onderzoek-portalen-publiek.

Universitair Informatiemanagement
Kenmerk:
SB/UIM/13/1114/FS
Datum:
24 april 2014
Onderzoek portalen
Meer inzicht in portalen
Frank Snels
Universitair informatiemanagement
Universiteit Twente
Document Historie
Datum
Auteurs en commentatoren
Opmerkingen
0.1
0.2
0.3
11-2013
03-2014
04-2014
F. Snels
F. Snels
F. Snels, E. Aveskamp, F. Aanstoot,
D. Vierkant, J. Evers.
0.4
04-2014
F. Snels, E. Aveskamp, F. Aanstoot,
D. Vierkant, J. Evers.
Initiële versie
Geheel herschreven
Opmerkingen verwerkt door het gehele
document. Analyse, conclusie en
samenvatting zijn geheel herschreven
Opmerkingen verwerkt door het gehele
document.
Kenmerken:
On-line, portalen en websites, content management, portalsystemen, Apps, intranet, DLWO,
mashups, customization.
Samenvatting
Dit document heeft als doel informatie te verschaffen over portalen en om richting te geven
aan (toekomstige) projecten en veranderingen op dit gebied.
Het web is voor de UT een essentieel kanaal voor interactie met studenten, medewerkers en
overige doelgroepen. Kennis over web-technologie bij het management is noodzakelijk om
de juiste keuzes te kunnen maken over deze interactie. Web-technologie omvat een breed
scala aan technologieën, van eenvoudige traditionele websites tot aan geavanceerde
portalen en mobiele applicaties.
Er zijn veel overeenkomsten tussen websites en portalen. Een belangrijk verschil is de
personaliseerbaarheid. Een portal is een gepersonaliseerde toegang naar relevante
informatie, bedrijf applicaties en personen. Een portalsysteem is een
platform/ontwikkelomgeving waarmee portalen gebouwd en onderhouden kunnen worden.
De functies van een portal kunnen verdeeld worden in vijf categorieën:





Content management functionaliteit, goed te vergelijken met een Content
Management Systeem (CMS);
Functionaliteit gericht op de personaliseerbaarheid;
Integratie functionaliteit waardoor in het portal de onderliggende systemen
onzichtbaar blijven voor de gebruiker en/of ontsloten worden;
Functionaliteit gericht op samenwerken tussen gebruikers;
Social computing functionaliteit. Zowel het nabouwen van sociale media functies in
een portal, alsook het aansluiten van bestaande sociale media óp het portal.
De Universiteit Twente kent verschillende doelgroepen met ieder hun eigen behoefte aan
informatie en applicaties. Voor het realiseren van portalen kunnen in essentie vier
hoofdgroepen onderscheiden worden: studenten, aankomende studenten, medewerkers en
externe relaties (bijvoorbeeld alumni).
De ontwikkeling van het web en web technologie gaat razendsnel. Enkele trends hebben
grote invloed op de ontwikkeling rond
portalen. De gebruiker zal steeds
meer centraal komen te staan. Een
portal als enige en unieke toegang tot
informatie, (bedrijf)applicaties en
personen is binnenkort achterhaald.
Gebruikers zullen zelf kiezen welke
kanaal ze het liefst gebruiken. Naast
een portal zullen meerdere kanalen
ontsloten moeten worden,
bijvoorbeeld mobiele portalen en
Apps. De basis onder een portal
(stopcontacten) wordt belangrijker
dan de portal zelf. Personalisatie
wordt nog belangrijker dan dat het nu
al is.
Geadviseerd wordt om de tabel met
“voorbeeldfuncties per doelgroep”
(hoofdstuk 3) verder uit te werken en
Versie 0.4 onderzoek portals
2
te prioriteren (must, should, could). Na de uitwerking moet deze functionele behoefte
omgezet worden naar eenduidige technologische oplossingen. Het al of niet aanschaffen van
een nieuw portalsysteem kan dan gebaseerd worden op deze uitwerking.
Overige conclusies en aanbevelingen:









Personaliseerbaarheid is de belangrijkste randvoorwaarde aan een portal. Zonder
personalisatie is geen sprake meer van een portal maar van een website.
Portalen kunnen een goede bijdrage leveren aan het verbeteren van de interne
communicatie op de UT. De belangrijkste voorwaarde is personalisatie. Gebruikers
moeten in een portal zelf kunnen kiezen welke informatie en functies zij nuttig vinden
en informatie wordt op maat aangeboden op basis van de identiteit van de gebruiker.
Het Content Management Systeem WebHare is vooral een CMS met een beetje
portal functionaliteit. Voor eenvoudige portaltoepassingen (bijvoorbeeld inschrijven
open dagen) is WebHare een goede oplossing. Identity Management vormt hierbij
nog een belangrijk aandachtspunt voor integratie met bestaande identiteiten. Voor
geavanceerde portaltoepassingen (bijvoorbeeld workflow of de integratie met Osiris)
is WebHare geen logische keus.
De basis onder portalen (stopcontacten) is belangrijker dan de portal zelf. Op termijn
is een Portal niet het enige kanaal, maar een van de kanalen voor een gebruiker om
toegang te krijgen tot informatie en functionaliteit.
Apps, Api’s(koppeling) en open data hebben een belangrijke overeenkomst met
portalen. Ze maken allen gebruik van UT informatiebronnen en functies, en gebruiken
dezelfde identificatiemechanismes om personalisatie toe te kunnen passen.
Er zijn diverse technologieën in gebruik voor UT portalen. Standaardiseer deze
ontwikkelingen richting twee omgevingen: portalen gericht op
medewerkers/studenten (employee portalen) en portalen gericht op
studiezoekers/alumni/bedrijven (customer portalen).
Identity & Access Management en Single Sign On zijn de belangrijkste basisdiensten
die eerst op orde moeten zijn voor een gepersonaliseerde portal. De tijd, aandacht en
prioriteit die er binnen de UT nu aan gegeven wordt, mag dan ook niet verminderen.
Tussen de studentenportal en een elektronische leeromgeving zijn meer
overeenkomsten dan verschillen. Zorg dat de portalen van Osiris student, BlackBoard
en de bestaande studentenportal verder geïntegreerd worden.
Functies in een medewerkersportal zullen zich allereerst moeten richten op
activiteiten die relevant zijn voor alle medewerkers. Bijvoorbeeld het indienen van een
elektronische declaratie, het kiezen van nieuwsrubrieken of het aanvragen van
verlofdagen. Voor specifieke “medewerker” groepen (bijvoorbeeld docenten of
onderzoekers) zal nader onderzoek noodzakelijk zijn.
