschrijfformulier evalueren en aanpassen. Het bestuur gaat het pasjessysteem evalueren. 7. DE FINANCIËLE COMMISSIE A. Verslag van de Penningmeester: (Zie: Bijlage 9) In het algemeen zijn de drie zwaarste posten voor de begroting jaarlijks de zaalhuur, de kosten van de trainersstaf en het gebruik van shuttles. Daarnaast bestond de vrees dat de vereniging steeds minder leden zou krijgen, wat ook zou drukken op de inkomsten. 10 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) De realisatie van de begroting van seizoen 2013 – 2014 stemt tot echter tevredenheid. Als gevolg van de noodzakelijke contributieverhoging die bij de ALV van oktober 2013 door de leden werd goedgekeurd en het gelijk blijven van het totaal aantal verenigingsleden heeft de realisatie de vereniging een positieve balans opgeleverd, waardoor het eigen vermogen weer iets is gestegen (van € 5000,- naar € 6000,-). Het gevolg is ook dat de contributie dit jaar niet zal stijgen en de bondskosten verlaagd zullen worden. De teruggaaf van contributie, zoals dat vorig jaar door de penningmeester is benoemd, is echter niet aan de orde: deze teruggaaf was gekoppeld aan een groei van leden, waarvan dus geen sprake is. STEMMING: Voorstel voor komend seizoen: 1. In een team waarin verwacht wordt dat je twee keer komt trainen, betaal je ook voor twee keer, ook al kan je door omstandigheden slechts één keer per week. 2. In een team waar je niet twee keer hoeft te trainen betaal je naar het aantal keren dat je vrijwillig komt trainen. De trainers geven aan bij welke teams het twee-keer-per-week principe geldt en bij welk teams niet. Het voorstel wordt UNANIEM aangenomen. Na afloop van de presentatie geeft Ger te kennen formeel de positie van Penningmeester vacant te zetten, omdat zijn termijn van 3 jaar per september 2015 voorbij is. Hij stelt zichzelf wel weer verkiesbaar, maar andere leden worden opgeroepen om na te gaan of zij zichzelf kandidaat willen stellen. B. Verslag van de Kascommissie (Zie: Bijlage 10) De kascommissie bestaat uit Elianne Holland en Vincent van Zutphen. Door omstandigheden is het niet gelukt op tijd een verslag te presenteren. Elianne geeft wel weer dat zij Ger complimenten moet geven over de inzichtelijkheid van alle financiële activiteiten en zij ziet geen reden tot afkeuring van de begroting en het financieel beleid. Als het officiële verslag is geschreven zal dit worden aangekondigd en op de site worden gezet. C. Verslag van de Sponsorcommissie Het verslag van de Sponsoring door Tanja Brueckmann is terug te vinden in Bijlage 11. Bij afwezigheid van TB. werd de tekst voorgelezen door de secretaris Aan het eind van het verslag is duidelijk dat Tanja door persoonlijke omstandigheden haar functie wil neerleggen en de functie van Commissielid Sponsoring vacant zal stellen. En ook hier geldt: geen sponsors is geen club! 11 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Als bestuur betreuren wij haar keuze en vragen leden van de vereniging haar te willen ondersteunen met haar werkzaamheden. De concrete steun in meer tijd en handen kan haar mogelijk helpen haar keuze terug te draaien. Het bestuur zal haar uitnodigen om hierover te praten. Actiepunten: Geen verhoging van de contributie voor seizoen 2014-2015 Verlagen van de Bondskosten Verslag Kascommissie Bestuur nodigt TB. uit voor overleg over het Sponsorbeleid en de uitvoering daarvan. 