8. Voorstel reglement van orde AB

Voorstel
Algemeen bestuur
Vergaderdatum
2 juli 2014
Onderwerp
Reglement van orde AB Vechtstromen
Agendapunt
8
Kenmerk
B2014/u183
Portefeuillehouder/Aandachtsveldhouder
S.M.M. Kuks
O. Dijkstra
Opsteller/indiener
J. Niers
M.J. Veerman-
[email protected]
Dronkert
0621882585
Vertrouwelijkheid
Nee
Reactie adviescommissie besturen en
De commissie had een gedachtewisseling naar
aanleiding van de wijze van verslaglegging
(schriftelijke verslaglegging of audioverslagen)
en over het handhaven van het vragenhalfuurtje
versus de introductie van de rondvraag.
De uitkomst van deze gedachtewisseling is dat
men op beide punten het voorstel van het DB
volgt.
organiseren 11 juni 2014
Besluit algemeen bestuur 2 juli 2014
I. Voorstel
Samengevat wordt voorgesteld aan het AB:
In te stemmen met het bijgevoegde reglement van orde voor de vergaderingen van het
algemeen bestuur, en daarin te bepalen dat:
a. elk lid van het algemeen bestuur een verklaring ondertekent dat hij de gedragscode zal
naleven;
b. de vergaderingen van het algemeen bestuur in een woordelijk verslag worden vastgelegd;
c. hamerstukken worden vastgesteld zonder beraadslaging en stemming tenzij ten minste
een fractie vraagt om beraadslaging;
d. de besloten vergadering altijd toegankelijk is voor fractievertegenwoordigers (als
toehoorder),
e. het geluid van mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen moet zijn
uitgeschakeld.
II. Inleiding
Op grond van het overgangsrecht heeft tot nu toe het reglement van orde van het waterschap
Regge en Dinkel 2009 gegolden.
Het Reglement voor het Waterschap Vechtstromen schrijft voor dat het algemeen bestuur
voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden (zelf) een reglement van orde vaststelt. In
dit reglement van orde moeten in elk geval voor de volgende onderwerpen regels worden
opgenomen:
- de wijze van oproeping tot de vergadering;
- de openbaarheid van de vergaderingen,
- het vergader- en besluitquorum;
- de handhaving van de orde tijdens de vergaderingen;
pagina 1 /5
- de wijze waarop de stemmingen plaatsvinden.
In het bijgevoegde concept reglement voor het waterschap Vechtstromen zijn alle verplichte
elementen opgenomen, en worden de volgende wijzigingen voorgesteld ten opzichte van dat
van Regge en Dinkel:
1. Gedragscode en verklaring
Op grond van artikel 33, derde lid van de Waterschapswet stelt het algemeen bestuur een
gedragscode vast voor de leden van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de
voorzitter. In de gedragscode kan het algemeen bestuur afspraken vastleggen over het
optreden als bestuurder. Integriteit maakt hiervan een belangrijk onderdeel uit. De
gedragscode zal dan ook worden vastgesteld nadat integriteitsbeleid is geformuleerd.
Ondertekening van een verklaring benadrukt het belang dat aan correct gedrag van openbaar
bestuurders wordt gehecht, al is de gedragscode juridisch niet bindend.
2. Verslaglegging
De verslaglegging van het bestuur dient twee doelen. Enerzijds stelt het burgers in staat om
kennis te nemen van het besluitvormingsproces binnen het bestuur. Tegelijkertijd is het een
middel voor het bestuur zelf om terug te kunnen blikken op eerdere vergaderingen.
In het bijzonder het laatstgenoemde doel kan worden bereikt met een uitgebreid verslag,
woordelijk dan wel in audiovorm.
Een woordelijk verslag wordt gemaakt op basis van een geluidsopname van de vergadering.
Hiermee is zeer nauwkeurig te volgen wat er precies is gezegd, door wie en hoe de
besluitvorming is verlopen.
Het audioverslag is een geïndexeerde en doorzoekbare geluidsopname van de vergadering.
De meerwaarde boven een geschreven woordelijk verslag is erin gelegen dat door het geluid
de te horen nuances en intonaties gereproduceerd worden. Uit evaluatie van de
audioverslagen van Velt en Vecht bleek dat het bestuur erg enthousiast was over het gemak
en de mogelijkheden van de audioverslagen. Een audioverslag is echter voor auditief
gehandicapte burgers niet toegankelijk.
Een woordelijk verslag kost ongeveer € 550,- per vergadering (via Notubiz).1 Bij acht ABvergaderingen maakt dat ongeveer € 4.400,- per jaar.
Een audioverslag kost ongeveer € 9.500,- per jaar.
Het is ook denkbaar om een audioverslag standaard te combineren met een woordelijk
verslag ( kosten € 14.000,- per jaar)) of om naast een standaard audioverslag alleen op
verzoek een woordelijk verslag te produceren (extra kosten € 550,- per aanvraag).
In bijgevoegde conceptreglement wordt voorgesteld om uitsluitende een woordelijk verslag te
maken, en op de website algemeen beschikbaar te stellen.