Versie 0.4 onderzoek portals
3
Inhoudsopgave
1
Inleiding .................................................................................................... 5
2
De wereld van portalen ............................................................................ 6
2.1
Wat is een portal...................................................................................................................... 6
2.2
Portal functies .......................................................................................................................... 9
3
Doelgroep portalen ................................................................................ 11
3.1
UT doelgroepen ..................................................................................................................... 11
3.2
Functionele behoefte per doelgroep ..................................................................................... 12
4
Portal ontwikkelingen ............................................................................ 14
5
Conclusie en aanbevelingen ................................................................. 16
6
Bijlage: Geraadpleegde bronnen .......................................................... 18
7
Bijlage: Inventarisatie UT portalen ....................................................... 18
7.1
Inventarisatie per doelgroep ................................................................................................. 18
7.2
Huidige situatie portal infrastructuur .................................................................................... 19
8
Bijlage: Leveranciers ............................................................................. 21
9
Bijlage: Portalen volgens diverse bronnen ......................................... 23
10
Bijlage: Portalen zijn achterhaald ......................................................... 27
Versie 0.4 onderzoek portals
4
1 Inleiding
Portalen is een belangrijk onderwerp op de Universiteit Twente. Dit blijkt uit meerdere
projecten in de afgelopen jaren, maar ook uit de recent vastgestelde UT-I-strategie 20142018. Begin 2014 is het project “medewerkersportal” van start gegaan. Dit onderzoek levert
een bijdrage aan dit project. Het rapport is ook bruikbaar bij de discussie over zelf-services
en intranetten.
Dit document heeft als doel informatie te verschaffen over portalen en om richting te geven
aan (toekomstige) projecten en veranderingen. op dit gebied. Gezien de beperkte
beschikbare tijd heeft het niet de intentie volledig en uitputtend te zijn, maar wel voldoende
houvast te bieden voor het maken van keuzes.
In hoofdstuk twee wordt ingegaan op de inhoudelijke kant van portalen: wat zijn portalen en
waar zijn ze voor bedoeld?
Hoofdstuk drie kijkt naar portalen vanuit de verschillende doelgroepen die de UT kent. Het
rapport geeft in hoofdstuk 4 een analyse van ontwikkelingen rond portalen. Tot slot wordt in
hoofdstuk vijf een conclusie en aanbevelingen over het omgaan met portalen binnen de UT
gegeven.
In de bijlagen is achtergrond-documentatie te vinden met onder andere toelichtingen over
leveranciers.
Versie 0.4 onderzoek portals
5
2 De wereld van portalen
In dit hoofdstuk wordt inhoudelijk ingegaan op het begrip portalen. In Bijlage 9 staat veel
achtergrond informatie van diverse bronnen over de definitie en functie van portalen. De
belangrijkste bevinden staan in dit hoofdstuk beschreven.
Als eerste worden de belangrijkste kenmerken van een portal op een rijtje gezet. Vervolgens
worden meerdere invalshoeken beschreven hoe er tegen portalen wordt aangekeken.
Als laatste wordt er een opsomming gemaakt van portalfunctionaliteiten. Omdat hierover in
de praktijk veel spraakverwarring is, wordt een overzicht gegeven van de meest gangbare
functionaliteiten van een portal.
2.1 Wat is een portal
Het web is voor de UT een essentieel kanaal voor interactie met studenten, medewerkers en
overige doelgroepen. Kennis over web-technologie bij het hoger management is noodzakelijk
om de juiste keuzes te kunnen maken. Web-technologie omvat een breed scala aan
technologieën, van eenvoudige traditionele websites tot aan geavanceerde portalen en
mobiele applicaties.
De term portal wordt veelvuldig op de UT gebruikt. Op de UT wordt de term portal gebruikt
voor verzamelpunten en toegangspoorten al dan niet gepersonaliseerd. Als men zich ergens
eerst moet aanmelden, inschrijven of inloggen noemen we dit vaak een portal. Maar ook
websites met als doel het geven van
informatie wordt soms ook een portal
genoemd.
Onderzoeksbureau Gartner geeft de
volgende definitie van een portal:
“providing a personalized point of
access to relevant information,
business processes and people.“ (zie
het artikel: The great portal divide,
bijlage 1).
Het bedrijf Present Media dat
gespecialiseerd is in portalen werkt in
lijn met de definitie van Gartner: ”een
online software-raamwerk, dat
toegang biedt tot en interactie
mogelijk maakt met relevante
informatie (content, applicaties en bedrijfsprocessen), kennis en mensen. De voorzieningen
worden beschikbaar gesteld aan geselecteerde doelgroepen en aangereikt op een
gepersonaliseerde wijze.”
In deze twee definities wordt uitdrukkelijk gesteld dat een portal personaliseerbaar is.
Wikipedia (wikipedia.nl en eng.wikipedia.org) kiezen voor een meer algemene definitie
waarbij een portal als toegangspoort wordt gezien. Websites en webpagina’s vallen óók
onder deze definitie. De aanleiding van dit onderzoek gaat vooral over portalen en minder
over websites. In dit onderzoek wordt daarom de volgende definitie gehanteerd:
Versie 0.4 onderzoek portals
6
Een portal is een gepersonaliseerde toegang naar relevante informatie,
bedrijfsapplicaties en/of personen.
Portalen doelgroep
Bij de ontwikkeling van een portal is het belangrijk om na te denken welk “doel/doelgroep” er
wordt nagestreefd. Leveranciers van portalsystemen zijn in te delen in deze
“doelen/doelgroepen” (zie bijlage 8):
 Klanten;
 Medewerkers;
 Samenwerken;
 Bedrijfsapplicaties.
Klanten zijn op de UT bijvoorbeeld aankomende studenten (diverse aanmeld portalen).
Medewerkers spreekt voor zich. Samenwerken is een categorie die typisch past bij de
edugroepen van SURF. Bedrijfsapplicaties is een categorie die op de UT ook voorkomt zoals
de Blackboard portal en de Osiris docent portal.
Elektronische leeromgeving
Bij HO instellingen is de elektronische leeromgeving een veelgebruikt begrip. De
wetenschappelijk technische raad (WTR) van SURF heeft in 2010 de volgende definitie voor
de digitale leer en werkomgeving (DLWO) gegeven: het geheel van systemen dat het
studenten, onderzoekers, medewerkers en gasten van HO-instellingen mogelijk maakt om
hun activiteiten uit te voeren. Het is een door de instelling georganiseerd samenstel van
digitale diensten.
De Universiteit Twente heeft het systeem Blackboard gekozen als elektronische
leeromgeving. Het verschaft gepersonaliseerde toegang tot onderwijsinformatie en is
daarmee een belangrijk onderdeel van de UT studentenportal. Door het gesloten karakter
van Blackboard kunnen Blackboard functies moeilijk geïntegreerd worden met de overige
functies in de huidige UT studentenportal.
Horizontale en verticale portalen
Present Media hanteert een andere indeling die de
voorgaande definitie ondersteunt: “We onderscheiden
horizontale en verticale portalen.
