Reglement uitwisselingsstudenten - Faculteit Letteren

KU Leuven - Faculteit Letteren
Reglement uitgaande uitwisselingsstudenten
Voorafgaande opmerking: de in dit reglement opgenomen bepalingen gelden voor de
opleidingen van de Faculteit die in Leuven en Kortrijk worden aangeboden. Bijzondere
bepalingen omtrent omkadering van, informatie over en selectie van uitwisselingen onder de
verantwoordelijkheid van de OC Toegepaste Taalkunde HUBrussel zijn opgenomen in een
apart ‘Reglement studentenmobiliteit’.
Hoofdstuk I: omkadering van studentenuitwisseling
Art. 1. In de loop van het eerste semester van het academiejaar bezorgt het International
Mobility and Cooperation Office (IMCO) van de Faculteit Letteren de lijst met bestemmingen
en het aantal en soort uitwisselingsplaatsen per bestemming aan de verschillende
opleidingsverantwoordelijken, die hem voorleggen aan de bevoegde permanente
onderwijscommissie en/of curriculumcommissie(s).
Art 2. De door de opleidingen goedgekeurde lijsten, inclusief eventuele aanvullingen of
correcties worden door IMCO bekendgemaakt uiterlijk aan het begin van de kerstvakantie.
Art 3. Na afronding van de selectie bezorgt IMCO een lijst van geselecteerde studenten aan
de opleidingsverantwoordelijken.
Art. 4. Bij het begin van elk academiejaar rapporteert IMCO aan de stuurgroep
Internationalisering over het verloop van de Erasmuswerking van het voorafgaande
academiejaar.
Hoofdstuk II: Selectie van partneruniversiteiten
Art. 5. Zowel individuele leden van het academisch personeel als
opleidingsverantwoordelijken kunnen aan IMCO voorstellen formuleren tot het sluiten van
een uitwisselingsakkoord.
Art. 6. IMCO verifieert mede op basis van door de universitaire overheid vastgelegde [nog
vast te leggen] en facultaire criteria de concrete mogelijkheden tot het sluiten van een
akkoord en formuleert een ontwerp van akkoord. Criteria die hierbij in overweging genomen
worden zijn in het bijzonder: 1° de mogelijkheden geboden door de betrokken
partnerinstelling en door de onderwijsprogramma’s van die instelling, 2° het aantal, de
geografische spreiding en de aard (onderwijsniveau) van de uitwisselingsakkoorden
waarover de betrokken opleiding(en) reeds beschikken; 3° de aard en intensiteit van reeds
bestaande (wetenschappelijke) contacten met de betrokken instelling.
Art. 7. De vicedecaan internationalisering consulteert op basis van dit ontwerp van akkoord
de afzonderlijke leden van de Stuurgroep Internationalisering (StIL) en de betrokken
opleidingsverantwoordelijken, en zal op basis van deze consultatie een advies formuleren,
dat vervolgens aan StIL wordt voorgelegd.
1
Hoofdstuk III: Uitgaande uitwisselingsstudenten
Afdeling 1: Informatie aan potentiële uitgaande uitwisselingsstudenten
Art. 8 Tijdstip en vormen van informatieverspreiding
De informatie over aard en aantal van uitwisselingsbestemmingen, alsook over voorwaarden
en procedures van kandidaatstelling wordt bekendgemaakt via de Toledo-community
‘Letteren – Internationalisering’ uiterlijk aan het begin van de kerstvakantie.
Art. 9 Beperkingen op buitenlandse studiemogelijkheden
In principe bieden alle opleidingen studenten de mogelijkheid aan om deels via een
buitenlands studieverblijf aan de eigen programmavoorwaarden te voldoen. Daarop bestaan
de volgende uitzonderingen:
A. Alle POC’s
- een buitenlands studieverblijf in het kader van een verkorte bacheloropleiding of een
voorbereidingsprogramma is alleen mogelijk na een gemotiveerd verzoek aan en een
goedkeuring door de internationaliseringsverantwoordelijke van de opleiding, die daarvoor
het hoofd van IMCO consulteert;
B. Facultaire POC Letteren
- een buitenlands studieverblijf is niet toegestaan voor de opleidingen ‘Credits Letteren’ en
‘Credits Letteren (Kortrijk)’; Credits Letteren (Antwerpen); credits Letteren (Brussel).
