Handleiding Afdelingenportaal PCOB Penningmeesters maart 2014 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: 1.1 1.2 1.3 1.4 Inleiding .....................................................................................................................................4 Toegang via internet .................................................................................................................4 Inloggen.....................................................................................................................................5 Uitloggen ...................................................................................................................................6 Hoofdstuk 2: 2.1 2.2 2.3 2.4 3.2 3.3 3.4 Instellingen ...............................................................................................................7 Het tabblad GB – Exploitatie (= Grootboek Exploitatie) ............................................................7 2.1.1 Een nieuwe grootboekrekening aanmaken voor uw exploitatierekening .......................8 Het tabblad GB – Balans (= Grootboek Balans) .....................................................................10 Het tabblad Bankrekeningen ...................................................................................................10 2.3.1 Een nieuwe bankrekening of kasboek aanmaken ........................................................11 Het tabblad Lidmaatschappen ................................................................................................11 2.4.1 Een nieuw lidmaatschapstarief aanmaken ...................................................................12 Hoofdstuk 3: 3.1 Algemeen ..................................................................................................................4 Financieel ................................................................................................................13 Het tabblad Exploitatierekening ..............................................................................................13 3.1.1 Aanmaken van een exploitatierekening: bij aanlevering jaarcijfers ..............................14 3.1.2 Aanmaken van een exploitatierekening: bij toepassing van Transacties / Memoriaalboekingen ....................................................................................................15 3.1.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers exploitatierekening ................................15 Het tabblad Balans ..................................................................................................................17 3.2.1 Aanmaken van een balans: bij aanlevering jaarcijfers .................................................17 3.2.2 Aanmaken van een balans: bij toepassing van Transacties / Memoriaalboekingen ....19 3.2.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers Balans ...................................................19 Het tabblad Transacties ..........................................................................................................20 3.3.1 Boeken/ aanmaken van transacties..............................................................................20 3.3.2 Boeken van kruisposten ...............................................................................................22 3.3.3 Facturatie en incasso ....................................................................................................23 Het tabblad Memoriaal ............................................................................................................24 3.4.1 Boeken/ aanmaken van memoriaalboekingen .............................................................25 Bijlage I: Tips ........................................................................................................................................27 Bijlage II: Begrippenlijst.......................................................................................................................28 Handleiding afdelingenportaal PCOB 3 Hoofd dstuk 1: Algem meen 1.1 In nleiding Per 1 januari 2013 is het onde erdeel van hhet afdelinggenportaal vvoor de pennningmeeste ers in nt u