Horizontale portalen integreren en aggregeren data uit
meerdere systemen binnen en buiten de organisatie. Ze
bevatten zelf geen content, maar halen informatie uit
andere bronnen, waarmee je dubbele opslag voorkomt.
Een CMS kan dus één van de systemen zijn die in een
horizontaal portal is geïntegreerd.
Verticale portalen focussen zich daarentegen op
toegang tot een specifieke applicatie of business
functie. Ze kunnen prima in aanvulling op elkaar
functioneren, zoals blijkt uit nevenstaande afbeelding.”
Versie 0.4 onderzoek portals
7
De studentenportal is een voorbeeld van een horizontaal portal. Voorbeelden op de UT van
verticale portalen zijn de Osiris student portal, de Blackboard portal en de maatwerkportal
voor het indienen van declaraties. Ook de roosterApp is een voorbeeld van een verticale
portal.
Content Management Systeem < - > portalsysteem
Over de toegevoegde waarde van een portalsysteem ten opzichte van een Content
Management Systeem schrijft Present Media: “De aard van portalsystemen verschilt van die
van Content Management Systemen. Een CMS is er op gericht om documenten en
gegevens op internet of intranet te publiceren. Een portal doet meer aan personalisatie en
integratie”.
Dit betekent dat de meeste portalsystemen óók een Content Management Systeem zijn. In
de praktijk blijken de meeste Content Management Systemen ook portalen te ondersteunen.
De grenzen vervagen tussen deze twee groepen en het onderscheid wordt steeds kleiner.
Nogmaals Present media: “Er zijn op voorhand al een aantal situaties, waarvoor een portal
overgekwalificeerd is. Wil je uitsluitend documenten of informatie publiceren, dan volstaat
een CMS. Wil je als organisatie je medewerkers alleen faciliteren bij het samenwerken dan
volstaat bijvoorbeeld een Collaboration suite. Ook als er geen onderliggende systemen zijn
te integreren of als er geen behoefte is aan personalisatie, is een portalsysteem te
uitgebreid.“
Voor dit onderzoek wordt de volgende definitie gehanteerd voor portalsysteem:
Portalsysteem: een platform/ontwikkelomgeving waarmee portalen gebouwd en
onderhouden kunnen worden
Portalsystemen zijn dus vooral noodzakelijk als er meerdere portal- en web initiatieven
ondersteund moeten worden. Vanuit deze context is WebHare is een CMS met
portalfunctionaliteit en geen Portalsysteem met CMS functionaliteit.
Verschil in portalsystemen
Een verschil in de leveranciers
markt van portalsystemen is het
verschil tussen allesomvattende
systemen (comprehensive suites)
en systemen specifiek gericht op
portal functionaliteit (Lean Portal).
In het overzicht hiernaast staan van
beide groepen leveranciers
genoemd, waarbij de onderste
(groene) namen nieuwe spelers op
de markt zijn (bron: Gartner, 2011)
Leveranciers van allesomvattende
systemen zijn vaak interessant als
een bedrijf voor een totaalpakket
wil gaan. Daar hangt dan ook een
navenant prijskaartje aan.
Versie 0.4 onderzoek portals
8
2.2 Portal functies
Het doel van deze paragraaf is om meer inzicht te krijgen in de hoofdfuncties van een
portalsysteem. In bijlage 9 staan diverse functionele overzichten genoemd. Voor deze
paragraaf is een samenvatting gemaakt van deze functionele overzichten:
 Content management functionaliteit;
 Personalisatie functionaliteit;
 Integratie functionaliteit;
 Functionaliteit gericht op samenwerken;
 Social computing functionaliteit.
Content Management functionaliteit
Onderwerpen: CMS, Web Content Management, content.
Staat ook bekend als CMS functionaliteit. Beheer, onderhoud en publicatie van content (bijv.
documenten, nieuwsitems, webpagina’s, stukjes tekst, etc.).




Het beheren van niet technische content objecten (documenten, nieuwsitems,
mededelingen…)
Gericht op auteurs, redactieraden….
Autorisatie en workflow (rol gebaseerd) voor het goedkeuren en publiceren van
nieuwe en gewijzigde content.
Content repository
Personalisatie functionaliteit
Onderwerpen: voorkeuren, context, customization, personalisatie en selfservice
Functionaliteit die onder andere de personalisatie regelt:
 De presentatie van de website aanpassen als iemand inlogt
 Toegang verlenen tot vertrouwelijke bronnen op basis van inloggen en uitloggen
 Ondersteunen van meerdere talen op basis van inloggen/aangeven
 Creëren van sub-portalen voor specifieke doelgroepen
 Een selectie van wat wel en wat niet getoond wordt
Randvoorwaarde is een onderliggend goed werkend Identity en Access (IDM) Management
systeem. Denk hierbij aan functies zoals Access management, security management,
runtime management en Identity Management. Mocht er geen onderliggend IDM systeem
zijn, dan bieden de meeste portalsystemen hier een basis voor.
Integratie functionaliteit
Onderwerpen: mashups, Api’s, open data, Apps, selfservice
Functionaliteit die erop is gericht om onderdelen in de portal er hetzelfde uit te laten zien
(visuele integratie) en hetzelfde te laten werken. Dit speelt vooral als dat er functionaliteit
vanuit onderliggende systemen geleverd wordt:
 Het integreren van diverse bestaande applicaties in een enkele uniforme
gebruikerservaring (mashups)
 Het integreren van diverse websites voor dezelfde doelgroep in één portal
(medewerkersportal waar FEZ, HR, FB etc. in zijn geïntegreerd)
Versie 0.4 onderzoek portals
9



Het integreren van diverse websites voor verschillende doelgroepen in één portal
(één UT-portal: www.utwente.nl)
Het ontsluiten van bestaande business systemen (Osiris, Blackboard, Oracle, MISUT,
etc.)
Het ontsluiten van gegevens niet alleen beschikbaar maken voor in de portal, maar
ook voor andere kanalen, bijv. Apps, externe websites, of experimenten in het
onderwijs (campus as a living lab).
Functionaliteit gericht op samenwerken
Onderwerpen: samenwerken, teams samenstellen, groepswerk, samen documenten
ontwikkelen, digitale projectomgevingen;
Functionaliteit die gericht is op het samen werken met anderen:
 Iedereen kan zelf een samenwerkingsomgeving creëren en teams samenstellen;
 Functionaliteit voor een samenwerkingsomgeving kan voor gedefinieerd zijn, maar
kan ook eenvoudig uit de Cloud gebruikt worden
 Denk aan functies zoals wiki’s, kalender, documenten maken en delen,
 Samenwerken met mensen die je “vertrouwt” (studenten eigen opleiding,
medewerkers UT, etc.) of met “vrienden” uit de sociale media. Dit verschil moet
zichtbaar zijn.
Social computing functionaliteit
Onderwerpen: social media, social identity, social data.
