Datum Blad 1/4 Oostduin Goedgekeurde notulen Cliëntenraad Benoordenhout-Archipel Datum Locatie Aanwezig Afwezig Notulist 10 februari 2014 Bibliotheek C. Vermeulen (CV), M. Taal (MT), C. Fortgens (CF), H. de Gruiter (HdG) & M. Buter (MB) T. Post van der Linde (TPvdL) & C. Boonstra (CB) A. Soeters (ASS) A. Overlegvergadering met het management 1. Afscheid mevr. T. Post van der Linde 2. Opening, mededelingen & vaststellen agenda Om 17.00 uur opent CV de overlegvergadering. Het afscheid van mevr. Tine Post van der Linde kon vandaag helaas niet doorgaan i.v.m. ziekte. MB geeft aan namens de CR een bloemetje te laten bezorgen. CV zal tevens een kaart sturen. Actie MB & CV MT informeert of: - de maandopening is afgeschaft. MB bevestigt dit. - het mogelijk is om de bewoners voorafgaand te informeren wanneer een overleden bewoner weggedragen wordt van de afdeling. MB geeft aan dat dat helaas geen haalbare zaak is. - Er regels bestaan ten aanzien van het schenken van thee en/of koffie wanneer een vrijwilliger bij een bewoner is en op dat moment de ronde wordt gedaan. MB geeft aan dat hier geen protocol voor is, dit zeker wel binnen het concept gastvrijheid past, maar dat dit uiteindelijk toch ook een beetje afhangt van de medewerkster die dat op dat moment regelt. 3. Vaststellen van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Goedkeuring notulen en actiepunten 13 januari 2014 Met inachtneming van enkele tekstuele aanpassingen worden de notulen goedgekeurd. Naar aanleiding van de notulen: Pag. 1, punt 3 vergaderfrequentie: CF merkt op dat het schema voor 2014 nu op 1 x per 4 weken is vastgesteld waar hij in de veronderstelling is dat het 1 x per maand zou moeten zijn. Na overleg wordt besloten om een nieuw schema te maken waarbij vooralsnog wordt uitgegaan van iedere 2e maandag van de maand. CV geeft aan 10 maart niet beschikbaar te zijn, hiervoor zal een alternatieve dag worden gezocht. Actie ASS Pag. 5, punt 11 moestuin: CV heeft de initiatiefneemster dienovereenkomstig geïnformeerd. Er was begrip voor de beslissing. Pagina 1 van 4 Datum Blad 10 februari 2014 2/4 Actiepunten 13 januari 2014 Contact Dhr. De Gruiter: afgehandeld. Vergaderdata 2014: er zal een nieuw schema gemaakt worden. Interne planning verbouwing: De CR heeft deze van MB ontvangen, afgehandeld. Cliëntvertrouwenspersoon: Nog geen nadere actie op ondernomen, pending. Thuisverpleegkundigen/begroting: MB heeft dit uitgezocht en aan de CR teruggekoppeld, afgehandeld. SvZ reorganisatie: geagendeerd. Sleutel / toegangscontrole: MB heeft dit uitgezocht, de sleutel van medewerk(st)ers voor de voordeur past niet ook op de kamers van cliënten. Met invoering van het nieuwe systeem zal precies geregistreerd worden wie welke sleutels pakt en of deze ook weer ingeleverd worden. Jaarplannen: door CR ontvangen, geagendeerd. Mantelzorgbijeenkomst: CV heeft een uitnodiging hiervoor ontvangen voor 9 maart a.s. Colofon etc. nieuwsbrief: CV heeft contact gehad met Chris Harteveld, e.e.a. is geregeld. Afgehandeld. Oproep nieuwe leden: door CV meegenomen in stukje. Afgehandeld. Screening 3 & 4 etage: de screening vindt vandaag en morgen plaats, pending. Verzoek moestuin afwijzen: afgehandeld. Nieuwsbrief februari stukje CR: afgehandeld. Schema nieuwsbrief: geagendeerd. 