bij de w werkzaamheeden die u aals gebruik genomen. Dit nieuwe onderdeel ondersteun penninggmeester veerricht binnen uw afdeeling. U kuntt het onderdeel gebruiiken voor: 1. d de aanleverring van de financiële jjaargegeven ns van uw afdeling; 2. het bijhoud den van de ffinanciële trransacties (mutaties ba ank en/of ggiro en kas); 3. vvastlegging memoriaalboekingen t.b.v. de baalans en exp ploitatierekeening Het eerste onderdeeel, het aan nleveren vann de financiiële jaargeg gevens, is naa een oefen nperiode vanaf 1 januari 201 13 officieel in gebruik ggenomen. Vanaf 25 februari 2 2013 is ook de transacttie‐ en mem moriaalfuncttionaliteit oofficieel in ggebruik genomeen. Voor dee genoemdee functionalliteiten gelddt dat de PC COB ernaar streeft dezee naar de to oekomst toe verd der te verbeeteren. Wij stellen het dan ook ze eer op prijs o op de hoogtte te worde en gesteld van uw ideeën en wen nsen. Ook w wanneer u vvragen heeft of problem men ervaart, willen wij dit ggraag horen n. Laat ons d dat dan s.v.pp. weten viaa de Helpde esk functionnaliteit in he et program mma. Met dezze handleiding over fun nctionalitei ten en achttergronden hopen wij uu op weg te e kunnen helpen. Veel succces! 1.2 T Toegang via interrnet Het afdeelingenporttaal werkt vvia internet.. Om de app plicatie op tte starten d ient u uw b browser te open nen. Gebruikkers van een n Windows omgeving hhanteren hiiervoor Inte ernet Explorrer of Firefo ox/Mozilla. Gebruikkers van een n Apple omgeving hantteren hiervo oor Safari U gaat d dan naar dee website vaan de PCOB B: www.pcob.nl. Vervolgens gaat uu naar de optie afdelinggenportaal. U klikt dan op de knopp Inloggen e en vervolgens ziet u heet inlogsche erm van het afdeelingenporttaal. Handleidin ng afdelingenpo ortaal PCOB 4 1.3 Inloggen Hier voert u uw inlognaam en wachtwoord in en klikt op ‘Inloggen’. Mocht u problemen hebben met inloggen, dan kunt u contact opnemen met het landelijk bureau via [email protected] of 038‐4225588. Wanneer u bent ingelogd komt u, indien u zowel ledenadministrateur als penningmeester bent, automatisch in het scherm Personen terecht. Bent u alleen penningmeester, dan komt u automatisch in het scherm Financieel terecht. U ziet altijd alleen de gegevens van uw afdeling. © STB Automatisering & Advies BV 5 1.4 Uitloggen Als u klaar bent met het invoeren en wijzigen van gegevens kunt u uitloggen uit het systeem. 6 Handleiding afdelingenportaal PCOB Hoofd dstuk 2: Instellingen In het o onderdeel In nstellingen kkunt u de fi nanciële staamgegeven ns invoeren waar u binn nen uw afdelingg mee wilt ggaan werken. U kunt u uw gegeven ns verder inrichten vannuit een 4‐taal tabbladen welke in ddit hoofdstu uk nader uitgeleggd zullen wo orden. 2.1 H Het tabbla ad GB – Exploita atie (= Grrootboek k Exploita atie) Op het ttabblad GB – Exploitatie vindt u dde grootboe ekrekeninge en die u in uuw exploitaatierekeningg kunt gebruiken. Sorte eren p één van dee onderdele en klikt in d e bovenste balk, dan sorteert hett systeem op die Als u op betreffeende kolom m. Wij advise eren u daar in bij voorkeur de kolo om “Sort” off de kolom “Code” te gebru uiken. U vindt hier vervolggens twee kknoppen. M Met de knop p ‘Standaard d’ kunt u heet standaard d proepen vo oor de explooitatiereken ning. Met de e knop ‘Nieuuw’ kunt u eigen rekeningschema op © STB Au utomatisering & Advies BV 7 grootboekrekeningnummers toevoegen. Dit wordt in de volgende paragraaf nader uitgewerkt. Indien u met de memoriaal functionaliteit werkt kunt u in de kolom Memoriaal met een vinkje aangeven welke grootboekrekeningen bij memoriaalboekingen mogen worden gebruikt. Voor de werking van de memoriaal functionaliteit verwijzen wij u naar het hoofdstuk 3 Financieel. Wanneer u besluit om een grootboekrekening te verwijderen dan kunt u dat doen met behulp van het rode kruisje in de laatste kolom. 