Het kunnen ontwikkelen van functies zoals die bestaan in de sociale media of het gebruik
maken van informatie uit de bestaande social media:
 Het combineren van formele identiteiten met identiteiten gebruikt in sociale media
(een social identity repository)
 Het leggen van relaties met anderen gebaseerd op deze gecombineerde identiteiten
 Het combineren van social data (“eigen” data) met instellingsgegevens. Bijvoorbeeld
een “social media “ functie voor het maken van afspraken heeft geen inzicht in de
agenda’s en weet daarom niets van beschikbaarheid.
 Het combineren van social media functies met de eigen portal functies. Denk
bijvoorbeeld aan een functie in Facebook die aangeeft of je online bent, of een functie
op een forum die aangeeft hoe actief/betrouwbaar/populair je bent (user ratings).
Versie 0.4 onderzoek portals
10
3 Doelgroep portalen
De omgeving van Universiteit Twente heeft verschillende doelgroepen met ieder hun eigen
behoefte aan informatie en toepassingen. In Bijlage 7 staat een inventarisatie van UT
portalen en websites die hier op lijken (bijvoorbeeld een intranet).
In dit hoofdstuk worden voorbeelden van doelgroepen benoemd van de UT, waarvoor het
mogelijk wenselijk is om een portal te realiseren. Vervolgens wordt per doelgroep een eerste
aanzet gedaan van hun behoefte aan informatie en toepassingen in een portal.
3.1 UT doelgroepen
De inventarisatie van Bijlage 7 beschrijft diverse UT doelgroepen. Op hoofdlijnen zijn deze
geclusterd in vier doelgroepen: studenten, medewerkers, externe relaties en student
prospects.
Studenten
Medewerkers
Externe relaties
Student Prospects
Subgroepen
Bachelors, masters,
promovendi,
professional learning
Docenten,
onderzoekers,
ondersteuners,
faculteit
medewerkers,
vakgroep
medewerkers,
afdeling
medewerkers
Alumni, bedrijven,
fondsen
prospects,
strategische
relaties, bezoekers
campus,
media/pers
Bezoekers
evenementen, Twente
Academy deelnemers,
internationaal,
bezoeker websites
(ba/ma/ut), VWO
scholieren , zijinstromers
Aantal
personen
~10.000
~3500
>10.000
>10.000
Portal
Behoefte
(B2C/B2E)
Business to Employee
en/of Business to
Consumer
Business to
Employee
Business to
Consumer
Business to
Consumer
Doel van
een portal
Verbeteren kwaliteit
onderwijs, binden en
behouden van
studenten.
Efficiënter en
effectiever werken
Binding met de UT
(imago, fondsen)
Verhogen instroom
studenten
B2C/B2E toelichting:
 Portalen die zich vooral richten op B2C(Business to Consumer, klant-doelen) bieden
functies zoals :
Digitale marketing, E-commerce, sociale media, Search & analytics.
 Portalen die zich vooral richten op B2E(Business to Employee, medewerkers-doelen)
bieden functies zoals :
Personalisatie functies, Document collaboration, Search, Extensive business
application integration
Versie 0.4 onderzoek portals
11
Een studentenportal en een
medewerkersportal hebben
dezelfde karakteristieken en
kunnen mogelijk ondersteund
worden vanuit dezelfde
technologie of systeem. Ook
Externe relaties en student
prospects lijken dezelfde
karakteristieken te hebben.
Deze overeenkomsten zijn in
de nevenstaande figuur
gevisualiseerd. Een bol
vertegenwoordigt de match
tussen doel (functionele
behoefte) en doelgroep. Hoe
groter de bol, hoe groter de
match. De bol “student klant-doel” is groter dan de bol “medewerkers klant-doel” omdat
Bachelor studenten ook student prospects zijn voor master onderwijs.
Ook bij student prospects is de bol “medewerkers doel” iets groter dan bij externe relaties
omdat Twente Academy meer lijkt op studenten, dan op prospects.
In Hoofdstuk 2 (“portalen” in paragraaf 2.1) worden naast klant en medewerker nog twee
doelen genoemd (samenwerken en bedrijfsapplicaties). Vooral studenten en medewerkers
zullen behoefte hebben aan dit soort functies. In Bijlage 8 staan leveranciers genoemd per
doel. WebHare wordt hierin niet genoemd omdat WebHare een Content Management
Systeem is en geen portalsysteem. Zou WebHare toch opgenomen worden, dan zou deze in
de categorie “Klant-doelen” terecht komen.
De conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat de student portal en medewerker portal
gebaseerd kunnen worden op dezelfde soort technologie en/of portal systeem. Hetzelfde kan
gezegd worden voor portalen voor student prospects en externe relaties. In de huidige UT
praktijk gebeurd dit ook al. De alumni portal (externe relaties), maar ook evenementen
portalen (student prospects) zijn in WebHare gerealiseerd. Voor studenten en medewerkers
kunnen nog geen conclusies getrokken worden. Hiervoor zullen de voorbeeldfuncties uit de
volgende paragraaf eerst verder uitgewerkt moeten worden.
3.2 Functionele behoefte per doelgroep
Op basis van de in hoofdstuk 2 gepresenteerde hoofdfuncties, wordt in deze paragraaf
voorbeelden gegeven van mogelijke portalfuncties per doelgroep. Het doel is om inzicht en
voorbeelden te geven in de hiervoor genoemde categorieën. Van elke hoofdfunctie uit
hoofdstuk 2 worden voorbeelden gegeven. De hieronder gekozen voorbeelden zijn geheel
fictief en dienen uitsluitend als illustratie.