C. POC Archeologie, kunstwetenschappen en musicologie
- behalve voor een stage of het opnemen van individuele keuzeopleidingsonderdelen aan
andere instellingen is een buitenlands studieverblijf niet toegestaan voor de Master of Arts
in de kunstwetenschappen;
- behalve voor het opnemen van individuele keuzeopleidingsonderdelen aan andere
instellingen is een buitenlands studieverblijf niet toegestaan voor de Master of Arts in de
musicologie;
D. POC Geschiedenis
- geen;
E. POC Taal- en letterkunde
- een buitenlands studieverblijf kan maximaal een semester omvatten;
F. POC Taal- en regiostudies
- behalve voor het opnemen van individuele keuzeopleidingsonderdelen aan andere
instellingen is een buitenlands studieverblijf niet toegestaan voor de Master of Arts in taalen regiostudies: slavistiek en Oost-Europakunde. Een uitzondering kan gemaakt worden voor
studenten die wegens het niet slagen voor de opleidingsonderdelen F0WJ3A Pools II en/of
F0WJ4A Russisch II er niet in geslaagd zijn om in de derde fase van de bacheloropleiding op
uitwisseling te gaan;
2
G. POC Bedrijfscommunicatie
- geen;
H. POC Culturele studies
- een buitenlands studieverblijf kan maximaal een semester omvatten. Studenten die een
buitenlandse stage opnemen in hun uitwisselingsprogramma kunnen enkel in het eerste
semester vertrekken;
I. POC ALO Geesteswetenschappen
- geen;
Afdeling 2: De kandidaatstellingsprocedure
Art 10. De studenten gebruiken voor hun kandidaatstelling het via Toledo beschikbaar
gestelde kandidaatstellingsformulier. Het formulier dient zowel elektronisch als op papier te
worden ingediend bij de uitwisselingsverantwoordelijke van IMCO. De deadline voor het
indienen van de kandidaturen wordt eveneens meegedeeld via Toledo.
Afdeling 3: Selectie- en rankingcriteria voor kandidaat-uitgaande
uitwisselingsstudenten
Voorafgaande opmerking: elke verwijzing hieronder naar een voorwaarde uitgedrukt d.m.v.
‘wanneer’, ‘als’, ‘op voorwaarde dat’ moet gelezen worden als ‘als en alleen als’.
Kandidaten voor een uitgaand uitwisselingsverblijf worden in de Faculteit Letteren
geselecteerd door de voor de betrokken opleiding en/of curriculum bevoegde
selectiecommissie. De selectiecommissies binnen de POC’s Taal en Letterkunde, Archeologie,
kunstwetenschappen en musicologie, Taal- en Regiostudies situeren zich op het niveau van
de curriculumcommissies; de selectiecommissies binnen de POC Toegepaste taalkunde
situeren zich op het niveau van de OC / de taalcordinatoren; de selectiecommissies van de
andere opleidingen (Geschiedenis, Bedrijfscommunicatie, Culturele Studies, Specifieke
lerarenopleiding) situeren zich op het niveau van de POC.
Kandidaten voor een uitwisselingsverblijf worden op de volgende momenten en manieren
geselecteerd c.q. gerankt:
Art. 11 Principiële selectie als uitwisselingsstudent
1° De volgende studenten zullen niet geselecteerd worden als uitwisselingsstudent:
A. Risicostudenten. Een risicostudent is een student van wie de selectiecommissie
redelijkerwijs moet aannemen dat die niet aan de gastuniversiteit zal slagen zonder een
meer dan normale inspanning van de docenten en/of medewerkers daar. Het kan daarbij
zowel om academische als om andere redenen gaan. Daarom worden o.a. uitgesloten:
- studenten met een cumulatieve studie-efficiëntie (CSE) lager dan 50% (op het ogenblik van
de aanvraag) in de opleiding waarbinnen zij op uitwisseling willen gaan resp. in de opleiding
die de toelatingsvoorwaarde vervult van de opleiding waarbinnen zij op uitwisseling willen
gaan;
3
- studenten met een diplomaruimtepercentage (DRP) lager dan 58% (op het ogenblik van de
aanvraag) in de opleiding waarbinnen zij op uitwisseling willen gaan resp. in de opleiding die
de toelatingsvoorwaarde vervult van de opleiding waarbinnen zij op uitwisseling willen gaan;
B. Studenten die bij het afsluiten van de kandidaatstellingsperiode volgens hun individueel
studieprogramma niet bij hun vertrek aan de volgende cumulatieve voorwaarden zullen
kunnen voldoen:
- minstens 108 stp (incl. ingezette toleranties) verworven hebben in de opleiding waarbinnen
ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken of in de opleiding die de toelatingsvoorwaarde
vervult voor de opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken;
- minstens de 60 stp (incl. ingezette toleranties) verworven hebben van de eerste fase van de
opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken of van de opleiding die de
toelatingsvoorwaarde vervult voor de opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent
willen vertrekken.
