Nieuwe Hescheweg 98

ARETHUSA
Bestuursvergadering 4 april 2014
Aanwezig: John, Angelique, Dick, Ron, Paul
WZ (eerste deel vergadering): Paula, Eelco en Margret
Afgemeld:Carel
Stand van zaken talenttrainer (inclusief WZ)
Zoals het er nu naar uitziet zal WZ structureel geen €5000, kunnen opbrengen. Verder is John recent naar de
sportalliantie geweest en daar blijkt dat overige sportverenigingen in een iets andere constructie (meer
bedoeld voor de breedte sport) 70% vergoed krijgen voor een talenttrainer, terwijl wij slechts 30%
ontvangen. Op basis van deze gegevens is Arethusa niet bereid hetzelfde bedrag als afgelopen jaar te betalen
voor een TC trainer. John wil volgende week een afspraak maken met het SEC om een voorstel te doen om
slechts 30% (maximaal €5000) te gaan betalen in een nieuwe constructie, met de nadruk op breedtesport. De
zwemcommissie gaat met Onko en Edwin om tafel om de functie-indeling van Onko nader onder de loep te
nemen en ook te gaan kijken naar het gedeelte train de trainer. Eind mei zal een definitieve beslissing
genomen worden of we met deze trainer zo door kunnen/willen, uiteraard ook afhankelijk of Onko zo wil
doorgaan. Tot nu toe is er helaas maar 1 functioneringsgesprek met Onko geweest, echter zonder iemand
van de zwemcommissie. Voor een voortgang met deze/een TC-trainer zal er toch meer draagvlak gecreëerd
moeten worden. Plan B lig niet klaar.
Notulen vorige vergadering
Ger stopt met de tak veiligheid, dus deze is niet meer inzetbaar hiervoor. We zullen op zoek moeten naar een
ander. Ideeen zijn welkom. Ook moeten we op zoek naar een vertrouwenspersoon, aangezien de laatste deze
taak ook niet meer in zijn beheer heeft.
Financiën
De meeste kosten zijn goed ondergebracht. Er staan nog een paar zaken open, waaronder de vraag met
betrekking tot de Harense Smid race toch nog echt moet worden opgelost. Hiervoor moet Rob de Wit
worden benaderd. Verder moeten er nog meer details boven tafel komen van de horeca. John zal Anja een
mail sturen hier nog wat duidelijkheid in te verschaffen. Voor de rest zijn er wat tegenvallende resultaten bij
WP en WZ. Het verlies is groter dan begroot. Er zijn wat toezeggingen geweest van gelden en extra
onvoorziene uitgaven die blijkbaar ook “beloofd” waren maar niet begroot. Verder waren er minder leden
dan begroot. Ook is er nog een achterstand in betalingen van een aantal leden. Tenslotte moet er nog wat
sponsorgeld worden geboekt. Met de stand van zaken op het depot is in het overzicht net als voorgaande
jaren geen rekening gehouden. De boetes zijn ook behoorlijk, maar niet altijd op de zwemmers af te
schuiven. Het betreft ook met enige regelmaat administratieve fouten.
Komend jaar zal er meer controle op komen door 2 maandelijkse overzichten te sturen naar de ZC (Eelco).
Hij zal de in en uitgaven moeten controleren. Voor 2014 zullen we binnenkort de diverse posten eens
nalopen en mogelijk een iets andere verdeling gaan maken. Deze posten zullen voor 2013 dan op een gelijke
manier worden ingedeeld voor een vergelijk voor volgend jaar. Dick, Maarten en Angelique zullen
binnenkort overleggen over de nieuwe invulling hiervan, ook met het oog op de te volgen procedures.
De kascommissie kan worden opgeroepen door Dick.
Jaarverslag
Anja gaat met de ingekomen stukken aan de gang . Paul heeft voor de foto’s van het bestuur gezorgd bij
Joost van Doorn en gaat nog achter een betere kwaliteit aan van de foto’s voor de secties. Dit jaar zal het
jaarverslag nog met het abonnement voor Binnenste Buiten worden verzorgd. Daarna wordt het abonnement
opgezegd. Vanwege de kosten is het niet rendabel het blad maar 1 keer per jaar uit te geven. Paul regelt dat
met Anja.