8. RONDVRAAG JB: Wat wordt er van ons gevraagd door Kidslodge? Hoe wordt dit georganiseerd? Het kost de vereniging 50 à 60 euro per uur aan zaalkosten, trainerskosten, materiaalkosten e.d. WK: Wat is de vergoeding als hij met Kidslodge meewerkt? Antwoord: Als er wordt meegewerkt aan Kidslodge wil de Penningmeester graag een begroting zien waarin alle kosten zijn opgenomen. MM: Willen wij meewerken met RacketLon om nieuwe kinderen / aspirant-leden binnen te halen? Antwoord: Ja, FK: Hoe zit het met de BHV, de EHBO en de beschikbaarheid van een AED? Dit naar aanleiding van een reanimatie in het voorjaar van één van onze leden. Antwoord: Er komt geen EAD, want de gemeente voelt zich niet verplicht om er één voor de Molenwiek aan te schaffen. Wat de EHBO en BHV betreft: Jaap Rebel (secretaris) zal hier een voorstel voor doen. STEMMING: Statuten Voorzitter: Op vorige ALV’s zijn nieuwe gewijzigde Statuten goedgekeurd, waarin oude begrippen en dergelijke zijn aangepast aan de huidige tijd. Door omstandigheden is die goedkeuring nooit in de notulen terechtgekomen. Om de statuten te laten arresteren door de notaris is een verslag van een ALV nodig als Bewijs van Akkoord door de leden. Hiervoor brengt de voorzitter de verandering van de statuten opnieuw ter stemming en wordt gevraagd of de leden deze goedkeuren of niet. Het voorstel wordt UNANIEM aangenomen. Actiepunten: Voorstel voor EHBO- en BHV-beleid (Jaap Rebel) 9. SLUITING 21.55 UUR 12 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) 10. ACTIEPUNTENLIJST: 1. Naar aanleiding van de mededelingen en ingekomen stukken: - Bestuur gaat na afloop van de Grote Clubactie een evaluatie houden. Aan alle leden wordt gevraagd wie mee wil helpen bij het vrijwilligersuitje. 2. Naar aanleiding van het vaststellen en goedkeuren van de notulen van de ALV van 2013: - Jan Bessems levert de correcte lijst van het seizoen 2013-2014 in bij de secretaris. De secretaris, Jaap Rebel, zal de notulen corrigeren. 3. Naar aanleiding van de Terugblik op het afgelopen jaar: - Jaarlijkse evaluatie Bestuur - Trainers Ouders en trainers stimuleren de jeugdleden mee te doen met de competitie. De wens om gebruik te maken van de zaal tijdens de zomermaanden, (incl. langetermijnbeleid) ruim van tevoren gereed hebben. Enquête m.b.t. de clubkampioenschappen opstellen en uitvoeren. Overleg Jan Bessems, Frank Kneefel en Leonie Rietveld betreffende de teamindelingen in de toekomst. 4. Naar aanleiding van het Secretariaat - Ger Meijer en Jaap Rebel zullen zorgen dat de regeling Jeugdsportpas op de site van BVH komt te staan. Ger Meijer en Mick Zwart gaan het inschrijfformulier evalueren en aanpassen. Het bestuur gaat het pasjessysteem evalueren. 5. Naar aanleiding van Financiële commissie - Geen verhoging van de contributie voor seizoen 2014-2015 Verlagen van de Bondskosten Verslag Kascommissie Bestuur nodigt TB. uit voor overleg over het Sponsorbeleid en de uitvoering daarvan 6. Naar aanleiding van de Rondvraag: - Voorstel voor EHBO- en BHV-beleid (Jaap Rebel) 13 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) 11. VACATURE-LIJST Vacature 1. Bestuur: Algemeen lid 2. Bestuur: Volwassenen commissie 3. Bestuur: Penningmeester 4. CCP volwassenen 5. Commissielid voor- en najaarscompetitie 6. Vrijwilligersuitje 7. Accommodatie 8. Sponsoring 9. Communicatie Huidig of voorgaand lid Lennart Pol Beschikbaar ? ? Ger Meijer Simone VerstegeBoskamp en Edwin Verstege Ger Meijer Johan Bredenbeek Esther Zewald Jeanette Kuik Tanja Brueckmann Dennis van Putten en Eline Bootsma Faline Zomer ? ? ? Eline Bootsma ? ? Groen: Vacature opgevuld (zie: beschikbaarheid) Zwart: Bestaande vacature 14 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) BIJLAGEN bij de ALGEMENE LEDENVERGADERING BADMINTONVERENIGING HOUTEN dd. 9 oktober 2014 15 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) INHOUDSOPGAVE BIJLAGEN Bijlage 1: Organogram Badmintonvereniging Houten – blz. 17 Bijlage 2: Verslag van de Seniorencommissie Competitie door Simone Verstege-Boskamp (CCP-V) – blz. 18 Bijlage 3: Verslag van de Seniorencommissie Voor- en Najaar competitie door Johan Bredenbeek – blz. 19 Bijlage 4: verslag van de Juniorencompetitie door Peter van Wijk (CCP-J) – blz. 20 Bijlage 5: Verslag van de Faciliteitencommissie, gedeelte accommodatie, door Jeanette Kuik – blz. 21 Bijlage 6: Verslag van de Faciliteitencommissie, gedeelte trainers, door Jan Bessems – blz. 22 Bijlage 7: Verslag van de Faciliteitencommissie, gedeelte Jeugdtrainers, door Frank Kneefel – blz. 25 Bijlage 8: Verslag van het Secretariaat, gedeelte ledenadministratie, door Mick Zwart – blz. 27 Bijlage 9: Verslag van de Financiële Commissie, gedeelte penningmeester, door Ger Meijer – blz. 28 Bijlage 10: Verslag van de Kascommissie, door Eliane Holland en Vincent van Zutphen – blz. 31 Bijlage 11: Verslag van de Financiële Commissie, gedeelte sponsoring, door Tanja Brueckmann – blz. 32 16 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 1: Organogram Badmintonvereniging Houten BESTUUR BADMINTONVERENIGING HOUTEN Leden adm. Mick Zwarts Secretaris Jaap Rebel Comm/ website Dennis v Putten Eline Bootsma Voorzitter Peter v/d Wens Penningmeeste r Ger Meijer Sponsorcommiss ie Tanja Brueckmann Kascommissie wisselt per jaar Alg. bestuurslid Leonie Rietveld Faciliteiten commissie Commissie lid Jeanet Kuik Trainers staf Trainer(s) Senioren Jan Bessems Trainer(s) Junioren Frank Kneefel Alg.bestuurslid Roel Deckers Algemeen bestuurslid Jeugd commissie Commissie lid Rinske Rebel Commissie lid Activiteiten CCP Junioren (Competitie leider) Peter van Wijk Senioren commissie Commissie lid Beleid Commissie lid Activiteiten CCP senioren (Competitie leider) Simone en Edwin Versteege Competitie leider Recreanten Johan Bredenbeek Kader leden: Dennis, Rinske, Mark, Renske, Bo, Martin, Robbert, Marieke, Leonie Algemeen bestuurslid Zwart: De bestaande leden Rood: Vacature 17 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 2: Verslag van de Seniorencommissie Competitie door Simone Verstege-Boskamp (CCP-V) Competitie Senioren BV Houten 2013-2014 Houten Houten Houten Houten Houten Houten Houten Houten Houten 1 2 3 4 5 6 7 8 M1 3e Divisie 4e Divisie 4e Divisie 1e Klasse 1e Klasse 1e Klasse 3e Klasse 3e Klasse Mannen 1e Klasse 8e 6e 8e Beste 2e 5e 8e 2e 3e 2e Degradatie Gehandhaafd Degradatie Gepromoveerd Gehandhaafd Degratatie Gepromoveerd Vervallen Gepromoveerd 26 invalbeurten met 13 invallende spelers. 8 spelers hebben de club verlaten 13 spelers hebben de club versterkt Competitie Senioren BV Houten 2014-2015 Na speelronde 3 Houten Houten Houten Houten Houten Houten Houten Houten Houten 1 2 3 4 5 6 7 M1 M2 4e Divisie 4e Divisie Hoofdklasse Hoofdklasse 1e Klasse 2e Klasse 2e Klasse Mannen Hoofdklasse Mannen 2e Klasse 1e 7e 2e 7e 6e 5e 8e 6e 8e Promotie Degradatie Handhaven/Promotie Degradatie/Handhaven Handhaven Handhaven Degradatie Handhaven/Degradatie Geen degradatie mogelijk 6 invalbeurten met 5 spelers Na dit seizoen stoppen wij met CCP i.v.m. de verwachting van een kleine, hiervoor zoeken wij een vervanger… Het eerste seizoen zullen we helpen bij de overgang. 18 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 3: Verslag van de Seniorencommissie Voor- en Najaar competitie door Johan Bredenbeek M.b.t. de NaJaarCompetitie kan ik melden dat er, anders dan voorgaande jaren, dit jaar 1 team mee doet. Het team van Bert van Kuilenburg. De wedstrijden hiervoor zijn net begonnen. De inschrijfformulieren voor de VoorJaarCompetitie 2015 zijn ook weer binnen. Ik verwacht dat hier weer 3 teams aan mee gaan doen. Het is de bedoeling dat mijn organisatorische taken voor de NJC/VJC door iemand anders worden overgenomen. Hier is over gesproken met Faline Zomer. Zij zal dit (met begeleiding van mij) vanaf de VJC 2015 op zich pakken. 