Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen AIOS radiologie AMC

Draaiboek VGT radiologie
versie 11 juli 2014
1 Inhoud
Draaiboek VGT radiologie .................................................................................................................................................... 1
1
Inhoud ................................................................................................................................................................................ 2
2
Algemene organisatie .................................................................................................................................................. 3
3
Draaiboek examencommissie (coördinator) ..................................................................................................... 7
4
Draaiboek NVvR bureau ............................................................................................................................................. 9
5
Draaiboek VQuest team en technische ondersteuning toetslocatie ...................................................... 12
6
Draaiboek op de Toetsdag (11 april 2014) (dit gedeelte ieder half jaar aanpassen) ................... 14
7
Incidenten- en calamiteitenprotocol Digitale Voortgangstoets Radiologie ....................................... 16
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
2/21
2 Algemene organisatie
2.1
Geledingen NVvR
Betrokken geledingen NVvR
Bestuur
Bureau
Concilium radiologicum
Cie. Onderwijs
Subcommissie Examen
Coördinator = aanspreekpunt in de examencommissie voor coördinatie van de digitale VGT in het
algemeen.
Dagcoördinator = aanspreekpunt in de examencommissie voor de logistieke zaken omtrent één
bepaalde digitale VGT.
2.2
Betrokkenen buiten NVvR
Ontwikkelaar VGT rapportage applicatie / gegevensbeheerder
Projectgroep = SURF projectgroep digitalisering VGT
Aanspreekpunt projectteam
VQuest team
DOO = Divisie onderwijs en opleiding; adviseurs DOO
Contactpersoon locatie VU zalen
2.3
Profielen en functieomschrijving betrokken personen
a. Coördinator examencommissie
Profiel
De coördinator is lid van de examencommissie van de NVvR en heeft een stevige positie in de
commissie (bijvoorbeeld als voorzitter of secretaris). Bij voorkeur is de coördinator werkend in
Utrecht of Amsterdam ivm de korte lijnen met de projectleden en de VQuest team leden, maar dit is
geen vereiste. De coördinator heeft speciale interesse in / is bereid tot het verbeteren van de
kwaliteit van de digitale voortgangstoets en de hiermee samenhangende processen.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
3/21
Functieomschrijving
De coördinator fungeert als contactpersoon tussen de examencommissie enerzijds en het bureau,
het aanspreekpunt van het projectteam en de VQuest teamleden anderzijds. De coördinator is
verantwoordelijk voor de uiteindelijke toetssamenstelling en het testen van de toetspresentatie op
locatie.
b. Dagcoördinator examencommissie
Profiel
De dagcoördinator is lid van de examencommissie van de NVvR. Voor elke VGT wordt een
dagcoördinator aangesteld.
Functieomschrijving
De dagcoördinator is aanspreekpunt voor de logistieke zaken omtrent deze VGT, vooral op de dag
zelf. De dagcoördinator moet dan ook iemand zijn die bij de betreffende VGT aanwezig is.
c. NVvR bureau (in de persoon van de verantwoordelijke voor de VGT)
Profiel
Heeft organisatorische en ondersteunende kwaliteiten en is in staat processen nauwgezet te
bewaken.
Functieomschrijving
Voert de NVvR protocollen uit (o.a. protocol VGT inschrijvingen verwerken, verwerken uitslagen).
Bewaakt het draaiboek en treedt pro-actief op bij het naderen van deadlines (door signalering aan
de coördinator van de examencommissie). Ondersteunt bij het uitvoeren van het draaiboek.
Reserveert de toetszalen, via de contactpersoon locatie VU zalen. Verzorgt de communicatie op
NetRad en communicatie met de aios.
d. Aanspreekpunt projectteam
Profiel
Dit is een projectlid dat tijdens de looptijd van het project nauw betrokken is geweest bij de
organisatie van de toets en overzicht heeft over de organisatie en de betrokkenen alsook over de
expertise van de verschillende betrokkenen.
Functieomschrijving
Fungeert na de looptijd van het project als vraagbaak voor de staande organisatie. Indien nodig kan
het aanspreekpunt eventuele vragen doorspelen aan een ander projectlid dat de benodigde
expertise heeft.
e. VQuest teamleden
Profiel
Oprichters / eventuele werknemers VQuest B.V.