C. Studenten die zich kandidaat stellen voor de volgens Art. 9 uitgesloten opleidingen.
D. Studenten die zich kandidaat stellen voor een bestemming die niet voorkomt op de lijst
van beschikbare akkoorden en bestemmingen voor de opleiding waarbinnen ze als
uitwisselingsstudent willen vertrekken.
Alle andere studenten zullen in principe als uitwisselingsstudent aanvaard worden, d.w.z. dat
de Faculteit hen, zolang er beschikbare plaatsen zijn, de mogelijkheid zal bieden om op
uitwisseling te gaan.
Studenten die zich om persoonlijke of familiale redenen in een situatie bevinden die een
eventuele deelname aan een uitwisselingsprogramma zou kunnen bemoeilijken worden
geacht dit te melden aan IMCO en zo nodig te overleggen over faciliterende maatregelen.
Studenten met een functiebeperking overleggen eveneens met IMCO over de mogelijke
bestemmingen.
2° De volgende studenten zullen niet geselecteerd worden als ‘Erasmus study’ student:
E. Studenten die binnen dezelfde studiecyclus (BA, MA) een ‘Erasmus study’ beurs en/of een
‘Erasmus placement’ hebben genoten hebben voor een totaal van 12 maanden.
F. Studenten die tijdens hun ‘Erasmus study’ verblijf minder dan 27 stp aan uitwisselbare
OPO’s op te nemen hebben per semester dat zij aan de partnerinstelling verblijven.
G. Studenten die voor één en hetzelfde academiejaar twee verschillende
uitwisselingsaanvragen indienen, tenzij de opleiding dit uitdrukkelijk toestaat;
4° De volgende studenten zullen niet geselecteerd worden als ‘Erasmus placement’ student:
H. Studenten die tijdens dezelfde fase al een ‘Erasmus placement’ beurs en/of een ‘Erasmus
study’ beurs genoten hebben voor een totaal van 12 maanden.
4
5° De volgende studenten zullen niet geselecteerd worden als ‘Erasmus Belgica’ student:
I. Studenten die al een ‘Erasmus Belgica’ beurs genoten hebben.
Art. 12 Bij evenveel kandidaten als plaatsen: selectie voor aangevraagde bestemming
Wanneer er binnen het bereik van een selectiecommissie per bestemming evenveel of
minder kandidaten zijn dan beschikbare plaatsen, zal zij de volgende procedure gebruiken.
Studenten zullen geselecteerd worden voor de bestemming die zij als eerste voorkeur
hadden opgegeven als zij voldoen aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
- zij tonen aan de hand van hun examenresultaten aan dat zij voldoen aan de verwachtingen
of eisen van de aangevraagde bestemming;
- zij tonen door middel van het voorgestelde studieprogramma aan dat zij zich vertrouwd
hebben gemaakt met het opleidingsaanbod van de aangevraagde bestemming en met haar
onderwijszwaartepunten (voor studenten die tijdens hun bacheloropleiding op uitwisseling
willen gaan) resp. onderzoeksinteresses (voor studenten die tijdens hun master- of
doctoraatsopleiding op uitwisseling willen gaan);
- zij overtuigen de selectiecommissie van de kwaliteit van hun kandidaatstelling d.m.v. een
persoonlijke motivatiebrief die de academische focus van hun verblijf aan de aangevraagde
bestemming aantoont;
- zij overtuigen de selectiecommissie van hun capaciteit om les te volgen c.q. onderzoek te
verrichten in de onderwijstaal van de aangevraagde bestemming. Als de selectiecommissie
daartoe het voorleggen van een getuigschrift vereist, zal zij dat bekend maken binnen de
week na de aanvang van het academiejaar voorafgaand aan het academiejaar waarin de
uitwisseling zal plaatsvinden.