2.1.1 Een nieuwe grootboekrekening aanmaken voor uw exploitatierekening Via de knop kunt u een nieuwe grootboekrekening aanmaken. Indien u eigen rekeningen toevoegt dan zult u altijd een ‘categorie’ erbij moeten aangeven. De keuzelijst met categorieën ligt voor u vast en heeft een verband met het aanleveren van uw jaarcijfers aan de landelijke organisatie. Daar ligt ook het beheer ervan. Het veld Code kunt u gebruiken om een grootboekrekeningnummer in te vullen. In het veld Omschrijving kunt u de omschrijving van de nieuwe rekening invullen. Indien u iets heeft toegevoegd en u wilt dat opslaan, dan klikt u op de knop Bewaar onderin het scherm. Als u alleen heeft gekeken en/of u wilt de invoer niet doorvoeren, dan klikt u op Annuleer. Zodra u deze nieuwe rekening hebt toegevoegd, plaatst het systeem de nieuwe rekening onderaan in het schema: 8 Handleiding afdelingenportaal PCOB Om de flexibiliteit te behouden, kunt u de volgorde van de rekeningnummers wijzigen via “sort”. Het systeem sorteert eerst op “Sort.” en daarna op “Code”. In bovengenoemd voorbeeld kunt u de “Sort.” “12” wijzigen in “2” (u klikt met de muis in het veld en wijzigt dit). Als u vervolgens weer op “Sort.” klikt, dan plaatst het systeem vervolgens de Code A41001 onder code A41000. Op die manier kunt u zelf bepalen op welke plaats een rekening in het rekeningschema komt te staan. Let op: dit geldt alleen als u zelf nieuwe rekeningnummers toevoegt. Indien u voldoende heeft aan het standaard rekeningschema, dan hoeft u niets te wijzigen. © STB Automatisering & Advies BV 9 2.2 Het tabblad GB – Balans (= Grootboek Balans) Op het tabblad GB – Balans vindt u de grootboekrekeningen die u in uw balans kunt gebruiken. De werking van het tabblad GB – Balans is verder identiek aan de toelichting in paragraaf 2.1 en 2.1.1 In het standaard rekeningschema zijn tevens de volgende grootboekrekeningen opgenomen: Activa: K0100 Kruisposten V0100 Vooruit ontvangen bedragen Passiva: V0200 Vooruitbetaalde bedragen 2.3 Het tabblad Bankrekeningen Via de knop Financieel kunt u de financiële transacties op uw bankrekening en kasboek vastleggen. Dit onderdeel wordt nader toegelicht in hoofdstuk 3 Financieel. Om gebruik te kunnen maken van deze optie dient u binnen het onderdeel Instellingen de bankrekeningen aan te maken die op naam van uw afdeling staan, evenals een kasboek (mits u daar gebruik van maakt). In het tabblad Bankrekeningen legt u vast welke bankrekeningen er op naam van uw afdeling staan. Door in dit scherm in het veld “Sort.” Te klikken, kunt u de volgorde van dagboeken wijzigen. Dit betekent dat, indien u gebruik maakt van Transacties, standaard het dagboek verschijnt welke bovenaan staat (in de sortering). 10 Handleiding afdelingenportaal PCOB 2.3.1 Een nieuwe bankrekening of kasboek aanmaken Via de knop kunt u een nieuwe bankrekening of kasboek aanmaken. In het veld Rekeningnummer vult u het nummer van de betreffende bankrekening in. Bij Omschrijving kunt u toelichten om welke rekening het gaat. In het veld Type geeft u aan of het gaat om een bank of kas. Met het veld Openingssaldo wordt bedoelt het saldo waarmee u aanvangt. Met het veld Openingssaldo per geeft u de startdatum van het saldo aan. Met het veld Liquide middelen geeft u aan, aan welke grootboekrekening (in de categorie Liquide middelen) u deze rekening koppelt. In de meeste gevallen zal dit voor alle rekeningen gekoppeld worden aan de standaard rekening Liquide middelen A1100. Mocht u voor elke bankrekening (of kas), ook een aparte grootboekrekening op de balans willen hebben, dan kunt u hier de bankrekening koppelen aan de juiste grootboekrekening. 2.4 Het tabblad Lidmaatschappen In het tabblad Lidmaatschappen legt u vast welke lidmaatschappen er binnen uw afdeling zijn. © STB Automatisering & Advies BV 11 Naast dee type lidmaaatschappen, de betaalwijjze en het be edrag, kunt u u in de kolom m ‘Termijn’ d de betalingssfrequentie aangeven. 