Functieomschrijving
Leveren de benodigde technische ondersteuning voor het samenstellen van de toets in VQuest en
het genereren van de toetsresultaten. Zorgen dat de functionaliteit van VQuest aansluit bij de
benodigde functionaliteit voor een veilige, hoogwaardige toetsafname. Testen de systeemkwaliteit
van de toets op verschillende niveau`s.
f. Ontwikkelaar VGT rapportage applicatie / gegevensbeheerder
Profiel:
Kennis over en ervaring met MS Office Automatisering en databeheer.
Functieomschrijving:
Genereren en beheren van de rapportages van de toetsresultaten per aios.
Genereren aanmeldingsformulieren per opleidingsinstituut.
Onderhoud en / of aanpassen VGT rapportage applicatie.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
4/21
g. Adviseurs DOO
Profiel
Experts op het gebied van medische educatie en toetsing.
Functieomschrijving
Adviseren de examencommissie over de kwaliteit van de toets op toets- en op vraagniveau.
h. Contactpersoon locatie VU zalen
Profiel
Heeft inzage in de beschikbaarheid van de VU zalen en is bevoegd tot het inplannen van toetsen in
het reserveringssysteem. Is op de hoogte van de stand van zaken van de toetszaal omtrent
beschikbaarheid en eventuele calamiteiten.
Functieomschrijving
Communicatie met het NVvR bureau over de reservering van de VU toetszalen en eventuele vragen.
i. Technische ondersteuning VU zalen
Profiel
Systeembeheerders digiTenT van de VU.
Functieomschrijving
Verantwoordelijk voor het packagen van de toets, beveiliging van de digitale toetsomgeving en
verantwoordelijk voor het wegschrijven en het beheer van de antwoordenfiles.
2.4
Verantwoordelijkheden op hoofdlijnen
Naast dit organisatorisch draaiboek voor de digitale VGT zijn ook andere protocollen in werking
(o.a. protocol VGT inschrijvingen verwerken, verwerken uitslagen, nood- en calamiteitenplan etc.).
Deze protocollen zijn complementair aan het draaiboek en in enkele gevallen wordt in het
draaiboek naar deze andere protocollen verwezen.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
5/21
Verantwoordelijk voor
Persoon/instantie
Inhoud van de toets
Subcommissie examen
Aanleveren toetsvragen
Presentatie van de toets
Subcommissie examen
Beeldvragen gecoördineerd door coördinator en
VQuest team.
Tekstvragen gecoördineerd door NVvR Bureau.
Subcommissie examen, eindcontrole
coördinator
Aanmelding en administratie deelnemers
NVvR bureau i.s.m. gegevensbeheerder
Communicatie aan aios
NVvR bureau i.s.m. gegevens beheerder
Zaalreserveringen en surveillance
NVvR bureau in samenspraak met coördinator
Bewaken deadlines (samenstellen toets,
aanlevering vragen)
Tekstvragen: NVvR bureau
Beeldvragen: Coördinator
Functionaliteit VQuest
VQuest team
Noodprocedure
Concilium
Verwerking toetsresultaten
Subcommissie examen, uitgevoerd door DOO /
Gegevensbeheerder / VQuest team
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
6/21
3 Draaiboek examencommissie (coördinator en dagcoördinator)
3.1
±1 jaar van te voren (idealiter)
 Datum en tijdstip VGT bepalen: NVvR bureau stemt datum, tijdstip, voorbereidingstijd en
aantal beschikbare PC`s af met de coördinator
3.2
6 maanden van te voren
 Vraagtypen en scoremodel vaststellen, op basis van advies van adviseurs DOO
3.3
4 maanden van te voren
 Deadlines aanleveren toetsvragen afspreken iom VQuest team. Deadline doorgeven aan
NVvR bureau
 Reviewvergadering plannen iom VQuest team
 Reviewvergadering:
 zaal Q gebouw reserveren
 broodjes en drinken bestellen bij FSC indien nodig
Dit kan evt. uitbesteed worden, bijvoorbeeld aan het secretariaat op locatie
 Afspreken welke twee examencommissieleden zullen surveilleren. Eén van de twee wordt
aangesteld als dagcoördinator.
3.4
2 maanden van te voren
 1 week voor de deadlines: reminder deadlines beeldvragen
 Deadline aanleveren beeldvragen door de examencommissie aan VQuest team
 Waar nodig begeleiden van VQuest team bij het invoeren van de beeldvragen
3.5
Een maand van te voren
 Reviewvergadering
 Testen toets op eigen locatie
 Toets is gereed.
