NOTITIE: Student assistenten bij 3mE Aanleiding In het MT van de faculteit 3mE is op 08 april 2014 besloten dat alle studentassistenten (SA’s) voor de faculteit 3mE via FlexDelft worden ingehuurd en geen aanstelling meer krijgen bij de universiteit. Lopende aanstellingen (peildatum: april 2014) laten we van rechtswege aflopen. Indien de wens bestaat de aanstelling te verlengen, wordt deze omgezet naar een aanstelling bij FlexDelft. In deze notitie staat relevante informatie welke nodig is voor inhuur van SA’s. 1. Definitie student-assistent (CAO art. 10.1): Degene die staat ingeschreven als student bij TU Delft of een andere universiteit en die tevens als werknemer een bijdrage levert aan het wetenschappelijk onderzoek of onderwijs. 2. Aanstellen Studentassistenten (SA’s) bij Flex Delft Aanstellen via FlexDelft levert veel voordelen op. Niet alleen het afdelingssecretariaat en HR centraal worden ontlast, ook kan de afdeling/faculteit met minder inspanning beter inzicht krijgen in de kosten voor SA’s. Hieronder de voordelen op een rij:         S.A.’s die we inhuren via FlexDelft hoeven niet in Peoplesoft (PS) als gast of externe te worden geregistreerd, de afdeling kan op andere wijze overzicht houden welke S.A’s er zijn (zie ook punt 6). Alleen voor SA’s die bepaalde rechten/faciliteiten nodig hebben die wij niet voor ze kunnen regelen zonder een registratie in PS, blijft registratie nog nodig. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot bepaalde ruimtes of netwerkschijven. Als we niet meer registreren in PS, hoeft er dus ook niet meer verlengd te worden in PS. Wijziging studiepunten loopt ook via FlexDelft en moet de SA zelf regelen. Hier speelt de afdeling/secretaresse geen rol. Declarant SA’s krijgen hun salaris (veel) sneller uitbetaald via FlexDelft, dan via een declarantenaanstelling bij de TUD. Daarnaast krijgen declarant SA’s (en hun leidinggevende) via FlexDelft bericht wanneer hun max. aantal te declareren uren is bereikt. Voor declaranten via TU Delft is zo’n bewakingssysteem er niet. FlexDelft kan op verzoek van de afdeling periodiek (maandelijks, per kwartaal, of wat is gewenst) rapportages leveren met een overzicht van de via hen ingehuurde SA’s, de gedeclareerde uren/kosten per periode en evt. ook cumulatief. Desgewenst uitgesplitst naar Baancode. Dit scheelt ons (met name O&S, die veel SA’s heeft) een hoop handwerk m.b.t. financieel inzicht. Betreffende afdeling (of faculteit) kan aan FlexDelft aangeven wat is gewenst, hoe frequent en aan wie het moet worden geleverd. Wij zijn geen eigen risicodrager voor de WW voor SA’s die na een aanstelling bij FlexDelft een werkloosheidsuitkering aanvragen. Dus evt. WW lasten komen niet meer voor onze rekening. Het tarief van FlexDelft is dit jaar wederom verlaagd, thans (2014) 1,8 x bruto loon. Informatie over de wijze waarop een SA kan worden aangemeld bij FlexDelft is terug te vinden op: https://intranet.tudelft.nl/nl/directe-links/a-z-index/flexdelft . Zie ook bijlage 1 bij deze notitie. De afdeling kan zelf de aanmelding verzorgen, zonder tussenkomst van HR. 3. Aantal studiepunten Om een SA op de juiste manier te kunnen inschalen wordt gebruik gemaakt van zijn/haar studiepuntenaantal (ECTS) zoals geregistreerd in de systemen van “Onderwijs en Studentenzaken Centraal”. Pagina 1 van 2 Vastgesteld in MT 3mE d.d. 8 april 2014. M. Kole Aan de hand van een naam en bijbehorend studentnummer levert O&S centraal een verklaring op met het aantal ECTS. Wanneer het een masterstudent betreft wordt er bij het totaal op de verklaring 180 ECTS opgeteld. Een bachelor opleiding is namelijk gelijk aan 180 ECTS. 4. Richtlijn maximale omvang van werkzaamheden door student-assistenten. Omdat het primaire doel van een student ligt bij het (tijdig) voltooien van zijn opleiding hanteert de TU Delft nadere bepalingen met betrekking de maximale inzet van student-assistenten. De inzet is afhankelijk van de fase van de opleiding. Deze richtlijnen zijn:  Minder dan 60 studiepunten: geen aanstelling als student-assistent  60 tot 120 studiepunten: maximaal 0,3 fte (12 uur per week)  120 tot 180 studiepunten: maximaal 0,4 fte (16 uur per week)  180 studiepunten of meer: maximaal 0,5 fte (20 uur per week) Let op: Student Assistenten met een nationaliteit van buiten één van de EU-lidstaten, EER en Zwitserland hebben een tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Let op! De TWV wordt voor maximaal 10 uur per week toegekend. 5. Tewerkstellingsvergunning (TWV) Voor studenten van buiten de EU, EER en Zwitserland moet een tewerkstellingsvergunning (TWV) worden aangevraagd. Indien een medewerker die een vergunning nodig heeft gaat werken voordat deze is afgegeven is hij/zij in overtreding. De TU Delft kan hiervoor een fikse boete krijgen. De procedure bij het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) voor het aanvragen van een TWV duurt minimaal 6 weken. Dit geldt ook voor FlexDelft. Deze SA’s moeten daarom tijdig de volgende documenten aanleveren:      CV Kopie paspoort Kopie verblijfsvergunning Studentenkaart met foto Inschrijvingsbewijs van de student bij de TU Delft van het betreffende collegejaar. 6. Campuskaart SA’s die via FlexDelft komen hebben in tegenstelling tot assistenten die via de TU komen geen recht op een medewerker-campuskaart waarmee zij kopieer- en koffie- faciliteiten kunnen krijgen. Voor deze studentassistenten wordt geen aparte (gast)verklaring meer opgenomen via Digiforms. Voor het maken van kopieën en koffie kunnen zij contact opnemen met hun leidinggevende/secretariaat van de afdeling waarvoor zij werken om dit te regelen. Pagina 2 van 2 Vastgesteld in MT 3mE d.d. 8 april 2014. M. Kole Bijlage 1 Procedure die SA moet volgen bij aanstellen student via FlexDelft. Aanmelden bij FlexDelft Ophalen “Aanmeldingsformulier FlexDelft” bij secretariaat afdeling Aanmeldingsformulier FlexDelft Diverse gegevens + kopie indentiteitbewijs Bevestiging van de plaatsing door FlexDelft aan TU Delft Inschrijven bij FlexDelft Bevestiging van de plaatsing door FlexDelft aan de SA Invullen urenbriefjes door SA Urenbriefjes laten ondertekenen door leidinggevende Witte inleveren bij FlexDelft Roze inleveren bij secretariaat afdeling Geel voor je eigen administratie