BO Begeleiding sportclubs

BO BEGELEIDING SPORTCLUBS
Onderstaand document vertaalt de teksten van het decreet en het uitvoeringsbesluit m.b.t. de
begeleiding van de sportclubs naar een meer praktische toelichting als hulp voor de ‘afbakening’ van
de opdracht, het uittekenen van het beleid en de uitvoering ervan binnen de sportfederatie.
1. Situering BO Begeleiding sportclubs
In het decreet (art. 14 §1, 4° voor de unisportfederaties en art. 29 §1, 3° voor de recreatieve
sportfederaties) staat BO Begeleiding sportclubs omschreven als:
aantoonbare inspanningen leveren in de sporttechnische, bestuurlijke, administratieve,
sportpromotionele en sportmedische begeleiding van de aangesloten sportclubs met
bijzondere aandacht voor de kwaliteitszorg.
Het uitvoeringsbesluit (art. 18, 1° en 2°) vertaalt de ‘aantoonbare inspanningen’ in ondersteuning en
begeleiding van de sportclubs in de clubwerking en somt de deelgebieden op waarin de
sportfederatie haar sportclubs in hun clubwerking dient te begeleiden en te ondersteunen:




kwaliteitszorg in de sportclub (dit deelgebied mag ook deel uitmaken van de
onderstaande deelgebieden)
sporttechnische werking in de sportclub
bestuurs- en administratieve werking in de sportclub
sportpromotionele werking in de sportclub
De doelstellingen en acties binnen deze basisopdracht richten zich dus op de lokale werking van de
clubs. Het doelpubliek van deze opdracht is dan ook de sportclub en haar medewerkers.
Een goede uitvoering van de begeleidingsopdracht is voor een club, naast de mogelijkheid tot
deelname aan de competitie, de verzekering, … een belangrijke reden tot aansluiting bij een
sportfederatie. De uitvoering van deze opdracht zorgt ook voor een hechtere relatie tussen de
sportfederatie en haar clubs en voor meer betrokkenheid van de sportfederatie bij wat de sportclubs
doen en vice versa.
2. Doelstelling van deze opdracht → wat willen we via deze opdracht bereiken?
Via deze opdracht is het de bedoeling dat sportclubs kwaliteitszorg in hun clubbeleid en clubwerking
inbouwen en op verschillende deeldomeinen kwaliteit gaan bepalen, meten en bewaken of
verbeteren. Het is de bedoeling dat clubs in hun werking op lokaal vlak kwaliteitsvoller, efficiënter,
effectiever, … gaan werken, zowel op sporttechnisch, administratief-bestuurlijk als
sportpromotioneel vlak. Dat het hier gaat om de verbetering van de werking van en in de lokale club
zelf is een belangrijk aandachtspunt bij de afbakening van deze basisopdracht t.o.v. de andere
opdrachten.
BO Begeleiding sportclubs
De sportfederatie dient (uiteraard liefst in samenspraak met haar clubs) te bepalen wat ze op de
diverse deeldomeinen wil bereiken en wat ze op vlak van ondersteuning in de verschillende
deeldomeinen voor haar clubs wil doen.
3. Invulling / activiteiten → wat gaan we doen?
Wat wel?
Je gaat als sportfederatie je sportclubs ondersteuning bieden in het realiseren van de brede waaier
van opdrachten die ze als lokaal ankerpunt van de sporttak(ken) uitvoeren.
De sportfederatie dient dus, in functie van wat zij met die ondersteuning wil bereiken, te bepalen
hoe ze dat gaat doen (hoe = de acties of de maatregelen, de onderwerpen, de inhoud).
De sportclubs helpen om de kwaliteitszorg, de sporttechnische werking, de bestuurs- en
administratieve werking en de promotionele werking in lokale club zelf te verbeteren kan bvb via
het uitwerken en aanbieden van tools, kant en klare producten, individuele ondersteuning, … zoals:
 stramienen/blauwdrukken/sjablonen/templates/modellen
 handleidingen/handboeken
 brochures
 sporttechnische fiches
 draaiboeken
 voorbeelddocumenten
 kant en klaar uitgewerkte producten of processen
 affiches
 FAQ’s
 clubbezoeken
 …
De sportfederatie kan hierbij verschillende kanalen gebruiken zoals:
 website
 tijdschrift, nieuwsbrief, mailings
 help desk / telefoon
 hulp en begeleiding ter plaatse
 …
NB: ingeval de hulp aan de clubs onder vorm van opleiding of bijscholing wordt gegeven hoort de
activiteit thuis in de BO kaderopleiding en bijscholing; je kan ze in het beleidsplan desgewenst wel
pro memorie herhalen in de BO begeleiding sportclubs.
Tip voor de afbakening van de inhoud van deze opdracht t.o.v. deze van de andere opdrachten.
Vertrek vanuit de club, los van de sportfederatie (denk bij wijze van spreken dat het om een
sportclub gaat die niet bij je sportfederatie is aangesloten), en bedenk hoe je de lokale werking van
de club kan verbeteren.
Stel je in de plaats van een lesgever/trainer en bedenk hoe je er (naast opleiding en bijscholing) voor
kan zorgen dat hij/zij beter, gemakkelijker, gevarieerder, creatiever, meer planmatig … lesgeeft.
Stel je in de plaats van een bestuurder en bedenk/bevraag waarmee ze geconfronteerd worden /
welke problemen ze hebben, welke knowhow ze nodig hebben om daar het hoofd te kunnen aan
bieden, hoe ze hun lokale werking efficiënter en effectiever kunnen maken, bedenk hoe ze
kwaliteitszorg in hun clubbeleid/clubwerking kunnen inbouwen, …
Stel je in de plaats van de clubs en bedenk hoe ze aan promotie zou kunnen doen op lokaal vlak,
welke tools je kan aanreiken om het beter te doen, om het hen gemakkelijker te maken, geef aan
BO Begeleiding sportclubs
hoe ze samenwerkingsverbanden kunnen organiseren, help ze projecten uit te werken rond bvb
promotie, …
Voorbeelden begeleiding op vlak van kwaliteitszorg