 Testen toets op PC’s op toetslocatie
 Eventueel commentaar leveren op bevestigingsbrief aan aios
 Dagcoördinator: Eventueel commentaar leveren op instructie voor examencommissie/
docenten/surveillanten schrijven met daarin o.a. reserve inlogcodes en noodscenario en
wat wel en niet mag tijdens examen
 Dagcoördinator: Praatje opstellen voorafgaand aan examen: voorstel is om het heel kort te
houden. Algemene regels (toiletbeleid), belangrijke wijzigingen VQuest, inlogprocedure
(2x herhalen). Praatje voor evt aanvullingen over VQuest aan VQuest team sturen.
 Dagcoördinator: Surveillanteninstructie en mondelinge instructie naar examencommissiesurveillanten sturen
 Bij grote veranderingen in het examen indien gewenst evaluatieformulieren maken
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
7/21
3.6
Toetsdag, in de zaal 30 minuten van te voren, uitgevoerd door de
examencommissie-surveillanten samen met alle aanwezigen
 Dagcoördinator: Surveillanteninstructie doornemen met de andere surveillanten.
 Klaarleggen bij ingang:
 potloden, gummen, drinken, kladpapier
 Poster op deur hangen met VGT NVvR + Posters op toiletdeuren hangen
 Deelnemerslijst met lidnummer op de deuren hangen (buiten en binnen). Buiten in grote
letters: u heeft uw lidnummer nodig voor het inloggen!
3.7
Kwartier van te voren, samen met alle aanwezigen
 Laat de aios binnen en wijs aios erop dat ze dingen mee moeten nemen die bij de ingang
liggen, naar hun plek, en dat ze hun lidnummer nodig hebben voor het inloggen.
 Meegeven aan de aios:
 potlood en gum
 drinken
 kladpapier
 Dagcoördinator: houdt een kort praatje en eindigt met inloggegevens. Zie mondelinge
instructie aios
3.8
Tijdens de toets, samen met de andere surveillanten
 Naam en legitimatie controleren: aios handtekening laten zetten!
3.9
Na de toets, samen met de andere surveillanten
 Gummen, potloden en papier worden door de aios zelf opgeruimd
 Computers inklappen, evt. troep opruimen
3.10 Noodscenario (met en zonder papieren versie)
 Zie document nood- en calamiteiten plan
3.11 Individuele problemen
 Probeer deze op te lossen zonder overlast te veroorzaken.
 Probeer de vorige/volgende vraag op te vragen.
 Opnieuw inloggen via noodaccount op andere computer (na inschakelen technische hulp)
 Maak een aantekening op de presentielijst als het probleem niet kan worden opgelost en
roep hulp van het VQuest team.
 Geef aios evt. extra tijd (obv hoeveel tijd verloren is gegaan)
3.12 Verwerking toetsresultaten
 Week 4: besluiten welke vragen vervallen en rapporteren aan gegevensbeheerder + cc aan
NVvR Bureau
 Week 5: Secretaris stelt commentaarbrief op, stemt deze af met het VQuest team en stuurt
deze naar de NVvR
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
8/21
4 Draaiboek NVvR bureau
4.1
± 1 jaar van te voren (idealiter)
 Datum en tijdstip VGT bepalen.
 Contact opnemen met de contactpersoon van de locatie:
 1 Tijdslot reserveren van 2,5 uur (+ ½ uur voorbereiding).
 Aantal beschikbare PC`s vaststellen (VU: 375 plaatsen en 10 reserve plaatsen)
 Datum, tijdstip, voorbereidingstijd en aantal PC`s afstemmen met coördinator.
4.2
4 maanden van te voren
 Surveillance afspreken.
 Voorstel 9 surveillanten.
 2 leden subcommissie examen
 2 NVvR bureau medewerkers
 2 leden VQuest team
 3 extra surveillanten (er vallen na het project zeker 3 surveillanten uit het
projectteam weg)
4.3
2 maanden van te voren
 Starten inschrijving. aios worden bij NVvR bureau voor VGT ingeschreven.
 Dispensatieverzoek conform vastgestelde regeling. Ontvangstbevestiging aan
aanvrager en opleider.
