Aanvulling privacy reglement OPDC Utrechtse School.

Aanvulling Privacyreglement Kernpartners maart 2013 . versie 24 februari 2014
Aanvulling privacy reglement OPDC Utrechtse School.
De privacyrichtlijnen worden gevolgd zoals beschreven in het document ‘Privacyreglement Kernpartners maart
2013’ (sterkvo.nl). Voor het vragen van toestemming wordt als leidraad genomen het document ‘Toestemming
vragen in passend onderwijs’ (sterkvo.nl). Als het gaat om dossiervorming voor psychologen en
orthopedagogen worden de richtlijnen gebruikt zoals beschreven in het document ‘Praktijkrichtlijnen voor
orthopedagogen en psychologen werkzaam in het onderwijs’ (www.nvo.nl). In dit document worden keuzes
toegelicht die specifiek zijn voor OPDC de Utrechtse School.
Definities
US
Dossier
Werkdocumenten
Medewerkers
Lln
OPDC de Utrechtse School
papieren dossier én magister
TP, HP, EV, Groeidocument, OPP
docent, mentor, orthopedagoog, teamleider, administratie
leerling
Ouders en jongeren worden bij start van de plaatsing geïnformeerd over ons
privacyreglement. Ook komt het privacyreglement van het Samenwerkingsverband met
de aanvulling voor de US op de website.
Dossiervoering
US gaat uitsluitend werken met digitale dossiers. Alle documenten worden aan magister
gehangen c.q. opgeslagen in de speciale map met vertrouwelijke dossiers op de
beveiligde orthopedagogen map op de L:schijf.
Er zijn twee soorten dossiers:
Het ‘gewone’ schooldossier.
Het ‘gewone’ schooldossier is voor iedereen in US in te zien via magister. Ook de
moederschool kan in dit dossier, mits ze Magister in gebruik hebben. Zo niet, dan krijgen
ze de gegevens uit Magister aangeleverd bij het uitstromen van de leerling. Bij schakelen
gaan de gegevens zo vanzelf door naar de moederschool.
NB: De opdracht van US is nagenoeg altijd het uitvoeren van cognitief en didactisch
onderzoek, daarom valt cognitief en didactisch onderzoek onder het ‘gewone’
schooldossier. Ook de standaard inventarisatielijsten (SEV, Aseba en AVL) vallen onder
het gewone schooldossier. D.w.z dat ouders en leerling bij de start op US schriftelijk
toestemming geven voor het uitvoeren van deze onderzoeken, voor het toevoegen van
het verslag aan het ‘gewone’ schooldossier en voor gebruik van de scores in documenten
zoals het groeidocument of eindverslag. Als ouders/lln hiermee niet akkoord gaan staat
de plaatsing op US ter discussie. (Deze gesprekken worden gedaan door een MTlid.)
Het vertrouwelijke schooldossier
Vertrouwelijke documenten, zoals verslagen van sociaal emotionele onderzoeken, zijn
uitsluitend toegankelijk voor de orthopedagogen en worden in een aparte map op de
L:schijf bewaard, waar alleen de orthopedagogen toegang tot hebben. Dit geldt voor
verslagen van sociaal emotionele onderzoeken die zijn geschreven op de US én voor
verslagen van externe instanties, zoals o.a. Altrecht.
Het vertrouwelijke schooldossier wordt door de orthopedagoog ingezien en enkel de
informatie die noodzakelijk is voor docenten en mentoren voor de begeleiding van de
Aanvulling Privacyreglement Kernpartners maart 2013 . versie 24 februari 2014
leerling in school wordt kort samengevat. Deze informatie wordt toegevoegd aan het
dossier en de werkdocumenten. Bij schakelen deelt de orthopedagoog het dossier indien
nodig met de orthopedagoog van de moederschool.
NB: Op de US wordt alleen sociaal emotioneel onderzoek uitgevoerd als ouders/lln
instemmen met het toevoegen van het verslag aan het vertrouwelijke dossier en dus van
de gegevens noodzakelijk voor begeleiding van de leerling aan het gewone dossier en
werkdocumenten.
De dossiers zijn na schakelen bekend bij de moederschool en bijven niet bewaard op US.
In geval van sociaal emotioneel onderzoek uitgevoerd op US bewaart de orthopedagoog
het verslag 2 jaar in de map met vertrouwelijke dossiers.