Studenten die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen, zullen, voor zover er plaatsen
beschikbaar zijn, voor hun tweede en evtl. volgende voorkeuren in aanmerking genomen
worden. Studenten die wegens het niet voldoen aan bovenstaande voorwaarden voor geen
enkele van hun voorkeuren geselecteerd worden, zullen, voor zover er plaatsen beschikbaar
zijn, na de interne bekendmaking van de selecties zoals beschreven in Art. 15, een
overblijvende bestemming kunnen kiezen. Ook voor die bestemming zullen zij aan
bovenstaande voorwaarden moeten voldoen.
Art. 13 Bij meer kandidaten dan plaatsen: ranking per aangevraagde bestemming
Wanneer er binnen het bereik van een selectiecommissie voor een of meerdere
bestemmingen meer kandidaten zijn dan beschikbare plaatsen, zal zij de volgende procedure
gebruiken.
A. Van alle kandidaten binnen het bereik van de selectiecommissie zal worden nagegaan of
zij m.b.t. hun voorkeuren voldoen aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
- zij tonen aan de hand van hun examenresultaten aan dat zij voldoen aan de verwachtingen
of eisen van de aangevraagde bestemming;
- zij tonen door middel van het voorgestelde studieprogramma aan dat zij zich vertrouwd
hebben gemaakt met het opleidingsaanbod van de aangevraagde bestemming en met haar
onderwijszwaartepunten (voor studenten die tijdens hun bacheloropleiding op uitwisseling
5
willen gaan) resp. onderzoeksinteresses (voor studenten die tijdens hun master- of
doctoraatsopleiding op uitwisseling willen gaan);
- zij overtuigen de selectiecommissie van de kwaliteit van hun kandidaatstelling d.m.v. een
persoonlijke motivatiebrief die de academische focus van hun verblijf aan de aangevraagde
bestemming aantoont;
- zij overtuigen de selectiecommissie van hun capaciteit om les te volgen c.q. onderzoek te
verrichten in de onderwijstaal van de aangevraagde bestemming. Als de selectiecommissie
daartoe het overleggen van een getuigschrift vereist, zal zij dat binnen de week na de
aanvang van het academiejaar bekend maken.
Voorkeursbestemmingen waarvoor een kandidaat niet aan bovenstaande voorwaarden
voldoet, zullen bij de toewijzingsronde (cf. C. infra) niet in aanmerking genomen worden.
B. Aan alle kandidaten die voor minstens één voorkeursbestemming aan bovenstaande
voorwaarden voldoen, zullen als volgt punten worden toegekend:
- een cijfer op twintig dat de mathematische omzetting is van het DRP van de kandidaat
behaald bij het afsluiten van de kandidaatstellingsperiode. Wanneer kandidaten voor meer
dan één opleiding zijn ingeschreven, wordt het DRP gebruikt van de opleiding waarbinnen zij
op uitwisseling willen gaan resp. van de opleiding die de toelatingsvoorwaarde vervult van
de opleiding waarbinnen zij op uitwisseling willen gaan;
- een cijfer op twintig waarmee de selectiecommissie haar appreciatie uitdrukt van de
academische motivering die de kandidaat legt bij het verblijf aan zijn of haar eerste
voorkeursbestemming; bij het beoordelen van aard en diepgang van deze academische focus
worden de studieloopbaan en de internationale ervaringen van de kandidaat mee in
rekening gebracht;
- een cijfer op vijf waarmee de selectiecommissie haar appreciatie uitdrukt van de
vertrouwdheid van de kandidaat met het opleidingsaanbod van zijn of haar eerste
voorkeursbestemming en met haar onderwijszwaartepunten (voor studenten die tijdens hun
bacheloropleiding op uitwisseling willen gaan) resp. onderzoeksinteresses (voor studenten
die tijdens hun master- of doctoraatsopleiding op uitwisseling willen gaan);
- een cijfer op vijf waarmee de selectiecommissie haar appreciatie uitdrukt van de capaciteit
van de kandidaat om les te volgen c.q. onderzoek te verrichten in de onderwijstaal van zijn
of haar eerste voorkeursbestemming;
- een bonus van tien punten voor kandidaten voor een uitwisseling binnen een master- of
doctoraatsopleiding indien de selectiecommissie oordeelt dat de gekozen bestemming een
aanzienlijke meerwaarde oplevert voor de opleiding van de betrokken kandidaat.