 1 week voor de deadlines: reminder deadlines tekstvragen
4.4
Een maand van te voren
 Rapporteren naam aios met lidnummer + geboortedatum aan VQuest team en definitieve
aantal doorgeven aan contactpersoon locatie VU
 Inventariseren aantal aios met dyslexie (half uur extra tijd):
 Evt. organiseren van drinken + snack voor tijdens toets regelen.
 Lampen / andere oplossing verlichting organiseren
 Voorstel: geen zaalindeling maken maar vrije plaatsen ivm tijdsefficiëntie
 Kladpapier, potloden en gummen regelen
 Deelnemerslijst met lidnummer uitprinten voor op de deur
 Posters voor op de deur met VGT NVvR + posters voor op toiletdeuren uitprinten
 Link nieuwe VQuest film op NetRad indien nieuwe film ontvangen van VQuest team
 Bevestigingsbrief door coördinator laten controleren (voor evt nieuwe mededelingen) en
daarna aan aios sturen conform protocol ± 2 weken voor datum toets + brief akkoord
dispensatieverzoek aan betreffende sturen. Voorstel: in de brief opnemen dat men het
lidnummer mee moet nemen naar de toets.
 Plattegrond op NetRad plaatsen indien locatie is gewijzigd
 Instructie voor examencommissie/ docenten/surveillanten schrijven met daarin o.a.
reserve inlogcodes en noodscenario en wat wel en niet mag tijdens examen naar
coördinator en VQuest team sturen voor eventuele wijzigingen.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
9/21
4.5
Toetsdag (zie voor gedetailleerd draaiboek laatste pagina van dit document)
 Meenemen:
 potloden
 kladpapier (= 1 A4 per deelnemer)
 definitieve lijst met deelnemers en lidnummer (1 extra voor op de deur)
 lege handtekeningenformulieren, zodat aios hun naam en handtekeningen erop
kunnen zetten
 poster voor op de deur met VGT NVvR + posters voor op toiletdeuren
 instructies surveillanten
 lijst met wildcardnummers
 draaiboek
 drinken + snacks (indien gewenst)
 Alternatieve verlichting (evt.)
4.6
In de zaal 30 minuten van te voren, samen met alle aanwezigen
 Surveillanteninstructie doornemen met de andere surveillanten.
 Klaarleggen bij ingang:
 potloden, gummen, drinken, kladpapier
 Poster op deur hangen met VGT NVvR + Posters op toiletdeuren hangen
 Deelnemerslijst met lidnummer op de deuren hangen (buiten en binnen). Buiten in grote
letters: u heeft uw lidnummer nodig voor het inloggen!
4.7
Kwartier van te voren, samen met alle aanwezigen
 Laat de aios binnen en wijs aios erop dat ze dingen mee moeten nemen die bij de ingang
liggen, naar hun plek, en dat ze hun lidnummer nodig hebben voor het inloggen.
 Meegeven aan de aios:
 potlood en gum
 drinken
 kladpapier
4.8
Tijdens de toets, samen met de andere surveillanten
 Naam en legitimatie controleren: aios naam en handtekening laten zetten!
4.9
Na de toets, samen met de andere surveillanten
 Gummen, potloden en papier worden door de aios zelf opgeruimd
 Computers inklappen, evt. troep opruimen
4.10 Noodscenario (met en zonder papieren versie)
 Zie document nood- en calamiteiten plan
4.11 Computerproblemen individuele deelnemers
 Probeer deze op te lossen zonder overlast te veroorzaken.
 Probeer de vorige/volgende vraag op te vragen.
 Opnieuw inloggen via noodaccount op andere computer (na inschakelen technische hulp)
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
10/21
 Maak een aantekening op de presentielijst als het probleem niet kan worden opgelost en
roep hulp van het VQuest team.
 Geef aios evt. extra tijd (obv hoeveel tijd verloren is gegaan)
4.12 1 dag na de toets
 Enquête opsturen (indien gewenst, bv. bij grote verandering van de toets)
4.13 Verwerking toetsresultaten
 Week 2: Opmerkingenformulieren (te verkrijgen via NetRad) verzamelen en per
deelgebied naar sub cie examen sturen. Opmerkingenformulieren mogen aangeleverd
worden tot één week na ontvangst van de voorlopige uitslag.