Vertrouwelijkheid
Werkdocumenten worden bewaard op de L:schijf, in de map desbetreffende leerling en in
magister. Het is niet toegestaan om documenten op een USB-stick of op een eigen
werkmap op de computer te bewaren. Verslagen van sociaal emotioneel onderzoek
geschreven op de US, worden eerst beveiligd en dan in de map met ‘vertrouwelijke
dossiers’ geplaatst.
Rapportage sociaal emotioneel onderzoek
Voorafgaand aan het onderzoek: voor ieder onderzoek moet afzonderlijk uitleg gegeven
worden en dan toestemming worden gevraagd.
De uitkomsten worden direct na de verslaglegging met ouders/lln gecommuniceerd.
Ouders krijgen een verslag.
De orthopedagoog deelt de handelingsadviezen, voortkomend uit het onderzoek, met het
docententeam en zorgt ervoor dat deze in de werkdocumenten worden opgenomen.
Als een derde partij het onderzoeksverslag wil hebben kan dat alleen worden verstrekt
met toestemming van ouders/leerling. Voor elke opvraag van gegevens moeten ouders
opnieuw toestemming verlenen.
Toestemming vragen in passend onderwijs
Schriftelijk
Bij start van de leerling ondertekenen ouders en lln een formulier waarin staat dat zij
akkoord gaan met het doen van cognitief en didactisch onderzoek en het gebruik daarvan
in het gewonde dossier en werkdocumenten.
Ouders ondertekenen een ander formulier als er sociaal emotioneel onderzoek op de US
gedaan wordt. Daarop staat welk onderzoek gedaan wordt en dat de handelingsadviezen,
noodzakelijk voor begeleiding van de leerling worden gebruikt in de werkdocumenten.
Toestemming kan mondeling of schriftelijk worden gegeven. Een handtekening is niet
vereist. Wel is het van belang dat een mondeling gegeven toestemming nauwkeurig
wordt vastgelegd in het groeidocument of magister zodat duidelijk is wie, wanneer,
waarvoor toestemming heeft gegeven.
Indien toestemmingformulieren ondertekend zijn worden deze in magister gehangen.
Aanvulling Privacyreglement Kernpartners maart 2013 . versie 24 februari 2014
Positie van ouders en leerling
Aan wie er toestemming moet worden gevraagd, is afhankelijk van de leeftijd van de
leerling en van de positie van de ouders.
Leeftijd van de leerling
Is de leerling nog geen twaalf jaar oud, dan moet aan de wettelijk vertegenwoordigers
toestemming worden gevraagd.
Is een leerling al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud dan moet aan de leerling én
aan de ouders toestemming worden gevraagd.
Is een leerling zestien jaar of ouder, dan hoeft alleen aan hem zelf toestemming te
worden gevraagd. Als een leerling zestien jaar is of ouder mogen alleen de ouders van de
uitkomsten van het sociaal emotionele onderzoek worden geïnformeerd met toestemming
van de leerling.
Aan ouders wordt bij de start uitgelegd (indien van toepassing) dat leerlingen vanaf 16
zelf mogen beslissen over of hun ouders hun dossier mogen inzien.
Positie van de ouders
In de meeste gevallen oefenen beide ouders het gezag over hun minderjarige kind uit. In
sommige gevallen is er slechts één ouder met gezag. Zijn beide ouders overleden, of
heeft de rechter het gezag bij hen weggehaald, dan oefent een voogd het gezag uit.
Degene die het gezag uitoefent is de wettelijk vertegenwoordiger. De toestemming moet
worden gevraagd aan de wettelijk vertegenwoordiger(s).
Er is een belangrijk onderscheid tussen een voogd en een gezinsvoogd. Overleg van
vertrouwelijke gegevens met de gezinsvoogd mag alleen met toestemming van
ouders/leerling.
Zou deze toestemming worden geweigerd, dan dient een afweging te worden gemaakt,
of niet toch, vanwege de ernst van de problematiek en de noodzaak van afstemming, op
basis van een conflict van plichten overleg met de gezinsvoogd noodzakelijk is.
Er wordt bij de start nagevraagd (en nagekeken door LP bij twijfel) wie gezag heeft en
uitgelegd dat alle gezaghebbenden op de hoogte moeten worden gehouden over
belangrijke zaken. Er worden tijdens de intake afspraken gemaakt indien nodig.
Ouders en leerling ondertekenen het groeidocument/eindverslag bij de start van de
leerling op een andere school. De inhoud is al besproken op het laatste oudergesprek.

Download Report