WVS Notulen ALV 17 mei 2014 - Watersport Vereniging Scharendijke

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Watersport Vereniging
Scharendijke, gehouden op zaterdag 17 mei 2014.
Aanwezig zijn 72 leden.
Verslaglegging: Akke de Graaf
1.
Opening door de voorzitter.
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom.
Er zijn 10 afmeldingen ontvangen.
Het afgelopen jaar was een erg bewogen jaar. De voorzitteer spreekt zijn
complimenten uit aan Saskia Mooij en Arno de Jonge, die met hem alle
activiteiten doorgang hebben laten vinden en de vereniging draaiende
hebben gehouden.
Tevens zijn er nog drie leden, die geholpen hebben bij diverse
evenementen, ook deze mensen dankt de voorzitter hartelijk.
Verder merkt de voorzitter op dat de WVS een vereniging is met meer dan
800 leden, maar dat er slechts weinig leden zijn die iets willen doen voor de
vereniging, hetzij bestuurlijk, hetzij op een andere manier.
Het zal toch van de leden moeten komen om tot een mooie vereniging te
komen.
Er wordt een minuut stilte gehouden voor de leden die het afgelopen jaar
overleden zijn.
2.
Vaststellen van de agenda.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
3.
Verslag BALV 25 mei 2013.
Naar aanleiding van het verslag wordt gevraagd naar de taakverdeling
tussen de vereniging en de stichting. De voorwaarden die voor de lening
waren gesteld waren toen nog niet op schrift gezet. Dat is inmiddels wel
gebeurd, maar dit stuk is nog niet ondertekend.
Er is een concept overeenkomst en een rekening-courant overeenkomst, die
laatste is valide. Tevens is er een nieuwe begroting uitgereikt.
De leningovereenkomst, die een achtergestelde lening is, bestaat al sinds
2012. Vanuit de vergadering wordt meegegeven dat de handtekeningen zo
spoedig mogelijk gezet dienen te worden.
Ten tijde van het opstellen van de jaarrekening is meegedeeld door de
accountant dat de rekening-courant valide was.
Tekstuele aanpassing:
De tekst met betrekking tot de e-mail van de heer P. Meuzelaar kan uit het
1
verslag verwijderd worden.
Het verslag wordt, de wijziging in acht nemende, goedgekeurd en
vastgesteld onder dankzegging aan de notulist.
4.
Verantwoording kernbestuur opdracht BALV 25 mei 2013.
Saskia Mooij licht de verantwoording toe.
De lopende zaken, genoemd onder punt 2 van de opdracht, zijn zeker
opgepakt, maar dat heeft wel wat moeite gekost.
De ledenadministratie moest op orde worden gemaakt. De administratie
kwam niet overeen met de regels van het Watersportverbond.
Het bestuur van de WVS is toegetreden tot het bestuur van Stichting De
Vaete.
Hier loopt men regelmatig tegen problemen aan, zo is er momenteel een
verzakking van de straat rond het gebouw. Afgelopen winter was er een
lekkage van het dak.
5.
Verslag bestuur SJS.
Dick de Wilde, die sinds vorige week de nieuwe voorzitter is van de Stichting
Jachthaven Scharendijke, brengt verslag uit.
Volgens de statuten zou de jaarrekening van de SJS ook gepresenteerd
moeten worden tijdens deze ALV. De jaarrekening van de SJS is nog niet
gereed, zodra de jaarrekening gereed is, komt deze op de website te staan.
Gevraagd wordt waarom de statuten gewijzigd zijn en de verantwoording
van de jaarrekening naar de leden toe eruit is gehaald.
De statuten van de Stichting Jachthaven Scharendijke zijn aangepast. Om te
voorkomen dat het bestuur van de WVS automatisch lid zou zijn van het
bestuur van de SJS.
De scheiding is zodanig doorgevoerd. Er is wel degelijk een verantwoording
van de SJS naar de leden toe en wel is dit geregeld in de
leningovereenkomst
De heer Jan Prins merkt op, dat bij het opstellen van de statuten het model
gevolgd is van bijvoorbeeld een haven aan het Ketelmeer (NKK). Daar zat
ook een scheiding in.
In het najaar (november) zal de SJS een informatieve avond beleggen,
waar de leden informatie krijgen over de toekomst van de haven en de
financiën.
De Stichting zal zich verantwoorden in deze najaarsvergadering.
