Het overzicht en de werking van de overlegorganen Blijdorp vzw 1 Visie- en Beleidsteksten – Kwaliteitshandboek -: 1. Blijdorp als organisatie / 1.1 Organisatiebeleid / 1.1.1 Visie en Beleid Beoordeeld en goedgekeurd: SA – 23/06/2014 Geldigheidsdatum: 01/07/2014 Procedurebeheerders: Hilde Laget DOEL Een overzicht geven van de structurele overlegorganen Een overzicht geven van de belangrijkste afspraken over de werking van de respectievelijke overlegorganen 2 OVERZICHT EN WERKING VAN DE OVERLEGORGANEN 2.1 Lijnoverleg 2.1.1 Stuurgroep algemeen 2.1.2 Stuurgroep jongeren 2.1.3 Stuurgroep volwassenen 2.1.4 Overleg AS,DO,CO 2.1.5 Overleg dagcentrum 2.1.6 Overleg homes 2.1.7 Teamvergadering 2.1.8 Klassenraad 2.1.9 Overleg leidinggevenden 2.1.10 Overleg groepsverantwoordelijken 2.1.11 Intake cel 2.2 Stafoverleg 2.2.1 Overleg orthopedagogen 2.2.2 Overleg orthopedagogen jongeren 2.2.3 Overleg orthopedagogen volwassenen 2.2.4 Overleg sociale dienst 2.2.5 Overleg sociale dienst volwassenen 2.2.6 Overleg medische dienst 2.2.7 Overleg medische dienst jongeren 2.2.8 Overleg medische dienst volwassenen 2.3 Organisatieoverleg (intern)a 2.3.1 Ondernemingsraad 2.3.2 CPWB comité preventie en bescherming van het welzijn op het werk 2.3.3 Veiligheidscomité BuBaO 2.3.4 Veiligheidscomité BuSO 2.3.5 Toezichtsraad 2.3.6 Raad van Bestuur van de inrichtende macht 2.3.7 Algemene ledenvergadering van de inrichtende macht 2.4 Werkgroepoverleg 2.4.1 Redactievergadering BD- echo 2.4.2 Redactievergadering BD-Info Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 1 van 12 2.1 Lijnoverleg 2.1.1 Stuurgroep algemeen (SA) Doel: Dagelijkse leiding van Blijdorp, visieontwikkeling, inhoudelijke planning, beslissingen personeelsbeleid, HRM, kwaliteitszorg. Overzicht en werking: Voorzitter: algemeen directeur Deelnemers: coördinatoren, stafmedewerkers Blijdorp Algemeen afhankelijk van het onderwerp zijn andere medewerkers aanwezig Frequentie van vergaderen: wekelijks, behalve in de schoolvakanties en op feestdagen Agendapunten: opnamebeleid, inhoudelijke werking, personeelsbeleid, investeringen, kwaliteit, varia Verantwoordelijke verslaggever: er is een beurtrol bij de deelnemers; deze verspreidt de verslagen binnen de week aan de leden van de stuurgroep algemeen en stuurgroepen; een samenvatting van dit verslag wordt ook opgenomen in BD-info Bewaren van het verslag: intranet: Verslag Stuurgroep Algemeen, chronologisch per jaar en nummer; termijn: 5 jaar 2.1.2 Stuurgroep jongeren (SGJ) Doel: Dagelijkse leiding jongerenwerking, discussieforum over zorg voor jongeren, afstemming zorgvormen jongeren Overzicht en werking Voorzitter: coördinator jongeren Deelnemers: directie BKLO, directie BUSO, teamhoofd semi-internaat, teamhoofd internaat, stafmedewerkers zorg (jongeren) Afhankelijk van de specificaties van het onderwerp kunnen ook andere medewerkers uitgenodigd worden of kan men zelf vragen aan de coördinator om uitgenodigd te worden Frequentie van vergaderen: wekelijks, behalve in schoolvakanties en op feestdagen Agendapunten: allerlei onderwerpen met betrekking tot de doelstelling van de stuurgroep Verantwoordelijke verslaggever: beurtsysteem bij de deelnemers; voor de volgende vergadering wordt het verslag verspreid door de verslaggever aan de leden van de stuurgroep. Na goedkeuring van het verslag op de daaropvolgende stuurgroep wordt het verslag verspreid naar de stuurgroep volwassenen en stuurgroep algemeen. Bewaren van het verslag: intranet: Verslag Stuurgroep per vestiging, chronologisch per jaar en per nummer termijn: 5 jaar 2.1.3 Stuurgroep volwassenen (SGV) Doel: Dagelijkse leiding volwassenenwerking, discussieforum over zorg voor volwassenen, afstemming zorgvormen volwassenen Overzicht en werking Voorzitter: coördinator volwassenen Deelnemers: teamhoofden dagcentrum, teamhoofden homes, teamhoofd ambulant, stafmedewerkers zorg (volwassenen) Afhankelijk van de specificaties van het onderwerp kunnen ook andere medewerkers uitgenodigd worden of kan men zelf vragen aan de coördinator om uitgenodigd te worden Frequentie van vergaderen: wekelijks, behalve in schoolvakanties en op feestdagen Agendapunten: allerlei onderwerpen met