 Week 6: Uitslag (incl. uitslagbrief) naar aios
 Vragen en antwoorden toets op NetRad plaatsen
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
11/21
5 Draaiboek VQuest team en technische ondersteuning toetslocatie
5.1
4 maanden van te voren
 Deadlines aanleveren toetsvragen afspreken met coördinator
5.2
2 maanden van te voren
 Ingeleverde beeldvragen in VQuest zetten onder begeleiding van de coördinator
5.3
Een maand van te voren
 Reviewvergadering
 Tijdens vergadering het eind- en beginscherm van het examen en evt nieuwe
functionaliteit in VQuest laten zien (bv vraagtekenfunctie)
 Inlogcodes en wildcardnummers aanmaken obv lidnummers + geboortedata
 Toets evt. wijzigen naar aanleiding van eerste test door coördinator
 Toets is gereed.
 Toets evt. wijzigen naar aanleiding van test op toetslocatie door coördinator
 Technische beheerder VU package laten maken voor de toets
 Evt nieuwe film VQuest maken en aan NVvR Bureau communiceren (plaatst link op
NetRad)
 Evt commentaar leveren op instructie voor examencommissie/ docenten/surveillanten
schrijven met daarin o.a. reserve inlogcodes en noodscenario en wat wel en niet mag
tijdens examen.
 Evt commentaar leveren op praatje voorafgaand aan examen dat opgesteld is door de
coördinator, bv. t.a.v. belangrijke wijzigingen VQuest, inlogprocedure
5.4
Een week van te voren
 Nogmaals testen toets.
5.5
Dag van te voren
 Uitrollen toets (indien mogelijk, anders op de toetsdag zelf).
 Testen toets / server
5.6
Toetsdag (zie voor gedetailleerd draaiboek laatste pagina van dit document)
 Meenemen:
 VQuest met toets
 Inlogfiles
 wildcardnummers voor inloggen
5.7
In de zaal 30 minuten van te voren
 Tijdens surveillanteninstructie uitleggen hoe opnieuw ingelogd kan worden bij individuele
problemen.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
12/21
 Uitdelen wildcardnummers aan surveillanten
 Technische ondersteuning op locatie VU zet de PC en monitor aan.
 Technische ondersteuning op locatie VU logt in (is gekoppeld aan VQuest).
5.8
Tijdens de toets
 Controleren of resultaten op de server binnenkomen.
 Technische ondersteuning op locatie, op afroep
5.9
Na de toets
 Controleren of uitslagen op server staan.
 Technische ondersteuning op locatie haalt toets van PC af.
 PC’s en monitoren uitzetten door technische ondersteuning op locatie. De toets wordt nu
automatisch verwijderd. Controleer dit steekproefsgewijs.
5.10 Noodscenario (met en zonder papieren versie)
 Zie document nood- en calamiteiten plan
5.11 Computerproblemen
 Probeer deze op te lossen zonder overlast te veroorzaken.
 Probeer de vorige/volgende vraag op te vragen.
 Opnieuw inloggen via noodaccount op andere computer (na inschakelen technische hulp)
 Maak een aantekening op de presentielijst als het probleem niet kan worden opgelost en
roep hulp van het VQuest team.
 Geef aios evt. extra tijd (obv hoeveel tijd verloren is gegaan)
5.12 Verwerking toetsresultaten
 Week 1: Extraheren resultaten, in unieke vragenvolgorde, en resultaten aanleveren aan:
 DOO
 Gegevensbeheerder
 NVvR Bureau
 Voorlopige uitslag via mail naar aios: NVvR Bureau hiervan informeren.
 Week 5: Evt. commentaar leveren op uitslagbrief
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
13/21
6 Draaiboek op de Toetsdag (11 april 2014)
(dit gedeelte ieder half jaar aanpassen)
Functie
Coördinatie
Naam
Technische ondersteuning SURF project
Ondersteuning VU
Bureau NVvR (surveillance)
Examencommissieleden NVvR
6.1
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
<naam>
Toetsdag
Tijdstip
11.30
11.30
11.30
Toetsdag: Voorbereidingen (vanaf 11.00)
Wat
Gereed maken PC's: uitrol Vquest & PDF, pc's inloggen
en testen.
Instructieoverleg met NVvR
-Wat is het wachtwoord? + wildcards over de
surveillanten verdelen.