Versie 0.4 onderzoek portals
12
Studenten
Medewerkers (docenten)
Medewerkers (algemeen)
Externe relaties
Student Prospects
Bachelors, masters,
promovendi,
professional learning
Docenten, onderzoekers,
ondersteuners,
faculteitmedewerkers,
vakgroepmedewerkers,
afdelingmedewerkers
Docenten, onderzoekers,
ondersteuners,
faculteitmedewerkers,
vakgroepmedewerkers,
afdelingmedewerkers
Alumni, bedrijven,
fondsen
prospects,
strategische
relaties, bezoekers
campus,
media/pers
Bezoekers
evenementen, Twente
Academy deelnemers,
internationaal,
bezoeker websites
(ba/ma/ut), VWO
scholieren , zijinstromers
Voorbeeld
voorbeeld
bachelors
voorbeeld docenten
voorbeeld bedrijfsvoering
voorbeeld
alumni
voorbeeld
Content
managem
ent
functional
iteit
Studieplan,
studieprogramma,
aankondiging
afstudeerpraatjes
Overzicht van aangeboden
diensten per servicecentra
en concerndirectie
Nieuwsbrieven
van de
alumnivereniging,
aankondigingen,
voor events op de
UT
Opleidingsinformatie,
studiekeuze 123,
Personali
satie
functional
iteit
Mijn rooster,
gepersonaliseerde
roosterwijzigingen,
toets resultaten,
moduleresultaten,
peer assessment
Informatie over basis
onderwijsdiensten (gebruik
BlackBoard en Osiris,
gebruik van faciliteiten in
onderwijszalen, afspraken
protocol aanleveren
cursusinformatie,
roosterprotocol,
Nieuwsbrieven,
aankondigingen,
Vakinformatie invoeren
NAW gegevens
aanpassen
Aanmelden voor open
dagen
Integratie
functional
iteit
Ontsluiten
Blackboard en
Osiris functies en
gegevens
Aanmelden op
basis social
identity
Advertentie targetting
(gerichte informatie
adverteren over
opleiding)
Subgroepen
Student en studiebegeleiding
Ontsluiten van Blackboard
en Osiris (cijfers invoeren)
Declaraties,
verlofaanvragen,
adreswijzigingen
Online courses
integreren in
onderwijs systemen
Social
computin
g
functional
iteit
TOM digitaal
ondersteunen:
teams samenstellen,
team omgevingen,
digitale docent
zichtbaarheid,
werkstukken digitaal
inleveren
De bestaande
webapplicaties (wokflow en
selfservice) voor indienen
declaraties, aanvraag verlof,
etc. presenteren nieuwe
medewerkers (alleen van
jouw eigen
afdeling/vakgroep)
Aan/uitzetten nieuws
categorieën
MISUT overzichten
Reserveringen ruimten uit
Planon transparant op
websites
Cursus informatie
uit Osiris openbaar
Functiona
liteit
gericht op
samenwe
rken
Nieuwsbrieven,
aankondigingen, UT-in-demedia,
Samenstellen van groepen
studenten
Digitale projectruimtes voor
intern UT
Beoordelen van
groepsopdrachten
studenten
Digitale projectruimten voor
externe samenwerking
(binnen SURF, ECIU,
kennispark, , etc)
Digitaal
Meedenken/activeren van
digitale groepen studenten
Informatie en
functies van MOOC
platformen
integreren
ICT-diensten WIKI
likes
Studiegenoten op
andere sociale
media ontdekken
Tabel met voorbeeldfuncties per doelgroep.
Versie 0.4 onderzoek portals
13
4 Portal ontwikkelingen
Dit hoofdstuk beschrijft een aantal ontwikkelingen rondom portalen.
De gebruiker bepaalt
Voor steeds meer ICT-toepassingen bepaalt een gebruiker zelf welke applicatie het beste
gebruikt kan worden. De immense populariteit van Cloud applicaties, leveranciers die (bijna)
gratis toepassingen aanbieden en het laagdrempelige gebruik bevestigen dit.
Een goed voorbeeld van deze trend is het gebruik van Dropbox en Google Drive. Nog geen
tien jaar geleden was het vanzelfsprekend dat de UT opslagcapaciteit verzorgde voor
studenten en medewerkers. Tegenwoordig bepalen studenten en medewerkers steeds vaker
zelf welke toepassing het meest geschikt is voor de opslag van hun data.
Een belangrijke uitzondering zijn business applicaties (bijvoorbeeld bedrijfsapplicatie
portalen). Om te kunnen voldoen aan kwaliteitsstandaarden en wettelijke verplichtingen zal
de gebruiker voor dit soort ICT-toepassingen zich moeten aanpassen aan
bedrijfsstandaarden.
De UT zal steeds vaker met geadviseerde standaarden werken, waarbij de gebruiker zelf
bepaalt of hiervan al dan niet gebruik wordt gemaakt (bijvoorbeeld het vastleggen van
module-deelresultaten). In enkele gevallen blijft de UT bepalen en is de mening van de
gebruiker ondergeschikt (bijvoorbeeld het vastleggen van module-eindresultaten in Osiris).
Meerdere kanalen
Alle technologische ontwikkelingen laten zien dat gebruikers steeds vaker zelf (kunnen)
bepalen hoe informatie bij hen komt. Het is dus niet een bedrijf of instelling die een
eenduidige toegangspoort tot alle informatie voor een gebruiker bepaalt, maar het is de
gebruiker zelf die het kanaal bepaalt.
Een goed voorbeeld van deze trend is het rooster. Via de studentenportal kan een student
het actuele en bijgewerkte rooster inzien. Het rooster is op meerdere manieren te
raadplegen. Op de site van CES is een apart deel ingericht met de actuele roosters. Ook kan
de student een App op zijn smart Phone krijgen met daarin actuele roosters, alsook
synchronisatie met Google en Outlook kalenders. Studenten bepalen zelf welk kanaal het
beste bij hen past.
In de nabije toekomst is een portal niet meer het enige medium waarmee informatie,
bedrijfsapplicaties en personen wordt ontsloten. Gebruikers bepalen dan zelf welk
kanaal het beste bij hen past.
Personalisatie
Alle ontwikkelingen laten zien dat personalisatie steeds belangrijker wordt. Personalisatie
betekent identificatie (wie ben je?), authenticatie (ben je wie je zegt dat je bent?) en
autorisatie (welke informatie mag je zien?). Begrippen die hier veel mee te maken hebben
zijn Identity & Access Management en Single Sign-On. Voor de UT is dit een van de
belangrijkste basisdiensten die op orde moet zijn. De tijd, aandacht en prioriteit die er nu aan
gegeven wordt, mag dan ook niet verminderen.
Versie 0.4 onderzoek portals
14
En de opvolger is…
Het belangrijkste verschil tussen een website en een portal is personalisatie. Alle
ontwikkelingen laten zien dat personalisatie steeds belangrijker wordt. Betekent dit nu ook
dat portalen steeds belangrijker worden? Op de korte termijn wel, op de lange termijn niet
per se.
Een portal als gepersonaliseerde website wordt op de korte termijn steeds belangrijker.
Gepersonaliseerde websites waar gebruikers zelf kunnen bepalen welke informatie ze wel
en niet kunnen zien hebben de toekomst. Binnen de UT is hier ook een vraag naar.
Op de lange termijn zullen gepersonaliseerde websites niet meer hét kanaal zijn voor
toegang, maar één van de kanalen. Bijlage 10 besteedt hier uitgebreid aandacht aan. Op
basis van de technologische ontwikkelingen en eigen voorkeuren zullen gebruikers zélf
bepalen welke kanalen dit zijn.
De UT zal de basisinfrastructuur zó moeten aanpassen dat meerdere kanalen (zowel wat
betreft informatievoorkeuren als kanaalvoorkeuren) ondersteund kunnen worden. Dit kan
gefaseerd, door eerst tijd, geld en prioriteit te geven aan het ontwikkelen van
gestandaardiseerde “stopcontacten” (services/Api’s) op onze basisinfrastructuur. Met behulp
van deze stopcontacten
kunnen portalen
samengesteld worden,
zonder dat hiervoor
portalfuncties ontwikkeld
worden. Het voordeel
hiervan is dat naast een
portal ook andere kanalen
gebruik kunnen maken van
het stopcontact.