betrekking tot de doelstelling van de stuurgroep Verantwoordelijke verslaggever: beurtsysteem bij de deelnemers; voor de volgende vergadering wordt het verslag verspreid door de verslaggever aan de leden van de stuurgroep. Na goedkeuring van het verslag op de daaropvolgende stuurgroep wordt het verslag verspreid naar de stuurgroep jongeren en stuurgroep algemeen. Bewaren van het verslag: intranet: Verslag Stuurgroep per vestiging, per jaar en per nummer termijn: 5 jaar Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 2 van 12 2.1.4 Overleg AS,DO,CO (Afgevaardigde Schoolbestuur, directie onderwijs, coördinator) Doel: Communicatie tussen het schoolbestuur (de afgevaardigde is de algemeen directeur) en de schooldirecties Het op elkaar afstemmen van de verschillende zorgvormen (BuBao / BUSO / SI/ I ) Overzicht en werking: Voorzitter: algemeen directeur als afgevaardigde van het schoolbestuur Deelnemers: directie BuBao; directie BUSO; coördinator van de vestiging Frequentie van vergaderen: om de veertien dagen, behalve tijdens de schoolvakanties en op feestdagen Agendapunten: personeelsaangelegenheden; infrastructuur; onderwijsreglementering; schoolbeleid Verantwoordelijke verslaggever: directie in beurtsysteem; verspreiding van het verslag naar de leden van de vergadering Bewaren van het verslag: intranet, per jaar, per nummer, termijn: 20 jaar 2.1.5 Overleg dagcentrum (ODC) Doel: Organisatorische invulling dagcentrum, voorbereiding en uitwerking inhoudelijke werking van het dagcentrum Overzicht en werking Voorzitter: coördinator volwassenen Deelnemers: teamhoofden dagcentrum, stafmedewerkers zorg (ortho volwassenen) mogelijkheid om andere medewerkers, disciplines uit te nodigen naargelang het thema Frequentie van vergaderen: maandelijks, behalve tijdens schoolverlof en op feestdagen Agendapunten: onderwerpen van praktisch - organisatorische aard, inhoudelijke werking, personeelszaken Verantwoordelijke verslaggever: beurtrol, de verslaggever verspreidt het verslag binnen de 10 dagen na de vergadering aan de stuurgroep volwassenen Bewaren van het verslag: intranet, per jaar, per nummer bewaartermijn: 5 jaar 2.1.6 Overleg homes (OTNW) Doel: Organisatorische invulling homes, voorbereiding en uitwerking van inhoudelijke werking van de homes Overzicht en werking Voorzitter: coördinator volwassenen Deelnemers: teamhoofden homes, stafmedewerkers zorg (ortho volwassenen) mogelijkheid om andere medewerkers, disciplines uit te nodigen naargelang het thema. Frequentie van vergaderen: maandelijks, behalve tijdens schoolverlof en op feestdagen Agendapunten: onderwerpen van praktisch - organisatorische aard, inhoudelijke werking, personeelszaken Verantwoordelijke verslaggever: beurtrol, de verslaggever verspreidt het verslag binnen de 10 dagen na de vergadering aan de stuurgroep volwassenen Bewaren van het verslag: intranet, per jaar, per nummer bewaartermijn: 5 jaar 2.1.7 Teamvergadering Doel: Het bewaken van de handelingplanning van elke gebruiker; concrete opvolging van de gebruikers Samenwerking op punt stellen, bijsturen en evalueren van de inhoudelijke en praktische werking van de groepen Overzicht en werking Voorzitter: Teamhoofd of zijn afgevaardigde Deelnemers: groepsverantwoordelijke (plaatsvervanger voorzitter); alle medewerkers van het team ( in het internaat, dagcentrum, homes ) of een deel van de medewerkers al naar gelang de aard van de vergadering. Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 3 van 12 Facultatief: stafmedewerkers zorg Frequentie van vergaderen jongeren : vierwekelijks, behalve tijdens schoolverlof en op feestdagen volwassenen: tweewekelijks, behalve tijdens schoolverlof en op feestdagen Agendapunten: inhoudelijke en praktische werking van een team; het bewaken van de handelingsplanning; het concreet maken van de visie en de waarden die binnen Blijdorp gehanteerd worden; teamgebonden bijscholing Verantwoordelijke verslaggever: in beurtrol groepsbegeleidster; elke aandachtsbegeleider zorgt voor de registraties in het individueel dossier/opvolgbladen Bewaren van het verslag: op intranet: per team, chronologisch per jaar en per nummer / per groep (in het internaat: