Notulen - vveheuvelhof.nl

Notulen
VvE Heuvelhof 54 t/m 104 en 162 t/m 304, gevestigd te Tiel
Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 1 april 2014, aanvang 19:00 uur.
Totaal aantal stemmen: 2348; aantal stemmen vertegenwoordigd: 2080 (88,59 procent)
Aanwezig
De heer C.W Andernach en/of Mevrouw W.A. van der Lee
De heer C.J. Bakelaar
De heer H.J. van Blitterswijk
De heer / mevrouw C.J.M. Burgwal / Poulissen
De heer G. van Cleef en/of Mevrouw G.J. van Cleef-Burgers
De heer A. van Dijk en/of Mevrouw G.D.E. van Dijk - Hoogeveen
De heer en mevrouw Enthofen-Hendriks
De heer J. de Goei en/of Mevrouw D.A. van Gelderen
De heer W.J.C. Groenhuijzen en/of Mevrouw C.J. Sliepen
De heer D.M.G. Hageman en/of Mevrouw M.M.C. van Gent
Mevrouw H. van Helten
Mevrouw D.K. Keijzer-Baran
De heer A Klashorst en/of Mevrouw M. Klashorst-Straaten
Mevrouw T.H.J. Koopmans-Leenders
Mevrouw A.S.G.M. van Leeuwen
Mevrouw D.J.E. Mens-Kalksma
De heer A. Mondt en/of Mevrouw W.C.M. de Kruif
De heer M. van Ravenzwaaij en/of Mevrouw van Ravenzwaaij-Heethuis
De heer J. Ruiter en/of Mevrouw T.H.M. van Leth
De heer J.W.A. Schiltmans en/of Mevrouw A.J.M. Schiltmans
De heer J.P.S. van der Sluiszen
De heer J.B.J. Spithoven en/of Mevrouw A.A. van Zijl
Mevrouw A. Steenbakkers
De heer J.W. Verhaaf en/of Mevrouw B.S. Scheeringa
Vestia Groep
De heer H.C. de Waal
De heer H. Willemsen en/of Mevrouw J.E. de Heus
De heer T.M. van Winsen en/of Mevrouw C.G.H. van Winsen-v.Doesburg
De heer A. Zaaijer en/of Mevrouw J.C.A. ter Burg
Volmacht afgegeven
De heer P.J. Brugman en Mevrouw B.C.M Brugman-Wijman
De heer J Crezee en Mevrouw B Crezee - Voogt
De heer A.A. Dorresteyn
De heer E. van Dorst
De heer J.J.P. Enthofen
De heer D. Labee en Mevrouw C. Labee-Booster
De heer B. Louwerse en Mevrouw F.C. van Rumpt
De heer J. Melissen en Mevrouw M.E. Roelofs
De heer B.G.M. van Os en Mevrouw T.G. Steenis
De heer J. Osseweijer en Mevrouw M.H. Moen
De heer S.P.G. van Raak en Mevrouw M. van den Ban
De heer J.P.S. van der Sluiszen en Mevrouw J.M. Geurtsen
Mevrouw G. Stolk
De heer G.J.A. Tap
J.D. Tijssen en Mevrouw D.G. Veenbrink
De heer H.J. van Tintelen en Mevrouw H. van Tintelen-Jansen
De heer A.T.M. Verhagen en Mevrouw A. Verhagen-Stam
De heer J.D. van Viegen
Mevrouw Y. van de Vlasakker
Mevrouw J.M. Weber-van der Pol
De heer C. Weijman en Mevrouw K.E. Weijman-Janssen
De heer H. Wijnveen
De heer D.J. van Zoelen en Mevrouw G.J.T. Elsing
Notulen d.d. dinsdag 1 april 2014
blz. 1
Afwezig
De heer E.W.A. Berkhof
Bouwens Berghegen Vastgoed B.V.
De heer R.K. van den Ende
Foundholding B.V.
De heer J.W. Hoogstad en Mevrouw A.H. Dogterom
De heer M.V. Krijtenberg
De heer M.J.J. Melissen
De heer J.R. Postma en Mevrouw N. Postma-van de Stap
De heer N.H. Roeland en Mevrouw M.W.E. van Aken
De heer H.N.W. van Santen
1.
Opening
De heer Nyqvist opent om 19.10 uur de vergadering en verwelkomt de aanwezigen. Hij stelt zichzelf in het kort
voor en vervolgens de heer Spithoven (voorzitter), de heer Hageman (bestuurslid), de heer De Waal
(bestuurslid), de heer Bakelaar (bestuurslid), Mevrouw Koning (Vestia Groep), de heer Piek (technisch
manager ACM VvE Management B.V.) en mevrouw Peters-Verkuil (notulist ACM VvE Management B.V.).