2.4.1 Een nieuw w lidmaats schapstarrief aanma aken Via de kknop kunt u eeen nieuw lidmaatschapstarief aanm maken. Er word dt dan een aapart scherm mpje getoo nd waarin u u de gegeve ens van het lidmaatschap dient in te voeren. In het veld Lidmaatschaptype e geeft u hett type van h het lidmaatsschap aan ((bijv. contrib butie individu ueel of contributie leefverband). Het veld d Betaalwijze geeft aan n op welke wijze u de iinning wilt u uitvoeren (kkeuze uit Automaatische incasso en Overrschrijving).. Bij Bedragg geeft u hett contributi ebedrag aaan. 12 Handleidinng afdelingenpo ortaal PCOB Hoofd dstuk 3: Finan ncieel In het o onderdeel Fiinancieel ku unt u de jaaarcijfers invo oeren voor zowel de exxploitatiere ekening als de b balans. Dit h hebben wij u u reeds gev raagd te do oen voor het jaar 2012.. n van jaarcijjfers van uw w afdeling e een wettelijkke verplichtting, om Zoals u weet is het aanleveren omen tot ééén jaarreken ning voor dee verenigingg PCOB. zo te ko U heeft daarbij de mogelijkheid om allee n de jaarcijfers jaarlijkss aan te levveren, zie toelichtting in paraggraaf 3.1.1. Daarnaaast biedt ditt programm ma ook de m mogelijkheid d om gebruiik te makenn van de transactie function naliteit en eevt. de mem moriaal funcctionaliteit w waarbij u de e totalen opp uw exploitaatierekeningg en balans (voor een ddeel) laat be erekenen door het systteem zelf. ZZie hiervoo or de toelich hting in paraagraaf 3.1.22 Let op: met de tran nsactie funcctionaliteit bbeheert u u uw financiële transacti es binnen u uw bankrekkening(en) een kasboek. De memorriaalboekingen vragen wat meer sspecifieke boekhoudkundige kennis. Het ond derdeel Finaancieel beschikt over eeen 4‐tal tabbladen we elke in dit hooofdstuk naader uitgeleggd zullen wo orden. 3.1 H Het tabbla ad Explo oitatierek kening Op het ttabblad Exp ploitatiereke ening vindt u de mogelijkheid om de jaargeggevens van d de exploitaatierekeningg van uw affdeling vast te leggen. Met hett (printtersymbool) kunt u uw w Exploitatie erekening va an het betreeffende jaaar © STB Au utomatisering & Advies BV 13 uitprinten. Vult u tussentijds vvia onderdeeel Instellinggen uw groo otboekrekeeningen aan n, of wijzigt u u bijvoorbeeeld de nummering, dann kunt u me et de knop (achterraan de rege el) handmaatig de gegeevens van uw grootboeekrekeninge en in uw jaa aroverzicht updaten/ bijwerken. Met hett ggroene pijltje gaat u naaar de detaillgegevens vvan de betreeffende exp ploitatie (in ons vvoorbeeld d die van 2012). Met de knop achteraan de e regel kuntt u het exploitaatieoverzich ht van het betreffende jaar verwijd deren. Let o op: past u w wel op niet p per ongelukk gegevens tte verwijderen. Als de status op D Definitief sta aat kunnen de gegeven ns niet verwijderd worden n. 3.1.1 Aanmaken van een n exploitattierekening g: bij aanllevering jaaarcijfers Wij heb bben u begin n 2013 gevrraagd om dee jaarcijferss van uw afd deling voor het jaar 2012 aan te leverren. Via de kknop kunt u eeen nieuwe exploitatiere ekening aannmaken. Nadat u u op nieuw h heeft geklikkt verschijntt bovenstaaand scherm. Het systeeem toont u direct de groo otboekreken ningen vanu uit het ondeerdeel Inste ellingen. U ziet de rekenningen teru ugkomen waarvan n u heeft aaangegeven ze te willenn hanteren ((zie onderde eel instellinngen). 14 Handleidinng afdelingenpo ortaal PCOB Het veld d Jaar kunt u gebruiken n om in aann te geven o om welk exp ploitatiejaarr het gaat. In de kolom B Begroot kun nt u aangeven wat naa r uw inschaatting de verwachte koosten en opbrenggsten zullen n zijn. Indie en u dit systteem alleen gebruikt om de jaarcijjfers aan te leveren (u maakkt geen gebruik van de transactie functionalitteit en mem moriaalboekkingen), dan n vult u handmaatig de totaalbedragen n in de kolom m Werkelijkk in. Met de knop aaan het eind d van de groootboekrekkening kunt u een rappport printen n van de boekinggen op de betreffende grootboekrrekening, vo oor het aangegeven (bboek)jaar, en n afkomsttig uit de traansactie bo oekingen enn/of memoriaalboeking gen. Let op: u dient dus voor dit rapport gebruuik te make en van genoemde functtionaliteiten n. Met de knop kunt u het venstter weer afssluiten. 