enkel in het bureau van teamhoofd) termijn: 1 jaar 2.1.8 Klassenraad 2.1.8.1 Klassenraad Doel: continu bewaken van de handelingplanning van elk kind/jongere; bijsturen en evalueren van de inhoudelijke en praktische werking; samenwerken op punt stellen Overzicht en werking Voorzitter: AB (aandachtsbegeleider) / DO (directie onderwijs) / TH (teamhoofd) Deelnemers: alle medewerkers van het multidisciplinair team (school en semi-internaat) of een deel van de medewerkers al naar gelang de aard van de vergadering Frequentie van vergaderen: BuBao : minstens 2 maal per jaar BUSO : wekelijks, duur 2 lesuren Agendapunten: agendapunten die betrekking hebben op het continu bewaken van de handelingsplanning; agendapunten die betrekking hebben op de inhoudelijke en praktische werking van een team. Verantwoordelijke verslaggever: klastitularis; elke aandachtsbegeleider zorgt voor de registraties in het individueel dossier / opvolgbladen Bewaren van het verslag (proces-verbaal): door Directie Onderwijs BuBao, BUSO, chronologisch per klas/groep bewaartermijn: 1 jaar in de groep; intranet daarna 20 jaar in archief 2.1.8.2 Personeelsvergadering Doel: Inhoudelijk pedagogische werking en de praktische organisatorische aspecten ervan binnen de BuBao/SI en BUSO/SI op elkaar afstemmen Overzicht en werking Voorzitter: DO/TH Deelnemers: alle medewerkers van de geïntegreerde werking BuBao/SI of BUSO/SI of een deel van de medewerkers al naar gelang de aard van de vergadering Frequentie van vergaderen: 1 maal per maand Agendapunten: agendapunten die betrekking hebben op het concreet maken van de visie en waarden die binnen Blijdorp gehanteerd worden; bijscholingen – inhoudelijke thema’s; organisatie van feesten - uitstappen. Verantwoordelijke verslaggever: ter plaatse af te spreken met beurtrol. Bewaren van het verslag (proces-verbaal): door Directie Onderwijs BuBao en Directie onderwijs BUSO, chronologisch per jaar bewaartermijn: 1 jaar in bureel DO; intranet, daarna 20 jaar in archief 2.1.9 Overleg leidinggevenden (OLG) Doel: Informeren, consulteren en debatteren over organisatorische en inhoudelijke thema’s Overzicht en werking Voorzitter: Algemeen directeur Deelnemers: Leidinggevenden; Stafmedewerker HRM Mogelijkheid om andere medewerkers uit te nodigen naargelang het thema. Frequentie van vergaderen: naargelang de noodwendigheden met een minimum van tweemaal per jaar. Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 4 van 12 Agendapunten: de agendapunten worden aangebracht door de leidinggevenden en stuurgroep algemeen; de opmaak van de concrete agenda is de verantwoordelijkheid van SA mogelijke agendapuntenzijn: uurroosters; aanwervingsproblematiek, selecties, omgaan met evaluaties, opvolging competentiebeleid, uitwisseling interims; budgetten, voorbereiding begroting; problematieken met diverse diensten; magazijn; Verantwoordelijke verslaggever: beurtrol door leden stuurgroep algemeen het verslag wordt bezorgd aan de deelnemers van het overleg en aan SA. Bewaren van het verslag: intranet, per jaar, per nummer bewaartermijn: 5 jaar 2.1.10 Overleg groepsverantwoordelijken (OGV) Doel: - Intervisie - Uitwerken en bespreken van gezamenlijke inhouden. Overzicht en werking Voorzitter: Coördinator jongerenwerking. Deelnemers: Alle groepsverantwoordelijken en assistent teamhoofd van het semi-internaat. Frequentie van vergaderen: Tweemaal per jaar Agendapunten: Casusbesprekingen met daarin de rol van een groepsverantwoordelijke; taak en positie binnen een team; afstemmen van het takenpakket; uitdiepen van bepaalde thema’s / knelpunten Verantwoordelijke verslaggever: Coördinator jongeren; het verslag wordt verspreid naar de deelnemers van het overleg, teamhoofden home en internaat, SA. Bewaren van het verslag: Op intranet: per jaar, op datum Het verslag wordt minimaal 5 jaar bewaard 2.1.11 Intake cel Dit overleg staat voorlopig on hold wegens de herstructurering door MFC en FAM; de beide stuurgroepen hebben het mandaat om de opnames te bespreken en beslissingen te nemen binnen het afgesproken kader. Doel: - Het behandelen van diverse elementen tijdens de voorbereidingen en beslissingen die door verschillende functies