グループウェアガイドライン 株式会社クリエート 日付 2008/05/19 内容 第1版 発行 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 1 21 ( 21 ) 目 次 名 シートＮｏ． 称 １． 機能一覧 5 ２． 運用規定 6 ３． ログイン・ログアウト 7 ４． 作業内容 11 ５． 作業内容別詳細 [作業日報] 12 ６． 作業内容別詳細 [月間作業報告書] 13 ７． 作業内容別詳細 [勤怠管理] 14 ８． 作業内容別詳細 [申請・届出] 15 ９． 簡易マニュアル[ワークフロー] 16 １０． 簡易マニュアル[タイムカード] 20 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 2 変 更 履 歴 番 号 年 月 日 訂 正 審 査 承 認 山内 河野 河野 シ ー ト Ｎｏ 説 明 申請先設定の操作について変更 １ H21.7.30 ・ ・ ・ ・ ・ ・ 19 Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 3 1. 概要 本書は、グループウェアの使用に関するガイドラインを記述します。 また運用規定もあわせて記述します。 なお、グループウェアは以下のものを使用します。 ・desknet’s V4.5J R2.6 推奨ブラウザ Internet Explorer 5.0以上 Mac OS や Netscape Navigatorなどのその他のブラウザの場合、表示が多少 おかしくなったり、一部サービスが利用できない場合があります。 個人設定 初回ログイン後、個人設定の登録をお願い致します。 必須登録事項 ・電子メールアドレス チェックマークをつけたアドレスに、各通知メールが送信されます。 ワークフロー使用上の注意 各種申請・届出を作成する際には、「完了通知メール」を必ず「送信する」に 設定してください。完了通知メール受信の段階で承認完了とします。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 4 1 機能一覧 各機能の使用方法・詳細はオンラインマニュアルを参照してください。 スケジュール 個人・グループ・全体のスケジュールを日単位、週単位、月単位で参照可能。 ToDo 仕事の進捗状況や期日を即座に把握。仕事の優先順位変更も可能。 タイムカード [出社][外出][戻り][退社]などの打刻データを記録・集計できます。 ワークフロー 各種[届出][申請書類]を決められたユーザに申請することができます。 回覧板 選択した複数人に、確実に情報を伝えるときに役立ちます。 インフォメーション ある一定期間メッセージ等の情報を掲示することができます。 電子会議室 時間と場所を問わず、いろいろな人と意見交換ができます。 プロジェクト管理 プロジェクトの進捗状況をあらゆる単位のあらゆるビューで閲覧でき、 きめ細かな進捗状況を一目で把握できます。 レポート提出 一つの案件に対して複数の人がレポートを記入し提出できるほか、 日報などの報告書を提出する機能です。 アンケート アンサーシートを作成、選択した複数人に配布し、回答内容を 集計することができます。 ユーザ名簿 グループウェア上に登録されているユーザの情報を参照することができます。 ヘルプ グループウェアのオンラインマニュアルを参照することができます。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 5 2 運用規定 1.申請・届出 休暇(有給・代休)申請、欠勤、遅刻、早退等 －申請・届出の流れ 申請→承認1→承認2→承認完了(完了通知メール) 申請・届出については以下の流れを厳守すること 1.ワークフローにて申請 2.ワークフロー承認完了後(完了通知メール受信後)勤怠記入 ※申請・届出をしていない場合(病欠、遅刻等)申請前に電話連絡を必須とする －承認ルートについて 承認ルートについては下記とする 1.河野美保(総務部) 2.河野太喜(社長) 2.勤怠管理 －勤怠入力 支援先にて外部接続不可の場合は別途届出を申請し、自宅にて入力する ※自宅にネット環境がない場合は要相談 －作業記録表 各社員が入力した出退の記録を総務部が毎月出力する 支援先用の作業記録表についてはグループウェアでは管理できないため、 支援先の規定に従い別途総務部に提出すること －出勤状況の確認 社員の出勤状況の確認はグループウェアで行う 勤怠に入力が見られず、届出(事前申請・電話連絡)がない場合欠勤とみなし、 個人に確認する 3.報告書 －定期報告書 定期報告書については以下のものとし、規定の書式にて提出すること 1.月間作業報告書 対象：全社員対象 2.作業日報 対象：新入社員 期間：新卒・未経験者 1年 経験者 試用期間中 ※期間終了後は各勤務地のリーダーが継続判断を行うこと 4.異常時対応 サーバーダウン等の理由によりグループウェアが使用できない場合、 各提出物はメールで行うこと。