19 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 4: Verslag van de Juniorencompetitie door Peter van Wijk (CCP-J) Joke van Leeuwen heeft haar werkzaamheden overgedragen aan Peter van Wijk. Het afgelopen jaar gingen 4 teams op voor het Regio Kampioenschap. Na deze kampioenschap ging er één team door naar het Nederlands Kampioenschap in Zutphen. Het betrof het team Houten J7 met de volgende spelers: Anouk van Wijk, Jet Konijn, Florian Holland en Boaz Brunsveld. Zij hebben er op het NK een spannend weekend van gemaakt en gingen met de eerste prijs naar huis. De CCP’er zal met de trainers overleggen voor het aankomend seizoen voor het invullen van de competitie wedstrijden. Zij gaan ook samen zoeken naar v ervangers voor geblesseerde spelers, etc. 20 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 5: Verslag van de Faciliteitencommissie, gedeelte accommodatie, door Jeanet Kuik Op zondag huurden we altijd de hele zaal tot 15.00 uur. Omdat we al heel vaak klaar waren voor half 3 heb ik besloten de zaal vanaf half 2 nog maar voor 2/3 te huren. Voor het seizoen 20142015 is dat weer gedaan. Graag attentie voor alle competitiespelers; denk ook even mee en zorg ervoor dat we op zondag vanaf half 2 nog maar 2/3 zaal gebruiken. In mei weer de zaalhuur voor komend seizoen aangevraagd. Enige problemen met zondag 21 december. Eddie heeft van de gemeente toestemming gekregen om op die dag de zaal te mogen gebruiken voor een darttoernooi. Wij wijken daarom op die dag af van de zondag. We spelen de 20e op zaterdag thuis. De jeugd begint in de ochtend en de senioren om 12.00 uur. Bovendien lukte het niet om in de zomermaanden in de Molenwiek te huren. Daarom is uitgeweken naar De Wetering. Ook tijdens de warming-up toernooien is voor de jeugdtraining uitgeweken naar De Wetering. Eind mei kwam het bestuur met de vraag of ik gedurende de zomermaanden de hal wilde huren voor zomerbadminton. Omdat ik het sterke vermoeden had dat wij de zaal niet gedurende de hele vakantie vol zouden krijgen heb ik aangegeven om eerst een ledenraadpleging te houden. Daarna heeft het bestuur mij verzocht slechts 1/3 hal van 20.00 tot 21.30 uur te huren. Omdat een groot aantal leden een zomerabonnement heeft bij het racketcentrum is dit ook niet gebeurd. Wel is er de laatste 2 weken van augustus de zaal gehuurd om op tijd te starten met de trainingen. Helaas was de eerste week slecht bezet. Bovendien waren de recreantenleden niet op de hoogte gebracht. Voor komend jaar adviseer ik toch ook om eerst te inventariseren of er wel voldoende mensen zijn om de zaal volle bak te huren. 21 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 6: Verslag van de Faciliteitencommissie, gedeelte trainers, door Jan Bessems Situatie tot nu toe Seizoen 2013-2014 8 jeugdteams 9 seniorenteams Senioren recreanten Kader jeugd (3) (SL-3, SL-2) Kader senioren (2) (SL-4, SL-3) Seizoen 2014-2015 8 jeugdteams 9 seniorenteams Jeugd geïntegreerd bij de senioren 1 jongensteam Senioren recreanten Kader jeugd (4) (SL-3, SL-2) Kader senioren (3) (SL-3) Niveau binnen de vereniging Seizoen 2013-2014 Seizoen 2014-2015 Jeugd: U13 – U19 klasse 1 Jeugd U13 –U19 klasse 1 Senioren 1 team 3e divisie 2 teams 4e divisie 3 teams eerste klasse 2 teams 3e klasse 1 team Heren competitie Senioren 2 Teams 4e divisie 2 teams Hoofdklasse 1 team 1e klasse 2 teams 2e klasse 1 herenteam Hoofdklasse 1 herenteam 2e klasse Recreanten 1 Senioren recreantenteam 22 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Aanstelling hoofdtrainer: Na het vertrek van Rob Banse ben ik per 1 april voor de duur van 2 seizoenen aangesteld als hoofdtrainer van de vereniging. Dit doe ik met veel plezier en hoop dit ook over te kunnen brengen naar de spelersgroep. Tot op heden hebben zich nog geen onoverkomelijke zaken voorgedaan. In de periode dat de teams samengesteld moesten worden hebben enige zaken gespeeld, zoals ontevredenheid in de teamsamenstelling. Dit is met de desbetreffende spelers besproken. Bij mijn aanstelling als hoofdtrainer heb ik bepleit om op de dinsdag en vrijdag bij een veldbezetting van 16 of meer spelers 2 trainers in te zetten om de training en begeleiding op een hoger niveau te tillen. 