en diensten worden opgenomen als aanloop tot een opname van een gebruiker. - Nagaan of er vanuit de interne wachtlijst (mensen waarvoor onze sociale dienst contactpersoon is) een prioritair te bemiddelen dossier moet ingediend worden bij de regionale prioriteitencommissie. - Het behandelen van open vragen tot opname. Overzicht en werking Voorzitter: De coördinator van de respectievelijke vestiging waar een opname wordt voorbereid / teamhoofd Habitar, is de voorzitter van de vergaderingen van de intake cel die verbonden zijn met die specifieke opname; voorzitterschap is dus wisselend. Deelnemers: De intake cel wordt ad hoc samengesteld uit de personen die betrokken zijn bij een specifieke opname. Frequentie van vergaderen: Ad hoc; op het moment dat zich een open plaats aanbiedt Sociale dienst / intaker kan coördinator / teamhoofd Habitar vragen om samen te komen bij een vraag naar het opstarten van een prioritair te bemiddelen dossier Agendapunten: Alle aspecten die te maken hebben met een nieuwe opname kunnen in aanmerking komen als agendapunt; De aanloop naar het opmaken van een prioritair te bemiddelen dossier Het bespreken van een nooddossier Verantwoordelijke verslaggever: De organiserende coördinator / teamhoofd Habitar; het verslag wordt verspreid naar groep Intakecel met inbegrip van SA en teamhoofden Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 5 van 12 Bewaren van het verslag: Op intranet in de map onder algemene overlegorganen – lijnoverleg – intake cel Per jaar, op datum; Het verslag wordt minimaal 5 jaar bewaard 2.2 Stafoverleg 2.2.1 Overleg orthopedagogen (OO) Doel: Ontwikkelen pedagogische visies; globaal pedagogische opvolging Overzicht en werking Voorzitter: een in overleg afgesproken lid van de vergadering Deelnemers: orthopedagogen, coördinator jongeren, stafmedewerker kwaliteit Frequentie van vergaderen: maandelijks, behalve tijdens schoolverlof en op feestdagen Agendapunten: De rode draad van de inhoudelijke werking bepalen en bewaken, hierbij openstaan voor nieuwe tendensen. De visie rond inhoudelijke thema’s bepalen en bewaken; informatie uitwisselen tussen ortho’s als basis van het op elkaar afstemmen van de inhoudelijke werking van de beide vestigingen; Continuïteit in de werking van kinderen naar volwassenen nastreven; Het overleg orthopedagogen is adviserend voor Stuurgroep Algemeen en teamhoofden, uitvoerend in opdracht van Stuurgroep Algemeen of stuurgroep van een vestigingsplaats. Verantwoordelijke verslaggever: Lid van de vergadering in beurtrol. De verslaggever verspreidt het verslag binnen de 10 dagen na de vergadering aan alle orthopedagogen, stuurgroep algemeen Bewaren van het verslag: intranet: per jaar en per nummer bewaartijd: 5 jaar; nadien in archief 2.2.2 Overleg orthopedagogen jongeren (OOJ) Doel: Bespreken en uitwerken van inhoudelijke items betreffende de werking van de minderjarigen Overzicht en werking Voorzitter: coördinator of beurtrol bij afwezigheid coördinator Deelnemers: orthopedagogen jongerenwerking en de coördinator Frequentie van vergaderen: minimum 6x per jaar Agendapunten: voorbereiding van inhoudelijke agendapunten voor besprekingen op SA, SGJ, OOV…. Inhoudelijk afstemmen van de werking over de verschillende paviljoenen heen, voorbereiding pedagogische studiedagen, IPO-scores bespreken, bespreken van interne/externe vragen en projecten, casusbespreking, handelingsplanning,… Verantwoordelijke verslaggever: Lid van de vergadering in beurtrol; verslag wordt bezorgd aan de leden SGJ, coördinator volwassenen en stafmedewerker kwaliteit Bewaren van het verslag: Intranet: per jaar en per nummer bewaartijd: 5 jaar; nadien in archief 2.2.3 Overleg orthopedagogen volwassenen (OOV) Doel: Bespreken van inhoudelijke en organisatorische items betreffende de werking van ortho-volwassenen Overzicht en werking Voorzitter: coördinator of beurtrol bij afwezigheid coördinator Deelnemers: orthopedagogen volwassenwerking Frequentie van vergaderen: maandelijks, behalve tijdens schoolverlof en op feestdagen Agendapunten: bespreking doorverwijzingen: op basis van informatie van collega’s minderjarigen een voorstel formuleren voor dagbesteding of