2.
Vaststelling aantal stemmen
Aan de hand van de getekende presentielijst wordt vastgesteld dat 2.080 van de 2.348 stemmen uitgebracht
kunnen worden (88,59%). De heer Nyqvist stelt vervolgens vast dat er rechtsgeldige besluiten genomen
kunnen worden in deze vergadering.
3.
Behandeling ingekomen stukken
De heer Nyqvist deelt mede dat er een mededeling van één lid van de kascommissie is ontvangen dat er te
weinig tijd was om de stukken te controleren. Buiten deze mededeling zijn er verder geen ingekomen stukken,
die tijdens deze vergadering behandeld dienen te worden.
4.
Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april 2013
De heer Nyqvist neemt in het kort de notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april 2013 door.
De Vergadering heeft geen op- en/of aanmerkingen en derhalve worden de notulen van de Algemene
Ledenvergadering d.d. 16 april 2013 vastgesteld.
5.
Toelichting op jaarrekening 2013
De heer Nyqvist geeft een korte toelichting op de jaarrekening 2013. Het boekjaar is afgesloten met een
positief exploitatieresultaat van € 5.322,16. De Vergadering heeft geen vragen. Hij stelt voor dit positieve
resultaat toe te voegen aan het reservefonds groot onderhoud.
6.
Verslag kascommissie
De heer Nyqvist deelt mede dat een van de leden van de kascommissie zegt te weinig tijd te hebben
gehad om de kascontrole goed uit te voeren. Daarom is dat lid niet voornemens om de
kascommissieverklaring is te ondertekenen. In overleg met het bestuur stelt de heer Nyqvist voor de
jaarrekening opnieuw te controleren door de kascommissie en twee leden van het bestuur. De heer Nyqvist
stelt verder voor om, onder voorbehoud van goedkeuring, de jaarrekening vast te stellen en decharge te
verlenen. De heer Van der Sluiszen van de kascommissie legt de gang van zaken in het verleden uit. Als er
vragen of onduidelijkheden waren werd er met ACM VvE Management B.V. contact opgenomen voor uitleg.
Nu wil op de dag van de vergadering een lid van de kascommissie een verklaring afleggen dat hij de
kascommissieverklaring niet wil tekenen. Op zo'n korte termijn kan er niets meer aan gedaan worden. Er volgt
een discussie. Besloten wordt de vaststelling en het verlenen van decharge af te laten hangen van de controle.
7.
Jaarrekening 2013
7.1
Wijze afrekening exploitatieresultaat
De Vergadering besluit het voorstel van de heer Nyqvist te volgen. Het exploitatieresultaat over 2013 wordt,
onder voorbehoud van goedkeuring van de kascommissie en 2 leden van het bestuur, toegevoegd aan het
reservefonds groot onderhoud.
7.2
Vaststelling en décharge verlening
Besloten wordt dat, onder voorbehoud van goedkeuring van de kascommissie en 2 leden van het bestuur, de
jaarrekening wordt vastgesteld. De Vergadering verleent, onder hetzelfde voorbehoud, decharge aan de
bestuurder over het boekjaar 2013.
Notulen d.d. dinsdag 1 april 2014
blz. 2
8.
Meerjarenonderhoudsbegroting 2014-2022
De heer Piek geeft een korte toelichting op de meerjarenonderhoudsbegroting en deelt mede dat in deze
begroting voor 2014 geen noemenswaardige werkzaamheden zijn opgenomen.
In 2014 zal begonnen worden met het schilderwerk. Alle leden hebben een brief ontvangen met daarin het
verzoek door te geven of er klachten over het schilderwerk zijn. De klachten dienen nog in kaart gebracht te
worden. De heer Hageman deelt mede dat er nu 4 niet gebruikte containerruimtes zijn. Hij stelt voor om één
containerruimte in te richten als scootmobielruimte. Hiervoor dient de deur veranderd te worden en dienen er
oplaadpunten aangebracht te worden. De totale kosten bedragen € 6.000,=. De Vergadering stemt met dit
voorstel in. De overige drie ruimten gaan gebruikt worden, 1x voor restvuil parkeerplaag 0, 1x technische
ruimte en 1x reserveruimte.
Door de eigenaar van De Kranshof 216 wordt medegedeeld dat het rubber van het franse balkon loslaat. Er
zal opdracht verstrekt worden aan Van Wijnen. Gevraagd wordt om, indien er meer eigenaren zijn met
hetzelfde probleem, dit dient te melden aan ACM VvE Management B.V.