2 paar ogen zien meer dan een. M.i.v. de eerste trainingen heeft dit dan ook plaatsgevonden. Robbert en Frank assisteren mij hierbij. Begin oktober heeft de eerste recreanten training op de dinsdag plaatsgevonden. Het aantal gegadigden overtrof alle verwachtingen. Een schot in de roos. Per 1 september is Martin Monfils aangetreden als trainer bij de jeugd. Martin heeft als taak de 2 SL-2 trainers aan te sturen en te begeleiden. Reguliere trainingen competitie spelende senioren: De reguliere trainingen worden op de dinsdag, woensdag en vrijdag gehouden. Op de dinsdag en vrijdag vinden in principe respectievelijk de 1e en 2e training van de daarvoor vastgestelde teams plaats. Dat wil zeggen dat in principe alle teams vanaf de 1e klasse en hoger hiervoor worden ingepland. We zullen proberen gevarieerde trainingen aan te blijven bieden. Het is echter wel zaak dat de spelers zich realiseren dat zoveel mogelijk baanuren en trainingen ertoe bij zullen bijdragen om het niveau van de vereniging op een hoger plan te tillen. Helaas is het opkomstpercentage matig te noemen. Ik verheug me er dan ook op in de toekomst meerdere leden op de trainingen te mogen verwelkomen. Toekomstvisie trainingen Wat willen we met de trainingen: Zoals eerder aangegeven een gevarieerd programma aanbieden Waar haal ik de stof vandaan: In eerste instantie van mezelf. Ook heb Ik vragen bij de spelers middels een formulier gesteld wat hun wensen en verwachtingen voor de toekomst zijn. Deze zaken zullen worden uitgewerkt en in de trainingen worden meegenomen. Wat wil ik in deze periode realiseren: De huidige stand van zaken stabiliseren en daar waar mogelijk uitbouwen. Het maximale rendement halen uit de huidige spelers. Een meer piramidale opbouw van de competitie, zodat in alle klassen onze jeugd door kan stromen. Huidige competitie: De competitie is al weer enige weken verder en de resultaten zijn wisselvallig. Bij het inschrijven voor de competitie zijn enkele teams hoger ingeschreven dan in eerste instantie de bedoeling was. Teams zullen als gevolg hiervan dit seizoen degraderen, maar er zullen er ook promoveren. Ik, met mijn trainersstaf, zullen er alles aan doen om degradatie tot een minimum te beperken. Extra 23 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) begeleiding op de trainingsavonden zijn dan wel een noodzaak. Maak hier gebruik van en geef aan wat je wilt. Wij zullen zorgen voor gerichte trainingen. - Jan Bessems Hoofdtrainer 24 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 7: Verslag van de Faciliteitencommissie, gedeelte Jeugdtrainers, door Frank Kneefel Training seizoen 2013/2014 Training wederom op zaterdagen, periode van sept 2013 t/m april 2014. Recreatieve en competitie jeugd Af en toe baan afstaan ivm competitie. Op di en wo extra trainingen. Selectietraining op woensdag CCP heeft wederom inventarisatie gedaan voor extra trainingen welke plaats vonden in de periode van mei/juni 2014 (1x per week). Deelname voornamelijk competitiespelers. De plaatsen welke niet opgevuld konden worden door competitiespelers, werden meteen ingevuld door recreatieve spelers. Inzet trainers gedurende dit seizoen Frank/Rinske/Dennis/Rob/Jan/Renske/Marc en Bo. Daarnaast hebben er een aantal trainers hun stage gedaan bij ons ihkv hun opleiding SL2: Bo (BVH) en Kirsten/Dagmar Treur (de Zender). Inhoud trainingen Gedurende het seizoen zijn we verder gegaan met het aanleren/verbeteren van technieken en tactieken. De groei blijven we zien in de ontwikkeling van de spelers in De ontwikkeling is ook te zien in de prestaties en resultaten (de diverse kampioenschappen in de regio/NK). We hebben piekmomenten ingepland, waarbij we naar bepaalde