Onder andere de
Hogeschool Zeeland (zie
afbeelding hiernaast) kan
aantonen dat deze
ontwikkeling realistisch en
haalbaar is. Deze instelling
heeft als randvoorwaarde
genoemd dat er meerdere
jaren vanuit dezelfde visie
is gewerkt, waardoor
doorontwikkeling mogelijk
blijft.
Versie 0.4 onderzoek portals
15
5 Conclusie en aanbevelingen
Het web is voor de UT een essentieel kanaal voor interactie met studenten, medewerkers en
overige doelgroepen. Kennis over web-technologie bij het hoger management is noodzakelijk
om de juiste keuzes te kunnen maken over deze interactie. Web-technologie omvat een
breed scala aan technologieën: van eenvoudige traditionele websites tot aan geavanceerde
portalen en mobiele applicaties.
Geconcludeerd kan worden dat er vanuit de literatuur geen eenduidige definitie gegeven kan
worden voor een portal of portalsysteem. Geadviseerd wordt om binnen de UTgemeenschap de volgende definities te hanteren:
Een portal is een gepersonaliseerde toegang naar relevante informatie, bedrijfsapplicaties
en/of personen.
Een portal systeem is een platform/ontwikkelomgeving waarmee portalen gebouwd en
onderhouden kunnen worden
Geconcludeerd kan worden dat de functionaliteit van een portal uit vijf deelgebieden bestaat
(Content Management, personalisatie, integratie, samenwerken, social). Leveranciers van
web-technologie zijn vaak gespecialiseerd op één of meerdere van deze deelgebieden.
Geadviseerd wordt om de tabel met “voorbeeldfuncties per doelgroep” (hoofdstuk 3) verder
uit te werken en te prioriteren (must, should, could). Na de uitwerking moet deze functionele
behoefte omgezet worden naar eenduidige technologische oplossingen. Het al of niet
aanschaffen van een nieuw portalsysteem kan dan gebaseerd worden op deze uitwerking.
Overige conclusies en aanbevelingen:






Personaliseerbaarheid is de belangrijkste randvoorwaarde aan een portal. Zonder
personalisatie is geen sprake meer van een portal maar van een website.
Portalen kunnen een goede bijdrage leveren aan het verbeteren van de interne
communicatie op de UT. De belangrijkste voorwaarde is personalisatie. Gebruikers
moeten in een portal zelf kunnen kiezen welke informatie en functies zij nuttig vinden
en informatie wordt op maat aangeboden op basis van de identiteit van de gebruiker.
Het Content Management Systeem WebHare is vooral een CMS met een beetje
portal functionaliteit. Voor eenvoudige portaltoepassingen (bijvoorbeeld inschrijven
open dagen) is WebHare een goede oplossing. Identity Management vormt hierbij
nog een belangrijk aandachtspunt voor integratie met bestaande identiteiten. Voor
geavanceerde portaltoepassingen (bijvoorbeeld workflow of de integratie met Osiris)
is WebHare geen logische keus.
De basis onder portalen (stopcontacten) is belangrijker dan de portal zelf. Op termijn
is een Portal niet het enige kanaal, maar een van de kanalen voor een gebruiker om
toegang te krijgen tot informatie en functionaliteit.
Apps, Api’s(koppeling) en open data hebben een belangrijke overeenkomst met
portalen. Ze maken allen gebruik van UT informatiebronnen en functies, en gebruiken
dezelfde identificatiemechanismes om personalisatie toe te kunnen passen.
Er zijn diverse technologieën in gebruik voor UT portalen. Standaardiseer deze
ontwikkelingen richting twee omgevingen: portalen gericht op
medewerkers/studenten (employee portalen) en portalen gericht op
studiezoekers/alumni/bedrijven (customer portalen).
Versie 0.4 onderzoek portals
16



Identity & Access Management en Single Sign On zijn de belangrijkste basisdiensten
die eerst op orde moeten zijn voor een gepersonaliseerde portal. De tijd, aandacht en
prioriteit die er binnen de UT nu aan gegeven wordt, mag dan ook niet verminderen.
Tussen de studentenportal en een elektronische leeromgeving zijn meer
overeenkomsten dan verschillen. Zorg dat de portalen van Osiris student, BlackBoard
en de bestaande studentenportal verder geïntegreerd worden.
Functies in een medewerkersportal zullen zich allereerst moeten richten op
activiteiten die relevant zijn voor alle medewerkers. Bijvoorbeeld het indienen van een
elektronische declaratie, het kiezen van nieuwsrubrieken of het aanvragen van
verlofdagen. Voor specifieke “medewerker” groepen (bijvoorbeeld docenten of
onderzoekers) zal nader onderzoek noodzakelijk zijn.
Versie 0.4 onderzoek portals
17
6 Bijlage: Geraadpleegde bronnen
“Who’s who in the emerging UXP Market”, Gene Phifer, Gartner, 26 November 2102.
“A platform approach for Websites, Portals and Mobile Apps….”, Gene Phifer ea., Gartner,
29 maart 2013.
“The great portal divide….”, Jim Murphy, Gartner, 1 September 2011.
“beleidsnota UT corporate website en portals”, C. olde Scholtenhuis, Universiteit Twente, 26
mei 2008.
“Trendvisie; een visie op online” editie 2, Present media, april 2012
“HZ i-strategie 2013-2016”, J.Jasperse, Hogeschool Zeeland, februari 2013
7 Bijlage: Inventarisatie UT portalen
In deze bijlage wordt een overzicht gegeven van de huidige UT portalen en relevante
websites (al dan niet gepersonaliseerd). Het doel van deze bijlage is om een indruk te krijgen
wat er zoals speelt op de UT rondom portalen en afgeschermde / gepersonaliseerde
websites. De bijlage is niet volledig en niet geverifieerd. Dit zou te veel tijd kosten in relatie
tot het genoemde doel.
De bijlage begint met een overzicht van portalen per doelgroep. Vervolgens wordt een
overzicht gegeven van de portalen infrastructuur.
7.1 Inventarisatie per doelgroep
Studenten (bachelor, master, overig)
Portalen gebaseerd op instellingssystemen (UT user-id)
 Osiris student
 Blackboard portal
 Syllabus plus portal
 Promovendi portal
Portalen overig:
 Reserveringen sportevenementen bij het sportcentrum
 My.utwente.nl
Versie 0.4 onderzoek portals
18
Medewerkers (docenten, onderzoekers, bedrijfsvoering)
Portalen/website toegang gebaseerd op IP-adres
 Alle intranetten van de diensten FEZ, HR, CES, …..
