PF AFM Beleidsplan Communicatie

Beleidsplan Communicatie
Stichting Pensioenfonds Autoriteit Financiële Markten (Pensioenfonds AFM)
1. Achtergrond
Dit Beleidsplan Communicatie van Pensioenfonds AFM beoogt inzicht te geven in de
doelstellingen van de communicatie, de communicatieprocessen richting de belanghebbenden
en de communicatiemiddelen van het pensioenfonds.
Dit beleidsplan bespreekt achtereenvolgens:
•
•
•
•
•
de visie en doelstellingen van Pensioenfonds AFM (punt 2);
het communicatieplan 2014 (punt 3);
communicatie met de media (punt4);
standaard communicatieprocessen (punt 5);
communicatiemiddelen (punt 6).
Pensioenfonds AFM is op 1 januari 2014 gestart met de uitvoering van het AFM pensioen. Het
bestuur beschouwt het eerste jaar van uitvoering als startfase. Voor communicatie in deze
startfase ligt de nadruk op duidelijke communicatie met belanghebbenden over de overgang
van de oude pensioenuitvoerder naar Pensioenfonds AFM en het inregelen van de standaard
communicatieprocessen van Pensioenfonds AFM. Daarnaast wil het bestuur onderzoeken
welke informatiebehoefte belanghebbenden hebben. Aan de hand van de bevindingen vult het
bestuur het communicatiebeleid nader in, stelt het communicatieplan 2015 en bijbehorend
budget vast.
Het bestuur evalueert het communicatieplan jaarlijks en herziet het plan waar nodig. Het
bestuur is zich bewust dat de verwachtingen van belanghebbenden op het terrein van
communicatie mogelijk hoog zijn, mede als gevolg van de activiteiten van de werkgever. Aan
de andere kant streeft het bestuur naar een efficiënte uitvoering en acceptabele
uitvoeringskosten. Het communicatiebeleid van Pensioenfonds AFM zoekt een balans tussen
beide wensen.
PF AFM/Beleidsplan Communicatie/versie 1.0 zoals vastgesteld door bestuur op 26 maart 2014
1 van 6
2. Doelstelling en beleidsuitgangspunten van het pensioenfonds voor communicatie
Pensioenfonds AFM streeft de volgende lange termijn doelstellingen na in zijn communicatie:
-
een open en rechtstreekse communicatie met alle belanghebbenden van het
pensioenfonds;
(oud-)medewerkers van de AFM denken na over de financiële planning van hun oude dag;
een actieve dialoog met de leden van het verantwoordingsorgaan en de werkgever;
(uitvoerings-)kosten die passen bij een klein ondernemingspensioenfonds van een
zelfstandig bestuursorgaan;
Heldere antwoorden op vragen vanuit het publieke domein over Pensioenfonds AFM;
Een terughoudende opstelling om deel te nemen aan een maatschappelijke discussie of
openbaar debat over pensioen in het algemeen of pensioenregelgeving.
Gelet op deze doelstellingen hanteert Pensioenfonds AFM de volgende lange termijn
beleidsuitgangspunten:
-
-
Communicatie uitingen zijn primair gericht tot de belanghebbenden van Pensioenfonds
AFM;
Communicatie uitingen sluiten aan bij de behoefte aan informatie van belanghebbenden
van Pensioenfonds AFM;
In schriftelijke communicatie uitingen hanteert Pensioenfonds AFM een duidelijke en
begrijpelijke schrijfstijl;
Algemene brieven en mailings aan belanghebbenden worden, naast verzending per post,
ook op de website geplaatst;
Communicatie met belanghebbenden vindt waar mogelijk digitaal plaats;
Een beschrijving van het beleid van Pensioenfonds AFM is te vinden op de website;
Fondsdocumenten zullen zoveel mogelijk aan belanghebbenden beschikbaar worden
gesteld op de website;
Aandacht vestigen op ‘mijn pensioenoverzicht’;
Onderzoeken van de mogelijkheden in het pensioenregister om belanghebbenden een
totaal overzicht te verschaffen van hun pensioen ten behoeve van een financiële planning
van de oude dag;
Het bestuur gaat in gesprek met belanghebbenden over de toekomstbestendigheid van het
AFM pensioen.