wonen; bespreking van vragen van gasten of hun aandachtsbegeleiding; voorbereiding van inhoudelijke agendapunten voor besprekingen op SA, SGV,… Verantwoordelijke verslaggever: Lid van de vergadering in beurtrol; het verslag wordt verspreid bezorgd aan de SGV, coördinator jongeren en stafmedewerker kwaliteit Bewaren van het verslag: Intranet: per jaar en per nummer bewaartijd: 5 jaar; nadien in archief Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 6 van 12 2.2.4 Overleg sociale dienst (OSD) Doel: Ontwikkelen visies ouderwerking, planning en opvolging gebruikersoverleg, globaal sociale opvolging Overzicht en werking Voorzitter: algemeen directeur of bij afwezigheid beurtrol Deelnemers: sociaal assistenten van de verschillende vestigingen, facultatief stafmedewerker kwaliteit Frequentie van vergaderen: minimum 4maal per jaar Agendapunten: (maatschappelijk assistenten jongerenwerking, stellen de agendapunten op); algemene ouderwerking en activiteiten; evalueren en bijsturen van de eigen dienstverlening; uitwisselen informatie aangaande wetgeving en andere specifieke materies aangaande gehandicaptenzorg Verantwoordelijke verslaggever: in beurtrol, die tevens zorgt voor de verspreiding van het verslag aan leden sociale dienst en stuurgroep algemeen Bewaren van het verslag: intranet: per jaar en per nummer bewaartijd: 5 jaar, nadien in archief 2.2.5 Overleg sociale dienst volwassenen (OSDV) Doel: Inhoudelijke en organisatorische items betreffende de werking van sociale dienst volwassenen Overzicht en werking Voorzitter: coördinator of beurtrol bij afwezigheid coördinator Deelnemers: sociaal assistenten volwassenenwerking Frequentie van vergaderen: drie maal per jaar Agendapunten: voorbereiding bespreking op SA, SGV, …; voorbereiding VTO gegeven door sociale dienst; afstemmen aanwezigheden en verlof; uitwerken Charter en Protocol voor zorgvormen van de volwassenen…. Verantwoordelijke verslaggever: deelnemers in beurtrol; verslag wordt bezorgd aan leden vergadering en SGV Bewaren van het verslag: intranet: per jaar en per nummer bewaartijd: 5 jaar, nadien in archief 2.2.6 Overleg medische dienst (OMD) Doel: Ontwikkelen van medische visies; bespreken van medische thema’s; gezamenlijke lijn uitzetten betreffende de medische dienstverlening in Blijdorp Overzicht en werking: Voorzitter: onderling aan te duiden Deelnemers: verpleegkundigen, coördinatoren, (artsen) minimaal 1 keer per jaar: ook artsen en Algemeen Directeur Frequentie van vergaderen: minimaal 1 keer per jaar Agendapunten: onderling afstemmen van de werking op de verschillende locaties; interne bijscholingen uitwerken en coördineren Verantwoordelijke verslaggever: onderling af te spreken, deze zorgt ook voor de registraties; verslag wordt bezorgd aan medische dienst en SA Bewaren van het verslag: intranet, per jaar en per nummer bewaartermijn: 5 jaar; daarna (elektronisch) archief 2.2.7 Overleg medische dienst jongeren (OMDJ) Doel: Concretiseren van de doelen uit het overkoepelend overleg medische dienst Overzicht en werking: Voorzitter: bij elk overleg aan te duiden Deelnemers: verpleegkundigen en facultatief coördinator en artsen Frequentie van vergaderen: minimaal 1 keer per jaar Agendapunten: bespreken van taakverdeling verpleegkundigen; werkafspraken maken; plannen en geven van VTO rond medische zaken; plannen van het volgen van VTO Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 7 van 12 Verantwoordelijke verslaggever: onderling af te spreken ; zorgt ook voor de registraties; verspreiding van het verslag naar MDJ en naar SGJ Bewaren van het verslag: intranet, per jaar en per nummer; bewaartermijn 5 jaar, daarna (elektronisch) archief 2.2.8 2.3 Overleg medische dienst volwassenen (OMDV) Doel: Inhoudelijke en organisatorische items betreffende de werking van de medische dienst volwassenen Overzicht en werking: Voorzitter: teamhoofd Deelnemers: verpleegkundigen volwassenenwerkingen; coördinerend arts; facultatief coördinator Frequentie van vergaderen: maandelijks, uitgezonderd schoolvakanties en op feestdagen Agendapunten: uitwerken protocollen B2- handelingen; opvolging medicatie (controlesysteem); voorstellen doen rond medische