Portalen/website gebaseerd op WebHare user-id of UT user-id:
 Intranet FB en ICTS
Portalen gebaseerd op instellingssystemen (UT user-id)
 Osiris docent/begeleider
 Docenten/begeleiders
 Syllabus plus portal
 Service desk portal (ICTS)
 Vacatureportal (people-XS)
Webapplicaties UT (UT user-id)
 Selfservice persoonsgegevens (adreswijziging, IBAN, …)
 Selfservice aanstelling (salaris, FJUT, UFO, nevenwerkzaamheden, etc.)
 Selfservice declaraties en reizen (reisverzekering, voorschotten, reisdeclaratie, etc.)
 Selfservice onderwijsagenda en uren (verlof, TAS, overwerk, etc.)
 Selfservice ICT (wijziging emailadres, overzicht openstaande ICT vragen, etc.)
Portalen overig:
 Reserveringen sportevenementen bij het sportcentrum
 Selfservice.utwente.nl is een site voor het aanvragen van diverse ICT diensten zoals
ICT ondersteuning bij het organiseren van evenementen, aanvragen van pinnen over
IP. Aanvragen van videocolleges, etc.
 My.utwente.nl
Externe relaties (Alumni, bedrijven, overig)
Portalen gebaseerd op UT user-id:
 Alumniportal
Aankomende studenten (evenementen, internationaal, Twente
Academy, overig)
Portalen gebaseerd op WebHare user-id
 Twente Academy
 Bachelor portal (user-id/password)
7.2 Huidige situatie portal infrastructuur
Portalen gebaseerd op de open social standaard (UT user-id)

Techniek:
o Als CMS werd Marklogic en Xopus gebruikt. Begin 2014 is dit vervangen door
WebHare.;
o Als gadget rendering server wordt Apache Shindig gebruikt
o Voor de userinterface heeft de UT zelf iets gebouwd dat nu in productie is
o Voor mobiele devices draait een apart programma om de inhoud uit het CMS
op mobiele devices te kunnen tonen
o En natuurlijk diverse losse gadgets.
Versie 0.4 onderzoek portals
19
Lijst met systemen gerelateerd aan de portal:
1. OLO
2. Utopa
3. UT-portal
4. Orca
5. WebHare:
a. Accountsysteem WebHare
b. Alumniportal
De onderstaande figuur is overgenomen uit een M&C architectuur inventarisatie van P.
Butterhoff, september 2013.
Versie 0.4 onderzoek portals
20
8 Bijlage: Leveranciers
Deze bijlage is voor een belangrijk deel gebaseerd op onderzoek van Gartner naar portal
software. Volgens dit bedrijf is de aanschaf van
portalsoftware noodzakelijk als: “when a company
wants to suit business needs across many portaland web initiatives”.
Gartner maakt verschil tussen “lean” portal
leveranciers en “comprehensive suites”. Een
“comprehensive suite” biedt een volledige
oplossing voor het realiseren van diverse portalen
en portaltoepassingen. Een “lean” portal gaat
specifiek in op portal functies.
Een veel gebruikte methode van
Gartner om levernciers te
vergelijken is het zogenaamde
“magic quadrant”. Zie afbeelding
hiernaast.
Leveranciers worden dan
beoordeeld op “ability to execute”
(kunnen ze leveren wat ze zeggen)
en op “completeness of vision”
(visie op het product). Hoe verder
rechtsbovenin, hoe beter.
In de category “lean” portal springt “
liferay eruit. In de category
“comprehensive suites” vallen
Microsoft, IBM en Oracle op.
Versie 0.4 onderzoek portals
21
Leveranciers ingedeeld naar Functionaliteit
Een andere indeling voor leveranciers die Gartner hanteert, is de functionele behoefte .
Gartner hanteert hierbij vier verschillende doelen/doelgroepen. Gartner gebruikt hiervoor het
woord “Ethos”:




Klanten: klantmarketing, effectieve externe communicatie(ad targeting), selfservice en
e-commerce;
Medewerkers: bedrijf breed, organisatieonderdelen, projecten, selfservice,
uitgebreide koppelingen met business applicaties;
Samenwerken: unified communications and collaboration (UCC), messaging, social
media, wiki’s, forums
Bedrijfsapplicaties: workflow, uitgebreide koppelingsmogelijkheden met
bedrijfsapplicaties
Versie 0.4 onderzoek portals
22
9 Bijlage: Portalen volgens diverse bronnen
Functies volgens Present media
Present media noemt de 4 belangrijkste functies van een portal:
1.
2.
3.
4.
Centraal toegangspunt (één vertrekpunt en één keer aanmelden)
Personalisatie (relevante informatie in samenhang presenteren)
Selfservice (zelf transacties verrichten)
Collaboratie (samenwerken en informatie delen)
Functies volgens Wikipedia:
An enterprise portal has two main functions; integration and presentation. It must be able to access
information from multiple and varied sources and manipulate that information through the portal.
Other common features include;
Versie 0.4 onderzoek portals
23







Single Sign-On — enterprise portals can provide Single Sign-On capabilities between their users
and various other systems. This requires a user to authenticate only once.
Integration — the connection of functions and data from multiple systems into new
components/portlets/web parts with an integrated navigation between these components.
Federation — the integration of content provided by other portals, typically through the use
of WSRP or similar technologies.
Customization — Users can customize the look and feel of their environment. Customers who
are using EIPs can edit and design their own web sites which are full of their own personality and
own style; they can also choose the specific content and services they prefer. Also refers to the
ability to prioritize most appropriate content based on attributes of the user and metadata of the
available content.
Personalization — Personalization is more about matching content with the user. Based on a
user profile, personalization uses rules to match the "services", or content, to the specific user. To
some degree, you can think of the two like this: customization is in hands of the end user,
personalization is not. Of course actual personalization is often based on your role or job function
within the portal context.
Access Control — the ability for portal to limit specific types of content and services users have
access to. For example, a company's proprietary information can be entitled for only company
employee access. This access rights may be provided by a portal administrator or by a
provisioning process. Access control lists manage the mapping between portal content and
services over the portal user base.
Enterprise Search — search enterprise content using enterprise search
Versie 0.4 onderzoek portals
24
Functies van het Hogeschool Zeeland portal
Functies volgens Gartner
Functies die de gebruikerservaring bepalen voor
een portalen, websites en apps. (UXP services):
1. Content (WCM): elke website of portal
heeft content management functionaliteit.
2. Portal: functionaliteit voor
gepersonaliseerde toegang naar relevant
informatie, bedrijfsapplicaties en
personen.
3. Applications/integration/API framework:
functionaliteit om content, applicaties en
services te geïntegreerd te kunnen
gebruiken.
4. Mashups/samenstellingen: functionaliteit
om mahups en samengestelde applicaties
aan te bieden.
5. Basis context/targeting: basis
functionaliteit voor personalisatie
gebaseerd rol, locatie en device.
6. Basis mobiliteit: functionaliteit om content
en applicaties op verschillende platformen
aan te bieden.