3.1.2 Aanmaken van een n exploitattierekening g: bij toep passing vaan Transacties / Memoriaa alboekinge en Indien u u gebruik m maakt van de e transactieefunctionalitteit en/of de memoriaaalboekingen dan volgt u d de procedu ure zoals in vvoorgaandee paragraaf wordt bescchreven, meet uitzondering van de kolom Werkelijk. In tegen nstelling tott de vorige p paragraaf v ult u geen d directe bedragen in maaar laat u he et systeem m de bedraggen automatisch berekkenen. Door op p de knop in het tottaaloverzich ht (zowel bijj Baten als LLasten) van uw exploitaatierekeningg te klikken kunt u de kkolom Werkkelijk autom matisch dooor het systeem laten (h her)bereken nen. Op basiis van de booekingen die u over het overeenkoomstige jaaar hebt vastgeleegd binnen uw transaccties en eve ntueel uw m memoriaalb boekingen, w worden de totaalbeedragen op de betreffe ende grootbboekrekenin ngen voor u u getotalise erd. Zonder deze handeling worden de gegeven ns niet herbberekend en n komen de de cijfers oop de en met de ggeboekte trransacties. exploitaatierekenig niet overee 3.1.3 Hanteren status t.b b.v. aanlev vering jaarrcijfers exploitatiereekening Bij de aaanlevering vvan de jaarccijfers hanteeren wij driie statussen n. De status is voor u vaan belang o omdat u daaarmee ook kunt aangeeven of uw gegevens to oegankelijk mogen worden voor heet landelijk b bureau in Zw wolle. © STB Au utomatisering & Advies BV 15 U kunt in het systeem drie statussen hanteren: - “In bewerking”: U bent zelf nog bezig met het invoeren van de cijfers. Het landelijk bureau zal niets met de cijfers doen. - “Voorlopig definitief”: U heeft al uw transacties verwerkt en u heeft de balans en exploitatierekening gereed voor de kascontrole en voor aanlevering aan de ledenvergadering. Met deze status heeft het landelijk bureau ook toegang tot uw jaarcijfers. - “Definitief”: De jaarstukken zijn gecontroleerd door de kascontrolecommissie en ze zijn tevens vastgesteld in de ledenvergadering. Let op: de beschikbaarheid van uw jaarcijfers (middels de statusaanduiding Voorlopig definitief) is voor het landelijk bureau van belang, omdat daarmee deze cijfers kunnen worden samengevoegd met de cijfers van andere afdelingen en gewesten ten behoeve van de landelijke jaarrekening (consolidatie proces). Wij verzoeken u, zodra u uw cijfers gereed heeft, de status op “Voorlopig definitief” te zetten. 16 Handleiding afdelingenportaal PCOB 3.2 H Het tabbla ad Balan ns Op het ttabblad Balans vindt u de mogelij kheid om de jaargegevvens van dee balans van n uw afdelingg vast te legggen. Met hett (printtersymbool) kunt u uw w Balans van n het betrefffende jaar uuitprinten. Vult u tussentijds via onderdeel Inste ellingen uw w grootboekkrekeningen n aan, of wijjzigt u bijvoorbeeld de nummering, dan n kunt u me et de knop (achterraan de rege el) handmattig de gegevens van uw grootboekrrekeningen in uw jaarooverzicht up pdaten/ bijw werken. Met hett (ggroene) pijltje gaat u nnaar de detaailgegevens van de bettreffende baalans (in ons voo orbeeld die vvan 2012). Met de knoop achtteraan de re egel kunt u dde balans vvan het betreffeende jaar veerwijderen. Let op: passt u wel op niet per ong geluk gegevvens te verwijderen. Als dee status op Definitief s taat kunnen de gegeve ens niet verrwijderd wo orden. 3.2.1 Aanmaken van een n balans: b bij aanleve ering jaarc cijfers bben u begin n 2013 gevrraagd om dee jaarcijferss van uw afd deling voor het jaar 2012 aan Wij heb te leverren. Via de kknop © STB Au utomatisering & Advies BV kunt u eeen nieuwe b balans aanm maken. 17 Nadat u u op nieuw h heeft geklikkt verschijntt bovenstaaand scherm. Het systeeem toont u direct de groo otboekreken ningen vanu uit het ondeerdeel Inste ellingen. U ziet de rekenningen teru ugkomen waarvan n u heeft aaangegeven ze te willenn hanteren ((zie onderde eel instellinngen). Het veld d Jaar (boekkingsjaar) kkunt u gebruuiken om in n aan te gevven om welkk balansjaarr het gaat. In de kolom B Bedrag (beggin) kunt u aaangeven w wat de begin nbalans is vvan uw afdeling bij aanvangg van het bo oekjaar. Ind dien u dit syysteem alle een gebruiktt om de jaa rcijfers aan te leveren (u maakt ggeen gebruik van de traansactie fun nctionaliteitt en memorriaalboekinggen), dan vultt u handmaatig de totaaalbedragen in op de ko olom Bedrag g (eind). Let op: A Aangezien 2 2012 het ee erste jaar is dat hierme ee gestart iss, verzoekenn wij u ook de beginbaalans in te vvullen. Let op: denk eraan dat bij uw invoer de tootaalwaard de van de acctiva en die van de passiva aan elkaar ggelijk dienen n te zijn. He et systeem ccontroleert hierop en laat een wa arschuwingg zien als deze saldi van elkaar afwijken. Met de knop ((printersym mbool) aan hhet eind van n de grootboekrekeninng kunt u ee en rapportt printen van de boekin