De vraag wordt gesteld waarom de dotatie in 2014 nog slechts een bedrag van € 3.000,= is. De heer Piek legt
uit dat een aantal kosten voor rekening van de Hoofd-VvE komen. Hij deelt mede dat de
meerjarenonderhoudsbegroting ieder jaar wordt bijgesteld. Dit geldt ook voor de dotatie.
De meerjarenonderhoudsbegroting 2014-2022 wordt vastgesteld.
9.
Begroting 2014
9.1
Toelichting begroting
De heer Nyqvist geeft een korte toelichting op de begroting. Hij deelt mede dat "onder de streep" hetzelfde
bedrag staat als in de begroting voor 2013. Hij heeft geen rente-opbrengst opgenomen. Hij is van mening dat
dit als een extraatje gezien moet worden. De verenigingskosten zijn iets gedaald evenals de bijdrage aan de
Hoofd-VvE.
9.2
Vaststelling begroting en bijdragen
De begroting 2014 wordt ongewijzigd vastgesteld. De VvE-bijdrage wijzigt niet.
10.
Bestuur-/ commissiebenoemingen
De heer Nyqvist deelt mede dat de heer Spithoven besloten heeft om na 7 jaar zijn functie als voorzitter neer
te leggen. Hij blijft wel werkzaam in de tuin. De heer Nyqvist zegt dat eerder die middag uitgebreider afscheid
is genomen van de heer Spithoven en bedankt hem nogmaals voor zijn jarenlange inzet voor de diverse
Verenigingen. Er volgt applaus.
Het bestuur heeft één kandidaat, de heer Van Dijk, benaderd. Hij zal een jaar "proefdraaien". Op de vraag of
er andere kandidaten zijn stelt niemand zich beschikbaar. De heer Hageman deelt mede dat de heer Van Dijk
de functie van voorzitter niet ambieert. Hij heeft moeite gedaan om andere kandidaten te vinden. Helaas
zonder resultaat. Hij concludeert dat de Vereniging het komend jaar zonder voorzitter moet stellen. De heer
Van Dijk zal komend jaar in ieder geval meehelpen in de tuin.
De rest van het bestuur stelt zich herkiesbaar. De Vergadering gaat met de herbenoeming van het bestuur
akkoord.
10.1 Benoeming bestuur(der)
Het bestuur stelt zich herkiesbaar. De Vergadering gaat met de herbenoeming van het bestuur akkoord.
10.2 Benoeming kascommissie
De heer Van der Sluiszen deelt mede dat hij zijn functie als lid van de kascommissie wenst neer te leggen. De
heer Nyqvist bedankt de heer Van der Sluiszen. Op zijn vraag of iemand zich beschikbaar wil stellen om lid
van de kascommissie te worden stelt de heer Van Ravenzwaaij zich beschikbaar. De heer Mondt geeft aan
beschikbaar te zijn om de kascontrole uit te voeren. Mevrouw Weijman heeft niets laten horen dus hij gaat er
van uit dat ook zij zich beschikbaar stelt.
De Vergadering gaat akkoord met benoeming van de kascommissie.
11.
Wijziging Huishoudelijk Reglement
Er volgt een discussie over het wijzigen van het artikel. De heer Van Ravenzwaaij is van mening dat men dit
artikel globaler moet houden. Niemand controleert de naleving van dit artikel.
De heer Hageman stelt voor het artikel aan te passen en op te nemen "volgens de regelgeving van de
Gemeente en AVRI". De Vergadering gaat met dit voorstel akkoord.
Tevens deelt hij mede dat in de vergadering van de Hoofd-VvE besloten is, daar waar nodig, "gebruiker" toe te
voegen.
Hij is in gesprek met de AVRI. De Binnenhoek gaat binnenkort "op de schop". Er komt een andere plaats voor
Notulen d.d. dinsdag 1 april 2014
blz. 3
de containers. Hij verzoekt de aanwezigen klachten te melden bij AVRI. Er volgt een discussie.
Besloten wordt het artikel zal als volgt te wijzigen:
Artikel 14 lid 1:
Het huishoudelijk afval dient, conform de regelgeving van de Gemeente en AVRI, gescheiden naar zijn aard te weten glas, papier, plastic en restafval- te worden gedeponeerd in de daartoe buiten het gebouw geplaatste
en bestemde AVRI-containers.
Artikel 14 lid 2:
Incidenteel grof vuil, veroorzaakt door bijvoorbeeld een verhuizing of verbouwing en niet passend in
voornoemde containers, dient conform de regelgeving van de Gemeente en AVRI, door de eigenaar, huurder
of gebruiker van een appartement zelf naar de AVRI- afvalverzamelplaats te worden gebracht.