C. In volgorde van het behaalde puntentotaal worden de kandidaten vervolgens toegewezen
aan hun eerste voorkeur, en bij uitputting van de beschikbare plaatsen, aan hun tweede en
evtl. volgende voorkeur. Kandidaten die op die manier geen van hun oorspronkelijke
voorkeursbestemmingen toegewezen krijgen, wordt (opnieuw in volgorde van het
puntentotaal behaald sub B.) de kans geboden om voor de interne bekendmaking van de
selecties zoals beschreven in Art. 15, een nieuwe bestemming te kiezen. Ook voor die
bestemming zullen zij aan de voorwaarden sub A. moeten voldoen.
D. De kandidaten die niet voor minstens één voorkeursbestemming aan de voorwaarden sub
A. voldoen, zullen, voor zover er plaatsen beschikbaar zijn, na de interne bekendmaking van
6
de selecties zoals beschreven in Art. 15, een overblijvende bestemming kunnen kiezen. Ook
voor die bestemming zullen zij aan de voorwaarden sub A. moeten voldoen.
Art. 14 Ranking van de geselecteerde studenten t.b.v. Erasmus en andere beurzen
Alle studenten die ten gevolge van Art. 11 t/m 13 geselecteerd zijn en die in aanmerking
komen voor een ‘Erasmus study’-, ‘Erasmus placement’-, ‘Erasmus Belgica’- of een andere
beurs, zullen per soort beurs gerankt worden in één facultaire lijst. Daarbij wordt het
rankingcriterium gebaseerd op het genormaliseerde diplomaruimtepercentage zoals bepaald
in Art. 13. sub B.
De normaliseringsfactor zal elk jaar opnieuw door de verantwoordelijke IMCO per POC resp.
per CC (in de POC’s AKM en TER) berekend worden op basis van door de universiteit
verstrekte gegevens.
De gerankte facultaire lijsten zullen ten laatste op de door de universiteit opgelegde
deadline bezorgd worden aan het universitaire International Office, dat ook instaat voor de
toekenning van de verschillende Erasmusbeurzen.
Art. 15 Bekendmaking van de selecties en beroepsprocedure
Uiterlijk 10 kalenderdagen voor de door de universiteit opgelegde deadline maakt het IMCO
de voorlopige selecties bekend aan de studenten die zich kandidaat gesteld hebben. Deze
bekendmaking wordt de interne bekendmaking genoemd.
Studenten die niet met de hen toegewezen bestemming akkoord gaan, kunnen uiterlijk op
de derde kalenderdag die op de interne bekendmaking volgt zonder gevolgen hun
kandidaatstelling annuleren.
Studenten die oordelen dat een genomen beslissing hun rechten schendt, kunnen uiterlijk
op de derde kalenderdag die op de interne bekendmaking volgt via e-mail bij de vicedecaan
internationalisering tegen die beslissing beroep aantekenen. In hun klacht nemen ze ten
minste een feitelijke omschrijving op van de ingeroepen bezwaren. De beroepscommissie
bestaat uit de vicedecaan internationalisering, de vicedecaan onderwijs, en het hoofd van
IMCO. De beroepscommissie hoort de voorzitter van de betrokken selectiecommissie en de
betrokken student. Zij neemt binnen de zeven kalenderdagen na het aflopen van de termijn
waarbinnen beroep aangetekend kan worden een beslissing en informeert de kandidaat
daarover via e-mail.