OZ & PC Arethusa
Postbus 531, 5340 AM OSS
ABN AMRO rekeningnummer NL23ABNA0563383615
KvK 's-Hertogenbosch Nr 40.216.233
ARETHUSA
Sponsoractie
Ondertussen zijn er 35 loten verkocht voor de minisponsoractie.Dit is veel te weinig. Er moet een brief
worden opgesteld richting alle coaches om deze nog meer te motiveren de zwemmers vaker te vragen naar
de verkoop van de loten. In een later stadium zal er mogelijk een mail de deur uitgaan naar alle leden om
deze nogmaals te motiveren voor de verkoop. Anders heeft dit mogelijk consequenties voor de contributie.
Op 26 april is er een kraam gehuurd op de koningmarkt om deze actie nogmaals onder de aandacht te
brengen. Aan de secties wordt verzocht hier 10 – 12 mensen aan te leveren om de stand te bemannen. Er
zal tevens een collectebus worden geplaatst. Voor de kinderen is de straatactie afgezegd. Een ander
alternatief is het langsgaan bij bedrijven. John heeft nog een idee de Kiwanieclub (club voor MKB in Oss)
te naderen. Contactpersoon Julien van de Veer. Ron zal contact met hem opnemen.
Verantwoordelijkheden
Binnen de club is niet precies bekend welke taken er bij de diverse personen liggen. De statusten en het
huishoudelijk regelement zullen nog eens nader bekeken moeten worden om hier een betere lijn in te
vinden. Een gedeelte van de taken van Angelique moeten mogelijk nog eens nader onder de loep worden
genomen, aangezien ze waarschijnlijk meer doet dan bij haar taak hoort. Een snelle screening van de
documenten laat ook het ook vallen op de ereleden/leden van verdienste. Misschien dat hier nog wat mee
gedaan moet worden. Eerst even een inventarisatie maken welke leden dit betreft (actie Angelique).
Trainingspakken
Het regelen van de trainingspakken voor wedstrijdzwemmen is niet helemaal vlekkeloos verlopen.In
principe was er een akkoord met Polomania, wat op het laatste moment toch niet is doorgegaan. Vanwege
de gang van zaken heeft het bestuur zich terug getrokken uit de deal. De zwemcommissie mocht het zelf
gaan regelen, mits we hierdoor geen problemen zouden krijgen met de huidige sponsor. Dit blijkt niet het
geval te zijn, vanwege het logo van Onko sport op de pakken. Het is niet de bedoeling dat dit in beeld komt
bij officiële Arethusa aangelegenheden. Ron zal dit met Eelco opnemen om het logo af te laten plakken bij
bv wedstrijden/terughoudend te zijn met het bestellen van de pakken tot nader overleg.
Badhuur Treffers
De Treffers hebben aangegeven, in tegenstelling tot eerdere berichten, de 2 banen op de dinsdagavond ook
nog na de zomervakantie te willen doorverhuren. Aangezien deze in eerste instantie gewoon in de
begroting voor 2014 zijn opgenomen, willen we deze ook aan blijven houden. De zwemmers zijn er ook
enthousiast over. Angelique geeft dit door aan de Treffers.
WOC –wedstrijden
Zaterdag 5 april is er een overleg ivm oa komend wedstrijd seizoen WOC. Gezien de gang van zaken mbt
toekenning wedstrijddata die op het laatste moment zijn afgezegd door WZ heeft het WOC dit seizoen
voorrang.
Rondvraag
Stand van zaken VOG wordt vanwege de tijd doorgeschoven naar de volgende bestuursvergadering.
Volgende algemene ledenvergadering: donderdag 17 april , 20.00 uur Harry’s
OZ & PC Arethusa
Postbus 531, 5340 AM OSS
ABN AMRO rekeningnummer NL23ABNA0563383615
KvK 's-Hertogenbosch Nr 40.216.233

Download Report