ITExpert De IT-wereld kent vele hypes. Vandaag zijn dat onder andere agile en Scrum. Is alles goud wat er blinkt? Er zitten haken en ogen aan Scrum, zeggen Rini van Solingen en Dave Woertman. Een belangrijk knelpunt is de product owner. De product owner is bepaald geen alleskunner. De auteurs beschrijven negen valkuilen. door: Rini van Solingen & Dave Woertman beeld: shutterstock Een product owner moet perfecte oplossingen bedenken voor nog niet ontdekte problemen De dode hoek van Scrum S crum is mainstream. Elk IT-bedrijf werkt tegenwoordig met Scrum of voert haar in. Inspringen op veranderende eisen en nauwe samenwerking met de klant is cruciaal, en Scrum is de ideale eerste stap om dit op een wendbare (agile) manier te doen. Veel gehoorde voordelen zijn: snelle feedback, kortere time-to-market, lagere kosten en gefocust opleveren van werkende en geteste producten. Wie wil dat niet? Helaas heeft ons vakgebied een historie van ‘silver bullets’: methoden die alle problemen als sneeuw voor de zon doen verdwijnen. Nu zijn ‘agile’ en ‘Scrum’ een hype. Wat is er volgend jaar in de mode? Haken en ogen Er zitten ook haken en ogen aan Scrum. Een belangrijk knelpunt is: de product owner. Vaak wordt verondersteld dat de ideeën en de visie van de product owner er gewoon ‘zijn’. Al zijn ideeën zijn bovendien wonderbaarlijk automatisch geordend. Daarnaast heeft de product owner alle ruimte om moeilijke keuzes te maken en gaan alle belanghebbenden hier altijd instemmend en eensgezind in mee. Helaas is de realiteit anders. Het is niet eerlijk te doen alsof de product owner een alleskunner is. Het managen van belanghebbenden, het inspirerend overdragen van een visie, het helpen bij technische keuzes: er zijn maar weinig product owners die dat allemaal beheersen. Product owner zijn is moeilijk. Punt. Het is dan ook niet vreemd dat velen in de valkuilen stappen die bij deze rol horen (zie kader). Wat in de praktijk extra lastig blijkt te zijn, is het creëren van een gedeelde visie en die 36 vertalen naar een roadmap en productbacklog-items. Er is geen product owner die hier niet mee worstelt. Immers, je kunt niet in de toekomst kijken. Tegelijkertijd wordt wel van hem verwacht dat hij perfecte oplossingen bedenkt voor nog onontdekte problemen. Scrum zegt hier niets over. Scrum stelt dat er een product owner moet zijn en dat hij verantwoordelijk is voor de totstandkoming van een product-backlog. Maar hoe? Tja, dat mag hij zelf uitzoeken. Echter, als je richting niet klopt, dan kun je nog zo geweldig Scrum gebruiken, je bent nog steeds met het verkeerde bezig. Scrum laat het maken van een visie en product-backlog helemaal aan de product owner over, maar gaat er vervolgens wél vanuit dat deze visie en backlog perfect zijn. Als dat geen dode hoek is. Hulpmiddelen Gelukkig zijn er hulpmiddelen om dit gat te dichten. Het betrekken van belanghebbenden en teamleden, om een visie en product-backlog te vormen, staat daarin centraal. Het is van het grootste belang dat teamleden en belanghebbenden betrokken zijn en in workshops gezamenlijk een visie ontwikkelen en omzetten in een product-backlog. Door het gezamenlijk ontwikkelen van een visie in een interactieve en gefocuste workshop, creëer je draagvlak en interactie. Zo benut je alle kennis en ervaring van betrokkenen. Andere hulpmiddelen zijn te vinden in het boek van Eric Ries: De Lean Startup. Hij behandelt hulpmiddelen zoals: Validated learning, Minimal Viable Product en Product Vision boards. De kern van zijn boodschap is: zo snel mogelijk feedback halen bij echte klanten en echte belanghebbenden. Feedback Een product owner is geen projectleider Negen valkuilen van de product owner 1 Alles zelf willen doen 2 Geen product-backlog hebben De meest effectieve product owner bereikt zijn doelen samen met zijn teams en belanghebbenden. Dat betekent: faciliteren en niet te veel alleen doen. De product owner is geen businessanalist in een nieuwe verpakking, die zeer gedetailleerde hapjes werk aan de teams voert. Dus moet men eraan denken om belanghebbenden en teams bij elkaar te zetten, workshops te faciliteren en gezamenlijk te komen tot consensus over de koers die wordt ingezet. Een veel terugkerend probleem is dat maar heel weinig product owners daadwerkelijk een plan en visie hebben. In de praktijk zien we zelden product owners met een backlog die verder dan twee sprints vooruit is ingevuld. De product owner is dan niet in control. Geen inschattingen, geen vooruitkijken op iets langere termijn en geen release burnup, dat zorgt er allemaal voor dat je stuurt in het donker. Maak daarom de visie en product-backlog transparant. Heb je een muur vrij in de projectruimte? Gebruik deze om alle platen en