PF AFM/Beleidsplan Communicatie/versie 1.0 zoals vastgesteld door bestuur op 26 maart 2014
2 van 6
3. Communicatieplan 2014 voor generieke communicatie
Pensioenfonds AFM start op 1 januari 2014 start met de uitvoering van het AFM pensioen. In
deze startfase ligt de nadruk op duidelijke communicatie met belanghebbenden over de
overgang van de oude pensioenuitvoerder naar Pensioenfonds AFM en het inregelen van de
standaard communicatieprocessen van Pensioenfonds AFM. Daarnaast wil het bestuur
onderzoeken welke informatiebehoefte belanghebbenden hebben. Wat betreft generieke
communicatie met belanghebbenden zal het bestuur in 2014 de volgende concrete acties
ondernemen:
-
-
-
Het nader vullen en onderhouden van de website van het pensioenfonds:
i) Na definitieve vaststelling van fondsdocumenten en beleid van het fonds, worden
fondsdocumenten en omschrijving van het beleid zoveel mogelijk op de website
geplaatst. Uitzondering hierop vormen o.a. de ABTN en de uitvoeringsovereenkomst.
ii) De website kent de mogelijkheid tot stellen van vragen. Veelgestelde vragen zullen
met antwoord op de website worden geplaatst. Voor zover dit van belang is voor
belanghebbenden, worden antwoorden op individuele vragen verwerkt in de algemene
informatie op de website.
iii) Algemene brieven van het pensioenfonds aan belanghebbenden worden op de
website gezet.
Het bestuur gebruikt vragen en reacties van belanghebbenden als input voor onderwerpen
waaraan het bestuur aandacht geeft en het communicatie middel dat het bestuur daarvoor
gebruikt.
Het bestuur voert een actieve dialoog met het verantwoordingsorgaan over de gewenste
communicatie vormen en initiatieven.
Het bestuur haalt actief input op van belanghebbenden door met hen in dialoog te treden
over onderwerpen die hen raken.
4. Communicatie met de media
Het bestuur communiceert primair met en legt verantwoording af aan de belanghebbenden van
Pensioenfonds AFM.
Voor zover vanuit het publieke domein vragen worden gesteld over Pensioenfonds AFM, geeft
het bestuur in principe antwoord. Het bestuur onthoudt zich van het geven van antwoorden als
het belang van de belanghebbenden van Pensioenfonds AFM en de werkgever zich daartegen
verzet.
Bij de beoordeling van een uitnodiging om deel te nemen aan een maatschappelijke discussie
of openbaar debat over pensioen in het algemeen of pensioenregelgeving, stelt het bestuur
zich terughoudend op. Het bestuur hecht aan een helder onderscheid tussen de activiteiten en
verantwoordelijkheid van de werkgever en die van Pensioenfonds AFM.
PF AFM/Beleidsplan Communicatie/versie 1.0 zoals vastgesteld door bestuur op 26 maart 2014
3 van 6
5. Verplichte communicatie uitingen per doelgroep
Pensioenfonds AFM verstrekt uiteraard de wettelijk verplichte informatie aan belanghebbenden.
In 2014 wordt de inhoud van deze wettelijk verplichte informatie uitingen opgesteld in overleg
met de uitvoeringsorganisatie Blue Sky Group (BSG). Het gaat om de hieronder opgesomde
informatie:
1. Startbrief: werkgever en Pensioenfonds AFM verstrekken nieuwe deelnemers een
startbrief conform de wettelijke eisen. Pensioenfonds AFM stelt hiervoor een brochure op
en stelt deze beschikbaar aan de werkgever. De werkgever verstrekt de brochure samen
met het pensioenreglement aan potentiele deelnemers door deze mee te sturen met het
arbeidscontract. Op die manier kan een werknemer van de AFM al voor indiensttreding
kennis nemen van de inhoud van de AFM pensioenregeling. Na indiensttreding meldt de
werkgever de nieuwe deelnemer aan bij Pensioenfonds AFM. Pensioenfonds AFM stuurt
de nieuwe deelnemer zo spoedig mogelijk een brief met bevestiging van opname in de
regeling. In deze brief wordt verwezen naar de brochure die bij indiensttreding is
ontvangen en de website.
2. Uniform pensioenoverzicht: Pensioenfonds AFM verstrekt jaarlijks het uniform
pensioenoverzicht (upo) aan deelnemers. Iedere vijf jaar verstrekt Pensioenfonds AFM een
upo aan een gewezen deelnemer en een gewezen partner. Voor het upo model wordt
aangesloten bij de standaard modellen van de Pensioenfederatie. Pensioenfonds AFM zal
in alle upo’s aandacht vestigen op ‘mijn pensioenoverzicht’.
3. Uitdienstbrief: Pensioenfonds AFM verstrekt bij uitdiensttreding van een werknemer een
uitdienstbrief met daarin de wettelijk verplichte informatie.
4. Informatie aan gewezen partners: Pensioenfonds AFM verstrekt de partner, die gewezen
partner wordt een bewijsstuk van de aanspraak op bijzonder partnerpensioen met de
wettelijk verplichte informatie.