Studenten die ingevolge de beroepsprocedure alsnog geselecteerd worden, kunnen, voor
zover er plaatsen beschikbaar zijn, kiezen uit de op dat ogenblik overgebleven
bestemmingen. Zij zullen daarbij moeten voldoen aan de voorwaarden beschreven in art. 12.
Tegen de beslissing van de beroepscommissie is geen verder beroep mogelijk binnen de
faculteit.
Zodra alle beroepsprocedures afgerond zijn, maakt IMCO de definitieve selecties bekend aan
de studenten die zich kandidaat gesteld hebben.
7
Art. 16 Algemene bepalingen
Kandidaten die na de interne bekendmaking van de selecties zoals beschreven in Art. 15, een
overblijvende bestemming kunnen kiezen, melden dit via e-mail aan de
uitwisselingsverantwoordelijke. Bij toewijzing van de bestemmingen zal rekening gehouden
worden met de volgorde van aanmelding.
Afdeling 4: Vertrekvoorwaarden voor geselecteerde uitgaande
uitwisselingsstudenten
Art. 17 Vertrekvoorwaarden voor geselecteerde uitgaande uitwisselingsstudenten
Studenten moeten op het ogenblik van hun vertrek aan de volgende cumulatieve
voorwaarden voldoen om het uitwisselingsverblijf te mogen aanvatten:
hetzij
- minstens 108 stp (incl. ingezette toleranties) verworven hebben in de opleiding waarbinnen
ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken of in de opleiding die de toelatingsvoorwaarde
vervult voor de opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken;
- minstens de 60 stp (incl. ingezette toleranties) verworven hebben van de eerste fase van de
opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken of van de opleiding die de
toelatingsvoorwaarde vervult voor de opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent
willen vertrekken;
- een CSE van 50% of hoger hebben voor de opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent
willen vertrekken of in de opleiding die de toelatingsvoorwaarde vervult voor de opleiding
waarbinnen ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken.
hetzij
- geslaagd zijn voor het schakelprogramma dat de toelatingsvoorwaarde vervult voor de
opleiding waarbinnen ze als uitwisselingsstudent willen vertrekken.
Afdeling 5: Voorbereiding uitwisseling na selectie
Art. 18 Informatiesessie
Na bekendmaking van de selectie en voor het einde van het tweede semester organiseert
IMCO informatiesessies over de opbouw van het programma tijdens het jaar van de
uitwisseling. De volgens de bepalingen in art. 12 en art. 13 geselecteerde studenten wonen
deze infosessies verplicht bij; ongewettigde afwezigheid leidt tot annulatie van de selectie.
Art. 19 Initial learning agreement
De geselecteerde studenten stellen na het bijwonen van de infosessies vermeld in art. 18
een Initial Learning Agreement (ILA) op. Ze bezorgen een eerste versie van dit ILA voor het
einde van de lesperiode aan IMCO, behalve voor uitwisselingsbestemmingen die informatie
over het geactualiseerde studieaanbod pas op een later tijdstip beschikbaar stellen. In elk
geval dienen de geselecteerde studenten een ILA in vóór het vertrek naar de gastinstelling.
Het niet (tijdig) indienen van een ILA kan leiden tot het niet-toekennen van de beurs.
8
Afdeling 6: Integratie buitenlands studieprogramma in Leuvens ISP
Art. 20 Definitief learning agreement
Uiterlijk aan het eind van de tweede week van de lesperiode aan de gastinstelling dienen de
studenten bij IMCO een daartoe door het IMCO beschikbaar gesteld programmaformulier
met een voorstel tot definitief studieprogramma in. IMCO en de betrokken POCuitwisselingsverantwoordelijke(n) (zie bijlage 1) zetten dit programma uiterlijk twee weken
later om in een definitief Learning Agreement (LA). Laattijdig indienen van het
programmaformulier kan leiden tot niet-erkenning van de opleidingsonderdelen van het
uitwisselingsprogramma.
Het door alle partijen ondertekende LA dient uiterlijk op 30 november (eerste semester) of
op 30 mei (tweede semester) in het bezit van IMCO zijn.