toernooien toe werkten. RSK (met jr) RJK, een aantal JM-toernooien, Sr toernooien etc. 4 kampioensteams,2 regio kampioensteams en 1 NK Doorschuiving naar de senioren Ook dit jaar hebben we weer (vervroegd) spelers doorgeschoven naar de sr. Met hoofdtrainer Rob is hier overleg gevoerd. Wanneer jr spelers niet kunnen trainen bij de senioren (school, te laat tijdstip om te trainen etc), kunnen deze trainingsmomenten ingehaald worden bij de jr. Trainersstaf stemt de lesstof af en bespreekt maandelijks de voortgang van deze spelers. Plussen en minnen hebben er toe bijgedragen dat we de transitie van jr naar sr iets anders gaan insteken in het vervolg. Ook dit jaar hebben weer BA en BS belangstelling getoond voor onze junioren. Ouders en spelers hebben gekozen om bij BVH te blijven. 25 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Het nieuwe seizoen: Aanvulling aan de onderkant, aansluitend bij verzoek vorig jaar en beleid bestuur: goede trainer bij de jongste jeugd. Martin Monfils. Niet omdat het slecht ging bij ons, integendeel.. Alleen het kan anders en we gaan bouwen aan een nog betere jeugdopleiding. Badminton is een sport die zich ontwikkeld, geëvalueerd wordt. Bij blijven in het vakgebied, niet blijven hangen in lesstof van 20 jaar terug. 26 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 8: Verslag van het Secretariaat, gedeelte ledenadministratie, door Mick Zwart Hierbij geef ik ook een kort verslag van de leden af- en aanstroom van het afgelopen jaar: Op 01-01-2013 was de ledenstand als volgt: 204 leden Per 9/10/2013: 208 leden, waarvan: 82 junioren 125 senioren Er hebben momenteel 8 leden (5 junioren en 3 senioren) per 31-12-2014 hun lidmaatschap opgezegd. Op dit moment zijn zij dus formeel nog lid. Het afgelopen jaar hebben zich tot nu toe 15 junioren afgemeld en 14 nieuwe aangemeld. Bij de senioren waren er 15 afmeldingen en 17 aanmeldingen tot nu toe. De prognose voor 01-01-2014 is dus dat het ledenaantal op of rond de 200 zal zijn met ca.80 junioren en ca. 120 senioren: Als ik deze aantallen vergelijk met vorig jaar dan kan ik concluderen dat het ledenaantal nagenoeg gelijk is gebleven en een verdere daling van het aantal leden ten opzichte van vorige jaren gelukkig is uitgebleven. Er zijn (tot nu toe dan) 10 afmeldingen minder dan vorig jaar en net iets minder aanmeldingen (2) Opsomming: Op 01-01-2013 was de stand: Totaal 216 Een jaar later op 1 januari 2014: 204 leden (jaar geleden) oktober-2013 Senioren 120 Junioren 90 Totaal 210 Oktober 2014: Senioren 123 Junioren 81 Totaal 204 Prognose per 01-01-2015 Senioren 120 Junioren 80 Totaal rond 200 - NA status: 2 op dit moment nav blessures, naar het zich laat aanzien in ieder geval 1 t/m einde van dit jaar. En 1 is ‘sabbatical.’ - Upas: op dit moment 3 leden 27 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) Bijlage 9: Verslag van de Financiële Commissie, gedeelte penningmeester, door Ger Meijer Realisatie boekjaar 2013/2014 en begroting boekjaar 2014/2015 LASTEN jul 13 / jun 14 jul 13 / jun 14 jul 14 / jun 15 begroting realisatie begroting Personeelskosten C-trainer TC1-trainers Kader € € 16.500 14.000 2.500 € € € € 14.378 12.847 116 1.415 € € € € 14.500 12.000 1.000 1.500 € Huisvestingskosten Zaalhuur € € 32.000 32.000 € € 32.329 32.329 € € 33.000 33.000 Kosten NBB NBB bijdrage senioren NBB bijdrage junioren NBB competitie senioren NBB competitie recreanten NBB competitie junioren NBB boetes € € € € € € € 7.205 3.800 1.700 1.105 600 - € € € € € € € 5.818 2.142 775 2.696 180 25 € € € € € € € 6.100 1.500 900 3.000 200 500 - Inkoop inkoop/verbruik kleding inkoop/verbruik rackets inkoop/verbruik shuttles € € € € 5.700 1.200 4.500 € € € € 9.470 2.723 6.747 € € € € 7.250 500 750 6.000 Verenigingskosten Administratiekosten Bankkosten Bestuurskosten Internetkosten