復旧後、グループウェアに反映すること。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 6 3.ログイン・ログアウト グループウェアのログイン 1.ログインエントランスページにアクセスします。 ログインエントランスページ URL https://www.create-m.co.jp/gwlogin.html ※ログインエントランスページを「お気に入り」に登録してください。 ※ログインエントランスページは予告なく変更する場合があります。 2.[LOGIN]ボタンをクリックし、グループウェアログインページにアクセスします 。 会員ID：JM0515856 ユーザーID：社員番号5桁 パスワード：maron8 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 7 3.パスワードの変更 グループウェア初回アクセス時にパスワードの変更をしなければなりません。 パスワードは6桁～12桁の英数字混じりで入力してください。 4.グループウェアトップページ 5.ログアウト グループウェアをログアウトする場合は、開いてるページを閉じ、 ログインエントランスページにアクセスします。 ログインエントランスページの「LOGOUT」ボタンをクリックすることにより ログアウトすることができます。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 8 6.その他注意事項 セキュリティの警告 ログインエントランスページアクセス時に上記のようなメッセージが表示された 場合は「はい」をクリックしてください。 Internet Explorer 7 では、上記のようなセキュリティ警告が表示される場合が あります。この場合、「このサイトの閲覧を続行する」をクリックしてください。 ※ここで表示されるセキュリティの警告は、自社サーバーの証明書を 発行していないためであり、サイト間での情報を他人に読み取られる心配は ありません。 なお、実際にグループウェアが動作しているサーバーの証明書は、 日本ベリサイン社で認定されています。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 9 7.モバイル端末でのログイン 1.グループウェア画面の、「個人設定」－「ユーザ情報」の画面で モバイル用パスワードを設定してください。 ※モバイル用バスワードは数字のみにすることをお勧めします。 パスワード入力時に英字が入力できない機種があります。 2.モバイル端末に下記URLを入力してください。 【携帯電話】－iモード、Yahoo!ケータイ－ https//gws16.j-motto.co.jp/cgi-bin/JM0515856/mdnet/mdnet.cgi ※httpではなく、httpsですので、入力する際にはお気をつけ下さい。 【携帯電話】－EZweb(WAP2.0)－ http://gws16.j-motto.co.jp/cgi-bin/JM0515856/mdnet/mdnet.cgi 上記URLにアクセスすることにより、各モバイル端末のログイン画面が 表示されます。 ログイン画面にログインID、ログインパスワードを入力してください。 ※ログインIDには、PCでログインする時のログインIDを使用します。 ログインパスワードには、1.で設定したモバイル用パスワードを 入力します。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 10 4 作業内容 各作業の詳細は作業内容別詳細、機能の詳細は恩来マニュアルを参照して下さい。 □毎日行う作業 ・勤怠打刻作業(携帯による打刻可能) ・作業日報提出(該当者のみ) [タイムカード] [レポート提出] □毎月行う作業 ・月間作業報告書(全社員) [レポート提出] ・勤怠打刻データのチェック(全社員) [タイムカード] ・月例会議事録の提出(書記担当者) [回覧板] □随時行う作業 ・各種申請書・届出書の提出 ※承認作業は携帯で可能 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン [ワークフロー] 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 11 5 作業内容別詳細 [作業日報] レポート提出機能の詳細はオンラインマニュアルを参照して下さい。 作業対象者 新入社員 継続期間 新卒・未経験者 1年 キャリア採用者 試用期間中 ※継続期間終了後は各リーダーが継続判断を行って下さい。 提出内容 1.所属： [所属部署名] 2.氏名： 3.日付 [提出日] 4.実績： [1日の作業を時間・内容で記述] 5.所感： 6.翌日予定： 7.質問： 8.