5. Stand van zaken: Renovatie & communicatieplan MB geeft desgevraagd aan dat niet alle communicatie in het plan vermeld staat daar niet voor alles brieven verstuurd worden. Soms wordt het ook aangeven via de nieuwsbrief, via de omroepinstallatie en/of tijdens direct contact. Het verwijderen van asbest is voltooid. Het gebouw is inmiddels zo goed gescreend (door 3 partijen) dat het niet in de lijn der verwachtingen ligt dat er nog ernstige zaken aan het licht zouden komen. De kelder zal gebruikt gaan worden als opslag, er komen flexplekken, een grotere vergaderzaal en een ruimte voor scootmobielen. MB meldt verder dat de oorspronkelijk geplande tandartsruimte ter discussie staat. De kosten hiervoor zijn dermate hoog dat momenteel alternatieven worden onderzocht zoals een mobiele unit of de mogelijkheid om uit te wijken naar Mariahoeve. Tot nu toe werd gebruik gemaakt van de faciliteiten in WHF, echter is dit vanwege de afstand minder wenselijk. Vacature cliëntvertrouwenspersoon Pending, zie ook onder actiepunten. 6. Jaarplannen 2014 M.b.t. de jaarplannen: MB meldt dat voor de BOPZ afdeling kleinere units zijn besteld voor het verwarmen van de maaltijden. Deze units kunnen op de woonkamer geplaatst, aangeklikt en verwarmd worden. De maaltijden worden vanuit deze karren uitgeserveerd waarbij tevens een keuzemogelijkheid gecreëerd kan worden. Door een unit per woonkamer kan per afdeling ook gedifferentieerd worden qua aanvangstijd van de avondmaaltijd. Omdat de verwarmmethode van deze karren beter is komt dit de kwaliteit van de maaltijd ten goede. Vorig jaar moest Oostduin circa Euro 9.000,-- bijbetalen door het niet voldoen aan de afnameverplichting. Dit jaar bestaat een verplichting voor 88 maaltijden per dag welke bijna geheel op de verpleegafdeling kan worden weggezet. Pagina 2 van 4 Datum Blad 10 februari 2014 3/4 Tevens zal kritisch gekeken worden naar de zg. specifieke maaltijden (bijv. ½), deze zijn verhoudingsgewijs erg duur. Dit betreft circa 100 maaltijden op maandbasis, hier is een besparing te realiseren. Wijkontwikkeling MB geeft desgevraagd aan dat er zodra er een stabiel team neergezet is, men zal gaan zoeken naar kantoorruimte. Vooralsnog huist men in bij het Schakelpunt hetgeen ook het voordeel heeft om klanten met elkaar te kunnen delen. De huisverpleegkundige houdt spreekuur in de seniorenflat. In Haagse Hout is momenteel sprake van ongeveer 200-220 thuiszorgcliënten. Hier bestaat, vanuit de hoek van marktaandeel gezien, de wens om te groeien, echter geldt hier een door de zorgverzekeraars opgelegd plafond. Woonservicepakket Dit betreft extra services waar cliënten voor moeten betalen. Worden deze extra services door de reguliere krachten geleverd of door extra krachten? MB geeft aan dat dit geheel afhankelijk is van hetgeen je levert. Waar het de zorg aangaat kan dit ook door de cliënt persoonlijk via bijv. Florissant gecontracteerd worden. MB geeft aan dat alles hieromtrent vastgelegd zal worden en hoe meer hierover beschreven staat hoe meer gecontroleerd zaken ingezet zullen worden. De vrees voor overlap (leveren van extra services ten koste van reguliere zorg) behoeft niet te bestaan. 