Opleidingskosten Oninbare bedragen Toernooikosten € € € € € € € € 5.000 1.700 300 1.000 2.000 € € € € € € € € 6.183 2.087 319 1.099 11 50 2.617 € € € € € € € € 5.850 2.000 300 1.000 2.550 Rente rentelasten € € - € € - € € - TOTAAL LASTEN € 66.405 € 68.178 € 66.700 28 ALV – BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (secretaris) 30 Notulen en verslag ALV BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (Secretaris) Bijlage 10: Verslag van de Kascommissie, door Eliane Holland en Vincent van Zutphen 31 Notulen en verslag ALV BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (Secretaris) Bijlage 11: Verslag van de Financiële Commissie, gedeelte sponsoring, door Tanja Brueckmann In januari 2014 ben ik begonnen met inventariseren wat er was aan sponsoring binnen de club, omdat hier geen duidelijkheid in was. Uiteindelijk bleek na inventarisatie dat we nog twee sponsoren over hadden: Van Rijn Bouwbedrijf en Irolin. Na enkele weken gaf Irolin echter aan ook te stoppen met het leveren van de spullen voor onze club (clubshirts, shuttles e.d.) Kortom, aan het begin van het jaar zijn we weer opnieuw begonnen qua sponsoring. Gelukkig gaf Van Rijn aan wel nog voor een jaar te willen bijtekenen. De sponsoropbrengsten waren in op dat moment dus € 100,- totaal per jaar. Daarna heb ik als eerste een sponsorplan geschreven. Met dit sponsorplan is er duidelijk welke sponsormogelijkheden er zijn voor sponsoren en wat wij als club dus allemaal kunnen/ moeten regelen. Hierna ben ik eigenlijk activiteit per activiteit gaan kijken naar sponsoring. - Als eerste zijn we in zee gegaan met BTTS. BTTS is de leverancier van onze badminton benodigdheden. o We hebben nu een eigen webshop; o Wekelijks komt Arnoud op woensdag langs om aangeschafte spullen te brengen en rackets op te halen die bespannen moeten worden; o 7,5% van de opbrengsten van de webshop zijn voor de club; o De nylon shuttles zijn goedkoper aangeschaft dan via Irolin sport; o De veren shuttles zijn zo goedkoop mogelijk ingekocht, met laagste prijs garantie (onderhandeld bij meerdere aanbieders); o Jaarlijks mogen we € 200,- aan prijzen gratis inkopen; → voorheen nul o BTTS staat met een stand op ons Warming up toernooi. Van de omzet tijdens het toernooi krijgt de club 10% → voorheen nul - Vervolgens stonden de deeldiploma’s op het programma. Hiervoor hebben we via Cinelounge 4 kaarten gekregen voor de bioscoop om aan de best presterende kinderen te geven. Kosten nul → voorheen € 50,- Voor de clubkampioenschappen heb ik helaas geen sponsor kunnen regelen. - Daarna heb ik gesprekken gehad met Mariver. Een partij die een nieuw badmintonmerk op de Nederlandse markt wil brengen, nml Fleet. Dit merk is veel goedkoper dan de standaard merken zoals yonex. Omdat BTTS intussen al onze clubleverancier was, heb ik deze twee bedrijven met elkaar in contact gebracht zodat we toch via BTTS deze goedkopere artikelen kunnen aanschaffen. Dit resulteert in goedkopere trainingsshuttles en ook hebben zij interesse om onze volgende nieuwe clubshirts te leveren. - Hiernaast ook contact gehad met Telstar. Ook zij hebben interesse om onze nieuwe clubkleding te leveren, dus die gesprekken zullen volgend jaar ook opgestart worden. - Hierna ben ik me gaan richten op het warming up toernooi. Hiervoor wilde ik een hoofdsponsor, baansponsoren, een toernooiboekje en een tombola. Kortom, veel mogelijkheden. Helaas na vele inspanningen en gesprekken met bedrijven heb ik hier geen sponsoren voor kunnen vinden als hoofdsponsor en baansponsor. Het toernooiboekje en de tombola zijn echter wel gelukt. 