materiaal (bv.weegtoestellen, thermometers,…), verzorgingsmateriaal, indikkingsmiddelen,… Verantwoordelijke verslaggever: verpleegkundigen in beurtsysteem; verspreiding van het verslag naar MDV en SGV Bewaren van het verslag: intranet, per jaar en per nummer bewaartermijn 5 jaar, daarna (elektronisch) archief Organisatieoverleg (intern) 2.3.1 Ondernemingsraad Doel: Een overlegorgaan zijn tussen werkgevers en werknemers op door de wet voorgeschreven gebieden Overzicht en werking Voorzitter: Algemeen Directeur; Administratief Coördinator (plaatsvervangend voorzitter) Secretaris: werknemersvertegenwoordiger (bediende) Deelnemers: Algemeen directeur of (plaatsvervanger), administratief coördinator ; werknemersvertegenwoordigers: 1 kaderlid, 4 bedienden, 1 arbeider en 1 jonge werknemer; afhankelijk van het onderwerp zijn andere medewerkers aanwezig (o.a. bedrijfsrevisor, vakbondsdeskundigen arr. Dendermonde) Frequentie van vergaderen: maandelijks (behalve juli en augustus) Agendapunten: De agendapunten worden op voorstel van de werknemersdelegatie ingediend bij de voorzitter. De ondernemingsraad heeft ook een aantal bevoegdheden: beslissende bevoegdheid: arbeidsreglement, bedrijfsrevisor, jaarlijks verlof, betaald educatief verlof controlerende bevoegdheid: naleving sociale wetgeving overheidssteun, naleving wetgeving brugpensioen adviserende bevoegdheid: E.F.I.- informatie, tewerkstellings- en personeelsbeleid, arbeidsreglement informatieve bevoegdheid: uithangen dagorde en verslagen, E.F.I.- informatie doorgeven aan de werknemers, A.R. info doorgeven aan de werknemers Verantwoordelijke verslaggever: werknemersvertegenwoordiger (bediende); het verslag wordt bezorgd aan de leden van de vergadering, aan teamhoofden en aan SA Bewaren van het verslag: - bij voorzitter en op intranet, chronologisch volgens datum - bewaartermijn: bij voorzitter; periode bepaald in de wet Afgeleide organen en werkgroepen: voorbereidende vergaderingen van de werknemersdelegatie werknemers kunnen actief deelnemen aan passende vormingen op vakbondsvlak 2.3.2 CPWB comité preventie en bescherming van het welzijn op het werk Doel: - De taak van het CPBW is een informatiekanaal te creëren binnen Blijdorp, met overleg tussen werknemers en werkgever, dit over alle aangelegenheden die het welzijn (zowel fysisch als psychisch) van de werknemers aangaat. Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 8 van 12 - Acties te ondernemen om de veiligheid te optimaliseren en de werkplaatsen zo veilig en aangenaam mogelijk te maken. Deze acties worden opgenomen binnen een globaal preventieplan en een jaaractieplan. Overzicht en werking Voorzitter: algemeen directeur, plaatsvervanger: administratief coördinator Deelnemers: algemeen directeur of plaatsvervanger administratief coördinator, preventieadviseur, werknemersvertegenwoordigers: 4 bedienden en1 arbeider en 1 jonge werknemer, arbeidsgeneesheer (minimum 2 maal per jaar), afhankelijk van het onderwerp zijn andere medewerkers aanwezig Frequentie van vergaderen: maandelijks (uitgezonderd juli en augustus) Agendapunten: kwaliteitsbeleid, medisch beleid, veiligheid, ergonomie, psychosociale, bedrijfshygiëne, VTO Verantwoordelijke verslaggever: om beurt maakt iemand van de werknemerszijde het verslag en verspreidt dit aan alle deelnemers ten laatste 1 week voor de volgende vergadering. Bewaren van het verslag: - bij de voorzitter, op intranet, chronologisch volgens datum - bewaartermijn: periode bepaald in de wet Afgeleide organen en werkgroepen: voorbereidende vergaderingen: maandelijks met werknemersdelegatie. de werknemersafgevaardigden kunnen actief deelnemen aan passende vorming 2.3.3 Veiligheidscomité BuBaO (VCBuBaO) Doel: - Organiseren van het welzijnsbeleid - Bewaken van veiligheid van de leeromgeving, gezondheid en hygiëne en milieu. Overzicht en werking Voorzitter: Schooldirecteur Deelnemers: algemeen directeur als afgevaardigde van het schoolbestuur; preventieadviseur; gemandateerde van de technische dienst; gemandateerde leerkracht Frequentie van vergaderen: 3 maal per jaar Agendapunten: jaaractieplan opstellen; jaaractieplan tussentijds evalueren en bijsturen; jaaractieplan