-instructie opnieuw inloggen bij technisch probleem
Klaarleggen bij PC's:
blad met naam en NVvR nr aios,
ophangen letters A t/m Z (A achteraan)
Klaarleggen bij ingang: potloden, gum, water, snacks
Wie
Ondersteuning VU /
technische ondersteuning
SURF project
Coördinatie/NVvR bureau/
NVvR
examencommissieleden
NVvR bureau / coördinatie
Coördinatie
11.30
Lichtbakken neerzetten
Coördinatie
11.30
Testen wegschrijven antwoorden naar server
Ondersteuning VU /
technische ondersteuning
SURF project
Tijdstip
11.45
11.55
12.00
Toetsafname
Wat
Deur open
Introductie/welkomstpraatje (zie mondelinge instructie
aios)
Start toets
Lichten dimmen
Wie
NVvR bureau
NVvR examencommissielid
Coördinatie
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
14/21
12.00
Ondersteuning bij (inlog)problemen Vquest
Coördinatie / technische
ondersteuning SURF project
12.00
Controle of juiste hoeveelheid
antwoordmapjes/antwoorden aangemaakt worden
12.05
Presentie aftekenen ahv presentielijst en ID in Vquest
scherm
Deur sluit voor laatkomers
aios die klaar zijn, mogen de zaal verlaten
Geen toiletbezoek meer toegestaan
Omroepen laatste half uur
Omroepen einde toets (behalve voor Dyslecten)
Eindetoets Dyslectici
Ondersteuning VU /
technische ondersteuning
SURF project
NVvR bureau
12.30
13.00
13.45
14.15
14.45
15.15
6.2
Surveillanten
Surveillanten
Surveillanten
NVvR examencommissielid
NVvR examencommissielid
Surveillanten
Vanaf toetsdag
Datum
Toetsdag:
15.00 - 16.00
1 dag
na toetsdag
Na toetsafname
Wat
Controle of toetsdata compleet is en backup maken
Verzamelen documenten en waterflesjes bij PC's
Wie
technische ondersteuning
SURF project en evt.
ondersteuning VU
ondersteuning VU
Ondersteuning VU /
technische ondersteuning
SURF project
Surveillanten / Coördinatie
Bewegwijzering weghalen
Coördinatie
Update definitieve deelnemers + e-mail adressen aan
projectteam mailen
Enquête uitsturen
NVvR
Opschonen en afsluiten PC's
Steekproefgewijs controleren of toets+beeldmateriaal
van pc's is verwijderd
Projectteam
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
15/21
7 Incidenten- en calamiteitenprotocol Digitale Voortgangstoets
Radiologie
Concept, 17-06-2014
Inhoud
1.1.
Doel
1.2.
Gebruik en verantwoordelijkheid
1.3.
Verwante documentatie
1.4.
Betrokkenen en verantwoordelijkheden
2.1.
Noodprotocol
2.2.1. Protocol voorafgaand aan toetsafname
2.2.2. Protocol tijdens toetsafname
2.2.3 Protocol na toetsafname
2.3
Communicatiebeleid
1.1. Doel
Het ‘Incidenten- en Calamiteitenprotocol Digitaal Toetsen’ beschrijft hoe te handelen in geval
van incidenten1 en calamiteiten2 voorafgaand, tijdens en na de digitale voortgangstoets
Radiologie zodat:
o aantoonbaar adequaat wordt geanticipeerd en gereageerd op incidenten en/of
calamiteiten
o eenduidigheid bestaat over rollen en verantwoordelijkheden tijdens incidenten en/of
calamiteiten
o onrust en onzekerheid bij betrokkenen over technische problemen, zowel voorafgaand
als tijdens digitale afname, tot een minimum beperkt worden.
o interne en externe imagoschade als gevolg van incidenten en/of calamiteiten tot een
minimum wordt beperkt
1.2. Gebruik en eindverantwoordelijkheid
Dit protocol is bedoeld voor alle (uitvoerend) betrokkenen bij de afname van de digitale
voortgangstoets Radiologie. In het bijzonder de toetscoördinator, surveillanten, technische
ondersteuning toetslocatie, VQuest teamleden en de Examencommissie van de Nederlandse
Vereniging voor Radiologie (NVvR).
Eigenaar van het protocol en toezichthouder op de juiste uitvoering van de in het protocol
beschreven processen is het concilium radiologicum van de NVvR.
