VO R O L B E S T U U RE N M A N A G E M E N ITN B E D R I J F S V O E R I NI G S CRUCIAAL ffi KRffiffiK 2{ totaal SchoolManagement Oktober zor4 In.zo-r3i.s het projgct'Verbetering bedrijfsvoeringschoolbesturen VO'vanstartgegaan. Dit driejarigeprojectbeoogt6o schoolbesturen in het voortgezetonderwijste onàersteunenbrj het structureelverbeteren vanhun bedrijfsvoering. Inmiddelsis dáeerstejaarschijfvanhet projectafgeroncl. tn dit artikeldelendeprojectleiders, Nico vanzuylenen RickdeWit, deopgedane eïvaringenmet u. Wanthet projectlevertinzichtenop die de moeitewaardzijnombreedgedeeldte worden. D O O RN I C O V A N Z U Y L E N E N R I O K D E W I T choolbesturendie aqnhet project deelnemen,lvij gen gedurende negendagenondersleuningvan twee ervaren,hooggekwalificeerde deskundigen.Zij startenmet het analyserenvan eengïoot aantaldocumentenvan de organisatieen voereneequitgebreid gesprekmet het bestuur.Dil resulteertin eenrapportage,bestaande uït eenanalyse van desituatieen eenaanzetvoor een organisatie-specifiekverbeterplan.Derapportagewordt besprokenmet het bestuur en het verbeterplangeconcretiseerd. Vervolgensstelt het bestuur het velbeterplanvast en neemt het in uiïvoering. Na eenhalfjaar rapporteerthet bestuur oveÍ de opbrengstenvan het uitgevoerdeverbeterplan, Voorbeeld Deelnameaanhet project staatopenvoor schoolbesturendie hun bedrijfsvoering matig op orde hebben,Eenontoereikendebedrijfsvoering leidt vaal<ook tot een inefficiënte inzet van middelen. Metbehulp van eenspeciaalvoorhetproject ontwikkeldescanwordtbepaaldof het schoolbestuuïqua positie in aanmerkingkomt voor deelnameen gemotiveerd is om deelte nemen.Het project wordt uitgevoerdmet financiële steunvan het Ministerie van OCW,daaromis deelnamesratis. \Ioorbeeld Eén van de schoolbesturen kampte met het probleem dat men, omdat de inkomsten alm4ar daalden, jaar injaar uit de kaasschaafhanteerde.Eigenlijkviel er aljaren niets meer te schaven. De projectadviseurs hebben het schoolbestuur geholpen om het opzetten van een beleidsrijke meerjarenbegroting in gang te zetten, gebaseerdop het strategisch en onderwijslcundig \ader. VIJFASPECTEN VAN BEDzuJFSVOERING Het project hanteeït eenanalysemodeldat uitgaat van vijf hoofdaspectenvan bedrijfsvoering:management& organisatie,systemen& informatievoorziening, prclcessen& procedures,kennis & kunde en, als centraalaspect,cultuur, Bij éénvan deprojectdeelnemeis analyseerdendetweeadviseursdat de (financiële) verantwoordelijkheden ruim e4njaar geleden warengedecentraiiseerd, naar(lelocaties,de Iocatieleiders. Maar decentraalblekener onvoldoendekennisenvaar:digheded te zijn om deze nieuweverantwoorde$khedenwaarte maken. Bovendienontbrakendejuiste instrumenten om in controi te zijn. Met ondersteuningvan de adviseursís eenverbeterpla{opgesteld,dat vier hoofdaspecten kent:eenbeterekoppeling van gebruiktesystemen,het veibeterenvan de koppelingtussenonderwijskurrdigbeleiden beschikbaremiddelen,het opstellenvan een meerjarenbegroting per Iocatidin combinatie met meerjarenformatieplanni{gen, renslotte, het verbeterenvan deÍinanciëli managementinformatie. Sdu Uitgevers . OÍEa4leateilruduur retónsÈrènt ên ndeqEat t8BtuÍinsenrdel R du:dcljl €n íundronft d .M!Gcènrenstàtuur en Jpgrlc!r*èdèl luft uonê'cn 'RDppodègesèànCvBèn RvTrLnadequèat .Wdrhns vón dè Cebdktê !y$emen .Er ts àènsiullinct!55rn peiÍonrel en .Kvàtteit!Èn dr data b bêkou\6àr, o { doorahprèken olrí €ru€€gro8 (bijv cdêdng) m!nètêmêntinforffitle . MÈn be{hlkt ovêr ÍelÈ€ nte riM.dàíènlbelrotnE èn iáiËe?iiriiitoÁ*ronn rrn wn c;AËfr;-ltert tone,bouird door rMàndrtÈn?tnduideli! .lrkoopprccsllgt€* 'Erkprocufttlerq.ling(horloÍmiliêën rEÍlvordt C${rkt nret kèdèrbnèi rEÍts een recèntedricc.n€lF .fin.ncièle (uncileUnnÈnde orgónbàtlêb hÍ.Iil.ilef En hvónttóliê I gcd betet .Tak.n, v.BnNoordèllJkhedcnen hèrcesdhedenv.n derè medÈ\ÈrkèE rln durdeluk (íuncbeb€rchrilvinsên) .sinnen de rhodlèrdirs het bê*uur en de R.