Vastleggen van kwaliteitscriteria m.b.t. de werking van de sportclubs op verschillende
deeldomeinen
Metingen in de clubs op basis van kwaliteitscriteria (vgl. IK en Double Pass projecten)
Tips, tools, … voor de verbetering van de kwaliteitsscores van de clubs
(Individuele) begeleiding na de kwaliteitsmetingen
Leidraad voor het invoeren van kwaliteitszorg in het clubbeleid
Opstellen van een kwaliteitshandboek voor de sportclubs
Voorbeelden van clubdoelstellingen met kwaliteitsindicatoren, … aanreiken voor verschillende
deelgebieden
Criteria voor het afbakenen van de grootte en opdeling van de trainingsgroepen
Folder met kwaliteitscriteria waaraan een promotionele activiteit moet voldoen
Folder met kwaliteitscriteria waaraan sportspecifieke accommodatie moet voldoen
Folder met kwaliteitscriteria waaraan sportspecifiek materiaal moet voldoen
…
Voorbeelden begeleiding op sporttechnisch vlak









Uitgewerkte oefenstofpakketten per leeftijd/niveau
Kant en klare lessenreeksen of lesfiches
Diverse didactische werkvormen
Methodiek van sporttechnische vaardigheden
Blauwdrukken of uitgewerkte voorbeelden van trainingsschema’s, jaar- en meerjarenplannen
Opdrachtenboekjes/opdrachtenfiches ‘wat kan ik al?’, brevetten, … die de trainer in de club kan
gebruiken
Projecten om het aanbod voor de leden uit te breiden
Uitgewerkt opleidingsconcept voor bepaalde leeftijdsgroep met bvb een handleiding en
oefenstof voor de trainers, een doeboekje voor de jeugdleden, een mascotte, aangepaste
materialen, …
…
Voorbeelden begeleiding op bestuurlijk-administratief vlak








Voorbeelden van functieomschrijvingen bestuursleden
Blauwdruk van structuur van een club, organigram
Informatie over wetgeving die sportclubs aanbelangt
Leidraad voor de wettelijke verplichtingen waaraan clubs moeten voldoen: vzw-wetgeving,
vrijwilligers, milieuwetgeving, decreet MVS, …
Hulp op juridisch vlak
Voorbeelddocumenten i.v.m. vzw’s zoals modelstatuten
Individuele begeleiding bij de overgang van een feitelijke vereniging naar een vzw
Voorbeelddocumenten i.v.m. de toepassing van de vrijwilligerswet zoals
vrijwilligersovereenkomst, onkostenstaat, …
BO Begeleiding sportclubs
