Art. 21 Regels voor de opbouw programma
Bij het opstellen van het programma aan de gastinstelling nemen de studenten de volgende
algemene bepalingen in acht (afwijkingen zijn enkel mogelijk na gemotiveerd verzoek en
uitdrukkelijk akkoord van de uitwisselingsverantwoordelijke):
Voor alle opleidingen
- alleen opleidingsonderdelen die niet exclusief in de eerste of tweede opleidingsfase
geprogrammeerd zijn, kunnen voor uitwisseling in aanmerking komen;
- opleidingsonderdelen kunnen alleen worden uitgewisseld tegen vakken van dezelfde of
een hogere diplomagraad;
- opleidingsonderdelen kunnen alleen worden uitgewisseld tegen vakken van dezelfde of
een hogere programmafase;
- de masterproef kan niet worden uitgewisseld; de bachelorpaper kan niet worden
uitgewisseld, tenzij uitdrukkelijk vermeld; studenten kunnen geen opleidingsonderdelen
opnemen waarvan de inhoud overeenkomt met die van reeds verworven credits aan de
thuisinstelling;
- studenten kunnen enkel opleidingsonderdelen taalverwerving opnemen indien die ook in
het eigen Leuvense programma kunnen worden opgenomen en indien die een
vergelijkbaar niveau en vergelijkbare doelstelling hebben;
- studenten die een Erasmus of Erasmus Belgica beurs genieten, brengen uit de
gastinstelling in principe 30 stp per semester mee. Studenten die minder dan 27 stp per
semester willen meebrengen, moeten daarvoor de toelating van het hoofd van IMCO
hebben;
- aan de gastinstelling kunnen alleen vakken worden gevolgd die met een onderscheidend
examenresultaat beoordeeld worden. ‘Teilnahmescheine’ of gelijkaardige creditbewijzen
worden wel aanvaard als de studenten een volledige module genomen hebben en als
tegelijkertijd het creditbewijs voor de volledige module gebaseerd was op een
onderscheidende evaluatie en (een of meerdere) Teilnahmeschein(e) of gelijkaardige
creditbewijzen;
- aan de gastinstelling kunnen alleen vakken worden gevolgd die beoordeeld worden
volgens de lokale beoordelingsschaal en die dezelfde beoordelingscriteria gebruiken
zowel voor lokale als voor uitwisselingsstudenten.
9
Voor afzonderlijke opleidingen kunnen bijzondere bepalingen gelden, die als bijlage 2 bij het
reglement worden opgenomen.
Afdeling 7: Examenverwerking
Art. 22 Communicatie examenresultaten
Studenten zijn ervoor verantwoordelijk dat de aan de gastinstelling behaalde
examenresultaten ten laatste vier werkdagen voor de deliberatie van hun opleiding aan
IMCO meegedeeld worden. De modaliteiten daarvan worden door IMCO vastgelegd in een
document ‘Formaliteiten voor het afsluiten van het studieverblijf’ dat als bijlage 3 bij dit
reglement gevoegd wordt.
Art. 23 Omzetting examenresultaten
De aan de gastinstelling behaalde examenresultaten worden omgezet volgens een tabel die
aan het begin van elk jaar wordt goedgekeurd door de Didactische Commissie van de
Faculteit Letteren. Een voorstel van omzettingstabel wordt door IMCO opgemaakt op basis
van de weging van kwoteringen per land.
De infotabel wordt na goedkeuring door de Didactische Commissie via TOLEDO
bekendgemaakt.
Afdeling 8: Bijzondere bepalingen
Art. 24 Hernemen examens opleidingsonderdelen uit de tweede fase
Studenten die op uitwisseling vertrekken en nog examen over opleidingsonderdelen uit de
tweede fase dienen af te leggen kunnen in de januarizittijd geen beroep doen op de regeling
voor overmacht om een uitgesteld examen te laten organiseren.
Art. 25 Beursadministratie
Met uitzondering van het doorgeven van de lijsten van gerankte studenten zoals vermeld in
art. 14 van dit reglement is de faculteit niet betrokken bij de administratie van Erasmus,
Erasmus Belgica en andere beurzen. De verwachte timing en modaliteiten van die
beursadministratie worden elk jaar door IMCO meegedeeld met de informatie vermeld in
art. 8 en art. 18 van dit reglement, zonder dat studenten daar rechten aan kunnen ontlenen.
10