De verantwoordingsplicht is opgenomen in de leningsovereenkomst. Daarin
ligt het recht van de vereniging verankerd als geldverstrekker. Bestuur WVS
krijgt volledige openheid van de cijfers SJS, zoals dit in de
2
leningovereenkomst verankerd is.
De heer Hugo Scholten (D41) vraagt hoe de ligplaatshouders hun wensen
kenbaar kunnen maken in de toekomst. Voorzitter reageert en vindt dat
binnen de vereniging de mogelijkheid moet bestaan om wensen en
vernieuwingen kenbaar te maken.
Bij de havenmeester komt een klachten/wensen dossier te liggen.
Tevens kunnen de wensen/klachten kenbaar gemaakt worden op de
informatieavond in het najaar.
De mogelijkheid is er natuurlijk wensen/klachten digitaal aan te bieden, dan
ligt het ook gelijk vast.
Binnen de vereniging kunnen natuurlijk ook zaken betreffende de haven
behandeld worden.
Gevraagd wordt of vast iets op de website kan komen van bovengenoemde
ontwikkelingen.
Het afgelopen jaar is er in de haven al een en ander gerealiseerd:
nieuwe steigers Oude Haven, dit betekent 30 extra ligplaatsen + 6
passantenplaatsen.
Nieuwe steiger bij de jachtwerf, deze wordt gebruikt als verkoopsteiger.
Leuning plank Oude Haven en een afscherming om stof tegen te houden.
Ledverlichting haventerrein, nieuw parkeerterrein naast de jachtwerf.
De vijver is gedempt. Op de verkregen extra ruimte kan het volgende
worden gerealiseerd, extra parkeerterrein, evenemententerrein en
`s winters een deel verhuren aan de jachtwerf voor winteropslag.
Verder is gerealiseerd een extra trap vanaf het parkeerterrein aan de
Boutlaan, een verkeersdrempel bij de oostelijke toegang naar de haven en
een nieuwe website.
Een nieuw administratiepakket. Dat is sinds vandaag operationeel. De
mogelijkheid voor passanten om via de pin te betalen. Het lange gras zal
frequenter gemaaid worden.
Werken nog in uitvoering: trappen noordkant voorzien van leuning.
Pad bij Westenwind verzakt. Renovatie oude douchegebouw, hier komt
invalidentoilet, was- en droogruimte. Per steiger zal een wifi voorziening
aangelegd worden.
In voorbereiding:
Nieuw systeem toegangscontroles aan de haven, upgrading sanitaire
voorzieningen. Inrichting terrein rond Westenwind. Voorziening
fietsenstalling.
Friethok Oude Haven wordt gesloopt en er zal nagedacht moeten worden
3
over herinrichting van dit terrein. Nadenken over een camera
beveiligingssysteem voor de haven.
Iemend vraagt de kijekn naar de elektriciteit. Momenteel zit er een 6
ampère zekering in de elektriciteitskast. Er zijn mensen die dit onvoldoende
vinden, want een normale stofzuiger kun je niet gebruiken, terwijl dat af en
toe wel wenselijk is. Deze vraag wordt meegenomen. (in november komt
men hierop terug)
Toelichting toegangscontrole: dit zou via de slagbomen kunnen gaan
werken. Binnenkort gaat het bestuur van de SJS eens kijken o.a. bij de
Julianahoeve. Hiervoor zal een voorstel in de vergadering van november
komen.
Mevrouw Louise Molleman merkt op dat in het Havenreglement genoemd
staat dat schepen niet te ver mogen uitsteken boven de steiger. Misschien
kan daar beter op gelet worden door de leden.
Geruime tijd geleden zijn de leden geïnformeerd dat, als men niet aan boord
is, de stroom eruit moet. Nadrukkelijk wordt verzocht hier ook op te letten.
6.
Statutenwijziging en wijziging Huishoudelijk Reglement WVS.
De wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement en de Statuten zijn tot stand
gekomen in samenwerking met de heren Tom de Bode en Jan Prins.
Hier en daar is wat modernisering doorgevoerd.
De volgende artikelen van de Statuten zijn gewijzigd.
Artikel 4 lid 3: “Het Bestuur houdt een register bij, waarin de namen en
adressen van alle leden, gezinsleden en de in artikel 5. genoemde personen
zijn opgenomen”. Is verhuisd naar Artikel 7 (op verzoek van het
Watersportverbond).
Artikel 10:
De jaarlijkse bijdrage werd via de WVS geïnd, dat is gewijzigd in de SJS.
Artikel 12:
Bestuursleden mogen niet langer dan 9 jaar (3 jaar zitting en tweemaal
verlengen) in het bestuur zitting nemen.
