Vacaturemelding van ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland Nummer MBO College: Centrale Diensten 2014/2015 Vacature nummer 70016 Functienaam (FUWA) Allround medewerker Studentenzaken Omvang (in WTF) 0,5 fte Functieschaal (FUWA) 6 Mbo College /dienst Dienst Onderwijsinformatie Locatie / adres Bureau Studentenzaken, Airport, Opaallaan, te Hoofddorp Ingangsdatum vacature 1 december 2014 Einddatum vacature jaarcontract Reden vacature Uitbreiding t.b.v. het team studentenzaken, Hoofddorp. Algemene informatie MBO Dienst Onderwijsinformatie College / dienst / functie Januari 2014 Wat je gaat doen: U beheert zelfstandig delen van de MBO studenten, BPV en Examenadministratie van uw team SZ o bewaakt proactief de processen en gestelde tijdstermijnen en onderneemt acties naar studenten, opleidingsmanagers en teamleden om ontbrekende gegevens dan wel juiste informatie te verkrijgen en escaleert indien noodzakelijk o informeert medewerkers van onderwijsteams en studenten over uiteenlopende (bekostigings-)regelgeving, procedures, werkwijzen, tijdstermijnen en documenten e.d. o voert problemen in de gegevensverwerking terug naar de juiste plek in het dataproces, zodat ze daar opgelost worden o interpreteert verschillende gegevenstypen op onderlinge relaties, maakt afwegingen bij het verwerken o voert verschillende gegevenstypen in, muteert, controleert en corrigeert o controleert documenten en gegevens ( o.a. rond in- door en uitstroom, BPV overeenkomsten, examens en certificaten)op juistheid, volledigheid, tijdigheid en onderlinge relaties o maakt aan, neemt in en registreert( scant) (bron) documenten met een officieel karakter, zoals onderwijsovereenkomsten, persoons ID onderwijskaarten, BPV overeenkomsten, diploma’s certificaten voor certificeerbare eenheden, cijferlijsten bij diploma’s EVC documenten e.d. o archiveert alle (bron)documenten die verplicht zijn en controleert of deze compleet zijn o voert gegevens in t.b.v. het( uitbesteed) innen van financiële bijdragen en leermiddelen o verstrekt informatie betreffende ingevoerde en gearchiveerde gegevens binnen de vastgestelde richtlijnen rond privacybescherming o stelt uiteenlopende (klassen)lijsten op en controleert deze ten behoeve van in- en externe controles o controleert (mede) de presentieregistratie van teams en meldt wanneer deze onvoldoende is o signaleert en rapporteert over de naleving en realisatie van de vastgestelde procedures, tijdsafspraken en dienstverleningsovereenkomsten en doet verbetervoorstellen U voert het agendabeheer voor teams m.b.t. de studentenintake o vastleggen intakemomenten en intakers o plaatsen potentiële studenten in de agenda en informeert intakers o ontvangt intake-informatie van intakers en legt deze in systeem vastlegt o voert correspondentie met (potentiële)student voor, tijdens en na intake U verzorgt de logistiek van correspondentie aan studenten zowel hard-copy als e-mail o verzorgt de lay-out van (door team/directie) aangeleverde brieven/ mails o voegt adressen en brief samen, enveloppeert en verzendt o voert overleg met de BackOffice over grote door hen uit te voeren mailings U werkt nauw samen met uw collega’s in het team en verricht desgewenst werkzaamheden voor andere teams SZ o neemt actief deel aan het teamoverleg, werkt mee aan de optimalisatie van de dienstverleningsovereenkomsten o doet verbetervoorstellen voor procedures o ondersteunt en/of instrueert collega’s in de uitvoering Januari 2014 Wat we van je vragen: Kennis en vaardigheden -Tenminste MBO-3 werk- en denkniveau -vaktechnische kennis van algemene en specifieke administratieve procedures kennis van alle uiteenlopende processen, werkinstructies e.d. aangaande de ROC brede MBO studentenzaken -administratief-technische kennis van en vaardig in het toepassen van MBO bekostigingsregelingen -kennis van specifieke afspraken rondom privacy en integer omgaan met vertrouwelijke gegevens -vaardigheid met diverse geautomatiseerde systemen -vaardig in het logistiek afhandelen en lay-outen van correspondentie -communicatieve en klantvriendelijke vaardigheden Competenties Wat bieden we: Is dit jouw baan? (CV en sollicitatiebrief richten aan) ROC van Amsterdam MBO College / dienst Ter attentie van Adres Postcode + Plaats Telefoon E-mail Solliciteren vóór -Resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, employability/zelfontwikkeling, -Verantwoordelijk zelfstandigheid, proactief en planmatig -Betrouwbaar en standvastig -Bezit overzicht over de hele SZ keten en is vaardig in het procedureel werken -Probleemoplossend vermogen -Dienstverlenend in combinatie met standvastigheid -Op samenwerken gericht -Vaardig in de omgang met studenten en docenten -In staat goede werkverhoudingen op te bouwen -Flexibel inzetbaar, accuraat en stressbestendig -Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (lay-outen, brieven opstellen etc.) We bieden een schaal 6 functie, aantrekkelijke en dynamische werkomgeving Centrale Diensten, Dienst Onderwijs Informatie Nicole Overwater, Hoofd Studentenzaken ROCvA Postbus 2584 1000 CN Amsterdam 020-5797036 [email protected] 24 november 2014 Meer Informatie? Naam: Telefoon E-mail Specifieke aanvullingen / opmerkingen Januari 2014 Nicole Overwater Zie gegevens hierboven Een assessment maakt deel uit van de sollicitatie procedure.