Brochure voor een goed vrijwilligersbeleid in de clubs met tips over rekruteren van vrijwilligers,
tips over motiveren en belonen van vrijwilligers, …
Subsidiewijzer (informatie over en begeleiding bij subsidies die clubs kunnen verwerven)
Leidraad voor het opstellen van een sponsordossier, een subsidiedossier
Individuele ondersteuning bij het opstellen van dossiers, bvb een (motivatie)dossier voor
bijkomende/betere infrastructuur in de gemeente van de club
Taken en mogelijkheden van een sportclub in haar relatie met de gemeente en de sportraad
Informatie over af te sluiten verzekeringen op clubniveau zoals algemene
aansprakelijkheidsverzekering, specifieke bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering,
brandverzekering gebouwen, …
Gezamenlijke polis voor bvb specifieke bestuurdersaansprakelijkheid aanbieden aan de clubs
Werking van de club efficiënter maken door bvb info over vergadertechnieken, tips voor
projectmanagement / procesmanagement
Leidraad voor een communicatieplan voor de club
Handleiding voor het oprichten van een nieuwe club
Model voor het opstellen van een clubbeleidsplan
Hulp bij of info over het maken van websites
Webpagina voor de club aanbieden
Informaticatoepassingen voor de clubwerking
Info voor de club over hoe deelnemen aan sport goedkoper kan voor de sporter zelf
…
Voorbeelden begeleiding op promotioneel vlak











Draaiboek voor de organisatie van een opendeurdag, sportinstuif, een schoolsportdag, …
Uitgewerkte initiatievormen voor in de club, voor op school
Mogelijke activiteiten / leuke oefenstof en spelvormen geschikt voor promotionele activiteiten
Stappenplan voor de organisatie van evenementen
Concrete invulling van samenwerkingsvormen met partners zoals bvb open school met
sportaanbod, naschoolse kinderopvang, …
Het ter beschikking stellen van promotiemateriaal zoals opdrukaffiches, folder van de
sportfederatie met luik voor de club, promotiemateriaal, gadgets, vlaggen, … die door de clubs
kunnen gebruikt worden bij promotieactiviteiten van / in de club
Uitgewerkte projecten om doelgroepen uit te breiden (mogelijke slogans, voorbeeldaffiches,
inhoudelijk uitgewerkte activiteiten, voorbeelden van netwerking, organisaties waarmee kan
samengewerkt worden, …)
Ondersteuning bij het organiseren van promotionele clubevenementen zoals mogelijkheden
van subsidies voor de club onderzoeken, hulp bij het afsluiten van de nodige verzekeringen, bij
het huren materiaal, bij contacten met de (lokale) media, …
Uitwerken van een concrete schoolactie in verschillende stappen (bvb club organiseert
kennismakingssessies met de sport in de school, leerlingen komen sporten in de club,
promoten van aantrekkelijk instaplidmaatschap) met uitgewerkte organisatievormen en
oefenstof
Ondersteuning bij het opstellen van een clubpromotieplan
…
BO Begeleiding sportclubs
Uiteraard zullen, om adequate begeleiding aan de clubs te kunnen geven tal van
‘voorbereidende’ acties genomen moeten worden en ‘rand’ voorwaarden vervuld moeten zijn:
 de begeleidingsopdracht vergt vanuit de sportfederatie een goede kennis van haar clubs →
licht je clubs door (IK, vragenlijsten, ter plaatse, …)
 pleeg voldoende overleg
 luister voortdurend naar je basis
 persoonlijk contact is belangrijk (bvb ronde van sportclub → persoonlijk bezoek)
 wees creatief, maar zet ook ideeën van anderen (andere sportfederaties, andere
verenigingen) om zodat die voor je eigen clubs bruikbaar worden
 blijf op de hoogte van bestaande projecten (bvb Dynamoproject) en mogelijke
samenwerkingsverbanden / partners (brede school met sportaanbod, de scholen in de buurt,
de gemeente, …)
 …
Belangrijke aandachtspunten:
 Denk op sporttechnisch vlak zowel aan de recreanten als aan de competitieve leden
 Clubs kunnen op bestuurlijk-administratief vlak ook rekenen op ondersteuning via het
Dynamo-project van VSF. Deze hulp ontslaat de sportfederaties niet van de deelopdracht
‘begeleiding en ondersteuning van de bestuurs- en administratieve werking in de sportclubs’;
sportfederaties hebben hier dus ook nog steeds een taak. Uiteraard kunnen de
sportfederaties voor het bereiken van de doelstelling die zij zich in het kader van deze
deelopdracht stellen ook gebruik maken van de tools die Dynamo aanreikt.
 Vergeet het aspect ‘kwaliteitszorg in de sportclub’ niet
Kwaliteitszorg implementeren in de sportclub betekent dat de club moet weten welke
kwaliteit ze wil bereiken en op welke manier ze die kwaliteit gaat bewaken. De club zal dus
kwaliteit moeten plannen en kwaliteit moeten beheersen/behouden of kwaliteit verbeteren,
wat inhoudt dat je kwaliteit ook moet kunnen meten. Dit kan op verschillende manieren:
 Metingen in de clubs op basis van kwaliteitscriteria (vgl. IK en Double Pass projecten)
en een stappenplan en tools voor de verbetering van de score van de clubs
 Op niveau van de doelstellingen in het clubbeleidsplan
Bvb jaarlijks is minimum 70% van alle actieve lesgevers in mijn club sporttechnisch
gekwalificeerd
Bvb jaarlijks behaalt minimum 50% van alle actieve lesgevers in mijn club een
trainerslabel (er moet dan wel vastgelegd worden wat de voorwaarden zijn voor het
behalen van een trainerslabel, zoals bvb VTS-gediplomeerd + jaarlijkse bijscholing
gevolgd hebben, jaarplan en lesvoorbereidingen volgens het voorbeeldstramien van
de sportfederatie, …)
 Op niveau van de activiteiten: ook activiteiten/acties/evenementen kunnen
gekoppeld worden aan minimale kwaliteitsnormen
Bvb minimale criteria voor promotionele clubactiviteiten zoals minimum aantal
gediplomeerde lesgevers/aantal deelnemers, minimaal vereiste infrastructuur,
minimaal vereist sportmateriaal, minimum eisen op vlak van onthaal, registratie van
gegevens van de deelnemers, minimum eisen op vlak van promotie vooraf, op vlak
van nazorg, …
 Let op: het uitvoeringsbesluit laat toe dat de begeleiding en de ondersteuning van de
sportclubs op vlak van kwaliteitszorg in de clubwerking niet als een aparte deelopdracht
wordt behandeld. De begeleiding op vlak van kwaliteitszorg kan ook onderdeel zijn van de
begeleiding op sporttechnisch vlak, op bestuurlijk-administratief vlak of op
sportpromotioneel vlak. Wanneer kwaliteitszorg deel uitmaakt van de begeleiding op
sporttechnisch vlak, op bestuurlijk-administratief vlak en/of op sportpromotioneel vlak dient
duidelijk aangegeven te worden rond welke kwaliteitsaspecten zal gewerkt worden
BO Begeleiding sportclubs