Artikel 14: hierin stond een bepaald geldbedrag genoemd, waarvoor
toestemming moest worden gegeven door de ALV. Dit geldbedrag is
verwijderd.
Artikel 15: de bewaartermijn is gewijzigd in 7 jaar in plaats van 10 jaar.
4
Artikel 16: de commissie van Goede Diensten is gewijzigd in Raad van
Advies.
Artikel 20: De oproeping van de ALV zal in de toekomst via e-mail
plaatsvinden. Als mensen toch de stukken per post willen ontvangen , zal dit
kenbaar gemaakt dienen te worden aan het bestuur.
Artikel 21: ook een statutenwijziging zal via e-mail aan de leden kenbaar
gemaakt worden.
Artikel 24: “schriftelijk” betekent ook per e-mail ofper telefax.
De Algemene Ledenvergadering dient akkoord te gaan met deze
Statutenwijziging.
De heer Koppert vraagt of alle e-mailadressen bekend zijn. Via de site kan
men het e-mail adres doorgeven.
Er is een nieuw softwarepakket voor de ledenadministratie in gebruik
genomen. De komende periode zal een actie gehouden worden om de
gegevens van de leden up to date te maken.
De heer Jan Prins verzoekt om de actie, die er aan staat te komen, nog
eenmaal via de normale post te verzenden. (actiepunt)
De wijzigingen in de Statuten worden unaniem aangenomen.
Huishoudelijk Reglement.
Artikel 6:
de ligplaatsen worden toegewezen door de SJS. De Stichting doet ook de
ligplaatsregistratie.
Artikel 10: commissie van Goede diensten is gewijzigd in Raad van Advies.
Artikel 13:
De contributie wordt geïnd door de SJS. Er wordt één rekening verzonden
voor het lidmaatschap en het liggeld.
Artikel 15: De ligplaatsen worden toegewezen door de SJS. Het bestuur van
de Vereniging kan leden voordragen, om een ligplaats te krijgen.
Artikel 17: “schriftelijk” betekent ook per e-mail of per telefax.
De wijzigingen in het HH worden unaniem akkoord verklaard.
7.
Jaarverslag WVS en Stichting de Vaete 2013.
Er is een nieuwe jaarrekening uitgedeeld, omdat er een omissie in de balans
zat.
5
De jaarrekening van de SJS zal binnenkort op de website geplaatst worden.
De heer Tom de Bode dankt in eerste instantie het bestuur voor het
verrichten van heel veel werk het afgelopen jaar.
Verder merkt hij op dat hij naar aanleiding van de jaarrekening concludeert
dat de WVS technisch failliet is, de vereniging kan haar schulden niet meer
voldoen. Voorzitter vraagt aan de steller hiervan of de cijfers niet jarenlang
zijn toezicht hebben gehad.De vereniging heeft een bedrag van € 285.000
als achtergestelde lening verstrekt aan de SJS en een rekeningcourantschuld aan de SJS. In de overeenkomst met de Rabobank staat dat
er geen aflossingen zullen plaatsvinden op deze lening, zodat beide
bedragen niet met elkaar verrekend mogen worden.
Op de jaarrekening zijn hoge administratie- en verenigingskosten te zien en
ook hoge bestuursvergoedingen.
In het verleden is het altijd zo geweest dat er per bestuurslid een
onkostenvergoeding voor onbenoemde kosten van € 200,00 werd vergoed.
De heer Tom de Bode is van mening dat voor de hoge bestuursvergoeding
akkoord verkregen dient te worden van de ALV.
De penningmeester, Arno de Jonge beantwoordt de vragen.
De liggelden van het jaar 2012 moesten nog aan de gemeente betaald
worden en zijn dus in de jaarrekening van 2013 verwerkt.
De bank geeft geen toestemming om een verschil te verrekenen met een
achtergestelde lening.
Transitorische kosten.
De vorige penningmeester heeft zijn functie neergelegd. Toen is de
financiële administratie van de Vereniging bij een administratiekantoor
neergelegd. Dat bracht veel extra kosten met zich mee.
Op de vraag over de hoge bestuursvergoedingen geeft de voorzitter
antwoord.
De nieuwe bestuursleden zijn vorig jaar benoemd tijdens de Bijzondere
Algemene Ledenvergadering. Nadat de nieuwe bestuursleden enige tijd in
functie waren hebben zij geïnventariseerd welke werkelijke kosten zij
maakten. Ook heeft men toen onderzocht wat men aan onbelaste
vergoedingen mag ontvangen op jaarbasis voor vrijwilligerswerk.