evalueren Verantwoordelijke verslaggever: schooldirecteur; verspreiden van het verslag aan de leden van het veiligheidscomité BuBaO en in de Nieuwsflash Bewaren van het verslag: - op intranet, chronologisch volgens datum - bewaartermijn: 20 jaar 2.3.4 Veiligheidscomité BuSO (VCBuSO) Doel: - Organisatie van het welzijnsbeleid - Bewaken van veiligheid van de leeromgeving, gezondheid en hygiëne en het milieu. Overzicht en werking Voorzitter: Schooldirecteur BuSO Deelnemers: algemeen directeur als afgevaardigde van het schoolbestuur; preventieadviseur; gemandateerde van de technische dienst; gemandateerde leerkracht Frequentie van vergaderen: 3 maal per jaar Agendapunten: jaaractieplan opstellen; jaaractieplan tussentijds evalueren en bijsturen; eindevaluatie jaaractieplan Verantwoordelijke verslaggever: schooldirecteur; verspreiden van het verslag aan de leden van het overlegorgaan en in de Nieuwsflash Bewaren van het verslag: - op intranet, chronologisch volgens datum - bewaartermijn: 20 jaar Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 9 van 12 2.3.5 Toezichtraad Doel: Het beheer van de zakgelden (tehuis niet werkenden) en gelden (beschermd wonen) staat onder toezicht van de toezichtraad. Blijdorp is op elk ogenblik verantwoording verschuldigd voor zijn beheer aan de toezichtraad en aan de wettelijke vertegenwoordigers of vertegenwoordigers de facto. Overzicht en werking Voorzitter: een deskundige, die gezamenlijk door de gebruikersraad en de inrichtende macht wordt aangewezen en geen deel uitmaakt van deze organen, fungeert als voorzitter van de toezichtraad Secretaris: sociaal assistent Deelnemers: een afgevaardigde van de gebruikersraad; een afgevaardigde van de inrichtende macht van Blijdorp Frequentie van vergaderen: minimum 2 keer per jaar. De vergadering wordt voorafgegaan met het controleren van de rekeningen Indien er een inspectie gepland wordt vanwege de overheid op de zakgelden wordt dit moment ook meegedeeld aan de leden van de toezichtsraad. Indien zij het wensen kunnen zij dan ook aanwezig zijn op deze inspectie. Agendapunten: het nazicht van de rekeningen betreffende het beheer (minstens om de 6 maanden); de behandeling van individuele mondelinge of schriftelijke klachten betreffende het beheer van de zakgelden. De toezichtraad is gehouden tot discretie en dient de anonimiteit van de persoon die een klacht indient te respecteren. Indien de klacht ongegrond bevonden wordt zal de persoon die een klacht indiende daarover ingelicht worden. Indien de klacht gegrond werd bevonden, wordt contact opgenomen met Blijdorp teneinde indien nodig bijsturingmaatregelen af te spreken. Deze klachtenbehandeling door de toezichtraad slaat enkel op het beheer van de zakgelden en staat volledig los van de klachtenprocedure, die betrekking heeft op de dienstverlening van Blijdorp. I.v.m. klachten werd het volgende afgesproken: Klachten dienen schriftelijk onder gesloten omslag gericht te worden aan: de voorzitter van de toezichtraad, Blijdorpstraat 3 – 9255 Buggenhout De algemeen directeur bezorgt deze gesloten omslag aan de voorzitter van de toezichtraad. Hij roept indien nodig de toezichtraad samen en behandelt de klacht zoals bepaald in het reglement van orde van Blijdorp van mei 1997. De leden van de toezichtraad kunnen steekproeven houden ter controle van de besteding van het zakgeld. Maandelijks wordt aan alle leden van de toezichtraad een overzicht gestuurd met de standen van de individuele zakgeldrekeningen. Op deze manier kunnen zij abnormale verrichtingen opsporen en ter verantwoording opvragen. Verantwoordelijke verslaggever: de verslaggeving gebeurt door de verantwoordelijke administratie zakgeld. Een verslag van de vergadering en een maandelijkse overzichtstaat wordt bezorgd aan de leden van de toezichtraad. Volgende items dienen zeker in het verslag opgenomen te worden: datum van bijeenkomst, aantal rekeningen die nagekeken werden, eventuele opmerkingen, handtekeningen van de leden, bevestiging dat de rekeningen werden nagekeken,… Het verslag wordt bezorgd aan de leden van de vergadering, SA, Teamhoofden volwassenen, de medewerkers zakgeldadministratie. Bewaren van het