(kwaliteitscriteria concreet invullen) en op welke manier die kwaliteit in de club gepland,
gemeten en behouden of verbeterd zal worden
…
Wat niet?
Het gaat in deze begeleidingsopdracht niet over:
 informatie aan de clubs over de werking van de sportfederatie
 statuten, reglementen en organigram van de sportfederatie
 informatie over competities
 informatie over activiteiten, stages, … die de sportfederatie organiseert voor haar clubs
 richtlijnen voor inschrijvingen voor activiteiten van de sportfederatie
 het ledenbeheer van de sportfederatie
 de verzekering van de sportfederatie
 ongevalaangiftes
 verbeteren van de (kwaliteit) van de werking van de sportfederatie
 …
Die activiteiten behoren decretaal tot andere opdrachten (informatieplicht over het eigen beleid en
de eigen organisatie aan de sportclubs en eigen aangesloten leden en maatregelen m.b.t. de interne
en externe communicatie), die uiteraard ook de clubs ten goede komen.
4. Nuttige gegevens → wat hebben we nodig?
Voorbeelden van mogelijke gegevensverzameling in het kader van deze basisopdracht kunnen zijn:
 Inventariseer voor de verschillende deelgebieden hoe clubs werken, welke problemen ze in hun
werking ondervinden, welke kennis er in de clubs is om hieraan het hoofd te bieden, hoe clubs hun
problemen aanpakken, …
 Inventariseer de noden in de verschillende deelgebieden
 Inventariseer en catalogeer vragen, klachten, opmerkingen, … uit help desk, telefoons, tijdens
activiteiten, vergaderingen, werkgroepen, …
…
BO Begeleiding sportclubs

Download Report