hd expo – las vegas fit - product sample booth draaiboek

HD EXPO – LAS VEGAS
FIT - PRODUCT SAMPLE BOOTH
DRAAIBOEK
Met de organisatie van deze beursdeelname binnen de creatieve sectoren wil Flanders
Investment & Trade een andere werkwijze toepassen, zonder opdeling van de stand in
booths per deelnemer en met een stand-aankleding in volledig overleg met de deelnemers.
Wij zijn enthousiast over deze aanpak. Toch is een duidelijk kader noodzakelijk.
Totale oppervlakte van de stand is om en bij 60m2. De producten van alle deelnemers
zullen samen in een totaalconcept voorgesteld worden. Deelnemers kunnen dus geen
afzonderlijke meters afhuren. Het concept wordt in onderling overleg vormgegeven.
De actie richt zich tot fabrikanten van hedendaagse designproducten & -diensten, inzetbaar
in of bedoeld voor de horecasector. Gelet op het totaalconcept is een minimaal onderling
samengaan van de tentoongestelde producten vereist. Eventuele conflicten hierrond zullen
gemotiveerd beslecht worden door FIT, na niet-bindend advies van de meerderheid van de
deelnemersgroep.
Bedrijven worden bij inschrijven gevraagd een lijst door te sturen van de producten &
diensten die zij wensen tentoon te stellen, met vermelding van de ruwe afmetingen en in
volgorde van prioriteit. Op straffe van uitsluiting moet FIT max 5 dagen na inschrijving
hiervan op de hoogte zijn.
Zodra het aantal inschrijvingen op 8 staat, worden de deelnemers uitgenodigd voor een
eerste overleg. De projectverantwoordelijke van FIT stelt de deelnemende bedrijven en
hun producten voor en maakt hierbij, bij wijze van werkdocument, een eerste voorstel
van stand. Bedoeling is om een inschatting te kunnen maken of er nog ruimte is voor
bijkomende deelnemers en of alle producten kunnen samengaan in één stand.
Indien er nog ruimte is, kunnen bijkomende deelnemers uit de reservelijst uitgenodigd
worden, in volgorde van inschrijving én rekening houdend het volume van de ten toon te
stellen producten en hun integreerbaarheid in het concept.
Eénmaal de groep definitief is samengesteld, worden opvolgvergaderingen georganiseerd
tot er overeenstemming is bereikt over de presentatie binnen de stand. FIT treedt binnen
dit overleg arbitrerend op en neemt de uiteindelijke beslissing. Onverminderd de algemene
voorwaarden van FIT, verbindt iedere deelnemer er zich bij inschrijving toe, deze beslissing
te accepteren en kan zich in dit stadium niet meer terug trekken uit het project.
FIT staat in voor de verdere realisatie van de stand en neemt de kosten hiervoor op zich.
Vervoer en verzekering van de eigen producten blijven ten laste van de deelnemer.

Download Report