5. Pensioengerechtigden: Pensioenfonds AFM verstrekt degene die pensioengerechtigde
wordt drie maanden voor de feitelijke pensioendatum en bij ingang van het pensioen
informatie over de hoogte van zijn pensioen. Pensioenfonds AFM zal indien gewenst de
pensioengerechtigde uitleg geven over zijn keuzes voor zijn pensioen en de financiële
consequenties van die keuzes (via BSG). Na pensionering verstrekt Pensioenfonds AFM
een pensioengerechtigde jaarlijks informatie over zijn pensioen. Deze informatie wordt
verstrekt in de vorm van een upo. Voor het upo model wordt aangesloten bij de standaard
modellen van de Pensioenfederatie.
6. Nabestaanden: Pensioenfonds AFM verstrekt na overlijden van de gepensioneerde of
gewezen deelnemer aan de nabestaande en/of de kinderen een bewijsstuk van de
bestaande aanspraken.
7. Toeslag: Binnen drie maanden na een wijziging in het toeslagenbeleid, informeert
Pensioenfonds AFM de gewezen deelnemer, pensioengerechtigde en gewezen partners
PF AFM/Beleidsplan Communicatie/versie 1.0 zoals vastgesteld door bestuur op 26 maart 2014
4 van 6
over deze wijziging.
8. Langetermijnherstelplan: Pensioenfonds AFM heeft een langetermijnherstelplan. De
startbrief en het upo melden dat een langetermijnherstelplan van toepassing is en legt uit
wat het doel is dit herstelplan. De website beschrijft de inhoud van het
langetermijnherstelplan.
9. Pensioenreglement: belanghebbenden kunnen een fysiek exemplaar van het
pensioenreglement opvragen bij de pensioenuitvoerder van Pensioenfonds AFM.
6. Informatie op verzoek
Pensioenfonds AFM streeft naar een open en rechtstreekse communicatie met alle
belanghebbenden van het pensioenfonds.
Voor vragen over hun pensioen kunnen belanghebbenden contact opnemen met de afdeling
Pensioenservice via telefoon, email of website. Op verzoek van een belanghebbende verstrekt
Pensioenfonds AFM een opgave van de hoogte van zijn opgebouwde pensioenaanspraken.
Het bestuur geeft antwoord op een concrete vraag van een belanghebbende over de uitvoering
door Pensioenfonds AFM, voor zover de vraag redelijkerwijs door het bestuur te beantwoorden
is.
7. Communicatiemiddelen
Pensioenfonds AFM beschikt over de hierna beschreven communicatiemiddelen.
7.1 Website
Pensioenfonds AFM beschikt over een eigen website die onderhouden wordt door Blue Sky
Group. Op de website staat zoveel mogelijk informatie generieke informatie over
Pensioenfonds AFM, waaronder in elk geval de volgende informatie:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
een beschrijving van het pensioenfonds
beschrijving van de pensioenregeling
informatie over life events
actuele ontwikkelingen
nieuwsberichten
samenstelling van het bestuur
samenstelling van verantwoordingsorgaan met beschrijving van taken
samenstelling van visitatiecommissie met beschrijving van taken
beschrijving van het beleid van het pensioenfonds ten aanzien van beleggingen, risico
management, indexatie, premiebeleid en communicatiebeleid.
Informatie over de dekkingsgraad
Informatie over het langetermijnherstelplan.
PF AFM/Beleidsplan Communicatie/versie 1.0 zoals vastgesteld door bestuur op 26 maart 2014
5 van 6
7.2 Mailadres
Voor vragen en opmerkingen aan het bestuur is het emailadres [email protected] beschikbaar. Dit mailadres wordt beheerd door de
bestuurssecretaris.
7.3 AFM intranet
Deelnemers kunnen via een bericht op AFM intranet worden geattendeerd op wijzigingen en
punten die voor hen van belang zijn. Daarbij wordt een link naar de website van Pensioenfonds
AFM opgenomen.
7.4 bijeenkomsten
Pensioenfonds AFM kan bijeenkomsten organiseren voor belanghebbenden om hen te
infomeren over de actuele ontwikkelingen bij het pensioenfonds en andere relevante
onderwerpen.
De bijeenkomst kan worden gesplitst in een bijeenkomst voor actieve deelnemers en een
aparte bijeenkomst voor (gewezen) deelnemers en gepensioneerden. De bijeenkomst voor
actieve deelnemers kan samenvallen met een AFM Pensioenplein bijeenkomst.
PF AFM/Beleidsplan Communicatie/versie 1.0 zoals vastgesteld door bestuur op 26 maart 2014
6 van 6

Download Report