verslag: door verantwoordelijke administratie; chronologisch per jaar, op datum, op intranet bewaartermijn: blijvend Bewaren van de zakgelddocumenten: chronologisch per jaar, op datum bij de verantwoordelijke zakgeld met een termijn van 10 jaar Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 10 van 12 2.3.6 Raad van Bestuur van de inrichtende macht Doel: - Uitvoeren van de doelstellingen zoals bepaald op de Algemene Vergadering, nl. het bepalen van de lange termijn strategie van Blijdorp op alle domeinen (financieel, opnamepolitiek, personeel, nieuwe projecten,…) in overleg met de Algemene Directie. Overzicht en werking Voorzitter: Aangeduid door de Raad van Bestuur Secretaris: Aangeduid door de Raad van Bestuur Deelnemers: De lijst zoals gepubliceerd in het Staatsblad Frequentie van vergaderen: 4 keer per jaar Agendapunten: uitwerken van lange termijn strategie; stand van zaken van lopende projecten; financiële toestand van de VZW Blijdorp; algemeen zicht op de werking van de instelling Verantwoordelijke verslaggever: administratief coördinator, verspreidt het verslag aan de leden van de vergadering en aan SA Bewaren van het verslag: intranet; per jaar , per nummer , permanent 2.3.7 Algemene ledenvergadering van de inrichtende macht Doel: Het bepalen van de lange termijn strategie van Blijdorp op alle domeinen (financieel, doelgroepen, regio, infrastructuur, personeel, projecten,…) in samenspraak met de Algemene Directie. Overzicht en werking: Voorzitter: voorzitter van de Raad van Bestuur van Blijdorp Secretaris: secretaris van de Raad van Bestuur van Blijdorp Deelnemers: zie jaarrekening Blijdorp, onder voorzitterschap van de Raad van Bestuur Frequentie van vergaderen: jaarlijks, bij goedkeuring van de jaarrekening Agendapunten: activiteitenverslag vorig jaar; rekeningen vorig jaar; begroting huidig jaar; lange termijnstrategie Verantwoordelijke verslaggever: administratief coördinator, verspreidt het verslag aan de leden van de vergadering een aan SA. Bewaren van het verslag: intranet, chronologisch volgens datum, door Administratief Coördinator de origineel ondertekende documenten en bijlagen, per jaar gebundeld, bij de Administratief Coördinator 2.4 Werkgroepoverleg 2.4.1 Redactievergadering BD- echo Doel: Samenstellen en evalueren van het informatietijdschrift voor ouders en familieleden Overzicht en werking: Voorzitter: de eindredacteur Deelnemers: vertegenwoordigers van de verschillende vestigingen, eventueel geïnteresseerde medewerkers, familieleden van de gebruikers, vrijwilligers Frequentie van vergaderen : BD- echo verschijnt 3 keer per jaar (november, maart en juni). Voorafgaand is er één vergadering. Agendapunten: op deze vergadering wordt telkens het vorig nummer geëvalueerd, een inhoudelijke planning gemaakt en een timing afgesproken voor het samenstellen van het volgend nummer. Verantwoordelijke verslaggever: de voorzitter, die het verspreidt onder de leden. Bewaren van het verslag: op intranet: verslagen van het voorbije jaar, per nummer Bewaren BD-echo: chronologisch per jaar, per nummer in de bibliotheek per locatie gedurende 10 jaar. Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 11 van 12 2.4.2 Redactievergadering BD-Info Doel: Samenstellen en evalueren van het informatieblad voor medewerkers Overzicht en werking Voorzitter: Eindredacteur Deelnemers: 1 lid van stuurgroep algemeen, 2 leden van een andere vestiging, zodat beide vestigingen vertegenwoordigd zijn. Frequentie van vergaderen: Minimaal 1 keer per jaar Agendapunten: Bespreken van de inhoud en vormgeving van het info blad Verantwoordelijke verslaggever: Beurtrol, de verslaggever verspreidt het verslag binnen de 10 dagen na de vergadering aan alle leden van de vergadering Bewaren van het verslag: intranet, per jaar, per nummer – door eindredacteur Bewaren van BD-info: chronologisch per jaar, per nummer in de bibliotheek per locatie, blijvend – door redactielid per locatie a We spreken van Organisatieoverleg intern, wanneer de leden van de vergadering werknemers zijn of behoren tot de inrichtende macht van Blijdorp. Khb 4b Overlegorganen 01/07/2014 / versie11 Pagina 12 van 12
© Copyright 2024 ExpyDoc