連絡事項： 提出先 各勤務地のリーダー(宮崎：山下和雄、東京：飛高睦雄) 教育担当者 日報へのコメント コメント欄に記入し返信 コメントへの返信 再送信機能を使用し、日報フォーマット内の コメント返信欄に記入する ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 12 6 作業内容別詳細 [月間作業報告書] レポート提出機能の詳細はオンラインマニュアルを参照して下さい。 作業対象者 全社員 提出内容 1.所属： [所属部署名] 2.氏名： 3.日付 [提出日] 4.作業内容：[守秘義務を厳守すること] 5.所感： 6.重点課題： ※詳細は検討中です。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 13 7 作業内容別詳細 [勤怠管理] タイムカード機能の詳細はオンラインマニュアルを参照して下さい。 作業対象者 全社員 作業内容 [出社][外出][戻り][退社]をその時間に応じて記録する。 注意事項 ・20日締め作業記録表の提出は不要です。 ・毎月21日午前中までに個人でのチェックを 完了して下さい。 ・総務部にて全社員分取得が終了した段階で インフォメーションにてお知らせいたします。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 14 8 作業内容別詳細 [申請・届出] ワークフロー機能の詳細はオンラインマニュアルを参照して下さい。 作業対象者 全社員 作業内容 各種申請・届出をワークフローを使用し、規定の フォーマットで提出 承認ルート 1.河野美保(総務部) 2.河野太喜(社長) ※承認ルートは順番を間違えないようにしてください。 勤務時間関連書類 勤務時間関連書類(欠勤、遅刻、早退、休暇申請)は、 ワークフロー承認後、タイムカードに記入し、関係者に 連絡してください。 注意事項 ・各種申請・届出は事前申請の場合は電話連絡不要です。 ・事後申請に限っては電話連絡を必須とします。 ・承認完了した書類はサーバーにも蓄積されますが、 個人でも保管してください。 ・各種申請・届出は、完了通知メールを受信した段階で 承認完了とします。 ・承認及び電話連絡がない休暇、遅刻、早退は賃金カットの 対象となる場合があります。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 15 9 簡易マニュアル [ワークフロー] ワークフロー機能の詳細はオンラインマニュアルを参照して下さい。 1.申請・届出書の作成 例)休暇申請 ワークフローにて、[新規申請作成]を選択します。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 16 [書式選択]を選択し、フォーマットを選択します。 [書式選択]の選択画面 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 17 必要事項を記入します。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 18 申請先設定画面 申請内容に合わせてグループ一覧から選択してください。 ※ユーザー一覧から選択はしないでください。 内容確認後、「OK」をクリックします。 これで、各種申請・届出の作成は完了です。 レポート提出でも同じようにして作成します。 作成時に、完了通知メールを「送信する」にした場合、申請完了後、 個人設定にて登録したメールアドレスに完了通知が送信されます。 また、作成した書類は、ワークフロー画面の、[作成分]を選択し、 表示区分を変更することにより、確認可能です。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 19 10 簡易マニュアル [タイムカード] タイムカード機能の詳細はオンラインマニュアルを参照して下さい。 1.打刻方法 タイムカードにて、打刻する場合([出社][外出][戻り][退社])、 タイムカード画面にて、区分に応じたボタンをクリックするだけです。 2.時刻修正 タイムカードの時刻を修正する場合、以下の方法で修正します。 なお、一度[遅][早]のマークが表示されると、管理者が承認するまで 消えません。そのため、時刻修正後、「タイムカード修正依頼書」を 総務部宛に提出してください。 修正したい日付を選択します。 例)19日 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 20 修正時刻欄に修正後時刻を選択し、OKをクリックします。 以上で、タイムカードの時刻修正は完了です。 ※時刻修正した後は、「タイムカード修正依頼書」を総務部宛に 提出してください。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｅ グループウェアガイドライン 株式会社 クリエート CREATE co.,ltd Miyazaki Japan ＰＡＧＥ 21
© Copyright 2024 ExpyDoc