Jaarlijks mag € 1.500 onbelast gegeven worden voor vrijwilligerswerk.
De € 1.500 is in het leven geroepen voor de niet benoemde kosten.
De heer Tom de Bode stelt voor dat de ALV niet akkoord gaat met de
€ 1.500 voor gemaakte kosten, maar wat niet gespecificeerd is. Gevraagd
wordt of de bestuursleden hun gemaakte kosten kunnen specificeren.
De bestuursleden van de Watersportvereniging zijn ook lid van het bestuur
6
van Stichting De Vaete. Gevraagd wordt of zij daar ook de werkelijk
gemaakte kosten kunnen declareren.
De voorzitter reageert hierop. Het afgelopen jaar is geen doorsnee jaar
geweest voor het interim bestuur. Hij denkt er niet over de realisatie van
het afgelopen jaar aan te passen (financieel), want dat betekent dat de
jaarrekening 2013 nu niet goedgekeurd kan worden.
De heer Jan Prins is van mening dat deze regeling lijnrecht ingaat tegen wat
er in de statuten staat.
De begroting is gewijzigd, waarvoor de ledenvergadering akkoord had
moeten geven.
De heer Jan Prins sluit zich aan bij het standpunt van de vorige spreker.
Over een structurele wijziging moet door de ALV een goedkeuring gevraagd
worden.
De heer Jan Prins maakt ernstig bezwaar, zoals nu over de gemaakte kosten
wordt heen gestapt.
Gevraagd wordt of in de begroting voor 2014 de bestuurskosten voor
€ 1.400 opgenomen kunnen worden, zoals in het verleden gebruikelijk
€ 200 per bestuurslid. In het verleden bestond het bestuur uit 7 leden, dat
is nu teruggebracht naar 3. Het huidige bestuur heeft gekeken naar een
regeling die hierin kan voorzien.
Er zijn tenslotte ook leden die belangeloos hun diensten aan de vereniging
bieden.
De heer Richard Verkerk vraagt of de bestuursleden inzicht kunnen
verschaffen in de werkelijk gemaakte onkosten over het afgelopen jaar.
Opgemerkt wordt dat de jaarrekening nu vastgesteld dient te worden.
Het voorstel over de te ontvangen bestuursvergoeding zal opnieuw gemaakt
worden met het oog op de toekomst.
De heer Tom de Bode merkt op dat het samenstellen van de jaarrekening
uitbesteed wordt, terwijl dat in het verleden door een eigen lid (accountant)
gedaan werd. Er is genoeg kennis binnen de vereniging om de jaarrekening
op te stellen, in principe hoeft dat niet uitbesteed te worden aan een duur
kantoor.
8.
Verslag kascontrolecommissie.
De heer Jacco van de Visser doet namens de kascontrolecommissie het
woord. De kascontrolecommissie vraagt décharge van de ALV voor de
penningmeester over het boekjaar 2013.
Aan de kascontrolecommissie wordt een nieuw lid toegevoegd, de heer
7
Richard Prins.
9.
Vaststellen jaarrekening 2013.
De voorzitter wil komen tot het vaststellen van de jaarrekening.
Er stemmen 35 leden voor de jaarrekening, 12 stemmen zijn tegen.
De jaarrekening wordt vastgesteld.
10. Vaststellen begroting 2014 WVS.
Het bestuur gaat het komende jaar uit 5 mensen bestaan.
De voorzitter vraagt goedkeuring voor de begroting 2014.
De heer Jan Prins vraagt enige toelichting. De voorzitter laat het bedrag van
€ 1.500 onkostenvergoeding per bestuurslid los en wil dit bedrag opnieuw
bekijken.
De voorzitter reageert op de vraag van de heer Jan Prins. Op de begroting
2014 is opgenomen voor bestuurskosten een bedrag van € 4.000. Het
komende jaar zullen 5 mensen deel uitmaken van de bestuur van de WVS,
dus er zullen ook meer kosten worden gemaakt.
De heer Frans van der Kruk stelt voor een bedrag vast te stellen voor
bestuursvergoeding op jaarbasis.
De heer Tom de Bode merkt op dat de bestuursleden van de WVS ook in het
bestuur zitten van Stichting de Vaete. Hij vraagt of deze bestuursvergoeding
geldt voor beide bestuursfuncties?
De heer Tom de Bode is er voorstander voor om alles transparant te
houden.
