Q en A over de overeenkomst periodieke gift voor VFI-leden     Moet de overeenkomst in tweevoud door beide partijen worden ondertekend, of kan het goede doel volstaan met het retourneren van het origineel aan de schenker en het bewaren van een kopie voor de eigen administratie? De schenker stuurt de overeenkomst in tweevoud naar het goede doel. De organisatie vult de overeenkomst aan met de ontbrekende gegevens (o.a. uniek transactienummer en ondertekening), stuurt de overeenkomst terug aan de schenker en bewaart een exemplaar in haar administratie. De overeenkomst moet minimaal bevatten: de persoonsgegevens van de schenker, de naam van de begiftigde organisatie, de (minimale) omvang van de periodieke gift, de jaarlijkse uitkeringen of verstrekkingen, de (minimale) looptijd van de schenkingsovereenkomst, een door de organisatie aan de gift toe te kennen (uniek) transactienummer en een uniek nummer als bedoeld in de Handelsregisterwet 2007 van de organisatie. Een aantal lid-organisaties heeft aan VFI aangegeven uit praktische overwegingen de voorkeur te geven aan het door schenker laten ondertekenen van de overeenkomst/het formulier in enkelvoud. De schenker ontvangt vervolgens het tevens door de organisatie ondertekende originele formulier retour en de organisatie houdt alleen een kopie. Dit brengt echter een bewijsrechtelijk risico met zich mee richting belastingdienst en schenker. Een organisatie moet zelf afwegen of zij dit risico wil nemen. De belastingdienst gaat in de communicatie nu nadrukkelijk uit van twee exemplaren. De uitvoeringsregeling moet nog worden vastgesteld. De belastingdienst heeft inmiddels als volgt op de vraag gereageerd: “In principe moeten zowel de schenker als de begiftigde over een eigen exemplaar beschikken. Voor de schenker is dit van belang in verband met de aftrekbaarheid van de gift. Op verzoek van de Belastingdienst moet de overeenkomst kunnen worden getoond. Echter in de praktijk zal er vaak gevraagd worden om een kopie van de akte. In de huidige uitvoeringspraktijk vragen we ook niet de originele notariële akte op te sturen maar is een kopie voldoende.” Mogen betalingen die in een kalenderjaar zijn gedaan voordat de overeenkomst periodieke gift door schenker en begiftigde is ondertekend, worden meegerekend als periodieke gift in het betreffende kalenderjaar? De schenking moet berusten op een bij akte van schenking aangegane verplichting. Daarvan is geen sprake wanneer de betaling geschiedt voordat de schenking is aanvaard door de instelling (dus voordat de schenking tot stand is gekomen). Betalingen voordat de overeenkomst periodieke gift door schenker en instelling is ondertekend zijn dus niet aftrekbaar als periodieke gift. Moet de modelovereenkomst van de belastingdienst worden gebruikt of mag een goed doel ook een eigen overeenkomst maken? Een goed doel mag een eigen modelovereenkomst hanteren, maar moet er wel op letten dat de elementen uit de modelovereenkomst van de belastingdienst ook in de eigen overeenkomst zijn opgenomen. Mag de toelichting bij de overeenkomst periodieke gift, vermeld op de modelovereenkomst, ook elders in een voorlichtingsbrochure worden opgenomen? Ja, dat mag.           Moet de schenkingsovereenkomst worden geregistreerd? Nee, anders dan de notariële akte hoeft de schenkingsovereenkomst niet te worden geregistreerd. Mag een automatische machtiging deel uitmaken van de schenkingsovereenkomst? Ja, dat mag. Als een schenker gebruik maakt van een model van een goededoelenorganisatie is dat praktisch. Let er op dat deze machtiging voldoet aan de SEPA voorwaarden. Moet de partner van de schenker de overeenkomst altijd mee tekenen? Dat hangt af van de hoogte van de gift. Als de gift gebruikelijk, niet bovenmatig is, hoeft de partner niet mee te tekenen. Het is voor de begiftigde echter niet altijd in te schatten wat in een individueel geval als ongebruikelijk en bovenmatig moet worden beschouwd. Om deze onzekerheid uit te sluiten, is het aan te raden de partner altijd mee te laten tekenen. Welke naam moet worden ingevuld? De statutaire naam of mag het ook de “commerciële” naam zijn? In principe moet de statutaire naam worden gebruikt. Maar de commerciële naam mag ook worden gebruikt. De identificatie van de instelling gebeurt aan de hand van de RSIN. Wat moet een goed doel doen als zij een ondertekende overeenkomst voor een schenking in natura ontvangt, maar iemand iets schenkt wat niet bruikbaar is voor het goede doel? Dat is aan het goede doel. Een organisatie kan bijvoorbeeld in overleg treden met de schenker. Het is immers ook aan het goede doel of een gift wordt geaccepteerd en de overkomst wordt ondertekend. Mag de overeenkomst die voor 5 jaar is aangegaan, na vijf jaar ook stilzwijgend worden verlengd? Nee, een overeenkomst die voor 5 jaar is aangegaan, eindigt na ommekomst van die 5 jaar. Een verlenging zal schriftelijk met de schenker overeengekomen moeten worden en moet ook weer aan de voorwaarden voldoen. In het model van de belastingdienst kan de donateur kiezen voor een duur van vijf jaar, een zelf gekozen aantal jaren (min 5jr), of voor onbepaalde tijd. Mogen de keuzes ook weggelaten worden en alle contracten worden afgesloten voor onbepaalde tijd met een minimum van 5 jr. Dat mag, de schenker moet op enig moment dan zelf aangeven dit niet meer te willen. Is er een minimum bedrag dat moet worden geschonken? Nee, dat is er niet. Er waren wel organisaties die bij de notariële akte een minimum bedrag hanteerden. Het is VFI niet bekend dat organisaties ook bij de onderhandse akte/de overeenkomst een minimum bedrag gaan hanteren. Is de schenker verplicht om een kopie van een legitimatie met de overeenkomst mee te sturen? Een schenker is daartoe niet verplicht. Als een organisatie dat wil dan zal zij daar expliciet om moeten vragen en dit verzoek in de modelovereenkomst moeten opnemen. Moet er een transactienummer in de overeenkomst worden opgenomen? De staatssecretaris heeft in beantwoording op Kamervragen eerder opgemerkt dat in het aangifteprogramma 2014 – dat begin 2015 beschikbaar zal komen, twee nieuwe velden zullen worden opgenomen: een betreft het transactienummer van de schenking, de ander is voor de vermelding van het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN) van de begunstigde instelling of vereniging. Er moet, wil de gever zijn aangifte volledig kunnen invullen, dus een transactienummer worden opgenomen. Bij schenkingen die notarieel worden vastgelegd hoeft dat niet.  Moet er een BIC van de schenker in de betalingsvolmacht worden opgenomen? Als er geen BIC wordt opgenomen, kan alleen een Nederlandse IBAN worden gebruikt. In de volmacht van de belastingdienst is overigens ook geen mogelijkheid een BIC in te vullen.