7. Basis analyse: functionaliteit om het gebruik en succes van websites en portalen te
monitoring
Versie 0.4 onderzoek portals
25
8. Basis ondersteuning voor moderne internet applicaties (RIA: Rich Internet
Applications zoals Ajax/HTML5/CSS3/JS)
Additionele functies:
9. Verbeterde content (WCM): aanvullende functies zoals het beheer van digitale
content en document management.
10. Verbeterde context: aanvullende functies zoals rollen die gebaseerd zijn op
(marketing)profielen, informatie over eerdere bezoeken (cookies ed), plaats en device
afhankelijke context (bv GPS gebruik)
11. Verbeterde mobiliteit: Mobile device management (MDM)
12. Verbeterde analyse: monitoring over diverse portalen, website en Apps heen.
13. Verbeterde RIA: functies zoals touch en voice
14. Verbeterde zoekmogelijkheden: verbeterde relevantie van zoekresultaten
15. Samenwerken: synchrone en asynchrone functies zoals wiki’s, forums, teamrooms,
real-time met instant messaging en VOIP.
16. Social computing: functies zoals sociale profielen, activiteiten stromen, social graphs,
and folksonomies. Ook het managen van social media die buiten de eigen invloed
liggen (Linked-In, Twitter, Facebook, etc.).
17. E-commerce: functies zoals het beheren van een productcatalogus, verkoop functies,
transacties, credit card validatie, etc.
18. UX-management: functies voor ontwerpen, usability testen, interactie patronen, etc.
Functies: Content management, context awareness, mobile, analytics, identity en access,
security, runtime, management.
“to prevent conflict, identify your portal’s distinct role an responsibilities relative to
adjacent technologies, such as: content management, collaboration, social software,
integration and business process management”.
Definitie van een “breed” portal versus een “eenvoudig” portal: Een breed portal is vanuit
historie ontstaan en zijn breed opgezet en moeilijk te implementeren. Een eenvoudig
portal gaat terug naar de basisfunctie van een portal
Versie 0.4 onderzoek portals
26
10 Bijlage: Portalen zijn achterhaald
De gebruiker bepaalt (uit de i-strategie van de Hogeschool Zeeland, voorjaar 2013)
Naast een grote mate van “internet verbondenheid” is misschien wel de rolverandering die in
de afgelopen jaren is ontstaan het meest van invloed op portalen. De gebruiker (de in IT
kringen gehanteerde term voor burgers en studenten) heeft zich in de afgelopen jaren sterk
ontwikkeld. De tamelijk passieve consument die voor ICT voorzieningen afhankelijk was van
de organisatie waar hij/zij aan verbonden was, bestaat niet meer. Gebruikers beschikken
buiten de organisatie over apparatuur, programmatuur en connectiviteit die minstens van
hetzelfde niveau zijn als de voorzieningen die door die organisatie worden aangeboden. In
steeds meer gevallen is daardoor sprake van ICT innovaties die beginnen in de omgeving
van de consument. Vervolgens verlangt deze consument ook van de organisatie waar hij/zij
aan verbonden is ICT voorzieningen van een vergelijkbaar niveau. We noemen dat de
consumerisatie van ICT.
Bovendien worden deze voorzieningen steeds minder uitsluitend gebruikt om informatie
passief te ontvangen. Steeds vaker worden deze voorzieningen gebruikt om naast
consumeren ook zelf te produceren (de prosumer). Het publiceren op internet is al lang niet
meer voorbehouden aan een selecte groep. Heel Nederland deelt ervaringen, meningen,
recepten en filosofieën via blogs, tweets en andere (sociale) media.
Mede door deze veranderende rol verwachten gebruikers steeds vaker dat ze invloed uit
kunnen oefenen op onder andere de aard en frequentie van de informatie die zij ontvangen.
De opkomst van gespecialiseerde nieuws- en muziekkanalen zorgt er voor dat steeds vaker
gebruikers ook van de organisaties waar zij aan verbonden zijn verwachten dat die voorziet
in gepersonaliseerde informatievoorziening. De tijd van de vaste, voor de hele organisatie
identieke, intranet nieuwsvoorziening lijkt echt voorbij.
Studenten nemen ook steeds vaker eigen apparatuur (laptops, netbooks, smartphones,
tablets) mee naar de instelling (Bring Your Own Technology, BYOT). Dit is niet echt nieuw: al
sinds de jaren ’80 van de vorige eeuw is een trend waar te nemen in de richting van
apparatuur die persoonlijker is en steeds intensiever gebruikt wordt. In de vorige eeuw
kwamen studenten nog naar de instelling omdat dat de enige plek was waar een PC gebruikt
kon worden. Daarna kregen studenten ook thuis de beschikking over een PC, gevolgd door
de introductie van de laptop, waardoor studenten voor het eerst een eigen apparaat mee
naar de HZ konden (en gingen) nemen. Inmiddels is deze trend doorgezet in de richting van
smartphones (en in mindere mate tablets) die studenten niet alleen meenemen naar de
instelling maar bijna letterlijk altijd bij zich hebben.
In de afgelopen periode heeft deze trend zich doorgezet in de richting van een zelf in te
richten platform: een smartphone of tablet die geheel naar eigen wens kan worden ingericht,
aangevuld met omgevingen op het internet die aan de persoonlijke voorkeuren kunnen
worden aangepast zoals Facebook en iGoogle. Zo ontstaat eigenlijk een eigen “portal
omgeving” die studenten zelf in kunnen richten (Bring Your Own Platform, BYOP).
Studenten verwachten dat zij op deze apparaten en platforms in elk geval de (studie)
informatie van de instelling kunnen ontvangen. Het op deze wijze organiseren van de
informatievoorziening zal geen extra studenten trekken. Het niet leveren van deze vormen
van informatievoorziening zal wel als vervelend worden ervaren door studenten (dissatisfier).
Zeker op termijn zal deze informatievoorziening de huidige (portal) functionaliteiten echt
gaan vervangen.”
Versie 0.4 onderzoek portals
27
Merijn Zee, adviseur bij Bridgehead (uit business executive, september 2013):
“De burger is in de beginfase van de Digital World in een waar mijnenveld terecht gekomen
bestaande uit tientallen portalen van bedrijven en overheidsinstanties met de aanduiding
mijn: mijn overheid, mijn bank, mijn energieleverancier et cetera. Het meta-portal mijnoverheid en de berichten box ruimen aan overheidszijde een deel van de ellende op maar
gaat nog altijd van de verkeerde visie. Portalen passen in de transitieffase van een
gedigitaliseerde naar een digitale wereld waarin wij ons nu bevinden, maar ze zijn niet
toekomst-vast. Het portal is met de bril van fysieke communicatie naar de digitale wereld
kijken. Nederland zou leading kunnen zijn in the digital world met een digitaliseringstrategie
voor de BV Nederland die niet op portalen is gebaseerd.”
Versie 0.4 onderzoek portals
28

Download Report