ngen op de betreffende e grootboekkrekening, vvoor het aangegeeven (boek))jaar, en afkkomstig uit de transacttie boekinge en en/of memoriiaalboekinggen. Let op: u dient dus voor dit rapport gebruuik te make en van genoemde functtionaliteiten n. Met de knop 18 kunt u het venstter weer afssluiten. Handleidinng afdelingenpo ortaal PCOB 3.2.2 Aanmaken van een n balans: b bij toepass sing van Transactie T es / Memoriaa alboekinge en u gebruik m maakt van de e transactieefunctionalitteit en/of de memoriaaalboekingen dan Indien u volgt u d de procedu ure zoals in vvoorgaandee paragraaf wordt bescchreven, meet uitzondering van de kolom Bedrag (e eind). In tegen nstelling tott de vorige p paragraaf v ult u geen d directe bedragen in maaar laat u he et systeem m de bedraggen automatisch berekkenen. Door op p de knop in n het totaalooverzicht vaan uw balan ns te klikkenn kunt u de kolom Bedrag (eind) auto omatisch do oor het systeeem laten ((her)berekenen. Op ba sis van de d binnen uw w transactie es en boekinggen die u ovver het overreenkomstigge jaar hebt vastgelegd eventueeel uw mem moriaalboekkingen, wor den de totaaalbedragen n op de betrreffende grootbo oekrekeninggen voor u ggetotaliseerrd. De overblijvende posten wordden handmatig door u iingevoerd. Zonder deze handelinng worden d de gegevenss niet herbeerekend en komen de cijferrs op de ballans niet ovvereen met de geboektte transactie es. 3.2.3 Hanteren status t.b b.v. aanlev vering jaarrcijfers Ba alans Bij de aaanlevering vvan de jaarccijfers hanteeren wij driie statussen n. De status is voor u vaan belang o omdat u daaarmee ook kunt aangeeven of uw gegevens to oegankelijk mogen worden voor heet landelijk b bureau in Zw wolle. U kunt iin het systeem drie staatussen hannteren: - “In bewerkking”: U ben nt zelf nog bbezig met h het invoeren n van de cijffers. Het lan ndelijk bureau zal niets met de cijfers do en.. - “Voorlopig definitief”: U heeft al uw transaccties verwerrkt en u heeeft de balan ns en eexploitatierrekening gereed voor dde kascontrole en voorr aanleverinng aan de ledenvergadering. Mett deze statuus heeft hett landelijk bureau ook ttoegang tott uw jjaarcijfers. - “Definitief””: De jaarstu ukken zijn ggecontroleerd door de kascontroleecommissie e en ze zzijn tevens vastgesteld d in de ledennvergaderin ng. © STB Au utomatisering & Advies BV 19 Let op: de beschikbaarheid van uw jaarcijfers (middels de statusaanduiding Voorlopig definitief) is voor het landelijk bureau van belang, omdat daarmee deze cijfers kunnen worden samengevoegd met de cijfers van andere afdelingen en gewesten ten behoeve van de landelijke jaarrekening (consolidatie proces). Wij verzoeken u, zodra u uw cijfers gereed heeft, de status op “Voorlopig definitief” te zetten. 3.3 Het tabblad Transacties Op het tabblad Transacties vindt u de mogelijkheid om uw transactieboekingen bij te houden. Het gaat daarbij om de transactieboekingen binnen uw bankrekening(en) en/of kasboek. In het veld Bankrekening kunt u aangeven voor welke rekening, dan wel kas, u uw financiële transacties wilt registreren. 3.3.1 Boeken/ aanmaken van transacties Via de knop kunt u een nieuwe transactie aanmaken. Op het moment dat u een nieuwe transactie gaat invoeren komt het onderstaande scherm naar voren. 20 Handleiding afdelingenportaal PCOB In het sccherm Tran nsactie geefft u aan of uuw transactie een Uitga ave betreft of een Onttvangst. Afhankeelijk van uw w keuze toon nt het systeeem daarop p automatiscch de bijbehhorende grootbo oekrekeninggen. Zie ond derstaand scchermvoorbeeld, waarrin de groottboekrekeningen getoond d worden behorende b bij het type Uitgave. Door op p de knop te e klikken koomt u in ond derstaand sscherm. boekingsda tum aan. O Op basis van het jaartal zal de boekking In het veld Datum geeft u de b automaatisch ook teerugkomen in de kolom m Werkelijkk van het bijjbehorendee exploitaatieoverzich ht (dit na he et “ververseen” van de ggegevens aldaar). Het veld d Factuurnu ummer kan gebruikt w worden om h het factuurn nummer va n de credite eur in te vullen. W Wanneer u een ontvan ngst van eenn contributiebijdrage vverwerkt kuunt u via dit veld (gebruikk het blauw we pijltje) de e bijbehorennde