32 Notulen en verslag ALV BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (Secretaris) o Tombola: dit jaar hebben we voor het eerst een tombola gehouden op beide toernooidagen. Hiervoor hebben we spullen opgehaald bij verschillende bedrijven om deze vervolgens tijdens het toernooi te verloten. Verschillende bedrijven hebben enthousiast meegedaan, ook hebben enkele leden spullen van huis meegenomen om in te zetten. Bedrijven die oa mee hebben gedaan: ▪ AH ▪ Van Dort ▪ Ballorig ▪ Jumbo ▪ Bart Smit ▪ Boekhandel Van Wijs ▪ E.a. De tombola was een succes en was helemaal uitverkocht. Opbrengsten : € 215,Met dank aan Ilona voor haar actieve rol in het verkopen van de loten en de zus van Dennis die vele uren achter de prijzentafel heeft doorgebracht. Top! Als we er volgend jaar voor zorgen dat meer mensen langs winkels gaan, dan kunnen we veel meer ophalen. Dit jaar zijn er nml maar 2 personen langs winkels gegaan (Roel en ik). o Toernooiboekje: overhandigen aan elke deelnemer. Doel: extra sponsormogelijkheden creëren en de deelnemers ‘krijgen’ iets, een boekje met alle speelschema’s. Dus meerwaarde voor deelnemers aan toernooi. Het toernooiboekje was een succes. Met hierbij dank aan Foeke voor het maken van het boekje en Dennis voor het leveren van de input. We hebben hierdoor Eddie’s in de spotlights kunnen zetten om het contact te verbeteren. Tevens hebben we Fysio Workhop een mooie advertentie kunnen geven. Hier waren ze erg blij mee. Zij hebben tijdens het gehele senioren toernooi hun diensten gratis aangeleverd. Daarnaast hebben we alle sponsoren van de Tombola een logo gegeven in het toernooiboekje. Hierdoor hebben we weer een extra ingang om in contact te gaan met de sponsoren voor toekomstige samenwerking. - Momenteel ben ik nog bezig met Kidslodge om te kijken naar de mogelijkheid voor het geven van workshops op onze club. Wellicht kunnen we daar nieuwe jeugdleden uithalen. - Als laatste ben ik nu bezig met Ballorig voor de sponsoring van het ouder-kind toernooi. De sponsoring van de club kan echter niet gedragen worden door één persoon. Het kost tijd, helemaal nu om een goede basis aan sponsoren op te bouwen. Daarnaast is het fijn om met zn tween te kunnen sparren over sponsorzaken, dus meer handen zijn een noodzaak. De basis als sponsorplan en jaarplanning ligt inmiddels dus de eerste stappen zijn gezet, maar we zijn er nog lang niet. Daarnaast is het belangrijk dat ieder lid ook een steentje bijdraagt aan de club. Vanuit de club heb ik enkele leads gehad mbt sponsoring. Ik ben ze allemaal langs gegaan, maar helaas zijn die op niets uitgelopen. Daarnaast heb ik alle leden een mail gestuurd met het verzoek mee te denken over de sponsoring. “Wie heeft nog iemand in de buurt die wil sponsoren, financieel of in natura.” In totaal heb ik hier 2 reacties op gekregen. Daarnaast heb ik samen met Dennis op verschillende manieren mensen aangesproken om mij te helpen langs winkels te gaan voor de spullen van de tombola. Enkel Roel is fysiek langs de winkels gegaan. Gelukkig hebben er enkele leden ook spullen vanuit huis ingezet als prijs, maar dit moet volgend jaar echt makkelijker gaan. Als we samen meedenken en meedoen, kunnen we echt veel binnen halen! 33 Notulen en verslag ALV BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (Secretaris) Daarmee dus direct het laatste punt. Bij deze geef ik aan te stoppen met het regelen van de sponsoring. Ik heb de sponsoring op me genomen om de club te helpen uit zwaar weer te komen. Dit ondanks dat ik wist dat ik hier weinig tijd voor zou hebben. Nu ik merk dat alles steeds maar weer gedragen wordt door een select groepje binnen de club en ik dus enorm moet trekken aan mensen om mee te doen, merk ik dat het me meer energie kost dan oplevert. Maw dan kies ik ervoor om de schaarse vrije tijd die ik heb, in positieve zaken te steken. Als je als club vooruit wilt, moet je er met z’n allen de schouders onder zetten! 34 Notulen en verslag ALV BVH 9 oktober 2014 Notulist: Jaap Rebel (Secretaris)
© Copyright 2024 ExpyDoc