briefjes op te hangen en bespreek de visie herhaaldelijk met de teams en belanghebbenden in dezelfde ruimte. zorgt er namelijk voor dat de visie steeds beter en sneller vorm begint te krijgen. Vroege feedback geeft mogelijkheid tot bijsturen en leren. De volgende drie vragen moeten altijd worden gesteld: heeft de klant mijn oplossing nodig? Ten tweede: wil de klant voor de oplossing betalen? En ten derde: wil de klant mij voor deze oplossing betalen? Tot het moment dat er een bewezen ‘ja’ ligt op deze vragen, is investeren te risicovol. Immers, of de investering gaat renderen is dan veel te onzeker. Maar al deze technieken en vaardigheden die nodig zijn: waar leer je die? Waar zit de beroepsopleiding tot product owner? Of vragen we van hem dat hij, naast een alleskunner, ook autodidact is? Het belang van product ownership als vizier op de agile-organisaties van de toekomst, zal de komende jaren steeds meer toenemen. Het hebben van een scherp en zuiver vizier vraagt om een aanzienlijke investering in de vaardigheden van product owners. Een gedegen opleidingstraject waarin kennis en vaardigheden worden geleerd om met belanghebbenden tot een gedeelde visie te komen, is cruciaal. » Rini van Solingen is CTO bij Prowareness en als deeltijdhoogleraar verbonden aan de TU-Delft. Hij is auteur van de boeken: ‘De kracht van Scrum’ en ‘Scrum voor Managers’. Dave Woertman is Agile Coach bij Prowareness en laat teams, Scrum-masters en product owners dagelijks de voordelen zien van agile werken. 3 De product owner-rol erbij doen 4 Waarde van het resultaat vergeten 5 Mandaat veronderstellen Deze rol is een volwaardige baan. Maak niet de fout om te denken dat dit maximaal een uurtje per dag werk is. Backlog Refinement en het organiseren van workshops is het werk, niet iets erbij. Leid de refinement met belanghebbenden en de teams, en ga naar de Scrum-events. Vooral de Sprint Review is voor de product owner cruciaal. Veel product owners verdrinken in het proces en vergeten dan verantwoordelijkheid te nemen voor de waarde die hun product uiteindelijk levert. Het risico is: operatie geslaagd, patiënt overleden. LEAN Startup spreekt over Validated learning: probeer zo snel mogelijk te valideren en te leren. Doen we de juiste dingen? Levert dit de meeste waarde op voor mijn klant? Wil hij mij daarvoor betalen? 6 Projectleider spelen 7 Verbetering uitstellen 8 Feedback uitstellen 9 Op alles ‘ja’ zeggen Een product owner is geen projectleider. Hij maakt waarde inzichtelijk en ordent wat eerst nodig is en wat later. Veel product owners maken de fout om werk het team in te duwen. Zij laten niet het team zelf bepalen hoeveel ze kunnen doen, zij beslissen voor het team wat er echt af moet komen deze sprint. Als een soort projectleider. Dat is niet goed. Het team kan zelf verantwoordelijkheid pakken door werk van de product-backlog te trekken. Geen push, maar een pull dus. Voor reacties en nieuwe bijdragen van IT-experts: Henk Ester, 070 3046812 h.ester@ automatiseringgids.nl Als teams sneller worden, plukt de product owner daar de vruchten van in de volgende sprints. Voorkom daarom dat sprints alleen maar vol zitten met het bouwen van functionaliteit. Reserveer specifiek tijd voor het verbeteren van de technische practices van het team. Pushen op meer functionaliteit, zonder daarvoor de verbeteringen te willen doorvoeren, maakt teams steeds langzamer. Kwaliteit is nooit onderhandelbaar. Een bekende fout is om pas feedback te vragen als het ‘klaar’ is, om eerst perfectie na te streven voordat belanghebbenden mee mogen kijken. Het effect is dat feedback te laat komt en dan veel duurder is om op te pakken. Durf vanaf het begin toe te geven dat je het ook niet zeker weet. Experimenteren is noodzakelijk voordat je grote investeringen doet. De product owner is het vizier. Experimenteren is het scherpstellen en richten van dat vizier. Feedback vragen en dus de leiding nemen in de Sprint Review is essentieel. Een product owner moet belanghebbenden uitdagen: alles wat ze vragen op de product-backlog gooien, is niet goed. De belangrijkste kwaliteit is ‘nee’ zeggen. Het maximaliseren van het werk dat de teams niet gaan doen, dat is de uitdaging van elke product owner. ‘Ja’ zeggen is makkelijk, maar schept wellicht een verkeerde verwachting. Probeer belanghebbenden en teams uit te dagen. Waarom kan het niet? Wat zijn de alternatieven? Kan het simpeler? Wat kan er wel? Dat zijn belangrijke vragen om als product owner te stellen. De impact van de product owner staat of valt met de ruimte om daadwerkelijk beslissingen te nemen. Dit is randvoorwaardelijk aan de rol. Mandaat is geen vanzelfsprekendheid en dat zal de product owner zelf moeten eisen, nemen, veroveren. 37