1.3 Betrokkenen en verantwoordelijkheden
Concilium radiologicum NVvR: eigenaar noodprotocol
Examencommissie NVvR: eindverantwoordelijk voor toets afname en (externe) communicatie in
geval van incidenten en calamiteiten
Voorzitter Examencommisie NVvR: woordvoerder externe communicatie in geval van
calamiteiten en incidenten. Daarnaast verantwoordelijk voor interne communicatie (maatregelen
en gevolgen) incidenten en calamiteiten.
VQuest team: adviserende rol naar examencommissie
Surveillanten: signaleren problemen/vragen en doorspelen naar de juiste persoon
1
Definitie Incident: een technisch probleem waardoor de toetsafname van één student niet (volledig) kan
worden afgerond. Er kunnen verschillende incidenten tijdens 1 toetsafname voorkomen.
2
Definitie Calamiteit: een technisch probleem waardoor de toetsafname van meerdere / alle studenten
niet (volledig) kan worden afgerond.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
16/21
1.4. Verwante documentatie
Het incidenten- en calamiteitenprotocol kan niet los worden gezien van het draaiboek staande
organisatie.
2.1 Noodprotocol
Het noodprotocol, in de vorm van beslisbomen, bestaat uit 4 onderdelen
1. Protocol voorafgaand aan toetsafname, ter anticipatie op mogelijke incidenten en
calamiteiten
2. Protocol tijdens toetsafname, ter reactie op geconstateerde incidenten en calamiteiten
3. Protocol na toetsafname, ter reactie op geconstateerde incidenten en calamiteiten
4. Extern communicatiebeleid
Bij een aanzienlijke kans op impactvolle incidenten en calamiteiten voorafgaand aan de
toetsafname, zal de examencommissie NVvR besluiten tot schriftelijke afname of uitstel
(protocol 1). Bij constatering van impactvolle incidenten en calamiteiten tijdens en na
toetsafname, zal de examencommissie NVvR besluiten de toets te laten vervallen of een nieuw
toetsmoment in te plannen (protocol 2 en 3). Aanbevolen wordt om ten alle tijden een digitale
reserve toets achter de hand te houden zodat, indien nodig, een nieuwe toetsdatum binnen
afzienbare termijn kan worden vastgesteld.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
17/21
2.2.1. Protocol voorafgaand aan de toetsafname
Vanaf 1 maand voorafgaand aan
toetsafname
Voorbereidingen toetsafname lopen grote
vertraging op (zie draaiboek)
Er is twijfel over de stabiliteit van de
toetsomgeving
Werkplek- en systeembeheerder(s)
toetslocatie
Technisch beheerder VQuest doet onderzoek
Probleem kan niet op kort termijn
worden opgelost of er blijft twijfel
bestaan
Probleem kan op kort termijn worden
opgelost
Verder met voorbereidingen toetsafname
Technisch beheerder VQuest neemt i.o.m. de
toetscoördinator uiterlijk 1 week voor de toetsafname contact op
met de examencommissie NVvR en geeft het advies de geplande
digitale toetsafname niet door te laten gaan. De uiteindelijke
beslissing wordt door Examencommissie NVvR genomen.
c
Geplande digitale toetsafname gaat
niet door
Examencommissie NVvR deelt beslissing
mede aan toetscoördinator.
Mogelijkheden, gevolgen en te
ondernemen acties tav besluit (bijv.
uitstellen toetsafname / schriftelijke
afname) worden o.l.v. toetscoördinator in
kaart gebracht. Toetscoördinator legt
aangepast draaiboek (op hoofdlijnen) ter
goedkeuring voor aan Examencommissie
NVvR.
c
Geplande digitale toetsafname gaat
door
Examencommissie NVvR deelt beslissing
mede aan toetscoördinator.
Mogelijkheden, gevolgen en te
ondernemen acties tav besluit worden
door toetscoördinator en
Examencommissie NVvR in kaart
gebracht.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
18/21
2.2.2. Protocol tijdens de toetsafname
Tijdens de toetsafname
Constatering incident¹
Constatering calamiteit²
Heeft aios voldoende tijd (evt. extra tijd) om
toets af te ronden na oplossen incident?