debiteu ur (lid) vanu uit uw eigenn © STB Au utomatisering & Advies BV 21 ledenad dministratiee erbij zoeke en. In het veeld Omschrrijving kunt u een toelicchting aanggeven op de aaard van de transactie, en in het veeld Bedrag vvult u het b bedrag in vaan de transaactie. Met de knop zorgt u ervoor daat de transaactie in uw ssysteem bew waard word dt. Nadat u u op bewaarr heeft geklikt ziet u dee transactieregel verschijnen (zie oonderstaand scherm)). Ter controle kunt u h het eindsalddo van de re ekening die op uw scheerm getoon nd wordt controleeren met heet eindsaldo o van uw baankafschriftt. Met de knop kkunt u een ooverzicht vaan uw transacties expoorteren in ee en csv bestand d wat u bijvo oorbeeld in n Excel weerr kunt open nen. 3.3.2 Boeken van kruispo osten Indien u u bijvoorbeeeld bedrage en overboekkt van uw lo opende reke ening naar uw spaarre ekening, dan kun nt u gebruikk maken van n de optie KKruisposten. In beidee bankboeken (bankrekkeningen) ggaat u dit op p dezelfde w wijze uitvoeeren. U gaatt naar Transaccties en u kiest voor Nie euw. Vervo lgens vinkt u “Uitgave”” aan (in heet geval dit d de rekening betreft w waarbij het ggeld van de rekening aff gaat). U kiest vervolgeens voor “K K0100 Kruisposten”. ntvangt op uw andere rekening (b bijvoorbeeld d spaarrekeening), dan ggaat u Als u heet bedrag on naar Traansacties en n kiest u voor Nieuw. V Vervolgens vvinkt u “Ontvangst” aaan en u kiest weer voor “K00100 Kruisp posten”. Op p die manierr boekt u he et geld overr van de enee rekening naar de andere,, zonder datt dit conseq quenties heeeft voor uw w exploitatie erekening. 22 Handleidinng afdelingenpo ortaal PCOB 3.3.3 Facturatie en incasso Het is mogelijk dat bij uw leden een openstaande post wordt gecreeërd voor het te betalen contributiebedrag in een jaar. Het is dan mogelijk dat u de openstaande post van uw lid via de Transactiemodule afboekt, zodra het lid betaalt of zodra de contributies zijn geïncasseerd. De volgende voorwaarden zijn daarbij van belang: - - In het afdelingenportaal, onderdeel Instellingen/Lidmaatschappen heeft u de types abonnementen aangemaakt met de te betalen bedragen; Indien u als afdeling gebruik maakt van zowel automatische incasso als van overschrijving (incl. acceptgiro’s), dan maakt u in totaal 4 lidmaatschapstypes aan: o Individueel lidmaatschap met betaalwijze “Automatische incasso” o Individueel lidmaatschap met betaalwijze “Overschrijving” o Leefverband lidmaatschap met betaalwijze “Automatische incasso” o Leefverband lidmaatschap met betaalwijze “Overschrijving”; U heeft bij uw (hoofd)leden het juiste abonnement toegevoegd. U kunt vervolgens bij het landelijk bureau van PCOB aangeven (via fin‐[email protected]) dat u uw contributie wilt factureren. Wij zorgen er dan voor dat de openstaande post per lidmaatschap in uw ledenadministratie/boekhouding komt te staan. Voor eventuele nieuwe leden wordt vervolgens automatisch een openstaande post aangemaakt. © STB Automatisering & Advies BV 23 Deze op penstaande posten (contributiefaccturen) kun nt u innen viia overschriijving, accep ptgiro of incasso.. Indien u u kiest voor de laatste optie, dan kkunnen wij u ondersteunen met hhet maken vvan een incassob bestand, waat u kunt inlezen via innternetbankkieren. U geeft dan aann bij het landelijk bureau,, dat u hier gebruik van n wenst te m maken (dit kkan ook weer via fin‐addmin@pcob b.nl). De voorrwaarden daarvoor zijn n: - U heeft, voo or de lidmaaatschappenn waarvoor u wilt incassseren, een (IBAN) banknumm mer ingevoerrd; U heeft een n machtiging van uw leeden; U bent in het bezit van n een EURO ‐incasso contract van u uw bank; U heeft hett juiste lidmaatschap tooegevoegd bij uw leden (Incasso).. 