3. Hamerstukken
Nieuw is de bepaling over hamerstukken. Deze worden als zodanig geagendeerd en zonder
beraadslaging en stemming vastgesteld of aangenomen, tenzij een of meer fracties vragen
om beraadslaging. In dat geval wordt het betreffende onderwerp toegevoegd aan de agenda
van dezelfde vergadering en wordt erover beraadslaagd.
4. Toegankelijkheid besloten vergadering
Een besloten vergadering is in beginsel alleen voor leden van het algemeen bestuur
toegankelijk. Het is echter wel denkbaar dat ook anderen erbij aanwezig zijn of deelnemen
aan de beraadslaging. Dit is alleen mogelijk voor zover dit niet strijdig is met het besloten
karakter. Het is aan het algemeen bestuur om te beslissen over aanwezigheid van derden
(artikel 41 in combinatie met artikel 21).
1
Notubiz is de leverancier die zowel bij Regge en Dinkel als bij Velt en Vecht de huidige AB-verslagen
maakt.
pagina 2 /5
Voorgesteld wordt om de besloten vergaderingen altijd toegankelijk te maken voor
fractievertegenwoordigers. Zij zijn toehoorders en mogen niet deelnemen aan de
beraadslagingen.
7. Geluid van mobiele telefoons moet uit
Voor toehoorders en pers geldt het gebod dat zij het geluid van hun mobiele telefoons en
andere communicatiemiddelen uitschakelen.
Toehoorders of pers, die door hun gedragingen de geregelde gang van zaken in een
vergadering belemmeren kan de voorzitter, op grond van artikel 24 van dit reglement, de
toegang tot de vergadering ontzeggen.
III. Beoogd effect
Met de vaststelling en het gebruik van een actueel reglement van orde zullen de
vergaderingen van het algemeen bestuur geordend en vlot kunnen verlopen.
IV. Argumenten
1. Het reglement is gebaseerd bij modellen van de Unie van Waterschappen en de VNG.
De volgorde van de bepalingen is enigszins gewijzigd, en de werkwijze zelf is
gemoderniseerd (zie argument 2). Voor het overige is de werkwijze die in dit reglement
vastligt bekend bij bestuurders die al langer binnen de waterschapswereld actief zijn evenals
bij bestuurders afkomstig uit de gemeentelijke omgeving. Dit bevordert een soepel verloop
van de vergaderingen.
2. Het reglement gaat uit van optimaal gebruik van digitale mogelijkheden
Waar in de modelteksten nog werd uitgegaan van schriftelijke verzending van stukken en ter
inzage legging van schriftelijke stukken is in dit reglement overgeschakeld op digitale
verzending en plaatsing op de website van het waterschap. Voor een deel is dit wettelijk
verplicht, voor een deel volgt dit uit de eerder door uw bestuur vastgestelde verordening op
de elektronische bekendmaking en kennisgeving waterschap Vechtstormen. Door deze
werkwijze wordt bespaard op kopieerkosten en wordt ook het milieu ontzien.
V. Financiën
Verslaglegging in de vorm van een woordelijk verslag kost ongeveer € 550,- per vergadering
(via Notubiz). Bij acht AB-vergaderingen maakt dat ongeveer € 4.400,- per jaar.
Bekendmakingen van vergaderingen, verslagen en besluitenlijsten geschieden digitaal,
waardoor advertentiekosten niet langer aan de orde zijn.
VI. Communicatie
Het reglement van orde is in de eerste plaats van belang voor de leden van het algemeen
bestuur zelf. Daarnaast is het ook van belang voor overige in- en extern geïnteresseerden,
omdat dit reglement hen het recht geeft bij de vergaderingen aanwezig te zijn. Om deze
laatste reden wordt dit reglement na vaststelling integraal op de website geplaatst.
pagina 3 /5
VII. Bijlage(n)
1. Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van waterschap
Vechtstromen.
pagina 4 /5
Besluit Reglement van orde
Kenmerk: B2014/u183
Het algemeen bestuur van het waterschap Vechtstromen;
gezien het advies d.d. 27 mei 2014, kenmerk B2014/u183;
gelet op artikel 8 van het Reglement voor het Waterschap Vechtstromen;
BESLUIT
In te stemmen met het bijgevoegde reglement van orde voor de vergaderingen van het
algemeen bestuur, en daarin te bepalen dat:
a. elk lid van het algemeen bestuur een verklaring ondertekent dat hij de gedragscode zal
naleven;
b. de vergaderingen van het algemeen bestuur in een woordelijk verslag worden vastgelegd;
c. hamerstukken worden vastgesteld zonder beraadslaging en stemming tenzij ten minste een
fractie vraagt om beraadslaging;
d. de besloten vergadering altijd toegankelijk is voor fractievertegenwoordigers (als toehoorder);
e. het geluid van mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen moet zijn uitgeschakeld.
Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 2 juli 2014
Het algemeen bestuur voornoemd,
dr. S.M.M. Kuks, watergraaf
drs. O. Dijkstra, secretaris
pagina 5 /5

Download Report