De heer Sjaak Soldaat vraagt wat het de leden waard is dat er mensen
opstaan voor een bestuursplaats.
De begroting wordt, met de opmerking van 2014, aangenomen.
11. Benoeming nieuw bestuur.
De voorzitter bedankt Saskia Mooij voor het invullen het afgelopen jaar van
het secretariaat.
Arno de Jonge (penningmeester) treedt af, maar niet voordat de nieuwe
penningmeester goed is ingewerkt.
Nieuwe bestuursleden:
Nick Hubers, Christoph Aufdemkampf, Giel Luja
De voorzitter blijft het komend jaar aan.
8
Het komend jaar zal er een enquête uitgebracht worden, die de leden in
gaan vullen, zodat het bestuur weet welke wensen leven onder de leden van
de vereniging.
De vacature van secretaris blijft nog open.
Als tweede secretaris wordt benoemd Christoph Aufdemkampf
Penningmeester wordt Giel Luja. Arno de Jonge zal hem in gaan werken en
zorgen voor een goede overdracht.
Nick Hubers wordt gewoon bestuurslid. Hij heeft zich al jaren ingezet voor
het jeugdzeilen.
Arno de Jonge blijft momenteel zitten als algemeen bestuurslid, werkt de
penningmeester in en zal dan aftreden.
12. Benoeming nieuw lid kascontrole-commissie.
Dit agendapunt is reeds eerder in de vergadering afgehandeld.
13. Uit de jeugdcommissie.
Nick Hubers doet verslag vanuit de jeugdcommissie. Ongeveer 60 kinderen
hebben weer deelgenomen aan de zeilweken het afgelopen seizoen.
De zeilweken voor het jaar 2014 zijn ook alweer volgeboekt.
De vereniging heeft een mooie aankoop gedaan van vier optimisten. Aan
leden, die geen optimist hebben, wordt er een uitgeleend.
Wellicht kan ook een zeilevenement voor de jeugd in het najaar
georganiseerd worden.
Wedstrijdbegeleiding.
Diverse wedstrijden zijn begeleid met de Joker, o.a. de Benelux, de
Internationale Opti Spring Regatta Spirit en voor het eerst de Nieuwpoort
week.
14. Wat verder ter tafel komt/ rondvraag.
De heer Richard Verkerk merkt op dat het jaarverslag van Stichting De
Vaete niet is behandeld. Het jaarverslag bestaat met name uit lasten van
gas, elektra en verzekeringen.
Er waren twee afrekenposten waar verschillen in zaten. Met name de posten
van de Delta leveren een aardige afwijking op. (voordeel)
De heer Frans van der Kruk merkt op dat een van zijn laatste taken als
havencommissaris is geweest het opvragen van offertes voor aanschaf van
een AED. Is er nog iets gedaan met deze offertes, want hij constateert dat
er nog steeds geen AED is op het haventerrein.
9
De voorzitter van de SJS deelt mee dat in het havenkantoor een AED wordt
opgehangen. De havenmeesters krijgen hiervoor een opleiding.
Er is nog discussie of er tevens een AED in de hal van het clubhuis
gehangen dient te worden.
Het punt van de tweede AED zal meegenomen worden in de vergadering
van SJS van dit najaar.
De heer Kees Sandberg merkt op dat de KNWV bijdrage betaald wordt door
alle leden. Hij vraagt zich af waarom hij geen pasje heeft ontvangen voor
het jaar 2014.
Verder heeft de heer Kees Sandberg een verzoek aan het bestuur. De heer
Jan Prins heeft het afgelopen jaar als katalysator gefungeerd voor de WVS.
De heer Kees Sandberg vindt het heel vervelend dat de heer Prins de zaal
heeft verlaten en zelfs zijn lidmaatschap heeft opgezegd.
De voorzitter zal binnenkort een afspraak maken met de heer Prins om de
verschillen van mening uit te praten.
Richard Prins (volgens mij Jacco van de Visser) stelt de traditie aan de orde
dat de ALV standaard gehouden wordt op zaterdagmiddag 14.00 uur. Een
erg ongelukkig tijdstip. Is het mogelijk de ALV naar bijvoorbeeld een avond
te verplaatsen. Een andere mogelijkheid zou zaterdagmorgen kunnen zijn.
Dit wordt in overweging genomen.
15. Sluiting.
Niets mee aan de orde zijnde sluit de voorzitter de ALV om 16.00 uur en
dankt ieder voor zijn/haar inbreng.
Scharendijke, d.d.
Voorzitter: A.F. Heeris
Secretaris:
10

Download Report