7. Reorganisatie De plannen omtrent de reorganisatie zijn goedgekeurd door het UWV en de OR. Vanaf 31 januari jl. worden de eerste gesprekken gevoerd met betrokken medewerkers. De receptiemedewerkers zijn boventallig verklaard. Hiervoor is een andere functie gekomen, nl. die van servicemedewerker (receptie, administratie, gastvrijheid en restaurant). Deze functie wordt Florence breed zo ingekleed, hetgeen echter niet inhoudt dat deze in alle huizen exact hetzelfde zal zijn. In Oostduin is de koppeling met het restaurant bijv. niet van toepassing. Voor zover nodig zal bijscholing worden aangeboden. Indien de medewerker niet in een andere functie herplaatst kan worden zal vanuit Florence bemiddeld worden in het vinden van een nieuwe functie buiten de organisatie. Tevens ligt er een sociaal plan klaar. De reorganisatie van niveau 2 medewerkers zal gelijk oplopen met de Resultaat Gestuurde teams. 8. Vergaderdata Reeds besproken onder punt 2. 9. Rondvraag MT informeert, naar aanleiding van een artikel in het AD over verscherpte controles van de toezichthouder op verpleeghuizen, naar de mogelijke risico’s die Oostduin hierin loopt. MB wijst nogmaals op het Plan van Aanpak voor de verpleegafdelingen en de punten die naar aanleiding van de inspectie bij Duinstede Florencebreed over alle huizen zijn bekeken. De punten waar nog actie benodigd is zijn bekend en hiervoor is een plan van aanpak. Per juni verwacht MB alles geregeld te hebben. Om 17.57 uur sluit CV de overlegvergadering. Pagina 3 van 4 Datum Blad 10 februari 2014 4/4 10. Nieuwsbrief maart In overleg wordt besloten dat MT de bijdrage voor de nieuwsbrief van maart zal verzorgen. 11. Mantelzorgbijeenkomst 9 maart 2014 CV heeft voor de CR een uitnodiging ontvangen om aanwezig te zijn bij de mantelzorgbijeenkomst op 9 maart a.s. van 14.30 tot 15.30 uur. CV is helaas verhinderd die dag. De CR heeft geen specifieke inbreng in deze bijeenkomst, echter is een afvaardiging vanuit de CR wel gewenst. De gelegenheid kan worden benut om in gesprek te komen met de mantelzorgers en potentiële nieuwe CR leden te “spotten”. MT verklaart zich bereid naar deze bijeenkomst te gaan. 12. Mededelingen vanuit de CCR De CCR heeft een adviesstuk geschreven ten aanzien van de wijziging van de medezeggenschap. Met name voor de expertiselocaties dient dit anders georganiseerd te worden dan tot nog toe. Het gedane voorstel is nog in afwachting van goedkeuring van de RvB. De voorgenomen fusie met HWZ Plus is nog niet geformaliseerd. MT informeert naar de “zin” van overname gezien het grote aandeel ZZP 1 & 2 bij HWZ. CF geeft aan dat Florence graag een bepaalde positie in de markt wil bekleden. Beide organisaties lijken sterk op elkaar, ook qua medezeggenschap. De verwachting is dat de inpassing van beide kanten soepel kan verlopen. Verder is de stichtingsbegroting “afgetikt” en is de reorganisatie punt van advies. Voor wat betreft de reorganisatie van facilitair is een apart adviestraject ingezet. 13. Rondvraag & sluiting CV zal met MB overleggen of voor de volgende vergadering de begroting geagendeerd kan worden. Actie CV Er zijn geen nadere punten voor de rondvraag. Om 19.00 uur sluit CV de vergadering. Actiepunten 13 januari 2014 4. 12. Bewaken uitsluitsel cliëntvertrouwenspersoon duo Duinstede / Oostduin Bevindingen screening 3e & 4e etage aan CR meedelen Actiepunten 10 februari 2014 01 Bloemen verzorgen namens CR voor Mevr. T. Post van der Linde 02 Kaartje namens de CR sturen aan Mevr. T. Post van der Linde 03. Nieuw vergaderschema 2014 maken, 1 x per maand, 2e maandag 04. Kan begroting op de agenda van ons volgende overleg? MB MB MB CV ASS CV Pagina 4 van 4