3.4 H Het tabbla ad Memo oriaal Op het ttabblad Meemoriaal vin ndt u de moogelijkheid o om memoriaalboekingeen vast te le eggen. Uw mem moriaalboekingen betrreffen zoweel uw balanss als exploittatierekeninng. n kunt u bij de grootboekrekeningen aangeveen of een re ekening Via het onderdeel Instellingen moriaalboekkingen gebru uikt mag woorden (zie h hiervoor paragraaf 2.1)). bij mem 24 Handleidinng afdelingenpo ortaal PCOB 3.4.1 Boeken/ aanmaken a n van mem moriaalboe ekingen Via de kknop kunt u eeen nieuwe m memoriaalboeking aanm maken. Op het moment daat u een nieuwe memooriaalboekin ng gaat invo oeren komt het onderstaande scherm naar voren n. In het sccherm Mem moriaalboeking geeft uu aan welke e grootboekkrekening geedebiteerd en gecreditteerd moett worden. In n het veld D Datum word dt automatissch de huiddige datum ggezet. In het veld d Jaar vult u u het boekin ngsjaar in w waarop de m memoriaalbo oeking van toepassing is. Op basis vaan het jaartaal zal de me emoriaalboeeking autom matisch ookk terugkomeen in de kolom Werkeliijk van het bijbehorend de exploitattieoverzichtt (dit na hett verversen van de geggevens aldaar). In het veld Debet een het veld Credit kom men de groottboekreken ningen naar voren waarvan u in het o onderdeel In nstellingen h heeft aangeegeven dat deze t.b.v. memoriaalbboekingen ggebruikt mogen worden. In het veld Om mschrijvingg kunt u een n toelichting g op uw boeeking geven n en in het veld d Bedrag vu ult u het bed drag in. Met de knop wordt. zorgt u ervoor daat de memo oriaalboekin ng in uw syssteem bewaaard © STB Au utomatisering & Advies BV 25 Nadat u u op bewaarr heeft geklikt ziet u dee memoriaaalboeking ve erschijnen ((zie ondersttaand scherm)). kkunt u een ooverzicht vaan uw transactie exporrteren in een csv Met de knop bestand d wat u bijvo oorbeeld in n Excel weerr kunt open nen. 26 Handleidinng afdelingenpo ortaal PCOB Bijlage I: Tips Vergroten Wanneer u de getoonde schermen wilt vergroten kunt u daar de inzoomfunctie van uw browser voor gebruiken. Door een aantal malen Ctrl + + te toetsen zult u inzoomen. Uitzoomen is mogelijk met Ctrl + - . Tab : Ons advies is altijd gebruik te maken van de Tab toets om van veld naar veld te springen. Bijvoorbeeld als u een datumveld wilt invullen is het handig om met de Tab toets naar dit veld te gaan. In het veld verschijnt dd‐mm‐yyyy. U kunt dan de datum intypen (inclusief tussenliggende streepjes), nadat u het veld heeft leeggemaakt. U kunt eventueel ook het kalendertje gebruiken © STB Automatisering & Advies BV 27 Bijlage II: Begrippenlijst Afdelingenportaal: Digitale mogelijkheid via website PCOB (www.pcob.nl) om ledenadministratie en/of financiën van uw afdeling te administreren. Transactiemodule: Onderdeel van de financiële module voor penningmeesters om Ontvangsten en Uitgaven te registreren. Sort. Sortering van de grootboekrekeningnummers. Code: Grootboekrekeningnummer. Lidmaatschappen: Soort Contributie‐abonnement. Binnen PCOB is dit Contributie voor een individueel lid en/of een leefverband. Status: In welke fase bevindt uw balans en/of exploitatierekening zich. 3 fasen: In bewerking, Voorlopig definitief en Definitief. Export: Met deze knop kunt u uw gegevens openen in bijvoorbeeld Excel, om van daaruit overzichten c.q. berekeningen te maken. Memoriaal: Mogelijkheid om boekingen te verrichten, buiten bankboek en kasboek om. Deze boekingen hebben dus niets te maken met uitgegeven of ontvangen gelden maar met correcties in uw boekhouding. Exploitatierekening: Overzicht van Baten en Lasten over een bepaalde periode. Balans: Stand van zaken m.b.t. bezittingen en schulden op een bepaald moment. Materiële vaste activa: De bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Voorbeelden: grond en gebouwen, machines en installaties, transportmiddelen en computers. Financiële vaste activa: Bezittingen van een bedrijf waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Voorbeelden: Aandelen en beleggingen. Vordering: Openstaande posten en vooruitbetaalde kosten, zoals BTW en debiteuren. Liquide middelen: Direct beschikbare gelden: kas en direct opvraagbare tegoeden via bank/giro. Eigen vermogen: Het verschil tussen activa en schulden. 28 Handleiding afdelingenportaal PCOB Voorzieningen: Bedrag dat credit op de balans apart is gezet voor verplichtingen die te verwachten zijn. Kortlopende schulden: Schulden die binnen een jaar moeten worden terugbetaald. Kruisposten: Er is sprake van de tussenrekening 'kruisposten' als u geld van de kas naar de bank, of van de ene bankrekening naar de andere boekt. Het geld is dan een tijdje ‘onderweg’. © STB Automatisering & Advies BV 29
© Copyright 2024 ExpyDoc