èdv.o Íoè?tcht b frÈnciêlê erperlEèàaí\Ez,B SchoolManagementtotaal 2J Voorbeeld Voorbeeld Eén van de projectdeelnemers is door twee adviseurs geholpen om het Een schoolbestuurrealisËerdezich al enkelejaren dat men moest bezui- financieel beleid en de admínistratieve organisatie te beschrijven en te nigen. Nu enkelejaren latet, leeft men inmiddels al op te grote voet. borgen, Het betreffende schoolbestuur kende EIeenacuut probleem in Het personeelsbestand za1verder vergrijzen. En er komt demografische de bedrijfsvoering, maar de risico's op termijn waren groot. Vrijwel alle krimp aan. De projectadviseurs hebben geholpen een pian op te stellen kennis was in het hoofcl van één medewerker aanwezig en cliens vertrek en in uitvoering te nemen voor het managen van de drie genoemde was aanstaande. Bovendien Voerden managernr:nt en stafmedewerkers aspecten, op weg naar een onderwijslcundig en financieel stabiele situ- regelmatig elkaars taken uit; Ook werd besloterr een onafhankelijk . + i - ^ . , ^ . , À q- i - . , . + ) I4dr. controller aan te stellen. UITEENLOPENDE OORZAI(ENENVERBE;TERPUNTEN. ALGEMENELEERPUNTEN In zo4 ztln nschoolbestqren geholpeneenorganisatie-specifiek verbeterpianop te stellenen in uitvoering te nemen.AIs we deze trajectenin ogenschouwnemen,zien we eenbont palet aan situaties,De voorbeeldenin dit artikel illustrerrendit ook. Elke casus is uniek, maar er zijn ook algemeneleerpunten te destillerenuit het project. AllereeÍstmoet worden vpstgestelddat (financiële)problemen waarschoolbesturen meete kampenkrijgen zeldenof nooit vooïtvloeienuit onverwachtonheil van brriten. En ook eenÍam, melendeboekhouding of eenslapendecontroller zijn zeldende oorzaak,Schoolbesturen komenvooralin de problemendoor niet, te laat of verkeerdhandelenvan bestur.rà.r, .r, -rrrrg.rr. Het project, en dat is het tweedealgemeneleerpunt, heeft geleerddat veel schoolbesturenbegrijpen dat verbeteringvan hun bedrijfsvoeÍing noodzakelijkis, maaÍ vaaklukt het niet ditbesefin concreteplannenen acties,laat staanin concrete Íesultaten,om te zetten.De waan van de clagoverheerstof de vaardighedenom dergelijkeverandeïingente implementeÍen ontbÍeken, Ikitische blik helpt In zor3 hebben twaalfschoolbesturen in het voortgezet onderwijs ondersteuning vanuit het ploject ontvangen. Iiijna allemaal toonden ze zich achteraf erg teweclen olverde ondersteuning: - "Prima analyse en helder verwoorcl, hier lcunnen we verder rnee rich- Eenderdealgemeenleerpunt is het volgende.Er zijn overhet algemeenvoldoendecijfersvoorhandenbinnen de schoolorganisaties.Maar de benutting laat te wensenover.Trends en risico's worden vaakniet herkendin de cijfers,Rodecijfers leiden dan niet tot daadlaacht.Eenvoorbeeldhiervan is het schoolbestuur dat te makenkreegmet een(in financieel opzicht) mislukt huisvestingsproject.Men teerdenoodgedwongenmiljoenen in op de resewe,Terugkijkendmoestwoïden geconstateeïd dat op het moment dat er nog bijgestuurd kon woïden eï niet was gehandeld,terwijl informatie die aangafdat dit noodzakelijk was,beschilóaarwas. wensen0ver MENSENWERI( Na het eerstejaar durven de projectleidersde conclusieal wel aan dat handelendoor de bestuurder(s),ofhet nalatendaarvan, aan de basisligt van wijwel alle financiëleproblemen,Handelen of nalatente handelen,blijkt dus zeerbepalend.Daarmeeis het verbeterenvande bedrijfsvoeringvooral mensenwerk.In de eersteplaatsvan bestuurdersen manageÍs,Wijzen naar de controller en de boekhouderis veelte gemakkelijk. Inf ormatieof deelnemenT Opdew ebsitevan deVO-raad(http :Ilwww.vo-rddd.nlf themas fbekostígingfp roject-uerbetenng-bedryfsuoeing-uo)is meerinformatiet e uindenot erhetproject.Oohh.an daardescangedownload w orden enhunnen schoolbesturen projectofnadere zichaanmel.denuoorhet informatieopuragen. ting MT en Raad van Toezicht." - "Goede analyse , frisse blik van buiten zet ons aan het denken overhet faciliteren van de verandering/verbetering. Met name de veran- N I C O V A N Z U Y L E N I S S E N I O RB E L E I D S A D V I S E U B FEDRIJFSVOE- derende rol van het stafbureau is eeÍl eyeop€:ner.Wij zien nu dat we R I N G B I J D E V O - R A A D E N V A N U I TD E R A A D V E R A N T W O O R D E L I J K op twee gedachten hinkten en kunnen nu een duidelijke keus maken V O O F H E T P R O J E C T ' V Ê R B E T E F I NBGE D F I J F S V O E F I NSGC H O O L - in ]ret verantwoordelijk maken van de locatiedirecteuren voor de B E S T U R E NV O " financiën." R I C K D E W I T I S S E N I O RA D V I S E U RE N A D J U N C T . D I R E C T E UBRI J - "Goed om ervaren adviseurs die veel VO scholen kennen. in onze keuken te laten kijken." I N F I N I T EF I N A N C Í E E LH I J I S E X T É R NP R O J E C T L E I D E V RA N H E T P R O JECT'VERBETËRING B E D R I J F S V O E R I NS GC H O O L B E S T U R E V NO ' Ookworden de scan en het ánalysemodelregelmatig gedownloadvoor intern gebruik binnen een school of schoolbestuur. Men vinclt dan projectdeelname niet nodig of het komt nu niet uit, maar met behulp van de scan en het analysemodel organiseert nren wei op eigen loacht vetbeteringen in de organisatie. 26 Schoolnnanagement totaal oktoberzou