Artikel 14 lid 3:
De eigenaar, huurder of gebruiker van een appartement draagt er zorg voor dat het door hem aangeleverde
afval, conform de regelgeving van de Gemeente en AVRI, in de daartoe door de AVRI vereiste verpakkingen
in de containers wordt gedeponeerd. Tevens ziet hij erop toe dat er binnen het appartementencomplex geen
sporen van het te storten afval achterblijven.
12.
Volmacht "debiteurenbewaking"
Het is belangrijk dat de Vergadering aan ACM VvE Management B.V. om een volmacht verstrekt om - indien
nodig - alle toekomstige 'incassodebiteuren' te betrekken in een gerechtelijke procedure en om vervolgstappen
te nemen (beslaglegging e.d.) bij uitblijvende betaling van de VvE-bijdrage. De kosten die door de
deurwaarder e.d. worden gemaakt zullen in principe worden verhaald op deze debiteuren.
De Vergadering geeft de volmacht "debiteurenbewaking" af.
13.
Rondvraag
Mevrouw Steenbakker heeft een e-mail gestuurd aan de heer Hageman maar geen reactie ontvangen. De
heer Hageman deelt mede dat hij de e-mail doorgestuurd heeft naar ACM VvE Management B.V. Overigens
voelt hij zich niet geroepen om als "politie-agent" op te treden. Partijen dienen eerst te proberen om er samen
uit te komen. De heer Nyqvist deelt mede dat hij wel een brief wil sturen maar dat het erg moeilijk is om
sancties op te leggen.
De heer en/of mevrouw Andernach wil graag weten of het zinvol is om camera's te installeren in het
appartementencomplex. De heer Hageman deelt mede dat over dit onderwerp in de bestuursvergadering is
gesproken maar dat men hier geen voorstander van is.
Mevrouw van Leeuwen merkt op dat de deur kapot is en vraagt zich af of dit een verzekeringskwestie is. De
heer Hageman deelt mede deze kwestie bij De Hoge Dennen ligt en geeft een korte toelichting.
14.
Sluiting
Niets meer ter tafel zijnd sluit de heer Nyqvist, onder dankzegging voor ieders aanwezigheid, de vergadering
om 20.05 uur.
Notulen d.d. dinsdag 1 april 2014
blz. 4
Besluitenlijst
VvE Heuvelhof 54 t/m 104 en 162 t/m 304, gevestigd te Tiel
Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 1 april 2014, aanvang 19:00 uur.
4.
4.1
Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april 2013
De notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april worden vastgesteld.
7.1
71.1
Wijze afrekening exploitatieresultaat
Het exploitatieresultaat wordt, onder voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie en 2 leden
van het bestuur, toegevoegd aan het reservefonds groot onderhoud.
7.2
72.1
72.2
Vaststelling en décharge verlening
De jaarrekening 2013 wordt onder voorbehoud vastgesteld.
Er wordt decharge aan de bestuurder verleent voor het gevoerde financiële beleid.
8.
8.1
8.2
Meerjarenonderhoudsbegroting 2014-2022
Containerruimte wordt ingericht als scootmobielruimte.
Meerjarenonderhoudsbegroting 2013-2022 wordt vastgesteld.
9.2
92.1
Vaststelling begroting en bijdragen
De begroting 2014 wordt ongewijzigd vastgesteld. De VvE-bijdrage wijzigt niet.
10.1
Benoeming bestuur(der)
101.1 Het bestuur, zijnde de heren Bakelaar, Hageman, De Waal en Vestia wordt herbenoemd.
10.2
Benoeming kascommissie
102.1 Mevrouw Weijman, de heren Mondt en Van Ravenzwaaij worden benoemd als kascommissie.
11.
11.1
Wijziging Huishoudelijk Reglement
Daar waar nodig wordt "conform de regelgeving van de Gemeente en AVRI", toegevoegd. Na deze
wijziging wordt het Huishoudelijk Reglement vastgesteld.
12.
12.1
Volmacht "debiteurenbewaking"
De volmacht "debiteurenbewaking" wordt afgegeven.
Notulen d.d. dinsdag 1 april 2014
blz. 5
Actiepuntenlijst
VvE Heuvelhof 54 t/m 104 en 162 t/m 304, gevestigd te Tiel
Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 1 april 2014, aanvang 19:00 uur.
08.a. Opdracht verstrekken inzake het loslaten van het rubber van het franse balkon nr. 216.
Status: Vastgelegd
Nogmaals verzoek sturen aan bewoner nr. 92 om vuilniszakken van balkon te verwijderen.
Status: Afgehandeld
Afgehandeld op: 16 mei 2014
Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (J.E. (Jeroen) Nyqvist RVGME)
Notulen d.d. dinsdag 1 april 2014
blz. 6

Download Report