(bij twijfel: overleg ter plaatse met
Examencommissielid NVvR)
Nee
Examencommissielid NVvR ter
plaatse informeert aios en
vraagt max. 15 minuten geduld
te hebben
Ja
Examencommissielid
NVvR ter plaatse beslist of
aios zaal verlaat of de
toets continueert. Na
afloop van toetsafname
beslist Examencommissie
NVvR of de toetsuitslag
ongeldig wordt verklaard
(afhankelijk van de impact
van het incident op de
toetsuitslag) en wat de
gevolgen zijn van deze
beslissing. De aios wordt
binnen 1 week na
toetsafname
geïnformeerd.
aios gaat verder op reserve
PC of logt in met wildcard
Werkplek- en
systeembeheerder(s)
toetslocatie
Probleem niet binnen 15
min opgelost
Technisch beheerder VQuest
geeft Examencommissielid NVvR ter
plaatse advies toets niet door te laten
gaan. Examencommissielid neemt
uiteindelijke beslissing.
Technisch beheerder
VQuest achterhaalt het
probleem
Probleem binnen 15 min
opgelost
Technisch beheerder Vquest geeft
Examencommissielid NVvR ter plaatse
advies toets door te laten gaan.
Examencommissielid neemt uiteindelijke
beslissing.
Toetsafname vindt geen
doorgang
Examencommissielid NVvR ter
plaatste meldt dat binnen een week
per e-mail bericht komt over het
besluit van eventuele nieuwe
toetsgelegenheid of vervallen van
de toets
Toetsafname vindt
doorgang
Examencommissielid NVvR ter
plaatste deelt mede dat de
problemen zijn opgelost en meldt
hoe AIOS de toets verder kunnen
vervolgen (al dan niet met extra
uitlooptijd).
¹ Definitie Incident: een technisch probleem waardoor de toetsafname van één student niet (volledig) kan worden afgerond. Er kunnen verschillende incidenten tijdens 1
toetsafname voorkomen.
² Definitie Calamiteit: een technisch probleem waardoor de toetsafname van meerdere / alle studenten niet (volledig) kan worden afgerond.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
19/21
2.2.3. Na afloop van de toetsafname
Na toetsafname
Constatering incident of calamiteit*
Technisch beheerder
VQuest probeert oorzaak
probleem te achterhalen en
tot een oplossing te komen
Geen oplossing
Werkplek- en
systeembeheerder(s)
toetslocatie
Oplossing
Verdere toetsverwerking vindt
volgens standaard workflow plaats
(zie draaiboek)
Technisch beheerder VQuest informeert
Examencommissie NVvR. Examencommissie NVvR
neemt beslissing hoe om te gaan met incident/
calamiteit.
Toetsuitslag getroffen aios
wordt ongeldig verklaard
Toetsuitslag alle aios wordt
ongeldig verklaard
Een herkansing zal binnen
een paar weken worden
afgenomen
Er zal geen herkansing
worden afgenomen
(ivm formatieve toets)
Toetsuitslag getroffen aios
wordt bepaald op basis van
beschikbare toetsdata
Toetsuitslag alle aios wordt
bepaald op basis van
beschikbare toetsdata
getroffen aios
* Bij incidenten en calamiteiten die na afloop van een toets worden geconstateerd,
zal het gaan om ontbrekende toetsdata op inidivueel niveau of voor meerdere AIOS.
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
20/21
2.3. Extern communicatiebeleid
Ervaringen van landelijke onderwijsinstellingen / opleidingen leren dat een transparant
communicatiebeleid omtrent incidenten, calamiteiten en fraude constatering veel imagoschade kan
voorkomen. Oók in het geval van low-stake en/of formatieve toetsing.
Voor de digitale voortgangstoets wordt aanbevolen één woordvoerder te benoemen voor externe
communicatie, de voorzitter van de NVvR. Hiermee wordt voorkomen dat tegenstrijdige berichten
de media bereiken. Daarnaast wordt aanbevolen om bij noemenswaardige incidenten, calamiteiten
en/of fraude, proactief een (openbaar) mediabericht uit te brengen. Dit kan bijvoorbeeld de NVvR
website zijn of een vakblad. De NVvR heeft hierdoor zelf zeggenschap over de inhoud van de
informatie en kan hierdoor onnodige en uit verband gerukte media aandacht voorkomen (zoals
onlangs, dd 2014, het geval bij de faculteit Economie en Bedrijfskunde, UvA).
Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29
21/21

Download Report